ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM BASISDATA PERPUSTAKAAN PADA SEKOLAH SMA NEGERI 2 JAKARTA

Transkripsi

1 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM BASISDATA PERPUSTAKAAN PADA SEKOLAH SMA NEGERI 2 JAKARTA Ingrid Bernadette Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia Angga Priya Nugraha Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia Ricky Wongso Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia Abstrak Tujuan penelitian ini adalah untuk merancang sebuah sistem basisdata perpustakaan yang dapat mendukung proses peminjaman, pengembalian dan pendataan. Metode penelitian yang digunakan adalah metode analisis dengan melakukan wawancara terhadap petugas perpustakaan, studi kepustakaan, serta analisis transaksi, dan metode perancangan dengan menggunakan database lifecycle. Dari analisis yang dilakukan, perpustakaan SMA Negeri 2 Jakarta masih menggunakan sistem yang bersifat konvensional sehingga proses proses transaksi yang dilakukan tidak berjalan dengan efektif dan maksimal. Hasil yang dicapai adalah terciptanya sistem basisdata perpustakaan yang mampu memudahkan pekerjaan staff perpustakaan dalam mengolah data perpustakaan dan melakukan proses proses transaksi dengan lebih efektif.

2 Simpulan yang dapat diambil adalah dengan adanya sistem basisdata perpustakaan ini, informasi mengenai data data perpustakaan pun semakin mudah untuk diakses. 1. Pendahuluan Perkembangan teknologi saat ini terutama di bidang informasi telah berkembang dengan sangat pesat. Hal tersebut dapat dilihat dari banyaknya pekerjaan yang dahulunya dikerjakan secara manual, sekarang dikerjakan lebih praktis menggunakan teknologi. Dunia perpustakaan pun tidak luput dari perkembangan teknologi. Data data perpustakaan yang mulai banyak dan kompleks membuat perpustakaan saat ini membutuhkan bantuan teknologi untuk melakukan proses proses yang ada di dalamnya. Perpustakaan akan berkembang dengan baik apabila menggunakan sistem teknologi yang mengikuti perkembangan jaman. Apabila perpustakaan masih menggunakan sistem manual maka akan tertinggal seiring dengan berjalannya waktu. Dengan menggunakan sistem yang lebih terkomputerisasi maka data data perpustakaan akan lebih terorganisir dan dapat membantu pengguna dalam melakukan pengolahan data dan akses data. Perpustakaan SMA Negeri 2 Jakarta pada saat ini masih menggunakan sistem manual dalam proses pendataan, dan transaksi peminjaman maupun pengembalian, dimana peminjam harus mengisi buku kehadiran yang telah disediakan, lalu mencari buku yang ingin dipinjam. Setelah itu buku yang ingin dipinjam diberikan kepada petugas perpustakaan untuk dicatat data buku yang dipinjam tersebut ke dalam kartu perpustakaan yang dimiliki oleh setiap anggota perpustakaan.

3 antara lain : Permasalahan yang ada pada perpustakaan SMA Negeri 2 Jakarta saat ini 1. Pendaftaran anggota masih manual 2. Pendataan buku masih manual 3. Pencarian data tidak efisien 4. Pendataan tidak secara up-to-date Untuk mengatasi masalah tersebut, maka dibutuhkan sebuah sistem database yang dapat terintegrasi dengan baik dan memliki tampilan antarmuka yang dapat memudahkan pengguna dalam menggunakan aplikasi tersebut. 2. Metodologi Metode yang digunakan antara lain : 1. Metode analisis a) Wawancara Melakukan wawancara dengan petugas perpustakaan untuk mengetahui sistem seperti apa yang diinginkan dan data apa saja yang perlu dimasukkan ke dalam aplikasi. b) Studi Kepustakaan Mencari informasi melalui internet dan buku buku referensi yang bisa dijadikan panduan dalam penyusunan skripsi ini.

4 c) Analisis transaksi Menganalisa transaksi transaksi yang dibutuhkan dalam rancangan sistem database. 2. Metode Perancangan Metode perancangan ini menggunakan database lifecycle (Connolly, 2010, p ) : a) Perancangan database yang berdasarkan tahapan perancangan database yang terdiri dari 3 tahap : Perancangan database konseptual Perancangan database logikal Perancangan database fisikal b) Perancangan interface : Input/form Output/report 3. Menyusun : a) DFD Untuk mengetahui kebutuhan informasi b) Diagram Proses Flow Untuk mengetahui proses yang ada dan siapa yang bertanggung jawab mengerjakan proses tersebut 3. Perancangan Pada perancangan database yang kami lakukan, dihasilkan ERD sebagai berikut:

5 Gambar 1 : ERD 4. Implementasi Berikut ini beberapa tampilan dari aplikasi yang telah kami buat

6 Gambar 4.36 Layar Login Pada layar ini user diminta untuk mengisi username dan password. Layar ini berfungsi untuk membatasi akses user ke basisdata sesuai dengan hak akses yang dimiliki. Jika user mengklik tombol Login, maka akan dilakukan validasi untuk mengecek apakah uername dan password sudah sesuai dengan basisdata atau tidak. Jika sesuai maka akan masuk ke layar Main Screen. Tombol digunakan untuk keluar dari aplikasi perpustakaan.exe. Gambar 4.37 Layar Main Screen Layar Main Screen adalah layar parent dari layar-layar yang lain. Pada layar Main Screen ini terdapat menu Logout, menu Profil berisi sub menu (Lihat Profil dan Ubah Profil, menu staff berisi sub menu (Lihat Staff dan Ubah Staff), menu Anggota berisi sub menu (Lihat Anggota dan Tambah Anggota, menu Buku berisi sub menu (Lihat Buku dan Tambah Buku), menu Peminjaman, menu

7 Pengembalian, menu Histori, dan menu Laporan dengan sub menu (Laporan Peminjaman, Laporan Pengembalian, dan Laporan Denda). Gambar 4.38 Layar Ubah Password (Anggota) Jika pada layar Main Screen user menekan Profil makan akan ditampilkan menu Change Password. Klik Ganti Password dan user harus memasukkan password lama, password baru dan ketik ulang password baru untuk konfirmasi. Tekan tombol Ubah untuk melakukan perubahan password dan kembali ke layar Utama. Tekan tombol Keluar untuk kembali ke Main Screen tanpa melakukan perubahan password.

8 Gambar 4.39 Layar Tambah Anggota Pada layar ini user dapat menambahkan anggota baru ke dalam basisdata. Untuk menambah anggota, user bisa mengisi textbox-textbox yang disediakan dengan data anggota yang ingin di-input dan menekan tombol Anggota-Tambah Anggota. Jika data semua sudah diisi maka user bisa mengklik tombol Simpan untuk menyimpan dalam basisdata, jika semua data sudah sesuai dengan kriteria. Dan tombol Kembali untuk kembali ke Main Screen tanpa melakukan perubahan di registrasi anggota.

9 Gambar 4.40 Layar Edit Profile (Anggota) Pada layar ini user dapat menambah,dan mengubah informasi data Anggota (No Induk Anggota, Nama, Alamat, No Telp, Gender, Jabatan, Tanggal Lahir). Untuk menambah data Anggota, user bisa mengisi textbox-textbox yang disediakan dengan data Anggota yang ingin di-input, user terlebih dahulu login menggunakan username dan password anggota kemudian setelah login tekan tombol Anggota kemudian Edit Profile. Untuk mengubah data seorang anggota, user harus memilih anggota yang diingkan. Setelah melakukan perubahan data anggota yang diinginkan user harus mengklik tombol Simpan dan textboxtextbox yang disediakan sudah diisi dengan validasi yang sesuai dengan ketentuan.

10 Gambar 4.41 Layar Histori (Anggota) Halaman ini dapat dimunculkan dengan mengklik menu Histori. Layar ini berfungsi untuk menampilkan status histori peminjaman dan pengembalian Anggota. Gambar 4.42 Layar Edit Profile (Staff)

11 Halaman Edit Profile dapat dimunculkan dengan cara memilih menu Profil > Edit Profil, lalu akan muncul tampilan Edit Profile seperti gambar diatas ini, didalam menu Edit Profile ini user dapat memasukkan, dan memperbaharui data-data Staff seperti No.Induk Pegawai, Nama, Alamat, Gender, No.Telp,Tanggal Lahir, Password dan me-retype kembali password yang telah diinput. Tombol Simpan untuk menyimpan data-data yang telah diinput,,tombol Kembali untuk kembali ke main screen. Gambar 4.43 Layar Lihat Buku (Staff) Halaman Lihat Buku dapat ditampilkan dengan cara memilih menu Buku > Lihat Buku, lalu akan muncul tampilan Lihat Buku seperti gambar diatas ini, didalam menu Lihat Buku ini user hanya dapat melihat daftar-daftar buku dan dapat mencari buku berdasarkan judul, nama pengarang atau nomor induk.

12 Gambar 4.44 Layar Lihat Buku (Anggota) Halaman Lihat Buku dapat ditampilkan dengan cara memilih menu Buku > Lihat Buku, lalu akan muncul tampilan Lihat Buku seperti gambar diatas ini, didalam menu Lihat Buku ini user hanya dapat melihat daftar-daftar buku dan dapat mencari buku berdasarkan judul, nama pengarang atau nomor induk.

