BAB II LANDASAN TEORI

Transkripsi

1 BAB II LANDASAN TEORI 2.1. Teori Sistem Informasi Sistem informasi adalah kegiatan mengumpulkan, melakukan proses, menyimpan, dan menganalisa data untuk tujuan tertentu. Sistem informasi terdiri dari input berupa data dan instruksi serta output berupa laporan dan hasil perhitungan. Sistem informasi mengolah input untuk menghasilkan output yang diberikan ke pengguna atau ke sistem lain. Didalam Sistem informasi juga terdapat mekanisme control untuk melakukan feedback terhadap proses yang dilakukan (Bysinger, 1996) Information Economics Information economics adalah suatu ilmu yang mempelajari bagaimana caranya mengkuantifikasi investasi perusahaan dalam bidang information technology (IT), yang biasanya sulit untuk dihitung karena benefit yang diberikan dari investasi dalam bidang IT sebagian besar bersifat intangible. Berbagai model perangkat dikembangkan untuk menghitung benefit yang diberikan. (Figure 9.2,Parker,1988 p.102) Weighted Weighted Weighted PROYEK Simple + Business + Technology = ROI Domain Domain SCORE ( Quantification ) ( Assessment ) ( Assessment ) Gambar 2.1 Model dan Faktor Skor Proyek 6

2 7 Pada pembahasan kali ini penulis menggunakan model perangkat yang dikembangkan oleh Marilyn M parker, Robert J Benson, dan H E Trainor. Garis besar perhitungannya adalah seperti tampak pada gambar Cost-Benefit Analysis Cost-Benefit Analysis(CBA) adalah teknik untuk mengubah manfaat dan biaya dari sebuah proyek IT ke dalam nilai uang (Parker, 1988, p.89). Biaya adalah jumlah dari sumber daya yang dibutuhkan untuk menghasilkan sebuah produk. Sedangkan manfaat adalah biaya yang dapat dihemat, dicegah, dan peningkatan keuntungan serta peningkatan efektifitas / produktivitas. CBA dilihat berdasarkan perhitungan dari simple ROI yang dapat dirumuskan sebagai berikut. (Figure 9.1,Parker,1988 p.102) Simple Traditional Value Value Value Innovation ROI = Cost- + Linking + Acceleration + Restructuring + Valuation Benefits Gambar 2.2 Teknik Perhitungan ROI sederhana Traditional Cost-Benefits Untuk melakukan perhitungan terhadap ROI sederhana ada 3 kertas kerja yang digunakan yaitu development costs worksheet, ongoing expense worksheet dan economic impact worksheet (Parker, 1988, p.95). Ketiga kertas economic impact worksheet merupakan ringkasan dari dua kertas kerja yang lain dan pada kertas kerja economic impact worksheet dihasil nilai ROI sederhana.

3 8 1. Development costs worksheet, merupakan kertas kerja yang isinya adalah biaya awal untuk konfigurasi proyek (Parker, 1988, p.106), Terdiri dari 5 kategori yaitu: i. development effort ii. new hardware iii. new purchase software iv. user training v. other costs (Figure 8.1,Parker,1988 p.96) Year 1 A. Development effort 1. Incremental systems and programming 2. Incremental Staff support B. New Hardware 1. Terminals, printers, communications 2. Other C. New (purchased) software, if any 1. Package application software 2. Other D. User training E. Other : TOTAL Gambar 2.3 Development Costs Worksheet 2. Ongoing Expense Worksheet (Parker, 1988, p.107), merupakan biaya yang muncul setelah konfigurasi awal proyek. Dibagi menjadi 6 kategori yaitu: i. Application software maintenance

