ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM BASIS DATA PEMBELIAN, PERSEDIAAN DAN PENJUALAN BERBASIS WEB PADA PT. MULIA KENCANA SEMESTA Inggrit Dewi, Fanny, Syam Sadane Sudibyono, Yusrizal Oenzil BINUS University, Jl. Kebun Jeruk Raya No.27. Jakarta Barat, 021-5345830, inggrit_dewi@gmail.com, eugenia.fanny@gmail.com, syamsadane@gmail.com ABSTRACT The purpose are to analyze and designing web based database system in PT. Mulia Kencana Semesta to ease operational activities on purchase, stock and sales. The research method that used are data analysis method and design method. Data analysis method consist of a survey and interview about system that being used. While design method consist of database design method (conceptual, logical and physical design) and application design method (waterfall). Result that reached is an database system application of purchase, stock and sales that can accessed, easy to managed and data can be integrated for well. That database system application ease in input and edit data, as well check the report. Conclusion from this research is use of web based database system that help security of the data so the data integrity can secure for well and decrease redudancy data that happend in PT. Mulia Kencana Semesta. Keywords: database, database system design, purchase, stock, sales. ABSTRAK Tujuan penelitian untuk menganalisis dan merancang sistem basis data berbasis web pada PT. Mulia Kencana Semesta agar mempermudah kegiatan operasional pada pembelian, persediaan dan penjualan. Metode penelitian yang digunakan ada dua, yaitu metode analisis data dan metode perancangan. Metode analisis data terdiri dari survey dan wawancara mengenai sistem yang sedang berjalan. Sedangkan metode perancangan dibagi menjadi dua yaitu metode perancangan database (perancangan conceptual, logical dan physical) dan metode perancangan aplikasi (waterfall). Hasil yang dicapai ialah sebuah aplikasi sistem basis data pembelian, persediaan, dan penjualan yang dapat diakses, dikelola dengan mudah dan data dapat terintegrasi dengan baik. Aplikasi sistem basis data tersebut mempermudah dalam menginput dan mengedit data, serta mengecek laporan. Simpulan dari penelitian ini adalah penggunaan sistem basis data berbasis web yang membantu keamanan data agar integrasi data dapat terjaga dengan baik dan mengurangi masalah redudansi data yang terjadi pada PT. Mulia Kencana Semesta. Kata kunci : basis data, perancangan sistem basis data, pembelian, persediaan, penjualan
PENDAHULUAN Teknologi dapat mempengaruhi kehidupan masyarakat. Bagi para pelaku bisnis, teknologi juga sangat berpengaruh untuk kemajuan perusahaan dalam meningkatkan kinerja perusahaan, produktivitas, dan efisiensi kerja, sehingga perusahaan dapat bersaing di dunia bisnis. Seiring dengan berkembangnya jaman, beberapa perusahaan sudah menggunakan teknologi dalam pengelolaan data. Teknologi sangat penting bagi perusahaan untuk membantu dalam pembuatan sistem informasi database agar mempercepat dan mempermudah perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional, seperti mencatat pembelian, persediaan, dan penjualan barang. PT. Mulia Kencana Semesta merupakan perusahaan yang bergerak di bidang percetakaan. Peralatan yang digunakan sudah modern. Proses percetakan dikerjakan secara teliti dan profesional, mulai dari penerimaan pesanan sampai dengan proses finishing dan pengirimannya. Proses produksi yang dihasilkan dalam sebulan mencapai dua ratus lima puluh ribu buku. Banyak kegiatan operasional yang terjadi di PT. Mulia Kencana Semesta sehingga banyak data yang dihasilkan. Meskipun percetakan yang dilakukan oleh PT. Mulia Kencana Semesta sudah memiliki peralatan yang modern, tetapi dalam penyimpanan data yang belum terintegrasi dengan baik sering menyebabkan terjadi redudansi data, pembuatan laporan penjualan dan pembelian yang tidak sesuai dengan waktu yang ditetapkan karena belum mempunyai sistem database, serta belum adanya keamanan mengenai hak akses dalam mengelola data. Untuk mengatasi masalah