BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1 Biaya Investasi Proyek Sistem Informasi MILLWIDE Pada pembangunan proyek sistem informasi ini, perusahaan telah dibebankan oleh sejumlah biaya investasi dan biaya pemeliharaan sistem dengan pertimbangan akan manfaat nilai ekonomis yang diperoleh dari sistem ini dalam menunjang kegiatan utama perusahaan. Manfaat nilai ekonomis ini mencakup Value Linking, Value Acceleration dan Value Restructuring terhadap manajemen perusahaan yang dikalkulasi dalam bentuk perhitungan ROI (Return On Investment) sederhana. Dalam implementasi awal sistem membutuhkan infrastruktur Teknologi Informasi yang sebagian besar digunakan untuk kebutuhan sistem ini. Biaya investasi dalam infrastruktur ini dilakukan secara bertahap dimulai dengan infrastruktur jaringan disusul oleh investasi pada perangkat keras dan lunak serta perluasan infrastruktur jaringan. Penyediaan infrastruktur ini tidak semata untuk proyek Sistem Informasi Pemasaran MILLWIDE, tetapi juga digunakan untuk LAN (Local Area Network) server dan Lotus Notes mail server yang terkoneksi dengan jaringan pada pabrik. Dengan demikian pembebanan biaya infrasturuktur jaringan dan workstation pada investasi awal yang dimanfaatkan untuk proyek ini ditentukan secara proporsional sesuai dengan tingkat penggunaan sistem tersebut dalam perusahaan yang diambil secara rata-rata adalah sebesar 80% dari keseluruhan infrastruktur yang dibangun. 50
51 Adapun perincian biaya investasi dalam implementasi proyek yang dimaksud adalah sebagai berikut : 1. Biaya pembangunan infrastruktur jaringan dan peralatan jaringan & komunikasi data sebesar Rp. 364.293.350,- dan berdasarkan proporsi penggunaan dalam proyek ini adalah sebesar 80% dari keseluruhan infrastruktur, sehingga biaya investasi infastruktur jaringan untuk proyek ini akan menjadi Rp. 291.434.680,- 2. Investasi awal yang dilakukan dalam perangkat keras adalah berupa penggunaan IBM RS/6000 PowerServer sebagai host, IBM share disk, dan Network Computing devices (NCD) terminal sebagai workstation yang sepenuhnya digunakan dalam proyek ini sebesar Rp.3.581.240.000,- dan ditambah dengan investasi PC workstation, printer dan Uninterupttable Power Supply (UPS) sebesar Rp.407.200.000,- sehingga total investasi perangkat keras adalah Rp. 3.581.240.000,- + Rp. 407.200.000,- = Rp. 4.134.200.000,- 3. Perangkat lunak yang diinvestasi pada awal proyek ini adalah berupa sistem operasi dan modul-modul perangkat lunak aplikasi dari vendor MEASUREX serta lisensi perangkat lunak lainnya sebesar Rp. 2.734.345.000,- 4. Biaya-biaya lainnya adalah berupa biaya pemasangan raised floor dan perlengkapan lainnya pada ruang server sebesar Rp.11.850.000,- 5. Total biaya investasi dalam proyek ini adalah sebesar Rp. 7.171.829.680,- disajikan secara rinci dalam tabel 4.1.
52 Tabel 4.1 Rincian Biaya Investasi Proyek Sistem MILLWIDE No. K e t e r a n g a n Kuan- Harga Satuan Jumlah Biaya Investasi Proyek titas Infrastruktur Jaringan dan komunikasi 1 Infrastruktur jaringan 156.208.200 156.208.200 2 Peralatan Jaringan & Komunikasi 135.226.480 135.226.480 Total : 291.434.680 Perangkat Keras 1 IBM RISC System 6000 - Power server (incl. Ethernet & SCSI) 2 1.822.000.000 3.644.000.000 2 Workstation (NCD Terminal) 25 3.320.000 83.000.000 3 Workstation (PC Pentium 75) 70 4.800.000 336.000.000 4 HP LaserJet printer 6MP 8 4.700.000 37.600.000 5 UPS 20 Kva 1 33.600.000 33.600.000 Total : 4.134.200.000 Perangkat Lunak 1 Database & OS Software - INFORMIX Database users License 1 78.000.000 78.000.000 - Measurex System Integration & OS License 1 517.500.000 517.500.000 2 Measurex Application Software - OPTISERV Order Entry/ Customer Services Modules for Multiple Mills 1 625.000.000 625.000.000 - OPTISHIP Inventory/Shipping Management Modules 1 371.875.000 371.875.000 - OPTIPLAN Block schedule/ Production Planning Modules for Multiple Mills 1 682.812.500 682.812.500 - Information Management Modules - Preformatted reports 1 189.062.500 189.062.500 3 AIX Software v3.2.5 & OS License 1 46.250.000 46.250.000 Total : 2.510.500.000 4 MS Dos 6.22 1 200.000 200.000 5 PC X-ware Software & License 1 1.920.000 1.920.000 6 Microsoft Windows 95 1 7.725.000 7.725.000 7 Exceed for Windows 95 (Client) Software & License 1 2.150.000 2.150.000 8 Pemrograman (Costumize) 1 35.600.000 35.600.000 9 R & D System & License : 1 176.250.000 176.250.000 - COAX Workstation Hardware - COAX 1.0 Development Software License Total : 223.845.000 Lain-lain 1 Perlengkapan ruang server 2.125.000 2.125.000 2 Raised Floor (Server & Hub room) 9.725.000 9.725.000 Total : 11.850.000 Total Biaya Investasi : 7.171.829.680 Dalam pengembangan sistem ini, biaya berjalan yang dikeluarkan meliputi biaya pemeliharaan perangkat keras dan perangkat lunak, konsultasi serta biaya pelatihan yang dikalkulasi sebagai berikut : 1. Biaya pemeliharaan perangkat lunak aplikasi adalah 10% dari total harga pembelian perangkat lunak dalam proyek, yakni 10% dari Rp. 2.464.250.000,- sebesar Rp.246.250.000,- per tahun. Untuk perangkat lunak sistem operasi pendukung seperti
53 MS DOS, MS Windows 95, AIX Software dan perangkat lunak penunjang lainnya tidak dikenakan biaya pemeliharaan karena tidak membutuhkan pemeliharaan / pemrograman. 2. Biaya pemeliharaan perangkat keras secara rata-rata adalah 10 % dari total harga pembelian perangkat keras. Biaya investasi ini adalah sebesar Rp. 4.134.200.000,- sehingga biaya pemeliharaan akan menjadi Rp. 413.420.000,- per tahun. 3. Dalam pengembangan sistem ini terdapat kegiatan konsultasi dan pelatihan terhadap pemrograman dan integrasi modul-modul aplikasi sebesar Rp. 19.200.000,- per tahun. 4. Biaya rata-rata pemeliharaan infrastruktur jaringan dan peralatan komunikasi data adalah 5% dari total biaya investasi jaringan yaitu 5% dari Rp. 291.434.680,- menjadi Rp. 14.571.734,- per tahun. 5. Biaya kegiatan pemeliharaan dan pengembangan sistem secara keseluruhan adalah Rp.246.250.000,- + Rp. 413.420.000,- + Rp.19.200.000,- + Rp.14.571.734,- menjadi Rp.693.441.734,- per tahun dan biaya ini diasumsikan tetap untuk setiap tahun berikutnya. 6. Biaya abodemen untuk saluran komunikasi data berupa biaya satelit dan ISDN diambil secara proporsional sebesar Rp. 31.680.000,- per tahun. 7. Terdapat penambahan perangkat keras berupa penambahan peripheral, upgrade dan UPS guna menunjang pengembangan sistem ini. Perincian biaya berjalan ini ditunjukkan dalam lembar kerja biaya berjalan proyek pada tabel 4.2.
