UNIVERSITAS BINA NUSANTARA ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN KREDIT DAN PIUTANG DAGANG PADA PT. DENKO WAHANA SAKTI

Transkripsi

1 UNIVERSITAS BINA NUSANTARA Jurusan Sistem Informasi Program Studi Komputerisasi Akuntansi Skripsi Sarjana Komputer Semester Genap Tahun 2006/2007 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN KREDIT DAN PIUTANG DAGANG PADA PT. DENKO WAHANA SAKTI Senja Puji Rianto Agung Cesareza Baharriezki Risky Utomo Abstrak 08 PBA/Kelompok 1 Penjualan merupakan salah satu aktivitas bisnis penting yang dilakukan oleh perusahaan untuk dapat memperoleh laba yang merupakan tujuan utama dari sebagian besar perusahaan. Untuk dapat melaksanakan kegiatan penjualan dengan baik, setiap perusahaan perlu memiliki sistem informasi yang baik dan terkendali dengan alur yang jelas. Tujuan dari pembuatan skripsi ini untuk menganalisa sistem penjualan kredit dan piutang dagang yang ada pada PT. Denko Wahana Sakti guna mengetahui kelemahankelemahan yang ada pada sistem tersebut, kemudian merancang sistem informasi akuntansi penjualan kredit dan piutang dagang yang baru sebagai saran untuk mengatasi atau mengurangi kesalahan akibat kelemahan-kelemahan tersebut. Metode yang digunakan adalah metode analisis yang diajukan menggunakan observasi, wawancara dengan pengguna sistem dan studi kepustakaan serta metode perancangan berorientasi objek dan dipresentasikan melalui notasi Unified Modelling Language (UML). Dari penelitian ini dihasilkan suatu rancangan sistem informasi akuntansi 2

2 penjualan kredit dan piutang dagang baru yang dapat mengatasi kekurangan dan kelemahan yang ada pada sistem yang lama. Sistem yang baru diharapkan dapat membantu perusahaan untuk mendapatkan informasi yang akurat guna meningkatkan pendapatan melalui penjualan tunai maupun kredit, serta pencatatan piutang pelanggan yang lebih teroganisir sehingga dapat mempelancar arus kas perusahaan dari segi piutang. Kata kunci: Analisis, Perancangan, Sistem Informasi, Penjualan Kredit, Piutang Dagang, Retur Penjualan 3

3 PRAKATA Puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa yang telah melimpahkan rahmat dan anugrahnya kepada penyusun, sehingga skripsi yang berjudul Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit dan Piutang Dagang Pada PT. Denko Wahana Sakti dapat diselesaikan tepat pada waktunya. Skripsi ini disusun sebagai salah satu syarat bagi mahasiswa untuk menyelesaikan jenjang pendidikan strata-1 (S1) jurusan Sistem Informasi, program studi Komputerisasi Akuntansi di Universitas Bina Nusantara, Jakarta. Penyusunan skripsi ini banyak mendapat petunjuk, bantuan dan dukungan secara langsung maupun tidak langsung dari berbagai pihak. Dalam kesempatan ini penyusun menyampaikan terima kasih kepada : 1. Bapak Prof. Dr. Gerardus Polla, M.App., Sc. selaku Rektor Universitas Bina Nusantara yang telah memberikan kesempatan kepada kami untuk menyelesaikan penulisan skripsi ini. 2. Bapak Ir. Sablin Yusuf M.Sc, M.com, Sc. selaku Dekan Fakultas Ilmu Komputer di Universitas Bina Nusantara. 3. Ibu Yanti S.Kom, MM. selaku Ketua Program Studi Komputerisasi Akuntansi di Universitas Bina Nusantara. 4. Ibu Noerlina, S.Kom, MM. selaku Dosen Pembimbing yang telah meluangkan banyak waktu untuk memberikan dorongan, bantuan, pemahaman, masukan dan tidak lupa atas doanya. Dimana semua yang diberikannya kepada penulis sangatlah berguna hingga skripsi ini dapat diselesaikan dengan sebaik mungkin. 4

