BAB 2 LANDASAN TEORI. 2.1 Konsep investasi Sistem Informasi dan Teknologi Informasi Pengertian Sistem Informasi dan Teknologi Informasi

Transkripsi

1 BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Konsep investasi Sistem Informasi dan Teknologi Informasi Pengertian Sistem Informasi dan Teknologi Informasi Berdasarkan pendapat O Brien (2003,p29) sistem adalah sekelompok komponen yang saling berhubungan, bekerja bersama untuk mencapai tujuan bersama dengan menerima input serta menghasilkan output dalam proses transformasi yang teratur. Sistem informasi dapat merupakan kombinasi teratur dari orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi (O Brien,2003,p5). Menurut Turban (2003,p15) information is a collection of facts (data) organized in some manner so that they are meaningful to a recipient. Definisi tersebut dapat dijelaskan sebagai informasi adalah kumpulan dari fakta (data) yang diorganisasikan ke dalam beberapa cara supaya dapat dimengerti oleh penerima informasi. Menurut Whitten (2004,p12) information system is an arrangement of people, data, processes, and information technology that interact to collect, process, store, and provide as output the information needed to support 7

2 8 an organization.. Definisi tersebut dapat dijelaskan sebagai sistem informasi adalah sebuah susunan dari orang, data, pemrosesan dan teknologi informasi yang berinteraksi untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan dan menyediakan output dari informasi yang dibutuhkan untuk mendukung sebuah organisasi. Berdasarkan pandapat Bodnar (1995,p4) sistem informasi merupakan sekelompok perangkat keras dan perangkat lunak yang dirancang untuk mengubah data menjadi informasi yang bermanfaat. Menurut Turban (2003,p15) information system (IS) collects, processes, stores, analyzes and disseminates information for a spesific purpose. Definisi tersebut dapat dijelaskan sebagai sistem informasi yaitu mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis dan menyebarkan informasi untuk sebuah tujuan yang spesifik. Berdasarkan pendapat Sean (1995,p19) information systems, systems by which data and information flow from one person or department to another. Definisi tersebut dapat dijelaskan sebagai sistem informasi adalah sistem dimana data dan informasi dialirkan dari satu orang atau departemen ke orang atau departemen lainnya Menurut Sawyer (2005, p3) information technology is a general term that describes any technology that helps to produce, manipulate, store, communicate, and/or disseminate information. Definisi tersebut dapat diartikan sebagai teknologi informasi adalah istilah yang umum

3 9 untuk mendeskripsikan teknologi yang membantu menghasilkan, memanipulasi, menyimpan, mengkomunikasikan dan atau menyebarkan informasi. Teknologi informasi menggabungkan komputer dengan komunikasi yang berkecepatan tinggi yang menghubungkan data, suara, dan video. Contoh dari teknologi informasi meliputi bukan hanya PC tetapi juga terdapat bentuk baru yaitu telepon dan televisi. Menurut Sean (1998,p12) information technology is a term used to refer to a wide variety of items and abilities used in the creation, storage, and dispersal of information., it is important to distinguish between data, information, and knowledge. Definisi tersebut dapat dijelaskan sebagai teknologi informasi yaitu keanekaragaman hal dan kemampuan yang digunakan untuk membuat, menyimpan, dan menghapus data dan informasi yang sama baiknya dalam menciptakan pengetahuan. Menurut Whitten (2004, p11) information technology a contemporary term that describes the combination of computer technology (hardware and software) with the telecommunications technology (data, image, and voice networks) teknologi informasi adalah sebuah istilah yang menjelaskan kombinasi dari teknologi komputer (hardware dan software) dengan teknologi telekomunikasi (data, gambar, dan jaringan suara). Jadi, berdasarkan teori-teori tersebut diatas dapat disimpulkan bahwa komponen-komponen teknologi informasi (TI) seperti hardware,

4 10 software, dan jaringan merupakan bagian dari komponen sistem informasi (SI) Komponen dasar sistem informasi Komponen sistem informasi terdiri dari TI, data dan manusia. Teknologi informasi sendiri terdiri atas hardware, software, dan jaringan. Menurut O Brien (2003,p34) komponen-komponen dari sistem informasi terdiri dari : Sumber daya manusia Manusia dibutuhkan untuk pengoperasian semua sistem informasi. Sumber daya manusia ini meliputi pemakai akhir dan pakar sistem informasi. Pemakai akhir (juga disebut sebagai pemakai atau klien) adalah orang-orang yang menggunakan sistem informasi atau informasi yang dihasilkan sistem tersebut. Mereka dapat berupa pelanggan, tenaga penjualan, teknisi, staf administrasi, akuntan, atau para manajer. Selain itu, sebagian besar pemakai akhir dalam dunia bisnis adalah pekerja ahli, yaitu orang-orang yang menghabiskan sebagian besar waktunya untuk berkomunikasi dan bekerja sama dalam tim serta kelompok kerja, dan membuat, menggunakan, serta menyebarkan informasi.