redudansi, integrasi data, ketepatan waktu dalam pembuatan laporan, dan keamanan mengenai hak akses dalam mengelola data, maka dicarikan solusi yang dapat meminimalisir masalah yang ada pada perusahaan. Solusi tersebut adalah dengan mengembangkan sistem aplikasi basis data. Dengan adanya sistem tersebut, akan membantu perusahaan dalam penyimpanan data yang dapat terintegrasi dengan baik sehingga tidak terjadi redudansi data, tidak terdapat kecurangan dalam mengelola data karena adanya keamanan mengenai hak akses dalam mengelola data, serta pembuatan laporan dapat dengan mudah. Ruang lingkup pada penulisan penelitian ini dibatasi pada perancangan sistem basis data dalam mengelola data bidang pembelian barang yang dilakukan perusahaan kepada supplier, persediaan barang yang terdapat pada perusahaan dan penjualan barang kepada customer, dan retur mengenai barang yang tidak sesuai dengan pemesanan dari customer serta pemesanan barang kepada supplier. Tujuan dari penulisan penelitian ini adalah untuk membuat sistem basis data yang dapat mendukung kegiatan operasional perusahaan, menghindari redudansi data, menjaga integrasi data dengan baik, mempercepat dalam pembuatan laporan, dan keamanan data mengenai hak akses dalam pengelolaan data. Manfaat dari penulisan penelitian ini adalah untuk menghindari terjadinya redudansi data, menjaga integrasi data dengan baik sehingga mempermudah dalam mengakses dan mengelola data, mempermudah dalam melihat laporan, dan meningkatkan sistem keamanan data agar tidak terjadi kecurangan dalam mengelola data. METODE PENELITIAN Metode yang digunakan dalam penulisan penelitian ini yaitu : 1. Metode Studi Pustaka, merupakan teknik untuk mengumpulkan data dan informasi dari berbagai sumber yang sesuai dengan permasalahan, seperti buku, jurnal, aplikasi sejenis, atau sumber lainnya yang mendukung untuk dijadikan landasan dalam penulisan. 2. Metode analisis data dengan survey dan wawancara untuk menganalisis mengenai sistem yang sedang berjalan, mengidentifikasi masalah yang ada dan menentukan kebutuhan user. 3. Metode perancangan database dengan menggunakan conceptual database design, logical database design, dan physical database design yang didasarkan pada buku karangan Thomas Connolly dan Carolyn Begg yang berjudul Database System: A Practical Approach to Design, Implementation and Management, Fifth Edition, Edisi tahun 2010. Selanjutnya perancangan aplikasi dilakukan dengan menggunakan metode model waterfall yang didasarkan pada buku karangan Roger S. Pressman yang berjudul Software Engineering : A Practitioner's Approach, Seventh Edition, Edisi tahun 2010.
HASIL DAN BAHASAN Dari hasil survei dan wawancara ke perusahaan, dapat mempelajari mengenai jalan operasional perusahaan pada saat sekarang, sistem yang sedang berjalan digambarkan dalam bentuk Data Flow Diagram (DFD). Sistem yang sedang berjalan pada PT. Mulia Kencana Semesta dalam pengelolaan data digambarkan dengan : 1. Diagram Konteks 2. Diagram Satu Gambar 1: Diagram Konteks Sistem yang sedang berjalan Proses pengelolaan data masih dilakukan secara manual, data masih diolah dan disimpan dengan menggunakan software Microsoft Excel. Karena masih menggunakan media penyimpanan Microsoft Excel sering terjadi redudansi data, data belum saling terintegrasi dengan baik, kesulitan dalam membuat dan mengumpulkan data untuk laporan, serta keamanan data mengenai hak akses yang belum ada menyebabkan terjadinya kecurangan dalam mengelola data karena siapapun bisa mengakses data tersebut. Dalam diagram satu dapat terlihat secara lebih rinci mengenai semua aktivitas yang dilakukan perusahaan mulai dari pembelian, persediaan dan penjualan barang.
Gambar 2: Diagram Satu Sistem yang sedang berjalan Dari hasil analisis terhadap sistem yang sedang berjalan, diidentifikasi bahwa user membutuhkan pengelolaan data sebanyak dua belas tipe data yaitu Barang, Staff, Transaksi Pembelian, Supplier, Retur Pembeliaan, Retur Penjualan, Pembayaran, Transaksi Penjualan, Customer, Produksi, Surat Jalan dan Pengiriman.
