BAB 4 ANALISIS DAN PEMBAHASAN. lebih terfokus pada kelayakan teknis dan kelayakan ekonomi. Adapun bobot prioritas dari kedua aspek tersebut adalah :

Transkripsi

1 60 BAB 4 ANALISIS DAN PEMBAHASAN 4.1 Studi Kelayakan Berdasarkan hasil wawancara dan analisa terhadap perusahaan yang akan mengimplementasikan sistem maka diputuskan melakukan studi kelayakan yang lebih terfokus pada kelayakan teknis dan kelayakan ekonomi. Studi kelayakan yang akan dibahas pada bab ini adalah aspek ekonomis, dan teknis. Adapun bobot prioritas dari kedua aspek tersebut adalah : No. Aspek Studi Kelayakan Bobot Prioritas 1. Aspek Teknis 30% 2. Aspek Ekonomi 60% Total 90% Studi Kelayakan Teknis PT. Intrapola Logistics International telah memiliki sebuah sistem, sistem yang lama yaitu Indosoft System, dimana sistem ini sudah ada sejak Sistem ini telah banyak membantu pekerjaan karyawan dalam menginput data dan lain sebagainya. Namun perusahaan ingin mengembangkan lagi sebuah jaringan dimana jaringan ini digunakan untuk memantau cabang-cabang yang ada. Sistem ini hanya diimplementasikan untuk cabang-cabang dengan 60

2 61 penjualan terbaik. Teknologi yang ada dalam perusahaan masih digunakan. Sistem baru digunakan untuk menunjang sistem lama dalam perusahaan sehingga mempermudah pekerjaan, dimana menggabungkan sistem lama dengan sistem yang baru dengan menggunakan jaringan. Secara teknis untuk mendukung pengimplementasian sistem baru maka perlu diadakan training bagi karyawan dimana dalam perusahaan harus memiliki orang yang bisa menguasai teknologi yang baru diimplementasi. Dilihat dari aspek teknis hal ini termasuk dalam kategori meng-upgrade sistem atau mengembangkan sistem yang telah ada. a) Spesifikasi dalam hardware dan software yang akan diimplementasikan lebih tinggi dibanding sistem yang lama karena kebutuhan yang lebih dan perkembangan zaman juga mengharuskan perusahaan untuk memperbaharui teknologi informasinya. b) Dalam teknis pengimplementasian sistem baru berjalan selama 3 bulan atau 90 hari dimana sistem telah dapat digunakan kurang dari satu tahun karena target perusahaan adalah satu tahun Studi Kelayakan Ekonomis Kelayakan ekonomis dalam mengimplementasi Indosoft System ditentukan dengan menggunakan analisis biaya dan manfaat (Cost and Benefit Analysis).

3 Analisa Biaya Sistem Biaya investasi awal Total biaya investasi awal sistem dan TI pada PT. Intrapola Logistics International meliputi biaya pembelian hardware dan software adalah sebesar Rp ,00 (dengan rincian pada Tabel 3.7.1c) Implementasi Indosoft System dilakukan oleh tim ahli dengan biaya Rp ,00 dalam jangka waktu 3 bulan atau 90 hari Analisa Manfaat Sistem Manfaat yang diperoleh dalam mengimplementasi suatu sistem informasi dibagi menjadi dua yaitu : 1. Tangible Benefit Manfaat yang akan diperoleh oleh PT ILI setelah menerapkan sistem yang baru antara lain pengurangan biaya alat tulis kantor dimana didalamnya sudah termasuk biaya kertas, tinta printer dan lain sebagainya dengan rincian sebagai berikut: a. Pengurangan alat tulis kantor Biaya operasional yang mengalami pengurangan akibat dampak langsung dari investasi sistem dan teknologi informasi adalah alat tulis kantor dengan rincian sebagai berikut :

4 63 T ahun Biaya Alat T ulis Kantor 2011 Rp , Rp , Rp ,00 Total Rp ,00 Tabel a Total Biaya Penggunaan ATK Berdasarkan data yang terdapat pada Tabel a maka dapat dihitung penurunan biaya alat tulis kantor sebagai berikut : 1) Penurunan biaya alat tulis kantor pada tahun Rp ,00 - Rp ,00 = Rp ,00 2) Penurunan biaya alat tulis kantor pada tahun Rp ,00 - Rp ,00 = Rp ,00 3) Penurunan biaya alat tulis kantor pada tahun Rp ,00 - Rp ,00 = Rp ,00 Berdasarkan perkiraan tahun maka dapat dihitung penurunan rata-rata adalah sebesar (Rp ,00 + Rp ,00 + Rp ,00 ) : 3 = Rp ,67. Berikut adalah total penurunan biaya ATK setelah penerapan sistem TI baru. Tahun Penurunan Biaya Alat Tulis Kantor 2011 Rp , Rp , Rp ,00 Total Rp ,00 Tabel b Penurunan Biaya Alat Tulis Kantor

