APLIKASI SISTEM BASIS DATA REKAM MEDIS, KETERSEDIAAN DAN PENJUALAN OBAT BERBASIS WEB UNTUK RUMAH SAKIT PADA PT RPN

Transkripsi

1 APLIKASI SISTEM BASIS DATA REKAM MEDIS, KETERSEDIAAN DAN PENJUALAN OBAT BERBASIS WEB UNTUK RUMAH SAKIT PADA PT RPN Ignatius Wisnu Prayogo; Ghassani Levina Idzni; Rahmi Alfina Diana, S.Kom, MTI Jurusan Teknik Informatika, School of Computer Science, Binus University Jl. Kebon Jeruk Raya No. 27, Jakarta Barat ABSTRAK TUJUAN, menganalisa dan merancang sistem informasi rekam medis yang bersifat manual menjadi sebuah sistem yang berbasis web, merancang sistem informasi untuk pencatatan data pasien, rekam medis, ketersediaan dan penjualan stok obat pada rumah sakit, serta menghasilkan laporan mengenai data pasien melalui rekam medis dan laporan jumlah ketersediaan stok obat untuk penjualan dan pembelian obat pada rumah sakit. METODE penelitian yang dilakukan adalah metode Database System Development Lifecycle (DSDLC) mencakup database planning, system definition, requirement collection and analysis, database design (conceptual, logical, dan physical database design), application design. Metode analisis yang digunakan adalah wawancara dan observasi. HASIL yang dicapai berupa basis data aplikasi rekam medis, ketersediaan dan penjualan obat pada rumah sakit. SIMPULAN yang dapat ditarik adalah dengan adanya aplikasi rekam medis, ketersediaan dan penjualan obat pada rumah sakit membuat data saling terintegrasi dan terorganisir, dapat melakukan pencatan data pasien, membuat rekam medis pasien, menyediakan informasi mengenai ketersediaan dan penjualan obat, menghasilkan laporan, dan memudahkan pemberian pelayanan kepada masyarakat. Kata Kunci: analisis, perancangan, sistem basis data, rumah sakit, rekam medis

2 PENDAHULUAN Latar Belakang Teknologi Informasi sebagai sebuah bentuk umum yang menggambarkan setiap teknologi yang membantu menghasilkan, memanipulasi, menyimpan, mengkomunikasikan, dan atau menyampaikan informasi (Sawyer, 2005).. Penerapan suatu sistem data dan informasi pada dasarnya tidak terlepas dari penggunaan komputer. Agar lebih mudah menginput data pasien pada sistem dan penanganan terhadap penyakit pasien, dalam hal ini aplikasi mengenai rumah sakit dirancang agar proses tersebut dilakukan tanpa harus mendata secara manual. Aplikasi ini juga dirancang untuk menangani ketersedian dan jumlah stok obat di suatu rumah sakit secara komputerisasi, sehingga diharapkan pihak manajemen bisa mengetahui dan menyediakan stok obat yang memadai untuk memberikan layanan kesehatan kepada masyarakat secara baik dan bermanfaat. Rumusan Masalah Rumusan masalah yang ingin dicapai dalam penulisan skripsi ini antara lain : (1) Adanya penyimpanan data di rumah sakit masih bersifat manual dan tidak terintegrasi menyebabkan redudansi data. (2) Data di rumah sakit kurang terorganisir, sehingga dapat menyebabkan kehilangan data. Tujuan Penelitian Tujuan yang ingin dicapai dalam penulisan skripsi ini antara lain : (1) Merubah sistem informasi yang bersifat manual menjadi sebuah sistem yang berbasis web. (2) Melakukan pencatatan data pasien di rumah sakit. (3) Membuat rekam medis pasien disetiap instalasi. (4) Menyediakan informasi ketersediaan dan penjualan obat. (4) Menghasilkan laporan mengenai ketersediaan stok, pembayaran, pembelian, penerimaan dan distribusi obat di rumah sakit. Manfaat Penelitian Manfaat yang ingin dicapai dalam penulisan skripsi ini antara lain : (1) Pembuatan aplikasi ini dimanfaatkan untuk mempermudah petugas dalam pencarian dan manajemen data pasien. (2) Memudahkan dokter dalam pencarian rekam medis pasien. (3) Meningkatkan efisiensi waktu kerja petugas untuk melakukan pelayanan di rumah sakit. (4) Mempermudah dan mengetahui manajemen untuk pengecekan ketersediaan obat. (5)Mempermudah pengambilan keputusan oleh petugas dan manajer dalam pengadaan stok obat. Sistematika Penulisan Agar keseluruhan penulisan dapat lebih terorganisir dan lebih mudah dipahami, maka penulisan skripsi ini dibagi menjadi lima bab, yaitu: (1) Bab 1 Pendahuluan, yang menjelaskan tentang latar belakang, rumusan masalah, ruang lingkup, tujuan dan manfaat, metodologi penelitian, dan sistematika penelitian; (2) Bab 2 Tinjauan Pustaka, yang menjelaskan tentang teori-teori dan konsep yang diperloleh melalui studi kepustakaan yang mendukung penulisan skripsi ini; (3) Bab 3 Metodologi yang menjelaskan tentang metodologi yang digunakan, analisis masalah, perancangan basis data, dan perancangan layar aplikasi; (4) Bab 4 Hasil dan Pemabahasan, yang menjelaskan tentang spesifikasi sistem (perangkat keras, perangkat lunak, dan jaringan), tampilan layar, evaluasi basis data, dan evaluasi dari pengguna tentang aplikasi yang telah dibuat; (5) Bab 5 Simpulan dan Saran, yang mengemukaan simpulan dari penelitian yang telah dilakukan dan saran yang mendukung untuk perkembangan selanjutnya agar tercapai hasil yang lebih baik. Kajian Pustaka Penelitian skripsi yang dilakukan bertujuan untuk memudahkan dalam pengaksesan dan penyimpanan data pasien di dalam rekam medis dan mengetahui informasi mengenai ketersediaan stok obat. Metode penelitian yang digunakan terdiri dari metode pengumpulan data yang berupa wawancara, observasi dan studi pustaka, metode analisis dan metode perancangan basis data yang menggunakan

