Unit/Pejabat Terkait. Waktu Penyelesaian. No. Uraian Kegiatan Uraian Pelayanan. Ket

Transkripsi

1 Standart Operasional Prosedur Bagian DESKRIPSI : REKAPITULASI DAN PENGELOLAAN DAFTAR HADIR A. PENGUMPULAN DATA Unit pengelola mengumpulkan daftar hadir seluruh pegawai. B. PEMERIKSA DAFTAR HADIR C. REKAPITULASI KEHADIRAN D. PENJILIDAN DAN PENGIRIMAN 1. Daftar hadir diperiksa per pegawai dan untuk rekapitulasi harian dilakukan setiap hari setelah 1 (satu) hari absensi berjalan. 2. Penulisan rekap absen 1 (satu) bulan ke dalam kolom rekap absen untuk seluruh pegawai dilakukan pada tanggal terakhir bulan berjalan. 1. Konsep rekap absensi yang sudah selesai dilaporkan kepada pimpinan dengan hirarki Wasek, PanSek dan oleh ua untuk disetujui. 2. Setelah disetujui, pengelola membuat rekap daftar hadir jadi yang ditandatangani oleh Daftar hadir selama sebulan dijilid rangkap dua dan satu rangkap dikirim ke PTA melalui pengelola surat dinas D. PENGARSIPAN Rekapitulasi dan daftar hadir yang telah dijilid diserahkan kepada sub bagian kepegawaian untuk diarsipkan Rekapitulasi Pegawai Selesai Kasub, Wasek, PanSek, dan atau ua, Kasub, Adm. Umum, Kasub 2 menit 1 30 menit 30 Menit 10 menit 3 menit Harian Bulanan

2 Standart Operasional Prosedur Bagian DESKRIPSI : PEMBUATAN SURAT DINAS KEPEGAWAIAN A. PENELAAHAN mempelajari isi surat dan melaksanakan isi disposisi bagi surat-surat masuk bagian kepegawaian dengan mengarahkan kepada unit pengolah berdasarkan klasifikasi isi surat. B. PENGONSEPAN SURAT 1. Unit pengolah membuat konsep surat kemudian menyerahkan kepada kepegawaian. 2. Pengoreksian surat melalui Wasek dan Sekretaris apabila hanya kewenangan Sekretaris, atau melalui ua apabila kewenangan ua, kemudian konsep surat disetujui dengan membubuhkan paraf pejabat yang bersangkutan. 3. Surat dinas kemudian diserahkan kembali kepada unit pengolah untuk diselesaikan sbg surat jadi. C. PENYELESAIAN SURAT 1. Surat dinas diberi nomor melalui sub bagian umum, diberi kartu kendali surat keluar dan diserahkan kembali kepada sub bagian kepegawaian. 2. Surat dinas diparaf melalui dan Wasek, kemudian ditandatangani oleh Sekretaris apabila surat tersebut merupakan kewenangan Sekretaris, atau diparaf oleh Sekretaris dan ditandatangani ua apabila surat tersebut kewenangan ua. D. PENGARSIPAN 1. Pengarsipan surat dilakukan dengan menggandakan surat berdasarkan keperluan. 2. Surat dinas diserahkan kepada pengelola administrasi umum kepegawaian untuk dicatat dalam buku surat keluar kepegawaian dan diserahkan/ dikirim berdasarkan tujuan surat. Pembuatan Surat Dinas Selesai Unit Pengolah Kasub, Wasek, Pansek, dan atau ua Unit Pengolah Sub Umum Kasub, Wasek, Pansek, dan atau ua Arsip Adm. Umum 1 7 menit

