UNIVERSITAS BINA NUSANTARA

UNIVERSITAS BINA NUSANTARA Program Studi Ganda Akuntansi Sistem Informasi Skripsi Sarjana Program Ganda Semester Ganjil 2006/2007 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN KREDIT DAN PIUTANG DAGANG PT. BINACITRA TATAPRIMA Maria Margaretha Yolanda 0600666975 ABSTRAK PT.Binacitra Tataprima adalah perusahaan manufaktur yang bergerak dalam produksi pensil dan crayon. Masalah yang dihadapi oleh perusahaan saat ini khususnya yang berkaitan dengan penjualan kredit dan piutang dagang adalah belum adanya limit kredit bagi pelanggan, kurangnya kontrol terhadap piutang yang jatuh tempo, kesalahan penagihan dan juga sulitnya bagi manajer untuk melihat informasi yang diperlukan sewaktu-waktu sesuai kebutuhan mereka. Tujuan penulisan skripsi ini adalah untuk menganalisis sistem penjualan kredit dan piutang dagang yang sedang berjalan dan merancang Sistem Informasi Akuntansi penjualan kredit dan piutang dagang yang dapat mendukung proses bisnis perusahaan dan juga pengendalian intern baik secara terkomputerisasi maupun secara manual sehingga dapat mengatasi masalah yang berkaitan dengan penjualan kredit dan piutang dagang perusahaan. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode analisis dan perancangan. Metode analisis dilakukan dengan melakukan survey, mengidentifikasi permasalahan yang ada di lapangan, dan menganalisis pengendalian intern dalam proses bisnis lama. Hasil analisis kemudian dituangkan dalam perancangan sistem yang diusulkan. Metode perancangan yang digunakan dengan pendekatan berorientasi objek. Berdasarkan analisis yang telah dilakukan, maka sebaiknya perusahaan melakukan perbaikan-perbaikan seperti membuat sistem yang dapat membantu perusahaan dalam kontrol piutang pelanggannya, menetapkan limit kredit, dan juga sistem untuk memungkinkan penyajian laporan sewaktu-waktu. Selain itu perusahaan hendaknya mempertimbangkan penyesuaian kembali sistem informasi akuntansinya dengan yang diusulkan dalam skripsi ini. Kata kunci: Analisis, Perancangan, Sistem Informasi, Akuntansi, Penjualan Kredit, Piutang Dagang iv

KATA PENGANTAR Puji dan syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa atas segala rahmat dan bimbingan-nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi dengan judul Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit dan Piutang Dagang PT.Binacitra Tataprima. Sebagaimana ketentuan yang berlaku, skripsi ini dibuat dalam rangka memenuhi sebagian syarat-syarat guna mencapai gelar Sarjana Ekonomi dan Sarjana Komputer pada Fakultas Ganda Jurusan Akuntansi dan Sistem Informasi Universitas Bina Nusantara. Skripsi ini tidak akan terwujud tanpa adanya petunjuk, bantuan serta bimbingan dari berbagai pihak. Karena itu, pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan penghargaan serta rasa terima kasih yang sedalam-dalamnya kepada : 1. Bapak Prof. Dr. Gerardus Polla, M.App.Sc., selaku Rektor Universitas Bina Nusantara. 2. Bapak Ir.Sablin Yusuf, M.Sc., MComSc., selaku Dekan Fakultas Ilmu Komputer. 3. Bapak Engkos Achmad Kuncoro, SE, MM, selaku Dekan Fakultas Ekonomi. 4. Bapak Misbahul Munir Ak.,MBA, selaku Ketua Jurusan Akuntansi Universitas Bina Nusantara. 5. Bapak Siswono, S.Kom, MM., selaku Ketua Jurusan Sistem Informasi Universitas Bina Nusantara. 6. Ibu Rindang Widuri, S.Kom, MM, selaku Sekretaris Jurusan Akuntansi Universitas Bina Nusantara. 7. Bapak Johan, S.Kom., MM, selaku Sekretaris Jurusan Sistem Informasi dan dosen pembimbing sistem informasi yang telah banyak membantu, membimbing dan mengarahkan penulis, sehingga skripsi ini dapat diselesaikan. v