5 Sumber daya hardware Konsep sumber daya pemrosesan informasi. Secara khusus, sumber daya ini meliputi tidak hanya mesin, seperti komputer dan perlengkapan lainnya, tetapi juga semua media data, yaitu objek berwujud tempat data dicatat, dari lembaran kertas hingga disk magnetis atau optical. Contoh-contoh sumber daya hardware dalam sistem informasi berbasis komputer adalah : a. Sistem komputer, yang terdiri dari unit pemrosesan pusat yang berisi pemrosesan mikro, dan berbagai periferal yang saling berhubungan. Contohnya adalah sistem komputer palmtop, atau desktop. Sistem komputer berskala menengah, dan sistem komputer mainframe besar. b. Periferal komputer, yang berupa peralatan seperti keyboard atau electronic mouse untuk input data dan perintah, layar video, atau printer untuk output informasi, dan disk magnetis atau optikal untuk menyimpan sumber daya data Sumber daya software Konsep sumber daya software meliputi semua rangkaian perintah pemrosesan informasi. Konsep umum software ini meliputi tidak hanya rangkaian perintah operasi yang disebut program, dengan hardware komputer pengendalian dan langsung,

6 12 tetapi juga rangkaian perintah pemrosesan informasi yang disebut prosedur yang dibutuhkan orang-orang. Merupakan hal yang penting untuk dipahami bahwa bahkan sistem informasi yang tidak menggunakan komputer memiliki komponen sumber daya software. Hal ini benar bahkan untuk sistem informasi terdahulu, atau untuk sistem informasi berbasis mesin dan manual yang masih digunakan saat ini. Mereka semua membutuhkan sumber daya software dalam bentuk perintah pemrosesan informasi dan prosedur agar dapat dengan baik menangkap, memproses, serta menyebarkan informasi bagi para pemakai mereka Sumber daya data Data lebih daripada hanya bahan baku mentah sistem informasi. Konsep sumber daya data telah diperluas oleh para manajer dan pakar sistem informasi. Mereka menyadari bahwa data membentuk sumber daya organisasi yang berharga. Data dapat berupa banyak bentuk, termasuk data alfanumerik tradisional, yang terdiri dari angka dan huruf serta karakter lainnya yang menjelaskan transaksi bisnis dan kegiatan serta entitas lainnya. Data teks, terdiri dari kalimat dan paragraf yang digunakan dalam menulis komunikasi, data gambar, seperti bentuk grafik

7 13 dan angka, serta gambar video grafis dan video; serta data audio, suara manusia dan suara-suara lainnya, juga merupakan bentuk data yang penting. Sumber daya informasi umumnya diatur, disimpan, dan diakses oleh berbagai teknologi pengelolaan sumber daya data ke dalam : 1. Database yang menyimpan data yang telah diproses dan diatur. 2. Dasar pengetahuan yang menyimpan pengetahuan dalam berbagai bentuknya, seperti fakta, peraturan, dan contoh kasus mengenai praktik bisnis yang berhasil baik Sumber daya jaringan Teknologi telekomunikasi dan jaringan seperti internet, intranet, dan eksternet telah menjadi hal mendasar bagi operasi e- business dan e-commmerce yang berhasil, untuk semua jenis organisasi dan dalam sistem informasi berbasis komputer. Jaringan telekomunikasi terdiri dari komputer, pemroses komunikasi, dan peralatan lainnya yang dihubungkan satu sama lain melalui media komunikasi serta dikendalikan melalui software komunikasi. Orang-orang dan organisasi menggunakan jaringan dengan berbagai alasan, beberapa alasan yang paling pentingnya yaitu (Sawyer,2005,p319) :

8 14 1. Dapat berbagi alat Alat-alat seperti printer, laser, disk drivers, dan scanner dapat mencapai harga yang mahal. Maka dari itu, untuk memaksimalkan dari biaya yang dikeluarkan perusahaan tersebut, mereka menggunakan jaringan untuk menghubungkan alat-alat tersebut dari beberapa pengguna komputer. 2. Dapat berbagi program dan data Di dalam organisasi, orang menggunakan software yang sama dan membutuhkan akses terhadap informasi yang sama pula. Dengan membeli program komputer yang dapat digunakan oleh banyak karyawan akan lebih menghemat pengeluaran perusahaan. Akses yang sama terhadap data informasi yang dibutuhkan karyawan akan membuat para karyawan dapat bekerja lebih cepat karena data yang dibutuhkan mudah untuk didapatkan. 3. Dapat berkomunikasi lebih baik Salah satu bentuk jaringan yang digunakan adalah electronic mail. Dengan , setiap orang akan dengan mudah berkomunikasi tentang informasi- informasi yang penting.

9 15 4. Keamanan informasi Sebelum jaringan dikenal secara umum, seorang karyawan biasanya hanya memiliki sedikit informasi, yang disimpan didalam komputer mereka masing-masing. Apabila karyawan tersebut sudah tidak ada, atau ada kebakaran dan bencana lain, maka perusahaan akan kehilangan informasi tersebut. Dengan adanya jaringan, data informasi akan di back up atau di copy ke dalam alat penyimpanan yang terdapat dalam jaringan. 5. Akses ke database Dengan adanya jaringan, memungkinkan pengguna untuk dapat mengakses banyak database, database khusus karyawan ataupun database umum yang tersedia online di internet Manfaat Teknologi Informasi Berdasarkan pendapat Bysinger (1996,p44) teknologi dapat menciptakan keuntungan strategis untuk sebuah organisasi dalam kemajuan pada beberapa daerah dan kemampuannya, contohnya: a. Pelayanan terhadap pelanggan. b. Kemampuan untuk mempercepat kemajuan. c. Menyesuaikan produk dan pelayanan d. Mendapatkan pesan untuk stakeholder

10 16 e. Biaya operasi dan biaya tambahan. Menurut Cassidy (1998,p27) teknologi informasi dapat memperkuat keuntungan yang relatif dari perusahaan, membolehkan hal tersebut untuk menangkap nilai dari saingan organisasi mereka. Hal ini dimaksudkan teknologi informasi akan menghasilkan pengurangan pada: a. Hubungan pelanggan yang kuat b. Pembagian pasar dengan para pesaing c. Pengeluaran dari pemasok d. Pembayaran karyawan e. Pajak dan peraturan pemerintah. Hal ini juga memungkinkan sistem teknologi informasi untuk memperbaiki penggunaan aset dari perusahaan, memperbolehkan shareholder untuk meningkatkan pengembalian dari modal yang diinvestasikan dan menangkap nilai dari deptholder. Hal ini dimaksudkan akan menghasilkan pengurangan. f. Jumlah dari diinvestasikannya modal, contohnya sistem peralatan yang dikurangi pada levelnya, dan oleh karena itu modal sangat dibutuhkan.

