SISTEM BASIS DATA APLIKASI PERSEDIAAN BERBASIS WEB PADA PT. DANA PENSIUN BNI

Transkripsi

1 SISTEM BASIS DATA APLIKASI PERSEDIAAN BERBASIS WEB PADA PT. DANA PENSIUN BNI SKRIPSI Oleh Taufik Samiaji Ardhian Kautsar Yingwie Roland Walakandou Kelas / Kelompok LS01 / 10 School of Computer Science Universitas Bina Nusantara Jakarta

2 SISTEM BASIS DATA APLIKASI PERSEDIAAN BERBASIS WEB PADA PT DANA PENSIUN BNI Taufik Samiaji Ardhian Kautsar Yingwie Roland Walakandou ABSTRAK Tujuan pemelitian adalah untuk merancang dan mendesain sistem basis data persediaan berbasis web, mengontrol seluruh kegiatan gudang dan membuat integrasi seluruh data pada PT. Dana Pensiun BNI. Metode Penelitian yang dilakukan pada penelitian ini adalah studi pustaka, observasi, wawancara, analisis masalah, perancangan sistem dan pengujian sistem. Metodologi dalam perancangan aplikasi yaitu metode DBLC (Data Base Lifecycle). Hasil yang dicapai berupa aplikasi persediaan berbasis web yang memenuhi tujuan penelitian dan kebutuhan pengguna sehingga memudahkan karyawan perusahaan dalam hal mengatur kegiatan dalam gudang. Simpulan yang didapat adalah sistem basis data aplikasi persediaan berbasis web dapat mengatur seluruh kegiatan gudang dalam PT. Dana Pensiun BNI menjadi lebih baik. Kata Kunci : sistem basis data, web, persediaan PENDAHULUAN Awal mula atau cikal bakal Dana Pensiun BNI adalah Yayasan Dana Pensiun dan Sokongan untuk Anggota Direksi dan Pegawai Bank Negara Indonesia, serta Janda/Duda dan Anak Yatim/Piatunya, disingkan (Yayasan Dapenso BNI), yang didirikan oleh Bank Negara Indonesia pada tanggal 6 April

3 Inventory (persediaan) atau gudang dalam bidang Teknik Informatika membahas mengenai data persediaan dalam gudang. Perkembangan bisnis di dunia modern tidak akan luput dari bidang Teknik Informatika. Contoh sederhana yang kita temui seperti melakukan proses transaksi secara online. Dengan adanya proses transaksi secara online, konsumen bisa melakukan pembelian barang dimana saja, kapan saja tidak perlu saling bertemu satu sama lain. Perkembangan teknik informatika di Indonesia terus meningkat. Perusahaan-perusahaan besar di Indonesia menggunakan sistem basis data inventory. Sistem basis data persediaan pada perusahaan membantu staff untuk melakukan pendataan, mulai dari pengelompokkan data, input data, update hingga menghapus data. Staff bisa mendata barang yang masuk ke perusahaan, biaya pengeluaran hingga data-data staff dalam perusahaan. Dengan demikian data perusahaan bisa diakses secara langsung untuk melihat proses kinerja karyawan dan proses keluar masuk barang. Bayangkan apa yang akan terjadi jika perusahaan besar melakukan pendataan hanya menggunakan buku. Data tidak akan akurat dan sulit untuk di akses. Dengan sistem basis data inventory, pengguna bisa melihat riwayat data pada hari sebelumnya dan bisa mengontrol secara langsung kegiatan perusahaan. Dari penjelasan tersebut maka penulisan ini akan memfokuskan dalam pembuatan Sistem Basis Data Aplikasi Persediaan Berbasis Web untuk PT. Dana Pensiun BNI. Aplikasi ini bisa diakses kapan saja oleh pengguna melalui website yang telah dibuat ketika jam kerja. Seluruh staff dalam perusahaan akan melakukan registrasi sebagai pengguna dalam website Persediaan PT. Dana Pensiun BNI. Selain mengolah data, kepala bagian bertugas mendaftarkan seluruh staff sebagai pengguna dalam aplikasi persediaan perusahaan. Data-data dalam pembelian barang bisa langsung diinput oleh seluruh pengguna. Dan secara langsung data yang telah diinput oleh pengguna akan tersimpan ke persediaan data perusahaan. Seluruh pengguna aplikasi persediaan ini dapat melihat riwayat keluar masuk barang dalam perusahaan. Bukti pembayaran bisa diinput dengan cara melakukan inputan nomor dari nota pembelian barang. Dengan demikian sistem basis data aplikasi persediaan dapat membantu membuat pendataan keluar masuk barang dari para staff. Ruang lingkup penulisan penelitian ini di batasi membuat sistem basis data aplikasi persediaan berbasis web pada PT. Dana Pensiun BNI, Aplikasi ini mengatur dan meninjau kegiatan keluar masuk barang, Aplikasi ini dibuat untuk membantu mendata kegiatan gudang 3

