Universitas Bina Nusantara Jurusan Komputerisasi Akuntansi - Fakultas Ilmu Komputer Skripsi EVALUASI SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN PADA SUMBER MANDIRI Ristianto 0700686050 Herny 0700693346 Devi Nathalia 0700693554 Abstrak Persediaan adalah suatu sumber daya yang disimpan untuk proses produksi ataupun untuk penjualan dalam proses bisnis. Adapun tujuan penyusunan skripsi ini adalah untuk mengetahui dan menganalisis prosedur dan arus bisnis dalam sistem informasi persediaan yang diterapkan dalam perusahaan, mengukur tingkat efektivitas dan efisiensi pengendalian pada sistem informasi persediaan yang diterapkan, mengetahui kelebihan dan kelemahan dalam penerapan sistem informasi persediaan oleh perusahaan, sehingga dapat memberikan rekomendasi dan saran untuk memperbaiki kelemahankelemahan yang ada. Metodologi yang digunakan penulis dalam menyusun skripsi ini adalah studi pustaka, observasi, wawancara kepada pihak yang terkait, check list, pengujian aplikasi, dan studi dokumentasi. Hasil pengamatan yang dikumpulkan akan dianalisis, dievaluasi dan dibandingkan dengan teori pengendalian internal. Berdasarkan hasil evaluasi yang dilakukan penulis, prosedur sistem informasi persediaan yang dilakukan Sumber Mandiri sudah cukup baik, walaupun masih terdapat beberapa kelemahan. Dalam hal ini diharapkan perusahaan dapat memperbaiki kelemahan tersebut untuk meningkatkan operasional dan kinerja perusahaan. Kata Kunci : evaluasi, sistem informasi persediaan, pengendalian umum, dan pengendalian aplikasi iii
PRAKATA Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena atas berkat rahmat yang telah diberikannya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini tepat pada waktunya. Skripsi ini disusun dalam rangka untuk memenuhi salah satu persyaratan dalam menyelesaikan jenjang pendidikan strata 1 di Universitas Bina Nusantara dan untuk memperoleh gelar Sarjana Komputer Jurusan Komputerisasi Akuntansi. Pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan rasa terima kasih kepada pihak-pihak yang telah membantu memberikan dorongan moril maupun materil hingga skripsi selesai. Ucapan terima kasih penulis tujukan kepada: 1. Profesor Gerardus Polla, selaku Rektor Universitas Bina Nusantara. 2. Yanti, S.Kom, MM, selaku Ketua Jurusan Komputerisasi Akuntansi Universitas Bina Nusantara. 3. Drs. Sanyoto Gondodiyoto SE., MKom., MM(SI), MComm. (IS), Akuntan, selaku Dosen Pembimbing skripsi yang telah bersedia meluangkan waktu, tenaga dan pikiran dalam membimbing penulis untuk menyelesaikan skripsi ini. 4. Para dosen serta staf pengajar Universitas Bina Nusantara yang telah mendidik penulis selama kuliah di Fakultas Ilmu Komputer Universitas Bina Nusantara. 5. Bapak Deny Chandra, selaku pemilik Sumber Mandiri yang telah memberi kesempatan bagi penulis untuk mengumpulkan bukti dan mengevaluasinya untuk penyusunan skripsi ini. iv