11 17 Dari penjelasan mengenai manfaat teknologi informasi diatas maka dapat disimpulkan bahwa manfaat teknologi informasi yaitu terdiri dari : a. Meningkatkan pelayanan terhadap para pelanggan b. Mengurangi biaya operasi dan biaya tambahan c. Dapat mengimbangi persaingan dengan perusahaan lain dengan usaha sejenis. d. Meningkatkan efisiensi dan efektifitas kinerja para karyawan Fungsi dan peranan sistem informasi bagi suatu organisasi Menurut O Brien (2003,p26) fungsi sistem informasi terdiri dari : a. Area fungsional utama dari bisnis yang penting dalam keberhasilan bisnis, seperti fungsi akuntansi, keuangan, manajemen operasional, pemasaran, dan manajemen sumber daya manusia. b. Kontributor penting dalam efisiensi operasional, produktivitas dan moral pegawai, serta layanan dan kepuasan pelanggan. c. Sumber utama informasi dan dukungan yang dibutuhkan untuk menyebarluaskan pengambilan keputusan yang efektif oleh para manajer dan praktisi bisnis. d. Bahan yang sangat penting dalam mengembangkan produk dan jasa yang kompetitif, yang memberikan organisasi kelebihan strategis dalam pasar global.

12 18 e. Peluang berkarier yang dinamis, memuaskan, serta menantang bagi jutaan pria dan wanita f. Komponen penting dari sumber daya, infrastrutur, dan kemampuan perusahaan bisnis yang membentuk jaringan. Menurut O Brien (2003,p10) terdapat tiga peran utama dari sistem informasi aplikasi bisnis, yaitu : 1. Mendukung proses dan operasi bisnis Sebagai seorang pelanggan, anda harus berhubungan secara teratur dengan sistem informasi yang mendukung proses dan operasi bisnis di banyak toko ritel tempat anda berbelanja. 2. Mendukung pengambilan keputusan para pegawai dan manajernya Sistem informasi juga membantu para manajemen toko dan praktisi bisnis lainnya untuk membantu keputusan yang lebih baik. 3. Mendukung berbagai strategi untuk keunggulan kompetitif. Mendapatkan kelebihan strategis atas para pesaing membutuhkan penggunaan yang inovatif atas teknologi informasi.

13 Metode evaluasi investasi sistem informasi dengan Information Economics Pengertian Information Economics Menurut Parker (1988,p5) Information Economics is a collection of computational tools for quantifying benefits and costs for information technology projects. Jadi, yang dimaksud dengan pengertian IE adalah sekumpulan metode untuk menghitung keuntungan dan biaya dari proyek teknologi informasi. IE merupakan dasar dari cost-benefit analysis (CBA) yang dapat membantu mengatasi masalah pada strategi bisnis perusahaan. Selain itu, IE adalah metode yang membantu dalam proses pembuatan keputusan. IE dapat pula membantu dalam penghitungan investasi teknologi informasi dalam perusahaan. Information Economics yang digunakan dalam pengambilan keputusan, yaitu melakukan persetujuan terhadap setiap investasi yang diusulkan (pemrograman, aplikasi, hardware) harus di justifikasi, tetapi setiap investasi yang potensial mempunyai karakteristik yang berbeda terhadap nilai, biaya, dan resikonya. Menyediakan sumber daya adalah membuat keputusan diantara alternatif investasi lainnya, seperti menginstall database yang berhubungan dengan sistem manajemen, membeli sistem laporan keuangan, atau mengganti komputer adalah salah satu pendukung untuk mendukung profesionalisme perusahaan. Jadi, manajer haruslah membuat keputusan untuk prioritas jangka panjang.

14 Bidang yang dievaluasi Domain keuangan Menurut Parker (1988,p93) ada beberapa pendekatan untuk mengembangkan cost benefit, pendekatan tersebut dapat digunakan untuk proses pembuatan keputusan. Dibawah ini merupakan beberapa metode yang digunakan dalam menghitung cost benefit : Return on investment (ROI) a. Pengertian ROI Teknik ini biasa disebut juga Accounting rate of return. ROI adalah perbandingan dari jumlah ratarata pendapatan tiap tahun dari proyek yang dibagi dengan investasi internal dalam sebuah proyek. Metode ini khususnya untuk memproses data dan proyek sistem informasi. Mengimplementasi dan menjalankan biaya diharapkan mendapatkan keuntungan yang direncanakan untuk tahun yang diharapkan. Penggunaan metode ini diasumsikan sebagai biaya yang tersedia dalam organisasi untuk

15 21 mendukung implementasi dan beberapa biaya proyek yang telah di justifikasi. b. Kalkulasi ROI Menurut Parker (1988,p95) untuk menghitung ROI yang sederhana dapat digunakan kumpulan dari tiga kertas kerja. a. Development Cost Worksheet Kertas kerja biaya pembangunan terdiri dari lima kategori : development effort, new hardware, new purchased software, user training, dan biaya lainnya. Development effort terdiri dari penambahan sistem dan biaya pemrograman, dan pendukung staf tambahan seperti administrasi data. Kegiatan yang dilakukan seperti penambahan software baru meliputi pembelian beberapa software atau penyewaan software baru dan pelatihan serta pendidikan para pengguna. Biaya lainnya, meliputi menguji terhadap sistem, yang merupakan kategori akhir. Kertas kerja harus dibuat setiap tahun dimana biaya pembangunan telah disediakan..

