BAB 4 METODOLOGI PENELITIAN 4.1 Model Perumusan Masalah Metodologi penelitian penting dilakukan untuk menentukan pola pikir dalam mengindentifikasi masalah dan melakukan pemecahannya. Untuk melakukan pemecahan masalah yang berkaitan dengan perencanaan produksi dan kebutuhan bahan baku pada PT. Andini Sarana, maka berikut akan dijelaskan metodologi penelitian yang menggambarkan keseluruhan langkah pembuatan skripsi ini. Mulai Studi Pendahuluan Identifikasi Masalah - Literatur - Internet Studi Pustaka Pengumpulan Data - Data umum perusahaan - Data historis penjualan produk - Data pemesanan produk oleh konsumen - Data produksi - Data sumber daya pabrik - Data biaya 1 Gambar 4.1 Diagram Alir Metodologi Penelitian Bagian 1
Gambar 4.2 Diagram Alir Metodologi Penelitian Bagian 2 89
90 Gambar 4.1 dan 4.2 menunjukan tahapan-tahapan sistematis metodologi penelitian yang dapat dijelaskan sebagai berikut. 1. Studi Pendahuluan. Pada tahap studi pendahuluan dilakukan pengamatan langsung ke lokasi pabrik serta melakukan wawancara-wawancara tentang kondisi umum perusahaan. Melalui wawancara ini dapat diketahui secara garis besar pabrik yang akan menjadi objek penelitian, permasalahan-permasalahan yang sedang terjadi yang akan diidentifikasi lebih lanjut. 2. Identifikasi Masalah Berdasarkan pengamatan pada studi pendahuluan didapatkan berbagai permasalahan yang terjadi di pabrik, kemudian ditentukan satu permasalahan yang paling utama dan yang cocok untuk diselesaikan dengan penelitian skripsi ini. Setelah dilakukan identifikasi masalah maka diketahui bahwa permasalahan yang terjadi di pabrik antara lain perencanaan yang kurang matang pada rencana produksi serta pemenuhan bahan baku yang kemudian dapat berpengaruh terhadap kinerja produksi perusahaan. Solusi yang tepat untuk mengatasi masalah tersebut adalah dengan perencanaan produksi dan pemenuhan kebutuhan bahan baku yang akurat. 3. Studi Pustaka Studi pustaka dilakukan dengan membaca referensi yang berhubungan dengan penelitian ini, baik berupa buku teks, diktat, ataupun informasi dari internet. Studi pustaka bertujuan untuk mendapatkan metode yang tepat untuk menyelesaikan permasalahan pada PT. Andini Sarana.
91 4. Pengumpulan Data Setelah studi pustaka dilakukan, maka data-data yang penting dan dibutuhkan untuk menjalankan pengolahan data sesuai dengan metode yang telah ditentukan dikumpulkan. Beberapa jenis data yang dikumpulkan antara lain: Data umum perusahaan Yang dimaksud dengan data umum perusahaan adalah data-data dibutuhkan untuk dapat memberikan gambaran umum mengenai perusahaan. Yang termasuk data umum perusahaan antara lain latar belakang dan sejarah pabrik, struktur organisasi, tugas masing-masing divisi serta sistem kerja perusahaan. Data historis penjualan produk Data historis penjualan produk berupa jenis dan jumlah produk yang telah per bulannya pada tahun 2005 dan 2006. Data pemesanan produk oleh konsumen Data pemesanan produk berupa jenis dan jumlah produk yang telah dipesan untuk bulan Januari dan Februari 2007. Data produksi Data produksi berupa proses produksi untuk menghasilkan satu unit produk, waktu siklusnya, dan bahan baku yang dibutuhkan untuk menjalankannya. Data sumber daya Data sumber daya berupa sumber daya yang dimiliki pabrik seperti jumlah waktu kerja per periode. Data biaya Data biaya berupa biaya simpan dan biaya pesan untuk bahan baku.
