I. STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) BAGIAN UMUM

Transkripsi

1 A. SURAT MASUK I. STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) BAGIAN UMUM NO Surat Masuk yang bersifat tertutup (Rahasia dan pribadi) langsung disampaikan kepada yang bersangkutan sesuai tujuan surat. Surat Masuk yang bersifat terbuka (penting dan tidak penting), diregister pada Buku Kendali Surat Masuk dan diberi lembar disposisi, disampaikan ke Ketua Pengadilan Tinggi. Surat masuk yang mendesak dan permohonan perpanjangan tahanan langsung diserahkan ke Panitera Muda Pidana atau pejabat yang bersangkutan. 1 Hari 2. Setelah diregister surat diberi lembar disposisi, kemudian dicatat pada Buku Kendali KPN dan segera disampaikan. 3. Setelah didisposisi oleh KPN, kemudian surat disampaikan kepada Panitera / Sekretaris untuk didisposisi. Setelah didisposisi oleh Panitera / Sekretaris surat kembali dicatat pada Buku Kendali Wapan dan Wasek. - Surat dari Wapan dicatat pada Buku Kendali Panmud Pidana, Panmud Perdata dan Panmud Hukum. - Surat dari Wasek dicatat pada Buku Kendali Kaur Keuangan, Kaur Kepegawaian dan Kaur Umum. 1 Hari 1 Hari B. SURAT KELUAR NO 1. Surat Keluar di register pada Buku Surat Keluar dan langsung menyerahkan Arsip Surat Keluar. 2. Surat setelah dimasukan Amplop dan diberikan Alamat Tujuan dan Nomor Surat kemudian di Cap Stempel dan dicatat dalam buku dan lembar pengiriman Surat. 1 Hari 3. Surat Keluar disampaikan / dikirim pada pukul WIB, lewat dari jam tersebut dikirim besok harinya. C. PENCATATAN ASET BMN NO 1. Barang masuk di lakukan pemeriksaan barang oleh Petugas/Panitia Penerima Barang yang ditunjuk. Setelah barang diperiksa dan sesuai dengan order/kontrak, Panitia menandatangani Berita Acara Penerimaan Barang. Apabila tidak sesuai barang harus diganti/ditukar dengan yang baru. 1 Hari 1

2 2. Setelah dilakukan pembayaran oleh bendahara atau KPPN Kemudian, SPM, SP2D dan Kuitansi disampaikan kepada petugas persediaan atau petugas SIMAK BMN untuk melakukan pencatatan pada Aplikasi. 3. BMN yang sudah dicatat bisa langsung dilakukan penomoran BMN yang bisa di print langsung dari Aplikasi. 4. Setelah penomoran, dilakukan pendistribusian BMN dan perubahan pada DBR, KIB dengan mengganti yang baru. 2 Hari 2 Hari 2 Hari D. PERBAIKAN/PERAWATAN BMN NO 1. Pemeriksaan BMN yang mengalami kerusakan dilakukan pendataan. 1 Hari 2. Setelah pendataan data dilakukan survei HPS terhadap perbaikan barang dimaksud ke penyedia-penyedia barang/jasa. 2 Hari 3. Susun HPS dan melakukan koordinasi dengan bagian keuangan. 2 Hari 4. Melakukan pengadaan barang/jasa. Sesuai Keppres E. PENGADAAN BARANG PERSEDIAAN NO 1. Pengajuan ATK dan ART (Barang Persediaan) dari tiap Bagian. 1 Minggu 2. Bagian Umum merekap semua kebutuhan dan dibuat Daftar Rencana Pembelian. 3. Melaksanakan Pengadaan sesuai dengan kebutuhan (tiap 3 bulan sekali). 4. Seluruh Pembelian dimasukkan kedalam Aplikasi, kwitansi diserahkan ke Bag. Keuangan dan seluruh Pengeluaran dicatat dalam Buku Keluar Barang. 6. Stock Opname Manual dilakukan setiap bulan, dan Stock Opname untuk Aplikasi Persediaan setiap akhir Semester. 7. Operator Persediaan mengisi Aplikasi Persediaan dan mengirimkan ke SIMAK BMN setiap akhir Semester. 3 Hari Sesuai Keppres 2 Hari 4 Hari 4 Hari F. PELAPORAN NO 1. Pengumpulan Bahan Laporan dari sub-sub bagian dan Panmud. 3 Hari 2. Pengetikan data/resume/laporan. 1 Hari 2

3 G. PELAPORAN SIMAK BMN SEMESTERAN NO 1. Pelaporan SIMAK BMN Semesteran, terlebih dahulu Aplikasi Persediaan melakukan pengiriman ke SIMAK BMN 3 Hari 2. Melakukan Rekonsiliasi Internal dengan Bagian Keuangan dengan dibuatkan Berita Acara Hasil Rekonsiliasi Internal (per bulan dan per semesteran) dengan melakukan pengiriman data (SIMAK BMN ke SAKPA) 3. Melakukan Rekonsiliasi dengan KPKNL dengan melampirkan Berita Acara Rekonsiliasi Internal dan ADK serta persyaratan lainnya 4. Pengiriman Hasil Rekonsiliasi dengan KPKNL ke Korwil beserta ADK dan laporan BMN Semesteran beserta lampiran-lampiran lainnya. 2 Hari 2 Hari 1 Hari H. PENGHAPUSAN BARANG PADA PENGADILAN NEGERI NO 1. Pembuatan SK Panitia Penghapusan Barang yang diajukan oleh PN. 4 Hari 2. Setelah PN melengkapi Persyaratan Penghapusan BMN, Berkas Penghapusan diteruskan kepada KPKNL setempat untuk mendapatkan persetujuan penghapusan BMN. 3. Setelah terbit surat persetujuan dari KPKNL setempat, kemudian Pengadilan Tinggi membuat permohonan SK Penghapusan Barang Kepada Kepala BUA cq. Bagian Perlengkapan MA-RI. 4 Hari 4 Hari I. PERPUSTAKAAN (BUKU-BUKU YANG MASUK) NO 1. Penerimaan Buku untuk Perpustakaan dicatat ke Buku Register Induk. 2 Hari 2. Setelah diregister Induk, diregister kembali ke Buku Register Klasifikasi masing-masing bidang. Kemudian Buku halaman pertama diberi nomor dan dicap Stempel Perpustakaan dan dimasukkan Nomor Register. Pemberian label pada buku, kemudian buku disusun pada rak buku sesuai klasifikasi masing-masing. Pembuatan Katalog Buku. 10 Hari J. PERPUSTAKAAN (PEMINJAMAN BUKU) NO 1. Buku yang dipinjam dicatat pada Register Buku peminjaman masing-masing anggota. Kartu diambil dan disimpan di laci khusus. 1 Hari 3

4 Penyerahan Buku kepada peminjam dan pengembaliannya paling lama 1 minggu. 2. Membuat Surat Teguran/Surat Peringatan kepada Peminjam Buku yang belum mengembalikan sesuai dengan waktu yang telah ditentukan. 1 Hari K. PENGAMANAN TAMU NO 1. Tamu wajib lapor ke Petugas Piket dan mengisi buku tamu dengan meninggalkan kartu identitas dan memakai tanda tamu. 2. Hubungi Pejabat apakah besedia menerima atau tidak. 3. Apabila bersedia, tamu diantar langsung oleh Petugas Piket. 4. Setelah selesai, kartu identitas bisa diserahkan kembali dengan terlebih dahulu menyerahkan tanda tamu. Segera L. KEAMANAN KANTOR NO 1. Menyusun jadwal piket untuk pegawai dan Satpam setiap akhir bulan. 1 Hari 2. Melakukan pengontrolan lingkungan kantor setiap 3 jam sekali, dilaksanakan oleh petugas keamanan. 3. Melakukan koordinasi dengan aparat keamanan terkait (POLRES, POLSEK, KODIM). Sesuai jadwal apabila diperlukan 4. Mengarahkan semua tamu untuk melapor ke piket. Segera 5. Mencatat dalam buku piket, semua kegiatan di lingkungan kantor oleh yang melaksanakan piket. Sesuai jadwal M. KEBERSIHAN/KENYAMANAN LINGKUNGAN KANTOR NO 1. Pelaksanaan Kebersihan dilakukan rutin setiap hari kerja, meliputi kebersihan dalam ruangan dan luar ruangan/ halaman kantor oleh petugas (cleaning service). Pagi dan Sore sesuai jadwal 2. Pelaksanaan kebersihan untuk kegiatan khusus misal : pelantikan dll dilaksanakan pada hari tersebut sebelum dan sesudah pelaksanaan. 3. Pengangkutan sampah dilaksanakan oleh petugas kebersihan seminggu tiga kali. Sesuai jadwal Sesuai jadwal 4

