2.1 Konsep Sistem Informasi dan Teknologi Informasi.

Transkripsi

1 6 BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Konsep Sistem Informasi dan Teknologi Informasi Pengertian Sistem Informasi dan Teknologi Informasi Menurut Turban (2003, p15), sebuah sistem informasi (SI) mengumpulkan, menyimpan, menganalisa, dan penyebaran informasi untuk tujuan tertentu. Sistem informasi mengandung input (data, instruksi) dan output (perhitungan). Menurut James O Brien (2005,p25) dalam Pengantar Sistem Informasi, sistem informasi adalah kombinasi teratur apapun dari orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Menurut Alter (1999, p42) Sistem Informasi adalah bentuk tertentu dari sistem kerja yang menggunakan teknologi informasi untuk menangkap, menyimpan, mencari kembali, manipulasi dan menampilkan informasi, serta mendukung satu atau lebih sistem kerja yang lain. Dari definisi di atas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah suatu sistem yang mampu menyediakan informasi yang bermanfaat bagi penggunanya dan juga untuk mendukung operasi, manajemen dalam suatu organisasi. Adapun pengertian teknologi informasi menurut Williams (2007,p4) adalah istilah umum yang menjelaskan teknologi apapun yang

2 7 membantu manusia dalam membuat, mengubah, menyimpan, mengkomunikasikan dan atau menyebarkan informasi. Menurut James A. O Brien (2005,p7) adalah hardware, software, telekomunikasi, manajemen database, dan teknologi pemrosesan informasi lainnya yang digunakan dalam sistem informasi berbasis komputer. Menurut teori-teori diatas dapat disimpulkan bahwa teknologi informasi adalah teknologi yang berhubungan dengan pengelolaan data menjadi informasi Komponen-komponen dari Sistem Informasi Model sistem informasi menurut James A. O brian (2005,p35) yang menunjukan kerangka konsep dasar untuk berbagai komponen dan aktifitas sistem informasi. Sistem informasi bergantung pada sumber daya manusia (pemakai akhir dan pakar SI), hardware (mesin dan media), software (program dan prosedur), data (dasar data dan pengetahuan), serta jaringan (media komunikasi dan dukungan jaringan) untuk melakukan input, pemrosesan, output, penyimpanan, dan aktifitas pengendalian yang mengubah sumber daya data menjadi produk informasi. Model SI ini memperlihatkan hubungan antar komponen dan aktifitas sistem informasi. Model tersebut memberikan kerangka kerja yang menekankan pada empat konsep utama yang dapat diaplikasikan ke semua jenis sistem informasi, yaitu manusia, hardware, software, data, dan jaringan adalah lima sumber daya dasar sistem informasi. Sumber daya informasi mencakup :

3 8 a. Sumber Daya Informasi Model sistem informasi menunjukkan bahwa sistem informasi terdiri dari lima sumber daya dasar : manusia, hardware, software, data dan jaringan. b. Sumber Daya Manusia Manusia dibutuhkan untuk pengoperasian semua sistem informasi. Sumber daya manusia ini meliputi pemakai akhir dan pakar sistem informasi. 1. Pemakai akhir (juga disebut sebagai pemakai atau klien) adalah orang-orang yang menggunakan sistem informasi atau informasi yang dihasilkan sistem tersebut. 2. Pakar sistem informasi adalah orang-orang yang mengembangkan dan mengoperasikan sistem informasi. c. Sumber Daya Hardware Hardware meliputi semua peralatan dan bahan fisik yang digunakan dalam pemrosesan informasi. Contoh-contoh hardware dalam sistem informasi berbasis komputer adalah : 1. Sistem komputer, yang terdiri dari unit pemrosesan pusat yang berisi pemrosesan mikro, dan berbagai peripheral yang saling berhubungan. 2. Peripheral komputer, yang berupa peralatan keyboard atau mouse elektronik untuk input data dan perintah, layar, video, atau printer