Perbandingan antara sistem yang dibutuhkan user dengan sistem yang sedang berjalan terdapat beberapa permasalahan yang dihadapi yaitu banyaknya data yang didapat dari transaksi memungkinkan karyawan melakukan kesalahan dalam mencatat dan menyimpanan data secara berulang yang menyebabkan redudansi data, penempatan data transaksi yang tidak sesuai sehingga data tidak terintegrasi dengan baik dan kesulitan dalam pencarian data karena banyaknya data yang tersimpan di file terpisah, pembuatan laporan pembelian dan penjualan yang tidak sesuai dengan waktu yang ditetapkan karena belum mempunyai sistem database, dan hak akses setiap orang dalam mengolah data setiap transaksi belum memiliki account sendiri, seperti username dan password, sehingga pencatatan transaksi dapat hilang atau berubah. Berdasarkan analisis terhadap permasalahan yang dihadapi oleh PT. Mulia Kencana Semesta, dibuat suatu sistem aplikasi basis data yang berbasis web untuk mempermudah pengelolaan data pembelian, persediaan dan penjualan. Sistem ini juga akian mempermudah dalam pembuatan dan melihat laporan pembeliaan, persediaan, penjualan dan retur. Berdasarkan permasalahan yang sudah di identifikasi dan kebutuhan user, maka dirancang suatu aplikasi sistem basis data dengan DFD yang diusulkan sebagai berikut :
Gambar 3: Diagram Satu Sistem yang diusulkan Pada perancangan konseptual dimulai dengan menentukan dua belas entity beserta atribut yang sesuai dengan tipe data yang dibutuhkan user. Kedua belas entity tersebut digambarkan dalam Entity Relationships Diagram (ERD) seperti pada gambar berikut :
Gambar 4 : Entity Relationship Diagram (ERD) Di dalam ERD setiap tipe data digambarkan sebagai satu entity. Antara satu entity mempunyai hubungan dengan entity tertentu dengan multiplicity tertentu yang sesuai dengan kondisi pada perusahaan. Contohnya entity Customer mempunyai hubungan dengan entity Transaksi Penjualan dengan multiplicity one to many di mana satu Customer dapat melakukan satu atau lebih Transaksi Penjualan. Langkah selanjutnya mengidentifikasi atribut dengan entitas dan tipe relasi, menentukan domain untuk setiap atribut, menentukan candidate key, primary key dan alternative key, mempertimbangkan penggunaan enhanced modelling concepts, memeriksa redudansi model, mengkaji ulang model yang digambarkan dalam ERD tersebut sudah sesuai apa belum untuk kebutuhan transaksi user. Tahap berikutnya adalah merancang data logical yang dimulai dengan memperoleh relasi untuk model data logical dengan menentukan strong dan weak entity type, one to many binary relationship type, one to one binary relationship type, one to one recurcive relationship, superclass or subclass relationship type, many to many relationship type, complex relationship type multivalue attributed. Tahap selanjutnya adalah menterjemahkan masing-masing entity menjadi relations (tabel). Langkah berikutnya adalah proses verifikasi terhadap setiap tabel dengan metode normalisasi. Dimulai dengan 1NF dimana tahapan ini mengidentifikasi dan menghapus kelompok berulang yang ada pada tabel, kemudian dilanjutkan dengan 2NF dimana menghilangkan ketergantungan parsial dan tahapan 3NF menghilangkan ketergantungan transitif. Pada akhirnya diperoleh 18 tabel seperti pada gambar berikut.
Gambar 5: Entity Relationship Diagram (ERD) setelah Normalisasi Pada 18 tabel tersebut digunakan dalam merancang aplikasi yang dilakukan dalam beberapa tahapan yang dimulai dengan merancang struktur menu berdasarkan hak akses masing masing. Pada hak akses gudang, struktur menu berupa Stok, Staff, Pegiriman, dan Surat Jalan. Hak akes Staff, struktur menu berupa Supplier, Customer, Staff, Transaksi, dan Retur. Pada hak akses Manager, struktur menu berupa Pembayaran, Laporan dan Staff. Terakhir hak akses pada Direktur, struktur menu hampir sama dengan Manager Cuma di Direktur tidak terdapat Pembayaran. Langkah berikutnya adalah pembuatan State Transition Diagram (STD), rancangan layar, dan spesifikasi proses. Program aplikasi dikembangkan dengan menggunakan perangkat lunak MySQL, sistem operasi menggunakan Windows 7 dan web server menggunakan XAMPP Control Panel versi 3.2.1
Gambar 6 : Perancangan Tampilan Halaman Login Gambar 7 : Tampilan Halaman Login
Gambar 8 : Perancangan Tampilan Halaman Data Supplier pada Hak Akses Staff Gambar 9 : Tampilan Halaman Data Supplier pada Hak Akses Staff SIMPULAN DAN SARAN Berdasarkan hasil evaluasi analisis dan perancangan sistem basis data pembelian, persediaan dan penjualan berbasis web pada PT. Mulia Kencana Semesta, dapat disimpulkan sistem basis data yang dibuat dapat terintegrasi dengan baik sehingga masalah redudansi data dapat berkurang, mempermudah dalam menambah dan mengubah data, serta mengecek laporan, meningkatkan keamanan data dengan adanya hak akses yang menggunakan ID dan password, serta telah memenuhi kebutuhan pengguna dalam melakukan kegiatan operasional pada pembelian, persediaan, dan penjualan.