5 Kenyamanan : Untuk meningkatkan pelayanan kepada publik, diperlukan tersedianya ruangan-ruangan yang respresentatif, meliputi: - Bangunan gedung Pengadilan Tinggi dan Ruang kerja yang Refresentatif; - Ruang sidang yang bersih dan sejuk; - Ruang Tunggu dengan kursi yang cukup; - Ruang Poliklinik/Kesehatan; - Ruang Kamar mandi /WC yang bersih; - Pemeliharaan halaman/taman yang asri; - Penataan parkir dengan teratur dan tertib; - Ruang/Tempat ibadah ; - Tersedianya Kantin yang bersih; - Menyediakan tempat sampah yang cukup; - Media elektronik seperti TV dan Surat Kabar/Majalah. 5

6 II. STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) BAGIAN KEPEGAWAIAN A. PENGELOLAAN DATA DAN INFORMASI KEPEGAWAIAN. NO 1 Memeriksa dan mengklasifikasi surat-surat masuk ke Sub Bagian Kepegawaian Pengadilan Negeri Garut sesuai disposisi KPN. Surat yang masuk di Sub bagian kepegawaian kemudian dicatat, diagenda dan diarsipkan setelah dikoreksi. Surat yang perlu dibalas dibuatkan konsep dan pengetikan dan setelah dikoreksi ditanda tangan KPN. Penyerahan ke bagian umum untuk dikirim. 3 Hari Kerja 2 Pengelolaan file Hakim dan Pegawai Pengadilan Negeri Garut. setiap hari kerja 3 Menyusun, mengetik sampai tanda tangan Ketua Pengadilan Negeri mengenai jumlah data pegawai (beezeting) Pengadilan Negeri Garut dilaksanakan pada setiap semester. 4 Menyusun, mengetik sampai penandatanganan Ketua Pengadilan Tinggi Daftar Urut Senioritas (DUS) Hakim Pengadilan Negeri Garut. 5 Menyusun, mengetik, DUK sampai penandatangan oleh Ketua Pengadilan Negeri Garut setiap semester. 6 Menyusun/mengetik absensi Hakim dan Pegawai Pengadilan Negeri Garut pada setiap awal bulan dan menyerahkan ke bagian keuangan. 7 Pembuatan Surat Keputusan Ketua Pengadilan Negeri Garut untuk Hakim Pengawas Bidang. 2 Hari Kerja 2 Hari Kerja 5 Hari Kerja B. PROSES KENAIKAN PANGKAT (REGULER, PILIHAN, PENGABDIAN DAN PENYESUAIAN IJAZAH) NO 1 Meneliti kelengkapan berkas usulan, dan pengetikan usulan Hakim dan Pegawai Pengadilan Negeri Garut kemudian dikoreksi oleh Kepala Urusan Kepegawaian. 2 Pemberkasan dan Penandatanganan oleh Ketua Pengadilan Negeri / Panitera Sekretaris. 3 Hari Kerja 2 Hari Kerja 3 Proses Penyerahan ke Bagian umum untuk dikirim. 6

7 C. PROSES KENAIKAN GAJI BERKALA NO 1 Menyusun daftar nama Hakim dan Pegawai yang akan naik gaji berkala untuk tahun berjalan. 2 Pembuatan Surat Keputusan kenaikan gaji berkala dibuat 2 bulan sebelum Terhitung Mulai Tanggal (TMT) kenaikan gaji berkala dan diserahkan kepada pembuat daftar gaji dan yang bersangkutan. 2 Hari Kerja 2 Hari Kerja D. MUTASI HAKIM DAN PEGAWAI NO 1 Mutasi di bawah kewenangan Pengadilan Negeri Garut. Menginventarisasi dan memeriksa kelengkapan berkas usul mutasi kemudian direkap untuk bahan rapat Baperjakat. Rapat Baperjakat, membuat Berita Acara Baperjakat Pengetikan, penanda tanganan Surat Pengantar dan Surat Keputusan sebagai tindak lanjut dari hasil Baperjakat serta melengkapi berkas Proses Penyerahan ke bagian umum untuk dikirim. 3 Hari Kerja 2 Hari Kerja 3 Hari Kerja 2 Membuat Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas, membuat Surat Pernyataan menduduki Jabatan dan penyerahan ke Bagian Keuangan dan Yang bersangkutan 3 Hari Kerja E. USUL JABATAN NO 1 Menginventarisasi dan memeriksa kelengkapan berkas usul kemudian direkap untuk bahan rapat Baperjakat. 3 Hari Kerja 2 Rapat Baperjakat, membuat Berita Acara Baperjakat. 2 Hari Kerja 3 Pengetikan, Penandatanganan berkas usulan sebagai tindak lanjut dari hasil Baperjakat. 3 Hari Kerja 4 Proses Penyerahan ke bagian umum untuk dikirim. 7

8 F. USULAN PENSIUN NO 1 Memeriksa berkas usulan pensiun dilakukan 6 bulan sebelum yang bersangkutan memasuki usia pension. 5 Hari kerja 2 Pengetikan surat pengantar dan penandatanganan. 2 Hari Kerja 3 Proses Penyerahan ke bagian umum untuk dikirimkan. G. USULAN TANDA PENGHARGAAN SATYA LENCANA KARYA SATYA NO 1 Memeriksa dan menginventarisasi data Hakim dan Pegawai yang telah memenuhi masa kerja 10 tahun, 20 tahun dan 30 tahun. 2 Pengetikan, penadatanganan, serta melengkapi lampiran surat usulan tanda penghargaan. 3 Hari Kerja 5 Hari Kerja 3 Proses Penyerahan ke bagian umum untuk dikirimkan. H. PEMBUATAN CUTI HAKIM DAN PEGAWAI NO 1 Setelah Permohonan Cuti masuk ke bagian kepegawaian, kemudian diteliti dibuku register Cuti. 2 Berkas Permohonan cuti diserahkan kepada KPN untuk dipertimbangkan / mendapat Persetujuan 3 Setelah mendapat persetujuan dari KPN kemudian dibuat surat cuti ditandatangani oleh Ketua Pengadilan Negeri dan kemudian dicatat pada buku register cuti. 4 Penyerahan pengiriman surat cuti kepada pemohon cuti, dan arsip dimasukan ke file yang bersangkutan. 3 Hari Kerja kerja I. BIMBINGAN TEKNIS NO 1 Memeriksa siapa yang akan mengikuti kegiatan Bimbingan Teknis tersebut. 8

9 2 Membuatkan surat tugas bagi yang akan mengikuti Bimbingan Teknis ditandatangan oleh KPN kemudian menyerahkan kepada yang bersangkutan. 2 Hari Kerja J. HUKUMAN DISIPLIN NO 1 Hukuman Disiplin Kewenangan Mahkamah Agung dan Pengadilan Tinggi. Menginventarisasi dan memeriksa Surat Keputusan tentang Hukuman Disiplin dan kemudian melaporkan kepada Ketua Pengadilan Negeri. Membuat Berita Acara penyerahan Surat Keputusan Hukuman Disiplin, dan membuat Kepada Yang Bersangkutan. Penyerahan Surat Keputusan Hukuman Disiplin kepada yang bersangkutan, dan ditanda tanganinya, kemudian membuat laporan ke Mahkamah Agung dan Pengadilan Tinggi. 3 Hari Kerja K. PEMBUATAN DP3 NO 1 Menyiapkan formulir DP3, menyerahkan kepada Pejabat Penilai ( atasan langsung yang dinilai ) pada setiap akhir tahun. 2 Pengetikan DP3 setelah menerima penilaian dari pejabat penilai. 3 Penandatanganan oleh Pejabat penilai, Pejabat yang dinilai dan atasan Penilai, selanjutnya dimasukan ke file yang bersangkutan. 7 Hari Kerja 7 Hari Kerja 7 Hari Kerja 9