4 kepada seluruh karyawan PT. Dana Pensiun BNI, Aplikasi ini menamplikan riwayat kegiatan keluar masuk barang dalam perusahaan dan bisa dicetak sebagai laporan kegiatan gudang. Tujuan dari penelitian ini antara lain: Membuat sistem basis data aplikasi Persediaan berbasis web yang memudahkan kepala bagian untuk mengontrol kegiatan gudang, Kemudahan yang diberikan kepada Kepala Bagian seperti memasukan data keluar masuk barang ke aplikasi persediaan, dan melihat riwayat keluar masuk barang dengan mudah, Membuat aplikasi berbasis web yang bisa mempermudah seluruh karyawan perusahaan untuk memesan barang yang ada dalam gudang. Manfaat dari penelitian ini antara lain: Memudahkan Kepala Bagian untuk mengontrol kegiatan keluar masuk barang dalam gudang, Memudahkan karyawan gudang untuk mengakses riwayat data dan keluar masuk barang perusahaan, Dengan aplikasi ini kepala bagian juga bisa mengorganisir kegiatan gudang dengan mudah, Seluruh karyawan bisa memesan barang dalam gudang dengan mudah dan cepat. Metodologi 1. Metode Analisis Dalam penelitian untuk penulisan skripsi membutuhkan metode pengambilan data untuk di analisa sebagai pemecahan masalah. Metode yang digunakan dalam skripsi ini meliputi beberapa metode: Studi pustaka, observasi, wawancara. 2. Metode Perancangan Metode ini menyangkut fase pengembangan dan pemeliharaan sistem, dilakukan setelah terdapat analisis yang lengkap mengenai sistem yang ada pada PT Dana Pensiun BNI, agar bisa memecahkan masalah dan menemukan solusi dengan cepat dan tepat, adapun tahapnya ialah: a. Perancangan Basis Data Perancangan ini meliputi perancangan konseptual, logikal, fisikal. 4

5 b. Perancangan Aplikasi Perancangan ini akan membuat tampilan antar muka dengan menggunakan Storyboard. Perancangan sistem menggunakan UML yaitu Use Case, Class Diagram, Activity Diagram dan Sequence Diagram. Teori yang bersangkutan dengan Basis Data Basis Data Menurut Connolly & Begg (2010, p. 65) Basis data adalah sebuah koleksi bersama dari suatu data logika yang terkait, dan deskripsi dari data tersebut, yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan informasi dari suatu organisasi. Basis data menjadi suatu repositori besar dari suatu data yang dapat digunakan secara bersamaan oleh banyak departemen dan pengguna. Database Management System (DBMS) Menurut Connolly & Begg (2010, p. 66) DBMS adalah sebuah sistem perangkat lunak yang memungkinan bagi pengguna untuk mendefinisikan, membuat, memelihara, dan kontrol akses dari suatu basis data. DBMS menyediakan fasilitas yang memungkinkan pengguna untuk menentukan basis data, melalui Data Definition Language (DDL). Selain itu DBMS juga menyediakan fasilitas yang memungkinkan pengguna untuk memasukkan, update, menghapus, dan mengambil data dari basis data, melalui Data Manipulation Language (DML). Database Lifecycle Menurut Connolly and Begg (2010, p313), sebuah sistem basis data merupakan komponen dasar sistem informasi organisasi yang lebih besar sehingga siklus hidup pengembangan sistem database berhubungan dengan siklus sistem informasi. 5