4 5. Bapak dan Ibu dosen yang selama ini mengajar di Universitas Bina Nusantara, yang telah memberikan bantuan baik secara langsung maupun secara tidak langsung selama kami melakukan perkuliahan. 6. Bapak Indro Cahyono selaku Senior Project PT. Denko Wahana Sakti yang telah memberikan ijin dan memberikan informasi yang dibutuhkan oleh penulis dalam penyusunan skripsi ini. 7. Orang tua dan saudara-saudara kami yang telah memberikan dukungan moril maupun materiil dan membantu penulis dalam penyelesaian skripsi ini. 8. Teman kami Reldi Hartanto Hippy, S.Kom, Irma Yuana, S.S, Anggarini Putri Utami, Sandra Diah Novita Sari, Deny Prasetya Nugroho, Idah Sayyidah, Onra Sinurat yang telah memberikan dukungan moril dan materi kepada penulis. 9. Teman-teman yang telah memberikan pendapat, dukungan dan bantuan yang berguna selama penulisan skripsi ini. 10. Semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu yang secara langsung maupun tidak langsung telah membantu dalam penyelesaian skripsi ini. Kami menyadari bahwa skripsi ini masih jauh dari sempurna baik ditinjau dari segi pemakaian bahasa maupun bobot materinya. Melalui kesempatan ini dengan segala kerendahan hati, penulis mengharapkan kritik dan saran masukan dari semua pihak sebagai upaya untuk penyempurnaan di masa mendatang. Akhir kata, penulis berharap semoga skripsi ini bermanfaat bagi semua pihak dalam upaya menambah wawasan dan ilmu pengetahuan. Jakarta, 7 Juli 2007 Penulis 5

5 DAFTAR ISI Halaman Judul Luar....i Halaman Judul Dalam...ii Halaman Persetujuan Hard cover......iii Halaman Pernyataan Dewan Penguji....iv Abstrak.....vii Prakarta...viii Daftar Isi......x Daftar Tabel xvii Daftar Gambar...xviii Daftar Lampiran xxiv BAB 1 PENDAHULUAN Latar Belakang Ruang Lingkup Tujuan dan Manfaat Metodologi Penelitian Metode Analisis Metode Perancangan Sistematika Penulisan. 5 BAB 2 LANDASAN TEORI Sistem Informasi Akuntansi Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Komponen Sistem Informasi Akuntansi...9 6

6 2.1.3 Tujuan dan manfaat Sistem Informasi Akuntansi Siklus Sistem Informasi Akuntansi Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Berorientasi Objek Pengertian Object Oriented Analisys and Design Rich Picture Object and Class Event Pengertian Unified Modelling Language (UML) UML Class Diagram UML Activity Diagram Use Case Diagram Database Formulir Pengertian Interface Laporan Navigation Diagram Penjualan Kredit, Piutang Dagang, dan Retur Penjualan Penjualan Kredit Pengertian Penjualan Kredit Fungsi Yang Terkait Dalam Penjualan Kredit Dokumen Yang Digunakan Dalam Penjualan Kredit Informasi Yang Diperlukan Oleh Manajemen Dalam Penjualan Kredit

7 Jaringan Prosedur Yang Membentuk Sistem Penjualan Kredit Diskon Penjualan Contoh Jurnal Atas Transaksi Penjualan Piutang dagang Pengertian Piutang Dagang Informasi Yang Diperlukan Oleh Manajemen Dalam Piutang Dagang Metode Pencatatan Piutang Dokumen Limit Kredit Pengertian Limit Kredit Unsur-Unsur Limit Kredit Retur Penjualan Pengertian Retur Penjualan Fungsi Yang Terkait Dalam Retur Penjualan Informasi Yang Diperlukan Oleh Manajemen Dalam Retur Penjualan Dokumen Yang Digunakan Dalam Retur Penjualan Jaringan Prosedur Yang Membentuk Sistem Retur Penjualan Pengertian Pengendalian Internal Unsur Pengendalian Internal