4 9 untuk output informasi, dan disc magnetic atau optikal untuk menyimpan sumber daya data. d. Sumber Daya Software Software meliputi semua rangkaian perintah pemrosesan informasi. Contoh-contoh sumber daya software adalah : 1. Software sistem, seperti program sistem operasi, yang mengendalikan serta mendukung operasi sistem komputer. 2. Software aplikasi, yang memprogram pemrosesan langsung bagi penggunaan tertentu komputer oleh pemakai akhir. Contohnya adalah program analisis penjualan, program penggajian, dan program pengolah kata. 3. Prosedur, yang mengoperasikan perintah bagi orang-orang yang akan menggunakan sistem informasi. Contohnya adalah perintah untuk mengisi formulir kertas atau mengguanakan software. e. Sumber Daya Data Data mengenai transaksi bisnis dan kegiatan lainnya harus ditangkap dan disiapkan untuk pemrosesan melalui aktivitas input. Input biasanya berbentuk aktivitas entry data seperti pencatatan dan pengeditan. Adapun komponen fisik sistem informasi menurut Robert A. Leitch : 1. Perangkat keras komputer: CPU, storage, perangkat input/output, terminal untuk interaksi, media komunikasi data.

5 10 2. Perangkat lunak komputer: perangkat lunak sistem (sistem operasi dan utilitinya), perangkat lunak umum aplikasi (bahasa pemrograman), perangkat lunak aplikasi (aplikasi akuntansi dll). 3. Basis data: penyimpanan data pada media penyimpan komputer. 4. Prosedur: langkah-langkah penggunaan sistem 5. Personil untuk pengelolaan operasi (SDM), meliputi: - Clerical personnel (untuk menangani transaksi dan pemrosesan data dan melakukan inquiry = operator). - First level manager: untuk mengelola pemrosesan data didukung dengan perencanaan, penjadwalan, identifikasi situasi out-of-control dan pengambilan keputusan level menengah ke bawah. - Staff specialist: digunakan untuk analisis untuk perencanaan dan pelaporan. - Management: untuk pembuatan laporan berkala, permintaan khsus, analisis khusus, laporan khsusus, pendukung identifikasi masalah dan peluang. f. Sumber Daya Jaringan Jaringan telah menjadi hal mendasar bagi bisnis yang berhasil dalam sistem informasi berbasis komputer. Jaringan telekomunikasi terdiri dari, proses komunikasi, dan peralatan lainnya yang dibutuhkan satu sama lain melalui media komunikasi, serta dikendalikan melalui software komunikasi.

6 Investasi Teknologi Informasi Pengertian Evaluasi Investasi SI/TI Investasi TI adalah sesuatu yang berhubungan dengan penggunaan sumberdaya keuangan ke suatu bentuk aktiva dengan suatu harapan mendapatkan keuntungan dimasa depan dibidang TI. Kaitannya dengan keuangan, investasi berarti membeli sekuritas atau bentuk keuangan lainnya atau aktivitas kertas. Investasi ini memungkinkan akan memberikan arus kas di masa depan dan mungkin akan menambah/ mengurangi nilainya. Ditinjau dari segi peranan strategis teknologi informasi, paling tidak dapat ditemukan lima jenis manfaat dari dilakukannya investasi terhadap perangkat teknologi tersebut : Kategori pertama adalah karena alasan kelangsungan hidup perusahaan atau bisnis itu sendiri, dalam arti adalah bahwa perusahaan melihat bahwa keberadaan teknologi informasi di dalam bisnis terkait sifatnya adalah mutlak. Kategori kedua adalah perusahaan yang hendak melakukan investasi karena alasan ingin memperbaiki efisiensi. Kategori berikutnya adalah tujuan investasi untuk memperbaiki efektitivitas usaha, dalam arti kata melakukan apa yang diistilahkan sebagai do the right thing. Kategori keempat adalah keinginan perusahaan untuk mendapatkan suatu loncatan keunggulan kompetitif (competitive advantage leap)