10 III. STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) BAGIAN KEUANGAN NO A PENYUSUNAN ANGGARAN Kuasa Pengguna Anggaran (KPA) bersama-sama dengan Pejabat Pembuat Komitmen (PPK)/ Penanggungjawab Kegiatan dan Tim Penyusun Anggaran menyusun rencana dan program dalam bentuk Rencana Kerja Anggaran Kementerian/ Lembaga (RKA-KL) Satker Pengadilan Tinggi dan Pengadilan Negeri se-jawa Barat. Disesuaikan dengan Jadwal dari Badan Urusan Administrasi MA RI B PELAKSANAAN ANGGARAN 1 GAJI INDUK Petugas Pengelola Administrasi Belanja Pegawai (PPABP) membuat daftar gaji pegawai dengan menginput data pada Aplikasi Gaji (GPP) dan menyusun kelengkapan data gaji pegawai (SK Kenaikan Pangkat, SK Kenaikan Gaji Berkala, SK Jabatan, SK Mutasi, KP4, Tunjangan Istri/anak) pada setiap awal bulan; Menghitung dan membuat Surat Setoran Pajak (PPh21) atas gaji; Memeriksa kembali data-data pegawai yang diajukan gajinya beserta kelengkapan data dukungnya; PPABP menyampaikan tagihan dan dokumen pendukung Surat Perintah Pembayaran (SPP-LS) yang lengkap dan benar kepada PPK; PPK menguji tagihan dan dokumen pendukung SPP-LS, apabila tidak lengkap dan tidak benar PPK mengembalikan kepada PPABP secara tertulis; PPK menerbitkan SPP-LS; PPK menyampaikan SPP-LS beserta data dukungnya kepada Pejabat Penguji SPP/Pejabat Penandatangan Surat Perintah Membayar (SPM); Apabila SPP-LS dan dokumen pendukung tidak lengkap dan tidak benar maka PP SPP/PP SPM mengembalikannya kepada PPK; PP SPM melakukan pengujian SPP-LS sampai dengan menerbitkan SPM-LS setelah SPP-LS beserta dokumen pendukungnya diterima lengkap dan benar; Kuasa Pengguna Anggaran (KPA) atau Pejabat yang ditunjuk menyampaikan SPM-LS serta dokumen pendukung dan Alat Dokumen Komputer (ADK) SPM ke Kepala Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN) untuk diterbitkan Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D); 5 hari 10

11 Setelah mendapatkan SP2D dari KPPN, Bendahara Pengeluaran membuat rekap besaran gaji untuk ditransfer ke rekening masingmasing pegawai dan mencocokan nomor rekening yang bersangkutan; Bendahara Pengeluaran menyampaikan cek gaji setelah ditandatangani bersama KPA ke Bank Mitra Kerja untuk dilakukan pencairan gaji. 2 GAJI SUSULAN/KEKURANGAN GAJI PPABP membuat daftar gaji susulan/kekurangan gaji pegawai dengan menginput data pada Aplikasi Gaji (GPP) dan menyusun kelengkapan data gaji susulan/kekurangan gaji pegawai (SK Kenaikan Gaji Berkala, SK Jabatan, SK Mutasi, KP4, SKPP); Menghitung dan membuat Surat Setoran Pajak (PPh21) atas gaji susulan/kekurangan gaji; Memeriksa kembali data-data pegawai yang diajukan gaji susulan/kekurangan gaji beserta kelengkapan data dukungnya; PPABP menyampaikan tagihan dan dokumen pendukung Surat Perintah Pembayaran (SPP-LS) yang lengkap dan benar kepada PPK; PPK menguji tagihan dan dokumen pendukung SPP-LS, apabila tidak lengkap dan tidak benar PPK mengembalikan kepada PPABP secara tertulis; PPK menerbitkan SPP-LS; PPK menyampaikan SPP-LS beserta data dukungnya kepada Pejabat Penguji SPP/Pejabat Penandatangan SPM; Apabila SPP-LS dan dokumen pendukung tidak lengkap dan tidak benar maka PP SPP/PP SPM mengembalikannya kepada PPK secara tertulis; PP SPM melakukan pengujian SPP-LS sampai dengan menerbitkan SPM-LS setelah SPP-LS beserta dokumen pendukungnya diterima lengkap dan benar; KPA atau Pejabat yang ditunjuk menyampaikan SPM-LS beserta dokumen pendukung dan ADK SPM ke Kepala KPPN untuk diterbitkan SP2D; Setelah mendapatkan SP2D dari KPPN, Bendahara Pengeluaran membuat rekapitulasi besaran gaji susulan/kekurangan gaji untuk ditransfer ke rekening masing-masing pegawai dan mencocokan nomor rekening yang bersangkutan; Bendahara Pengeluaran menyampaikan cek gaji setelah ditandatangani bersama KPA ke Bank Mitra Kerja untuk dilakukan pencairan gaji susulan. 3 GAJI KE - 13 PPABP membuat daftar gaji ke-13 dengan menginput data pada Aplikasi Gaji (GPP) dan menyusun kelengkapan data gaji ke-13; Menghitung dan membuat Surat Setoran Pajak (PPh21) atas gaji ke-13; Memeriksa kembali data-data pegawai yang diajukan gaji ke-13 beserta kelengkapan data dukungnya; PPABP menyampaikan tagihan dan dokumen pendukung Surat Perintah Pembayaran (SPP-LS) yang lengkap dan benar kepada PPK; 5 hari 5 hari 11

12 PPK menguji tagihan dan dokumen pendukung SPP-LS, apabila tidak lengkap dan tidak benar PPK mengembalikan kepada PPABP secara tertulis; PPK menerbitkan SPP-LS; PPK menyampaikan SPP-LS beserta data dukungnya kepada Pejabat Penguji SPP/Pejabat Penandatangan SPM; Apabila SPP-LS dan dokumen pendukung tidak lengkap dan tidak benar maka PP SPP/PP SPM mengembalikannya kepada PPK secara tertulis; PP SPM melakukan pengujian SPP-LS sampai dengan menerbitkan SPM-LS setelah SPP-LS beserta dokumen pendukungnya diterima lengkap dan benar; KPA atau Pejabat yang ditunjuk menyampaikan SPM-LS beserta dokumen pendukung dan ADK SPM ke Kepala KPPN untuk diterbitkan SP2D; Setelah mendapatkan SP2D dari KPPN, Bendahara Pengeluaran membuat rekapitulasi besaran gaji ke-13 untuk ditransfer ke rekening masing-masing pegawai dan mencocokan nomor rekening yang bersangkutan; Bendahara Pengeluaran menyampaikan cek gaji setelah ditandatangani bersama KPA ke Bank Mitra Kerja untuk dilakukan pencairan gaji ke UANG MAKAN PEGAWAI Uang Makan Pegawai diajukan melalui mekanisme LS; Menerima Rekapitulasi Daftar Hadir Pegawai dari Bagian Kepegawaian; PPABP membuat daftar penerima uang makan berdasarkan rekapitulasi daftar hadir pegawai dari Bagian Kepegawaian dengan menginput data pada Aplikasi Gaji (GPP); Menghitung dan membuat Surat Setoran Pajak (PPh21) atas uang makan; Memeriksa kembali data-data pegawai yang diajukan uang makannya; PPABP menyampaikan daftar penerima uang makan dan Surat Pernyataan Tanggungjawab Mutlak (SPTJM) kepada KPA; Setelah daftar penerima uang makan dan SPTJM ditandatangani KPA, maka PP SPM menerbitkan SPM-LS; KPA atau Pejabat yang ditunjuk menyampaikan SPM-LS beserta dokumen pendukung dan ADK SPM ke Kepala KPPN untuk diterbitkan SP2D; Setelah mendapatkan SP2D dari KPPN, Bendahara Pengeluaran menyampaikan cek uang makan setelah ditandatangani bersama KPA ke Bank Mitra Kerja untuk dilakukan pencairan uang makan pegawai. 5 TUNJANGAN KHUSUS KINERJA (REMUNERASI) Pertanggungjawaban dimuka dan atau usulan tunjangan khusus kinerja dibuat setelah menerima surat permintaan pertanggungjawaban dimuka dan atau usulan dari sekretaris Mahkamah Agung RI; 12

