UNIVERSITAS BINA NUSANTARA Program Ganda Akuntansi Sistem Informasi Skripsi Sarjana Program Ganda Semester Ganjil 2006/2007 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN KREDIT DAN PIUTANG USAHA PADA PT. ASIA PUTRA PERKASA (APP) Christine Chandra NIM : 0600672744 Abstrak Penggunaan sistem informasi akuntansi saat ini sangat mendukung efisiensi dan efektivitas pemrosesan transaksi sehari-hari dan telah diterapkan secara meluas di kalangan bisnis. Penulisan skripsi ini bertujuan untuk menganalisis kelemahan sistem informasi akuntansi penjualan kredit dan piutang usaha berjalan pada PT. Asia Putra Perkasa (APP), menganalisis solusi alternatif serta memberikan usulan perbaikan berupa rancangan sistem yang dapat memenuhi kebutuhan bisnis perusahan saat ini. Metode yang digunakan dalam penelitian adalah studi kepustakaan, studi lapangan berupa investigasi karyawan serta analisis proses bisnis dan dokumen perusahaan terkait, dan metode analisis dan perancangan yang berorientasi objek di mana semuanya itu dibatasi pada ruang lingkup yang telah ditentukan. Berdasarkan hasil analisis sistem informasi akuntansi penjualan kredit dan piutang usaha berjalan, maka ditemukan kelemahan bahwa perusahaan tidak mempunyai sistem arus kas operasi yang bagus, pembagian tugas yang tidak jelas antara bagian finance dan sales administration, tidak mengontrol umur piutang pelanggan, tidak menetapkan limit kredit pelanggan, terdapat keluhan dari pelanggan karena kesalahan informasi dari karyawan sehingga terjadi keterlambatan pengiriman barang, serta penjualan tidak meningkat karena pengambilan keputusan yang terlambat sebagai hasil dari keterlambatan penerimaan laporan yang terkait penjualan kredit dan piutang usaha. Untuk itu, perusahaan disarankan menggunakan sistem informasi akuntansi penjualan kredit dan piutang usaha yang diusulkan sehingga mengetahui kemampuan membayar pelanggan melalui analisis umur piutang, kelayakan pemesanan pelanggan berdasarkan saldo kredit, dan mempermudah penyajian laporan yang dibutuhkan dalam mempercepat pengambilan keputusan. Dengan demikian, kegiatan penjualan kredit dan piutang usaha dapat terkendali untuk mendukung visi dan misi perusahaan. Kata Kunci: Analisis, perancangan, sistem informasi akuntansi, penjualan, dan piutang. v
KATA PENGANTAR Puji syukur dan hormat penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Kuasa atas segala berkat, anugerah, dan pimpinan-nya sehingga penulis dapat menyelesaikan penyusunan skripsi ini. Meskipun banyak sekali pergumulan dan kesulitan yang terjadi selama proses penyusunan skripsi, namun pada akhirnya semua itu dapat dilalui. Oleh karena itu, dalam kesempatan ini, penulis ingin menyampaikan rasa terima kasih yang dalam kepada : 1. Ibu Ariefah Rachmawati, S.Kom, selaku Dosen Pembimbing yang telah mengorbankan waktu, pikiran, dan perhatiannya dalam membimbing. 2. Bapak Suparto Darudiato, S.Kom, MM., selaku Dosen Pembimbing yang juga telah mengorbankan waktu, pikiran, dan perhatiannya dalam membimbing. 