16 22 Development Cost Worksheet Year 1 A. Usaha Pengembangan Peningkatan sistem dan pemrograman (Contoh: Perkiraan jumlah hari pada $ xxx/hari) Peningkatan karyawan pendukung (Contoh: Data administration pada $ xxx/hari) B. Hardware yang baru Terminal, printer, komunikasi Lainnya C. Sofware baru (pembelian), jika ada Paket software aplikasi Lainnya D. Pelatihan pengguna E. Lainnya TOTAL Gambar 2.1 Development Cost Worksheet (Parker, 1988, p96) b. Ongoing Expense Worksheet Terdapat enam kategori dalam kertas kerja ini : application software maintenance, incremental data storage expenses, incremental communications, new software and hardware leases, supplies, dan lainnya. Biaya application software maintenance diperoleh dengan memperkirakan jumlah dari hari pengembangan (dari development costs worksheet), dengan menggunakan perbandingan dari pemeliharaan untuk pembangunan (hari) dan rata-rata pemeliharaan setiap harinya. Hasilnya adalah biaya dari pemeliharaan aplikasi software. Incremental data storage expenses didapat dari perkiraan jumlah megabyte

17 23 dengan memperkirakan biaya per megabyte. Incremental communications adalah biaya yang berhubungan dengan kabel, pesan, dan sebagainya. New software and hardware leases dapat diidentifikasi sama mudahnya dengan persediaan dan biaya lain-lainnya. Seperti development costs worksheet, on going expenses worksheet seharusnya dikembangkan setiap tahunnya, sehingga biaya yang diharapkan dapat diperoleh. Ongoing Expense Worksheet Tahun 1-x a. Pemeliharaan aplikasi software Jumlah hari usaha pengembangan Ratio pemeliharaan terhadap pengembangan (Berdasarkan pengalaman contoh 10.1) Jumlah pemeliharaan tahunan Tarif Pemeliharaan Harian Total pemeliharaan aplikasi software B. Pertambahan media penyimpanan data yang dibutuhkan MB x (Contoh estimasi MB pada $xx.xx) C. Pertambahan media komunikasi (lines, messages, dan lain-lain) D. Software maupun hardware baru E. Peralatan F. Lainnya Total Biaya tetap Gambar 2.2 Ongoing Expense nworksheet (Parker, 1988, p96)

18 24 c. Economic Impact Worksheet Merupakan ringkasan dari dampak ekonomi terhadap proyek. Penilaian skor terhadap dampak ekonomis didasarkan pada hubungan garis lurus untuk menghitung simple ROI dari arus kas periodik yang diusulkan selama periode lima tahun. Pertama-tama, membuat biaya investasi bersih yang diperlukan (net investment required) dan elemen ini telah dihasilkan dari lembar kerja biaya pengembangan (development cost worksheet). Kedua, diperlukan arus kas tahunan (yearly cash flows), yang didapat dari manfaat ekonomis bersih (net economic benefit) dijumlahkan dengan pengurangan biaya operasional (operating cost reduction), menghasilkan pendapatan sebelum pajak (pre tax income), lalu dikurangi dengan ongoing expenses. Simple ROI dihitung dengan membagi rata-rata arus kas bersih (net cash flows) selama lima tahun dengan investasi bersih yang dibutuhkan (net investment required). Kemudian skor proyek dapat ditentukan.

19 25 Economic Impact Worksheet A. Investasi bersih yang dibutuhkan (dari Development Cost Worksheet) B. Arus kas tahunan berdasarkan lima periode 12-bulanan implementasi Selanjutnya pada sistem bersangkutan. Arus kas berkemungkinan negatif TAHUN TOTAL Tahun 1 Tahun 2 Tahun 3 Tahun 4 Tahun 5 Keuntungan ekonomis bersih Pengurangan biaya operasi = xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx Biaya sebelum pajak xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx (-) biaya tetap dari lajur xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx = arus kas bersih xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx C. ROI sederhana B/ jumlah n tahun /A xxx % D. Scoring benturan ekonomi Score ROI sederhana 0 0 atau kurang 1 1% - 299% 2 300% - 499% 3 500% % 4 700% - 899% 5 Diatas Gambar 2.3 Economic Impact Worksheet (Parker, 1988, p97) Cost-Benefit Analysis Menurut Parker (1988,p89) analisis cost-benefit merupakan teknik untuk mendukung aplikasi pemindahan biaya dan menghindari adanya biaya dari teknologi informasi. Analisis cost-benefit dapat digunakan dalam dua cara, yaitu sebagai alat perencana yang membantu

20 26 dalam pengambilan keputusan, dan sebagai alat evaluasi apakah proyek sistem informasi sesuai dengan tujuan yang diinginkan Value Linking dan Value Acceleration Value Linking dan Value Acceleration merupakan konsep dan teknik yang berhubungan erat. Value linking digunakan untuk mengevalusi secara keuangan dampak kombinasi dari fungsi peningkatan kinerja dan hasil yang tetap dari fungsi-fungsi yang terpisah. Value acceleration digunakan untuk mengevaluasi secara keuangan akselerasi dari manfaat dan biaya setiap waktu, karena terhubungnya dua departemen atau fungsi dalam hubungan sebab-akibat. Teknik ini berhubungan dengan masalah ketergantungan waktu, seperti pencapaian manfaat yang lebih awal Value Restructuring Menurut Parker (2000,p122) value restructuring adalah mengukur peningkatan yang dihasilkan dari perubahan organisasi yang berkaitan dengan dampak teknologi informasi.