6 Gambar 1. Tahapan dari Database System Development Lifecycle Unified Modelling Language (UML) Menurut Whitten dan Bentley (2007, p.371) UML adalah suatu kumpulan aturan permodelan yang digunakan untuk menggunakan dan menggambarkan sebuah sistem software yang berhubungan dengan object. Hasil dan Pembahasan Analisis Sistem Yang Sedang Berjalan Dalam mengatur data masuk dan keluar barang, PT. Dana Pensiun BNI mengatur data keluar masuk barang dengan cara manual. Kepala bagian menggunakan buku untuk mencatat data keluar dan masuk barang. Masing-masing staff bagian gudang melakukan pendataan barang keluar masuk melalui catatan buku bagian gudang. Analisis sistem yang sedang berjalan di bagian gudang PT. Dana Pensiun BNI yaitu : a. Proses masuk barang Seluruh staff bisa melakukan input masuk barang. Pertama, staff merencanakan barang yang akan dibeli untuk perusahaan dengan menentukan berapa banyak barang 6

7 yang akan dibeli dan perkiraan harga barang yang akan dibeli. Kemudian staff akan meminta dana untuk pembelian barang. Setelah mendapatkan dana pembelian, staff akan membeli barang-barang untuk perusahaan. Staff yang membeli barang harus memiliki nota pembelian dan kwitansi sebagai bukti pembelian barang. Selanjutnya, staff mencatat seluruh data barang yaitu nama barang, harga tanggal dan keterangan. Data yang telah dicatat kemudian diberikan kepada kepala bagian untuk dimasukan ke dalam buku data barang. Kepala bagian juga mempunyai wewenang untuk melakukan pengecekan barang sesuai dengan data barang yang diberikan oleh staff. Staff akan mencatat kembali data barang ke dalam buku data barang dengan data lengkap yaitu nama barang, jenis barang, harga, tanggal dan keterangan. b. Proses pembuktian transaksi Ketika staff membeli barang, staff harus memiliki nota atau kwitansi pembelian barang sebagai bukti pembelian. Selesai memasukkan data barang ke dalam buku data barang, kepala bagian akan meminta kwitansi sebagai pembuktian. Staff memberikan kwitansi pembelian barang kepada kepala bagian, dan kepala bagian akan melakukan pengecekan kwitansi pembelian barang. Selanjutnya kepala bagian akan menuliskan keterangan kwitansi ke dalam buku data barang di kolom keterangan c. Proses keluar barang Barang yang sudah tidak layak dipakai akan dibuang dari gudang. Staff akan melaporkan barang keluar kepada kepala bagian gudang. Kepala bagian gudang akan meminta data barang keluar kepada staff. Staff menyediakan data barang keluar, data barang yaitu nama barang, jenis barang, tanggal dan keterangan. Data yang telah tersedia akan diberikan kepada kepala bagian. Kepala bagiaan akan melakukan pengecekan terhadap data barang keluar. Setelah itu staff akan mencatat data barang keluar ke dalam buku data barang. Jika ada barang yang mengalami kerusakan, kepala bagian akan meninjau kembali apakah barang tersebut masih bisa diperbaiki atau tidak. d. Proses akses riwayat keluar masuk barang perusahaan Seluruh staff gudang bisa melihat catatan buku data barang. Staff yang ingin melihat riwayat gudang bisa secara langsung melalui kepala bagian gudang. Kepala 7