13 Menyampaikan pemberitahuan permintaan pertanggungjawaban dimuka dan atau usulan tunjangan khusus kinerja kepada Pengadilan Negeri se Jawa Barat; Menerima Rekapitulasi Daftar Hadir Pegawai (masuk dan pulang) dan Rekapitulasi Absensi Pegawai dari Bagian Kepegawaian; Menghitung dan membuat pertanggungjawaban dimuka dan atau usulan tunjangan khusus kinerja berdasarkan data Rekapitulasi Daftar Hadir Pegawai (masuk dan pulang) dan Rekapitulasi Absensi Pegawai dari Sub Bagian Kepegawaian berupa: - Tanda Terima Tunjangan Khusus Kinerja; - Rekapitulasi Daftar Hadir (masuk dan pulang); - Rekapitulasi Absensi Pegawai; - Kwitansi; - Surat Pernyataan Tanggungjawab Mutlak (SPTJM). Menyampaikan berkas Pertanggungjawaban Dimuka dan atau Tunjangan Khusus Kinerja untuk ditandatangani KPA dan Ketua Pengadilan Negeri; Memeriksa dan menghimpun Pertanggungjawaban Dimuka dan atau Usulan Tunjangan Khusus Kinerja; Membuat Rekapitulasi Pertanggungjawaban Dimuka dan atau Usulan Tunjangan Khusus Kinerja dan disampaikan ke Ketua Pengadilan Negeri untuk ditandatangani; Menyampaikan Pertanggungjawaban Dimuka dan atau Usulan Tunjangan Khusus Kinerja ke Sub bag. Keuangan PT Bandung; Setelah mendapat pemberitahuan pencairan dana Tunjangan Khusus Kinerja dari Mahkamah Agung RI, Bendahara Pengeluaran membuat rekapitulasi ; besaran tunjangan untuk ditransfer ke rekening masing-masing pegawai dan mencocokan nomor rekening yang bersangkutan; Bendahara Pengeluaran menyampaikan cek tunjangan khusus kinerja setelah ditandatangani bersama KPA ke Bank Mitra Kerja untuk dilakukan pencairan tunjangan khusus kinerja; Memeriksa dan menghimpun pertanggungjawaban tunjangan khusus kinerja. 6 UANG LEMBUR PEGAWAI Menerima Rekapitulasi Daftar Hadir Pegawai dari Bagian Kepegawaian; PPABP membuat daftar penerima uang lembur berdasarkan rekapitulasi daftar hadir pegawai dari Sub Bagian Kepegawaian dengan menginput data pada Aplikasi Gaji (GPP); Menghitung dan membuat Surat Setoran Pajak (PPh21) atas uang lembur; Memeriksa kembali data-data pegawai yang diajukan uang lemburnya; PPABP menyampaikan daftar penerima uang lembur dan SPTJM kepada KPA; 5 hari 13

14 Setelah daftar penerima uang makan dan SPTJM ditandatangani KPA, maka PP SPM menerbitkan SPM-LS; KPA atau Pejabat yang ditunjuk menyampaikan SPM-LS beserta dokumen pendukung dan ADK SPM ke Kepala KPPN untuk diterbitkan SP2D; Setelah mendapatkan SP2D dari KPPN, Bendahara Pengeluaran menyampaikan cek uang lembur setelah ditandatangani bersama KPA ke Bank Mitra Kerja 7 PENGAJUAN UANG PERSEDIAAN (UP) Setelah menerima SK dari KPA, Bendahara Pengeluaran bersama Kepala Sub Bagian Keuangan menyusun kebutuhan anggaran yang bisa dibayarkan melalui mekanisme UP yang besarnya maksimal 1/12 dari nilai PAGU Belanja Barang; Bendahara Pengeluaran menyampaikan permintaan UP kepada PPK untuk diterbitkan SPP-UP; PPK menguji permintaan UP, apabila tidak lengkap dan tidak benar, maka mengembalikan permintaan UP tersebut kepada Bendahara Pengeluaran secara tertulis; PPK menerbitkan SPP-UP dan menyampaikan SPP-UP beserta data dukungnya kepada Pejabat Penguji SPP/Pejabat Penandatangan SPM; Apabila SPP-UP dan dokumen pendukung tidak lengkap dan tidak benar maka PP SPP/PP SPM mengembalikannya kepada PPK; PP SPM melakukan pengujian SPP-UP sampai dengan menerbitkan SPM-UP setelah SPP-UP beserta dokumen pendukungnya diterima lengkap dan benar; KPA atau Pejabat yang ditunjuk menyampaikan SPM-LS beserta dokumen pendukung dan ADK SPM ke Kepala KPPN untuk diterbitkan SP2D; Setelah mendapatkan SP2D dari KPPN, Bendahara Pengeluaran menyampaikan cek uang persediaan setelah ditandatangani bersama KPA ke Bank Mitra Kerja untuk dilakukan pencairan uang persediaan. 8 PENGAJUAN TAMBAHAN UANG PERSEDIAAN (TUP) Tambahan Uang Persediaan (TUP) hanya untuk membiayai kegiatan yang mendesak dan habis dalam waktu 1 bulan dengan nilai diatas UP; Membuat surat ijin TUP ke KPPN (untuk TUP s/d Rp ,-) atau Kanwil Perbendaharaan (untuk TUP diatas Rp ,-) untuk ditandatangani oleh KPA; Menyampaikan permohonan ijin TUP ke KPPN atau Kanwil Ditjen Perbendaharaan; Setelah ijin TUP dari Kepala KPPN atau Kepala Kanwil Ditjen Perbendaharaan diterima, maka Bendahara Pengeluaran menyusun kelengkapan dokumen permintaan TUP dan menyampaikannya kepada PPK untuk diterbitkan SPP-TUP; PPK menguji permintaan TUP, apabila tidak lengkap dan tidak benar maka mengembalikan permintaan TUP tersebut kepada Bendahara Pengeluaran secara tertulis; 14

15 PPK menerbitkan SPP-TUP dan menyampaikan SPP-TUP beserta data dukungnya kepada Pejabat Penguji SPP/Pejabat Penandatangan SPM; Apabila SPP-TUP dan dokumen pendukung tidak lengkap dan tidak benar maka PP SPP/PP SPM mengembalikannya kepada PPK; PP SPM melakukan pengujian SPP-TUP sampai dengan menerbitkan SPM-TUP setelah SPP-TUP beserta dokumen pendukungnya diterima lengkap dan benar; KPA atau Pejabat yang ditunjuk menyampaikan SPM-TUP beserta dokumen pendukung dan ADK SPM ke Kepala KPPN untuk diterbitkan SP2D; Setelah mendapatkan SP2D dari KPPN, Bendahara Pengeluaran menyampaikan cek tambahan uang persediaan setelah ditandatangani bersama KPA ke Bank Mitra Kerja untuk dilakukan pencairan tambahan uang persediaan; Bendahara Pengeluaran menyusun dokumen/bukti-bukti pengeluaran TUP sebagai bukti pertanggungjawaban untuk pengajuan TUP Nihil; 5 hari Apabila terdapat kelebihan atas TUP, maka Bendahara Pengeluaran menyetorkan kembali kelebihan tersebut ke rekening Bendahara Umum Negara; PP-SPM membuat SPM-TUP Nihil untuk disampaikan ke KPPN dan diterbitkan SP2D TUP Nihil. 9 PENGAJUAN GANTI UANG PERSEDIAAN (GUP) Bukti-bukti pengeluaran disampaikan oleh Penerima Hak kepada Bendahara Pengeluaran; Bendahara Pengeluaran menyampaikan dokumen pendukung SPP- GUP berupa bukti-bukti pengeluaran kepada PPK; PPK menguji bukti-bukti pengeluaran dari Bendahara Pengeluaran, apabila tidak lengkap dan tidak benar, maka PPK mengembalikannya kepada Bendahara Pengeluaran secara tertulis; PPK menerbitkan SPP-GUP dan disampaikan kepada PP SPP/PP SPM; Apabila SPP-LS dan dokumen pendukung tidak lengkap dan tidak benar maka PP SPP/PP SPM mengembalikannya kepada PPK; PP SPM melakukan pengujian SPP-LS sampai dengan menerbitkan SPM-GUP setelah SPP-GUP beserta dokumen pendukungnya diterima lengkap dan benar; KPA atau Pejabat yang ditunjuk menyampaikan SPM-GUP beserta dokumen pendukung dan ADK SPM ke Kepala KPPN untuk diterbitkan SP2D ; Setelah mendapatkan SP2D dari KPPN, Bendahara Pengeluaran menyampaikan cek ganti uang persediaan setelah ditandatangani bersama KPA ke Bank Mitra Kerja untuk dilakukan pencairan penggantian uang persediaan. 10 PENGAJUAN PEMBAYARAN DENGAN MEKANISME LS Pembayaran dengan mekanisme LS dilakukan untuk kegiatan Belanja Modal atau Belanja Barang yang menurut peraturan perundang-undangan harus dibayarkan secara langsung baik itu yang telah dilaksanakan maupun yang akan dilaksanakan; Berdasarkan peraturan yang tidak boleh dilakukan dengan mekanisme UP yaitu Belanja Modal atau Belanja Barang 15

