EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN JASA PERGUDANGAN PADA PERUSDA PPK PEDARINGAN SURAKARTA TUGAS AKHIR Disusun untuk memenuhi sebagian persyaratan mencapai derajat Ahli Madya Program Studi Diploma III Akuntansi Oleh: FARISKY SETIAWAN WIJAYA NIM F3310046 PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2013
HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS Saya menyatakan bahwa tugas akhir yang saya susun ini merupakan hasil karya sendiri dan terbebas dari segala bentuk plagiarisme. Nama NIM Judul Tugas Akhir : Farisky Setiawan Wijaya : F3310046 : Evaluasi Sistem Pengendalian Intern Jasa Pergudangan Pada Perusda PPK Pedaringan Surakarta Tanda Tangan : Tanggal : Juni 2013 iii
iv
v
MOTTO DAN PERSEMBAHAN Hanya Engkaulah yang kami sembah, dan Hanya kepada Engkaulah kami meminta pertolongan. (Surat Al-Fatihah : 5) Sesungguhnya sesudah ada kesulitan itu ada kemudahan. (Q.S Al-Insyirah : 6) Cukuplah Allah sebagai penolongku dan Allah sebaik-baik pelindung. (H.R. Abu Dawud) Jangan takut gagal, karena kegagalan dekat dengan keberhasilan. (Mario Teguh) Tugas akhir ini kupersembahkan untuk: 1. Bapak dan Ibuku tercinta 2. Kakak dan adikku tersayang 3. Teman-temanku 4. Almamater Universitas Sebelas Maret Surakarta vi
KATA PENGANTAR Segala puji syukur kehadirat Allah SWT, Rabb semesta alam yang tidak pernah menyia-nyiakan siapapun yang mengharapkan keridhaan-nya, dan tidak pernah menampikkan siapapun yang memanjatkan doa kepada-nya. Segala puji bagi-nya, yang dengan segala taufiq dan pertolongan-nya semata, apapun wujud kepentingan pasti dapat dilaksanakan dengan sempurna. Penyusunan tugas akhir ini dimaksudkan untuk memenuhi sebagian persyaratan mencapai gelar Ahli Madya Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta. Penulis mengucapkan terima kasih yang tulus kepada semua pihak yang telah membantu penyusunan tugas akhir ini, yaitu: 1. Bapak Dr. Wisnu Untoro, M.S. selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta. 2. Bapak Drs. Agus Budiatmanto, M.Si., Ak selaku Ketua Program Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta. 3. Bapak Agus Widodo, S.E., M.Si., Ak selaku Pembimbing Akademik. 4. Bapak Drs. Subekti Djamaluddin, M.Si., Ak selaku Dosen Pembimbing yang telah memberikan pengarahan dan bimbingan selama penyusunan Tugas Akhir ini. 5. Bapak maupun Ibu Dosen, yang telah memberikan ilmu selama masa perkuliahan di Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta. 6. Seluruh staf dan karyawan Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret. vii
7. Bapak Djarot Tri Janto selaku Manajer Pergudangan di Perusda PPK Pedaringan Surakarta, dan Ibu Anna yang telah memberikan izin kepada penulis untuk magang kerja serta memberi informasi untuk penyusunan Tugas Akhir ini. 8. Semua staf dan karyawan Perusda PPK Pedaringan Surakarta yang telah banyak membantu selama masa magang kerja. 9. Bapak dan Ibu tercinta, terima kasih atas kasih sayang, doa, semangat serta dukungan baik berupa moral maupun material. 10. Kakak dan adikku yang selalu mendukung dan mendoakan. 11. Teman-teman seperjuangan magang kerja (Davit, Ludvi, Nana). 12. Teman-teman Diploma III Akuntansi angkatan 2010 semoga selalu menjaga silaturahmi kapan pun dimana pun, karena suatu saat apa yang telah kita jalani bersama akan menjadi suatu kenangan untuk masa depan. 13. Semua pihak yang telah membantu dalam penulisan tugas akhir ini yang tidak dapat disebutkan satu-persatu. Penulis menyadari dalam menyelesaikan dan menyusun tugas akhir ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu, penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun demi sempurnanya tugas akhir ini. Akhirnya penulis berharap semoga tugas akhir ini bermanfaat bagi akademi, perusahaan serta para pembaca yang budiman. Surakarta, Juni 2013 Penulis viii
