BAB 3 METODOLOGI PENELITIAN

Transkripsi

1 BAB 3 METODOLOGI PENELITIAN Metodologi penelitian sangat berperan penting untuk menyelesaikan masalah secara sistematis dan memberikan solusi yang teratur dan terarah sesuai dengan tujuan penulisan skripsi ini, sehingga mempermudah penulis dalam menyelesaikannya. Tahapan metodologi penelitian secara rinci adalah sebagai berikut. Gambar 3.1 Flowchart Metodologi Pemecahan Masalah Bagian 1

2 Gambar 3.2 Flowchart Metodologi Pemecahan Masalah Bagian 2 74

3 Gambar 3.3 Flowchart Metodologi Pemecahan Masalah Bagian 3 75

4 Model Rumusan Masalah dan Pengambilan Keputusan Masalah yang timbul dalam perusahaan akan ditunjukan dalam bentuk rumusan masalah dan akan dipecahkan dalam langkah-langkah yang teratur dan sistematis. Berikut adalah tahap-tahap metodologi perumusan masalah Studi Lapangan Pada tahap ini penulis melakukan survei mengenai perusahaan manakah yang dipilih untuk menyusun skripsi ini. Penulis memutuskan untuk melakukan pengamatan pada PT Freeport Indonesia yang bergerak di bidang pertambangan. Disini penulis melakukan pengamatan langsung pada perusahaan untuk mengetahui keadaan umum dari perusahaan serta gambaran umum objek dari permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan guna mempermudah proses penyusunan skripsi ini untuk menuju tahap selanjutnya. Studi lapangan dilakukan oleh penulis dengan melakukan kerja praktek pada PT Freeport Indonesia untuk kantor Jakarta, khususnya pada bagian Office Services agar dapat mengamati dan terjun langsung dalam proses pelayanan penyediaan alat-alat tulis kantor yang ditujukan untuk mendukung kegiatan karyawan bagi perusahaan terutama dalam hal administrasi. Selain itu penulis juga melakukan wawancara maupun diskusi dengan pihak perusahaan, baik dengan petugas Office Services maupun karyawan lainnya yang berperan sebagai pengguna alat tulis kantor yang disediakan.

5 Identifikasi dan Perumusan Masalah Penulis melakukan identifikasi masalah untuk mengetahui permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan, baik secara langsung maupun berdasarkan hasil wawancara dengan petugas dan karyawan. Berdasarkan pengamatan yang dilakukan pada PT Freeport Indonesia, khususnya untuk kantor Jakarta, permasalahan yang ditemui pada bagian Office Services adalah belum adanya sistem persediaan yang dapat membantu pelayanan permintaan alat tulis kantor serta masih sangat minimnya kemampuan sistem yang ada saat ini untuk pengawasan keluar dan masuknya barang dari dan ke dalam gudang. Selama ini karyawan melakukan permintaan alat tulis kantor melalui yang ditujukan kepada petugas Office Services yang bertanggung jawab terhadap pengadaan dan pelayanan permintaan alat tulis kantor, dalam hal ini clerk of office supplies, akan menganalisa permintaan dan menyiapkan permintaan yang diajukan. Petugas diberikan wewenang oleh perusahaan untuk mengurangi jumlah permintaan apabila dianggap perlu. Setelah permintaan tersebut telah siap, karyawan yang bersangkutan akan di kirimkan balasan yang menginformasikan bahwa permintaan yang diajukan dapat segera diambil. Untuk pemesanan stok barang digunakan data histori pemakaian dan pembelian serta disesuaikan dengan insting dari petugas Office Services. Hal ini kadang kala menyebabkan terjadinya kekurangan stok ataupun berlebihnya stok untuk barang-barang tertentu. Pencatatan untuk barang masuk dan keluar dilakukan sekali dalam seminggu dengan bantuan sistem yang berbasiskan Microsoft Access, dan tidak jarang terjadi ketidaksamaan data antara data sebenarnya dengan data di dalam sistem. Keadaan ini

6 78 akan sangat merepotkan pada waktu pembuatan laporan bulanan mengenai pemakaian alat tulis kantor. Perumusan masalah akan lebih difokuskan kepada persediaan dengan penggunaan metode persediaan dengan model probabilistik untuk menetapkan jumlah barang yang harus dipesan serta kapan pemesanan dilakukan, sehingga dapat mengurangi bahkan menghilangkan resiko terjadi habisnya stok barang serta penumpukan untuk barang-barang yang bersifat slow moving item Studi Pustaka Tahapan ini menindaklanjuti permasalahan yang telah dirumuskan pada tahap studi lapangan dan identifikasi perumusan masalah. Penulis melakukan studi pustaka melalui pencarian literatur dari beberapa buku referensi baik berupa text book maupun sumber lainnya serta informasi-informasi yang diperoleh melalui internet. Hasil dari studi pustaka digunakan sebagai pedoman dalam pemecahan masalah yang ada serta sumber landasan teori dalam penyusunan skripsi ini. Melalui studi pustaka diperoleh wawasan, informasi, maupun gambaran bahwa untuk memecahkan permasalahan yang dihadapi PT Freeport Indonesia kantor Jakarta dalam hal persediaan alat tulis kantor adalah dengan menerapkan metode persediaan serta tersedianya safety stock guna menghindari resiko habisnya stok. 3.2 Tujuan Sebelum dilakukannya pengumpulan data, langkah yang harus dilakukan penulis adalah menentukan tujuan dari penelitian yang dilakukan dalam penyusunan skripsi terlebih dahulu, yaitu:

7 79 a. Mengidentifikasikan proses persediaan yang diterapkan serta menganalisa kelebihan dan kekurangan dari sistem yang ada saat ini. b. Memberikan usulan perbaikan mengenai suatu metode peramalan dan metode persediaan yang terbaik dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan untuk melakukan perencanaan. c. Merancang suatu aplikasi sistem informasi yang mendukung proses permintaan dan pengendalian persediaan pada perusahaan Teknik Pengumpulan Data Dalam penyusunan skripsi ini menggunakan beberapa teknik pengumpulan data sebagai berikut: a. Wawancara Langsung Melakukan wawancara secara individual dengan pihak perusahaan, terutama dengan bagian Office Services. Wawancara dilakukan untuk memperoleh informasi mengenai proses persediaan alat tulis kantor dan pelayanan yang dilakukan, permasalahan yang timbul dalam setiap proses, serta informasi mengenai keadaan lingkungan perusahaan. b. Pengamatan Langsung Pengamatan dilakukan langsung dengan turut serta mengambil bagian dari proses penyediaan alat tulis kantor sampai dengan pelayanan permintaan alat tulis kantor untuk karyawan Jakarta PT Freeport Indonesia.

8 80 Data yang diperoleh melalui kedua metode tersebut merupakan data primer, yaitu data yang diperoleh langsung dari sumber. Selain itu sebagian data tergolong data sekunder, atau sering disebut metode penggunaan bahan dokumen, karena tidak melakukan penelitian secara langsung namun dengan memanfaatkan data atau dokumen yang dihasilkan oleh perusahaan. Data-data yang dikumpulkan penulis adalah data umu perusahaan, data stok alat tulis kantor, dan data pemakalian alat tulis kantor. 3.4 Pengolahan Data Berdasarkan data-data yang telah dikumpulkan pada tahap sebelumnya, maka dilakukanlah pengolahan data yang meliputi beberapa kegiatan, yaitu: 1) Menyusun daftar barang yang rutin digunakan Berdasarkan data barang yang diminta oleh karyawan selama periode Januari 2007 sampai dengan Desember 2007, serta data barang yang dipesan oleh PT Freeport Indonesia kepada pemasoknya untuk kebutuhan alat-alat tulis kantor 2) Memplotkan data pemakaian per bulan Data pemakaian bulanan yang dikumpulkan kemudian untuk jenis barang yang sama diplotkan untuk diketahui jenis pola datanya, sehingga dapat diketahui metode peramalan yang paling sesuai untuk pola data tersebut. 3) Menghitung peramalan dengan metode kuantitatif Setelah melihat pola data historis order selama 12 periode, maka dilakukanlah uji coba peramalan dengan menggunakan beberapa metode sesuai

9 81 dengan pola data. Setelah data-data order tersebut di-plot- ke dalam grafik, maka terlihat bahwa data order memiliki pola stasioner (horizontal) Melalui studi pustaka diketahui bahwa metode peramalan yang sesuai adalah metode single moving average dan metode single eksponential smoothing. Peramalan dilakukan untuk mengetahui kemungkinan permintaan periode mendatang sehingga jumlah order perusahaan dapat diprediksikan. 4) Pemilihan peramalan dengan metode ukuran relatif Setelah melakukan peramalan permintaan barang dengan berbagai metode, maka dipilihlah metode peramalan yang terbaik untuk masing-masing produk. Pemilihan metode tersebut berdasarkan hasil MAPE (Mean Absolute Percentage Error) dimana yang memiliki nilai MAPE terkecil maka makin baik hasil peramalan tersebut karena berarti metode tersebut memiliki error yang terkecil. 5) Menghitung Persediaan 3.5 Analisis Sistem Informasi Tujuan dilakukannya analisis sistem informasi adalah untuk menganalisis sistem yang sedang berjalan, dan mengetahui spesifikasi dari kebutuhan pengguna sistem untuk memperbaiki sistem yang ada. Selanjutnya akan dihasilkan suatu sistem usulan. Dalam kasus ini, perusahaan menerapkan sistem yang sedang berjalan secara manual, dan metode yang digunakan masih secara intuisi. Untuk sistem yang akan dibuat diusulkan menggunakan komputer sehingga proses kalkulasi untuk menghasilkan rencana jadwal

10 82 dengan metode yang diusulkan dapat dilakukan secara otomatis, dan data dapat tersimpan dengan baik sebagai data historis perusahaan. 3.6 Desain sistem Tahap desain ini menggunakan UML Diagram sebagai alat bantu untuk menganalisa dan merancang Sistem Informasi yang dibutuhkan. Pada tahap ini ada 4 kegiatan yang dilakukan, dimulai dengan problem domain analysis, application domain analysis, architecture design dan component design. Setelah itu dilakukan pembuatan database yang digunakan untuk menyimpan data yang dipakai dalam sistem kemudian terakhir dilakukan perancangan program. Database akan dirancang dengan menggunakan Access. untuk program akan dikembangkan dengan pemrograman Visual Basic Implementasi Sistem Tahap ini merupakan tahap akhir dari pengembangan sistem, pada tahap ini dilakukan kegiatan berupa testing terhadap program yang telah dibuat serta training untuk pengguna sistem.