8 BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN Gambaran Umum Sejarah Perusahaan Visi dan Misi Perusahaan Produk Perusahaan Struktur Organisasi Perusahaan Pembagian Tugas dan Wewenang Sistem Yang Berjalan Prosedur Penjualan Kredit Prosedur Pencatatan Piutang Dagang Prosedur Pencatatan Retur Overview Activity Diagram Prosedur Penjualan Kredit Prosedur Pencatatan Piutang Dagang Prosedur Retur Identifikasi Event Prosedur Penjualan Kredit Prosedur Pencatatan Piutang Dagang Prosedur Pencatatan Retur Dokumen Pada Sistem Yang Berjalan Workflow Table Prosedur Penjualan Kredit Prosedur Pencatatan Piutang Dagang Prosedur Pencatataan Retur

9 3.3 Analisis Hasil Temuan Survei Identifikasi Kebutuhan Informasi...93 BAB 4 RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN Overview Rancangan Yang Diusulkan Overview Rancangan Prosedur Penjualan Kredit Overview Rancangan Prosedur Retur Barang Activity Diagram Overview Activity Diagram Penjualan Kredit Overview Activity Diagram Prosedur Barang Retur Detailed Activity Diagram Penjualan Kredit Membuat PO Mencatat Pesanan Membuat SO Membuat SJ Membuat Faktur Mengirim Barang, Faktur dan SJ Menerima Barang dan Menandatangani Faktur dan SJ Menerima Faktur dan SJ Signed Mencetak Laporan Penjualan, Laporan Piutang Jatuh Tempo dan Jurnal Umum Mencetak Laporan Pesanan Barang, Laporan Daftar Harga Barang dan Laporan Daftar Pelanggan Detailed Activity Diagram Retur Barang Mengecek Barang, F dan SJ

10 Membuat Nota Retur Mencatat Klaim Mengembalikan Barang, F, SJ Beserta NT Membuat Tanda Terima Retur Mengirim Barang, F, SJ dan TTR Menerima Barang, F, SJ dan TTR Meneriama F, SJ dan TTR Signed Mencetak Laporan Retur Penjualan UML Class Diagram Use Case Diagram Rancangan Database Rancangan Formulir Rancangan Layar Rancangan Laporan Navigation Diagram Matriks Rencana Penerapan Sistem Matriks Pengolahan Data Matriks Distribusi Laporan Matriks Level Akses BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN Simpulan Saran

11 DAFTAR PUSTAKA RIWAYAT HIDUP LAMPIRAN LAMPIRAN 12

12 DAFTAR TABEL Tabel 3.1 Event Tabel Penjualan Kredit...70 Tabel 3.2 Event Tabel Piutang Dagang...72 Tabel 3.3 Event Tabel Retur Barang...74 Tabel 3.4 Workflow Table Penjualan Kredit...83 Tabel 3.5 Workflow Table Piutang Dagang...85 Tabel 3.6 Workflow Table Retur...87 Tabel 4.1 Jadwal Pengolahan Data Tabel 4.2 Distribusi Laporan Tabel 4.3 Level Akses

13 DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1 Framework dalam mempelajari SIA...7 Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan...49 Gambar 3.2 Overview Activity Diagram Penjualan Kredit...63 Gambar 3.3 Overview Activity Diagram Piutang Dagang 64 Gambar 3.4 Overview Activity Diagram Retur.65 Gambar 3.5 Formulir Sales Order (SO) Gambar 3.6 Formulir Surat Jalan (SJ)...76 Gambar 3.7 Formulir Faktur.77 Gambar 3.8 Laporan Penjualan...78 Gambar 4.1 Struktur Organisasi yang diusulkan...98 Gambar 4.2 Overview Activity Diagram Penjualan Kredit Gambar 4.3 Overview Activity Diagram Retur Barang Gambar 4.4 Detailed Activity Diagram Membuat PO..102 Gambar 4.5 Detailed Activity Diagram Mencatat Pesanan Gambar 4.6 Detailed Activity Diagram Membuat SO Gambar 4.7 Detailed Activity Diagram Membuat SJ Gambar 4.8 Detailed Activity Diagram Membuat Faktur.106 Gambar 4. 9 Detailed Activity Diagram Mengirim Barang, Faktur & SJ Gambar 4.10 Detailed Activity Diagram menerima barang dan Menandatangani F & SJ Gambar 4.11 Detailed Activity Diagram Menerima Faktur & SJ Signed