6. Bapak Suwardi, selaku kepala gudang dan karyawan Sumber Mandiri lainnya yang telah bersedia meluangkan waktu dan membantu dalam proses penyusunan skripsi ini. 7. Keluarga, teman-teman, dan rekan-rekan penulis yang telah memberikan semangat dan dukungan baik secara moril dan materiil dalam rangka penyusunan skripsi ini. 8. Kepada semua pihak terkait yang tidak dapat penyusun sebutkan satu per satu dimana telah membantu penyusun dalam menyelesaikan skripsi ini. Akhir kata penulis menyadari bahwa skripsi ini masih belum sempurna. Oleh karena itu, kami mengharapkan sekiranya ada kritik atau saran yang membangun untuk memperbaiki skripsi ini. Kiranya skripsi ini dapat bermanfaat bagi semua orang yang membutuhkan. Jakarta, 2007 Penulis v
DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL LEMBAR PERSETUJUAN SKRIPSI ABSTRAK KATA PENGANTAR DAFTAR ISI DAFTAR TABEL DAFTAR GAMBAR DAFTAR LAMPIRAN i ii iii iv vi xii xv xviii BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang 1 1.2 Ruang Lingkup 2 1.3 Tujuan dan Manfaat 1.3.1 Tujuan 2 1.3.2 Manfaat Ruang Lingkup 3 1.4 Metodologi 3 1.5 Sistematika Penulisan 5 BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Sistem Informasi Akuntansi 2.1.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi 6 2.1.2 Tujuan Sistem Informasi Akuntansi 7 2.1.3 Komponen Sistem Informasi Akuntansi 7 2.1.4 Siklus Proses Transaksi Sistem Informasi Akuntansi 8 2.1.5 Manajemen Data 9 vi
2.2 Sistem Informasi Persediaan 2.2.1 Pengertian Persediaan 9 2.2.2 Jenis Persediaan 10 2.2.3 Metode Pencatatan Persediaan 11 2.2.4 Sistem dan Prosedur yang Bersangkutan dengan Persediaan 2.2.4.1 Narasi 12 2.2.4.2 Flowchart 14 2.2.5 Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Informasi Persediaan 16 2.2.6 Fungsi yang terkait dalam Sistem Informasi Persediaan 17 2.2.7 Laporan yang Dihasilkan dalam Sistem Informasi Persediaan 17 2.2.8 Resiko dan Pengendalian pada Persediaan 18 2.3 Sistem Pengendalian Internal 2.3.1 Pengertian Sistem Pengendalian Internal 20 2.3.2 Tujuan Sistem Pengendalian Internal 20 2.3.3 Komponen Sistem Pengendalian Internal 21 2.3.4 Jenis Pengendalian 25 2.3.4.1 Pengendalian Umum 25 2.3.4.1.1 Pengendalian Manajemen Keamanan (Security Administration Management Controls) 25 2.3.4.1.2 Pengendalian Manajemen Operasional (Operational Management Controls) 29 2.3.4.2 Pengendalian Aplikasi 33 2.3.4.2.1 Boundary Control 34 2.3.4.2.2 Pengendalian Masukkan (Input Control) 36 2.3.4.2.3 Pengendalian Hasil Keluaran (Output Control) 38 2.3.4.2.4 Pengendalian Database (Database Control) 39 2.4 Audit Sistem Informasi 2.4.1 Pengertian Audit 41 2.4.2 Jenis Audit 42 2.4.3 Standar Audit 44 vii
2.4.4 Instrumen Audit 46 2.4.5 Pengertian Audit Sistem Informasi 49 2.4.6 Tujuan Audit Sistem Informasi 50 2.4.7 Prosedur Audit Sistem Informasi 51 2.4.8 Tujuan Audit Sistem Informasi Persediaan 55 2.4.9 Penetapan Penilaian Resiko dan Pengendalian 55 2.4.10 Rekomendasi Audit 56 BAB 3 GAMBARAN UMUM SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN YANG BERJALAN PADA SUMBER MANDIRI 3.1 Latar Belakang Perusahaan 57 3.1.1 Perkembangan Perusahaan 57 3.1.2 Visi dan Misi 59 3.2 Struktur Organisasi 59 3.3 Pembagian Tugas, Tanggung Jawab, dan Wewenang 60 3.4 Gambaran Sistem Informasi Persediaan yang Berjalan pada Sumber Mandiri 63 3.4.1 Dokumen yang Digunakan 63 3.4.2 Fungsi yang Terkait 65 3.4.3 Prosedur istem Informasi Persediaan yang sedang berjalan pada Sumber Mandiri 65 3.4.3.1 Narasi 65 3.4.4 Manajemen Data 68 3.4.5 Konfigurasi Sistem 70 3.4.6 Tampilan Layar Aplikasi Persediaan yang Digunakan Sumber Mandiri 71 3.4.7 Laporan yang dihasilkan 92 viii