21 Innovation dan Investment Menurut Parker (1988,p134) menciptakan fungsi baru dalam domain bisnis. Ketika dikembangkan, dibuat sebuah produk baru (komputer) dan sebuah bisnis baru. Selanjutnya ide dalam bisnis dibuat produk komputer baru. Kedua ide dibuat tetapi yang terlebih dahulu dalam pembuatan dari sebuah perusahaan baru dan selanjutnya pembaharuan dari perusahaan yang ada. Kedua ide memiliki nilai bawaan dan resiko yang membutuhkan penilaian Domain Bisnis Domain bisnis adalah pengguna dari teknologi informasi; domain teknologi adalah pemasok dari layanan teknologi informasi. Pemasok dapat dari departemen sistem informasi atau teknisi ahli pada organisasi bisnis yang bertanggungjawab terhadap komputer perseorangan. Pada domain bisnis, penggunaan pada sistem komputer bertugas untuk menyimpan dan mengatur data dari domain teknologi yang merupakan tanggung jawab manajemen: desain sistem, pengembangan software, mengatur data, pengamanan informasi, dan autorisasi karyawan untuk mengakui dan menggunakan informasi dalam sistem. Pada domain bisnis yang dinilai adalah strategic match,

22 28 competitive advantage, management information, competitive response, dan project or organizational risk Strategic Match Strategic match berfokus pada tingkatan dari sebuah teknologi informasi atau dukungan proyek Management Information System (MIS) atau sejalan dengan perusahaan atau saluran dari bagian bisnis untuk mencapai tujuan yang strategis. Ini menyediakan kesempatan untuk meningkatkan nilai dari inovasi atau aplikasi yang berjalan dalam dukungan langsung dari tujuan bisnis yang dicapai Competitive Advantage Penilaian untuk competitive advantage ini mempertimbangkan strategi yang dilakukan oleh bisnis. Menurut Porter (1985), ini dapat dijadikan sebagai implementasi dari biaya kepemimpinan, perbedaan, atau fokusnya. Pengaturan dari jarak penilaian jelas berbeda dari setiap tipe strategi. Mekanisme penilaian untuk mendukung biaya kepemimpinan dikumpulkan dari sekitar biaya yang dihindarkan, pengurangan biaya, identifikasi, dan

23 29 eksploitasi dari banyaknya semua sumber dari keuntungan biaya Management Information Faktor ketiga dari penilaian dalam domain bisnis bergantung pada tingkatan proyek untuk menyediakan informasi manajemen atas kegiatan inti dari perusahaan atau jaringan dari bisnis. Contoh dari informasi manajemen tentang kegiatan inti yaitu termasuk: a. Perencanaan strategis: pelayanan, pemasaran, kapasitas perencanaan produk, perkiraan fasilitas b. Pengendalian manajemen: anggaran, target penjualan, kinerja pelayanan, kapasitas, fasilitas peralatan. c. Pengendalian operasi: Pelayanan pelanggan, informasi, pengaduan, kapasitas, jadwal fasilitas Competitive Response Competitive response memastikan tingkatan kegagalan ketika dilakukan oleh sistem, akan menyebabkan kerusakan persaingan untuk perusahaan. Ini dapat diukur karena pesaing siap menyediakan pelayanan, produk, perubahan data, kemampuan industri yang diinginkan atau beberapa perintah yang

24 30 terotorisasi dari sistem sebagai sebuah keadaan dari kelangsungan aktivitas bisnis. Memastikan batas dari sisi yang rendah jika sebuah proyek dapat ditunda untuk sedikitnya satu tahun tanpa pengaruh dari posisi persaingan. Pada sisi atas, penundaan dari sebuah proyek akan menghasilkan kerugian persaingan untuk perusahaan, kesempatan persaingan yang hilang, pengurangan dari kegiatan yang ada. Nilai tengah digunakan untuk keseimbangan potensial Project or organizational risk Project or organizational risk berfokus pada tingkatan untuk organisasi yang memiliki kemampuan membawa perubahan yang diinginkan dari sebuah proyek. Evaluasi pengguna atau organisasi domain bisnis, bukan organisasi secara teknik. Bagian komponen dari kapasitas organisasi termasuk dukungan manajemen untuk perubahan kematangan dalam penggunaan komputer dalam organisasi, dan penilaian yang nyata dari kebutuhan tugas untuk melengkapi proyek yang dimengerti dari proses bisnis bawah dan fungsinya.

25 Domain teknologi Domain teknologi tanggung jawab manajemen tetap bertahan walaupun komputer diletakkan pada departemen pusat manajamen atau di kantor bisnis manajer. Tanggungjawab ini berbeda dari tanggungjawab bisnis manajer yang memberikan peningkatan dengan menggunakan data. Ini adalah perbedaan dari tanggungjawab, dan faktanya bahwa domain bisnis digunakan untuk teknologi informasi dalam membuat tanggungjawab di domain teknologi, yang membuat konsep sangatlah penting. Dalam domain teknologi faktor yang dinilai terdiri dari: strategic IS architecture, definitional uncertainty, technical uncertainty, IS infrastucture risk. Faktor ini menyediakan sebuah hubungan strategi teknologi dalam alternatif investasi teknologi informasi yang dapat dilihat Strategic IS architecture Sampai sekarang, implementasi proyek telah dihilangkan dan dievaluasi secara bebas. Bagaimanapun, domain teknologi sangat natural, dapat menentukan sebuah permintaan dan kepentingan untuk proyek melewati dampak ekonomi domain bisnis. Sistem database, hubungan database, sistem pendistribusian akan dapat mengumpulkan atau

