UNIVERSITAS BINA NUSANTARA

UNIVERSITAS BINA NUSANTARA Program Studi Ganda Sistem Informasi - Akuntansi Skripsi Sarjana Program Ganda Semester Ganjil 2006/2007 Erni Wartini 0600665051 ABSTRAK Masalah yang dihadapi perusahaan saat ini adalah sistem pembelian dan utang usaha perusahaan yang masih kurang optimal karena terdapatnya beberapa permasalahan yang dihadapi, seperti sulitnya penelusuran informasi atas karyawan yang melakukan transaksi pembelian dan utang usaha, sulitnya penelusuran informasi mengenai retur pembelian yang dilakukan, kesulitan untuk melihat tanggal jatuh tempo utang, tidak adanya ealuasi terhadap kinerja pemasok, dan fungsi akuntansi yang tidak independen. Oleh karena itu, penulis merasa perlu mengusulkan suatu sistem untuk membantu dalam mengolah transaksi-transaksi pembelian dan utang usaha perusahaan secara lebih optimal. Adapun metode yang digunakan dalam menganalisa permasalahan yang terdapat dalam sistem berjalan dan merancang sistem sebagai suatu usulan perbaikan atas permasalahan adalah dengan metode berorientasi objek yang dikenal dengan nama object oriented analysis and design. Analisa dilakukan setelah data dan informasi yang dibutuhkan berhasil dikumpulkan, kemudian merumuskan masalah dan mengidentifikasi kebutuhan sistem, serta memberikan suatu usulan perbaikan yang selanjutnya diaplikasikan dalam tahap perancangan. Berdasarkan penelitian yang dilakukan adapun beberapa saran yang dapat diberikan kepada perusahaan untuk pengembangan selanjutnya adalah perusahaan sebaiknya mengembangkan suatu sistem yang tepat yang dapat memenuhi kebutuhan perusahaan agar dapat mengolah transaksi-transaksi perusahaan sehari-hari secara lebih optimal. Oleh karena itu, perlu dilakukan ealuasi secara periodik untuk dapat mengetahui kebutuhan perusahaan dari waktu ke waktu sesuai dengan perkembangan bisnisnya. Kata Kunci: sistem, informasi, akuntansi, pembelian, utang usaha

KATA PENGANTAR Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT, karena atas segala berkat dan rahmat-nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini tepat pada waktunya. Tujuan dari penulisan skripsi ini adalah sebagai persyaratan dalam menyelesaikan jenjang studi Strata-1 (S1) jurusan Sistem Informasi dan Akuntansi di Uniersitas Bina Nusantara. Skripsi dengan judul Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Utang Usaha Studi Kasus : PT. Fajar Surya Utama ini disusun berdasarkan penelitian dan pengamatan pada PT. Fajar Surya Utama ditambah dengan teori-teori yang relean serta penjelasan dan bimbingan dari para dosen dan buku-buku yang terkait dengan topik skripsi ini. Pada kesempatan ini, penulis ingin menyampaikan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu dan memberikan dukungan moril dan materiil sehingga skripsi ini dapat diselesaikan. Penulis ingin menyampaikan terima kasih kepada: 1. Bapak Prof. Dr. Gerardus Polla, M.App.Sc. Selaku Rektor Uniersitas Bina Nusantara. 2. Bapak Engkos Achmad Kuncoro, S.E, MM, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Uniersitas Bina Nusantara. 3. Bapak Ir. Sablin Yusuf, M.Sc., M.Com.Sc., selaku Dekan Fakultas Ilmu Komputer Uniersitas Bina Nusantara.. 4. Bapak Siswono, S.Kom., MM, selaku Ketua Jurusan Sistem Informasi Uniersitas Bina Nusantara. 5. Bapak Misbahul Munir, Ak., MBA, selaku Ketua Jurusan Akuntansi Uniersitas Bina Nusantara.. 6. Bapak Johan, S.Kom., MM, selaku Sekretaris Jurusan Sistem Informasi Uniersitas Bina Nusantara. 7. Ibu Rindang Widuri, S.Kom., MM, selaku Sekretaris Jurusan Akuntansi Uniersitas Bina Nusantara. 8. Ibu Indrajani, S.Kom., MM, selaku dosen pembimbing yang telah memberikan waktu, pikiran dan perhatian serta kesabarannya dalam membimbing penulis selama proses penulisan skripsi ini. 9. Bapak Drs. Salim Ratulangi, Ak, selaku dosen pembimbing yang telah memberikan waktu, pikiran dan perhatian serta kesabarannya dalam membimbing penulis selama proses penulisan skripsi ini. 10. Seluruh Bapak dan Ibu Dosen Uniersitas Bina Nusantara yang telah memberikan ilmu pengetahuan kepada penulis. 11. Seluruh Staff Pendukung Uniersitas Bina Nusantara yang telah melayani dengan baik. 12. PT. Fajar Surya Utama yang telah menerima penulis dengan baik dan memberikan informasi yang diperlukan untuk menyusun skripsi ini.