16 Tagihan dan dokumen pendukung SPP-LS yang lengkap dan benar diajukan oleh Penerima Hak kepada KPA/PPK; (diatas Rp ,-) dan Belanja Honorarium. 11 C 1 PPK menguji tagihan dan dokumen SPP-LS, apabila tidak lengkap dan tidak benar maka mengembalikannya kepada Penerima Hak secara tertulis; PPK menerbitkan SPP-LS dan menyampaikan SPP-LS beserta data dukungnya kepada Pejabat Penguji SPP/Pejabat Penandatangan SPM; Apabila SPP-LS dan dokumen pendukung tidak lengkap dan tidak benar maka PP SPP/PP SPM mengembalikannya kepada PPK; PP SPM melakukan pengujian SPP-LS sampai dengan menerbitkan SPM-LS setelah SPP-LS beserta dokumen pendukungnya diterima lengkap dan benar KPA atau Pejabat yang ditunjuk menyampaikan SPM-LS beserta dokumen pendukung dan ADK SPM ke Kepala KPPN untuk diterbitkan SP2D PENGELOLAAN PENERIMAAN NEGARA BUKAN PAJAK (PNBP) Bendahara Penerima menerima, membukukan dan menyetorkan Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP) ke Bank Persepsi; Bendahara Penerima melaporkan pembukuan disertai bukti-bukti setoran kepada Atasan Langsung Bendahara Penerima; Membuat laporan bulanan Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP) untuk disampaikan ke Badan Urusan Administrasi MA, Kepala Biro Keuangan, Dirjen Badilum dan Koordinator Wilayah (Korwil). LAPORAN KEUANGAN LAPORAN BULANAN SISTEM AKUNTANSI PENGGUNA ANGGARAN (SAKPA) Menghimpun dokumen dan data-data transaksi keuangan dari Bendahara Pengeluaran; Meneliti dan menyusun dokumen-dokumen berdasar Surat Permintaan Pencairan Dana (SP2D) dari KPPN; Input data ke Aplikasi SAKPA; Melakukan rekonsiliasi dengan KPPN; 5 hari 5 hari 3 hari Membuat laporan bulanan untuk Korwil dan Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang (KPKNL) setelah menerima Laporan SIMAK BMN dari Sub Bagian Umum; Menyampaikan Laporan Keuangan ke Korwil, Biro Keuangan MA RI, Badan Urusan Adiminstrasi dan Badan Pengawasan MA RI. 2 LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN (LPJ) Bendahara Pengeluaran membuat Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) untuk disampaikan ke KPPN sebagai dasar untuk penarikan anggaran; Bendahara Peenerima membuat Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) untuk disampaikan ke KPPN; 3 LAPORAN REALISASI ANGGARAN (LRA) Membuat Laporan Realisasi Anggaran (LRA) atas semua jenis belanja berdasarkan format yang baku; Menghimpun dan menyusun Laporan Realisasi Anggaran (LRA); 5 hari 5 hari 5 hari 16

17 4 LAPORAN KEUANGAN TRIWULAN, SEMESTER DAN TAHUNAN Membuat laporan pelaksanaan pengelolaan keuangan setiap triwulan, semester dan tahunan yang disertai Catatan Atas Laporan Keuangan (CaLK) pada format yang telah disediakan; Menghimpun Laporan Bulanan menjadi Laporan Triwulan, Laporan Semeter dan Laporan Tahunan; Mengkompilasi Laporan Triwulan, Laporan Semester dan Tahunan dari Satker Daerah; Menyampaikan Laporan Triwulan, Laporan Semester dan Tahunan ke Badan Urusan Administrasi MA RI dan Korwil Jawa Barat. 5 PENATAUSAHAAN DAN PENGAWASAN ANGGARAN 5.1. BUKU KAS UMUM Bendahara Pengeluaran memberi nomor seluruh bukti-bukti baik penerimaan maupun pengeluaran; Bendahara Pengeluaran mencatat semua transaksi baik penerimaan maupun pengeluaran uang segera setelah transaksi dilaksanakan; Setiap akhir bulan Buku Kas Umum ditutup dan ditandatangani oleh Bendahara Pengeluaran dan Atasan Bendahara Pengeluaran (KPA); 5.2. BUKU PEMBANTU KAS Bendahara Pengeluaran memberi nomor bukti-bukti baik penerimaan maupun pengeluaran; Bendahara Pengeluaran mencatat semua transaksi baik penerimaan kas maupun pengeluaran uang segera setelah transaksi dilaksanakan; Setiap akhir bulan Buku Pembantu Kas ditutup dan ditandatangani oleh Bendahara Pengeluaran dan Atasan Bendahara Pengeluaran (KPA) BUKU KAS BANK Bendahara Pengeluaran memberi nomor bukti-bukti baik penerimaan maupun pengeluaran yang masuk ke Nomor Rekening Bendahara Pengeluaran; Bendahara Pengeluaran mencatat semua transaksi baik penerimaan maupun pengeluaran uang segera setelah transaksi dilaksanakan; Setiap akhir bulan Buku Kas Bank ditutup dan ditandatangani oleh Bendahara Pengeluaran dan Atasan Bendahara Pengeluaran (KPA) BUKU KAS TUNAI Bendahara Pengeluaran memberi nomor bukti-bukti baik penerimaan maupun pengeluaran yang bersifat pembayaran tunai; Bendahara Pengeluaran mencatat semua transaksi baik penerimaan maupun pengeluaran uang segera setelah transaksi dilaksanakan; Setiap akhir bulan Buku Kas Tunai ditutup dan ditandatangani oleh Bendahara Pengeluaran dan Atasan Bendahara Pengeluaran (KPA) BUKU PEMBANTU UANG PERSEDIAAN 10 hari 15 hari 17

18 Bendahara Pengeluaran memberi nomor bukti-bukti baik penerimaan maupun pengeluaran dari Uang Persediaan yang diajukan ke KPPN; Bendahara Pengeluaran mencatat semua transaksi baik penerimaan maupun pengeluaran uang segera setelah transaksi dilaksanakan; Setiap akhir bulan Buku Pembantu Uang Persediaan ditutup dan ditandatangani oleh Bendahara Pengeluaran dan Atasan Bendahara Pengeluaran BUKU PEMBANTU LS BENDAHARA Bendahara Pengeluaran memberi nomor bukti-bukti baik penerimaan maupun pengeluaran dari LS yang diajukan ke KPPN; Bendahara Pengeluaran mencatat semua transaksi baik penerimaan maupun pengeluaran uang segera setelah transaksi dilaksanakan; Setiap akhir bulan Buku Pembantu LS ditutup dan ditandatangani oleh Bendahara Pengeluaran dan Atasan Bendahara Pengeluaran (KPA) BUKU PEMBANTU PAJAK Bendahara Pengeluaran dan Bendahara Penerima memberi nomor bukti-bukti baik penerimaan maupun pengeluaran Pajak; Bendahara Pengeluaran dan Bendahara Penerima mencatat semua transaksi baik penerimaan maupun pengeluaran uang segera setelah transaksi dilaksanakan; Setiap akhir bulan Buku Pembantu Pajak ditutup dan ditandatangani oleh Bendahara Pengeluaran dan Atasan Bendahara Pengeluaran (KPA); Setiap akhir bulan Buku Pembantu Pajak ditutup dan ditandatangani oleh Bendahara Penerimaan dan Atasan Bendahara Penerima (WAPAN). 6 PENATAUSAHAAN SURAT Memeriksa, mengarsipkan, menindaklajuti setiap surat-surat yang masuk ke Sub Bagian Keuangan; Mengonsep, membuat, meminta nomor surat ke Sub Bagian Umum dan ditandatangani oleh Pejabat yang berwenang; Menyerahkan kepada Sub Bagian Umum untuk selanjutnya dikirimkan. 18