54 Tabel 4.2 Lembar kerja biaya berjalan Tahun 1 Tahun 2 Tahun-3 Tahun-4 Tahun-5 A. Kegiatan Pemeliharaan Sistem 693.441.734 693.441.734 693.441.734 693.441.734 693.441.734 B. Peningkatan penyimpanan data yang dibutuhkan (..MB x ) C. Biaya abodemen komunikasi (Satelit & ISDN) 31.680.000 31.680.000 31.680.000 31.680.000 D. Penambahan Perangkat Keras 1. Workstation 14.100.000 9.500.000 2. Harddisk / RAM 2.335.000 3. Upgrade PC / Peripheral 7.500.000 1.750.000 4. Printer / Modul Jetdirect 7.200.000 3.750.000 5. UPS 20 KVA 24.480.000 E. Penambahan Perangkat Lunak F. Suplies G. Lain-lain TOTAL 693.441.734 751.936.734 732.621.734 746.421.734 740.121.734 4.2 Formulasi Komponen Information Economics Dalam uraian berikut akan dibahas mengenai formulasi dan pengolahan komponenkomponen Information Economics, mulai dari perhitungan biaya dan manfaat tradisional yang menggambarkan terdapatnya dampak dan manfaat ekonomis dalam proyek ini diikuti dengan analisis terhadap Value Linking, Value Acceleration dan Value Restructuring. 4.2.1 Dampak Ekonomis dan Perhitungan ROI (Return On Investment) Bagi perusahaan adanya pembangunan proyek sistem informasi MILLWIDE ini akan memberikan dampak yang besar dalam mendukung operasional perusahaan. Dampak ekonomis yang terlihat adalah adanya pengurangan tenaga kerja dalam mengerjakan atau
55 menangani administrasi dalam suatu proses penjualan (mulai dari penerimaaan pesanan, informasi pengiriman pesanan dan pencetakan Invoice) yang pada mulanya dikerjakan oleh 3 orang staf dikurangi menjadi 1 orang staf. Dalam hal penyusunan laporan penjualan yang selama ini dikerjakan secara manual oleh 2 orang staf dikurangi menjadi 1 orang staf. Disamping itu juga terjadi penurunan biaya komunikasi baik melalui telepon maupun faksimili yang dilakukan untuk mengkonfirmasikan suatu pesanan konsumen (Order Confirmation) ke pabrik. Adapun perhitungan komponen-komponen pengurangan biaya sebagai manfaat yang langsung dirasakan oleh perusahaan adalah sebagai berikut : 1. Dalam mengerjakan suatu proses administrasi penjualan terjadi pengurangan jumlah tenaga kerja dari 3 staf menjadi 1 staf dan untuk penyusunan laporan penjualan dari 2 staf menjadi 1 staf. Jumlah staf pada departemen pemasaran perusahaan sebelum adanya sistem adalah 73 orang staf yang terdiri dari 63 staf administrasi dalam proses penjualan akan dapat dikurangi menjadi 21 staf dan 10 orang staf dalam penyusunan laporan akan dapat dikurangi menjadi 5 orang staf, sehingga pengurangan jumlah staf adalah 47 staf. Gaji yang diterima oleh seorang staf dalam setahun adalah 12 kali ditambah dengan 1 kali THR per tahun serta bonus rata-rata 2 kali per tahun, sehingga total adalah 15 kali gaji/orang/tahun. Jadi pengurangan biaya gaji diambil secara ratarata untuk 54 orang staf adalah (Rp.1.150.000,- x 47 staf) x 15 = Rp. 810.750.000,- per tahun 2. Setiap staf memperoleh tunjangan uang makan dan transportasi sebesar Rp. 8.000,- per orang per hari. Dengan asumsi rata-rata hari kerja per bulan adalah 26 hari dan 12
56 bulan per tahun, sehingga pengurangan biaya yang terjadi adalah (26 x 12 x Rp.8.000,-) x 47 staf = Rp. 117.312.000,- per tahun. 3. Adanya pengurangan jam lembur karyawan, diasumsikan secara rata-rata adalah 2 jam per hari per orang sehingga total jam lembur dalam 1 bulan adalah 26 jam x 2 jam = 52 jam lembur per staf. Dengan asumsi jumlah jam kerja dalam 1 bulan adalah 192 jam dan 1 jam lembur dibayar sebesar 1,5 kali jumlah uang dalam 1 jam kerja biasa, maka pengurangan biaya yang terjadi adalah (Rp. 1.150.000,- / 192) x 1,5 x 52 jam lembur x 47 staf x 12 = Rp. 263.493.750,- per tahun. 4. Adanya sistem informasi yang terpadu menyebabkan penurunan biaya komunikasi melalui telepon dan faksimili rata-rata sebesar Rp. 8.750.000,- per bulan, sehingga dalam setahun adalah Rp. 105.000.000,- 5. Adanya sistem informasi yang secara online dengan pabrik dan kantor cabang pemasaran lain akan mempermudah pertukaran data sehingga menurunnya frekuensi mencetak. Dalam hal ini akan menurunkan pengunaan kertas dan toner / pita printer secara rata-rata sebesar Rp. 87.360.000,- per tahun. 6. Total pengurangan biaya yang terjadi diasumsikan merata selama periode 5 tahun yang secara terperinci dalam tabel 4.3. Tabel 4.3 Pengurangan biaya No Keterangan Jumlah (Rp.) 1 Pengurangan biaya gaji karyawan 810.750.000 2 Pengurangan biaya makan & transportasi karyawan 117.312.000 3 Pengurangan biaya lembur 263.493.750 4 Penurunan biaya komunikasi 105.000.000 5 Pengurangan biaya supplies 87.360.000