13. Keluarga besar tercinta yang senantiasa memberikan doa dan dukungan secara moril maupun materiil kepada penulis. 14. Sahabat-sahabat tercinta, Santi, Karin dan Opi yang selalu memberikan semangat, bantuan, dan dorongan. 15. Nunik yang telah membantu dan selalu memberikan semangat, bantuan, dan dorongan. 16. Teman-teman PAZ angkatan 2002 yang tidak dapat disebutkan satu persatu, atas dukungan serta kebersamaannya selama ini. 17. Teman-teman bimbingan seperjuangan, Yunita, erdika, Okto yang tetap semangat berjuang. Penulis mengharapkan segala kritik dan saran karena penulis menyadari skripsi ini jauh dari sempurna dengan keterbatasan yang dimiliki penulis. Akhir kata, semoga skripsi ini dapat berguna bagi pembaca termasuk penulis sendiri. Jakarta, 31 Januari 2007 Penulis Erni Wartini 0600665051

DAFTAR ISI Abstrak Prakata Daftar Tabel Daftar Gambar Daftar Lampiran i xi xi xxii BAB 1. PENDAHULUAN 1 1.1 Latar Belakang 1 1.2 Ruang Lingkup 3 1.3 Tujuan dan Manfaat 4 1.4 Metodologi 5 1.5 Sistematika Penulisan 6 BAB 2. LANDASAN TEORI 7 2.1 Sistem Informasi Akuntansi 7 2.1.1 Jenis-jenis Sistem Informasi 7 2.1.2 Definisi Sistem Informasi Akuntansi 8 2.2 Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Utang Usaha 9 2.2.1 Proses Bisnis Terkait 9 2.2.2 Fungsi Terkait 11 2.2.3 Dokumen Terkait 13 2.2.4 Tujuan Siklus Pengeluaran 14

2.3 Sistem Pengendalian Internal 15 2.3.1 Definisi Sistem Pengendalian Internal 15 2.3.2 Tujuan Sistem Pengendalian Internal 16 2.3.3 Komponen Sistem Pengendalian Internal 16 2.3.4 Prosedur Pengendalian Pembelian 18 2.4 Konsep Object Oriented Analysis and Design 21 2.4.1 System Definition 22 2.4.2 FACTOR Criterion 23 2.4.3 Rich Picture 23 2.4.4 Problem-Domain Analysis 24 2.4.4.1 Classes 24 2.4.4.2 Structure 25 2.4.4.3 Behaior 27 2.4.5 Application-Domain Analysis 27 2.4.5.1 Usage 28 2.4.5.2 Functions 29 2.4.5.3 Interfaces 29 2.4.6 Architectural Design 30 2.4.6.1 Criteria 31 2.4.6.2 Component Architecture 33 2.4.6.3 Process Architecture 35 2.4.7 Component Design 36 2.4.7.1 Model Component 37 2.4.7.2 Function Component 38

2.5 Implementasi Sistem 38 2.5.1 Definisi Microsoft Visual Basic.NET 38 2.5.2 Definisi Microsoft SQL Serer 2000 38 BAB 3. ANALISIS SISTEM BERJALAN 39 3.1 Sejarah Singkat Perusahaan 39 3.2 Visi dan Misi Perusahaan 40 3.3 Struktur Organisasi Perusahaan 41 3.4 Tugas, Tanggung Jawab dan Wewenang 41 3.5 Prosedur Pembelian dan Utang Usaha Berjalan 45 3.6 Fungsi Terkait Dalam Sistem Berjalan 47 3.7 Dokumen Terkait Dalam Sistem Berjalan 48 3.8 Informasi Akuntansi Dalam Sistem Berjalan 48 3.9 Kebijakan Perusahaan 48 3.10 Sistem Informasi Perusahaan 49 3.11 Analisis Masalah 49 3.12 Usulan Perbaikan 50 BAB 4. PERANCANGAN SISTEM 51 4.1 Analysis Document 51 4.1.1 The Task 51 4.1.1.1 Purpose 51 4.1.1.2 System Definition 52. 4.1.1.3 Context 54 4.1.1.3.1 Problem Domain 55 4.1.1.3.2 Application Domain 59