3 Database System Develompment Lifecycle (DSDLC). Simpulan yang dicapai adalah aplikasi ini memudahkan petugas dalam pelayanan masyarakat serta meningkatkan kinerja pertugas dalam pelayanan dengan adanya aplikasi yang sudah berbasis web dan datanya saling terintegrasi. Adapun kelebihan skripsi kami ini adalah skripsi ini telah mengubah proses pengantaran data periksa pasien ke ruangan pasien menjadi terkomputerisasi sehingga menghemat waktu yang diperlukan petugas dan dokter bersangkutan. Selain itu, skripsi ini telah dibuat sesuai dengan kebutuhan rumah sakit dan berdasarkan kebutuhan perusahaan sehingga dapat membantu proses kerja rumah sakit lebih terstruktur. Data Menurut Williams dan Sawyer (Williams, 2007, p. 25) data adalah fakta dan gambaran mentah yang akan diproses menjadi informasi. Data akan diperlukan untuk membuat sebuah informasi yang berguna. Basis Data Menurut Connolly dan Begg (Connolly & Begg, 2010, p. 65), basis data adalah kumpulan data yang terbagi dan terhubung secara logikal dan deskripsi dari data yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan informasi suatu organisasi. Sistem Basis Data Menurut Connolly dan Begg (Connolly & Begg, 2010, p. 54), sistem basis data adalah kumpulan dari program aplikasi yang berinteraksi dengan Database Management System (DBMS) dan basis data itu sendiri. Database Management System (DBMS) Menurut Connolly dan Begg (Connolly & Begg, 2010, p. 66), Database Management System (DBMS) adalah suatu sistem perangkat lunak yang memungkinkan pengguna untuk mendefinisikan, membuat, memelihara, dan mengatur akses ke basis data. Menurut Connolly dan Begg (Connolly & Begg, 2010, pp ),beberapa fungsi dari DBMS adalah sebagai berikut: (1) Data Storage, retrieval, and update, DBMS harus menyediakan kemampuan bagi pengguna untuk menyimpan, mengambil, dan mengubah data dalam basis data. (2) A user accessible catalog, DBMS harus menyediakan sebuah katalog yang dapat diakses oleh pengguna yang mendeskripsikan lokasi penyimpanan data dalam basis data. (3) Transaction support, DBMS harus meyediakan sebuah mekasnisme yang memastikan bahwa semua perubahan pada data yang berhubungan dengan transaksi dapat diproses dengan baik. (4) Concurrency control service, DBMS harus menyediakan sebuah mekanisme yang memastikan bahwa basis data akan terubah dengan benar ketika ada beberapa pengguna yang mengubah data secara bersamaan. (5) Recovery service, DBMS harus menyediakan sebuah mekasnisme untuk memperbaiki basis data ke kondisi semula apabila terjadi kerusakan atau error pada basis data. (6) Authorization service, DBMS harus menyediakan sebuah mekanisme yang memastikan bahwa hanya pengguna yang memiliki hak akses atau otoritas yang dapat megakses basis data. (7) Support for data communication, DBMS harus mampu berintegrasi dengan semua communication software. (8) Integrity service, DBMS harus menyediakan sebuah mekanisme yang memastikan bahwa data dalam basis data dan perubahan yang akan dilakukan terhadap data telah mengikuti aturan-aturan integritas yang ada. (9) Service to promote data independence, DBMS harus mempunyai fasilitas yang mendukung kemandirian program dari struktur aktual basis data. (10) Utility service DBMS harus menyediakan perangkat bantuan atau utilitas yang dapat digunakan oleh Database Administrator (DBA) agar basis data dapat dikelola secara efektif.