3. Ibu Santi selaku Kepala Bagian Finance dan Ibu Susanty selaku General Manager PT. Asia Putra Perkasa (APP) yang telah memberikan kesempatan untuk melakukan survei skripsi di perusahaan. 4. Segenap staf Universitas Bina Nusantara, terutama Ibu dan Bapak Dosen, yang telah memberikan bekal ilmu pengetahuan selama masa kuliah serta Staf Perpustakaan yang telah melayani peminjaman buku selama masa kuliah. 5. Yang terkasih, Papa, Mama, dan Saudari-saudariku, yang senantiasa memberikan semangat dan dukungan doa. 6. Bina Nusantara English Club serta rekan-rekan PAZ lainnya yang telah memberikan dukungan dan doa dalam penyusunan skripsi ini. vi
Meskipun penulis telah berusaha melakukan yang terbaik, namun penulis menyadari bahwa penyusunan skripsi ini masih jauh dari kesempurnaan karena keterbatasan waktu, ilmu pengetahuan, wawasan serta kemampuan yang dimiliki. Oleh karena itu, segala kritik dan saran yang membangun guna penyempurnaan skripsi ini sangat diharapkan. Akhir kata, penulis berharap skripsi ini dapat bermanfaat bagi pembaca dan pihak-pihak yang membutuhkan. Jakarta, 31 Januari 2007 Penulis Christine Chandra 0600672744 vii
DAFTAR ISI Halaman Halaman Judul Luar... i Halaman Judul Dalam... ii Halaman Persetujuan Pembimbing iii Halaman Persetujuan Penguji iv Abstrak... v Kata Pengantar... vi Daftar Isi viii Daftar Tabel... xiv Daftar Gambar... xviii Daftar Lampiran.xxii BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang... 1 1.2 Ruang Lingkup Penelitian..3 1.3 Tujuan dan Manfaat... 4 1.4 Metodologi Penelitian... 5 1.5 Sistematika Penulisan 6 BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi. 8 2.2 Tujuan Sistem Informasi Akuntansi.. 8 viii
2.3 Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit dan Piutang Usaha...10 2.3.1 Pengertian Penjualan.. 10 2.3.2 Pengertian Piutang. 10 2.3.3 Sistem Akuntansi Penjualan Kredit dan Piutang Usaha...11 2.3.4 Fungsi yang terkait dalam Sistem Penjualan Kredit dan Piutang Usaha... 14 2.3.5 Dokumen yang digunakan dalam Sistem Penjualan Kredit dan Piutang Usaha... 14 2.3.6 File atau Catatan yang digunakan dalam Aplikasi Sistem Penjualan Kredit dan Piutang Usaha... 16 2.3.7 Sasaran dari Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit dan Piutang Usaha... 17 2.3.8 Laporan yang diperlukan pada Akhir Periode dalam Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit dan Piutang Usaha... 17 2.4 Pengendalian Internal. 18 2.4.1 Pengertian.. 18 2.4.2 Tujuan Sistem Pengendalian Internal 18 2.4.3 Unsur Pengendalian Internal.. 19 2.4.4 Kegiatan Pengendalian Internal. 22 2.4.5 Komponen Sistem Pengendalian Internal.. 22 2.4.6 Pengendalian Internal Sistem Informasi Penjualan Kredit dan Piutang Usaha...24 2.5 Pengertian Metode Analisis dan Design Berorientasi Objek... 26 ix