57 Total Pengurangan Biaya : 1.383.915.750 Nilai pengurangan biaya sebesar Rp. 1.383.915.750,- per tahun dimasukkan dalam perhitungan nilai ROI sederhana ditunjukkan dalam tabel 4.4. Dalam perhitungan ini, nilai manfaat ekonomi belum ada, sehingga nilai perolehan adalah sama dengan Rp.1.383.915.750,- untuk setiap tahunnya dan akan menghasilkan arus kas sebesar Rp.3.255.035.080,- Nilai ROI yang diperoleh sebesar Rp. 3.255.035.080,- / 5 / Rp.7.171.829.680,- = 9.08%, sehingga bobot nilai untuk proyek sistem informasi ini adalah bernilai 1. Tabel 4.4 Lembar Kerja Dampak Ekonomis Lembar Dampak Ekonomis A. Biaya Investasi Pembangunan Sistem 7.171.829.680 B. Arus Kas : periode 5 kali 12 bulan atas Implementasi Sistem TAHUN Tahun 1 Tahun 2 Tahun 3 Tahun 4 Tahun 5 Manfaat Nilai Ekonomis 0 0 0 0 0 Pengurangan biaya 1.383.915.750 1.383.915.750 1.383.915.750 1.383.915.750 1.383.915.750 = Perolehan 1.383.915.750 1.383.915.750 1.383.915.750 1.383.915.750 1.383.915.750 (-) Biaya Berjalan (Tabel 4.2) 693.441.734 751.936.734 732.621.734 746.421.734 740.121.734 = Net Cash flow 690.474.016 631.979.016 651.294.016 637.494.016 643.794.016 3.255.035.080 C. ROI Sederhana (3.255.035.080 / 5 / 7.171.829.680 = 9,08 % ) 9,08% NPV 20% -6.596.434.667-6.157.560.350-5.780.654.091-5.473.220.634-5.214.494.258 30% -6.640.695.822-6.266.743.741-5.970.296.761-5.747.092.385-5.573.699.939 40% -6.678.633.954-6.356.195.681-6.118.843.634-5.952.898.711-5.833.195.236 50% -6.711.513.669-6.430.634.107-6.237.658.102-6.111.733.358-6.026.953.899 IRR -21,76% D. Skor dampak ekonomis Skor ROI Sederhana 0 < 0 1 1% s/d 299% 2 300% s/d 499% 3 500% s/d 699% 4 700% s/d 899% 5 > 899 %
58 Dari hasil perhitungan dalam lembar dampak ekonomi, nilai Net Present Value (NPV) sangat rendah (negatif) yang diakibatkan karena proyek dibebankan dengan sejumlah biaya pengembangan dan pemeliharaan sistem yang cukup besar, sehingga arus kas bersih (net cash flow) masih rendah. Bila diasumsikan suku bunga rata-rata adalah 20%, nilai NPV proyek masih negatif pada tahun ke 5. Ditinjau dari Internal Rate of Return (IRR), dalam proyek ini pada tahun ke 5 masih bernilai negatif (-21,76 %) dan dibawah nilai suku bunga (diasumsikan 20%). Ini disebabkan oleh nilai arus kas bersih yang dihasilkan masih cukup rendah dibanding dengan nilai investasi awal. Dengan demikian berarti proyek ini masih merugi pada tahun ke 5. 4.2.2 Value Linking Value linking merupakan analisis dalam mengevaluasi secara finansial dan dihubungkan dengan faktor-faktor dalam domain bisnis dan domain teknologi yang memberikan dampak terhadap peningkatan unjuk kerja dan produktivitas serta penurunan biaya ataupun peningkatan pendapatan pada bagian lain dengan adanya implementasi Sistem Informasi Pemasaran MILLWIDE ini. Beberapa dampak yang menghasilkan peningkatkan kinerja sebagai manfaat intangible dalam impelementasi sistem ini akan diuraikan sebagai berikut : 1. Dihubungkan dengan faktor Management Information Support dari domain bisnis dan Strategic IS Architecture dari domain teknologi, terdapat peningkatan pendapatan yang dapat peroleh oleh Bagian Penjualan. Dengan adanya sistem baru yang terintegrasi
59 ini yang terhubung secara online dengan bagian produksi akan memperoleh informasi pesanan pelanggan secara cepat dan akurat karena jadwal pengiriman terhadap produk yang telah dijanjikan dapat diketahui secara cepat dan akurat sehingga menimbulkan peningkatan penjualan dari berkurangnya pembatalan pesanan dari pelanggan. Berdasarkan data masa lampau, secara rata-rata diketahui sebanyak 16% pembatalan pesanan (dengan komposisi 13% untuk penjualan ekspor dan 3% untuk penjualan lokal) yang dilakukan oleh pelanggan dan 2% dari jumlah pembatalan penjualan ekspor disebabkan karena informasi pengiriman yang kurang tepat. Dengan Sistem Informasi Pemasaran MILLWIDE yang sepenuhnya mendukung kegiatan pemasaran ekspor diharapkan akan terjadi peningkatan laba usaha sebesar 2% x 13% x Rp.121.896.200.000,- per tahun = Rp 316.930.120,- per tahun. 2. Dengan ketersediaan akses data yang baik antara bagian pemasaran dengan bagian produksi akan menyebabkan pengendalian terhadap persediaan produksi yang lebih baik yang akan menurunkan biaya persediaan. Akses data ini berupa informasi trend pemasaran produk. Total biaya persediaan untuk kebutuhan produksi ekspor berdasarkan data lampau rata-rata adalah Rp. 1.569.725.100,- per tahun. Dengan adanya dukungan sistem akan menyebabkan terjadi penurunan sebesar 25% dari biaya persediaan sehingga pengurangan biaya yang terjadi adalah 25% x Rp.1.569.725.100,- = Rp 392.431.275,- per tahun. 3. Dengan adanya penggunaan modul A/R monitoring dalam sistem baru diharapkan pengendalian piutang pelanggan menjadi lebih baik, sehingga muncul peningkatan