DAFTAR ISI Halaman HALAMAN JUDUL... i ABSTRAK... ii HALAMAN PERYATAAN ORISINALITAS... iii HALAMAN PERSETUJUAN... iv HALAMAN PENGESAHAN... v MOTTO DAN PERSEMBAHAN... vi KATA PENGANTAR... vii DAFTAR ISI... ix DAFTAR TABEL... xii DAFTAR GAMBAR... xiii DAFTAR LAMPIRAN... xiv BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah... 1 B. Perumusan Masalah... 3 C. Tujuan Penelitian... 3 D. Manfaat Penelitian... 4 BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Pengertian Sistem dan Prosedur... 5 1. Pengertian Sistem... 5 2. Pengettian Prosedur commit... to user 8 ix
B. Pergudangan... 9 1. Pengertian Pergudangan... 9 2. Jenis-Jenis Gudang... 10 C. Sistem Pengendalian Intern... 12 1. Pengertian Sistem Pengendalian Intern... 12 2. Unsur Pengendalian Intern... 13 D. Hubungan Sistem Akuntansi dengan Sistem Pengendalian Intern... 19 BAB III ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN A. Gambaran Umum Perusahaan... 25 1. Sejarah Perusahaan... 25 2. Lokasi Perusahaan... 27 3. Visi dan Misi... 27 4. Fasilitas yang Tersedia... 28 5. Struktur Organisasi... 29 6. Deskripsi Jabatan... 31 B. Analisis dan Pembahasan... 45 1. Mekanisme Pelaksanaan Jasa Pergudangan pada Perusda PPK Pedaringan Surakarta... 45 2. Sistem Pengendalian Intern Jasa Pergudangan pada Perusda PPK Pedaringan Surakarta... 60 3. Evaluasi Sistem Pengendalian Intern Jasa Pergudangan pada Perusda PPK Pedaringan Surakarta... 67 x
C. Temuan... 75 1. Kekuatan... 73 2. Kelemahan... 74 BAB IV PENUTUP A. Kesimpulan... 75 B. Rekomendasi... 76 DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN xi
DAFTAR TABEL TABEL Halaman 2.1 Pengendalian Intern dan Risiko Pengendalian pada Sistem Jasa Pergudangan (Penerimaan Barang)... 21 2.2 Pengendalian Intern dan Risiko Pengendalian pada Sistem Jasa Pergudangan (Pengeluaran Barang)... 22 2.3 Pengendalian Intern dan Risiko Pengendalian pada Sistem Jasa Pergudangan (Pengawasan dan Pelaporan Barang)... 23 2.4 Pengendalian Intern dan Risiko Pengendalian pada Sistem Jasa Pergudangan (Penerimaan Barang)... 24 3.1 Fungsi yang Terkait... 60 3.2 Kertas Kerja Penilaian Sistem Pengendalian Intern Jasa Pergudangan pada Perusda PPK Pedaringan Surakarta (Penerimaan Barang)... 68 3.3 Kertas Kerja Penilaian Sistem Pengendalian Intern Jasa Pergudangan pada Perusda PPK Pedaringan Surakarta (Pengeluaran Barang)... 69 3.4 Kertas Kerja Penilaian Sistem Pengendalian Intern Jasa Pergudangan pada Perusda PPK Pedaringan Surakarta (Pengawasan daan Pelaporan Barang)... 71 3.5 Kertas Kerja Penilaian Sistem Pengendalian Intern Jasa Pergudangan pada Perusda PPK Pedaringan Surakarta (Tagihan Barang) commit... to user 72 xii
DAFTAR GAMBAR GAMBAR Halaman 3.1 Struktur Organisasi Perusda PPK Pedaringan Surakarta... 30 3.2 Bagan Alir Prosedur Penerimaan Barang... 48 3.3 Bagan Alir Prosedur Pengeluaran Barang... 52 3.4 Bagan Alir Prosedur Pengawasan dan Pelaporan Barang... 56 5.5 Bagan Alir Prosedur Tagihan Barang... 58 xiii
DAFTAR LAMPIRAN 1. Surat Pernyataan Tugas Akhir 2. Surat Keterangan 3. Surat Perintah Pelaksanaan Bongkar / Muat 4. Tanda Terima Penyimpanan 5. Tanda Bukti Penyerahan 6. Laporan Harian Realisasi Bongkar / Muat 7. Kartu Stok Fisik xiv