19 IV. STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) KEPANITERAAN PIDANA A. PROSEDUR PENERIMAAN BERKAS BANDING PERKARA PIDANA NO 1. Berkas perkara diterima oleh bagian umum 2. Disposisi oleh Ketua Pengadilan Negeri 3. Disposisi oleh Panitera dan Wakil Panitera 4. Berkas perkara diterima di Kepaniteraan Pidana untuk diteliti kelengkapan administrasi ; 5. Pengisian Buku Register Induk Perkara Pidana 6. Pemberitahuan registrasi perkara kepada Terdakwa/Penasihat Hukumnya dan Penuntut Umum 7. Menyiapkan formulir Penetapan penunjukkan penetapan majelis hakim dan panitera pengganti 8. Penunjukkan majelis hakim dan panitera pengganti 9. Pendistribusian perkara kepada masing-masing majelis hakim 10. Proses memeriksa dan memutus perkara pidana pada tingkat banding ditangan Majelis Hakim a. Waktu Penyelesaian secara Kasuistis perkara-perkara tertentu dapat disimpangi karena tingkat kesulitannya. b. Putusan Tergantung dari waktu penahanan / minimal 10 hari sebelum waktu penahanan berakhir Ketua Majelis menerima dan mempelajari berkas perkara sebagai pembaca pertama Hakim Anggota I sebagai pembaca kedua mempelajari berkas perkara kemudian diserahkan kepada Hakim Anggota II Hakim Anggota II sebagai pembaca ketiga mempelajari berkas perkara 5 hari kerja 6 Hari Kerja 6 Hari kerja 14. Musyawarah Majelis Hakim 3 Hari kerja 15. Pembuatan Konsep putusan oleh Hakim yang ditunjuk 7 Hari Kerja 16. Panitera Pengganti mengetik konsep Putusan 5 hari kerja 17. Koreksi hasil ketikan konsep putusan oleh masing-masing Hakim Anggota kerja 18 Koreksi konsep putusan oleh Ketua majelis 3 hari Kerja 19 Pengetikan kembali oleh Panitera Pengganti hasil Koreksi majelis Hakim 2 Hari kerja 19

20 20 Penentuan Waktu untuk sidang pembacaan putusan perkara 3 Hari kerja 21 Laporan putus perkara dilaporkan hari itu juga ke Kepaniteraan Pidana 22 Pengiriman petikan putusan ke Pengadilan Negeri Proses pemeriksaan kembali putusan dan pembuatan surat pengantar Proses pemberkasan dan pengiriman untuk dikirim kembali ke Pengadilan Negeri yang bersangkutan Pengisian Register Induk Pidana untuk mengisi isi putusan banding 26 Upload data ke internet 27 Pengiriman arsip berkas perkara non aktif ke Kepaniteraan Hukum B. PROSEDUR PERSURATAN BIASA (TERMASUK MEMORI DAN KONTRA MEMORI BANDING DAN SURAT LAINNYA) NO 1. Surat diterima oleh Bagian Umum ; 2. Disposisi oleh Ketua Pengadilan Negeri / Wakil Ketua Pengadilan Negeri 3. Disposisi surat oleh Panitera dan Wakil Panitera 4. Agenda surat dan distribusi surat memori/kontra memori banding kepada majelis hakim 5. Pengetikan dan penandatanganan surat 6. Pembuatan surat pengantar dan pengiriman surat ke instansi asal C. PROSEDUR SURAT LAPORAN BANDING (PASAL 238 JO. PASAL 27 AYAT (1) DAN AYAT (2) KUHAP DAN PERPANJANGAN PENAHANAN BERDASARKAN PASAL 29 KUHAP NO 1. Surat diterima oleh Bagian Umum Surat diserahkan langsung ke Kepaniteraan Pidana untuk segera dibuatkan penetapan penahanan / perpanjangan penahanan Penandatanganan surat penetapan penahanan / perpanjangan penahanan Pembuatan surat pengantar dan pengiriman kembali ke instansi asal 1 (satu) jam 20

21 D. PROSEDUR LAPORAN BULANAN DAN KALENDER PERSIDANGAN NO 1 Prosedur Penyelesaian Laporan Bulanan dan Kalender Persidangan 3 Hari Kerja E. PROSEDUR PENERIMAAN SALINAN PUTUSAN KASASI DAN PENINJAUAN KEMBALI NO Berkas perkara diterima oleh bagian umum. Disposisi oleh Ketua Pengadilan Negeri. Disposisi oleh Panitera dan Wakil Panitera. Berkas perkara diterima di Kepaniteraan Pidana untuk diregister. Pengiriman arsip berkas perkara non aktif ke Kepaniteraan Hukum. 21

22 V. STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) KEPANITERAAN PERDATA A. PROSES PENGELOLAAN BERKAS PERKARA PERDATA BANDING NO. 1. Proses penerimaan berkas perkara dari Pengadilan Negeri pengaju diterima oleh Sub Bagian Umum kemudian diterima di Kepaniteraan Perdata. 2. Panitera Muda Perdata menerima berkas perkara perdata banding dari bagian umum untuk kemudian mencatatnya ke buku agenda perkara dan mendisposisi berkas perkara untuk diserahkan ke pemeriksa kelengkapan berkas perkara. Kemudian menandatangani berkas yg sudah lengkap. 3. Setiap berkas perkara yang diterima, diteliti kelengkapannya dan setelah dinyatakan lengkap, diberi nomor perkara dan dicatat ke Buku Jurnal Keuangan Perkara serta diregister ke dalam Buku Register Induk Perkara. 4. Bila berkas perkara tidak lengkap, meminta kelengkapan kepada Pengadilan Negeri pengaju. 5. Setelah berkas perkara diberi nomor perkara banding, dilakukan pemberitahuan penerimaan dan registrasi berkas perkara banding ke Pengadilan Negeri pengaju dan ke para pihak. 6. Menyiapkan lembar Penetapan Penunjukan Majelis Hakim dan Penunjukan Panitera Pengganti dan penyerahan berkas perkara kepada Ketua Pengadilan Tinggi untuk penunjukan Majelis Hakim. 7. Penunjukan Majelis Hakim oleh Ketua Pengadilan Negeri. 3 hari kerja kerja 5 hari kerja kerja kerja kerja kerja 8. Penunjukan Panitera Pengganti oleh Panitera/Sekretaris. kerja 9. Berkas perkara yang telah ditetapkan Majelis Hakim dan Panitera Penggantinya dicatat pada buku pengantar berkas perkara ke Majelis untuk kemudian diserahkan kepada Ketua Majelis Hakim yang bersangkutan.. NO. 10. Ketua Majelis Hakim memparaf tanda terima di buku pengantar berkas dan mencatat berkas perkara yang diterima. 11. Pembaca pertama Ketua Majelis Hakim mempelajari berkas perkara dan selanjutnya menyerahkan kepada Hakim Anggota I. 12. Hakim Anggota I sebagai pembaca kedua mempelajari berkas perkara kemudian diserahkan kepada Hakim Anggota II. 13. Hakim Anggota II sebagai pembaca ketiga mempelajari berkas perkara kemudian diserahkan kepada Ketua Majelis. kerja kerja 5 hari kerja 7 hari kerja 7 hari kerja 22

23 14. Musyawarah Majelis Hakim untuk memutuskan perkara. 3 hari kerja 15. Pembuatan konsep putusan oleh Hakim yang ditunjuk. 7 hari kerja 16. Panitera Pengganti menerima konsep putusan untuk pengetikan putusan. 17. Hasil ketikan putusan dikoreksi oleh Masing- masing Hakim Anggota kemudian diserahkan kepada Ketua Majelis. 18. Koreksi konsep putusan oleh Ketua Majelis, kemudian penentuan waktu untuk sidang pengucapan putusan 5 hari kerja 3 hari kerja. 10 hari kerja 19. Minutasi oleh Panitera Pengganti untuk kemudian dicatat ke Buku Register Induk dan Buku Jurnal. NO. 3 hari kerja 20. Legalisir putusan yang akan dikirim ke Pengadilan Negeri. kerja 21. Menyerahkan uang PNBP ke bendahara penerima untuk disetor ke Kas Negara Membuat surat pengantar pengiriman berkas perkara banding ke Pengadilan Negeri pengaju dengan tembusan ke para pihak dan selanjutnya mengirim berkas perkara banding ke Pengadilan Negeri pengaju dengan tembusan ke para pihak. - Pengiriman berkas perkara yang sudah diputus oleh Majelis Hakim dan dikirim ke Pengadilan Negeri pengaju selambatlambatnya kerja kerja 14 hari kerja 23. Penutupan Buku Jurnal Keuangan Perkara. kerja 24. Penjilidan amar putusan dan berkas perkara banding dan menyerahkan berkas perkara yang telah diputus ke Kepaniteraan Hukum untuk diarsipkan. kerja 25. Memasukan data perkara banding ke website Pengadilan Tinggi. kerja B. PROSES PEMBUATAN LAPORAN NO. 1. Laporan bulanan Kegiatan Hakim. kerja 2. Laporan bulanan Kegiatan Panitera Pengganti. kerja 3. Laporan bulanan keadaan perkara untuk diserahkan ke Kepaniteraan Hukum paling lambat tanggal 5 setiap bulan. kerja 23