8 bagian gudang akan mengambil dan menyediakan buku data barang. Data barang masuk atau keluar yaitu nama barang, jenis, harga, keterangan dan tanggal. Kepala bagian akan memberikan buku data barang kepada staff yang ingin melihat riwayat barang. Buku data barang hanya bisa dilihat di dalam ruangan kepala bagian, dan tidak diperkenankan untuk mengubah data dalam buku data barang. Selesai melihat catatan riwayat gudang, buku dikembalikan kepada kepala bagian dan kepala bagian akan menyimpan kembali buku data barang. e. Proses edit data barang Tidak seluruh staff dapat melakukan pembaharuan data dalam buku data barang. Jika staff atau kepala bagian mendapatkan kesalahan dalam buku data barang, staff melakukan pengecekan kembali data barang dan barang yang ada dalam perusahaan. Setelah identifikasi kesalahan dalam data barang, maka staff akan meminta kepala bagian untuk memperbaharui buku data barang. Hanya kepala bagian saja yang dapat memperbaharui buku data barang. Sebelum memperbaharui buku data barang, kepala bagian akan menanyakan data apa yang akan diubah. Setelah itu kepala bagian akan merubah data yang perlu diubah, dan akan dituliskan keterangan tambahan dengan tanggal perubahan data. f. Proses pemesanan barang Seluruh staff bisa mengajukan pemesanan barang kepada kepala bagian. Kepala bagian akan meminta data barang yang akan dipesan. Data barang yaitu nama barang, jumlah barang, harga, tanggal pemesanan dan keterangan. Setelah itu kepala bagian akan meninjau barang yang akan dipesan. Staff akan melakukan pengisian data pemesanan barang yang akan dipesan ke dalam buku pemesanan barang. Setelah mencatat seluruh pesanan, kepala bagian akan segera menghubungi supplier yang menyediakan barang. Setelah barang pesanan dibeli, kepala bagian akan mencatat keterangan pemesanan barang yang telah dibeli. Kepala bagian juga akan mencatat data barang yang telah masuk kedalam perusahaan. g. Proses pencetakan kartu kontrol Setiap akhir bulan, kepala bagian akan membaca kembali buku data barang perusahaan. Kepala bagian akan melakukan pengecekan mengenai kesesuaian data barang dengan barang di dalam gudang. Data barang yang disesuaikan yaitu nama 8

9 barang dan jumlah. Jika barang tidak sesuai dengan data barang kepala bagian melakukan stock opname atas data barang yang tidak sesuai. Setelah selesai melakukan pengecekan kesesuaian barang kepala bagian akan memasukan data barang ke dalam dokumen gudang. Kepala bagian akan menyalin kembali data barang satu bulan ke dalam Microsoft Excel sebagai dokumen gudang. Dalam kurun waktu tiga bulan kepala bagian akan mencetak kartu kontrol yang telah disimpan ke dalam excel. Kartu kontrol akan diberikan kepada direktur untuk disimpan sebagai dokumen data barang perusahaan. Identifikasi Masalah Dari analisis yang telah dilakukan, didapat masalah yang menjadi kendala dalam proses tersebut dalam mengelolah persediaan perusahaan, yaitu : (1)Proses pendataan yang dilakukan secara manual menyebabkan terjadinya kesalahan, yaitu: Kesalahan pada laporan ketersediaan barang, yaitu perbedaan barang antara barang masuk, barang keluar dan barang yang tersedia di gudang. Kesalahan pada laporan keuangan. (2) Resiko kehilangan data-data penting, dikarenakan penyimpanan data pada media berupa catatan kertas yang dapat mengalami kerusakan. (3) Pencarian yang membutuhkan waktu yang lama dikarenakan data masih dalam catatan pembukuan. (4) Data yang dibutuhkan sulit diakses dan ditemukan, karena harus mencari data tersebut secara manual melalui catatan dalam dokumen. Usulan Pemecahan Masalah Dari permasalahan yang telah dibahas, didapatkan usulan untuk pemecahan masalah tersebut, yaitu : (1) Merancang sebuah aplikasi sistem basis data berbasis web yang dapat diakses langsung oleh pihak-pihak yang terkait dalam pengolahan gudang keluar masuk barang yang memungkinkan untuk melihat informasi produk. (2) Merancang sistem basis data yang memiliki hak akses sesuai dengan masing-masing jenis user yang telah ditentukan dari sistem yang dibuat sesuai dengan pembagian tugas PT.Dana Pensiun BNI. (3) Merancang sistem basis data yang terintegrasi antara satu prosedur dengan prosedur lainnya, agar proses bisnis dapat dilakukan dengan cepat. Dengan begitu proses pencarian data barang bisa dilakukan dengan mudah. (4) Merancang sebuah sistem aplikasi basis data yang sudah terkomputerisasi dengan menggunakan basis data dalam membuat laporan data keluar masuk barang dan akses riwayat keluar masuk barang. 9

10 ERD yang Diusulkan Gambar 2 ERD yang diusulkan 10

11 Class Diagram yang Diusulkan Gambar 3 Class Diagram yang Diusulkan 11

12 Beberapa Activity Diagram yang Diusulkan Gambar 4 Activity Diagram Cek Data Barang Beberapa Sequence Diagram yang Diusulkan Gambar 5 Sequence Diagram Cek Data Barang 12

13 Perancangan sistem Struktur Menu 1. Perancangan struktur menu Kepala Bagian Gambar 6. struktur menu kepala bagian 1. Perancangan struktur menu Staff Gambar 7. struktur menu staff 13