4.1.2 The Problem Domain 59 4.1.2.1 Clusters 59 4.1.2.2 Structure 60 4.1.2.3 Classes 64 4.1.2.4 Eents 69 4.1.3 The Application Domain 71 4.1.3.1 Usages 71 4.1.3.1.1 Oeriew 71 4.1.3.1.2 Actors 71 4.1.3.1.3 Use cases 74 4.1.3.2 Function List 95 4.1.3.3 User Interfaces 98 4.1.3.3.1 Dialogue Style 98 4.1.3.3.2 Oeriew 99 4.1.3.3.3 Examples 101 4.1.3.4 The Technical Platform 147 4.1.4 Recommendations 147 4.1.4.1 The System s Usefulness and Feasibility 147 4.1.4.2 Strategy 147 4.1.4.3 Deelopment Economy 148 4.2 Design Document 148 4.2.1 The Task 148 4.2.1.1 Purpose 148 4.2.1.2 Correction to The Analysis 148

4.2.1.3 Quality Goals 149 4.2.2 Technical Platform 150 4.2.2.1 Equipment 150 4.2.2.2 System Software 150 4.2.2.3 Systems Interfaces 150 4.2.2.4 Design Language 150 4.2.3 Architecture 151 4.2.3.1 Component Architecture 151 4.2.3.2 Process Architecture 152 4.2.3.3 Standards 155 4.2.4 Model Component 155 4.2.4.1 Structure 156 4.2.4.2 Classes 157 4.2.5 User-Interface Component 161 4.2.5.1 Structure 161 4.2.6 Recommendations 163 4.2.6.1 The System s Usefulness 163 4.2.6.2 Plan for Initiating Use 163 4.2.6.3 Implementation Plan 164 BAB 5. SIMPULAN DAN SARAN 165 5.1 Simpulan 165 5.2 Saran 166

DAFTAR PUSTAKA 167 RIWAYAT HIDUP 169 LAMPIRAN FOTOKOPI SURAT SURVEI

DAFTAR TABEL Tabel 2.1 Ancaman dan prosedur pengendalian dalam kegiatan pembelian 19 Tabel 2.2 Aktiitas dalam problem-domain analysis 24 Tabel 2.3 Aktiitas dalam application-domain analysis 28 Tabel 2.4 Aktiitas dalam architectural design 31 Tabel 2.5 Kriteria klasik untuk kualitas software 32 Tabel 2.6 Jenis distribusi pada client-serer architecture 34 Tabel 2.7 Aktiitas dalam component design 37 Tabel 4.1 System definition dengan kriteria FACTOR 53 Tabel 4.2 Eent table sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha PT. Fajar Surya Utama 70 Tabel 4.3 Spesifikasi actor bagian gudang 71 Tabel 4.4 Spesifikasi actor bagian pembelian 72 Tabel 4.5 Spesifikasi actor bagian akuntansi 72 Tabel 4.6 Spesifikasi actor bagian keuangan 73 Tabel 4.7 Spesifikasi use case Mengentry data sparepart 75 Tabel 4.8 Spesifikasi use case Mencatat transaksi permintaan pembelian 75 Tabel 4.9 Spesifikasi use case Mencatat transaksi penerimaan 75 Tabel 4.10 Spesifikasi use case Mencatat transaksi retur pembelian 76 Tabel 4.11 Spesifikasi use case Mengentry data pemasok 76 Tabel 4.12 Spesifikasi use case Mencatat transaksi pesanan pembelian 76 Tabel 4.13 Spesifikasi use case Mencatat transaksi pembelian 77

Tabel 4.14 Spesifikasi use case Membuat Nota Debit 77 Tabel 4.15 Spesifikasi use case Mencatat utang pembelian 77 Tabel 4.16 Spesifikasi use case Membuat Daftar Utang 78 Tabel 4.17 Spesifikasi use case Membuat Laporan Pembelian Tunai dan Kredit 78 Tabel 4.18 Spesifikasi use case Membuat Laporan Retur Pembelian Tunai dan Kredit 78 Tabel 4.19 Spesifikasi use case Membuat Laporan Saldo Utang 79 Tabel 4.20 Spesifikasi use case Membuat Laporan Analisis Kinerja Pemasok 79 Tabel 4.21 Spesifikasi use case Mencatat pembayaran utang 79 Tabel 4.22 Function list sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha PT. Fajar Surya Utama 95 Tabel 4.23 Daftar window user interface dan hasil printout-nya 98 Tabel 4.24 Kriteria perancangan sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha PT.Fajar Surya Utama 149 Tabel 4.25 Rencana jadwal implementasi 164

DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1 Fungsi terkait dalam siklus pengeluaran 12 Gambar 2.2 Aktiitas utama dalam object oriented analysis and design 22 Gambar 3.1 Struktur organisasi PT. Fajar Surya Utama 41 Gambar 3.2 Rich picture prosedur pembelian dan utang usaha berjalan 44 Gambar 4.1 Struktur organisasi yang diusulkan 52 Gambar 4.2 Rich picture prosedur pembelian dan utang usaha yang diusulkan 54 Gambar 4.3 Clusters dalam sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha PT. Fajar Surya Utama 60 Gambar 4.4 Struktur Karyawan 60 Gambar 4.5 Struktur Sparepart 61 Gambar 4.6 Struktur Pemasok 61 Gambar 4.7 Struktur Transaksi 61 Gambar 4.8 Class diagram lengkap sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha PT. Fajar Surya Utama 63 Gambar 4.9 Class Karyawan dan statechart diagram-nya 64 Gambar 4.10 Class Gudang dan statechart diagram-nya 64 Gambar 4.11 Class Pembelian dan statechart diagram-nya 65 Gambar 4.12 Class Akuntansi dan statechart diagram-nya 65 Gambar 4.13 Class Keuangan dan statechart diagram-nya 65 Gambar 4.14 Class Sparepart dan statechart diagram-nya 66 Gambar 4.15 Class Pemasok dan statechart diagram-nya 66

Gambar 4.16 Class DaftarOrder dan statechart diagram-nya 66 Gambar 4.17 Class OrderPembelian dan statechart diagram-nya 67 Gambar 4.18 Class PembelianSparepart dan statechart diagram-nya 67 Gambar 4.19 Class ReturPembelian dan statechart diagram-nya 68 Gambar 4.20 Class Utang dan statechart diagram-nya 68 Gambar 4.21 Use case diagram sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha PT. Fajar Surya Utama 74 Gambar 4.22 Sequence diagram Mengentry data sparepart 80 Gambar 4.23 Sequence diagram Mencatat transaksi permintaan pembelian 81 Gambar 4.24 Sequence diagram Mencatat transaksi penerimaan 82 Gambar 4.25 Sequence diagram Mencatat transaksi retur pembelian 83 Gambar 4.26 Sequence diagram Mengentry data pemasok 84 Gambar 4.27 Sequence diagram Mencatat transaksi pesanan pembelian 85 Gambar 4.28 Sequence diagram Mencatat transaksi pembelian 86 Gambar 4.29 Sequence diagram Membuat Nota Debit 87 Gambar 4.30 Sequence diagram Mencatat utang pembelian 88 Gambar 4.31 Sequence diagram Membuat Daftar Utang 89 Gambar 4.32 Sequence diagram Membuat Laporan Pembelian Tunai dan Kredit 90 Gambar 4.33 Sequence diagram Membuat Laporan Retur Pembelian Tunai dan Kredit 91 Gambar 4.34 Sequence diagram Mencatat Laporan Saldo Utang 92 Gambar 4.35 Sequence diagram Membuat Laporan Analisis Kinerja Pemasok 93 Gambar 4.36 Sequence diagram Mencatat pembayaran utang 94

Gambar 4.37 Naigation diagram sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha PT. Fajar Surya Utama 100 Gambar 4.38 Struktur menu login karyawan 104 Gambar 4.39 Button standard yang dipakai dalam window user interface sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha PT. Fajar Surya Utama 104 Gambar 4.40 Rancangan Window Login 105 Gambar 4.41 Rancangan Window Ubah password 105 Gambar 4.42 Rancangan Window Menu utama 106 Gambar 4.43 Rancangan Window Master sub menu Pemasok 107 Gambar 4.44 Rancangan Window Master sub menu Bank 108 Gambar 4.45 Rancangan Window Master sub menu Cara Bayar 108 Gambar 4.46 Rancangan Window Master sub menu Wilayah Propinsi 109 Gambar 4.47 Rancangan Window Master sub menu Wilayah Kota 109 Gambar 4.48 Rancangan Window Master sub menu Sparepart 110 Gambar 4.49 Rancangan Window Master sub menu Satuan 111 Gambar 4.50 Rancangan Window Master sub menu Jenis Sparepart 111 Gambar 4.51 Rancangan Window Master sub menu Merk Sparepart 112 Gambar 4.52 Rancangan Window Master sub menu Karyawan 113 Gambar 4.53 Rancangan Window Master sub menu Jabatan 114