24 Keterangan : - Secara kasuistis dalam perkara-perkara tertentu, tenggang waktu tersebut di samping hanya dapat disimpangi karena tingkat kesulitannya, tetapi tetap harus diputus dan diselesaikan dalam tenggang waktu selambat-lambatnya 6 bulan sejak perkara diregister.( SEMA no.6 Tahun 1992 ) - Dalam hal perkara perdata yang menarik perhatian masyarakat (antara lain perkara class action), sudah harus diputus dan diselesaikan dalam tenggang waktu selambat-lambatnya 3 bulan sejak perkara diregister. - Uang PNBP disetorkan selambat-lambatnya 2 minggu sekali. - Laporan Bulanan kegiatan Hakim dan Panitera Pengganti dibuat setiap akhir bulan dan dilaporkan ke Ketua Pengadilan Tinggi 24

25 VI. STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) KEPANITERAAN HUKUM A. PEMBUATAN LAPORAN KEADAAN PERKARA DAN STATISTIK PERKARA NO. 1 Membuat laporan bulanan keadaan perkara perdata dan pidana serta menempelkan datanya dalam papan statistik perkara untuk setiap awal bulan 2 Menyerahkan laporan keadaan perkara dan statistik perkara ke bagian umum untuk dikirim kepada Sekretaris Panitera Mahkamah Agung RI dan Ditjen Badan Peradilan Umum Mahkamah Agung RI 3 Membuat laporan tahunan keadaan perkara dan statistik perkara setiap awal tahun 3 hari kerja kerja 10 hari kerja 4 Menyerahkan laporan tahunan keadaan perkara dan statistik perkara ke Sub Bagian Umum untuk diteruskan ke Mahkamah Agung RI dan Ditjen Badan Peradilan Umum Mahkamah Agung RI. kerja B. PENERIMAAN DAN PENATAAN ARSIP BERKAS PERKARA NO. 1 Mencatat penerimaan berkas perkara yang telah selesai diminutasi dari bagian Kepaniteraan Perdata dan Pidana ke dalam buku register perkara 2 Menyusun dan menata arsip perkara serta mengklasifikasikannya sesuai urutan nomor perkara kedalam box untuk diarsipkan kerja 4 hari kerja C. PENERIMAAN SURAT NO. 1 Menerima surat dari bagian umum yang kemudian dicatat dalam buku agenda surat masuk serta melihat disposisi surat untuk selanjutnya ditindak lanjuti sesuai disposisi tersebut. 2 Surat masuk yang berupa laporan bulanan dan tahunan dari tiap satker, data-data tersebut dicatat dalam buku laporan bulanan perkara perdata, pidana dan statistik perkara kemudian direkap kembali kedalam komputer. 3 Surat masuk berupa keuangan perdata dan denda tipiring pidana, dimasukkan dalam buku laporan bulanan dan database komputer. 4 Surat masuk berupa perkara korupsi, dicatat dalam database komputer dan arsipnya dipisahkan dalam box tersendiri. kerja kerja kerja kerja 25

26 5 Disposisi surat pengaduan dipisahkan tersendiri ke dalam buku agenda surat masuk pengaduan, sedangkan untuk disposisi arsip, maka dimasukkan berkas tersebut ke dalam box arsip surat masuk lain-lain. kerja D. PEMBUATAN SURAT KELUAR NO. 1 Membuat konsep surat yang akan dibuat, diparaf oleh Panitera Muda Hukum dan Panitera Sekretaris, lalu ditanda tangani oleh Ketua Pengadilan Tinggi 2 Menyerahkan surat keluar tersebut ke bagian umum untuk selanjutnya dikirimkan kepada yang bersangkutan kerja kerja E. MEJA PENGADUAN + PENANGANAN PENGADUAN NO. 1 Pengaduan diterima di meja pengaduan, lalu dicatat dan diagendakan 2 Pengaduan diterima oleh Panmud Hukum dan menelaahnya, selanjutnya diteruskan kepada Ketua Pengadilan Tinggi 3 Untuk kewenangan PT, maka diteruskan ke Wakil Ketua (dapat didelegasikan kepada Hakim Tinggi), sedangkan untuk yang bukan kewenangan PT, maka diteruskan kepada Badan Pengawas Mahkamah Agung RI. 4 Berkas ditelaah oleh Hakim Tinggi yang dicatat dalam formulir hasil penelaahan kemudian hasilnya disampaikan kepada Wakil Ketua, lalu diteruskan kepada Ketua Pengadilan Tinggi 5 Ketua Pengadilan Tinggi membuat surat penunjukkan Tim Pemeriksa untuk pengaduan yang ditindaklanjuti, sedangkan untuk yang tidak ditindaklanjuti, maka pengaduan ditutup dengan alasan yang terurai dalam formulir penelaahan. 6 Dalam pemeriksaan pengaduan, tim pemeriksa melakukan pemanggilan terhadap pihak-pihak yang terkait untuk dimintai keterangan mengenai pengaduan tersebut yang selanjutnya hasilnya dituangkan dalam laporan hasil pemeriksaan. 7 Kemudian Laporan Hasil Pemeriksaan tersebut diterima oleh pimpinan/ pejabat yang membentuk tim pemeriksa. 8 Laporan Hasil Pemeriksaan tersebut diteruskan oleh Ketua Pengadilan Tinggi kepada Badan Pengawas sebagai laporan bahwa pengaduan tersebut telah selesai ditindaklanjuti. kerja kerja kerja 15 hari kerja kerja 14 hari kerja kerja kerja F. MEJA INFORMASI NO. 1 Menampung atau memberikan informasi kepada masyarakat, jika informasi yang disampaikan kurang puas atau kurang jelas bisa diserahkan ke bagian Humas. kerja 26

27 G. LAIN LAIN NO. 1 Menerima dan mengarsipkan surat penelitian (Riset/ permintaan data) dari Perguruan Tinggi/ Universitas dan instansi lain serta surat-surat lainnya sesuai disposisi surat 3 hari kerja 27

28 VII. PENGAWASAN MELEKAT 1. Pengertian Pengawasan melekat adalah seragkaian kegiatan yang bersifat sebagai pengendali yang terus menerus dilakukan oleh atasan langsung terhadap bawahannya secara preventif dan represif, agar pelaksanaan tugas bawahan tersebut berjalan scara efektif dan efesien sesuai dengan rencana kegiatan dan peraturan perundang-undangan yang berlaku; 2. Maksud Pengawasan a. Memperoleh infomasi, apakah penyelenggaraan teknis peradilan, pengelolaan administrasi peradilan dan pelaksanaan tugas umum peradilan telah dilaksanakan sesuai dengan rencana dan peraturan perundang-undangan yang berlaku; b. Mencegah terjadinya penyimpangan, masalah administrasi dan ketidak efisienan penyelenggaraan peradilan; c. Menilai Kinerja Aparat Pengadilan. 3. Tujuan Pengawasan Pengawasan dilaksanakan untuk mengetahui kenyataan yang ada sebagai bahan peertimbangan bagi pimpinan pengadilan untuk menentukan kebijakan dan tindakan yang diperlukan menyangkut pelaksanaan tugas pengadilan, tingkah laku aparat pengadilan dan kinerja pelayanan publik. 4. Ruang Lingkup Pengawasan a. Meliputi Penyelenggaraan, pelaksanaan dan pengelolaan organisasi, organisasi dan financial pengadilan, b. Sasaran Pengawsan : - Aparat Pengadilan Tinggi, - Aparat Pengadilan Negeri. 5. Bentuk Pengawasan a. Pengawasan Langsung dengan cara memeriksa Reguler, dan pemeriksaan khusus, b. Pengawasan tidak langsung dengan cara melakukan penilaian atas laporan tertulis, laporan lisan, dan pemberitaan media massa. 6. Pelaksanaan Pengawasan di Lingkungan Pengadilan Tinggi dan Pengadilan Negeri se-jawa Barat: a. Pelaksanaan tugas pokok dilingkungan Kepaniteraan yang mencakup administrasi persidangan dan administrasi perkara. b. Pelaksanaan tugas pokok dilingkungan Kesekretariatan yang meliputi administrasi Kepegawaian, Keuangan, Inventaris baranag dan administrasi umum. c. Pengawasan terhadap perilaku Hakim, d. Evaluasi atas penyelenggaraan manajemen peradilan, kepemimpinan kinerja Pengadilan dan kualitas pelayanan publik. 28

