BAB I PENDAHULUAN. manusia tidak akan lepas dari kegiatan tersebut. Sejak dulu alat transportasi

Transkripsi

1 1 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Trasportasi merupakan perpindahan dari suatu tempat ke tempat lain dan manusia tidak akan lepas dari kegiatan tersebut. Sejak dulu alat transportasi mengalami perkembangan sesuai dengan perkembangan jaman. Di Indonesia alat trasportasi itu sendiri ada yang menggunakan jalur darat, laut dan udara. Semakin hari manusia semakin banyak kesibukan maka dari itu sarana trasportasi sangat di perlukan oleh manusia baik alat transportasi yang bersifat pribadi maupun bersifat umum atau yang dipergunakan oleh orang banyak. PT. Serasi Autoraya (SERA) merupakan salah satu dari sekian banyak perusahaan yang bergerak di bidang jasa trasportasi Perusahaan ini tumbuh semakin pesat dengan memiliki banyak sekali karyawan, armada trasportasi dan customer karena itu perusahaan ini secara serius selalu memperhatikan kualitas layanannya, salah satunya dengan memanfaatkan kemajuan dari teknologi informasi (TI). Penilaian investasi Sistem Informasi (SI) / Teknologi Informasi (TI) dimaksudkan untuk mengetahui apakah suatu proyek pengembangan SI/TI yang baru dapat memberikan manfaat yang sesuai (baik manfaat yang bersifat tangible maupun intangible) dengan biaya yang telah dikeluarkan. Investasi SI/TI seringkali hanya dipandang sebagai suatu biaya yang harus dikeluarkan tanpa tau manfaat apa yang akan diperoleh. Penggunaan SI/TI yang semakin kompleks dan

2 2 terdistribusi, yang menggeser manfaat dari efisiensi dan efektifitas ke inovasi, menmbuat manfaat semakin tidak nyata dan lebih sulit untuk didefinisikan dan diukur. Sering kali proyek SI/TI diangap gagal memberikan manfaat yang signifikan ke perusahaan karena nilai manfaat SI/TI tidak pernah digali secara optimal. Seperti fenomena Iceberg, sesungguhnya masih banyak manfaat SI/TI yang tidak terlihat dan belum digali. Penilaian investasi juga diperlukan untuk menentukan waktu pengembangan proyek-proyek pada suatu perusahaan. Pada saat perusahaan akan mengembangkan beberapa proyek SI/IT, maka perusahaan tersebut haruslah mendapatkan prioritas, mana saja proyek yang harus dikerjakan terlebih dulu. Kecendrungannya proyek yang mempunyai nilai ekonomis tertinggi dan sesuai dengan anggaran perusahaanlah yang akan dikembangkan terlebih dulu. Dengan kata lain pada karya tulis ini akan dikaji bagaimana menganalisa dan menghitung nilai ekonomis investasi SI/TI dan apa manfaatnya bagi suatu perusahaan. Metode yang akan digunakan untuk menilai dan melakukan justifikasi terhadap suatu investasi SI/TI adalah information economics. Salah satu metode untuk melakukan penelitian terhadap kelayakan proyek adalah Information Economics (IE) yang dikembangkan oleh Parker untuk menghubungkan kinerja bisnis dengan teknologi information. Pada model ini, manfaat ditentukan melalui kombinasi dari analisis enhanced ROI, penilaian bidang bisnis dan penilaian bidang teknologi. Penilaian investasi dengan menggunakan metodologi information economic, dimana pada akhir penilaian akan didapatkan sebuah skor angka yang mennunjukan nilai ekonomis dari suatu investasi SI/TI. Parker mengklasifikasikan manfaat SI/TI ke dalam tiga bagian

3 3 yaitu: Tangible benefit, Quasi benefit, Intangible benefit. Tangible benefit / manfaat nyata yang berpengaruh secara langsung terhadap keuntungan perusahaan. Contohnya meningkatkan produktifitas, mengurangi penggunaan kertas, dan sebagainya. Analisis terhadap tangible benefit atau yang bersifat kuantitatif menggunakan perhitungan dengan metode simple ROI: Traditional Cost Benefit Analysis (TCBA). Quasi benefit yaitu manfaat yang berada di ruang abu-abu atau yang berpengaruh langsung terhadap keuntungan tetapi susah dihitung ataupun sebaliknya. Tidak berpengaruh langsung terhadap keuntungan tetapi susahdihitung ataupun sebaliknya, tidak berpengaruh secara langsung terhadap keuntungan tetapi dapat dihitung. Contohnya memperbaiki proses perencanaan, perbaikan pengambilan keputusan dan sebagainya. Analisis terhadap quasi benefit menggunakan perhitungan dengan: Value acceleration (VA), Value linking (VL), Value restructuring (VR), Innovation valuation (IV). Value acceleration meupakan percepatan perolehan manfaat dan penghematan biaya karena hubungan dua fungsi dalam hubungan sebab akibat biasanya dipicu oleh suatu waktu atau perbaikan di bagian lain (ripple effect). Value linking yaitu tidak tergantung dengan waktu. Innovation Valuation merupakan penggerak dalam perubahan strategi bisnis, produk, dan layanan serta domain bisnis dari organisasi. Intangible Benefit merupakan manfaat tidak nyata atau yang dapat dilihat mempunyai dampak positif bagi perusahaan tetapi tidak secara langsung berpengaruh pada keuntungan. Contohnya meningkatkan citra perusahaan, meningkatkan moral pegawai, dan sebagainya.