4 9 ii. incremental data storage expense iii. incremental communications iv. new software and hardware lease v. supplies vi. other (Figure 8.2,Parker,1988 p.96) Year 1-x A. Application Software Maintenance Development effort days Ratio of Maintenance to Development (based on experience, e.g., 10 to 1) Resulting annual maintenance days Daily maintenance rate TOTAL application software maintenance B. Incremental Data storage required: MB x (e.g., estimated MB at $xx.xx) C. Incremental communications (lines, message, etc.) D. New software leases or hardware leases E. Supplies F. Other TOTAL ongoing expenses Gambar 2.4 Ongoing Expense Worksheet 3.Economic impact worksheet (Parker, 1988, p.108), kertas kerja ini merupakan rangkuman dari 2 kertas kerja diatas. Merupakan kertas kerja yang menghitung ROI sederhana. Dapat dilihat pada gambar 2.5 dihalaman berikutnya Value Linking dan Value Acceleration Value Linking adalah alat bantu evaluasi secara financial yang digunakan untuk menghitung gabungan dampak dan investasi IT terhadap peningkatan kinerja perusahaan, sedangkan Value acceleration adalah alat bantu evaluasi secara financial

5 10 terhadap setiap percepatan waktu kerja yang pengaruhnya meningkatkan produktivitas berupa penyelesaian kerja yang lebih cepat (Parker, 1988, p.111). Kedua nilai ini pada prinsipnya mengidentifikasi setiap biaya yang dapat dihindari dan peningkatan kinerja. (Figure 8.3,Parker,1988 p.97) A. Net Investment Required (From Development Costs Worksheet) B. Yearly Cash Flows: based on five 12-month periods following implementation of the proposed system. Cash flow can be negative. YEARS TOTAL Year 1 Year 2 Year 3 Year 4 Year 5 Net economic benefit Operating Cost Reduction xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx =Pre-tax income xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx (-)On-Going expense from worksheet xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx = Net cash flow xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx C. Simple ROI, calculated as B / # YRS / A xxx % D. Scoring, Economic Impact Score Simple Return on Investment 0 zero or less 1 1% to 299% 2 300% to 499% 3 500% to 699% 4 700% to 899% 5 over Gambar 2.5 Economic Impact Worksheet Value Restructuring Value Restructuring adalah nilai yang dihasilkan dari adanya perubahan struktur organisasi sebagai dampak dari investasi dalam bidang IT, perubahan ini menyebabkan pergeseran fungsi-fungsi departemental dari kegiatan yang bernilai rendah menjadi kegiatan yang bernilai lebih tinggi, dengan kata lain nilai ini diukur

6 11 dari peningkatan efektifitas kegiatan dari masing-masing unit fungsional (Parker, 1988, p.122). 2.4 Business Domain Business Domain adalah variabel yang ditambahkan dalam menghitung nilai total dari sebuah proyek IT. Variabel ini ditambahkan untuk menghitung faktor-faktor yang tidak dapat secara langsung dihitung oleh ROI sederhana dengan kata lain untuk menghitung manfaat-manfaat yang bersifat intangible. Disamping domain bisnis juga masih ada domain teknologi yang akan di bahas berikutnya. Dalam menentukan nilai domain bisnis dari sebuah proyek IT ada 5 faktor yang perlu di perhatikan (Parker, 1988, p.144) yaitu : 1. Strategic Match. Sebuah perusahaan yang baik pasti memiliki visi dan misi yang ingin dicapai. Nilai dari teknologi informasi disini adalah sampai sejauh mana keterkaitan sebuah proyek IT terhadap pencapaian visi dan misi perusahaan baik hubungannya secara langsung maupun tidak langsung. 2. Competitive Advantage Perusahaan dapat bertahan didalam persaingan apabila perusahaan tersebut memiliki kelebihan dalam hal tertentu dibanding perusahaan lainnya. Nilai teknologi informasi disini adalah bagaimana caranya perusahaan memanfaatkan teknologi informasi untuk membuat perusahaan tersebut berbeda dengan para saingannya. 3. Management Information Support MIS adalah nilai yang bersifat intangible dan sangat penting bagi perusahaan