7 12 agar dapat meninggalkan para pesaing bisnisnya dengan mengembangkan teknologi yang perusahaan lain belum memiliki. Kategori yang terakhir adalah suatu bentuk investasi yang dilatarbelakangi oleh peranan teknologi informasi sebagai salah satu perangkat infrastruktur yang tidak dapat dihindari keberadaannya bagi sebuah perusahaan di era global ini Alasan pentingnya evaluasi investasi SI/TI Pentingnya evaluasi investasi sistem informasi (SI) / teknologi informasi (TI) dimaksudkan untuk mengetahui apakah suatu proyek pengembangan SI/TI yang baru dapat memberikan manfaat yang sesuai (baik manfaat yang bersifat tangible maupun intangible) dengan biaya yang telah dikeluarkan. Investasi SI/TI seringkali hanya dipandang sebagai suatu biaya yang harus dikeluarkan tanpa tahu manfaat apa yang akan diperoleh. Beberapa praktisi berpendapat mengapa seringkali proyek SI/TI dianggap gagal memberikan manfaat yang signifikan ke perusahaan karena nilai manfaat SI/TI tidak pernah digali secara optimal. Seperti fenomena Iceberg, sesungguhnya masih banyak manfaat SI/TI yang tidak terlihat dan belum digali. Penilaian investasi juga diperlukan untuk menentukan waktu pengembangan proyek-proyek pada suatu perusahaan. Pada saat perusahaan akan mengembangkan beberapa proyek SI/TI, maka

8 13 perusahaan tersebut haruslah menetapkan prioritas, mana saja proyek yang harus dikerjakan terlebih dahulu. Kecenderungannya, proyek yang mempunyai nilai ekonomis tertinggi dan sesuai dengan anggaran perusahaanlah yang akan dikembangkan terlebih dahulu. Dengan kata lain, pada karya tulis ini akan dikaji bagaimana menganalisa dan menghitung nilai ekonomis investasi SI/TI dan apa manfaatnya bagi suatu perusahaan. Metodologi yang akan digunakan untuk menilai dan melakukan justifikasi terhadap suatu investasi SI/TI adalah information economics. 2.3 Metode Analisis Investasi Sistem Informasi dengan Information Economics Pengertian Information Economics Secara singkat, information economics bertujuan untuk menghubungkan aspek kuantitatif dan kualitatif dari manfaat teknologi informasi. Isu tangible dan intangible. Hal hal yang tidak penuh ketidakpastian baik secara strategis maupun operasional, dan yang paling utama berkaitan dengan resiko yang dihadapi. Kelemahannya yaitu dalam penggunaannya dibutuhkan keahlian spesifik karena sifatnya yang kompleks dan cukup memakan waktu. Menurut Parker (1988, p5) Infomation Economics adalah sekumpulan alat hitung untuk menghitung keuntungan dan biaya-biaya dari sebuah proyek TI. Dalam pengukuran information economics terdapat 4 tahapan, yaitu (Parker, 1988, p11) : 1. Identifikasi nilai dan total biaya dari setiap proyek.

9 14 2. Menerapkan kriteria ekonomi sementara dalam proses pembuatan keputusan. 3. Memperkirakan alternatif-alternatif yang mungkin terjadi. 4. Alokasi sumber daya yang berharga untuk proyek penting Domain Keuangan Feasibility assessment merupakan suatu metode untuk mengevaluasi kelayakan suatu proyek dengan melihat aspek finansial maupun non-finansial terhadap kebutuhan organisasi yang telah ditetapkan, dan menilai prioritas proyek-proyek yang ditawarkan. Kelayakan dapat saja dalam bentuk biaya, manfaat, nilai atau hal-hal yang berkaitan dengan sosial teknikal (Graeser et al, 1998, p90). Salah satu metode untuk melakukan penilaian terhadap kelayakan proyek adalah Information Economics (IE), yang dikembangkan oleh Parker untuk menghubungkan kinerja bisnis dengan teknologi informasi. Pada model ini, manfaat ditentukan melalui kombinasidari analisis enhanced ROI, penilaian bidang bisnis, dan penilaian bidang teknologi Cost Benefit Analysis Analisis biaya manfaat merupakan metodologi yang banyak digunakan dalam melakukan analisis investasi pendidikan. Metode ini dapat membantu para pengambil keputusan dalam menentukan pilihan diantara alternatif alokasi sumber-sumber