92 5. Pengolahan Data Pengolahan data dilakukan dengan perincian sebagai berikut: a. Mengubah data penjualan menjadi kebutuhan komponen per bulan. Data historis penjualan mulai dari Januari 2005 sampai Desember 2006 diubah menjadi data komponen yang dibutuhkan dengan mengacu pada struktur produk. b. Plot data kebutuhan komponen per bulan. Data komponen komponen kemudian di-plot untuk mengetahui jenis pola datanya, sehingga dapat diketahui metode peramalan yang paling sesuai untuk pola data tersebut. c. Peramalan Setelah melihat pola data historis penjualan selama 24 periode maka dilakukanlah uji coba peramalan dengan mempergunakan beberapa metode. Metode peramalan yang diuji coba adalah yang cocok untuk digunakan pada pola data tersebut. Setelah data-data order tersebut di-plot ke dalam grafik, maka terlihat bahwa data order memiliki pola stasioner / horizontal dan trend Berikutnya melalui studi pustaka maka diketahui bahwa metode peramalan yang sesuai untuk pola stasioner / horizontal adalah metode Single Moving Average dan metode Single Exponential Smoothing, sedangkan metode yang sesuai untuk pola trend adalah Double Exponential Smoothing Holt dan Linear Regression. Peramalan dilakukan untuk mengetahui kemungkinan permintaan pada dua periode mendatang sehingga kita dapat memprediksikan jumlah order perusahaan tersebut. Selain menghitung kemungkinan order periode mendatang, uji coba peramalan juga menghitung MAE (Mean Absolute Error),
93 MSE (Mean Square Error) dan MAPE (Mean Absolute Percentage Error) pada masing-masing metode peramalan. Setelah itu ditentukan metode peramalan mana yang terbaik dengan melihat nilai MAE, MSE, dan MAPE yang terkecil. Hasil peramalan dengan metode peramalan terbaik akan digunakan pada langkah berikutnya. d. Mengkonversi data hasil peramalan per bulan menjadi per minggu Data hasil peramalan yang masih per bulan dikonversikan menjadi per minggu agar dapat dihitung pada FAS, MPS, dan MRP yang memiliki format periode mingguan. Logika dari pengkonversian ini hanyalah membagi hasil peramalan dengan jumlah hari kerja dan jumlah minggu pada bulan bersangkutan, dengan demikian dihasilkan peramalan mingguan yang merata. Hal ini diasumsikan terjadi untuk memudahkan perhitungan, meskipun kondisi sebenarnya tidak mungkin seperti ini e. Membuat Perencanaan Produksi Produk Akhir Sesuai dengan sifat produksi yang Assembly-to-Order dimana produk akhir merupakan kombinasi dari beberapa subassembly yang disusun berdasarkan keinginan pembeli, maka dibutuhkan adanya Final Assembly Scheduling (FAS). Pada tahap ini dilakukan perencanaan yang sama seperti MPS dan JIP produk yang direncanakan berupa produk akhir yang akan dijual kepada pembeli. Perencanaan FAS dilakukan berdasarkan jumlah order yang diterima dari pelanggan dan tidak bergantung pada hasil peramalan. f. Membuat Perencanaan Produksi Komponen Pada tahap ini dilakukan perencanaan untuk menjadwalkan produksi komponen-komponen yang dibutuhkan untuk menyusun produk akhir.
94 Perencanaan MPS dilakukan dengan menggunakan hasil peramalan dan data JIP yang didapat dari FAS. Hal ini membuat MPS secara tidak langsung mengacu kepada pemesanan yang dilakukan oleh pelanggan. g. Perencanaan Kapasitas Produksi Pada tahap ini akan dilakukan perencanaan kapasitas untuk mengetahui apakah kapasitas produksi mencukupi untuk menjalankan proses produksi. RCCP berguna untuk melihat apakah kapasitas yang dimiliki pabrik saat itu cukup untuk memproduksi sejumlah unit menurut FAS dan MPS. Metode RCCP yang akan digunakan adalah Bill of Capacity. Metode ini dipilih karena metode ini membandingkan waktu siklus yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan dengan kapasitas yang dimiliki dengan satuan waktu. Selain itu, Bill of Capacity juga memungkinkan perhitungan kapasitas yang terpakai bila terdapat satu workstation yang memproduksi lebih dari satu jenis produk dengan waktu standard yang berlainan. Bilamana kapasitas yang akan digunakan melebihi kapasitas yang tersedia, maka MPS atau FAS harus direvisi hingga kapasitasnya mencukupi. Waktu siklus yang didapat adalah waktu standard untuk menghasilkan satu jenis produk tertentu dan diasumsikan telah memperhitungkan faktor kelonggaran dan penyesuaian. h. Membuat Perencanaan Kebutuhan Bahan Baku Pada tahap ini dibuat MRP yang merupakan lanjutan dari MPS. MRP berfungsi untuk memenuhi kebutuhan bahan baku yang dibutuhkan untuk memproduksi jumlah produk sesuai dengan MPS. Pembuatan MRP dilakukan pada setiap jenis bahan baku langsung (item) dari komponen subassembly yang
95 bersangkutan. Pada tahap ini juga dilakukan penentuan metode lot sizing yang digunakan dalam MRP. Untuk menentukan teknik lot sizing yang paling baik maka dibandingkanlah beberapa teknik/metode lot sizing, yaitu: Economic Order Quantity (EOQ), Fixed Order Quantity (FOQ), Silver-Meal (SM), Part Period Balancing (PPB), dan metode saat ini yang diterapkan oleh perusahaan. Kemudian untuk menentukan pilihan metode lot sizing yang paling baik maka dilakukanlah perhitungan biaya untuk masing-masing metode dimana metode yang terbaik akan menghasilkan perhitungan biaya yang paling rendah. 6. Definisi Sistem dan Kriteria FACTOR Definisi Sistem (System Definition) dibuat untuk mengetahui gambaran mengenai sistem, informasi apa yang harus dimiliki, fungsi apa yang menyediakannya, dimana akan digunakan. Definisi Sistem akan menjadi pondasi (dasar) untuk melanjutkan aktivitas analisis dan perancangan. FACTOR criterion merupakan salah satu cara melakukan analisis awal terhadap sistem yang akan dikembangkan tersebut. FACTOR criterion menganalisa sistem dari segi fungsi (functionality), pengguna sistem (application domain), kondisi (condition), teknologi (technology), obyek dalam problem domain (object), dan tanggung jawab sistem secara keseluruhan (responsibility). Penentuan system definition dan FACTOR criterion akan membantu proses analisa dan perancangan sistem agar dapat dilakukan secara lebih terarah agar tujuan awal pembuatan sistem tersebut dapat tercapai. Tahap berikutnya adalah dengan membuat Rich Picture. Rich Picture adalah sebuah gambaran secara kasar dan sederhana akan bagaimana sistem nantinya bekerja.