26 32 menghubungkan penyedia oleh lingkungan teknologi itu sendiri Definitional uncertainty Dengan adanya perubahan yang tidak tentu. Perubahan teknologi dalam sebuah organisasi dapat ditunjukkan dalam banyak langkah. Langkahnya sebuah pekerjaan dapat menjadi terstruktur untuk produktifitas yang banyak; pada akhirnya sisa produk adalah sama, tapi pada pengertiannya perubahan itu dapat dijalani. Pada akhirnya produk dapat berubah juga, perubahan yang diinginkan atas bagian dalam yang sama baiknya seperti bagian luar dari perusahaan. Perubahan ini termasuk tingkatan dari resiko. Struktur infomasi ekonomi membolehkan untuk menilai resiko dan ketidaktentuan Technical uncertainty Identifikasi lain dari resiko dalam domain teknologi adalah technical uncertainty, yang menilai kesiapan dari domain teknologi untuk menjalankan proyek. Empat penilaian yang terpisah meliputi: pengetahuan yang diinginkan, ketergantungan hardware, ketergantungan software, dan aplikasi software. Tujuan

27 33 dari penilaian ini tidak dapat menegaskan resiko penolakan perencanaan. Maksudnya, mengakui resiko dan menegaskan persiapan dan kesiapan yang dibutuhkan untuk kesuksesan proyek. Kepastian adalah sesuatu yang negatif. Technical uncertainty yang tertinggi, yang paling negatif dari hasil evaluasi IS infrastructure risk IS infrastructure risk menilai tingkatan dari yang bukan proyek kebutuhan investasi untuk membiayai proyek ini. Lingkupan yang dinilai termasuk faktorfaktor seperti data administrasi (seperti permintaan kamus data baru), komunikasi (contohnya bentuk dari kemampuan komunikasi yang diinginkan), dan sistem distribusi (seperti metode baru dari penilaian data yang diinginkan) Membangun nilai Organisasi Menurut Parker (1988,p186) metode yang digunakan untuk mendapatkan nilai organisasi adalah dengan menentukan seberapa besaran dan pentingnya dari setiap kategori nilai dan resiko. Terdapat 10 kategori dalam nilai dan resiko, kemudian kita akan membuat tingkatan dari kategori tersebut terhadap bisnis kita, didistribusikan faktor besaran positif ke 100 nilai dan menggunakan faktor besaran negatif untuk resiko

28 34 dan keraguan. Dalam menilai organisasi ini kita perlu menganalisis batas bisnis dan dukungan dari sistemnya. Batas bisnis yang dimaksud disini adalah tingkatan pada bisnis yang menguntungkan, kompetitif, sehat dan memiliki kekuatan dalam menghadapi gejolak bisnis maupun krisis ekonomi. Sedangkan dukungan sistem atau teknologi informasi adalah tingkatan ketergantungan sebuah organisasi terhadap teknologi informasi apakah kuat dan efektif atau tidak. Untuk menggambarkan dari hubungan antara batas dari kegiatan bisnis dan dukungan sistem atau teknologi informasi dibuatlah menjadi empat kuadran yang masing-masing akan menerangkan seberapa besar ketergantungan suatu organisasi terhadap sistem informasi yang mereka gunakan. LINE OF BUSINESS Derajat dimana bisnis Kuat Kuadran A Investasi Kuadran B Strategis menguntungkan, bersaing Lemah Kuadran C Infrastruktur Kuadran D Breakthrough Lemah Kuat Computer Support Derajat dimana Komputer yang ada cukup kuat dan efektif Gambar 2.4 Nilai Korporat Organisasi (Parker, 1988, p187)

29 35 Karena keempat perbedaan inlah maka masing-masing kuadran pada Gambar 2.10 memiliki relatif korporat yang berbeda-beda. a. Kuadran A : Investment Pada posisi kuadran A, sebuah organisasi memilki kekuatan bisnis yang kuat, namun memiliki ketergantungan pada sistem informasi yang lemah. Biasanya organisasi ini baru menginvestasikan sistem informasi pada bisnis mereka, sehingga masih harus terus meningkatkan sistem informasi yang mereka punya seiring dengan meningkatnya kekuatan bisnis yang berjalan. Dengan kekuatan bisnis yang ada, mereka memiliki kesempatan untuk meningkatkan investasi yang mereka miliki di masa mendatang, dengan konsekuensi mereka harus terus berfokus pada pembangunan infrastrukturnya.

30 36 Nilai Korporat pada kuadran Investasi LIKELY COMMENT RESULTING VALUE WEIGHT BUSINESS DOMAIN A. Return on investment (ROI) Medium 2 B. Strategic match Low 0 C. Competitive advantage Low 0 D. Management information Medium Strenghthen Management 2 E. Competitive response Highest 8 F. Project organization risk Medium -2 TECHNOLOGY DOMAIN A. Definitional uncertainty Medium -4 B. Technical uncertainty Medium -4 C. Strategic IS architecture High 8 D. IS infrastructure risk Low 0 Total Value 20 Total Risk and Uncertainty -10 Tabel 2.1 Nilai Korporat pada kuadran Investasi (Parker, 1988, p188) b. Kuadran B : Strategic Pada kuadran ini menggambarkan adanya kekuatan bisnis yang kuat dengan dukungan sistem informasi yang kuat pula. Organisasi sangat bergantung pada sistem informasi untuk menjalankan bisnis yang mereka jalani. Kedua dari sistem infrastruktur dan backbone systems sangat kuat.