14 Gambar 4.12 Detailed Activity Diagram Mencetak laporan Penjualan, Laporan Piutang Jatuh Tempo, dan Jurnal Umum Gambar 4.13 Detailed Activity Diagram Mencetak Laporan Pesanan Barang, Laporan Daftar Harga Barang Laporan Daftar Pelanggan Gambar 4.14 Detailed Activity Diagram Mengecek Barang, F, dan SJ Gambar 4.15 Detailed Activity Diagram Membuat Nota Retur. 113 Gambar 4.16 Detailed Activity Diagram Mencatat Klaim.114 Gambar 4.17 Detailed Activity Diagram Mengembalikan Barang, F, SJ beserta NR Gambar 4.18 Detailed Activity Diagram Membuat Tanda Terima Retur..116 Gambar 4.19 Detailed Activity Diagram Mengirim Barang, SJ, F, dan TTR 117 Gambar 4.20 Detailed Activity Diagram Menerima Barang, SJ, F, dan TTR Gambar 4.21 Detailed Activity Diagram Menerima SJ, F, dan TTR Signed Gambar 4.22 Detailed Activity Diagram Mencetak Laporan Retur Penjualan.120 Gambar 4.23 Class Diagram..121 Gambar 4.24 Use Case Diagram Penjualan Kredit 122 Gambar 4.25 Use Case Diagram Barang Retur..123 Gambar 4.26 Formulir Sales Order 131 Gambar 4.27 Formulir Surat Jalan Gambar 4.28 Formulir Faktur Gambar 4.29 Formulir Tanda Terima Retur Gambar 4.30 Menu Login..133 Gambar 4.31 Menu Utama Gambar 4.32 Form Menu File 134 Gambar 4.33 Form Menu File Pemeliharaan Sistem

15 Gambar 4.34 Form Menu File Back up Data. 135 Gambar 4.35 Informasi Database Harus di Restore Gambar 4.36 Form Menu Restore Database Gambar 4.37 Form Menu Master Gambar 4.38 Form Master Menu Pegawai Gambar 4.39 Form Master Daftar Pegawai Gambar 4.40 Form Master Input Data Pegawai Gambar 4.41 Form Master Menu Pelanggan Gambar 4.42 Form Master Daftar Pelanggan Gambar 4.43 Form Master Profil Pelanggan Gambar 4.44 Form Master Detail Penjualan Per Pelanggan (Menggunakan Limit) Gambar 4.45 Form Master Limit Kredit Gambar 4.46 Form Master Detail Penjualan Per Pelanggan (Tanpa Limit) Gambar 4.47 Form Master History Penjualan per Pelanggan Gambar 4.48 Form Master History Penjualan per Pelanggan setelah 10 kali transaksi Gambar 4.49 Form Master Menu Barang Gambar 4.50 Form Master Daftar Barang Gambar 4.51 Form Master Input Data Barang Gambar 4.52 Form Transaksi Input 144 Gambar 4.53 Form Transaksi Input Sales Order Gambar 4.54 Form Input Pelanggan Pada Sales Order..145 Gambar 4.55 Form Input Kode Barang Pada Sales Order Gambar 4.56 Form Master Barang untuk Input Data pada Sales Order