Gambar 4.54 Rancangan Window Transaksi permintaan pembelian 115 Gambar 4.55 Rancangan Window Transaksi pesanan pembelian 116 Gambar 4.56 Rancangan Window Transaksi penerimaan 117 Gambar 4.57 Rancangan Window Transaksi pembelian 118 Gambar 4.58 Rancangan Window Transaksi retur pembelian 119 Gambar 4.59 Rancangan Window Membuat Nota Debit 120 Gambar 4.60 Rancangan Window Transaksi pencatatan utang 121 Gambar 4.61 Rancangan Window Transaksi pembayaran utang 122 Gambar 4.62 Rancangan dokumen Daftar Order 123 Gambar 4.63 Rancangan dokumen Order Pembelian 124 Gambar 4.64 Rancangan dokumen Bukti Penerimaan Sparepart 125 Gambar 4.65 Rancangan dokumen Bukti Pembelian Sparepart 126 Gambar 4.66 Rancangan dokumen Bukti Retur Pembelian 127 Gambar 4.67 Rancangan dokumen Nota Debit 128 Gambar 4.68 Rancangan dokumen Daftar Utang 129 Gambar 4.69 Rancangan dokumen Bukti Pembayaran 130 Gambar 4.70 Rancangan Laporan Pembelian Tunai dan Kredit 131 Gambar 4.71 Rancangan Laporan Pembelian Tunai Keseluruhan 132 Gambar 4.72 Rancangan Laporan Pembelian Tunai Per Pemasok 133 Gambar 4.73 Rancangan Laporan Pembelian Tunai Per Jenis Sparepart 134 Gambar 4.74 Rancangan Laporan Pembelian Kredit Keseluruhan 135 Gambar 4.75 Rancangan Laporan Pembelian Kredit Per Pemasok 136

Gambar 4.76 Rancangan Laporan Pembelian Kredit Per Jenis Sparepart 137 Gambar 4.77 Rancangan Laporan Retur Pembelian Tunai Keseluruhan 138 Gambar 4.78 Rancangan Laporan Retur Pembelian Tunai Per Pemasok 139 Gambar 4.79 Rancangan Laporan Retur Pembelian Tunai Per Jenis Sparepart 140 Gambar 4.80 Rancangan Laporan Retur Pembelian Kredit Keseluruhan 141 Gambar 4.81 Rancangan Laporan Retur Pembelian Kredit Per Pemasok 142 Gambar 4.82 Rancangan Laporan Retur Pembelian Kredit Per Jenis Sparepart 143 Gambar 4.83 Rancangan Laporan Saldo Utang Keseluruhan 144 Gambar 4.84 Rancangan Laporan Saldo Utang Per Pemasok 145 Gambar 4.85 Rancangan Laporan Analisis Kinerja Pemasok 146 Gambar 4.86 Component diagram sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha PT. Fajar Surya Utama 152 Gambar 4.87 Deployment diagram sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha PT. Fajar Surya Utama 153 Gambar 4.88 Arsitektur jaringan sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha PT. Fajar Surya Utama 154 Gambar 4.89 Pesan kesalahan dalam sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha PT. Fajar Surya Utama 155 Gambar 4.90 Reised class diagram sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha PT. Fajar Surya Utama 156 Gambar 4.91 Class Login 157 Gambar 4.92 Class Jabatan 157 Gambar 4.93 Class Propinsi 157

Gambar 4.94 Class Kota 158 Gambar 4.95 Class JenisSparepart 158 Gambar 4.96 Class MerkSparepart 158 Gambar 4.97 Class Satuan 159 Gambar 4.98 Class Bank 159 Gambar 4.99 Class CaraBayar 159 Gambar 4.100 Class Detil_DO 160 Gambar 4.101 Class Detil_OP 160 Gambar 4.102 Class Detil_Beli 160 Gambar 4.103 Class Detil_Retur 161 Gambar 4.104 Class Detil_Utang 161 Gambar 4.105 User interface component sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha PT. Fajar Surya Utama 162

DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1 Notasi UML Untuk Class Diagram L1 Lampiran 2 Notasi UML Untuk Statechart Diagram L2 Lampiran 3 Notasi UML Untuk Use Case Diagram L3 Lampiran 4 Notasi UML Untuk Sequence Diagram L4 Lampiran 5 Notasi UML Untuk Component Dan Deployment Diagram L5 Lampiran 6 Tampilan Window User Interface L6 Lampiran 7 Tampilan Hasil Printout Dokumen Dan Laporan L7