5 64 Peningkatan pendapatan Tahun Peningkatan Penjualan 2011 Rp , Rp , Rp ,80 Total Rp ,40 Peningkatan pendapatan pada PT ILI setelah investasi sistem informasi adalah sebagai berikut : (Tabel 3.7.3) 1) Pada tahun 2011 (tahun pertama implementasi TI) Rp ,20 - Rp ,20 = Rp ,00 2) Pada tahun 2012 (tahun kedua implementasi TI) Rp ,40 - Rp ,20 = Rp ,20 3) Pada tahun 2013 (tahun ketiga implementasi TI) Rp ,80 - Rp ,40 = Rp ,40 Berikut ini tabel selisih peningkatan pendapatan : Tahun Selisih Peningkatan Pendapatan 2011 Rp , Rp , Rp ,40 Total Rp ,60 Tabel c Selisih Peningkatan Pendapatan pada PT. Intrapola Logistics International

6 65 Berikut in adalah total manfaat yang diperoleh perusahaan setelah penerapan sistem dan TI : Keterangan Penurunan Rp ,00 Rp ,00 Rp ,00 biaya penggunaan ATK Total Rp ,00 Rp ,00 Rp ,00 manfaat Tabel d Total Manfaat 2. Intangible Benefit Intangible benefit adalah manfaat yang diperoleh dari hasil investasi yang tidak dapat diukur oleh perusahaan jika mengimplementasikan Indosoft System, tetapi dilihat dari kuesioner yang diberikan kepada 10 responden dengan 5 pertanyaan mengenai pengimplementasian sistem baru ini, yaitu :

7 66 Responden Pertanyaan Nilai Nilai Nilai Total Standar Varians Modus Rata-rata Min Max Nilai Deviasi , ,7000 0, ,0000 0, , ,7000 0, , ,8000 0, ,0000 1, , ,7000 0, , ,7000 0, , ,7000 0, , ,7000 0, , ,3000 0, Total Tabel e Hasil Kuesioner Dari hasil tabel diatas setelah melakukan perhitungan dengan standar deviasi maka dapat disimpulkan bahwa intangible benefit yang dapat diperoleh perusahaan antara lain : 1) Meningkatkan pemantauan kinerja karyawan Karyawan juga merupakan salah satu aset perusahaan yang tidak dapat dipungkiri memberikan banyak kontribusi bagi perusahaan, oleh karena itu penting bagi perusahaan untuk memantau kinerja karyawan dan juga perencanaan terhadap kemampuan karyawan yang kurang SDM nya dengan mengan mengikuti training yang tepat dan juga diperlukan perencanaan terhadap jenjang karir karyawan yang sesuai dengan keahliannya.

8 67 2) Meningkatkan kepuasan karyawan Dengan mengimplementasikan sistem baru ini maka perusahaan dapat meningkatkan kepuasan karyawan karena karyawan merasa pekerjaannya terbantu dengan adanya sistem ini. Dengan meningkatkan kepuasan karyawan, maka karyawan akan semakin loyal terhadap perusahaan serta memberikan yang terbaik untuk perusahaan. 3) Mempercepat proses pengambilan keputusan Dengan mengimplementasikan sistem baru ini maka informasi-informasi yang penting dan berguna bagi perusahaan dari daerah-daerah dapat diberikan dengan cepat sehingga sangat berguna bagi pihak manajemen perusahaan jika ingin mengambil keputusan yang dilakukan untuk memperlancar proses yang ada. 4) Meningkatkan efisiensi waktu yang digunakan Dengan mengimplementasikan sistem baru ini maka dapat mengefisienkan waktu yang diperlukan untuk menjalankan tugas. Sehingga karyawan dapat melaksanakan tugasnya secara cepat dan tepat waktu. 5) Meningkatkan brand image perusahaan Hal ini dapat meningkatkan pandangan atau kesan baik bagi perusahaan karena dapat menangani maupun memproses segala sesuatu lebih cepat sehingga konsumen tidak menunggu terlalu lama. Dengan meningkatnya nama baik