8. Ibu Vini Mariani, S.Kom., MM selaku dosen pembimbing akuntansi yang telah banyak membantu, membimbing dan mengarahkan penulis, sehingga skripsi ini dapat diselesaikan. 9. Pimpinan, staff, serta karyawan PT.Binacitra Tataprima, khususnya Ibu Lulu dan Bapak Denny yang telah banyak membantu dalam pengumplan data dan memberikan kesempatan bagi penulis untuk melakukan survey di perusahaan yang bersangkutan. 10. Yang terkasih, Papa, Mama, Kakak Yenny, Andy, dan Jossy atas doa, semangat dan kesempatan bertukar pikiran dalam penyelesaian skripsi ini. 11. Deys, Eric, Glenn, Hartono, Lala, Mega, Natalia, Polin, Siska, Widia, Yoseph atas dukungan dan doanya hingga terselesaikannya skripsi ini. 12. Friesca, Metta, Yunita atas dukungan dan kebersamaannya semasa kuliah. 13. Teman-teman kelas PAZ atas dukungan dan semangatnya selama penyelesaian skripsi ini. 14. Serta semua pihak yang telah mendukung penulis, hingga terselesaikannnya skripsi ini. Penulis menyadari sepenuhnya bahwa skripsi ini masih jauh dari sempurna, oleh karena itu dengan hati terbuka penulis menerima segala kritik dan saran yang bersifat membangun dari berbagai pihak demi keluasan pengetahuan penulis. Akhir kata, penulis berharap semoga skripsi ini bermanfaat bagi kita semua. Jakarta, 29 Januari 2007 Penulis, Maria Margaretha Yolanda 0600666975 vi

DAFTAR ISI Abstrak iv Kata Pengantar v Daftar Tabel xii Daftar Gambar xiv Daftar Lampiran xviii BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang 1 1.2 Ruang Lingkup 2 1.3 Tujuan dan Manfaat 3 1.4 Metodologi Penelitian 4 1.5 Sistematika Penulisan 5 BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian Sistem 7 2.2 Pengertian Informasi 7 2.3 Pengertian Sistem Informasi 8 2.4 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi 9 2.5 Sistem Informasi Penjualan Kredit dan Piutang Dagang 10 2.5.1 Pengertian Penjualan 10 2.5.2 Pengertian Piutang 11 2.5.3 Fungsi terkait dalam Sistem Informasi Akuntansi 12 Penjualan Kredit dan Piutang Dagang 2.5.4 Dokumen yang digunakan dalam Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit dan Piutang Dagang 13 2.5.5 Laporan yang terkait dalam Sistem Informasi 15 Akuntansi Penjualan Kredit dan Piutang Dagang 2.5.6 Prosedur terkait dalam Penjualan Kredit dan 17 Piutang Dagang 2.5.7 Standar Kredit 18 vii

2.6 Sistem Pengendalian Intern 20 2.7 Pengertian Object Oriented Analysis and Design (OOAD) 21 2.7.1 Pengertian Object 21 2.7.2 Pengertian Class 21 2.7.3 Pengertian Rich Picture 22 2.7.4 Problem Domain Analysis 23 2.7.4.1 Classes 24 2.7.4.2 Structure 24 2.7.4.3 Behaviour 27 2.7.5 Application Domain Analysis 28 2.7.5.1 Usage 29 2.7.5.2 Function 30 2.7.5.3 Interface 31 2.7.6 Architecture Design 32 2.7.6.1 Criteria 33 2.7.6.2 Component Architecture 36 2.7.6.3 Process Architecture 39 2.7.7 Component Design 43 2.7.7.1 Model Component 44 2.7.7.2 Function Component 45 2.7.7.3 Connecting Component 46 BAB 3 ANALISIS SISTEM PENJUALAN KREDIT DAN PIUTANG DAGANG PT.BINACITRA TATAPRIMA 3.1 Sejarah Singkat Perusahaan 47 3.2 Visi dan Misi Perusahaan 48 3.3 Struktur Organisasi dan Uraian Tugas 48 3.4 Produk Perusahaan 55 3.5 Gambaran sistem berjalan perusahaan 55 viii

3.6 The Task 61 3.6.1 Purpose 61 3.6.2 System Definition 61 3.6.3 Context 64 3.6.3.1 Problem Domain 64 3.6.3.2 Application Domain 65 3.6.4 Masalah yang dihadapi 72 3.6.5 Usulan perbaikan masalah 74 3.7 Problem Domain 75 3.7.1 Cluster 75 3.7.2 Structure 75 3.7.3 Classes 78 3.7.4 Events 87 BAB 4 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN KREDIT DAN PIUTANG DAGANG PT.BINACITRA TATAPRIMA 4.1 Application Domain 88 4.1.1 Usages 88 4.1.1.1 Overview 88 4.1.1.2 Actor 88 4.1.1.3 Use Case 92 4.1.1.3.1 Use Case Diagram 92 4.1.1.3.2 Use Case Specification 93 4.1.2 Function 108 4.1.2.1 Function List 108 4.1.2.2 Function Specification 109 4.1.3 User Interface 111 4.1.3.1 Dialogue Style 111 4.1.3.2 Overview 113 4.1.3.3 Examples 114 ix