2.5.1 Rich Picture... 26 2.5.2 System Definition... 26 2.5.3 FACTOR Criterion 26 2.5.4 Analisis Problem Domain.. 27 2.5.4.1 Class... 28 2.5.4.2 Structure. 29 2.5.4.3 Behavior. 31 2.5.5 Analisis Application domain.. 32 2.5.5.1 Usage. 33 2.5.5.2 Function. 34 2.5.5.3 Interface. 36 2.5.6 Architecture Design... 37 2.5.6.1 Criteria.. 38 2.5.6.2 Component Architecture 40 2.5.6.3 Process Architecture. 42 2.5.7 Component Design... 44 2.5.7.1 Model Component..... 45 2.5.7.2 Function Component..... 46 2.6 Interaksi Manusia dan Komputer...46 2.7 Database 48 BAB 3 ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN KREDIT DAN PIUTANG USAHA PT. ASIA PUTRA PERKASA (APP) x
3.1 Sejarah Perusahaan 50 3.2 Visi dan Misi Perusahaan...52 3.3 Struktur Organisasi 52 3.4 Pembagian Tugas, Wewenang dan Tanggung Jawab 53 3.5 Produk Perusahaan. 57 3.6 Gambaran Sistem Penjualan Kredit dan Piutang Usaha Berjalan... 58 3.7 Permasalahan yang dihadapi serta Usulan untuk Mengatasi Permasalahan dalam Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit dan Piutang Usaha..... 62 3.8 Analisis Dokumen.. 66 3.8.1 The Task. 66 3.8.1.1 Purpose.. 66 3.8.1.2 System Definition... 66 3.8.1.3 Context... 67 3.8.2 The Problem Domain. 72 3.8.2.1 Clusters.. 72 3.8.2.2 Structure..... 72 3.8.2.3 Classes... 75 3.8.2.4 Events... 85 3.8.3 The Application Domain 87 3.8.3.1 Usage..... 87 3.8.3.1.1 Overview... 87 3.8.3.1.2 Actor 89 3.8.3.1.3 Use Case... 92 xi
3.8.3.2 Function List...... 113 3.8.3.3 User Interface.... 114 3.8.3.3.1 Dialogue Style. 114 3.8.3.3.2 OverView... 116 3.8.3.4 The Technical Platform..130 3.8.4 Recommendations.. 130 3.8.4.1 The System s Usefullness and Feasibility.. 130 3.8.4.2 Strategy.. 130 3.8.4.3 Development Economy.. 131 BAB 4 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN KREDIT DAN PIUTANG USAHA PT. ASIA PUTRA PERKASA (APP) 4.1 The Task. 132 4.1.1 Purpose 132 4.1.2 Corrections to the Analysis 132 4.1.3 Quality Goal...132 4.2 Technical Platform. 134 4.2.1 Eguipment.. 134 4.2.2 System Software. 135 4.2.3 System Interfaces.. 135 4.2.2 Design Language.. 136 4.3 Architecture...136 4.3.1 Component Architecture... 136 xii
4.3.2 Process Architecture. 137 4.3.3 Standard.... 138 4.4 Components.. 140 4.4.1 Model Component.... 140 4.4.1.1 Structure. 140 4.4.1.2 Classes... 142 4.4.1.3 Spesifikasi Tabel Data... 158 4.4.2 User Interface Component. 165 4.4.2.1 Structure. 165 4.5 Recommendations. 166 4.5.1 The System s Usefulness... 166 4.5.2 Plan for Initiating User. 167 4.5.3 Implementation Plan.. 167 BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN 5.1 Simpulan 169 5.2 Saran.. 170 DAFTAR PUSTAKA RIWAYAT HIDUP LAMPIRAN FOTOKOPI SURAT SURVEI xiii
DAFTAR TABEL Halaman Tabel 2.1 Komponen Sistem Pengendalian Internal... 23 Tabel 2.2 Pengendalian Internal Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit dan Piutang Usaha...25 Tabel 2.3 Kerangka Analisis Problem Domain...28 Tabel 2.4 Contoh Event Table... 29 Tabel 2.5 Kerangka Application Domain...33 Tabel 2.6 Kerangka Architecture Design... 38 Tabel 2.7 Kriteria Umum... 39 Tabel 2.8 Jenis Arsitektur Client-Server... 42 Tabel 2.9 Kerangka Component Design... 45 Tabel 3.1 System Definition dengan kriteria FACTOR... 67 Tabel 3.2 Keterangan Behavioral Pattern class "Karyawan"... 