OPTIMALISASI PROSES PENGADAAN DENGAN METODE REKAYASA ULANG BISNIS PROSES (BPR) STUDI KASUS PT INALUM (PERSERO) GELADIKARYA. Oleh: Ali Hasian Harahap

Transkripsi

1 OPTIMALISASI PROSES PENGADAAN DENGAN METODE REKAYASA ULANG BISNIS PROSES (BPR) STUDI KASUS PT INALUM (PERSERO) GELADIKARYA Oleh: Ali Hasian Harahap NIM SEKOLAH PASCA SARJANA UNIVERSITAS SUMATERA UTARA 2015

2 LEMBAR PENGESAHAN Juduk Geladikarya : OPTIMALISASI PROSES PENGADAAN DENGAN METODE REKAYASA ULANG BISNIS PROSES (BPR) STUDI KASUS PT INALUM (PERSERO) Nama Mahasiswa : ALI HASIAN HARAHAP NIM : Program Studi : Magister Manajemen Menyetujui Komisi Pembimbing (Prof.Dr.Ir. Darwin Sitompul, M.Eng) Ketua (Dr. Ir. Chairul Muluk, M.Sc) Anggota Ketua Program Studi Magister Manajemen Direktur Sekolah Pasca Sarjana (Prof.Dr.Ir. Darwin Sitompul, M.Eng) (Prof.Dr.Erman Munir, M.Sc) i

3 PERNYATAAN Dengan ini saya menyatakan bahwa Geladikarya saya yang berjudul : OPTIMALISASI PROSES PENGADAAN DENGAN METODE REKAYASA ULANG BISNIS PROSES (BPR) STUDI KASUS PT INALUM (PERSERO). Adalah benar hasil karya saya sendiri dan belum pernah dipublikasikan oleh siapapun juga sebelumnya. Sumber-sumber data yang diperoleh dan digunakan telah dinyatakan secara jelas dan benar. Medan, 9 Maret 2015 Yang Membuat Pernyataan, Ali Hasian Harahap NIM : ii

4 RIWAYAT HIDUP Ali Hasian Harahap adalah anak sulung dari 3 bersaudara dari pasangan (Alm) Samaruddin Harahap dan Iriani Asrah, yang lahir di Sei Suka pada tanggal 11 Desember 1980, Sumatera Utara. Riwayat Pendidikan : 1. Sekolah Dasar, Sei Suka, lulus tahun SMP Negeri Tanjung Gading, lulus tahun SMA Negeri 1 Tebing Tinggi, lulus tahun Fakultas Ekonomi, Jurusan Manajemen, Universitas Bengkulu, lulus tahun Program Studi Magister Manajemen Sekolah Pasca Sarjana Universitas Sumatera Utara, Medan Riwayat Pekerjaan : Tahun 2003 hingga sekarang bekerja di PT. Inalum dengan jabatan sekarang sebagai Junior Manager di Seksi Pengadaan Kebutuhan Operasi Medan, 9 Maret 2015 Penulis Ali Hasian Harahap NIM : iii

5 RINGKASAN EKSEKUTIF Globalisasi, inovasi teknologi dan persaingan bisnis yang ketat pada abad ini memaksa perusahaan-perusahaan untuk mengubah cara mereka menjalankan bisnisnya. Agar perusahaan terus bertahan dan memenangkan kompetisi, perusahaanperusahaan harus dengan cepat mengubah strategi bisnisnya. Perusahaanperusahaan dipaksa untuk terus menerus memperbaiki proses bisnisnya karena para pelanggan terus menuntut pelayanan atas barang yang lebih baik. Salah satu komponen yang dapat menentukan sebuah perusahaan dapat bersaing adalah waktu. Ada pepatah yang mengatakan waktu adalah uang. PT Inalum (persero) yang saat ini telah resmi menjadi salah satu BUMN terus berupaya meningkatkan kinerjanya agar lebih baik lagi. Hal ini dapat terlihat dari target produksi perusahaan yang sebelumnya ditetapkan MT/tahun, kini target tersebut ditingkatkan secara bertahap menjadi MT/tahun pada tahun Khusus di Departemen Pengadaan, manajemen menargetkan salah satunya untuk mengoptimalkan proses pengadaan dengan target delivery on time barang menjadi 97%. Oleh karena itu perlu perubahan yang lebih tepat dan cepat untuk memenuhi target yang telah ditentukan dan perlu dicarikan terobosan baru yang mendasar dan tidak hanya sekadar perubahan-perubahan kecil yang dilakukan oleh PT Inalum. Penulis menggunakan metode Business Process Reengineering untuk mengoptimalkan proses pengadaan guna memperbaiki delivery on time, Dilakukan analisis proses bisnis dan membuat rancangan proses bisnis baru dengan mengimplementasi supply positioning model. Rancangan proses bisnis baru diukur dengan 4 (empat) perspektif balance score card dan hasilnya diperoleh manfaat pengurangan biaya, percepatan proses dan kepuasan pelanggan. Kata Kunci : Business Process Reengineering, Supply Positioning Model, Balance Scorecard iv