10 15 pendidikan yang terbatas tetapi memberikan keuntungan yang tinggi. Gambar 2.1 Kerangka Informations Economics Sumber : Ranti, 2005 Gambar 2.1 (Ranti, 2005) menunjukkan kerangka penilaian investasi dengan menggunakan metodologi information economics, dimana pada akhir penilaian akan didapatkan sebuah skor angka yang menunjukkan nilai ekonomis dari suatu investasi SI/TI. Dari gambar di atas dapat dilihat bahwa Parker mengklasifikasikan manfaat SI/TI ke dalam tiga bagian (Parker, 1988) yaitu: 1. Tangible Benefit Manfaat nyata atau yang berpengaruh secara langsung terhadap keuntungan perusahaan. Contohnya meningkatkan produktivitas, mengurangi penggunaan kertas, dan

11 16 sebagainya. Analisis terhadap tangible benefit atau yang bersifat kuantitatif menggunakan perhitungan dengan metode simple ROI- Traditional Cost-Benefit Analysis (TCBA). 2. Quasi Benefit Manfaat yang berpengaruh langsung terhadap keuntungan tetapi susah dihitung ataupun sebaliknya, tidak berpengaruh secara langsung terhadap keuntungan tetapi dapat dihitung. Contohnya memperbaiki proses perencanaan, perbaikan pengambilan keputusan, dan sebagainya. Analisis terhadap quasi benefit menggunakan perhitungan dengan : value acceleration (VA): percepatan perolehan manfaat dan penghematan biaya karena hubungan dua fungsi dalam hubungan sebab akibat, biasanya dipicu oleh suatu waktu atau perbaikan di bagian lain. value linking (VL): sama dengan value acceleration tetapi tidak bergantung pada waktu. value restructuring (VR): mengacu pada nilai yang berhubungan dengan suatu pekerjaan atau fungsi bagian diukur dengan peningkatan produktivitas yang didapat dari usaha pada suatu bagian dari aktivitas dengan manfaat yang lebih rendah menjadi meningkat lebih tinggi.

12 17 innovation valuation: aplikasi SI/TI yang inovatif menjadi penggerak dalam perubahan strategi bisnis, produk dan layanan, serta domain bisnis dari organisasi. 3. Intangible Benefit Manfaat tidak nyata atau yang dapat dilihat mempunyai dampak positif bagi perusahaan, tetapi tidak secara langsung berpengaruh pada keuntungan. Contohnya meningkatkan citra perusahaan yang berarti dengan digunakannya teknologi informasi perusahaan dapat meningkatkan mutu dan kualitas pengiriman barang sehingga citra perusahaan lebih baik di mata masyarakat. Analisis terhadap intangible benefit menggunakan dua penilaian yaitu: a. Business Domain Komponen-komponen penilaian dari domain bisnis antara lain: Strategic match: manfaat teknologi informasi diukur melalui seberapa besar dukungannya terhadap pencapaian tujuan strategis organisasi. Competitive advantage: manfaat teknologi informasi diukur melalui kontribusinya terhadap pencapaian keuntungan kompetitif organisasi.

13 18 Management information support: kategori ini menilai kontribusi proyek-proyek teknologi informasi terhadap kebutuhan manajemen akan informasi dalam pengambilan keputusan. Competitive response: manfaat proyek-proyek teknologi informasi diukur melalui seberapa besar resiko persaingan jika proyek tersebut tertunda. Project or Organizational Risk : manfaat proyekproyek teknologi informasi diukur dari rencana yang telah diformulasi. b. Technology Domain Komponen-komponen penilaian dari domain ini antara lain: Strategic IS architecture: manfaat proyek SI/TI diukur melalui tingkat kesesuaian proyek tersebut terhadap perencanaan SI/TI secara keseluruhan. Defitional Uncertainty: manfaat proyek SI/TI diukur dari seberapa besar ketidakpastian akibat perubahan dari target. Technical Uncertainty: manfaat proyek SI/TI diukur dari seberapa besar ketergantungan proyek terhadap keahlian, perangkat keras, perangkat lunak dan sistem.

