ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM MANAJEMEN ANGGOTA KLUB SENI FOTOGRAFI BINA NUSANTARA BERBASIS WEB

Transkripsi

1 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM MANAJEMEN ANGGOTA KLUB SENI FOTOGRAFI BINA NUSANTARA BERBASIS WEB Aditya Permana; Frederick L. Musa Kaban; Septiadi Mahardika; Gintoro, S.Kom., MM Jurusan Teknik Informatika, School of Computer Science, Binus University Indonesia, Jln. K.H. Syahdan No.9, Kemanggisan/Palmerah, Jakarta Barat ABSTRAK Tujuan Penelitian merancang aplikasi sistem manajemen anggota berbasis web, membantu proses manajemen anggota baru klub seni fotografi Bina Nusantara. Metodelogi Penelitian dengan menggunakan metode analisis (survei sistem yang sedang berjalan, wawancara, studi pustaka) dan metode perancangan (menggunakan metoda pendekatan Object Oriented Analysis and Design (OOAD) dengan menggunakan notasi Unified 3Modeling Language (UML) yang meliputi tahap : activity diagram, event table, work flow table, detailed activity diagram, UML class diagram, use case diagram, rancangan database, rancangan formulir, rancangan layar, rancangan laporan, navigation diagram). Hasil yang dicapai mempermudah proses pendaftaran, dan memperkecil kemungkinan kesalahan proses pendaftaran. Simpulan Sistem pendaftaran berbasis PHP ini dapat membantu anggota baru klub seni fotografi Bina Nusantara pada saat proses pendaftaran, serta mempermudah Admin klub seni fotografi Bina Nusantara dalam mencari data diri anggota klub seni fotografi Bina Nusantara.. Kata Kunci: Analisis pendaftaran, perancangan pendaftaran, klub seni fotografi Bina Nusantara

2 PENDAHULUAN Perkembangan teknologi dan informasi sangat pesat dan membuat banyak organisasi untuk menggunakan teknologi informasi untuk membantu operasional dari suatu organisasi baik itu organisasi kecil maupun organisasi yang besar. Setiap organisasi dituntut untuk memiliki sistem, manajemen dan kinerja yang baik agar dapat melayani seluruh anggotanya. Agar dapat menunjang pengolahan data yang ada di organisasi maka diperlukan pengolahan data dan informasi yang baik. Klub Seni Fotografi Bina Nusantara adalah sebuah klub mahasiswa yang bergerak di bidang fotografi. Berdiri pada 10 juni 1998 yang memiliki sekretariat di JL. KH Syahdan no. 9 Kemanggisan Palmerah Jakarta Barat. Organisasi yang awalnya hanya didirikan oleh 30 orang ini bertujuan untuk menampung seluruh mahasiswa Universitas Bina Nusantara yang memiliki minat pada bidang fotografi. Pada organisasi ini terdapat beberapa divisi, yaitu : divisi acara, divisi perlengkapan, divisi humas, divisi dokumentasi, divisi pendidikan dan pelatihan, dan divisi eksternal yang setiap divisinya saling berhubungan. Seiring semakin banyaknya anggota yang mendaftar setiap tahunnya, penggunaan sistem pendaftaran yang masih menggunakan sistem sederhana dan seluruh dokumen dari setiap divisi tidak adanya sentralisasi maka dapat menjadi hambatan dalam melaksanakan kegiatan harian dari seluruh pengurus.

3 TUJUAN DAN MANFAAT Adapun tujuan dari penulisan skripsi ini yaitu : METODE PENELITIAN 1. Menganalisa sistem informasi yang sedang berjalan. 2. Merancang sistem informasi dan pendaftaran yang baru yang dapat membantu mengatasi masalah yang ada dan mempermudah melakukan manajemen seluruh data anggota 3. Merancang aplikasi sistem yang berbasis komputer. 4. Menyediakan informasi menyangkut komunitas sepeda motor ataupun informasi terkait lainnya. Dalam penyusunan skripsi ini, pengumpulan data dilakukan baik seacara lisan maupun tertulis. Teknik pengumpulan data dilakukan dengan cara berikut : a. Metode analisis 1. Studi kepustakaan Studi kepustakaan adalah penelitian yang dilakukan dengan mengumpulkan data yang secara teoritis berhubungan dengan masalah yang menjadi objek penelitian. Data diperoleh dari literatur literatur dan buku buku yang ada di perpustakaan sebagai landasan teori. 2. Survey sistem yang berjalan Pada tahapan ini dilakukan pengamatan sistem yang berjalan di Klub Seni Fotografi Bina Nusantara secara langsung dan juga melakukan wawancara kepada pihak yang bersangkutan langsung dengan sistem yang sedang berjalan.