BAB 4 HASIL EVALUASI SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN PADA SUMBER MANDIRI 4.1 Persiapan dan Perencanaan Evaluasi 96 4.1.1 Perencanaan Evaluasi 96 4.1.2 Prosedur Evaluasi Rinci 98 4.1.2.1 Prosedur Evaluasi Rinci atas Pengendalian Umum 98 4.1.2.2 Prosedur Evaluasi Rinci atas Pengendalian Aplikasi 101 4.1.3 Pengumpulan dan Evaluasi Bukti Audit 107 4.1.4 Penetapan Penilaian Resiko dan Pengendalian pada Sistem Informasi Persediaan 109 4.2 Pengevaluasian terhadap Bukti Evaluasi atas Pengendalian Umum 113 4.2.1 Pengendalian Manajemen Keamanan 113 4.2.1.1 Tujuan Dilakukan Evaluasi atas Pengendalian Manajemen Keamanan 113 4.2.1.2 Objek Evaluasi Pengendalian Manajemen Keamanan 113 4.2.1.3 Kriteria Standar atas Pengendalian Manajemen Keamanan 113 4.2.1.4 Instrumen yang Digunakan atas Pengendalian Manajemen Keamanan 115 4.2.1.5 Temuan Evaluasi atas Pengendalian Manajemen Keamanan 119 4.2.1.5.1 Temuan Evaluasi Positif 119 4.2.1.5.2 Temuan Evaluasi Negatif 120 4.2.1.6 Matrix Penilaian Resiko dan Pengendalian atas Pengendalian Manajemen Keamanan 121 4.2.1.7 Matriks Evaluasi Temuan dan Rekomendasi atas Pengendalian Manajemen Keamanan 122 4.2.2 Pengendalian Manajemen Operasional 125 ix
4.2.2.1 Tujuan Evaluasi atas Pengendalian Manajemen Operasional 125 4.2.2.2 Objek yang Dievaluasi atas Pengendalian Manajemen Operasional 125 4.2.2.3 Kriteria Standar atas Pengendalian Manajemen Operasional 125 4.2.2.3.1 Instrumen yang Digunakan atas Pengendalian Manajemen Operassional 126 4.2.2.4 Temuan Audit atas Pengendalian Manajemen Operasional 130 4.2.2.4.1 Temuan Evaluasi Positif 130 4.2.2.4.2 Temuan Evaluasi Negatif 131 4.2.2.5 Matrix Penilaian Resiko dan Pengendalian atas Pengendalian Manajemen Operasional 131 4.2.2.6 Matriks Evaluasi Temuan dan Rekomendasi atas Pengendalian Manajemen Operasional 132 4.3 Pengevaluasian terhadap Bukti Audit atas Pengendalian Aplikasi 134 4.3.1 Pengendalian Batasan (Boundary Controls) 134 4.3.1.1 Tujuan Dilakukan Audit Pengendalian Batasan 134 4.3.1.2 Objek Evaluasi atas Pengendalian Batasan 134 4.3.1.3 Kriteria Standar atas Pengendalian Batasan 134 4.3.1.4 Instrumen yang Digunakan atas PengendalianBatasan 135 4.3.1.5 Temuan Evaluasi atas Pengendalian Batasan 137 4.3.1.5.1 Temuan Evaluasi Positif 137 4.3.1.5.2 Temuan Evaluasi Negatif 138 4.3.1.6 Matrix Penilaian Resiko dan Pengendalian atas Pengendalian Batasan 138 4.3.1.7 Matriks Evaluasi Temuan dan Rekomendasi atas Pengendalian Batasan 138 4.3.2 Pengendalian Masukkan (Input Controls) 140 x
4.3.2.1 Tujuan Evaluasi atas Pengendalian Masukkan 140 4.3.2.2 Objek Evaluasi atas Pengendalian Masukkan 140 4.3.2.3 Kriteria Standar atas Pengendalian Masukkan 141 4.3.2.4 Instrumen yang Digunakan atas Pengendalian Masukkan 141 4.3.2.5 Temuan Evaluasi atas Pengendalian Masukkan 145 4.3.2.5.1 Temuan Evaluasi Positif 145 4.3.2.5.2 Temuan Evaluasi Negatif 146 4.3.2.6 Penilaian Resiko dan Pengendalian atas Pengendalian Masukkan 146 4.3.2.7 Matriks Evaluasi Temuan dan Rekomendasi atas Pengendalian