14 19 Infrastructure Risk: manfaat proyek SI/TI diukur dari seberapa pentingnya investasi nonproyek untuk mengakomodasi proyek ini. Gambar 2.2 Relevansi antara IT Benefit Matrix (Remenyi) dan Tiga Tipe Manfaat Sumber : Parker, Simple Return on Investment (ROI) Organisasi (perusahaan) pada dasarnya dijalankan oleh manusia, maka diperlukan penilaian kinerja yang merupakan penilaian atas prilaku manusia dalam melaksanakan peran yang mereka mainkan dalam organisasi. Dalam hal ini, yang lebih diutamakan adalah penilaian terhadap kinerja keuangan yang mencerminkan efektivitas dari kegiatan operasional suatu organisasi.

15 20 Untuk melakukan evaluasi atas kinerja keuangan khususnya untuk pusat pertanggungjawaban investasi, diperlukan tolak ukur tertentu. Sekarang ini telah banyak metode analisa yang dapat digunakan untuk mengevaluasi kinerja keuangan khususnya pusat pertanggungjawaban investasi, salah satunya adalah metode ROI yang penggunaanya sudah sangat lazim di Indonesia. Metode ROI menganalisis laporan keuangan secara integrative yaitu dengan memadukan komponen komponen dalam laporan rugi laba dan komponen komponen dalam neraca. Komponen tersebut berupa profit margin atau persentase laba bersih dan komponen yang kedua yaitu perputaran aktiva. Menurut Weston & Copeland (1992 : 278) rumusnya sebagai berikut : Untuk menghitung ROI sederhana menggunakan 3 jenis lembar kerja (Parker, 1988, p96-p97), yaitu : 1. Development Cost Worksheet (lembar biaya pembangunan)

16 21 Berupa daftar seluruh komponen atau biaya pada tahun pertama yang dibutuhkan untuk mengawali dan membangun sebuah proyek. Gambar 2.3 Development Cost Worksheet (Parker, 1988, p96) Sumber : Parker (1988) 2. Ongoing Expenses Worksheet (lembar biaya berjalan) Berisi daftar seluruh komponen atau biaya yang dibutuhkan untuk memelihara proyek dari tahun pertama hingga tahun terakhir proyek tersebut.

17 22 Gambar 2.4 Ongoing Expense Worksheet (Parker, 1988, p96) Sumber : Parker (1988) 3. Economic Impact Worksheet (lembar dampak ekonomis) Merupakan lembar perhitungan biaya dan manfaat ekonomis yang telah dikuantifikasikan (Value Linking, Value Acceleration, Value Restucturing, dan Innovation Valuation) yang menunjukkan perhitungan arus kas tahunan untuk menghasilkan ROI. Manfaat nilai ekonomis dijumlah dengan pengurangan biaya untuk mendapatkan nilai

18 23 perolehan. Arus kas netto didapat dari nilai perolehan dikurangi biaya pemeliharaan. Sedangkan ROI sederhana diperoleh dari total arus kas lima tahun dibagi dengan lima (periode lima tahun) dan dibagi dengan biaya investasi pembangunan. Nilai ROI ini akan mencerminkan besarnya skor proyek. Gambar 2.5 Economic Impact Worksheet (Parker,1988, p97) Sumber : Parker (1988)