BAB 5 4.1.4 Sequence Diagram 137 4.1.5 Technical Platform 152 4.2 Recommendation 4.2.1 The System s usefulness and feasibility 152 4.2.2 Strategy 152 4.3 The Task 153 4.3.1 Purpose 153 4.3.2 Correction to the analysis 153 4.3.3 Quality Goals 154 4.4 Technical Platform 155 4.4.1 Equipment 155 4.4.2 System Software 156 4.4.3 System Interface 157 4.4.4 Design Language 157 4.5 Architecture 157 4.5.1 Component Architecture 127 4.5.2 Process Architecture 159 4.5.3 Standard 161 4.6 Component 163 4.6.1 Model Component 163 4.6.2 Function Component 164 4.6.3 Operation Specification 165 4.7 User Interface Component 170 4.8 Recommendation 172 4.8.1 The System usefulness 172 4.8.2 Plan for initiating user 173 4.8.3 Implementation plan 173 SIMPULAN DAN SARAN 5.1 Simpulan 174 5.2 Saran 175 x

DAFTAR PUSTAKA RIWAYAT HIDUP LAMPIRAN FOTOKOPI SURAT SURVEI xi

DAFTAR TABEL Tabel 2.1 Aktivitas dalam Problem Domain Analysis 23 Tabel 2.2 Aktivitas dalam Application Domain Analysis 28 Tabel 2.3 Kegiatan pada Architecture Design 32 Tabel 2.4 Kriteria umum 34 Tabel 2.5 Jenis Architecture Client Server 39 Tabel 2.6 Aktivitas dalam Component Design 44 Tabel 3.1 FACTOR Criteria 62 Tabel 3.2 Event Table 87 Tabel 4.1 Actor Description Karyawan Bagian Penjualan 88 Tabel 4.2 Actor Description Karyawan Bagian Keuangan 89 Tabel 4.3 Actor Description Karyawan Bagian Kredit 89 Tabel 4.4 Actor Description Kasir 90 Tabel 4.5 Actor Description Karyawan Bagian Akuntansi 90 Tabel 4.6 Use case Specification Registrasi Pelanggan 93 Tabel 4.7 Use case Specification Input Limit Kredit 94 Tabel 4.8 Use case Specification Membuat Sales Order 95 Tabel 4.9 Use case Specification Membuat Surat Jalan 96 Tabel 4.10 Use case Specification Membuat Faktur Penjualan 97 Tabel 4.11 Use case Specification Membuat Surat Retur Penjualan 98 Tabel 4.12 Use case Specification Membuat Memo Kredit 99 Tabel 4.13 Use case Specification Membuat Daftar Penagihan 100 Tabel 4.14 Use case Specification Membuat Bukti Penerimaan Kas 101 Tabel 4.15 Use case Specification Mencetak Laporan Penjualan 102 Tabel 4.16 Use case Specification Mencetak Laporan Piutang 103 Tabel 4.17 Use case Specification Mencetak Laporan Retur Penjualan 104 Tabel 4.18 Use case Specification Mencetak Laporan Analisis Umur 105 Piutang Tabel 4.19 Use case Specification Mencetak Laporan Analisis Limit Kredit 106 Tabel 4.20 Use case Specification Mencetak Jurnal Penjualan 107 xii

Tabel 4.21 Use case Specification Mencetak Jurnal Retur Penjualan 107 Tabel 4.22 Function List 108 Tabel 4.23 Function Specification menghitung sisa limit kredit 109 Tabel 4.24 Function Specification menghitung umur piutang 109 Tabel 4.25 Function Specification menghitung persentase kenaikan limit 110 kredit Tabel 4.26 Dialogue Style 111 Tabel 4.27 Quality Goals 154 Tabel 4.28 Spesifikasi peralatan 155 Tabel 4.29 Operation Specification menghitung sisa limit kredit 165 Tabel 4.30 Operation Specification menghitung umur piutang 166 Tabel 4.31 Operation Specification menghitung persentase kenaikan limit 167 kredit xiii

DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1 Contoh Class Diagram 25 Gambar 2.2 Struktur Generalization 25 Gambar 2.3 Contoh Cluster 26 Gambar 2.4 Struktur Aggregation 26 Gambar 2.5 Struktur Association 27 Gambar 2.6 Contoh Statechart Diagram 27 Gambar 2.7 Contoh Use Case 30 Gambar 2.8 Layered Architecture Pattern 37 Gambar 2.9 Generic Architecture Pattern 37 Gambar 2.10 Client Server Architcture Pattern 38 Gambar 2.11 Deployment Diagram untuk Centralized Pattern 41 Gambar 2.12 Deployment Diagram untuk Distributed Pattern 42 Gambar 2.13 Deployment Diagram untuk Decentralized Pattern 43 Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan 49 Gambar 3.2 Rich Picture 64 Gambar 3.3 Cluster 75 Gambar 3.4 Struktur untuk Pelanggan 75 Gambar 3.5 Struktur untuk Karyawan 76 Gambar 3.6 Struktur untuk Penjualan 76 Gambar 3.7 Struktur untuk Pengiriman 76 Gambar 3.8 Struktur untuk Retur 77 Gambar 3.9 Struktur untuk Penagihan 77 Gambar 3.10 Class Diagram 78 Gambar 3.11 Statechart Karyawan Bagian Penjualan 79 Gambar 3.12 Statechart Karyawan Bagian Keuangan 79 Gambar 3.13 Statechart Kasir 80 Gambar 3.14 Statechart Karyawan Bagian Kredit 80 Gambar 3.15 Statechart Karyawan Bagian Akuntansi 81 Gambar 3.16 Statechart Pelanggan 82 xiv

Gambar 3.17 Statechart Sales Order 82 Gambar 3.18 Statechart Surat Jalan 83 Gambar 3.19 Statechart Faktur Penjualan 84 Gambar 3.20 Statechart Surat Retur Penjualan 84 Gambar 3.21 Statechart Memo Kredit 85 Gambar 3.22 Statechart Bukti Penerimaan Kas 86 Gambar 3.23 Statechart Barang 86 Gambar 4.1 Use Case 92 Gambar 4.2 Navigation Diagram 113 Gambar 4.3 Rancangan User Interface Menu Login 114 Gambar 4.4 Rancangan User Interface Menu Utama 114 Gambar 4.5 Rancangan User Interface Master Pelanggan 115 Gambar 4.6 Rancangan User Interface Master Barang 116 Gambar 4.7 Rancangan User Interface Input Limit Kredit 116 Gambar 4.8 Rancangan User Interface Sales Order 117 Gambar 4.9 Rancangan User Interface Surat Jalan 118 Gambar 4.10 Rancangan User Interface Faktur Penjualan 119 Gambar 4.11 Rancangan User Interface Surat Retur Penjualan 120 Gambar 4.12 Rancangan User Interface Memo Kredit 120 Gambar 4.13 Rancangan User Interface Cetak Daftar Penagihan 121 Gambar 4.14 Rancangan User Interface Bukti Penerimaan Kas 121 Gambar 4.15 Rancangan User Interface Cetak Laporan Penjualan 122 Gambar 4.16 Rancangan User Interface Cetak Laporan Piutang 122 Gambar 4.17 Rancangan User Interface Cetak Laporan Retur Penjualan 122 Gambar 4.18 Rancangan User Interface Cetak Laporan Analisis Umur 123 Piutang Gambar 4.19 Rancangan User Interface Cetak Laporan Analisis Limit Kredit 123 Gambar 4.20 Rancangan User Interface Cetak Jurnal Penjualan 123 Gambar 4.21 Rancangan User Interface Cetak Jurnal Retur Penjualan 124 Gambar 4.22 Rancangan Printout Sales Order 125 Gambar 4.23 Rancangan Printout Surat Jalan 126 xv