76 Tabel 3.3 Keterangan Behavioral Pattern class "KaryawanSales Administration"... 77 Tabel 3.4 Keterangan Behavioral Pattern class "KaryawanFinance"... 77 Tabel 3.5 Keterangan Behavioral Pattern class "KaryawanGudang"... 78 Tabel 3.6 Keterangan Behavioral Pattern class "KaryawanAccounting"... 79 Tabel 3.7 Keterangan Behavioral Pattern class "Barang"... 80 Tabel 3.8 Keterangan Behavioral Pattern class "Pelanggan"... 81 Tabel 3.9 Keterangan Behavioral Pattern class "SalesOrder"... 81 Tabel 3.10 Keterangan Behavioral Pattern class "SO_Detail"... 82 xiv
Tabel 3.11 Keterangan Behavioral Pattern class "DeliveryOrder"... 83 Tabel 3.12 Keterangan Behavioral Pattern class "SuratAngkut" 83 Tabel 3.13 Keterangan Behavioral Pattern class "Faktur"... 84 Tabel 3.14 Keterangan Behavioral Pattern class "FakturPajakStandar"... 84 Tabel 3.15 Keterangan Behavioral Pattern class "BuktiKasMasuk"... 85 Tabel 3.16 Event Table Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit dan Piutang Usaha...86 Tabel 3.17 Actor Table untuk Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit dan Piutang Usaha... 88 Tabel 3.18 Spesifikasi Aktor "Karyawan Sales Administration"... 89 Tabel 3.19 Tabel 3.20 Spesifikasi Aktor "Karyawan Finance"...89 Spesifikasi Aktor "Karyawan Gudang"...90 Tabel 3.21 Spesifikasi Aktor "Karyawan Accounting"... 90 Tabel 3.22 Spesifikasi Aktor "Kabag. Sales Administration"...90 Tabel 3.23 Spesifikasi Aktor "Kabag. Finance".. 91 Tabel 3.24 Spesifikasi Aktor "Kabag. Accounting"... 91 Tabel 3.25 Use Case Specification untuk "Menambah Pelanggan Baru"... 93 Tabel 3.26 Use Case Specification untuk "Menerima Pesanan"... 94 Tabel 3.27 Use Case Specification untuk "Membuat Delivery Order"... 95 Tabel 3.28 Use Case Specification untuk "Mengeluarkan Barang"... 96 Tabel 3.29 Use Case Specification untuk "Membuat Faktur"... 97 Tabel 3.30 Use Case Specification untuk "Mernbuat Faktur Pajak Standar"... 98 Tabel 3.31 Use Case Specification untuk "Membuat Bukti Kas Masuk"... 99 Tabel 3.32 Use Case Specification untuk "Mencetak Laporan Penjualan"... 99 xv
Tabel 3.33 Use Case Specification untuk "Mencetak Laporan Penerimaan Kas"... 100 Tabel 3.34 Use Case Specification untuk "Mencetak Laporan Piutang"... 100 Tabel 3.35 Use Case Specification untuk "Mencetak Analisis Umur Piutang"... 101 Tabel 3.36 Function List Lengkap Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit dan Piutang Usaha... 113 Tabel 3.37 User Interface Windows dan Printouts... 115 Tabel 3.38 Spesifikasi Biaya Pengembangan... 131 Tabel 4.1 Kriteria Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit dan Piutang Usaha... 133 Tabel 4.2 Spesifikasi Peralatan untuk Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit dan Piutang Usaha... 134 Tabel 4.3 Spesifikasi Fungsi Laporan Penerimaan Kas... 145 Tabel 4.4 Spesifikasi Fungsi Hitung Jumlah Piutang... 147 Tabel 4.5 Spesifikasi Fungsi Cetak Laporan Piutang... 149 Tabel 4.6 Spesifikasi Fungsi Hitung Jumlah Penjualan... 151 Tabel 4.7 Spesifikasi Fungsi Cetak Laporan Penjualan... 153 Tabel 4.8 Spesifikasi Fungsi Hitung Umur Piutang... 155 Tabel 4.9 Spesifikasi Fungsi Cetak Analisis Umur Piutang... 157 Tabel 4.10 Spesifikasi Tabel Karyawan... 158 Tabel 4.11 Spesifikasi Tabel Departemen... 159 Tabel 4.12 Spesifikasi Tabel Pelanggan... 159 Tabel 4.13 Spesifikasi Tabel Alamat... 160 Tabel 4.14 Spesifikasi Tabel Telepon... 160 xvi