9 68 perusahaan, maka akan memudahkan perusahaan untuk menjalin kerja sama bisnis dengan kliennya Dampak Ekonomis Implementasi Indosoft System Dari analisis biaya dan manfaat dari sistem diatas maka dapat dihitung dampak ekonomis implementasi Indosoft System dalam tabel berikut : A. Investasi bersih yang dibutuhkan Rp ,00 B. Aliran kas tahunan berdasarkan periode 3 tahun (Nilai dalam rupiah) Tahun Total Keuntungan ekonomis bersih (+) Pengurangan Rp ,00 Rp ,00 Rp ,00 Rp ,00 biaya operasi = Pendapatan Rp ,00 Rp ,00 Rp ,00 Rp ,00 sebelum pajak Biaya berjalan Rp ,60 Rp ,30 Rp ,50 Rp ,40 dari kertas kerja Arus kas bersih (Rp ,60) (Rp ,30) (Rp ,50) (Rp ,40 ) C. Simple ROI ((Rp ,40 : Rp ,00 x 3)) x 100% = 9,49% D. Scoring dampak ekonomis Score Simple ROI 0 Zero or less 1 1% to 299 % % to 499 % % to 699 % % to 899 % 5 over Tabel Lembar Kerja Dampak Ekonomis Implementasi Indosoft System Berdasarkan tabel , maka diperoleh ROI sebesar 9,49% dengan nilai tersebut dampak ekonomis yang didapat berada pada skor 1 yaitu 1% to 299%. Artinya penerapan teknologi informasi bagi PT. Intrapola Logistics International memberikan dampak signifikan bagi keuangan perusahaan. Hal

10 69 ini disebabkan karena pada data keuangan tabel merupakan kondisi keuangan pada saat perusahaan telah mengimplementasikan teknologi informasi dan karyawan telah mendapatkan manfaatnya setelah melakukan training dimana menggunakan sistem pekerjaan dapat lebih mudah. Itulah mengapa hasil perhitungan Simple ROI pada Tabel diatas berada pada Skor 1. Adapun dampak lainnya dengan adanya pengimplementasian Indosoft System adalah sebagai berikut : a) Penagihan piutang yang tepat waktu Dengan implementasi sistem yang baru, dimungkinkan untuk melihat pola pembayaran pelanggan dimana dapat diketahui pelanggan yang membayar tepat waktu sehingga perusahaan dapat memprioritaskan order dari pelanggan yang berprospek dibandingkan perusahaan menangani order pelanggan yang pembayarannya sering mengalami keterlambatan atau tidak membayar. b) Percepatan proses kerja Penggunaan aplikasi Indosoft System menjadikan waktu yang dibutuhkan untuk pencatatan data semakin lebih cepat karena data telah tersimpan dalam database. Sebagai contoh : sebelum penerapan aplikasi Indosoft System, pengiriman data membutuhkan waktu kurang lebih 30 menit, tetapi setelah penerapan aplikasi Indosoft System pengiriman data hanya membutuhkan waktu 5 menit. Dengan meningkatnya efisiensi kerja, maka

11 70 waktu lembur karyawan dapat diminimalisasikan. Dalam hal ini perusahaan mampu menghemat biaya lembur. 4.2 Cost Benefit Analysis (CBA) Keuangan investasi yang diukur dalam hal ini adalah keuntungan dari pengurangan biaya operasional perusahaan sejauh investasi teknologi informasi diimplementasikan. Untuk mengetahui seberapa baik suatu investasi teknologi informasi telah dilakukan selain menghitung biaya operasional, dihitung pada biaya awal dari investasi tersebut juga dihitung biaya berjalan selama investasi teknologi informasi diimplementasikan.

12 71 No Keterangan Tahun 0 Tahun 1 Tahun 2 Tahun 3 1. Biaya investasi awal : Monitor Samsung 17 inc Rp ,00 CPU Rp ,00 Mouse Logitech Rp ,00 Keyboard Logitech Rp ,00 Printer Epson LX300 Rp ,00 LAN a. Server Rp ,00 b. Hub 8 pot Rp ,00 c. Kabel LAN Rp ,00 d. Connector RG 45 Rp ,00 e. Software Server Rp ,00 Biaya Pemasangan Rp ,00 Kaspersky Anti Virus Rp ,00 Stabilizer 1000 VA Rp ,00 Router Rp ,00 Internet Speedy Rp ,00 Biaya lain-lain a. Fax Panasonic b. CD-RW GT-pro (Rupiah) (Rupiah) (Rupiah) (Rupiah) Rp ,00 Rp ,00 Biaya infrastructure Rp ,00 User training Rp ,00 Total biaya investasi awal Rp ,00 2. Biaya berjalan : Gaji Pegawai Rp ,00 Rp ,20 Rp ,20 Listrik Rp ,90 Rp ,54 Rp ,73 Telepon Rp ,25 Rp ,06 Rp ,99 Biaya Internet Rp ,38 Rp ,95 Rp ,55 Alat Tulis Kantor Rp ,00 Rp ,00 Rp ,00 Fotocopy Rp ,75 Rp ,00 Rp ,00 Cetakan Rp ,00 Rp ,00 Rp ,00 Maintanance Komputer Rp ,00 Rp ,00 Rp ,00 Maintanance LAN Rp ,00 Rp ,00 Rp ,00 Total biaya berjalan Rp ,60 Rp ,30 Rp ,50 3. Penghematan alat tulis kantor Rp ,00 Rp ,00 Rp ,00 4. Pening katan penjualan Rp ,20 Rp ,40 Rp ,80 5. Net Cash Inflow Rp ,60 Rp ,10 Rp ,30 6. Discounted Net Cash Inflo w Rp ,82 Rp ,73 Rp ,36 NPV Rp ,91