60 pendapatan bunga. Jumlah piutang untuk penjualan ekspor yang ditagih tepat waktu dalam setiap bulan rata-rata adalah sebesar Rp. 65.855.600,- dan bila diasumsikan rata-rata suku bunga bank adalah 40% p.a. maka pendapatan bunga yang diperoleh adalah 40% x 12 x Rp. 65.855.600,- = Rp.316.106.880,- per tahun. Manfaat ini berkaitan dengan faktor Competitive Response. 4. Dengan sistem yang terpadu dan akses data yang akurat terhadap penentuan batas kredit (credit limit) pelanggan akan mengatur pemberian piutang pada pelanggan menjadi lebih baik, sehingga dapat mengurangi jumlah piutang tak tertagih. Dalam setahun rata-rata sebesar 35% dari total piutang sebesar Rp. 306.855.680,- sehingga terjadi pengurangan biaya sebesar Rp. 199.456.192,- per tahun. 5. Pengurangan biaya yang terjadi adalah sebesar Rp. 1.224.924.467,- diuraikan dalam tabel 4.5. berikut ini. Tabel 4.5. Manfaat ekonomis (Value Linking) No. Keterangan Jumlah (Rp.) 1 Pengurangan biaya pembatalan pesanan 316.930.120 2 Penurunan biaya persediaan 392.431.275 3 Peningkatan pendapatan bunga 316.106.880 4 Pendapatan pengurangan jumlah piutang tak tertagih 199.456.192 Total Pengurangan Biaya : 1.224.924.467 Adapun perhitungan dalam lembar dampak ekonomi adalah dalam tabel 4.6. Dengan adanya identifikasi untuk value linking, hasil ROI akan meningkatkan menjadi 26,16 %. Nilai NPV selama periode berjalan belum menghasilkan nilai positif dan
61 IRR masih berada pada angka dibawah nilai suku bunga yang diasumsikan, dengan demikian investasi untuk proyek ini belum memberikan keuntungan. Tabel 4.6. Lembar Dampak Ekonomis, Value Linking Lembar Dampak Ekonomis A. Biaya Investasi Pembangunan Sistem 7.171.829.680 B. Arus Kas : periode 5 kali 12 bulan atas Implementasi Sistem TAHUN Tahun 1 Tahun 2 Tahun 3 Tahun 4 Tahun 5 Manfaat Nilai Ekonomis 1.224.924.467 1.224.924.467 1.224.924.467 1.224.924.467 1.224.924.467 Pengurangan biaya 1.383.915.750 1.383.915.750 1.383.915.750 1.383.915.750 1.383.915.750 = Perolehan 2.608.840.217 2.608.840.217 2.608.840.217 2.608.840.217 2.608.840.217 (-) Biaya Berjalan (Tabel 4.2) 693.441.734 751.936.734 732.621.734 746.421.734 740.121.734 = Net Cash flow 1.915.398.483 1.856.903.483 1.876.218.483 1.862.418.483 1.868.718.483 9.379.657.415 C. ROI Sederhana (9.379.657.415 / 5 / 7.171.829.680 = 26,16 % ) 26,16% NPV 20% -5.575.664.278-4.286.147.970-3.200.373.385-2.302.216.323-1.551.220.276 30% -5.698.446.232-4.599.686.774-3.745.695.658-3.093.611.178-2.590.310.959 40% -5.803.687.906-4.856.288.170-4.172.535.079-3.687.732.267-3.340.273.157 50% -5.894.897.358-5.069.606.921-4.513.690.334-4.145.805.201-3.899.718.817 IRR -34,04% -11,08% 1,88% 9,70% D. Skor dampak ekonomis Skor ROI Sederhana 0 < 0 1 1% s/d 299% 2 300% s/d 499% 3 500% s/d 699% 4 700% s/d 899% 5 > 899 % Berkaitan dengan peroleh skor untuk Management Information Support dari domain bisnis dan Strategic IS Architecture dari domain teknologi masing-masing 4 dan 4, proyek ini berkaitan dengan MISCA di masa mendatang dan telah memberikan informasi penting terhadap bagian lain dalam mendukung kegiatan utama perusahaan dan pembagunan proyek ini merupakan bagian integral dari perencanaan strategis informasi perusahaan yang memberikan pay off yang tinggi serta memiliki kaitan yang erat dengan prasyarat proyek
62 lain. Adanya dukungan faktor ini akan menghasilkan manfaat ekonomis yang hubungannya ditunjukkan pada gambar 4.1. Manfaat Tangible Analisis Cost Benefit Tradisional Rp. ROI = 26,16 % ( Value Linking) Rp. 1.224.924.467,-...... ROI-n Manfaat intangible Analisis Nilainilai Korporat Skor Management Information Support & Strategic IS Architecture Model Bisnis Perusahaan Gambar 4.1. Hubungan Management Information Support, Strategic IS Architecture dan ROI 4.2.3 Value Acceleration Implementasi sistem informasi ini akan memberikan dampak percepatan dalam menyelesaikan suatu kegiatan dalam perusahaan (time dependency) yang diidentifikasikan sebagai intangible benefit bagi perusahaan dalam mempercepat pencapaian tujuan. Berkaitan dengan line of business (LOB) perusahaan, beberapa aspek yang diidentifikasikan sebagai Value Acceleration adalah sebagai berikut : 1. Dengan adanya Sistem Informasi Pemasaran MILLWIDE akan mempercepat pengerjaan suatu proses administrasi penjualan. Suatu proses penjualan dimulai dari diterimanya surat pesanan (Purchase Order) hingga pengiriman barang dan invoice ke