96 Gambaran secara dan sederhana akan mempermudah dalam melakukan komunikasi dan brainstorming kepada pengguna program. 7. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Berorientasi Objek. a. Problem Domain Analysis Analisis problem domain dilakukan untuk verifikasi status dan ruang lingkup sistem. Analisis ini meliputi tiga buah aktivitas yaitu classes, structure, dan behavior. Aktivitas classes merupakan penentuan class-class dan atributnya, aktivitas structure merupakan aktivitas pembuatan class diagram, dan aktivitas behavior merupakan aktivitas menentukan event dan membuat statechart diagram. Class diagram merupakan sebuah skema yang berisi class dari objek yang saling berhubungan. Untuk membuat class diagram, pertama kali perlu ditentukan objek dan event dari system definition yang telah dibuat sebelumnya. Kemudian dari objek-objek yang ada, ditentukan objek mana saja yang merupakan class. Setelah itu, event table dibuat untuk membantu menentukan event-event mana saja yang dimiliki masing-masing class, dan langkah terakhir adalah menghubungkan class-class yang ada menjadi sebuah skema. State chart diagram berfungsi untuk menggambarkan event-event yang terjadi atau dilakukan oleh masing-masing class. Dengan demikian, setiap class akan memiliki sebuah state chart diagram. b. Application Domain Analysis Pada tahap analisis application domain, analisis dititikberatkan pada pembuatan sistem dan orang-orang yang terlibat di dalamnya yang disebut actor.
97 Dalam kasus ini, yang digolongkan sebagai actor adalah staff bagian PPIC, Marketing, Produksi, dan Pembelian. Analisis application domain terdiri dari empat aktivitas, yaitu usage, function, user interface, dan technical platform. Aktivitas usage meliputi pembuatan use case diagram, spesifikasi use case, dan sequence diagram. Pembuatan use case diagram dimaksudkan untuk menggambarkan hubungan actor dengan sistem yang dikembangkan, sehingga dapat terlihat interaksi antara user dengan sistem melalui setiap use case. Setiap use case menggambarkan fungsi dari sistem yang akan dikembangkan berdasarkan pada user requirements yang telah dijelaskan dalam system definition yang dibuat sebelumnya. Sequence diagram menggambarkan hubungan antara actor dan objek. Dengan menggunakan sequence diagram, maka dapat terlihat aliran atau urutan aktivitas yang dilakukan actor terhadap objek dalam menjalankan suatu use case. Aktivitas function meliputi pembuatan function list. Function list atau daftar fungsi merupakan sebuah tabel yang berisi kumpulan fungsi-fungsi yang terdapat dalam setiap use case berserta tingkat kesulitan pembuatannya. Pembuatan daftar fungsi dimaksudkan untuk membantu menentukan fungsi-fungsi apa saja yang harus ada dalam perancangan interface sistem. Aktivitas user interface meliputi pembuatan navigation diagram serta pendeskripsian masing-masing user interface. Navigation diagram merupakan skema yang berisi hubungan antar interface atau tampilan dari sistem yang akan dikembangkan. Pembuatan software akan mengacu pada tampilan user interface dari navigation diagram ini.