19 Nilai Corporate Value Sebelum melakukan pembobolan atas beberapa faktor yang telah dievaluasi diatas, terlebih dahulu perlu mengidentifikasikan keterkaitan antara tingkat kesehatan organisasi dan dengan dukungan sistem informasi yang dimiliki. Yang dimaksud organisasi sehat adalah organisasi yang kuat, menguntungkan, kompetitif dan tidak mudah terpengaruh oleh adanya krisis ekonomi, gejolak prilaku konsumen, maupun adanya deregulasi dari pemerintah. Sedangkan yang dimaksud dengan dukungan sistem informasi adalah seberapa kuat pengaruhnya sistem informasi dalam menunjang bahkan menentukan arah kegiatan organisasi. Hal ini penting untuk dilakukan karena nilai atau bobot domain bisnis dan domain teknologi sangat berbeda dari organisasi yang satu dengan organisasi yang lainnya. Seperti ditampilkan pada gambar 2.6. Kuadran A (investment) yang mendeskripsikan sebuah organisasi yang kuat dengan tingkat dukungan sistem informasi yang lemah untuk mendukung jalannya usaha. Kuadran B (strategic) menggambarkan sebuah organisasi yang kuat dengan dukungan sistem informasi yang kuat juga. Kuadran C (infrastructure) mengilustrasikan sebuah organisasi yang lemah dengan dukungan sistem informasi yang lemah. Dan yang terakhir pada kuadran D (breakthrough management) menggambarkan sebuah organisasi yang lemah dengan dukungan sistem informasi yang kuat sehingga sistem informasi yang dimiliki mendorong organisasi menjadi maju.

20 25 Nilai Korporat Organisasi Gambar 2.6 Nilai Korporat Organisasi (Parker, 1988, p187) Sumber : Parker (1988, p187) Kuadran A (Investment) Perusahaan dapat dikategorikan dalam kuadaran A jika perusahan tersebut mempunyai bisnis yang kuat dan dukungan komputer yang lemah. Nilai Korporat pada kuadran Investment Tabel 2.1 Nilai Korporat pada kuadran Investment Sumber : Parker (1988)

21 Kuadran B (Strategic) Perusahaan dapat dikategorikan dalam kuadran B apabila perusahaan tersebut mempunyai jaringan bisnis yang kuat dan dukungan komputer yang kuat juga. Nilai Korporat pada Kuadran Strategic Tabel 2.2 Nilai Korporat pada kuadran Strategic Sumber : Parker (1988) Kuadran C (Infrastructure) Perusahaan dapat dikategorikan dalam kuadaran C apabila perusahaan tersebut mempunyai jaringan bisnis yang lemah, dan di samping itu dukungan komputerisasi terhadap kegiatan bisnis juga lemah.

22 27 Nilai Korporat pada kuadran Infrastructure Tabel 2.3 Nilai Korporat pada kuadran Infrastructure Sumber : Parker (1988) Kuadran D (Breakthrough Management) Perusahaan dapat dikategorikan dalam kuadran D jika perusahaan tersebut mempunyai jaringan bisnis yang lemah dan dukungan komputerisasi yang sangat kuat. Nilai Korporat pada kuadran Breakthrough Management Tabel 2.4 Nilai Korporat pada kuadran Breakthrough Management Sumber : Parker (1988)

23 Information Economics Scorecard Setelah skor perhitungan ROI sederhana diperoleh, skor pembobotan keempat faktor domain bisnis dan keempat faktor domain teknologi juga diperoleh, lalu masing-masing skor tersebut dimasukkan ke dalam scorecard (lembar penilaian). Seperti ditunjuk pada Tabel 2.5, seluruh skor dimasukkan ke masing-masing kolom yang telah disediakan. Skor ini kemudian dikalikan dengan nilai relatif korporat untuk memperoleh bobot skor. Masing-masing bobot skor ini lebih lanjut dijumlahkan (nilai positif maupun nilai negatif) untuk mendapatkan total skor proyek. Tabel 2.5 Information Economics Scorecard Sumber : Parker (1996,p145)