4 3. Studi Lapangan Studi lapangan adalah penelitian yang dilakukan dengan cara melakukan penelitian secara langsung terhadap perusahaan yang menjadi objek penelitian agar mendapatkan informasi dan data yang lebih akurat dan mengetahui keadaan objek penelitian secara langsung. Dalam studi lapangan ini, digunakan dua metode, yaitu : Pengamatan (observsation) Proses mengumpulkan data data yang diperlukan dengan melakukan kunjungan secara langsung dengan pihak pihak yang terkait dari perusahaan mengenai sistem informasi registrasi anggota baru termasuk dokumen yang diperlukan serta tindakan pengendalian yang diperlukan. Kuisioner Proses mengumpulkan data data yang diperlukan dengan menyebarkan kuisioner kepada pihak pihak yang terkait. b. Metode perancangan Dalam skripsi ini menggunakan metoda pendekatan Object Oriented Analysis and Design (OOAD) dengan menggunakan notasi Unified Modeling Language (UML) yang meliputi tahap : activity diagram, event table, work flow table, detailed activity diagram, UML class diagram, use case diagram, rancangan database, rancangan formulir, rancangan layar, rancangan laporan, navigation diagram.

5 HASIL DAN PEMBAHASAN Berdasarkan hasil wawancara yang telah dilakukan, dapat diambil kesimpulan bahwa para anggota komunitas klifonara ini sangat antusias dengan adanya forum registrasi dan manajemen anggota dari klub seni ini. Klien menginginkan sebuah website yang berisikan form pendaftaran dan sekaligus bisa mengatur dan dapat merekaptulasi data anggota yang telah mendaftar. Fungsi dari website itu sendiri untuk memudahkan calon anggota untuk mendaftar tanpa harus menunggu dan memudahkan pengurus untuk mengontrol dan mengatur semua data anggota yang telah mendaftar di klifonara sendiri. Dimana dengan fitur fitur yang disebutkan bisa memenuhi kebutuhan mereka. Dengan permasalahan tersebut, klien klifonara membutuhkan sebuah aplikasi website manajemen keanggotaan berbasis web yang berintegrasi dengan user. Diharapkan dengan adanya aplikasi ini maka : - Interaksi antar anggota bisa semakin baik. - Proses pendaftaran semakin sederhana dan cepat - Dengan adanya website ini akan semakin mudah bagi pengurus dalam rekaptulasi data anggota yang terdaftar.

6 Berikut ini adalah hasil perancangan aplikasi website manajemen keanggotaan klub seni fotografi bina nusantara : Gambar 1. ERD SOLUSI

7 Gambar 2. CLASS DIAGRAM Berikut ini adalah hasil implementasi dari aplikasi database Republik Biker : a. Halaman Admin 1. Log In Gambar 3. Layar Log In

8 Halaman ini merupakan halaman yang hanya dapat diakses oleh admin. Untuk masuk ke halaman ini, admin tinggal masuk ke alamat reklifo.com/login. Pada halaman ini admin dapat melihat semua anggota yang telah terdaftar, mengubah status pembayaran, edit data anggota dan dapat mengetahui siapa saja yang baru mendaftar. 2. Home Gambar 4. Layar Home Administrator Ini merupakan halaman depan ketika administrator log in. Halaman depan merupakan halaman home. Pada halaman home ini akan terlihat siapa saja anggota yang baru mendaftar yang masuk ke recent update. Pada halaman ini juga terdapat tombol yang dimana memungkinkan admin membuka status apakah pendaftaran sudah dibuka apa belum.

9 3. Register Gambar 5. Layar Registrasi Administrator Ini merupakan halaman registrasi pada administrator. Pada halaman ini memungkinkan admin bisa menerima pendaftaran calon anggoata baru. Calon anggota yang baru harus mengisi semua field yang ada dan setelah melakukan pengisian dengan benar, maka akan data akan di submit.

10 4. Info pembayaran Gambar 6. Layar info pembayaran anggota baru Ini merupakan halaman info pembayaran anggota yang baru mendaftar. Info ini akan keluar setelah acalon anggota selesai mengisi kelengkapan data dan melakukan submit data. Isi dari halaman ini adalah nomor rekening pembayaran pendaftaran anggota, data diri yang di masukkan calon anggota, serta pemberitahuan yang menyatakan kalo calon anggota yang telah mendaftar tidak melakukan pembayaran 1X24 jam, maka pendaftaran di anggap batal.