7 12 dimana intinya adalah apa yang sebaiknya perusahaan lakukan untuk faktor-faktor yang menentukan kesuksesan dari perusahaan tersebut sehingga bisa memberikan perangkat yang tepat bagi pihak management untuk memperbaiki kinerja perusahaan. 4. Competitive Response Perusahaan harus memiliki kecepatan di dalam menanggapi kemajuan teknologi yang ada yang bisa mempengaruhi sifat dari kompetisi didalam industri tersebut. Teknologi Informasi harus bisa memberikan sumbangan yang membawa perusahaan untuk tetap berada didepan dibanding dengan para kompetitornya dalam hal penggunaan teknologi informasi. 5. Proyek or organizational risk Faktor ini memusatkan pada kesiapan dari sebuah perusahaan menghadapi perubahan yang akan terjadi sebagai dampak dari penerapan proyek IT tertentu. Evaluasi dari faktor ini adalah pada pengguna dan organisasi dari domain bisnis bukan pada masalah teknis. 2.5 Technology Domain Variabel yang terdapat di dalam domain teknologi lebih membahas pada resiko dan keuntungan yang ditimbulkan dari penggunaan teknologi pada sebuah proyek. Terdapat 4 variabel dalam domain teknologi yang digunakan untuk menghitung manfaat-manfaat maupun resiko yang bersifat intangible (Parker, 1988, p.158) yaitu : 1. Strategic IS Architecture Perusahaan harus memiliki visi yang jelas didalam membangun infrastuktur dari teknologi informasi yang digunakan didalam perusahaan, layaknya seperti jalan

8 13 raya yang terus dibangun sambung menyambung membentuk sebuah jaringan jalan raya yang komplex namun teratur. Begitu pula dengan perkembangan teknologi informasi didalam perusahaan, antara proyek yang satu dengan yang lainnya harus berhubungan dengan visi dari infrastruktur teknologi informasi yang ingin dicapai oleh perusahaan. 2. Definitional Uncertainty Faktor ini ditentukan dari ketepatan didalam mendefinisikan kebutuhan yang jelas dari sebuah proyek IT dan kemungkinan perubahan-perubahan dari kebutuhan tersebut di kemudian hari. 3. Technical Uncertainty Technical uncertainty menilai kesiapan perusahaan dari segi teknis yaitu kesiapan dalam hal tenaga ahli, perangkat lunak, dan infrastruktur. Tujuan dari penilaian ini bukan dititik beratkan pada segi perencanaannya tapi lebih dilihat dari segi pengenalan resiko yang bakal terjadi dan kesiapan dari perusahaan terhadap sebuah proyek IT. 4. IS Infrastructure Risk Faktor ini mengidentifikasi pengeluaran-pengeluaran yang tidak termasuk di dalam proyek IT tapi dibutuhkan untuk menunjang keberhasilan dari proyek IT khususnya dalam hal infrastruktur seperti jaringan komunikasi, distributed system. 2.6 Corporate Value Setelah nilai dari semua faktor diatas diperoleh maka langkah selanjutnya adalah melakukan evaluasi terhadap proyek teknologi informasi yang dinilai. Tujuan

9 14 dari evaluasi ini adalah untuk memberikan nilai relatif bagi perusahaan terhadap proyek teknologi informasi yang dianalisa. Nilai evaluasi ini akan berbeda-beda dari suatu perusahaan ke perusahaan lainnya tergantung pada posisi kesehatan perusahaan dan infrastruktur teknologi informasi yang dimiliki oleh perusahaan untuk mendukung proyek tersebut. Nilai evaluasi ini juga dipengaruhi oleh perkembangan bisnis maupun teknologi informasi. LINE OF Strong BUSINESS Degree to which The business is Quadrant A INVESTMENT Quadrant B STRATEGIC Profitable, Competitive, Healthy, strong Quadrant C INFRASTRUCTURE Quadrant D BREAKTHRU; MANAGEMENT Weak Weak Strong COMPUTER Degree to which the current SUPPORT computer effort is strong, effective Gambar 2.6 Nilai korporat (Figure 15.8,Parker,1988 p.187) Kuadran A : Menunjukkan suatu perusahaan yang kuat dengan tingkat dukungan Teknologi informasi yang lemah didalam menunjang jalannya operational perusahaan. Kuadran B : Menunjukkan sebuah perusahaan yang kuat dengan dukungan teknologi informasi yang kuat juga.