24 Analisis SWOT Analisis SWOT adalah identifikasi berbagai faktor secara sistematis untuk merumuskan strategi perusahaan. SWOT adalah singkatan dari lingkungan Internal Strenghts, Weakness, lingkungan eksternal Opportunities dan Threats yang dihadapi dunia bisnis. SWOT membandingkan antara faktor eksternal Peluang (opprtunities) dan Ancaman (threats) dengan faktor internal Kekuatan (strenghts) dan Kelemahan (weaknesses). BERBAGAI PELUANG 3. Mendukung strategi 1. Mendukung turn-around strategi agresif KELEMAHAN INTERNAL KEKUATAN INTERNAL 4.Mendukung strategi defensif 2. Mendukung strategi diversifikasi BERBAGAI ANCAMAN Gambar 2.7 Analisis SWOT (Sumber : Rangkuti, 2006, p19)

25 30 Kuadran 1: Ini merupakan situasi yang sangat menguntungkan. Perusahaan tersebut memiliki peluang dan kekuatan sehingga dapat memanfaatkan peluang yang ada. Strategi yang harus diterapkan dalam kondisi ini adalah mendukung kebijakan pertumbuhan yang agresif. Kuadran 2: Meskipun menghadapi berbagai ancaman, perusahaan ini masih memiliki kekuatan dari segi internal. Strategi yang harus diterapkan adalah menggunakan kekuatan untuk memanfaatkan peluang jangka panjang dengan cara strategi diversifikasi. Kuadaran 3: Perusahaan menghadapi peluang pasar yang sangat besar tetapi di lain pihak, ia menghadapi beberapa kendala internal. Fokus strategi perusahaan ini adalah meminimalkan masalah internal perusahaan sehingga dapat merebut peluang pasar yang lebih baik. Kuadaran 4 :Ini merupakan situasi yang sangat tidak menguntungkan, perusahaan tersebut menghadapi berbagai ancaman dan kelemahan internal. S : atribut dari orang atau perusahaan yang sangat membantu untuk mencapai tujuan. W : atribut dari orang atau perusahaan yang berbahaya untuk mencapai tujuan. O : kondisi eksternal yang membantu untuk mencapai tujuan. T : kondisi eksternal yang dapat merusak tujuan.

26 31 Proses penyusunan perencanaan strategis melalui tiga tahap analisis, Rangkuti(2001,p21), yaitu : 1. Tahap pengumpulan data Tahap ini pada dasarnya tidak hanya sekedar kegiatan pengumpulan data, tetapi juga merupakan suatu kegiatan pengklasifikasian dan pra-analisis. Pada tahap ini dapat dibedakan menjadi dua, yaitu data eksternal dan data internal. Data eksternal dapat diperoleh dari dari lingkungan diluar perusahaan sedangkan data internal dapat diperoleh dari perusahaan itu sendiri. Model yang dipakai pada tahap pengumpulan data ini terdiri dari 3, yaitu : matrik faktor strategi eksternal, matrik faktor strategi internal, matrik profil kompetitive. 1. Matrik faktor strategi eksternal Sebelum membuat matrik faktor strategi eksternal, kita perlu mengetahui terlebih dahulu faktor strategi eksternal (EFAS). Berikut ini adalah cara-cara penentuan faktor strategi eksternal (EFAS) : a. Susunlah dalam kolom 1 (5 sampai dengan 10 peluang dan ancaman) b. Beri bobot masing-masing faktor dalam kolom 2, mulai dari 1,0 (sangat penting) sampai dengan 0,0 (tidak penting). Faktor-faktor tersebut kemungkinan dapat memberikan dampak terhadap faktor strategis. c. Hitung rating (dalam kolom 3) untuk masing- masing faktor dengan memberikan skala mulai dari 4 (outstanding) sampai dengan 1 (poor) berdasarkan pengaruh faktor tersebut terhadap kondisi perusahaan

