PENGENDALIAN KONVOKESYEN

Transkripsi

1 MUKA SURAT : 1/6 PENGENDALIAN Disediakan oleh: Diluluskan oleh: Nama: RAHIM BIN ABDUL LATIFF Nama: DATIN ASARIAH BINTI MIOR SHAHARUDDIN Jawatan: KETUA PENOLONG PENGARAH Jawatan: PENGARAH BAHAGIAN PENDIDIKAN GURU Tarikh: 15 FEBRUARI 2008 Tarikh: 15 FEBRUARI 2008 SALINAN TERKAWAL Dokumen ini ialah salinan digital dan tidak memerlukan tandatangan - Jawatankuasa Dokumentasi Induk

2 MUKA SURAT : 2/6 1.0 OBJEKTIF Prosedur ini bertujuan memastikan pengendalian konvokesyen IPG dapat dijalankan dengan teratur dan lancar mengikut garis panduan yang ditetapkan. 2.0 SKOP Prosedur ini digunakan oleh semua pegawai yang terlibat dalam pengendalian konvokesyen IPG. 3.0 RUJUKAN 3.1 Manual Kualiti BPG-PPK-MK Garis Panduan Pengendalian konvokesyen IPG. 4.0 DEFINISI 4.1 Istilah Konvokesyen merujuk kepada satu majlis yang diadakan untuk menganugerahkan Diploma Perguruan Malaysia dan Diploma Pendidikan kepada lulusan KDPM dan KPLI IPG Jawatankuasa Induk Konvokesyen merujuk kepada Jawatankuasa yang mengendalikan pelaksanaan konvokesyen IPG. Ahlinya terdiri daripada Pengarah sebagai Pengerusi, Timbalan Pengarah sebagai Timbalan Pengerusi, seorang Ketua Jabatan dilantik menjadi Setiausaha. Anggota Jawatankuasa lain akan dilantik oleh Pengerusi Tetamu Kehormat merujuk kepada orang kenamaan yang diundang untuk menyempurnakan Penganugerahan Diploma Perguruan dan Diploma Pendidikan kepada lulusan.

3 MUKA SURAT : 3/6 4.2 Singkatan AJK : Anggota Jawatankuasa BPG : Bahagian Pendidikan Guru HEP : Hal Ehwal Pelajar IPG : Institut Pendidikan Guru JK : Jawatankuasa JKIK : Jawatankuasa Induk Konvokesyen KDPM : Kursus Diploma Perguruan Malaysia KPLI : Kursus Perguruan Lepas Ijazah MPPP : Mesyuarat Pengurusan, Pentadbiran dan Profesional PISMP : Program Ijazah Sarjana Muda Perguruan SU : Setiausaha

4 MUKA SURAT : 4/6 5.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN TANGGUNGJAWAB Pengarah IPG SU TINDAKAN 1. Mengarahkan SU JKIK mengadakan mesyuarat bagi membincangkan perancangan konvokesyen. 2. Menyediakan kertas perancangan konvokesyen institut yang mengandungi butiran yang berikut : Tarikh Tetamu Khas Cadangan AJK 3. Memanggil mesyuarat pertama JKIK. Pengarah IPG 4. Mempengerusikan mesyuarat JKIK dan membincangkan kertas perancangan majlis konvokesyen dan agihan tugas kepada AJK. 5. Menghantar maklumat berkaitan cadangan tarikh, tetamu kehormat dan bilangan lulusan ke Unit Hal Ehwal Pelajar, BPG untuk tujuan pengesahan dan penyelarasan. BPG 6. Mengumpul maklumat yang berkaitan dengan cadangan tarikh dan tetamu kehormat bagi tujuan penyelarasan. 7. Mengadakan mesyuarat penyelarasan konvokesyen dengan Setiausaha Majlis Konvokesyen Institut. 8. Menghantar surat undangan kepada tetamu kehormat. 9. Menyunting kata alu-aluan buku cenderamata konvokesyen dan mendapatkan tandatangan daripada pihak-pihak yang terlibat. 10. Menyunting teks ucapan tetamu kehormat dan mengembalikannya kepada pihak institut untuk disampaikan kepada tetamu kehormat. 11. Melantik pegawai untuk menjalankan pemantauan semasa raptai dan konvokesyen berlangsung.

5 MUKA SURAT : 5/6 TANGGUNGJAWAB JKIK TINDAKAN 12. Meminta JK Kecil mengadakan mesyuarat dan membuat perancangan dan agihan tugas kepada AJK. (Rujuki LAM- PT18-01) 13. Mengadakan mesyuarat dari semasa ke semasa untuk mendapat maklum balas dan laporan dari setiap jawatankuasa. 14. Menyediakan Atur Cara Pentadbiran bagi melicinkan perjalanan konvokesyen 15. Mengadakan raptai sebelum majlis sebenar berpandukan Atur Cara Pentadbiran. SU 16. Membuat penilaian keberkesanan pelaksanaan konvokesyen dari persepsi pelajar dan Timbalan Pengarah dengan menggunakan LAM-PT18-02 dan LAM-PT Pengarah IPG 17. Mengarahkan SU memanggil mesyuarat post-mortem selewat-lewatnya lima belas hari bekerja selepas konvokesyen untuk membuat refleksi dan mengenal pasti kelemahan dan membuat cadangan tindakan penambahbaikan sebagai panduan semasa menguruskan majlis yang akan datang. SU 18. Membuat laporan analisis keberkesanan konvokesyen dan membentangkannya dalam mesyuarat MPPP sebelum laporan dan analisis tersebut dihantar ke Unit Hal Ehwal Pelajar, BPG untuk makluman.

6 MUKA SURAT : 6/6 6.0 REKOD KUALITI BIL. JENIS REKOD LOKASI TEMPOH SIMPANAN 1. Kertas Perancangan Pejabat Am 5 Tahun Konvokesyen LAMPIRAN 2. Surat Panggilan Mesyuarat JKIK Pejabat Am 5 Tahun 3. Minit Mesyuarat JKIK Pejabat Am 5 Tahun 4. Senarai Semak Tugas AJK Konvokesyen Pejabat Am 5 Tahun LAM-PT Atur Cara Pentadbiran Pejabat Am 5 Tahun 6. Surat Undangan kepada Para Pejabat Am 5 Tahun Graduan dan Maklumat Majlis Lulusan 7. Senarai Lulusan Pejabat Am 5 Tahun 8. Senarai Undangan Pejabat Am 5 Tahun 9. Draf Teks Ucapan Pejabat Am 5 Tahun 10. Minit mesyuarat post mortem Pejabat Am 5 Tahun 11. Laporan Konvokesyen Institut Pejabat Am 5 Tahun 12. Pemantauan Keberkesanan Konvokesyen daripada Persepsi Pelajar 13. Pemantauan Keberkesanan Konvokesyen daripada Persepsi Timbalan Pengarah Pejabat Am 5 Tahun LAM-PT18-02 Pejabat Am 5 Tahun LAM-PT18-03