63 pelanggan yang biasanya dilakukan dalam waktu 45 hari akan menjadi 24 hari. Dari total penjualan, sebanyak 57 % merupakan penjualan ekspor. Adanya percepatan ini akan mengurangi cost of money sebesar 21/365 x 0,57 x Rp72.719 juta per tahun x 0,4 = Rp. 953.913.896,- per tahun (dengan asumsi suku bunga 40% p.a.). 2. Adanya percepatan dalam menyelesaikan suatu pesanan pelanggan dari 45 hari menjadi 24 hari diperoleh adanya pengurangan biaya gaji karyawan dalam bagian produksi sebanyak 20 orang staf dengan rata-rata gaji sebulan adalah Rp.950.000,- sehingga pengurangan biaya yang terjadi adalah 21/26 x Rp. 950.000,- x 20 x 12 = Rp.184.153.846,- per tahun. 3. Adanya percepatan dalam penyediaan informasi piutang pada seluruh cabang penjualan yang biasanya dilakukan dengan pengiriman secara manual menjadi real-time; yang berkaitan dengan faktor Management Information dan Competitive Response, akan mengakibatkan pengurangan biaya. Rata-rata biaya pengiriman yang terjadi adalah Rp.7.450.000,- per bulan sehingga penurunan biaya pengiriman yang terjadi adalah 12 x Rp.7.450.000,- = Rp. 89.400.000,- per tahun. 4. Total peningkatan nilai ekonomis yang diidentifikasikan sebagai faktor Value Acceleration adalah sebesar Rp. 1.227.467.742,- per tahun diperlihatkan dalam tabel 4.7. berikut ini. Tabel 4.7. Peningkatan nilai ekonomis Value Acceleration.
64 No. Keterangan Jumlah (Rp.) 1 Pengurangan cost of money 953.913.896 2 Percepatan penyelesaian pesanan 184.153.846 3 Percepatan penyediaan informasi piutang 89.400.000 Total Pengurangan Biaya : 1.227.467.742 Nilai yang diperoleh ini akan dijumlahkan dengan nilai dari Value Linking sehingga manfaat ekonomis akan meningkat dari Rp. 1.224.924.467,- menjadi Rp.2.452.392.209,- per tahun dan dimasukkan dalam lembar dampak ekonomis Value Acceleration dalam tabel 4.8 berikut ini. Tabel 4.8 Lembar Dampak Ekonomis, Value Acceleration Lembar Dampak Ekonomis A. Biaya Investasi Pembangunan Sistem 7.171.829.680 B. Arus Kas : periode 5 kali 12 bulan atas Implementasi Sistem TAHUN Tahun 1 Tahun 2 Tahun 3 Tahun 4 Tahun 5 Manfaat Nilai Ekonomis 2.452.392.209 2.452.392.209 2.452.392.209 2.452.392.209 2.452.392.209 Pengurangan biaya 1.383.915.750 1.383.915.750 1.383.915.750 1.383.915.750 1.383.915.750 = Perolehan 3.836.307.959 3.836.307.959 3.836.307.959 3.836.307.959 3.836.307.959 (-) Biaya Berjalan (Tabel 4.2) 693.441.734 751.936.734 732.621.734 746.421.734 740.121.734 = Net Cash flow 3.142.866.225 3.084.371.225 3.103.686.225 3.089.886.225 3.096.186.225 15.516.996.125 C. ROI Sederhana (15.516.996.125/ 5 / 7.171.829.680 = 43,27 % ) 43,27% NPV 20% -4.552.774.493-2.410.850.031-614.735.317 875.371.852 2.119.659.654 30% -4.754.240.276-2.929.168.545-1.516.475.680-434.620.624 399.272.346 40% -4.926.925.234-3.353.266.445-2.222.185.460-1.417.862.723-842.175.096 50% -5.076.585.530-3.705.753.874-2.786.143.141-2.175.795.245-1.768.067.018 IRR -8,95% 14,44% 26,34% 32,89% D. Skor dampak ekonomis Skor ROI Sederhana 0 < 0 1 1% s/d 299% 2 300% s/d 499% 3 500% s/d 699% 4 700% s/d 899% 5 > 899 % Nilai ROI yang diperoleh meningkat menjadi 43,27%, dan NPV dengan asumsi suku bunga adalah 20%, proyek ini telah menghasilkan NPV sebesar Rp. 875.371.852,- pada
65 tahun ke 4. IRR dalam proyek ini akan lebih besar dari suku bunga yang diasumsikan terjadi pada tahun ke 4, yakni sebesar 26,34 %. Skor ROI yang diperoleh adalah 1. Berkaitan dengan faktor Competitive Advantage pada analisis sebelumnya memperoleh skor 2, bagi perusahaan proyek ini sangat mendukung operasional dan efisiensi pada suatu area strategik dalam peningkatan produktifitas, namun tidak menciptakan adanya pertukaran data dengan pihak luar perusahaan. Peningkatan unjuk kerja ini akan dapat membantu meningkatkan keunggulan bersaing yang tercipta oleh manfaat ekonomis yang diidentifkasikan sebagai Value Acceleration seperti dalam gambar 4.2. Manfaat Tangible Analisis Cost Benefit Tradisional Rp. ROI = 43,27 % ( Value Acceleration) Rp. 1.227.467.742,-... ROI-n Manfaat intangible Analisis Nilainilai Korporat Skor Competitive Advantage skor = 2 Model Bisnis Perusahaan Gambar 4.2. Faktor Competitive Advantage dan ROI Berkaitan dengan dalam analisis pada rantai nilai perusahaan, adanya implementasi sistem ini akan memberikan ripple effect pada bagian pemasaran dan produksi serta menghasilkan pelayanan konsumen yang lebih baik yang didukung oleh Teknologi Informasi dalam perusahaan. Gambaran rantai nilai ini ditunjukkan dalam gambar 4.3.