14 2. Perancangan struktur menu Direksi Gambar 8. struktur menu direksi 3. Perancangan struktur menu User Gambar 9. struktur menu user 14

15 Beberapa Hasil Tampilan Layar Gambar 10. Tampilan Layar Login Hak akses untuk Direksi, Superadmin, Staff dan User Gambar 11. Tampilan Halaman Utama untuk SuperAdmin, Staff dan Direksi 15

16 SIMPULAN DAN SARAN Gambar 12. Tampilan Home bagi User Simpulan Berdasarkan skripsi yang telah dibuat mengenai Sistem Basis Data Aplikasi Persediaan Berbasis Web pada PT. Dana Pensiun BNI, maka dapat diambil kesimpulan bahwa Sistem Basis Data Aplikasi berbasis web telah memudahkan kinerja karyawan terutama kepala bagian untuk mengontrol kegiatan gudang seperti pendataan keluar masuk barang. Penelitian ini telah memudahkan karyawan perusahaan untuk memesan barang yang tersedia dalam gudang perusahaan. Sistem aplikasi telah memenuhi seluruh kriteria yang dibutuhkan oleh pengguna dari segi warna yang konsisten hingga segi fitur pemakaian. Aplikasi telah memenuhi seluruh kebutuhan transaksi yang dibutuhkan pengguna seperti inputan keluar masuk barang, akses riwayat, kartu kontrol, hingga pemesanan barang dalam gudang. Sistem aplikasi basis data yang dibuat telah memenuhi nilai kebutuhan integrasi data sehingga setiap data yang ditampilkan pada tiap divisi saling terintegrasi agar menghasilkan kecocokan data antara data yang saling berhubungan. Saran Berdasarkan hasil evaluasi melalui kuesioner, terdapat beberapa saran yang ditunjukan untuk pengembangan aplikasi bahwa sistem perhitungan kas gudang akan sangat membantu 16

17 dalam mengatur keuangan dalam perusahaan khususnya di baguan gudang. Aplikasi sebaiknya dilakukan berbasis web melalui hostingan agar bisa di akses dimana saja dan kapan saja. Agar membuat laporan ke divisi masing-masing guna mengelompokkan barang yang sering dipakai oleh divisi tertentu. DAFTAR PUSTAKA Anhar.(2010). PanduanMenguasai PHP & MySQL secaraotodidak.jakarta:transmedia. Axaster,A.(2010).InventoryControl 2 thedition.new York:Springer Science+BusinessMedia Beynon-Davies P. (2009). Management Information Systems. Palgrave: Basingstoke Connolly,T., and Begg,C.(2010).Database system 5 th Edition.Boston:Pearson Education International. Herjanto, E.(2008).ManajemenOperasi. Jakarta:Grasindo Publisher Jogiyanto.(2005).Analisis&DesainSistemInformasi(2 nd ed.). Yogyakarta, Indonesia: AndiOffset. McLeod, R., and Schell, G.P. (2008). Management Information System 19 th Edition. New Jersey:Pearson Education International. Oktavian, D.P. (2010). Menjadi Programmer Jempolan Menggunakan PHP. Yogyakarta:Mediakom. Purwanto,E.(2006).SistemInformasiPersediaanBarang PT. Gratia Jaya Prima.Jurnal : Bee- SISFO.2006(3):46-60 Ristono, A.(2009).ManajemenPersediaan. Yogyakarta,Indonesia:GrahaIlmu. R.S.Pressman,inc.(2010).Software Engineering: A Pracitioner s Approach,7/e. McGraw Hill. Saputra,W.(2010).AnalisisdanPerancanganSistemInformasiPersediaan, PembeliandanPenjualanPadaTokoSinarJaya.LaporanTeknisBerkala:Teknik Informatika.1999(4):51-60 Shneiderman, B., and Plaisant, C.(2010). Designing The User Interface: Strategis for Effective Human - Computer Interaction Fourth Edition. America:Pearson Education,Inc Wicaksono, Y. (2008). MembangunBisnis Online dg Mambo + CD. Jakarta: ElexMediaKomputindo 17

18 Whitten,J., & Bentley, L.(2007). Systems Analysis and Design Methods(7 th ed.). New York, United States of America: McGraw Hill / Irwin. 18