Tabel 4.15 Spesifikasi Tabel Barang... 161 Tabel 4.16 Spesifikasi Tabel Sales Order... 162 Tabel 4.17 Spesifikasi Tabel SO_Detail... 162 Tabel 4.18 Spesifikasi Tabel Delivery Order... 163 Tabel 4.19 Spesifikasi Tabel Surat Angkut... 163 Tabel 4.20 Spesifikasi Tabel Faktur... 164 Tabel 4.21 Spesifikasi Tabel Faktur Pajak Standar... 164 Tabel 4.22 Spesifikasi Tabel Bukti Kas Masuk... 165 Tabel 4.23 Evaluasi Keseluruhan Perancangan dengan Kriteria Kualitas... 167 Tabel 4.24 Gantt Chart Implementasi Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit dan Piutang Usaha... 168 xvii
DAFTAR GAMBAR Halaman Gambar 2.1 Generalization Structure 29 Gambar 2.2 Cluster Structure 30 Gambar 2.3 Aggregation Structure.. 30 Gambar 2.4 Association Structure. 31 Gambar 2.5 Contoh "State Chart". 32 Gambar 2.6 Layered Architecture Pattern.... 40 Gambar 2.7 Generic Architecture Pattern.. 41 Gambar 2.8 Client Server Architecture pattern. 42 Gambar 2.9 Centralized Pattern. 43 Gambar 2.10 Distributed Pattern 43 Gambar 2.11 Decentralized pattern 44 Gambar 3.1 Skema Penjualan dari Produsen sampai ke Konsumen... 51 Gambar 3.2 Struktur Organisasi PT. Asia Putra Perkasa (APP)... 52 Gambar 3.3 Rich Picture Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit dan Piutang Usaha Berjalan... 59 Gambar 3.4 Rich Picture Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit dan Piutang Usaha Yang Diusulkan... 68 Gambar 3.5 Model Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit dan Piutang Usaha... 72 Gambar 3.6 Struktur dari "Karyawan"...... 72 Gambar 3.7 Struktur dari "Pelanggan"...73 xviii
Gambar 3.8 Struktur "Pemesanan"... 73 Gambar 3.9 Struktur "Pengeluaran Barang"... 73 Gambar 3.10 Struktur "Piutang"... 73 Gambar 3.11 Class Diagram Lengkap Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit dan Piutang Usaha... 75 Gambar 3.12 Behavioral Pattern dari class Karyawan"... 76 Gambar 3.13 Behavioral Pattern dari class "KaryawanSalesAdministration"... 76 Gambar 3.14 Behavioral Pattern dari class "KaryawanFinance"... 77 Gambar 3.15 Behavioral Pattern dari class "KaryawanGudang"... 78 Gambar 3.16 Behavioral Pattern dari class "KaryawanAccounting"... 79 Gambar 3.17 Behavioral Pattern dari class "Barang"... 79 Gambar 3.18 Behavioral Pattern dari class "Pelanggan" 80 Gambar 3.19 Behavioral Pattern dari class "SalesOrder".. 81 Gambar 3.20 Behavioral Pattern dari class "SO_Detail"... 82 Gambar 3.21 Behavioral Pattern dari class "DeliveryOrder"... 82 Gambar 3.22 Behavioral Pattern dari class "SuratAngkut"... 83 Gambar 3.23 Behavioral Pattern dari class "Faktur"... 84 Gambar 3.24 Behavioral Pattern dari class "FakturPajakStandar"... 84 Gambar 3.25 Behavioral Pattern dari class "BuktiKasMasuk"... 85 Gambar 3.26 Use Case Diagram untuk Sistem Penjualan Kredit dan Piutang Usaha PT. Asia Putra Perkasa (APP). 92 Gambar 3.27 Sequence untuk use case "Menambah Pelanggan Baru" 102 Gambar 3.28 Sequence untuk use case "Menerima Pesanan". 103 Gambar 3.29 Sequence untuk use case "Membuat Delivery Order"... 104 xix