66 INFRASTRUKTUR PERUSAHAAN Manajemen puncak menentukan produksi kertas bermutu tinggi dan menjangkau pasar internasional MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA Seleksi penerimaan karyawan Penggunaan teknologi tinggi Penentuan jumlah pemasok yang mendukung produksi Pelatihan yang baik terhadap karyawan SIM yang baik dalam pemasaran Penerimaan barang tepat waktu Pemberian upah karyawan DUKUNGAN TEKNOLOGI INFORMASI Penggunaan perangkat keras dan lunak PEMBELIAN Seleksi terhadap pemasok Peraturan, kebijakan perusahaan Dukungan SDM dalam pengembangan SIM Menjalin hubungan baik dengan pemasok Perencanaan karir yang jelas Pemanfaatan perangkat keras dan lunak yang optimal Menperoleh bahan baku dengan harga yang bersaing K e u n t u n g a n LOGISTIK KEDALAM Penerimaan bahan produksi bermutu tinggi PRODUKSI Produk yang bermutu tinggi Tingkat kerusakan yang rendah LOGISTIK KELUAR Pengolahan pesanan yg cepat Pengiriman tepat waktu PEMASARAN Mutu produk yg kompetitif Pricing terhadap produk yg baik Hubungan dg distri butor baik PELAYANAN Cepat tanggap terhadap keluhan Pelayanan yang lebih baik Gambar 4.3 Rantai Nilai, ripple effect terhadap pemasaran, produksi dan pelayanan 4.2.4 Value Restructuring Elemen Value Restructuring merupakan peningkatan produktivitas unit kerja atau suatu kegiatan pada suatu departemen yang dapat diukur akibat adanya implementasi otomatisasi perkantoran (Parker, 1988, p.122). Nilai ini tercipta sebagai akibat restrukturisasi fungsi kerja departemen sehingga terjadi peningkatan produktivitas sebagai dampak dari adanya implementasi Teknologi Informasi. Adanya implementasi sistem ini menyebabkan terjadinya pergeseran pola kerja dalam perusahaan dan diharapkan produktivitas setiap pengguna akan meningkat serta efektifitas waktu kerja dapat
67 ditingkatkan dengan mengurangi kegiatan-kegiatan yang bernilai lebih rendah atau kegiatan yang kurang produktif dan dapat melakukan kegiatan yang memiliki nilai yang lebih tinggi. Pada implementasi sistem ini, adanya penundaan akan menyebabkan kegiatan perusahaan menjadi terbatas pada pola kerja sebelum adanya sistem dan ini berkaitan dengan faktor Competitive Response. Pembangunan sistem ini ditujukan pada bagian pemasaran yang digunakan oleh kurang lebih 73 staf, dimana terdiri dari 12 orang Area Manager (setaraf penyelia) dan 61 staf operasional yang mengerjakan administrasi proses penjualan dan penyusunan laporan penjualan. Disamping itu terdapat 4 manajer yang melakukan akses terhadap sistem ini. Sebelum adanya implementasi sistem ini, secara ratarata seorang direktur melakukan 38% untuk kegiatan kedirekturan, 33% untuk kegiatan manajemen, 12% untuk kegiatan supervisi dan 3% untuk kegiatan staf operasional serta 14% sisa untuk kegiatan tidak produktif. Nilai produktivitas ini dikonversikan dalam ukuran Rupiah yang dihitung secara berurutan sebagai berikut : 1. Dengan asumsi gaji seorang direktur adalah Rp. 370.000.000,- per tahun. Nilai produktivitas direktur dapat ditentukan dengan 38% (kegiatan kedirekturan) x Rp.370.000.000,- = Rp. 140.600.000,- 2. Diasumsikan gaji seorang manajer adalah Rp. 135.500.000,- per tahun, seorang direktur yang melakukan kegiatan manajer menjadi 33% x Rp.135.500.000,-= Rp.44.715.000,- 3. Dengan asumsi gaji seorang area manager adalah Rp. 54.000.000,- per tahun, dalam melakukan kegiatan area manager (supervisi) menjadi 12% x Rp.54.000.000,- = Rp.6.480.000,-
68 4. Untuk kegiatan operasional, dengan asumsi gaji seorang staf operasional adalah Rp.17.250.000,- per tahun, maka akan menjadi 3% x Rp.17.250.000,-= Rp.518.000,- 5. Total produktivitas seorang direktur akan menjadi Rp. 192.313.000,- per tahun. Tabel 4.9 Persentase Kegiatan Sebelum Implementasi Sistem Aktivitas Total Katagori Jlh Direktur Manajerial Supervisi Operasional Tidak (Ribuan Rp.) Rp. 370.000 Rp. 135.500 Rp. 54.000 Rp. 17.250 Produktif 2.612.250 % / tahun % / tahun % / tahun % / tahun % Direktur 1 38 140.600 33 44.715 12 6.480 3 518 14 192.313 Manager 4 1 14.800 40 216.800 25 54.000 9 6.210 25 291.810 Supervisor (Area Manager) 12 1 16.260 36 233.280 53 109.710 10 359.250 Staf 61 3 98.820 78 820.755 19 919.575 Total (Ribuan Rp.) 1.762.948 Total T / P (Ribuan Rp.) 849.303 Sama halnya untuk seorang manajer dan karyawan lainya dengan persentase yang berbeda-beda yang diambil secara rata-rata, seperti yang diuraikan dalam tabel 4.9. Total produktivitas yang dihasilkan dalam rupiah adalah sebesar Rp.1.762.948.000,- per tahun dan untuk non-produktif adalah sebesar Rp.849.303.000,- per tahun. Setelah adanya pembangunan proyek ini, terlihat adanya pergeseran aktivitas masingmasing karyawan untuk lebih banyak melakukan kegiatan yang bernilai lebih tinggi. Untuk seorang direktur saat ini akan dapat melakukan 76% kegiatan kedirekturan, 12% untuk kegiatan manajer, 5% untuk kegiatan area manager dan 7% untuk melakukan kegiatan tidak produktif. Tabel 4.10 Persentase Kegiatan Setelah Implementasi Sistem Aktivitas Total Katagori Jlh Direktur Manajerial Supervisi Operasional Tidak (Ribuan Rp.)