98 c. Architectural Design Pada tahap architectural design, dilakukan penentuan kriteria sistem, component architecture, dan process architecture. Penentuan kriteria dilakukan dengan maksud untuk membantu mengintegrasikan standar dan prosedur untuk menjamin kualitas sistem. Kriteria tersebut ditentukan dengan melakukan analisa fungsi dari sistem yang dikembangkan dan juga dengan brainstorming dengan penguna sistem. Hasil dari component architecture yaitu component diagram ditentukan dari architecture pattern dari sistem informasi yang hendak dibuat. Setelah architecture pattern yang paling tepat telah ditentukan, maka component diagram dapat dibuat dengan menambahkan user interface, function, dan model ke dalam architecture pattern tersebut. Setelah component diagram selesai dibuat, maka untuk membuat deployment diagram diperlukan distribution pattern dari sistem yang akan dikembangkan, apakah sistem tersebut terpusat pada sebuah server, atau terdistribusi pada setiap client, atau berada pada server dan juga pada client. Langkah berikutnya adalah menentukan hardware yang digunakan dan menghubungkannya dengan component yang menggunakan hardware tersebut. d. Component Design Tahap analisis componen design terbagi menjadi tiga tahap, yaitu Model Component, Function Component, dan Connecting Component. Tahap model component merupakan tahap optional karena hanya dilakukan jika class diagram yang telah dibuat sebelumnya perlu direvisi (revised class diagram). Revised class diagram dibuat berdasarkan aturan-aturan tertentu yang menyebabkan
99 perubahan internal dalam class atau pertambahan jumlah class dengan hubungan aggregasi. Tahap berikutnya adalah pembuatan function component yang merupakan revised class diagram yang berhubungan dengan function dan dilengkapi operasi pada masing-masing class. 8. Analisis metode berjalan dan usulan Analisis dilakukan terhadap metode berjalan dan metode yang diusulkan pada sistem perencanaan produksi dan pemenuhan kebutuhan bahan baku pada bulan Januari dan Februari 2007. Tujuan dilakukan analisis ini adalah untuk mengetahui apakah metode yang diusulkan dapat berfungsi lebih baik daripada sistem yang diterapkan perusahaan saat ini. 9. Pembuatan dan Pengujian Program Program dibuat berdasarkan perancangan sistem yang sudah dilakukan. Program dibuat dengan menggunakan bahasa pemrograman Microsoft Visual Basic 6.0. Pengujian program dilakukan untuk menjamin bahwa program sudah sesuai dengan perancangan sistem dan untuk memastikan tidak terjadi error saat program dijalankan. Pengujian program akan dilakukan pada saat program sedang dibuat dan ketika program sudah selesai. 10. Kesimpulan dan Saran Setelah dilakukan proses pengolahan data analisis baik dari sisi teknik industri maupun dari sistem informasi maka dapat ditarik kesimpulan mengenai permasalahan yang ada pada perusahaan beserta metode pemecahan masalahnya. Berdasarkan kesimpulan-kesimpulan yang didapat maka dapat disusun saran-saran yang bermanfaat untuk permasalahan yang ada dan memperbaiki kinerja sistem yang berjalan.
100 4.2 Pengumpulan Data Data dan informasi yang dibutuhkan dalam pembuatan skripsi dikumpulkan dengan menggunakan metode pengumpulan data sebagai berikut : Observasi Merupakan metode pengumpulan data dengan melakukan pengamatan pada objek penelitian yaitu pada PT. Pengamatan pada objek penelitian dilakukan dengan mengumpulkan dokumentasi-dokumentasi aktivitas pabrik yang digunakan sebagai bahan untuk pengolahan data. Data-data yang didapat melalui metode observasi ini antara lain : o data historis penjualan produk, o data pemesanan produk oleh konsumen, o data produksi yang meliputi waktu standard produksi dan tabel Bill of Material untuk setiap komponen, o data bahan baku yang disertai tingkat persediaan pada awal Januari 2007 serta harga per unitnya. Wawancara Wawancara dilakukan untuk mengetahui lebih lanjut mengenai perusahaan secara langsung dari pihak perusahaan yang terkait seperti kepala bagian marketing, divisi PPIC, divisi gudang, dan karyawan lainnya. Data-data yang didapat melalui wawancara antara lain : o struktur produk dari masing-masing produk akhir, o data biaya pesan dan pesan bahan baku,
101 o nilai safety stock, lot size, dan, lead time yang digunakan untuk masingmasing produk akhir, komponen, dan bahan baku, o metode pemesanan bahan baku yang selama ini dilakukan perusahaan, o kondisi sistem perencanaan produksi dan kebutuhan bahan baku sekarang, o kebutuhan sistem informasi yang dijadikan acuan untuk pengembangan sistem informasi perencanaan produksi dan kebutuhan bahan baku. Studi Pustaka Studi pustaka dilakukan dengan membaca buku-buku referensi yang berkaitan. Studi kepustakaan ini bertujuan untuk dijadikan sebagai landasan teori dan menambah pengetahuan.