29 A. Pengawasan di Bidang Teknis dan Administrasi I. Pengawasan yang dilakukan Ketua Pengadilan Tinggi terhadap : 1. Yang didelegasikan kepada Wakil Ketua Pengadilan Tinggi : a. Pelaksanaan tugas selaku koordinator pengawasan jajaran Pengadilan Tinggi Bandung dan Pengadilan Negeri se-jawa Barat; b. Memantau pelaksanaan tugas Kepaniteraan dan Kesekretariatan Pengadilan; c. Pelaksanan penyelesaian pengaduan masyarakat terhadap tingkah laku dan pelaksanaan tugas hakim-hakim, Kepaniteraan dan Pegawai Pengadilan Tinggi Bandung dan Pengadilan Negeri se-jawa Barat; 2. Hakim Tinggi, Hakim Tinggi Ad-Hoc, dan Hakim Tinggi Pengawasan/Hakim Yustisial : a. Tenggang waktu Penyelesaian Perkara Pidana : - Penyelesaian perkara yang berkaitan dengan masa tahanan; - Penyelesaian minutasi Perkara; - Penyelesaian perkara yang menarik perhatian masyarakat; b. Tenggang waktu penyelesaian Perkara Perdata : - Penyelesaian Perkara sesuai dengan SEMA No.6 Tahun 1992; - Penyelesaian sesuai dengan SOP. c. Memantau dan mengadakan evaluasi setiap bulan terhadap laporan keadaan perkara dari Panitera Muda Pidana dan Panitera Muda Perdata; 3. Panitera/Sekretaris : a. Memantau pelaksanaan tugas sesuai dengan SOP; b. Mengevaluasi proses penyelesaian administrasi perkara dan administrasi umum; c. Memantau Pelaksanaan Program Kerja, Pelaksanaaam dan Laporan Pertanggung Jawaban DIPA. 4. Pengadilan Negeri se-jawa Barat a. Tenggang waktu penyelesaian Perkara Pidana - Penyelesaian perkara yang berkaitan dengan masa tahanan; - Penyelesaian/ minutasi perkara; - Penyelesaian perkara yang menarik perhatian masyarakat. b. Tenggang waktu penyelesaian Perkara Perdata : - Penyelesaian Perkara sesuai dengan SEMA No.6 Tahun 1992; - Penyelesaian sesuai dengan SOP. c. Memantau kegiatan Hakim; d. Memantau pelaksanaan tugas sesuai dengan SOP. II. Pengawasan oleh Wakil Ketua Pengadilan Tinggi : 29

30 a. Memantau pelaksanan tugas-tugas Hakim Tinggi dan Panitera/ Sekretaris dan jajarannya pada Pengadilan Tinggi Bandung serta Hakim, dan Panitera/ Sekretaris dan jajarannya pada Pengadilan Negeri se-jawa Barat. b. Memantau pelaksanaan tugas dalam penyelesaian administrasi perkara pidana dan perkara perdata. c. Memantau tingkah laku Aparat Pengadilan Tinggi Bandung dan Pengadilan Negeri se-jawa Barat. d. Melaksanakan penanganan pengaduan di Pengadilan Tinggi dan memantau pelaksanaan penanganan pengaduan di Pengadilan Negeri se-jawa Barat berdasarkan SK KMA No.076/KMA/SK/VI/2009 tanggal 4 juni e. Memantau pengelolaan administrasi pengawasan oleh panitera muda hukum. III. Pengawasan oleh Panitera / Sekretaris terhadap : 1. Wakil Panitera a. Memantau pelaksanaan tugas sesuai dengan SOP, b. Memantau pelaksanaan tugas-tugas dalam menyelesaikan perkara, c. Memantau penyelesaian administrasi perkara dan laporan berkala, d. Memantau pengawasan dan pembinaan terhadap para Panitera Muda, dan Panitera Pengganti. e. Memantau pengelolaan administrasi biaya perkara dan pelaporan keuangan perkara setiap bulannya. 2. Wakil Sekretaris a. Memantau pelaksanaan tugas-tugas para panitera Muda di Kepaniteraan sesuai dengan pola BINDALMIN dan SOP. b. Memantau pelaksanaan DIPA Pengadilan Tinggi Bandung dan Pengadilan Negeri se-jawa Barat c. Mengawasi pelaksanaan tugas sebagai Pejabat Pembuat Komitmen. d. Memantau pengawasan dan pembinaan terhadap para Kepala Sub Bagian. e. Memantau pelaksanaan tugas dibidang kebersihan dan keamanan kantor. IV. Pengawasan oleh Wakil Panitera terhadap Kepaniteraan Pidana, Perdata, Hukum dan Panitera penganti a. Pelaksanaan tugas-tugas para Panitera Muda di Kepaniteraan sesuai denganpola BINDALMIN dan SOP. b. Memantau pelaksanaan Pengawasan dan Pembinaan oleh Panitera Muda Pidana, Panitera Muda Perdata dan Panitera Muda Hukum terhadap kinerja staf. c. Penelaahan dan penelitian berkas perkara oleh Panitera Muda. d. Penyusunan daftar kebutuhan untuk penyusunan RAKL oleh para Panitera Muda. e. Pelaksanaan tugas Panitera Pengganti. 30

31 V. Pengawasan oleh Wakil Sekretaris terhadap Kepala Sub Bagian Umum, Keuangan dan Kepegawaian; a. Pelaksanaan tugas-tugas di Kesekretariatan sesuai dengan pola BINDALMIN dan SOP. b. Memantau pelaksanaan pengawasan dan pembinaan oleh Ka. Sub Bag. Umum, Ka. Sub Bag. Keuangan, Ka. Sub Bag. Kepegawaian terhadap kinerja staf. c. Pembuatan pelaporan keuangan dan barang milik negara (BUMN) ke Mahkamah Agung RI dan Instansi terkait. d. Penggunaan barang inventaris dan pengelolaan administrasinya. e. Penyusunan daftar kebutuhan untuk penyusunan RKAKL oleh para Kepala Sub Bagian. f. Pelaksanaan kebersihan dan keamanan kantor. VI. Pengawasan oleh Para Panitera Muda terhadap Staf 1. Panitera Muda Pidana a. Pelaksanaan registrasi perkara, b. Pelaksanaan registrasi penahanan, pengalihan penahanan, penangguhan penahanan, pelepasan dari tahanan, dan pembantaran penahanan. c. Pembuatan konsep-konsep penetapan dan pengiriman penetapan. d. Penyampaian berkas perkara dan surat-surat terkait dengan perkara kepada Majelis. e. Pelaksanaan pemberkasan perkara. f. Pengiriman berkas perkara ke Pengadilan Negeri. g. Penyerahan berkas perkara banding untuk diarsipkan. h. Pembuatan konsep-konsep laporan perkara pidana. i. Pelaksanaan tugas sesuai dengan SOP. 2. Panitera Muda Perdata a. Pelaksanaan registrasi perkara. b. Penyampaian berkas perkara dan surat-surat terkait dengan perkara kepada Majelis. c. Pelaksanaan Pemberkasan perkara. d. Pengiriman berkas perkara ke Pengadilan Negeri. e. Penyerahan berkas perkara banding untuk diarsipkan. f. Pelaksanaan administrasi keuangan perkara. g. Penyerahan Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP) kepada bendahara penerima. h. Pembuatan konsep-konsep laporan perkara perdata. i. Pelaksanaan tugas sesuai dengan SOP. 31