Gambar 3.30 Sequence untuk use case "Mengeluarkan Barang"... 105 Gambar 3.31 Sequence untuk use case "Membuat Faktur". 106 Gambar 3.32 Sequence untuk use case "Membuat Faktur Pajak Standar". 107 Gambar 3.33 Sequence untuk use case "Membuat Bukti Kas Masuk"... 108 Gambar 3.34 Sequence untuk use case "Mencetak Laporan Penjualan" 109 Gambar 3.35 Sequence untuk use case "Mencetak Laporan Piutang" 110 Gambar 3.36 Sequence untuk use case "Mencetak Analisis Umur Piutang".. 111 Gambar 3.37 Sequence untuk use case "Mencetak Laporan Penerimaan Kas".. 112 Gambar 3.38 Navigation Diagram. 117 Gambar 3.39 Window "Login". 118 Gambar 3.40 Window "Main Menu" 118 Gambar 3.41 Window "Change Password". 118 Gambar 3.42 Window "Pelanggan". 119 Gambar 3.43 Window "Karyawan".. 120 Gambar 3.44 Window "Barang"... 120 Gambar 3.45 Window "Menerima Pesanan" 121 Gambar 3.46 Window "Membuat Delivery Order". 122 Gambar 3.47 Window "Mengeluarkan Barang". 122 Gambar 3.48 Window "Membuat Faktur". 123 Gambar 3.49 Window "Membuat Faktur Pajak Standar" 124 Gambar 3.50 Window "Membuat Bukti Kas Masuk".. 124 Gambar 3.51 Window "Mencetak Laporan Penjualan"... 125 Gambar 3.52 Window "Mencetak Laporan Penerimaan Kas". 125 Gambar 3.53 Window "Mencetak Laporan Piutang"... 125 xx
Gambar 3.54 Window "Mencetak Analisis Umur Piutang". 126 Gambar 3.55 Form "Laporan Penjualan Berdasarkan Pelanggan".. 126 Gambar 3.56 Form "Laporan Penjualan Berdasarkan Barang"... 127 Gambar 3.57 Form "Laporan Penerimaan Kas"...128 Gambar 3.58 Form "Laporan Piutang Ringkasan Pelanggan"... 128 Gambar 3.59 Form "Laporan Piutang Per Pelanggan"... 129 Gambar 3.60 Form "Analisis Umur Piutang"... 129 Gambar 4.1 Arsitektur Jaringan... 135 Gambar 4.2 Component Diagram... 137 Gambar 4.3 Deployment Diagram 138 Gambar 4.4 Beberapa Contoh Menu Standar... 139 Gambar 4.5 Beberapa Contoh Pesan Kesalahan... 139 Gambar 4.6 Revised Class Diagram. 141 Gambar 4.7 Class Placement Dalam Model Component dan Function Component..143 Gambar 4.8 Function Component dari "Cetak Laporan Penerimaan Kas ".. 144 Gambar 4.9 Function Component dari "Piutang".. 146 Gambar 4.10 Function Component dari "Cetak Laporan Piutang". 148 Gambar 4.11 Function Component dari "Penjualan".. 150 Gambar 4.12 Function Component dari "Cetak Laporan Penjualan".. 152 Gambar 4.13 Function Component dari "Umur Piutang".... 154 Gambar 4.14 Function Component dari "Cetak Analisis Umur Piutang"... 156 Gambar 4.15 User Interface Component"....... 166 xxi
DAFTAR LAMPIRAN Halaman Class Diagram.... L1 Object Diagram.. L2 Statechart Diagram L3 Use Case Diagram. L4 Sequence Diagram. L5 Navigation Diagram... L6 Deployment Diagram. L7 Component Diagram.. L8 xxii