3 Standart Operasional Prosedur Bagian DESKRIPSI : PENYELESAIAN PERMOHONAN CUTI PEGAWAI A. PENGAJUAN PERMOHONAN B. PENELAAHAN DAN PEMBUATAN SURAT CUTI Pegawai mengajukan permohonan cuti dengan mengisi formulir yang telah disediakan yang ditujukan kepada ua bagi Wakil ua, Hakim dan PanSek. Bagi pejabat struktural/ fungsional dan pegawai pada umumnya ditujukan kepada PanSek melalui atasan langsung, dan ditandatangani oleh yang bersangkutan. 1. Surat permohonan cuti diserahkan kepada Sub Bagian untuk diteliti berapa lama dan cuti apa saja yang belum pernah diambil kemudian mencatat pada lembar permohonan. 2. Sub Bagian memproses dan meneruskan permohonan cuti tersebut kepada atasan pegawai yang bersangkutan untuk diberikan pertimbangan 3. Sub Bagian meneruskan kepada pejabat yang berwenang (ua atau PanSek) untuk disetujui. 4. Setelah permohonan cuti disetujui, pengelola cuti langsung membuatkan surat cuti bagi pegawai yang bersangkutan. (Proses pembuatan surat cuti sama dengan pembuatan surat dinas kepegawaian). C. PENGARSIPAN Surat cuti diserahkan kepada pegawai yang bersangkutan, petugas daftar hadir dan arsip. Pembuatan Surat Cuti Selesai Cuti Atasan pegawai ybs ua / Pansek Cuti 10 Menit

4 Standart Operasional Prosedur Bagian DESKRIPSI : PENYELESAIAN PENGUSULAN KENAIKAN PANGKAT A. PENDATAAN 1. mendata para pegawai yang akan mendapat kenaikan pangkat per april dan oktober minimal sebelum tahun berjalan B. PERSIAPAN DAN PENGIRIMAN BERKAS PENGUSULAN 1. mempersiapkan file-file yang diperlukan untuk pengusulan berkas usul kenaikan pangkat pegawai tersebut, baik meneliti kelengkapan dalam e-doc simkep ataupun bentuk hardcopy yang diperlukan 2. Unit meneruskan berkas tersebut untuk di leges oleh pejabat yang berwenang kenaikan pangkat Unit, Wasek/Pansek 10 Menit Tahunan 3. Sub Bagian meneliti kelengkapan berkas dan mengirimkannya ke PTA untuk diteruskan ke BKD/Dirjen Badilag melalui unit pengelola surat dinas Pengusulan kenaikan pangkat selesai surat dinas

5 Standart Operasional Prosedur Bagian DESKRIPSI : PENYELESAIAN PROSES KENAIKAN GAJI BERKALA PEGAWAI A. PENDATAAN mendata para pegawai yang akan mendapat kenaikan gaji berkala minimal 3 bulan sebelum TMT B. PEMBUATAN DAN PENERBITAN SURAT KENAIKAN GAJI BERKALA 1. Unit membuatkan surat kenaikan gaji berkala pegawai tersebut, dikoreksi oleh kepegawaian dan diteruskan kepada ua melalui jalur hierarki. 2. Setelah ditandatangani dan digandakan, Unit / menerbitkan surat tersebut dan menyerahkan satu lembar kepada pegawai yang bersangkutan untuk diketahui, dan satu lembar lagi untuk bendahara pengeluaran untuk dimasukkan dalam data gaji yang bersangkutan serta sisanya untuk diarsipkan Pembuatan Surat Kenaikan Gaji Berkala selesai wasek, pansek, ketua Penglola KGB, pegawai ybs, surat dinas 10 Menit Tahunan 1

6 Standart Operasional Prosedur Bagian DESKRIPSI : PENYELESAIAN PENGUSULAN PENSIUN A. PENDATAAN mendata para pegawai yang akan pensiun minimal sebelum tahun berjalan dan memberitahukannya kepada pegawai yang bersangkutan B. PERSIAPAN DAN PENGIRIMAN BERKAS PENGUSULAN Pengusulan pensiun selesai 1. Unit mempersiapkan file-file yang diperlukan untuk pengusulan berkas usul kenaikan pangkat pegawai tersebut, baik meneliti kelengkapan dalam e-doc simkep ataupun bentuk hardcopy yang diperlukan, kemudian diteliti oleh kasubbag kepegawaian 2. Unit meneruskan berkas tersebut untuk di leges oleh pejabat yang berwenang 3. Sub Bagian meneliti kelengkapan berkas dan mengirimkannya ke PTA untuk diteruskan ke BKD/Dirjen Badilag melalui unit pengelola surat dinas Pensiun, pensiun, Wasek/Pansek surat dinas 10 Menit Tahunan 1