4 Rekam Medis Pengertian rekam medis dalam Pasal 46 ayat (1) UU Praktik kedokteran adalah berkas yang berisi catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan yang telah diberikan kepada pasien. Sementara dalam Peraturan Mentri Kesehatan Nomor 749a/menkes/Per/XII/1989 tentang Rekam Medis dijelaskan bahwa rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain kepada pasien pada sarana pelayanan kesehatan (Sjamsuhidajat, 2006). Berikut ini adalah manfaat dari penggunaan rekam medis pasien, yakni: (1) Pengobatan pasien (2) Meningkatan kualitas pelayanan (3) Pendidikan dan penelitian (4) Pembiayaan (5) Statistik kesehatan (6) Pembuktian masalah hokum, disiplin, dan etik. METODE PENELITIAN Metode penelitian yang digunakan dalam penulisan skripsi ini, meliputi: (1) metode analisis dengan melakukan studi pustaka, melakukan wawancara, dan melakukan observasi. (2) metode perancangan basis data dan aplikasi, dengan menggunakan Database Design Methodology yang meliputi perancangan basis data konseptual, logikal, dan fisikal untuk perancangan basis datanya dan untuk perancangan aplikasinya dengan menggunakan perancangan struktur menu dan perancangan layar. Analisis Sistem Berjalan HASIL DAN BAHASAN Prosedur dalam sistem yang berjalan yang dibahas adalah rekam medis pasien dan pemesanan/pengecekan stok obat pada rumah sakit. Proses rekam medis tersebut berawal dari pendaftaran pasien dengan mengisi form yang telah disediakan petugas selanjutnya petugas akan menginput data pasien beserta data penanggung pasien untuk pembuatan pekam medis pasien. Pasien yang ingin melakukan pemeriksaan akan melakukan pembayaran administrasi terlebih dahulu jika rumah sakit tersebut menerapkan sistem pembayaran di awal, lalu pasien melakukan pemeriksaan sesuai dengan instalasi yang dituju dokter yang dipilih. Jika pasien dirujuk untuk melakukan rawat inap maka pasien akan dilanjutkan dengan proses pemilihan kamar, dan jika pasien rawat jalan hanya dilakukan periksa dan tindakan oleh dokter bersangkutan. Pasien yang sudak dilakukan tindakan akan diberi resep oleh dokter dan melanjutkan pembayaran administrasi. Prosedur untuk pemesanan obat ke supplier dilakukan oleh petugas pemesanan yang sudah melakukan pengecekan stok obat terlebih dahulu, apabila stok obat memungkinkan untuk di restock, maka akan dilakukan permintaan beli obat dan akan di setujui oleh manajer. Obat yang telah di pesan dan diterima akan didistribusi ke dalam gudang, apabila ada kekurangan obat atau tidak sesuai pesanan akan dibuat data kekurangan obat, lalu dilakukan transaksi pembelian ulang ke supplier, jika obat yang diterima sudah sesuai pesanan akan dilakukan pembayaran. Analisis Kebutuhan Pengguna Setelah melakukan analisis terhadap permasalahan yang dihadapi, maka terdapat beberapa kebutuhan dari pengguna, yaitu (1) Pasien, setiap pasien yang datang ke rumah sakit dilakukan pencatatan. (2), bagian dari petugas terbagi menjadi tiga divisi yaitu petugas front desk, petugas pembelian, dan petugas gudang, penyimpanan data masing-masing staff meliputi nomor staff, nama, alamat, telepon, jenis kelamin, dan divisi. Nomor staff memiliki nilai yang unik. (3) Dokter, dokter dibedakan dari petugas karena memiliki peran yang berbeda dari petugas. Penyimpanan data dokter meliputi nomor dokter, nama, alamat, telepon, jenis kelamin, spesialis, dan tarif. (4) Instalasi, rumah sakit memiliki satu atau lebih instalasi yang terpisah dan memiliki fungsi yang berbeda-beda. (5) Tindakan, tindakan didasarkan oleh instalasi dan dokter. Setiap tindakan hanya boleh dilakukan satu dokter. Dokter dapat memiliki lebih dari