13 72 Tabel 4.2 Perhitungan NPV Return on Investment (ROI) Berdasarkan perhitungan pada lembar kerja dampak ekonomis pada table Tabel , maka dapat disimpulkan bahwa ROI yang diperoleh dari implementasi Indosoft System adalah sebesar 9,49% Net Present Value (NPV) NPV adalah nilai mata uang yang dikurangi diskonto/suku bunga yang ditetapkan oleh perusahaan yaitu sebesar 10% sehingga melalui implementasi Indosoft System diperoleh uang sebesar Rp ,91. NPV = Total discounted net cash flow Biaya investasi awal = Rp ,90 Rp ,00 = Rp ,91 Dari perhitungan diatas dapat disimpulkan bahwa implementasi Indosoft System dapat diterima karena NPV positif. Karena arus kas setelah implementasi sudah mencukupi untuk membayar kembali modal yang diinvestasikan dan memberikan tingkat pengembalian yang diperlukan atas modal tersebut. Jika proyek NPV positif, maka sistem baru tersebut menghasilkan lebih banyak kas dari yang dibutuhkan untuk menutup investasi awal dan memberikan pengembalian yang diperlukan kepada perusahaan.

14 73 Oleh karena itu jika perusahaan mengambil investasi yang memiliki NPV positif maka laba perusahaan akan meningkat Payback Period Discounted payback period = n + a b x 1 tahun c b = 1 + Rp ,00 Rp ,60 x 1 tahun Rp ,70 Rp ,60 = 1 + Rp ,40 x 1 tahun Rp ,10 = 1 + 1,84 x 1 tahun = 2,84 = 2 tahun 2 bulan Keterangan : n = tahun terakhir, dimana jumlah arus kas masih belum dapat menutupi investasi awal a = jumlah investasi awal b = jumlah kumulatif arus kas pada tahun ke n c = jumlah kumulatif arus kas pada tahun ke n + 1 Berdasarkan perhitungan dengan discounted payback period diatas dapat disimpulkan bahwa jumlah investasi awal yang dikeluarkan dalam

15 74 mengimplementasikan Indosoft System akan kembali kurang lebih selama 2 tahun 2 bulan. Karena pada tahun pertama, jumlah kumulatif arus kasnya belum dapat menutupi investasi awal. Hasil studi kelayakan implementasi Indosoft System : Aspek Kelayakan Hasil Analisis Target Hasil Kelayakan Perusahaan Kelayakan teknis 90 hari < 365 hari LAYAK Kelayakan NPV Positif > 0 LAYAK ekonomi Tabel Hasil Studi Kelayakan Implementasi Indosoft System Pada analisa tahap pertama dilakukan dengan studi kelayakan teknis. Analisa ini menggambarkan kondisi perusahaan yang telah menggunakan sistem tetapi meng-upgrade sistemnya untuk mempermudah lagi dalam menjalankan proses bisnis serta tuntutan zaman yang semakin canggih dimana semua serba menggunakan teknologi yang cepat dan tepat. Dalam studi kelayakan teknis ini dijelaskan bahwa sistem baru, spesifikasinya lebih tinggi dibandingkan sistem lama. Dalam pengimplementasiannya sistem baru ini memakan waktu 90 hari (3 bulan) dan hasil ini memenuhi target yang diharapkan perusahaan yaitu satu tahun. Setelah melakukan studi kelayakan teknis dan dinyatakan layak, maka perusahaan melakukan studi kelayakan ekonomi dengan menggunakan metode cost benefit analysis untuk mengetahui besarnya biaya

16 75 yang harus dikeluarkan perusahaan dan manfaat apa yang nantinya akan diperoleh perusahaan dari pengimplementasian sistem baru ini. Dengan demikian perusahaan dapat membandingkan apakah cost yang dikeluarkan lebih besar atau lebih kecil dari benefit yang nantinya akan diperoleh perusahaan. Dari hasil analisis diketahui bahwa ROI dalam mengimplementasikan sistem baru ini adalah 9,49%, payback period 2 tahun 2 bulan, NPV positif. Hasil ini memenuhi target yang diharapkan perusahaan yaitu payback period yang sesuai yaitu kurang dari 3 tahun dan nilai NPV positif. Dari hasil analisis dua aspek kelayakan tersebut diketahui bahwa PT. Intrapola Logistics International layak untuk mengimplementasikan sistem barunya.