69 Rp. 370.000 Rp. 135.500 Rp. 54.000 Rp. 17.250 Produktif 2.612.250 % / tahun % / tahun % / tahun % / tahun % Direktur 1 76 281.200 12 16.260 5 2.700 7 300.160 Manager 4 1 14.800 69 373.980 17 36.720 5 3.450 8 428.950 Supervisor (Area Manager) 12 3 48.780 62 401.760 31 64.170 4 514.710 Staf 61 2 65.880 90 947.025 8 1.012.905 Total (Ribuan Rp.) 2.256.725 Total T / P (Ribuan Rp.) 355.525 Sama halnya untuk kategori manajer, area manager dan staf operasional yang ditunjukkan dalam tabel 4.10. dan total produktivitas yang dihasilkan dalam rupiah adalah Rp. 2.256.725.000,- per tahun, sedangkan total non-produktif menajadi Rp.355.525.000,- per tahun. Adanya peningkatan produktivitas setelah implementasi sistem ini adalah sebesar Rp.493.778.000,- per tahun, diperlihatkan dalam tabel 4.11. Tabel 4.11 Total Peningkatan Produktivitas Produktifitas (Ribuan Rp.) Sebelum adanya Sistem MILLWIDE 1.762.948 Setelah adanya Sistem MILLWIDE 2.256.725 Total peningkatan produktivitas 493.778 Analisa dampak ekonomis dilakukan dengan menambahkan nilai dari Value Restructuring dengan nilai manfaat ekonomis sebelumnya sehingga menjadi Rp.2.946.170.209,- per tahun dan dihitung dalam lembar dampak ekonomis pada tabel 4.12 berikut ini. Nilai ROI dalam proyek ini meningkat menjadi 50,16% dan NPV bernilai Rp.425.398.896,- pada tahun ke 3 dengan asumsi suku bunga bank 20% p.a., serta nilai IRR diatas nilai suku bunga yang diasumsikan terjadi pada tahun ke 3, yakni sebesar
70 23,77%. Nilai skor untuk ROI masih berada pada kisaran 1% hingga 299%, sehingga skor yang diperoleh adalah 1. Tabel 4.12 Lembar Dampak Ekonomis, Value Restructuring Lembar Dampak Ekonomis A. Biaya Investasi Pembangunan Sistem 7.171.829.680 B. Arus Kas : periode 5 kali 12 bulan atas Implementasi Sistem TAHUN Tahun 1 Tahun 2 Tahun 3 Tahun 4 Tahun 5 Manfaat Nilai Ekonomis 2.946.170.209 2.946.170.209 2.946.170.209 2.946.170.209 2.946.170.209 Pengurangan biaya 1.383.915.750 1.383.915.750 1.383.915.750 1.383.915.750 1.383.915.750 = Perolehan 4.330.085.959 4.330.085.959 4.330.085.959 4.330.085.959 4.330.085.959 (-) Biaya Berjalan (Tabel 4.2) 693.441.734 751.936.734 732.621.734 746.421.734 740.121.734 = Net Cash flow 3.636.644.225 3.578.149.225 3.597.464.225 3.583.664.225 3.589.964.225 17.985.886.125 C. ROI Sederhana (17.985.886.125 / 5 / 7.171.829.680 = 50,16 % ) 50,16% NPV 20% -4.141.292.826-1.656.466.975 425.398.896 2.153.632.029 3.596.358.135 30% -4.374.411.045-2.257.162.983-619.719.094 635.021.365 1.601.903.107 40% -4.574.226.662-2.748.640.323-1.437.611.086-504.753.885 162.744.074 50% -4.747.400.197-3.157.111.652-2.091.196.326-1.383.312.035-910.559.544 IRR 0,40% 23,77% 35,23% 41,35% D. Skor dampak ekonomis Skor ROI Sederhana 0 < 0 1 1% s/d 299% 2 300% s/d 499% 3 500% s/d 699% 4 700% s/d 899% 5 > 899 % Dikaitkan dengan analisis faktor domain bisnis sebelumnya, proyek ini memberikan nilai Competitive Response = 4, karena bila terjadi penundaan pembangunan proyek ini akan dapat menimbulkan kerugian kompetitif bagi perusahaan, keberhasilan kegiatan yang ada pada perusahaan akan menjadi terbatas karena kurangnya sistem yang dibangun. Dengan implementasi sistem ini akan membantu dalam mengurangi kerugian kompetitif perusahaan yang menciptakan manfaat ekonomis yang diidentifkasikan sebagai value restructuring yang ditunjukkan dalam gambar 4.4.
71 Manfaat Tangible Analisis Cost Benefit Tradisional Rp. ROI = 50,16% ( Value Restructuring) Rp. 493.778.000,- Manfaat intangible Analisis Nilainilai Korporat Skor Competitive Response Skor = 4 Model Bisnis Perusahaan Gambar 4.4 Faktor Competitive Response dan ROI 4.3 Analisis Nilai Korporat Dalam analisis terhadap nilai korporat perusahaan didasari pada perbandingan tingkat kesehatan perusahaan dengan tingkat dukungan sistem informasi yang mendukung berjalannya operasi perusahaan (Parker, 1985,p.186). Adanya dukungan sistem informasi sangat penting terhadap kegiatan operasional perusahaan dalam kaitan dengan line of business (LOB) perusahaan yang memiliki pola manajemen yang terdistribusi yang membutuhkan adanya pengendalian yang baik terhadap cabang-cabang kantor pemasaran. Perusahaan ini bergerak dalam bidang produksi kertas dan hasil pengolahan kertas serta pemasaran yang bertaraf internasional. Sebagian bahan baku yang dibutuhkan adalah berasal dari hasil daur ulang kertas dan bubur kertas. Produk yang dihasilkan memiliki daya serap pasar yang senantiasa meningkat dan cukup kompetitif.