ABSTRACT EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN JASA PERGUDANGAN PADA PERUSDA PPK PEDARINGAN SURAKARTA Farisky Setiawan Wijaya F3310046 The purpose of this research is to know the procedures for implementing warehousing services in Perusda PPK Pedaringan Surakarta, then to find out the applied internal controlling system in warehousing services and evaluate the strengths and weaknesses of the internal control system of warehousing services. The step of this research is done by comparing between teory from data in the regional regulation and observation in the real field that has been done by author. The results of the research are found some strengths and weaknesses in the internal control system of warehousing services in Perusda PPK Pedaringan Surakarta. The strength was found among others: there have been separation of the functions involved in warehousing services, the document has been authorized by the competent authorities, the documents which are used also have a serial number printed, the accounting records supported by source documents and supporting documents are complete. The weaknesses in internal control system whenever there is a delivery of goods to the warehouse function without documented the receipt of goods, the warehouse function receiving and perform the storage of incoming goods. Based on the results of the research, the authors provide suggestions should every delivery of goods to the warehouse function must be documented in the receipt of goods, this is done to ensure and strengthen the reliability of accounting records generated. The receive function and the warehouse function in Perusda PPK Pedaringan Surakarta should be separated. This separation of this functions are to reduce the risk of fraud to the quantity or quality of goods received and to produce reliable accounting data. Keyword: the internal control system, warehousing services ii
ABSTRAK EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN JASA PERGUDANGAN PADA PERUSDA PPK PEDARINGAN SURAKARTA Farisky Setiawan Wijaya F3310046 Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui prosedur pelaksanaan jasa pergudangan di Perusda PPK Pedaringan Surakarta, kemudian mengetahui dan mengevaluasi kekuatan dan kelemahan sistem pengendalian intern jasa pergudangan. Langkah penelitian ini dilakukan dengan membandingkan antara teory dari data dalam peraturan daerah dan observasi di lapangan nyata yang telah dilakukan oleh penulis. Dari hasil penelitian ditemukan beberapa kekuatan dan kelemahan dalam sistem pengendalian intern jasa pergudangan di Perusda PPK Pedaringan Surakarta. Kekuatan yang ditemukan antara lain: telah ada pemisahan fungsi yang terlibat dalam jasa pergudangan, dokumen tersebut telah disahkan oleh pejabat yang berwenang, dokumen-dokumen yang digunakan juga memiliki nomor seri yang tercetak, catatan akuntansi yang dihasilkan didukung oleh dokumen sumber dan dokumen pendukung yang lengkap. Kelemahan dalam sistem pengendalian intern adalah setiap kali terjadi penyerahan barang ke fungsi gudang tanpa didokumentasikan dalam tanda terima barang, fungsi gudang menerima dan melakukan penyimpanan barang yang masuk. Berdasarkan hasil penelitian, penulis memberikan saran sebaiknya setiap penyerahan barang ke fungsi gudang harus didokumentasikan dalam tanda terima barang, hal ini dilakukan untuk menjamin dan memperkuat keandalan catatan akuntansi yang dihasilkan. Fungsi penerimaan dan fungsi gudang di Perusda PPK Pedaringan Surakarta harus dipisahkan. Pemisahan ini untuk mengurangi risiko kecurangan terhadap kuantitas maupun kualitas barang yang diterima dan untuk menghasilkan data akuntansi yang dapat dipercaya. Kata kunci: sistem pengendalian intern, jasa pergudangan ii