31 37 Untuk organisasi pada kuadran B mempunyai lini bisnis yang kuat, dan juga dukungan komputer yang kuat. Mempunyai korporat positif 20 dari nilai korporat negatif -4 (Tabel 2.6) Nilai Korporat pada kuadran Strategis LIKELY VALUE COMMENT RESULTING WEIGHT BUSINESS DOMAIN A Return on investment (ROI) High 2 B. Strategic match Highest 4 C. Competitive advantage Low 6 D. Management information High 2 E. Competitive response Low 4 F. Project organization risk High -1 TECHNOLOGY DOMAIN A. Definitional uncertainty Medium -2 B. Technical uncertainty Medium -1 C. Strategic IS architecture Highest 1 D. IS infrastructure risk Medium 1 Total Value 20 Total Risk and Uncertainty -4 Tabel 2.2 Nilai Korporat pada kuadran Strategis (Parker, 1988, p188) c. Kuadran C : Infrastructure Organisasi yang berada pada kuadran ini digambarkan memiliki kekuatan bisnis ynag lemah dan diikuti pula dengan

32 38 dukungan sistem informasi yang lemah pula. Tingkat ketergantungan organisasi pada sistem informasi dinilai sangat lemah. Nilai korporat pada kuadran infrastruktur BUSINESS DOMAIN LIKELY VALUE COMMENT RESULTING WEIGHT A. Return on investment (ROI) Medium 2 B. Strategic match High Assume Management Goals 4 C. Competitive advantage Low 6 D. Management information High Strengthen Management 2 E. Competitive response Low 4 F. Project organization risk High Cannot afford risk -1 TECHNOLOGY DOMAIN A Definitional uncertainty Medium Cannot afford risk -4 B. Technical uncertainty Medium Cannot afford risk -1 C. Strategic IS architecture Highest A crucial element 1 D. IS infrastructure risk Medium 1 Total Value 20 Total Risk and Uncertainty -10 Tabel 2.3 Nilai Korporat pada kuadran Infrastruktur (Parker, 1988, p189) d. Kuadran D : Breakthru or Management Pada kuadran ini, organisasi memiliki kekuatan bisnis ynag lemah namun dukungan dari sistem informasi yang ada sinilai kuat. Dengan adanya dukungan dari sistem informasi yang kuat akan memungkinkan terciptanya kekuatan pada potensial bisnis yang ada.

33 39 Untuk organisasi pada kuadran B mempunyai lini bisnis yang lemah dengan dukungan komputer yang sangat kuat. Nilai korporat positifnya 20 dan nilai korporat negatifnya -10 (Tabel 2.8). BUSINESS DOMAIN LIKELY VALUE COMMENT RESULTING WEIGHT A. Return on investment (ROI) High 4 B. Strategic match Highest 6 C. Competitive advantage Low 0 D. Management information High 4 E. Competitive response Low 0 F. Project organization risk High -4 TECHNOLOGY DOMAIN A. Definitional uncertainty Medium -2 B. Technical uncertainty Medium -2 C. Strategic IS architecture Highest 6 D. IS infrastructure risk Medium -2 Total Value 20 Total Risk and Uncertainty -10 Tabel 2.4 Nilai Korporat pada kuadran Breakthru Management (Parker, 1988, p190) Information economics scorecard Setelah skor perhitungan ROI sederhana diperoleh, skor pembobotan kelima faktor Domain Bisnis dan keempat faktor Domain Teknologi juga diperoleh, lalu masing-masing skor tersebut dimasukkan ke dalam scorecard (lembar penilain). Seperti ditunjuk pada Gambar 2.4,

34 40 seluruh skor dimasukkan ke masing-masing kolom yang telah disediakan. Skor ini kemudian dikalikan dengan nilai relatif korporat untuk memperoleh bobot skor. Masing-masing bobot skor ini lebih lanjut dijumlahkan (nilai positif maupun nilai negatif) untuk mendapatkan total skor proyek. Evaluator Business Domain Technology Domain Weighted Score (factor ) ROI* SM* CA* MI* CR* OR* SA* DU* TU* IR* Business Domain Technology Domain Weighted Value *Where ROI Measurement ROI = Enhanced simple return on investment score Business Domain Assessment SM = Strategic match CA = Competetive advantage Gambar 2.5 The Information Economics Scorecard (Parker, 1988, p145)

35 Teori Analisis SWOT Menurut Rangkuti (2004;p18) analisis SWOT adalah identifikasi berbagai faktor secara sistematis untuk merumuskan strategis perusahaan. Analisis ini didasarkan pada logika yang dapat memaksimalkan kekuatan (Strengths) dan peluang (Opportunities), namun secara bersamaan dapat meminimalkan kelemahan (Weaknesses) dan ancaman (Threats). Proses pengambilan keputusan strategis selalu berkaitan dengan pengembangan misi, tujuan, strategis, dan kebijakan perusahaan. Dengan demikian perencanaan strategis (strategic planner) harus menganalisis faktor-faktor strategis perusahaan (kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman) dalam kondisi yang ada saat ini. Proses penyusunan perencanaan strategis melalui tiga tahap analisis, Rangkuti (2004,p21), yaitu: 1. Tahap pengumpulan data Tahap ini pada dasarnya tidak hanya sekedar kegiatan pengumpulan data, tetapi juga merupakan suatu kegiatan pengklasifikasian dan pra-analisis. Pada tahap ini data dapat dibedakan menjadi dua, yaitu data eksternal dan data internal. Data eksternal dapat siperoleh dari lingkungan diluar perusahaan, seperti : analisis pasar, analisis kompetitor, analisis komunitas, analisis pemasok, analisis pemerintah dan analisis kelompok kepentingan tertentu. Data internal dapat diperoleh di dalam perusahaan itu sendiri, seperti: laporan keuangan (neraca, laba-rugi, cash-flow, struktur pendanaan),