72 Dengan dukungan Sistem Informasi Pemasaran MILLWIDE yang dikaji dalam kaitannya dengan bidang usaha perusahaan, secara langsung mendukung kompetisi perusahaan dalam meraih peluang pasar terutama pasar internasional. Proyek sistem ini memberikan kontribusi keuntungan dan peluang bersaing yang tinggi serta pelayanan sistem yang sedang terhadap operasional perusahaan, sehingga nilai perusahaan berada pada kuadran investasi. Pengkajian terhadap faktor-faktor dalam domain bisnis adalah sebagai berikut : 1. Faktor ROI (dampak ekonomis) memperoleh nilai sedang dan diberi bobot 3, karena investasi dalam proyek sistem informasi ini diperlukan untuk meningkatkan daya saing dan efisiensi operasional perusahaan dalam jangka panjang dan mendapat dukungan dari pihak manajemen. 2. Faktor Strategic Match memiliki nilai sedang dan diberi bobot 4 karena proyek ini dinilai memiliki peranan penting dan secara tidak langsung dalam pencapaian tujuan strategis perusahaan. 3. Faktor Competitive Advantage mencerminkan tingkat implementasi sistem dalam menghasilkan keunggulan bersaing perusahaan. Penerapan Sistem Informasi MILLWIDE ini tidak menciptakan hubungan antar organisasi, tetapi dapat meningkatkan posisi kompetitif perusahaan dalam usaha pencapaian tujuan strategik. Faktor ini memperoleh nilai rendah dengan bobot 2.
73 4. Faktor Management Information ini memiliki nilai sedang dengan bobot 3 karena ketersediaan informasi yang cepat dan akurat akan dapat menunjang proses pengambilan keputusan yang cepat dan akurat. 5. Faktor Competitive Response memperoleh nilai sangat tinggi dengan bobot 3. Faktor ini berhubungan dengan kerugian yang bakal muncul karena adanya penundaan dalam mengimplementasikan proyek Sistem Informasi Pemasaran MILLWIDE ini. 6. Faktor Project or Organization risk memperoleh nilai sedang dengan bobot -1, karena penerapan Sistem Informasi Pemasaran MILLWIDE ini dibutuhkan penyesuaian kemampuan, ketrampilan pengguna sistem dalam perusahaan. Adapun pengkajian terhadap faktor-faktor dalam domain teknologi adalah sebagai berikut : 1. Faktor Definitional Uncertainty memiliki nilai sedang dan bobot -2, karena sistem ini memiliki persyaratan, spesifikasi dan area yang ditelaah cukup jelas. Terdapat kemungkinan akan adanya perubahaan hampir pasti dan hampir mendesak. 2. Faktor Technical Uncertainty akan memperoleh nilai sedang dan bobot -3, karena implementasi Sistem Informasi Pemasaran MILLWIDE berdasarkan atas ketergantungan terhadap perangkat keras, perangkat lunak dan ketrampilan yang ada dalam perusahaan. 3. Faktor Strategic IS Architecture memperoleh nilai tinggi dengan bobot 5, karena perencanaan Sistem Informasi Pemasaran MILLWIDE merupakan bagian dari perencanaan strategis informasi yang dapat memberikan pay off yang tinggi.
74 4. Faktor IS Infrastructure Risk memperoleh nilai rendah dengan bobot -1, karena tersedianya pelatihan yang cukup dan dukungan komponen-komponen yang tidak membutuhkan banyak perubahaan. Hasil pengkajian bobot nilai korporat ini ditunjukkan pada Gambar 4.5 berikut. LIKELY RESULTING BUSINESS DOMAIN VALUE COMMENT WEIGHT A. Return On Investment Medium 3 B. Strategic Match Medium 4 C. Competitive Advantages Low 2 D. Management Information Medium Strengthen Management 3 E. Competitive Response Highest 3 F. Project Organizational Risk Medium -1 TECHNOLOGY DOMAIN A. Defenitional Uncertainty Medium -2 B. Technical Uncertainty Medium -3 C. Strategic IS Architecture High 5 D. IS Infrastructure risk Low -1 Total Value 20 Total Risk & Uncertainty -7 Gambar 4.5 Nilai relatif korporat, Kuadran Investasi Dalam analisis nilai korporat ini menghasilkan total nilai 20 dengan total resiko dan ketidakpastian -7. Pada kuadran ini, dukungan sistem informasi masih pada derajat yang sedang dan derajat dalam meningkatkan profit tinggi dalam line of business perusahaan. Dalam analisis ROI sederhana, Value Linking, Value Acceleration dan Value Restructuring menghasilkan nilai ROI sebesar 50,16%. Dalam skor ROI diperoleh nilai 1 (pada skala 1 hingga 299%), dikaitkan dengan nilai korporat diperoleh pembobotan ROI sebesar 3 x 1 = 3. Nilai skor yang diperoleh dari faktor domain bisnis dan domain teknologi dimasukkan dalam Information Economic scorecard berikut (lihat Gambar 4.6). Skor
75 Evaluator Domain Bisnis Domain Teknologi Proyek ROI* SM* CA* MI* CR* OR* SA* DU* TU* IR* ( Faktor ) +3 +4 +2 +3 +3-1 +5-2 -3-1 Domain Bisnis 1 3 2 4 4 1 Domain Teknologi 4 3 1 2 Bobot Nilai 3 12 4 12 12-1 20-6 -3-2 51 * Keterangan : Pengukuran ROI ROI = Skor ROI sederhana Penilaian Domain Bisnis SM = Strategic Match CA = Competitive Advantage MI = Management Information CR = Competitive Response OR = Project or Organization Risk Penilaian Domain Teknologi SA = Strategic IS Architecture DU = Defenitional Uncertainty TU = Technical Uncertainty IR = IS Infrastructure Risk Gambar 4.6 Information Economics Scorecard untuk proyek MILLWIDE Dari hasil evaluasi yang dilakukan diperoleh nilai proyek sebesar 51, dimana nilai ini akan memberikan gambaran terhadap ranking proyek dibandingkan dengan proyek-proyek sistem informasi yang ada pada analisis lebih dari satu proyek. Dalam pembahasan ini hanya dibatasi pada satu proyek yang dianalisis.