4 4 Analisis terhadap intangible benefit menggunakan dua penilaian yaitu: business domain dan technology domain. Kebutuhan-kebutuhan konsumen yang amat beragam itu harus diakomodasi seluruhnya tanpa perangkat canggih bernama teknologi. Manusia memang memegang peranan penting dalam pengambilan keputusan dan prosedur proses bisnis di dalam sebuah organisasi, akan tetapi teknologi tidak dapat dikesampingkan, karena berfungsi sebagai penentu sukses atau tidaknya sebuah perusahaan bersaing dalam dunia bisnis. Untuk mengimplementasikan sebuah teknologi yang handal dan tepat guna, dibutuhkanlah biaya yang tidak sedikit. Ratusan bahkan jutaan dolar dikeluarkan untuk mendapatkan hasil implementasi terbaik dari teknologi, mulai dari pembelian, perawatan, hingga pemeliharaan. Biaya-biaya itulah yang disebut investasi. Investasi yang baik adalah investasi yang tidak hanya menghasilkan keuntungan semata, akan tetapi juga menghasilkan keunggulan kompetitif bagi perusahaan dan dapat dipertanggung jawabkan dengan baik oleh manajemen. Setidaknya ada dua keunggulan yang dapat ditinjau dari investasi ini, kualitatif dan kuantitatif. Kualitatif diukur dari efektivitas proses bisnis yang sedang berjalan. Sedangkan secara kuantitatif diukur dari berapa unit jasa atau produk yang bisa dijual dalam satu rentang waktu. Information Economics adalah sebuah metode yang digunakan untuk menganalisa, mengukur, mengklarifikasi dan mengoptimalkan investasi sistem atau teknologi informasi menggunakan dua pendekatan yaitu, Tangible Benefit (keuntungan yang dapat diukur dengan uang),

5 5 dan Intangible Benefit (keuntungan yang tidak dapat diukur dengan uang). Dampak penerapan teknologi informasi dalam domain bisnis dan teknologi informasi dapat dianalisa dengan metode ini. PT Serasi Autoraya (dengan brand utama TRAC Astra Rent a Car), adalah perusahaan penyedia jasa solusi transportasi terdepan di Indonesia. Bermula dengan hanya lima unit kendaraan, kini PT Serasi Autoraya memiliki lebih dari kendaraan yang beroperasi di lebih dari 2800 pelanggan segmen korporat. Dengan lebih dari 20 tahun pengalaman di bisnis jasa transportasi, membuat PT. Serasi Autoraya matang dan menguasai seluk beluknya. Publik mempercayai layanannya dengan menganugerahkan Indonesian Best Brand Award in Car Rental Business, Superbrand Awards, SWA magazine: Word of Mouth Marketing in Car Rental Business, Indonesian Service Quality Award. Untuk terus mempertahankan citra baik dan menjaga pelayanan dalam bidang jasa transportasi agar tetap maksimal, lebih dari karyawan berdedikasi tinggi yang senantiasa berusaha memberikan layanan yang terbaik. Dengan sembilan unit bisnis dan jumlah SDM (Sumber Daya Manusia) sebanyak itu, masalah seringkali muncul, penggunaan kertas sebagai media administratif sudah tidak lagi mendukung akibat transaksi yang jumlahnya mencapai ribuan lembar per tahunnya. Belum lagi biaya sewa gudang dan maintenance-nya yang semakin lama semakin mahal. Ditambah lagi komplain yang diterima karyawan dari banyak cabang di daerah yang mengeluh perihal servis yang terlalu lambat, pengajuan cuti dan klaim pengobatan yang prosesnya terlalu lama, biaya kurir yang mahal, biaya lembur karyawan yang meningkat, ketidak efektifan proses