6 KATA PENGANTAR Puji syukur kehadhirat Allah SWT, Tuhan Yang Maha Esa atas berkat rahmat- Nya akhirnya Geladikarya ini dapat diselesaikan dengan judul : OPTIMALISASI PROSES PENGADAAN DENGAN METODE REKAYASA ULANG BISNIS PROSES (BPR) STUDI KASUS PT INALUM (PERSERO) Geladikarya ini dibuat dalam rangka penyelesaian tugas akhir program Magister Manajemen, Sekolah Pasca Sarjana, Universitas Sumatera Utara. Di dalam penulisan Geladikarya ini, penulis banyak mendapat arahan, bimbingan, saran maupun petunjuk dari berbagai pihak. Maka pada kesempatan ini secara khusus penulis menyampaikan rasa hormat dan terima kasih yang sebesarbesarnya kepada : 1. Bapak Prof.Dr.dr.Syahril Pasaribu, DTM&H, M.Sc. (CTM), Sp.A(K) selaku Rektor Universitas Sumatera Utara 2. Bapak Prof.Dr. Ir. Erman Munir, M.Sc selaku Direktur Sekolah Pascasarjana Universitas Sumatera Utara. 3. Bapak Prof. Dr. Ir. Darwin Sitompul, M.Eng selaku Ketua Program Studi Magister Manajemen Universitas Sumatera Utara dan Dosen Pembimbing. 4. Bapak Dr. Ir. Nazaruddin Matondang MT selaku Sekretaris Program Studi Magister Manajemen Universitas Sumatera Utara. 5. Bapak Dr. Ir. Chairul Muluk, M.Sc selaku Dosen Pembimbing 6. Seluruh Bapak dan Ibu Dosen di Program Studi Magister Manajemen Universitas Sumatera Utara v

7 7. Staf akademik di Program Studi Magister Manajemen Universitas Sumatera Utara. 8. Pimpinan, Karyawan dan Staf PT. INALUM (Persero) Kuala Tanjung, yang banyak membantu penulis dalam menyelesaikan Geladikarya ini. 9. Rekan-rekan Angkatan Eksekutif XVIII Magister Manajemen Universitas Sumatera Utara. Penulis juga menyampaikan rasa hormat kepada ayahanda (Alm) Samaruddin Harahap dan ibunda Iriani Asrah serta rasa kasih kepada Istri tercinta Mildawati SE, anak-anak tersayang Aldi dan Darin yang selalu memberikan dukungan dan doa yang tulus dalam proses perkuliahan di Program Magister Manajemen USU. Penulis menyadari Geladikarya ini belum sempurna, namun diharapkan akan memberi manfaat kepada penulis, PT Inalum dan dalam pengembangan keilmuan manajemen di Program Magister Manajemen Universitas Sumatera Utara. Semoga Allah SWT memberikan rahmat dan hidayahnya kepada semua pihak yang telah memberikan bantuan dalam proses perkuliahan dan penyelesaian Geladikarya ini. Medan, April 2015 Ali Hasian Harahap vi

8 DAFTAR ISI Halaman LEMBAR PENGESAHAN... i PERNYATAAN... ii RIWAYAT HIDUP... iii RINGKASAN EKSEKUTIF... iv KATA PENGANTAR... v DAFTAR ISI... vii DAFTAR TABEL... ix DAFTAR GAMBAR... x DAFTAR LAMPIRAN xi DAFTAR PUSTAKA.. xii BAB I. PENDAHULUAN Latar Belakang Rumusan Masalah Tujuan Penelitian Manfaat Penelitian. 1.5 Ruang Lingkup.... BAB II. LANDASAN TEORI Definisi Proses Bisnis Analisis Proses Bisnis Pengertian Business Process Reengineering (BPR) Alasan melakukan rekayasa ulang proses bisnis Tahapan-tahapan Rekayasa Ulang Supply Positioning Model (SPM) 2.7 Just In Time (JIT). 2.8 Peran IT Dalam Rekayasa Ulang. 2.9 Balance Scorecard (BSC) BAB III. KERANGKA KONSEPTUAL... BAB IV. METODE PENELITIAN Metode Penelitian. 4.2 Lokasi Penelitian Teknik Pengumpulan Data Waktu Penelitian Metode Analisis Data vii

9 BAB V. DESKRIPSI PERUSAHAAN Deskripsi Alur Proses Bisnis PT Inalum Rencana Strategis Perusahaan.... BAB VI. HASIL DAN PEMBAHASAN Analisis Business Process Reengineering (BPR) dentifikasi Value chain Analisis Setiap kegiatan proses bisnis Rancangan bisnis proses baru Analisis Balance Scorecard BAB VII. KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan Saran viii

10 DAFTAR TABEL Halaman Tabel 2.1 Karakteristik barang disetiap kuadran 15 Tabel 4.1 Jadwal Kegiatan Geladikarya 26 Tabel 5.1 Waktu Proses Pengadaan 31 Tabel 6.1 Jumlah rata-rata waktu proses administrasi 39 Tabel 6.2 Jumlah Pemasok Barang 40 Tabel 6.3 Perhitungan biaya administrasi 49 Tabel 6.4 Potensi Kerugian akibat keterlambatan 50 Tabel 6.5 Perbandingan proses lama dan baru 51 Tabel 6.6 Analisis Balance Scorecard 53 ix

11 DAFTAR GAMBAR Gambar 1.1 Gambar 1.2 Gambar 2.1 Gambar 2.2 Gambar 2.3 Gambar 3.1 Gambar 5.1 Gambar 5.2 Gambar 6.3 Gambar 6.4 Gambar 6.5 Jumlah RFP yang diterima Delivery timeliness Pengadaan Barang Supply positioning model Strategy menuju Leverage Pengukuran Balance scorecard Kerangka konseptual Proses rencana kerja anggaran perusahaan Alur proses bisnis pengadaan Porter s generic value chain Rancangan proses bisnis baru Maping Strategy BSC dari BPR Halaman x

12 DAFTAR LAMPIRAN Halaman Lampiran 1 Daftar Pemasok Barang Berdasarkan Lokasi L-1 Lampiran 2 Data Pembelian Barang tahun 2013 L-2 Lampiran 3 Contoh Request For Procurement L-3 xi