Masukkan 147 4.3.3 Pengendalian Keluaran (Output Controls) 149 4.3.3.1 Tujuan Dilakukan Audit atas Pengendalian Keluaran 149 4.3.3.2 Objek Evaluasi atas Pengendalian Keluaran 149 4.3.3.3 Kriteria Standar atas Pengendalian Keluaran 150 4.3.3.4 Instrumen yang Digunakan atas Pengendalian Keluaran 150 4.3.3.5 Temuan Evaluasi atas Pengendalian Keluaran 153 4.3.3.5.1 Temuan Evaluasi Positif 153 4.3.3.5.2 Temuan Evaluasi Negatif 154 4.3.3.6 Penilaian Resiko dan Pengendalian atas Pengendalian Keluaran 155 4.3.3.7 Matriks Evaluasi Temuan dan Rekomendasi atas Pengendalian Keluaran 156 4.3.4 Pengendalian Basis data (Database Controls) 158 4.3.4.1 Tujuan Dilakukan Evaluasi atas Pengendalian 158 xi
Basisdata 4.3.4.2 Objek Evalusi atas Pengendalian Basis data 158 4.3.4.3 Kriteria Standar atas Pengendalian Basis data 158 4.3.4.4 Instrumen yang Digunakan atas Pengendalian Basis data 159 4.3.4.5 Temuan Evaluasi atas Pengendalian Basis data 160 4.3.4.5.1 Temuan Evaluasi Positif 160 4.3.4.5.2 Temuan Evaluasi Negatif 161 4.3.4.6 Penilaian Resiko, Pengendalian dan Rekomendasi atas Pengendalian Basis data 161 4.3.4.7 Matriks Evaluasi Temuan dan Rekomendasi atas Pengendalian Basis Data 162 4.4 Kesimpulan atas Audit Pengendalian Umum dan Pengendalian Aplikasi 164 4.5 Laporan Audit 165 BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN 5.1 Simpulan 172 5.2 Saran 173 DAFTAR PUSTAKA DAFTAR RIWAYAT HIDUP LAMPIRAN xii
DAFTAR TABEL Tabel 2.1 Tindakan Pengamanan Virus 28 Tabel 2.2 Kategori pengendalian aplikasi 34 Tabel 2.3 Standars ISACA 46 Tabel 4.1 Prosedur Evaluasi Rinci atas Pengendalian Umum (General Controls) 101 Tabel 4.2 Prosedur Evaluasi Rinci atas Pengendalian Aplikasi (Application Controls) 107 Tabel 4.3 Pertanyaan Check List terhadap Pengendalian Manajemen Keamanan (Security Management Controls) 117 Tabel 4.4 Penilaian Resiko dan Pengendalian atas Pengendalian Manajemen Keamanan (Security Management Controls) 122 Tabel 4.5 Matriks Evaluasi Temuan dan Rekomendasi atas Pengendalian Manajemen Keamanan (Security Management Controls) 124 Tabel 4.6 Check List terhadap Pengendalian Operasional (Operational Management Controls) 127 Tabel 4.7 Penilaian Resiko dan Pengendalian atas Pengendalian Manajemen Operasional (Operatioanal Management Controls) 131 Tabel 4.8 Matriks Evaluasi Temuan dan Rekomendasi atas Pengendalian Manajemen Operasional (Operational Management Controls) 133 Tabel 4.9 Check List terhadap Pengendalian Batasan (Boundary Controls) 136 Tabel 4.10 Penilaian Resiko dan Pengendalian atas Pengendalian Batasan (BoundaryControls) 138 xiii
Tabel 4.11 Matriks Evaluasi Temuan dan Rekomendasi atas Pengendalian Batasan (Boundary Controls) 139 Tabel 4.12 Check List terhadap Pengendalian Masukan (Input Controls) 143 Tabel 4.13 Penilaian Resiko dan Pengendalian atas Pengendalian Masukkan (Input Controls) 147 Tabel 4.14 Matriks Evaluasi Temuan dan Rekomendasi Atas Pengendalian Masukan (Input Controls) 148 Tabel 4.15 Check List terhadap Pengendalian Keluaran (Output Controls) 151 Tabel 4.16 Penilaian Resiko dan Pengendalian atas Pengendalian Keluaran (Output Controls) 155 Tabel 4.17 Matriks Evaluasi Temuan dan Rekomendasi Atas Pengendalian Keluaran (Output Controls) 157 Tabel 4.18 Check List terhadap Pengendalian Basis Data (Database Controls) 159 Tabel 4.19 Penilaian Resiko dan Pengendalian atas Pengendalian Basis Data 162 (DatabaseControls) Tabel 4.20 Matriks Evaluasi Temuan dan Rekomendasi Atas Pengendalian Basis Data (Database Controls) 163 xiv
DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1 Flowchart pada saat stock-in 14 Gambar 2.2 Flowchart pada saat stock-out 15 Gambar 2.3 COSO Model 22 Gambar 2.4 Langkah Prosedur Audit 54 Gambar 2.5 Threat Vulnerability Work Table 56 Gambar 3.1 Struktur Organisasi SUMBER MANDIRI 59 Gambar 3.2 Database Master file stock 69 Gambar 3.3 User Acces 71 Gambar 3.4 Tampilan error message pada saat log-in access 72 Gambar 3.5 Menu File 73 Gambar 3.6 Database pembelian 74 Gambar 3.7 Tambah data transaksi pembelian 74 Gambar 3.8 Update atau edit data transaksi pembelian 75 Gambar 3.9 Database penjualan 76 Gambar 3.10 Tambah data transaksi penjualan 76 Gambar 3.11 Update atau edit data transaksi penjualan 77 Gambar 3.12 Database transaksi kirim konsinyansi 78 Gambar 3.13 Tambah data transaksi kirim konsinyasi 79 Gambar 3.14 Update atau edit data transaksi kirim konsinyasi 80 Gambar 3.15 Database transaksi retur pembelian 81 Gambar 3.16 Tambah data transaksi retur pembelian 81 xv
Gambar 3.17 Update atau edit transaksi retur pembelian 92 Gambar 3.18 Database retur penjualan 83 Gambar 3.19 Tambah data transaksi retur penjualan 84 Gambar 3.20 Update atau edit transaksi retur penjualan 85 Gambar 3.21 Database Retur kirim konsinyasi 86 Gambar 3.22 Tambah data transaksi retur kirim konsinyasi 87 Gambar 3.23 Update atau edit transaksi retur kirim konsinyasi 88 Gambar 3.24 Database Koreksi stok 89 Gambar 3.25 Tambah data transaksi koreksi stok 90 Gambar 3.26 Update atau edit transaksi koreksi stok 91 Gambar 3.27 Tampilan error message pada saat penginputan ganda pada setiap Transaksi 92 Gambar 4.1 Threat Vulnerability Work Table 111 Gambar 4.2 Matrik Penilaian Pengendalian 112 xvi
DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1. Prosedur permintaan barang dari gudang Lampiran 2. Prosedur penerimaan barang Lampiran 3. Prosedur Retur pembelian Lampiran 4. Prosedur pengeluaran barang dari gudang Lampiran 5. Prosedur retur penjualan Lampiran 6. Prosedur retur konsinyasi Lampiran 7. Prosedur pemeriksaan barang Lampiran 8. Laporan daftar barang Lampiran 9. Laporan Detail Pembelian Barang Lampiran 10. Laporan Pembelian per group barang Lampiran 11. Laporan Pembelian per barang Lampiran 12. Laporan retur Pembelian Lampiran 13. Laporan detail penjualan Lampiran 14. Laporan Penjualan per group barang Lampiran 15. Laporan penjualan per barang Lampiran 16. Laporan retur penjualan Lampiran 17. Laporan detail kirim konsinyasi Lampiran 18. Laporan retur kirim konsinyasi Lampiran 19. Laporan stok Lampiran 20. Laporan stok minimum Lampiran 21. Laporan kartu stok Lampiran 22. Laporan koreksi stok Lampiran 23. Memo xvii
Lampiran 24. Surat Jalan Antar Gudang (pusat) Cabang Lampiran 25. Surat Jalan Ke Customer Lampiran 26. Purchase Order Lampiran 27. Nota Tunai Lampiran 28. Nota Kredit Lampiran 29. Produk Sumber Mandiri xviii