5 satu tindakan sesuai dengan keahlian dokter. (6) Obat, penyimpanan data obat meliputi nomor obat, nama, harga beli, harga jual, jenis, golongan, indikasi, aturan pakai, cara kerja obat, efek samping dan nama satuan. (7) Rekam Medis, rekam medis mencatat pemeriksaan, tindakan-tindakan yang dilakukan dokter terhadap pasien dan penggunaan obat yang diberikan dokter terhadap pasien. Serta pencatatan kamar apabila pasien menjalani proses rawat inap. (8) Pembelian Obat, pembelian obat dilakukan oleh petugas pemelian dengan memilih supplier dan obat-obat yang akan dibeli berserta jumlahnya. (9) Penerimaan Obat, penerimaan obat didasarkan oleh pembelian obat yang telah disetujui oleh manajer, pendataan penerimaan obat dilakukan oleh petugas gudang yang meliputi nomor penerimaan, tanggal, penerimaan obat menyatakan jumlah obat yang diterima, kekurangan obat menyatakan kekurangan obat yang belum diterima petugas dan tersedia menyatakan obat yang tersedia untuk didistribusi. Nomor penerimaan memiliki nilai yang unik. (10) Distribusi Obat, distribusi obat didasarkan oleh pembelian obat. Identifikasi Masalah Setelah melakukan wawancara dan observasi yang telah dilakukan pada pihak PT RPN dan pada dua rumah sakit,, disimpulkan bahwa akan membuat sistem rumah sakit mengenai rekam medis, ketersediaan dan penjualan obat menjadi berbasis web. Mengubah sistem manual yang masih dilakukan di rumah sakit menjadi berbasis web, mulai dari pendaftaran, rekam medis, ketersediaan dan penjualan obat. Sistem manual yang harus diubah mengenai pendaftaran dan rekam medis dalam berkas setiap pasien. Karena data kurang teroganisir menyebabkan dapat kehilangan data pasien dan apabila pembuatan data baru pasien dan data lama ditemukan dapat menyebabkan redudansi data pasien. Begitupula, dalam pencatatan pembelian obat maupun penerimaan obat akan mengalami kehilangan data dan redudansi karena kurang terorganisir. Maka dari itu PT RPN khususnya untuk mengurangi masalah yang terjadi pada rumah sakit khususnya yang masih manual untuk membuat sebuah aplikasi rekam medis dan ketersediaan obat berbasiskan web, dimana seluruh pencatatan yang dilakukan rumah sakit akan didisimpan didalam database yang dilakukan melalui web tersebut. Usulan Pemecahan Masalah Setelah melakukan analisis terhadap permasalahan yang dihadapi, maka usulan pemecahan yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut : (1) merancang sistem rekam medis berbasis web. (2) merancang sistem ketersediaan obat berbasis web; (3) merancang sistem basis data yang menyimpan data pasien dan data obat lebih terstruktur serta memudahkan pencarian data pasien dan obat, dan konfirmasi persetujuan dan penolakan dari manajer terhadap pembelian obat; (4) merancang dan membangun sistem basis data berbasiskan web dengan dilengkapi sistem keamanan yang membuat tidak sembarangan orang yang dapat mengakses sistem basis data dan adanya akses kontrol yang berbeda untuk setiap pengguna. Usulan berdasarkan DFD konteks dan DFD Level Manajer Data_PermintaanBeliobat Data_PermintaanBeliObat Dokter Data_Dokter Sistem Rekam Medis, Ketersediaan dan Penjualan Obat untuk Rumah Sakit pada PT.RPN Data_Pasein Data_Gudang Pendaftaran Gudang nol Pemesanan Data_Pemesanan Data_Penerimaan