27 32 yang bersangkutan. Pembelian nilai rating untuk faktor peluang bersifat positif (peluang yang semakin besar diberi rating +4, tetapi jika peluangnya kecil, diberi rating +1). Pemberian nilai rating ancaman adalah kebalikannya. Misalnya, jika nilai ancamannya besar, ratingnya adalah 1. Sebaliknya jika nilai ancamannya sedikit ratingnya 4. d. Kalikan bobot pada kolom 2 dengan rating pada kolom 3, untuk memperoleh faktor pembobotan dalam kolom 4. hasilnya berupa skor pembobotan untuk masing-masing faktor yang nilainya bervariasi mulai dari 4,0 (outstanding) sampai dengan 1,0 (poor). e. Gunakan kolom 5 untuk memberikan komentar atau catatan mengapa faktor-faktor tertentu dipilih dan bagaimana skor pembobotannya dihitung. f. Jumlahkan skor pembobotan (pada kolom 4), untuk memperoleh total skor pembobotan bagi perusahaan yang bersangkutan. 2. Matrik faktor strategi internal Setelah faktor strategi internal suatu perusahaan di identifikasi, suatu tabel IFAS (internal strategic factors analysis summary) di susun untuk merumuskan faktor-faktor strategis internal tersebut dalam kerangka Strengths dan Weakness perusahaan. Tahapnya adalah : a. Tentukan faktor-faktor yang menjadi kekuatan serta kelemahan perusahaan dalam kolom 1.

28 33 b. Beri bobot masing-masing faktor tersebut dengan skala mulai dari 1,0 (paling penting) sampai 0,0 (tidak penting), berdasarkan pengaruh fator-faktor tersebut terhadap posisi strategis perusahaan (semua bobot tersebut jumlahnya tidak boleh melebihi skor total 1,00). c. Hitung rating (dalam kolom 3) untuk masing-masing faktor dengan memberikan skala mulai dari 4 (outstanding) sampai dengan 1 (poor), berdasarkan pengaruh faktor tersebut terhadap kondisi perusahaan yang bersangkutan. 2. Tahap analisis Setelah mengumpulkan semua informasi yang berpengaruh terhadap kelangsungan perusahaan, tahap selanjutnya adalah memanfaatkan semua informasi tersebut dalam model-model kuantitatif perumusan strategis. Model yang digunakan adalah matriks SWOT. Matrik ini dapat menggambarkan secara jelas bagaimana peluang dan ancaman eksternal yang dihadapi perusahaan dapat disesuaikan dengan kekuatan dan kelemahan yang dimilikinya. Matrik ini dapat menghasilkan empat set kemungkinan alternatif strategis. IFAS STRENGTHS (S) Tentukan 5-10 faktor-faktor kekuatan internal WEAKNESSES (W) Tentukan 5-10 faktor-faktor kelemahan internal EFAS

29 34 OPPORTUNITIES (O) Tentukan 5-10 faktor STRATEGI SO Ciptakan strategi yang STRATEGI WO Ciptakan strategi yang peluang eksternal menggunakan kekuatan meminimalkan kelemahan untuk memanfaatkan untuk memanfaatkan peluang peluang THREATS (T) Tentukan 5-10 faktor STRATEGI ST Ciptakan strategi yang STRATEGI WT Ciptakan strategi yang ancaman eksternal menggunakan kekuatan meminimalkan kelemahan untuk mengatasi ancaman dan menghindari ancaman Tabel 2.6 Matrik Analisis SWOT (Rangkuti, 2003, p31) Keterangan a. Strategi SO : Strategi ini dibuat berdasarkan jalan pikiran perusahaan, yaitu dengan memanfaatkan seluruh kekuatan untuk merebut dan memanfaatkan peluang sebesar-besarnya. b. Strategi ST : Ini adalah strategi dalam menggunakan kekuatan yang dimiliki perusahaan untuk mengatasi ancaman. c. Strategi WO : Strategi ini diterapkan berdasarkan pemanfaatan peluang yang ada dengan cara meminimalkan kelemahan yang ada. d. Strategi WT : Strategi ini didasarkan pada kegiatan yang bersifat defensif dan berusaha meminimalkan kelemahan yang ada serta menghindari ancaman. 3. Tahap pengambilan keputusan