10 15 Kuadran C : Menggambarkan sebuah perusahaan yang lemah dengan dukungan teknologi informasi yang lemah pula. Kuadran D : Menggambarkan sebuah perusahaan lemah dengan dukungan teknologi informasi yang kuat. 2.7 Information economics ScoreCard Kartu ini berfungsi untuk memberikan nilai akhir proyek teknologi informasi setelah semua faktor bisnis dan teknologi diatas diperoleh dan dikalikan oleh nilai korporat. Total nilai diperoleh dengan menjumlahkan semua hasil pengalian dari masing-masing faktor baik yang bernilai positif maupun yang bernilai negatif. Evaluator Business Domain Technology Domain Weighted Score ROI* SM* CA* MI* CR* OR* SA* DU* TU* IR* ( factor -----> ) Business Domain Technology Domain Weighted Value * Where ROI Measurement ROI = Enhanced simple return on investment score Business Domain Assessment SM = Strategic match CA = Competitive Advantage MI = Management information CR = Competitive Response OR = Proyek or Organizational Risk Technology Domain Assessment SA = Startegic IS Architecture DU = Definitional Uncertainty TU = Technical Uncertainty IR = IS Infrastructure Risk Gambar 2.7 Information Economics ScoreCard (Figure 13.1,Parker,1988 p.145)

11 Five Forces Analysis Industri yang dimasuki oleh pt. PT.XYZ adalah industri yang faktor utamanya didasari oleh teknologi. Untuk lebih memahami tentang industri ini maka akan dilakukan analisa five forces analysis terhadap industri IT konsultan. Analisa terhadap Five Forces Analysis terdiri dari 5 bagian (porter,1980) yaitu: 1. Threat of Entry 2. Suppliers 3. Buyers 4. Substitude Products 5. Industry Competitor Threat of Entry Skala dari industri ini beranekaragam bisa mulai dari industri yang berskala home industri yang berupa software house biasa sampai dengan perusahaan yang berupa total solution yang memberikan jawaban total bagi perusahaan akan kebutuhan dari teknologi. Keunikan produk dari industri ini juga sangat tinggi setiap perusahaan IT konsultan yang menghasilkan software memiliki kelebihannya sendiri pada produk yang dihasilkannya. Hal ini akan menyulitkan bagi pendatang baru untuk memperkenalkan produk yang dihasilkannya dan merebut pasar dari perusahan yang sudah berdiri sebelumnya karena konsumen loyality dalam industri ini tinggi. Sumber daya untuk mendirikan sebuah perusahaan IT konsultan bergantung pada skalanya apabila termasuk home industri maka sumber daya yang dibutuhkan tidak terlalu besar. Arus distribusi produk dari IT konsultan juga tidak terlalu sulit karena

12 17 produk yang dihasilkan berupa jasa dan software. Begitu juga dengan peraturan pemerintah, tidak ada peraturan khusus yang harus dipenuhi oleh kandidat untuk mendirikan sebuah perusahaan IT konsultan. Kesimpulannya industri ini adalah industri yang mudah dimasuki oleh siapa saja yang memiliki sumber daya yang tinggi dalam bidang sumber daya manusia. Sehingga ancaman dari pendatang baru pada industri ini cukup tinggi Supplier IT konsultan adalah sebuah industri yang menghasilkan sebuah jasa atau software oleh sebab itu industri ini dapat masuk dalam kategori industri hulu sehingga mereka bertindak sebagai supplier yang bahan bakunya sebagian besar adalah berupa sumber daya manusia. Industri ini bertindak sebagai buyer dalam hal kebutuhan akan Hardware resource yang biasanya berupa komputer atau perangkat keras lainnya. Dan supplier dari perangkat keras ini banyak tersedia di pasaran sehingga menyebabkan bargaining power dari industri IT konsultan sangat besar terhadap para supplier-nya Buyer Kebutuhan akan teknologi informasi adalah hal yang mutlak bagi sebagian besar industri saat ini untuk dapat bersaing dengan para kompetitornya. Banyak industri yang membutuhkan teknologi, misalnya perbankan, property, hotel dan masih banyak lagi industri yang lainnya. Meskipun demikian perusahaan yang bergerak di dalam industri IT konsultan juga banyak mulai dari yang berskala kecil