6 Gambar 1. DFD Konteks 1.0 Proses Daftar Pasien 2.0 Proses Rekam Medis 3.0 Proses Pembayaran Tagihan 4.0 Proses Keetersediaan Obat Pendaftaran Pasien Dokter Gudang Manajer Pemesa nan Periksa Kamar InstalasiKategori Instalasi Tindakan RekamMedis PembelianObat Distribusi PenerimaanOba t GudangObat PermintaanBeli Obat Supplier Data_Pasein Data_Dokter Data_Pemesanan Data_Gudang Data_PermintaanBeliobat Data_PermintaanBeliObat Data_Penerimaan Data_Pasien Data_Pasein Data_Pasien Data_Instalasi Data_Instalasi Data_InstalasiKategori Data_InstalasiKategori Data_Kamar Data_Kamar Data_Periksa Data_Periksa Data_Tindakan Data_Tindakan Data_RekamMedis Obat Data_Pasien Data_Instalasi Data_InstalasiKategori Data_Kamar Data_Periksa Data_Tindakan Data_Supplier Data_PermintaanBeliObat Data_PermintaanBeliObat Data_PembelianObat Data_PembelianObat Data_PenerimaanObat Data_PenerimaanObat Data_Distribusi Data_Distribusi Data_GudangObat Gambar 1. DFD Konteks

7 SIMPULAN DAN SARAN Berdasarkan hasil penelitian dan evaluasi yang telah dilakukan melalui PT RPN serta hasil analisis dan perancangan yang telah diuraikan pada bab-bab sebelumnya, maka dapat diambil beberapa simpulan sebagai berikut: (1) Dengan adanya aplikasi ini dapat mengatasi masalah penyimpanan data di rumah sakit agar saling teringrasi dan terorganisir dengan membuat sistem berbasis web; (2) Dengan adanya aplikasi tercapainya tujuan untuk melakukan pencatatan data pasien dan rekam medis di rumah sakit lebih rinci, menyediakan informasi mengenai ketersediaan dan penjualan obat, dan menghasilkan laporan mengenai ketersediaan stok, pembelian, penerimaan dan distribusi obat; (3) Dengan adanya aplikasi ini memudahkan kebutuhan pengguna untuk melakukan kegiatan-kegiatan yang berlangsung di rumah sakit untuk memberikan pelayan kepada masyarakat. Saran yang penulis usulkan yang dapat dijadikan sebagai masukan untuk perkembangan selanjutnya dari aplikasi ini sebagai berikut: (1) Merancang sistem datawarehouse kedepannya untuk mempermudah manajer untuk mengambil keputusan manajerial; (2) Penambahan fitur untuk pasien yang ingin memilih instalasi radiologi. REFERENSI Connolly, T., & Begg, C. (2010). Database System:A Practical Approach to Design, Implementation and Management, Fifth Edition. Harlow: Addison Wesley. Sjamsuhidajat, A. S. (2006). Manual Rekam Medis. Jakarta: Konsil Kedokteran Indonesia. Sawyer, W. a. (2005). Practical Introduction to Computers & Communication. New York: McGraw Hill. Williams, B. a. (2007). Using Information Technology:Pengenalan Praktis Dunia Komputer dan Komunikasi. Yogyakarta: Andi. RIWAYAT PENULIS Ignatius Wisnu Prayogo lahir di Sragen pada 2 April Penulis menamatkan pendidikan S1 di Binus University dalam bidang Teknik Informatika pada Saat ini, penulis belum bekerja dan tidak aktif di organisasi manapun. Ghassani Levina Idzni lahir di Jakarta pada 31 Mei Penulis menamatkan pendidikan S1 di Binus University dalam bidang Teknik Informatika pada Saat ini, penulis belum bekerja dan tidak aktif di organisasi manapun. Rahmi Alfina lahir di Bukittinggi pada 14 Agustus Penulis menamatkan pendidikan S1 di Binus University dalam bidang Teknik Informatika pada Saat ini, penulis belum bekerja dan tidak aktif di organisasi manapun.

8