Untuk ke depan, saran yang diusulkan untuk pengembangan sistem basis data pada PT. Mulia Kencana Semesta adalah pengelompokan data laporan pembelian, penjualan, dan retur yang dapat dilihat per bulan dan per tahun dan dapat menyediakan fungsionalitas e-commerce. REFERENSI A.S., Rosa, & Shalahuddin, M. (2014). Rekayasa Perangkat Lunak. Bandung: Informatika. Andy Wijaya, Muhammad Arifin, & Tony Soebijono. (2013). Sistem Informasi Perencanaan Persediaan Barang. Jurnal Sistem Informasi dan Komputerisasi Akuntansi (JSIKA), Vol 2 No 1, diakses 8 Desember 2014 dari http://jurnal.stikom.edu/index.php/jsika/article/view/162/124 Connolly, T., & Begg, C. (2010). Database Systems A PRACTICAL APPROACH TO DESIGN, IMPLEMENTATION AND MANAGEMENT(5 ed.). (M. Hirsch, & S. Sellinger, Penyunt.) Boston: Pearson. Galih Ariadhi Pranata, Haryanto Tanuwijaya, & Pantjawati Sudarmaningtyas. (2014). Rancang Bangun Sistem Informasi Permintaan Pembelian Barang Berbasis Web di STMIK STIKOM Surabaya. Jurnal Sistem Informasi dan Komputerisasi Akuntansi (JSIKA), Vol 3 No. 1, diakses 6 Desember 2014 dari http://jurnal.stikom.edu/index.php/jsika/article/view/330/237. Pressman, R. S. (2010). Software Engineering : A Practitioner's Approach (7th ed.). New York: McGraw - Hill. Puspitawati, L., & Anggadini, S. D. (2014). Sistem Informasi Akuntansi (1st ed.). Yogyakarta: Graha Ilmu. Romney, M. B., & Steinbart, P. J. (2012). Accounting Information System (12th ed.). London: Pearson. Sadeli, M. (2014). Aplikasi Bisnis dengan PHP dan MySQL. Palembang: Maxikom. Shneiderman, B., & Plaisant, C. (2010). Designing the User Interface : Strategies for Effective Human-Computer Interactions (5th ed.). USA: Pearson. Suryana, T., & Koesheryatin. (2014). Aplikasi Internet Menggunakan HTML, CSS, & JavaScript. Jakarta: PT Elex Media Komputindo. Sutrisno. (2013). Manajemen Keuangan Teori Konsep & Aplikasi (9 ed.). Yogyakarta: Ekonisia. Weygandt, Jerry J., Kimmel, Paul D., & Keiso, Donald E. (2011). Financial Accounting. USA: Willey. Whitten, J. L., & Bentley, L. D. (2007). System Analysis & Design Methods (7th ed.). New York: McGraw-Hill. Williams, B. K., & Sawyer, S. C. (2007). Using Information Technology (7th ed.). (D. Prabantini, Ed., N. W. Rahayu, & T. A. Prabawati, Trans.) Yogyakarta: Penerbit Andi. RIWAYAT HIDUP 1. Inggrit Dewi lahir di kota Jakarta pada tanggal 6 Oktober 1993. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Teknik Informatika pada tahun 2015 2. Fanny lahir di kota Padang pada tanggal 16 April 1993. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Teknik Informatika pada tahun 2015 3. Syam Sadane Sudibyono lahir di kota Jakarta pada tanggal 20 Agustus 1993. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Teknik Informatika pada tahun 2015