13 18 sampai yang berskala besar oleh sebab itu bargaining power dari buyer cukup kuat didalam industri ini Substitude product Sebuah IT konsultan adalah sebuah industri yang menghasilkan solusi akan permasalahan teknologi informasi bagi konsumennya, atau dapat pula sebuah perusahaan yang menghasilkan software. Kalau dilihat dari output yang dihasilkan justru output dari industri ini adalah sesuatu yang dapat mempermudah atau mengantikan cara kerja yang lama atau disebut juga cara kerja manual. Jadi produk substitude dari output yang dihasilkan oleh sebuah IT konsultan adalah tidak ada dengan pengertian konsumen cenderung lebih menggunakan cara kerja yang cepat dan otomatis dibanding dengan cara kerja manual yang lama Industry Competitor Industri ini adalah industri yang memiliki konsumen yang besar meskipun persaingannya juga ketat. Namun demikian trend dari industri ini terus meningkat, kebutuhan perusahaan akan teknologi informasi semakin meningkat seiring dengan waktu. Terbukti dengan semakin banyaknya permintaan akan perangkat keras yang merupakan produk penunjang setiap tahunnya. 2.9 Business Model Industri IT konsultan menjual produk berupa solusi teknologi informasi bagi para konsumennya. Setiap perusahaan yang bergerak dibidang IT konsultan berusaha

14 19 untuk memberikan solusi teknologi informasi yang terintegrasi dari segi hardware maupun software. Menghindari kemungkinan kesalahan didalam mendefinisikan nilai-nilai dari variabel information economic, maka dilakukan analisa proses bisnis dari industri IT Konsultan berdasarkan teori yang dikembangkan oleh Porter (1985) untuk mengidentifikasi aktivitas-aktivitas yang terjadi didalam industri IT konsultan didalam menyediakan produk bagi konsumennya. Gambar 2.8 menunjukkan value chain yang terjadi didalam bisnis ini. Gambar 2.8 Bisnis Model 1. In Bound Masukan dari industri ini berupa tenaga ahli dalam bidang IT dan produkproduk perangkat keras siap pakai yang disediakan dari supplier. Perangkat keras ini selanjutnya digunakan oleh para tenaga ahli sebagai media untuk menciptakan sebuah perangkat lunak maupun sebagai solusi terpadu yang nantinya akan ditawarkan ke konsumen. 2. Operational Tahap ini adalah proses dimana sebuah produk berupa perangkat lunak diciptakan oleh para tenaga ahli dalam bidang IT yang untuk selanjutkan digabungkan dengan produk-produk yang lain menjadi sebuah solusi yang dibutuhkan oleh konsumen.

15 20 3. Total Solution software and hardware Ini adalah produk jadi yang ditawarkan oleh Industri IT Konsultan ke konsumennya yang merupakan perpaduan dari semua entity yang membentuk sebuah solusi. Total Solusi ini berbeda dari konsumen yang satu dengan konsumen lainnya dan terus berubah mengikuti perkembangan teknologi. 4. Marketing dan Sales Marketing dan sales adalah proses dimana total solusi yang dibentuk Industri IT Konsultan dipasarkan dan dijual ke konsumen. Produk yang ditawarkan ini harus sesuai dengan kebutuhan konsumen oleh sebab itu dibutuhkan product specialist untuk masing-masing produk. 5. Maintenance Proses setelah sebuah total solusi berhasil di pasarkan dan digunakan oleh konsumen adalah memberikan jasa perawatan kepada konsumen dari total solusi tersebut terutama hardware dan software. Dari jasa perawatan ini perusahaan akan memperoleh fixed income.