36 42 laporan kegiatan sumber daya manusia (jumlah karyawan, pendidikan, keahlian, pengalaman, gaji, turn-over), laporan kegiatan operasional, dan laporan kegiatan pemasaran. Model yang dipakai pada tahap pengumpulan data ini terdiri dari tiga, yaitu : matrik faktor strategi eksternal, matrik faktor strategi internal, matrik profil kompetitif. 1. Matrik faktor strategi eksternal Sebelum membuat matrik faktor strategi eksternal, kita perlu mengetahui terlebih dahulu faktor strategi eksternal (EFAS). Berikut ini adalah cara-cara penentuan faktor strategi eksternal (EFAS) : a. Susunlah dalam kolom 1 (5 sampai dengan 10 peluang dan ancaman). b. Beri bobot masing masing faktor dalam kolom 2, mulai dari 1,0 (sangat penting) sampai dengan 0,0 (tidak penting). Faktor-faktor tersebut kemungkinan dapat memberikan dampak terhadap faktor strategis. c. Hitung rating (dalam kolom 3) untuk masing-masing faktor dengan memberikan skala mulai dari 4 (outstanding) sampai dengan 1(poor) berdasarkan pengaruh faktor tersebut terhadap kondisi perusahaan yang bersangkutan. Pemberian nilai rating untuk faktor peluang bersifat positif (peluang yang semakin besar diberi rating +4, tetapi jika peluangnya kecil, diberi rating +1). Pemberian nilai rating ancaman adalah kebalikannya. Misalnya, jika nilai ancamannya besar,

37 43 ratingnya adalah 1. Sebaliknya, jika nilai ancamannya sedikit ratingnya 4. d. Kalikan bobot pada kolom 2 dengan rating pada kolom 3, untuk memperoleh faktor pembobotan dalam kolom 4. Hasilnya berupa skor pembobotan untuk masing-masing faktor yang nilainya bervariasi mulai dari 4,0 (outstanding) sampai dengan 1,0 (poor). e. Gunakan kolom 5 untuk memberikan komentar atau catatan mengapa faktor-faktor tertentu dipilih dan bagaimana skor pembobotannya dihitung. f. Jumlahkan skor pembobotan (pada kolom 4), untuk memperoleh total skor pembobotan bagi perusahaan yang bersangkutan. 2. Matrik faktor strategi internal Setelah faktor-faktor strategi internal suatu perusahaan diidentifikasi, suatu tabel IFAS (internal strategic factors analysis summary) disusun untuk merumuskan faktor-faktor strategis internal tersebut dalam kerangka Strength and Weakness perusahaan. Tahapnya adalah : a. Tentukan faktor-faktor yang menjadi kekuatan serta kelemahan perusahaan dalam kolom 1. b. Beri bobot masing-masing faktor tersebut dengan skala mulai dari 1,0 (paling penting) sampai 0,0 (tidak penting), berdasarkan pengaruh

38 44 faktor-faktor tersebut terhadap posisi strategis perusahaa. (semua bobot tersebut jumlahnya tidak boleh melebihi skor total 1,00.) c. Hitung rating (dalam kolom 3) untuk masing-masing faktor dengan memberikan skala mulai dari 4 (outstanding) sampai dengan 1 (poor), berdasarkan pengaruh faktor tersebut terhadap kondisi perusahaan yang bersangkutan. 2 Tahap analisis Setelah mengumpulkan semua informasi yang berpengaruh terhadap kelangsungan perusahaan, tahap selanjutnya adalah memanfaatkan semua informasi tersebut dalam model-model kuantitatif perumusan strategis. Model yang digunakan adalah matriks SWOT. Matrik ini dapat menggambarkan secara jelas bagaimana peluang dan ancaman eksternal yang dihadapi perusahaan dapat disesuaikan dengan kekuatan dan kelemahan yang dimilikinya. Matrik ini dapat menghasilkan empat set kemungkinan alternatif strategis.

39 45 IFAS STRENGTHS (S) c. Tentukan 5 10 faktor faktor WEAKNESSES (W) Tentukan 5 10 faktor faktor EFAS OPPORTUNIES (O) Tentukan 5 10 faktor peluang eksternal TREATHS (T) Tentukan 5 10 faktor ancaman eksternal kekuatan internal STRATEGI SO Ciptakan strategi yang menggunakan kekuatan untuk memanfaatkan peluang STRATEGI ST Ciptakan strategi yang menggunakan kekuatan untuk mengatasi ancaman kelemahan internal STRATEGI WO Ciptakan strategi yang meminimalkan kelemahan untuk memanfaatkan peluang STRATEGI WT Ciptakan strategi yang meminimalkan kelemahan dan menghindari ancaman Tabel 2.5 Matrik Analisis SWOT (Rangkuti, 2003, p31) Keterangan a. Strategi SO : Strategi ini dibuat berdasarkan jalan pikiran perusahaan, yaitu dengan memanfaatkan seluruh kekuatan untuk merebut dan memanfaatkan peluang sebesar-besarnya. b. Strategi ST : Ini adalah strategi dalam menggunakan kekuatan yang dimiliki perusahaan untuk mengatasi ancaman. c. Strategi WO : Strategi ini diterapkan berdasarkan pemanfaatan peluang yang ada dengan cara meminimalkan kelemahan yang ada.

40 46 d. Strategi WT : Strategi ini didasarkan pada kegiatan yang bersifat defensif dan berusaha meminimalkan kelemahan yang ada serta menghindari ancaman. 3. Tahap pengambilan keputusan