11 5. Member Detail Gambar 7. Layar daftar anggota klifonara Ini merupakan bagian dari halaman daftar anggota klifonara. Halaman akan terbuka ketika admin masuk ke halaman daftar anggota. Pada halaman ini terdapat menu untuk mengurutkan aggota yang telah mendaftar berdasarkan tahun pendaftaran. Contohnya admin memilih tahun 2013, maka otomatis sistem akan memunculkan daftar anggota yang mendaftar pada tahun Pada halaman ini terdapat tombol lihat dan hapus yang memungkin admin untuk melihat ke halaman detail dari anggota dan dapat menghapus data anggota juga.

12 6. Detail Data Anggota Gambar 8. Layar detail data anggota Ini merupakan bagian halaman data anggota klifonara. Pada halaman ini admin dapat melihat secara detail data dari setiap anggota yang teah mendaftar. Pada halaman ini memungkinkan admin juga untuk mengubah data anggota dengan menggunakan tombol ubah data.

13 7. Daftar Pendaftar Gambar 9. Layar detail pendaftar Ini merupakan bagian halaman yang berisikan data anggota yang baru mendaftar. Setiap data yang baru mendaftar akan masuk ke halaman ini. Pada halaman ini admin dapat mengubah status pembayaran dari pending menjadi lunas. Bagi calon anggota yang telah membayar dan status pembayaran menjadi lunas, maka data secara otomatis akan masuk ke database daftar anggota klifonara.

14 b. Halaman user 1. Form Pendaftaran Gambar 10. Layar Form Pendaftaran Ini merupakan halaman awal dari website klifonara yang dapat di akses calon anggota. Di halaman ini calon anggota akan memasukkan semua data sesuai dengan form yang ada. Setelah selesai melakukan pengisian data, maka calon anggota akan menekan tombol submit untuk memasukkan data tersebut. Namun calon anggota bisa mengisi form pendaftaran ini, apabila waktu pendaftaran sudah dibuka oleh admin.

15 2. Info Pembayaran Gambar 11. Layar info pembayaran anggota baru Ini merupakan halaman yang memberitahukan detail dari pendaftaran yang telah dilakukan oleh calon anggota yang mendaftar dan di halaman ini juga memberitahu nomor rekening yang dituju untuk melakukan pembayaran. Di halaman ini memberikan keterangan yang menyatakan apabila tidak melakukan pembayaran dalam waktu 1X24 jam, maka pendaftaran akan dianggap batal.

16 8. Data Anggota Gambar 12. Layar bukti pendaftaran lewat anggota Ini merupakan bagian halaman data anggota klifonara. Pada halaman ini admin dapat melihat secara detail data dari setiap anggota yang teah mendaftar. Pada halaman ini memungkinkan admin juga untuk mengubah data anggota dengan menggunakan tombol ubah data.

17 3. Pendaftaran Belum dibuka Gambar 13. Layar Pendaftaran belum dibuka Ini merupakan halaman yang memberitahukan bahwa waktu pendaftaran calon anggota baru klifonara belum dibuka. Halaman ini akan terbuka otomatis ketika calon anggota membuka halaman utama dari website klifonara dan memilih tombol register.

18 SIMPULAN DAN SARAN Setelah menganalisa permasalahan yang ada pada organisasi fotografi klifonara, merancang aplikasi registrasi berbasis website, maka dapat disimpulkan bahwa : 1. Dengan adanya sistem registrasi berbasis website ini, memudahkan calon anggota untuk melakukan pendaftaran seperti dapat dilihat pada bab Dengan adanya sistem registrasi ini, memudahkan organisasi untuk melihat semua anggota yang telah mendaftar dan dapat melakukan perubahan data pada setiap detail informasi dari anggota seperti dapat dilihat pada bab Dengan adanya aplikasi registrasi berbasis website yang dilakukan secara komputerisasi, meminimalisir kesalahan pada input data anggota. Saran-saran yang dapat di berikan sebagai perbaikan kinerja aplikasi registrasi berbasis website ini adalah: 1. Tampilan dari website harus diperbaiki sesuai permintaan pengguna. 2..Melakukan evaluasi secara berkala sehingga dapat mengikuti perkembangan dan perubahan perubahan yang terjadi.

19 DAFTAR PUSTAKA Whitten, Bentley System Analysis and Design for the Global Enterprise 7th Ed. The McGraw-Hill Companies, Inc Connolly, Thomas, Begg, Carolyn Database systems. : a practical approach to design, implementation and management, 4th Ed. New Jersey: Pearson. Schneiderman, Ben, etc, Designing the User Interface : Strategies for Effective Human-Computer Interaction, 5th Ed. Cashman, Shelly, etc, HTML, XHTML, and CSS, 6th Ed. Duc, Bui, Minh, Real-Time Object Uniform Design Methodology with UML.