16 Gambar 4.57 Form Sales Order yang Telah di entry..147 Gambar 4.58 Form Sales Order yang telah dientry tanpa dikenakan limit kredit..147 Gambar 4.59 Informasi peringatan stok barang tidak mencukupi Gambar 4.60 Informasi peringatan transaksi melebihi limit kredit Gambar 4.61 Tampilan Layar Cetak Sales Order..149 Gambar 4.62 Form Transaksi Input Surat Jalan Gambar 4.63 Form Pengambilan Data Sales Order yang Belum dibuat Surat Jalan.150 Gambar 4.64 Form Surat Jalan yang Telah dientry Gambar 4.65 Tampilan Layar Cetak Surat Jalan Gambar 4.66 Form Transaksi Input Faktur Gambar 4.67 Form Pengambilan Data Surat Jalan Yang Belum dibuat Faktur Gambar 4.68 Form Faktur yang Telah dientry Gambar 4.69 Tampilan Layar Cetak Faktur Gambar 4.70 Form Transaksi Input Tanda Terima Retur Gambar 4.71 Form Pengambilan Data Surat Jalan yang Ingin dibuat Tanda Terima Retur Gambar 4.72 Form Pengambilan Data Barang yang ingin dikurangi dan dikembalikan Gambar 4.73 Form Tanda Terima Retur yang Telah dientry Gambar 4.74 Tampilan Layar Cetak Tanda Terima Retur Gambar 4.75 Form View Transaksi.156 Gambar 4.76 Form View Pada Sales Order Gambar 4.77 Form View pada Sales Order yang akan dibatalkan Gambar 4.78 Informasi Pembatalan Sales Order

17 Gambar 4.79 Header Database Sales Order yang dibatalkan. 158 Gambar 4.80 Detail Database Sales Order yang dibatalkan Gambar 4.81 Form View Pada Surat Jalan Gambar 4.82 Form Perubahan Status Surat Jalan yang Telah dikirim Gambar 4.83 Form View Pada Faktur Gambar 4.84 Form View Pada Tanda Terima Retur Gambar 4.85 Form Menu Laporan.161 Gambar 4.86 Form Menu Laporan Transaksi Pesanan Barang Gambar 4.87 Tampilan Layar Periode Laporan Pesanan Barang Gambar 4.88 Tampilan Layar Cetak Laporan Pesanan Barang Gambar 4.89 Form Menu Laporan Penjualan Gambar 4.90 Tampilan Layar Periode Penjualan Pada Sub Menu Laporan Penjualan Gambar 4.91 Tampilan Layar Cetak Laporan Penjualan Gambar 4.92 Form Menu Laporan Daftar Pelanggan Gambar 4.93 Tampilan Layar Cetak Daftar Pelanggan Gambar 4.94 Form Menu Laporan Daftar Harga Barang Gambar 4.95 Tampilan Layar Cetak Daftar Harga Barang Gambar 4.96 Form Menu Laporan Piutang Jatuh Tempo Gambar 4.97 Tampilan Layar Periode Laporan Piutang Jatuh Tempo Gambar 4.98 Tampilan Layar Cetak Laporan Piutang Jatuh Tempo Gambar 4.99 Form Menu Laporan Retur Penjualan Gambar Tampilan Layar Periode Laporan Retur Penjualan 168 Gambar Tampilan Layar Cetak Laporan Retur Penjualan

18 Gambar Form Menu Laporan Jurnal Umum Gambar Tampilan Layar Cetak Laporan Jurnal Umum Gambar Form Menu Utilitas Kalkulator Gambar Tampilan Layar Kalkulator 171 Gambar Form Menu Window Gambar Tampilan Layar Menu Window Tile Horizontally.172 Gambar Tampilan Layar Menu Window Tile Vertically.172 Gambar Tampilan layar Menu Window Cascade 173 Gambar Laporan Pesanan Barang 173 Gambar Laporan Daftar Harga Barang Gambar Laporan Daftar Pelanggan..174 Gambar Laporan Penjualan Gambar Laporan Piutang Jatuh Tempo Gambar Laporan Retur Penjualan 176 Gambar Jurnal Umum Gambar Navigation Diagram

19 DAFTAR LAMPIRAN Formulir Sales Order...L1 Formulir Surat Jalan...L2 Formulir Faktur L3 Formulir Tanda Terima Retur..L4 Laporan Pesanan Barang...L5 Laporan Penjualan...L7 Laporan Daftar Pelanggan...L12 Laporan Daftar Harga Barang...L14 Laporan Piutang Jatuh Tempo...L16 Laporan Retur Penjualan...L18 Jurnal Umum..L20 Surat Survei L25 20