13 Gambar 4.45 Layar Lihat Anggota (Anggota) Halaman ini dapat dapat ditampilkan dengan cara login menggunakan username dan password anggota. Jika pada layar main screen user menekan menu peminjaman maka akan ditampilkan layar paminjaman. Gambar 4.46 Layar Peminjaman Buku (Staff) Layar ini berfungsi saat user ingin melakukan peminjaman buku. Kode peminjaman dan NIP akan terisi secara otomatis ketika login. User diharuskan untuk mengisi no induk buku, judul buku, dan jumlah buku yang ingin dipinjam, serta. Tanggal kembali akan secara otomatis terisi sesuai dengan tanggal yang tertera pada desktop komputer, dan deadline pengembalian akan otomatis dibuat dengan jangka waktu satu minggu dari tanggal peminjaman.

14 Gambar 4.47 Layar Peminjaman Buku (Anggota) Layar ini berfungsi saat anggota perpustakaan ingin melakukan peminjaman buku. Kode peminjaman dan Kode Anggota akan terisi secara otomatis ketika login. User diharuskan untuk mengisi no induk buku, judul buku, dan jumlah buku yang ingin dipinjam, serta Tanggal kembali akan secara otomatis terisi sesuai dengan tanggal yang tertera pada desktop komputer, dan deadline pengembalian akan otomatis dibuat dengan jangka waktu satu minggu dari tanggal peminjaman. Jika pada layar Pengembalian, user menekan menu Pengembalian, maka akan ditampilkan layar Pengembalian Buku.

15 Gambar 4.48 Layar Pengembalian Buku Layar ini berfungsi untuk menampilkan data buku-buku yang sudah dipinjam oleh staff. Kode pengembalian sudah terisi secara otomatis. User hanya perlu mengklik tombol kembalikan dan klik tombol Ganti apabila buku rusak/hilang. bawah ini : Jika tombol Kembalikan di klik makan akan muncul layar seperti di

16 Gambar 4.49 Layar Kembalikan Buku Layar ini berfungsi untuk menampilkan keterangan rinci mengenai transaksi pengembalian buku yang telah di pilih untuk di kembalikan. Gambar 4.50 Layar Tambah Buku Tampilan layar Tambah Buku dapat dimunculkan dengan cara memilih Buku > Tambah Buku. Dalam menu Tambah Buku ini digunakan untuk meregistrasi buku yang baru masuk ke perpustakaan. Untuk meregistrasi buku baru user harus memasukkan data-data yang dibutuhkan, yaitu No.Induk Buku, Judul, Pengarang, ISBN, Tahun Terbit, Sinopsis, Penerbit dan Stok. 5. Simpulan Simpulan yang dapat diambil dari perancangan sistem basisdata perpustakaan yang telah dijalankan adalah sebagai berikut :

17 Basisdata mampu menyimpan dan mengolah data-data yang dibutuhkan Data dapat mudah diakses, diolah dan dimanipulasi menjadi informasi melalui aplikasi yang telah dibuat Sistem aplikasi yang telah dibuat lebih memudahkan pekerjaan staff perpustakaan Daftar Pustaka Connolly T., & Begg C. (2005). Database System A Practical Approach to Design, Implementation, and Management. (4 th edition). New York : Pearson. Connolly T., & Begg C. (2010). Database System A Practical Approach to Design, Implementation, and Management. (5 th edition). New York : Pearson. Date C.J. (2000). An Introduction to Database System. (7 th edition). New York: Addison Wesley. Dulaney E.A. (2000). Visual Basic 6.0 Brief Course. New York : McGraw-Hill. Gelogo, Yvette. E. & Sunguk Lee. International Journal of Future Generation Communication and Networking: Database Management System as a Cloud Service. Vol. 5, No. 2 Tahun PP Hellerstein, Joseph. M., Michael Stonebraker and James Hamilton. Foundations and Trends in Database: Architecture of a Database System. Vol. 1, No.2 Tahun PP Indrajani. (2011). Bedah Kilat 1 Jam Pengantar dan Sistem Basis Data. Jakarta : Elex Media Komputindo.

18 Ruiz, Anabel Natalia, Calixto Maldonado and Cesar Ignacio Martinez Spessot. JCS&T: Development of a Relational Database Management System. Vol. 3, No. 2 Tahun PP Shneiderman B., & Plaisant C. (2005). Designing the User Interface. (4 th edition). New York : Pearson. Whitten J.L., Bentley Y., Lonnie D., Dittman K.C. (2004). Systems Analysis And Design Methods. (6 th edition). New York : McGraw-Hill.