Gambar 4.24 Rancangan Printout Faktur Penjualan 127 Gambar 4.25 Rancangan Printout Surat Retur Penjualan 128 Gambar 4.26 Rancangan Printout Memo Kredit 129 Gambar 4.27 Rancangan Printout Daftar Penagihan 130 Gambar 4.28 Rancangan Printout Bukti Penerimaan Kas 131 Gambar 4.29 Rancangan Printout Laporan Penjualan 132 Gambar 4.30 Rancangan Printout Laporan Retur Penjualan 133 Gambar 4.31 Rancangan Printout Laporan Piutang 134 Gambar 4.32 Rancangan Printout Laporan Analisis Umur Piutang 135 Gambar 4.33 Rancangan Printout Laporan Analisis Limit Kredit 136 Gambar 4.34 Sequence Diagram Registrasi Pelanggan 137 Gambar 4.35 Sequence Diagram input limit kredit 137 Gambar 4.36 Sequence Diagram Sales Order 138 Gambar 4.37 Sequence Diagram Surat Jalan 139 Gambar 4.38 Sequence Diagram Faktur Penjualan 140 Gambar 4.39 Sequence Diagram Surat Retur Penjualan 141 Gambar 4.40 Sequence Diagram Memo Kredit 142 Gambar 4.41 Sequence Diagram Daftar Penagihan 143 Gambar 4.42 Sequence Diagram Bukti Penerimaan Kas 144 Gambar 4.43 Sequence Diagram Laporan Penjualan 145 Gambar 4.44 Sequence Diagram Laporan Piutang 146 Gambar 4.45 Sequence Diagram Laporan Retur Penjualan 147 Gambar 4.46 Sequence Diagram Laporan Analisis Umur Piutang 148 Gambar 4.47 Sequence Diagram Laporan Analisis Limit Kredit 149 Gambar 4.48 Sequence Diagram Jurnal Penjualan 150 Gambar 4.49 Sequence Diagram Jurnal Retur Penjualan 151 Gambar 4.50 Arsitektur Jaringan 156 Gambar 4.51 Component Architecture 158 Gambar 4.52 Process Architecture 160 Gambar 4.53 Menu Konfirmasi 161 Gambar 4.54 Menu Peringatan 161 xvi

Gambar 4.55 Command Button Menu Transaksi 161 Gambar 4.56 Navigator Button 162 Gambar 4.57 Standar untuk semua layar 162 Gambar 4.58 Command Button Window Cetak Laporan dan Jurnal 162 Gambar 4.59 Revised Class Diagram 163 Gambar 4.60 Function Component 164 Gambar 4.61 Component User Interface 171 Gambar 4.62 Gantt Chart 174 xvii

DAFTAR LAMPIRAN User Interface Menu Login User Interface Menu Utama User Interface Menu Master User Interface Menu Transaksi User Interface Menu Laporan User Interface Menu Jurnal User Interface Master Pelanggan User Interface Master Barang User Interface Transaksi Limit Kredit User Interface Transaksi Sales Order (untuk menginput kuantitas) User Interface Transaksi Sales Order (jika kuantitas tidak tersedia) User Interface Transaksi Sales Order (jika limit kredit tidak mencukupi) User Interface Transaksi Sales Order User Interface Transaksi Surat Jalan User Interface Transaksi Faktur Penjualan User Interface Transaksi Surat Retur Penjualan (untuk menginput kuantitas yang akan diretur) User Interface Transaksi Surat Retur Penjualan (untuk menginput keterangan) User Interface Transaksi Surat Retur Penjualan (jika kuantitas yang akan diretur melebihi kuantitas yang telah dikirim sebelumnya ) User Interface Transaksi Surat Retur Penjualan User Interface Transaksi Memo Kredit User Interface Transaksi Bukti Penerimaan Kas User Interface Cetak Daftar Penagihan User Interface Cetak Laporan Penjualan User Interface Cetak Laporan Piutang User Interface Cetak Laporan Retur Penjualan User Interface Cetak Laporan Analisis Umur Piutang L1 L1 L2 L2 L3 L3 L4 L5 L5 L6 L7 L8 L9 L9 L10 L11 L11 L12 L13 L13 L14 L15 L15 L15 L16 L16 xviii

User Interface Cetak Laporan Analisis Limit Kredit User Interface Cetak Jurnal Penjualan User Interface Cetak Jurnal Retur Penjualan Printout Sales Order Printout Surat Jalan Printout Faktur Penjualan Printout Surat Retur Penjualan Printout Memo Kredit Printout Bukti Penerimaan Kas Printout Daftar Penagihan Printout Laporan Penjualan per barang Printout Laporan Penjualan per pelanggan Printout Laporan Piutang Printout Laporan Retur Penjualan Printout Laporan Analisis Umur Piutang Printout Laporan Analisis Limit Kredit Printout Jurnal Penjualan Printout Jurnal Retur Penjualan Flowchart Prosedur Penjualan Kredit Flowchart Prosedur Retur Penjualan Flowchart Prosedur Penagihan Description based on textual specification Notasi yang digunakan dalam Class Diagram Notasi yang digunakan dalam Deployment Diagram Notasi yang digunakan dalam Sequence Diagram Notasi yang digunakan dalam Statechart Diagram Notasi yang digunakan dalam Usecase Diagram L16 L16 L17 L18 L19 L20 L21 L22 L23 L24 L25 L26 L27 L28 L29 L30 L31 L32 L33 L37 L39 L41 L42 L43 L44 L45 L46 xix