6 6 bisnis, hingga keterlambatan tibanya payslip ke tangan masing-masing karyawan. Oleh karena itu, dibutuhkanlah sebuah sistem handal terintegrasi yang dapat mengelola mereka mulai dari proses penerimaan karyawan baru, pengajuan cuti, klaim obat/asuransi, pelatihan, hingga proses penggajian dan insentif. Aplikasi yang digunakan adalah SAP (Systems, Applications, Products in Data Processing). SAP mengintegrasikan proses-proses tersebut di atas ke dalam sebuah modul Human Resource submodul ESS (Employee Self Service) adalah salah satu submodul yang ada di dalam modul HR. Dengan aplikasi tersebut, maka diperlukan metode yang dapat mengukur manfaat dan nilai implementasinya. Metode yang dapat digunakan untuk mengukur manfaat dan nilainya adalah IE (Information Economics). Dengan metode tersebut, maka dapat dianalisa apakah aplikasi tersebut telah bermanfaat dan memberi keunggulan sesuai dengan investasi yang dikeluarkan serta sesuai hasil yang diharapkan perusahaan. Berangkat dari persoalan di atas, serta pengamatan penulis pada PT. Serasi Autoraya, bahwa perusahaan ini telah menerapkan suatu sistem SAP untuk peningkatan kinerja. Untuk itu penulis memilih judul tentang Evaluasi Biaya dan Manfaat Investasi SAP Sub Modul Human Resource Dengan Metode Information Economics Pada PT. Serasi Autoraya, sebagai judul karya akhir ini.

7 7 1.2 Identifikasi dan Rumusan Masalah Dalam mengidentifikasi masalah penulisan karya tulis, penulis membatasi penelitian pada beberapa ruang lingkup saja agar terfokus pada penelitian yang ditunjukan dan tidak meyimpang dari topik yang dipilih, maka penulis merangkum hasil penelitian tersebut dibawah ini: Identifikasi Masalah : 1. Kompetisi di pasar layanan jasa transportasi di Indonesia semakin ketat dan cendrung kurang memperhatikan mutu layanan kepada customer. 2. Pertumbuhan bisnis PT. Serasi Autoraya membuat jumlah karyawan dan armada kendaraan bertambah banyak tetapi kurang di dukung dengan perbaikan sistem birokrasi yang efisien. 3. Potensi pasar pengguna jasa transportasi sangat besar dan cendrung selalu bertambah tiap tahunnya Rumusan Masalah : 1. Bagaimana kelayakan sistem SAP modul Human Resource, submodul ESS (Employee Self Service) yang sedang berjalan di PT. Serasi Autoraya? 2. Bagaimana manfaat di implementasikanya sistem SAP Sub Modul ESS di PT.Serasi Autoraya?

8 8 1.3 Maksud dan Tujuan Karya Akhir : Maksud Karya Akhir : 1. Memperoleh informasi mengenai bagaimana kelayakan investasi SAP Submodul ESS yang telah berjalan di PT. Serasi Autoraya. 2. Menganalisa segala permasalahan yang dihadapi PT. Serasi Autoraya dan untuk meningkatkan daya saing di pasar jasa trasportasi. 3. Proses dan hasil penelitian dapat dijadikan sebagai acuan bagi PT. Serasi Autoraya dalam melakukan analisa biaya dan manfaat terhadap aplikasi lain yang telah berjalan atau yang akan dikembangkan sehingga dapat ditetapkan prioritas pengembangannya dan apakah sistem tersebut telah memenuhi kelayakan investasi teknologi informasi Tujuan Karya Akhir : 1. Untuk menilai kelayakan investasi SAP Submodul ESS yang telah diimplementasikan dan akan dianalisa berdasarkan analisa biaya dan manfaat. 2. Untuk mengetahui manfaat yang diperoleh PT.Serasi Autoraya dengan diimplementasikannya SAP Submodul ESS.

9 9 1.4 Manfaat dan Kegunaan Karya Akhir : Manfaat Karya Akhir : Bagi internal perusahaan Karya Akhir ini bermanfaat sebagai evaluasi akan sistem yang sudah berjalan dan sebagai strategi perusahaan untuk mewujutkan sasaranya Kegunaan Karya Akhir : Kegunaan dari Karya Akhir ini adalah memberikan gambaran kompleksitas kinerja HR yang membawahi ribuan tenaga kerja di berbagai cabang Indonesia. Secara praktis kegunaan dari Karya Akhir ini adalah untuk meningkatkan daya saing perusahaan sehingga eksistensi perusahaan di pasar jasa trasportasi dapat dipertahankan dan terus berkembang.