STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR ( SOP )

Transkripsi

1 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR ( SOP ) PERLENGKAPAN BNN Kota Mataram 1. SOP SIMAK 2. SOP PEMINJAMAN DAN PENGEMBALIAN BARANG INVENTARIS 3. SOP PENGHAPUSAN BARANG 4. SOP PERMINTAAN BARANG KEBUTUHAN SEHARI-HARI 5. SOP PENGELOLAAN DAN PENDISTRIBUSIAN BMN

2 Badan Narkotika Nasional Kota Mataram Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh Nama SOP SISTEM INFORMASI DAN MANAJEMEN AKUNTANSI BARANG MILIK NEGARA ( SIMAK BMN ) Dasar Hukum: 1. Undang-Undang Nomor 35 Tahun 2009 Tentang Narkotika 2. Peraturan Presiden Nomor 23 Tahun 2010 Tentang Badan Narkotika Nasional 3. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan 4. Peraturan Kepala BNN Nomor 3 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Narkotika Nasional 5. Peraturan Kepala BNN Nomor 4 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja BNNP dan BNNK/Kota Keterkaitan: 1. SOP Pengelolaan dan Pendistribusian BMN 2. SOP Permintaan kebutuhan sehari-hari 3. SOP Penghapusan Peringatan: 1. Setiap Pengadaan harus segera diinput kedalam aplikasi SIMAK BMN, sehingga tidak terlewat saat SIMAK dilaporkan; 2. Saat laporan SIMAK BMN selesai perlu dilakukan rekonsiliasi antara SIMAK BMN dengan SAI sehingga data yang dilaporkan sesuai. Kualifikasi Pelaksana: 1. Pejabat: Kepala BNN Kota Mataram, Kasubbag Umum 2. Penata Usaha Barang Milik / Kekayaan Negara (BMN): Minimal D3 Tek. Komputer, D3 Teknik/manajemen Informatika, paham administrasi, mengikuti bimbingan teknis SAI-SIMAK BMN. Peralatan/Perlengkapan: Komputer, Printer, Aplikasi SIMAK BMN Pencatatan dan Pendataan: 1. Barang Persediaan 2. Alat Tulis Kantor 3. Barang Inventaris Kantor

3 No Kegiatan 1. Pengadaan Barang BMN BNN Kota Mataram PETUGAS BMN Kasubbag Umum Kepala BNN Kota Mataram Mutu Baku Kelengkapan Waktu Output Dokumen Pengadaan Barang 2. Pengimputan Data 1. SP2D 2. Data inventaris diinput lengkap dgn penomoran dan lokasi 3. Data persediaan diinput masuk keluar per satuan 3. Penyiapan laporan semesteran dan laporan tahunan 4. Rekonsiliasi Laporan SAI dengan Laporan SIMAK BMN Seluruh kontrak/spk & SP2D semester berjalan 1. Laporan SAI; 2. Laporan SIMAK BMN 1 Jam 45 Menit Terpenuhi kebutuhan atas persediaan dan kebutuhan sehari-hari Ter-update-nya data SIMAK BMN Tersajinya laporan BMN dengan format dari aplikasi SIMAK BMN Tersajinya kesesuaian laporan SAI & SIMAK BMN Keterangan Diperoleh SP2D Kepala BNN Kota Mataram Drs. H.Nur Rachmat, Apt. NIP

4 FLOWCHART SOP SISTEM INFORMASI DAN MANAJEMEN AKUNTANSI MULAI DOKUMEN PENGADAAN SP2D INPUT DATA BARANG LAPORAN SEMESTERAN DAN LAPORAN TAHUNAN REKONSILIASI LAPORAN SAI DAN SIMAK BMN SELESAI

5 Badan Narkotika Nasional Kota Mataram Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh Nama SOP PEMINJAMAN DAN PENGEMBALIAN BARANG INVENTARIS Dasar Hukum: 1. Undang-Undang Nomor 35 Tahun 2009 Tentang Narkotika 2. Peraturan Presiden Nomor 23 Tahun 2010 Tentang Badan Narkotika Nasional 3. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan 4. Peraturan Kepala BNN Nomor 3 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Narkotika Nasional 5. Peraturan Kepala BNN Nomor 4 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja BNNP dan BNNK/Kota Keterkaitan: SOP Pengelolaan dan Pendistribusian BMN Kualifikasi Pelaksana: 1. Pejabat: Kepala BNN Kota Mataram, Kasubbag Umum 2. Penata Usaha Barang Milik/ Kekayaan Negara (BMN): Minimal D3 Tek. Komputer, D3 Teknik/manajemen Informatika, paham administrasi, mengikuti bimbingan teknis SAI-SIMAK BMN. Peralatan/Perlengkapan: Komputer, printer, Form Isian Peminjaman Peringatan: 1. Peminjaman harus dilakukan sesuai dengan prosedur; 2. Apabila terjadi kerusakan dan/atau kehilangan selama peminjaman harus bertanggungjawab atas kerusakan atau kehilangan ; 3. Peminjam wajib mengembalikan tersebut dalam keadaan semula; 4. Barang sewaktu-waktu dapat ditarik apabila tersebut dibutuhkan untuk kegiatan yang mendesak Pencatatan dan Pendataan: Mobilitas Barang Inventaris ( Peminjaman dan Pengembalian )

6 No Kegiatan 1. Pengajuan Peminjaman Barang Inventaris 2. Pengecekan ketersediaan mobile/ pinjam PETUGAS BMN Kasubbag Umum Kepala BNN Kota Mataram Mutu Baku Kelengkapan Waktu Output Surat Permohonan peminjaman Data Inventaris Gudang pinjam Terpenuhinya surat permohonan peminjaman Kepastian mengenai tersedianya yang akan dipinjam Keterangan Diketahui merk dan nomor 3. Persetujuan 1. Barang tersedia 2. Tak ada kebutuhan lain yg mendesak 4. Pengisian Form Peminjaman Barang Inventaris Formulir Peminjaman Barang Inventaris 5. Waktu peminjaman Maksimal peminjaman adalah hari kalender 10 Tervalidasinya permohonan peminjaman Terisinya Formulir Peminjaman Barang Inventaris Terpenuhinya persyaratan peminjaman waktu maksimal Formulir rangkap 3 Bila masih dibutuhkan,dap at diperpanjang dengan mengisi kembali formulir peminjaman dengan catatan tersebut tidak dibutuhkan untuk kegiatan lain

7 6. Input data/pencatatan peminjaman Formulir Peminjaman Barang Inventaris 7. Pengembalian 1. Kondisi sesuai pada saat dipinjam 2. Membawa Formulir Peminjaman 8. Input data/pencatatan pengembalian 3. Memeriksa yang dikembalika n oleh peminjam Formulir Peminjaman Inventaris yang telah ditandai oleh pengadministrasi pinjam 1 jam 55 Terimput/tercatatnya data peminjaman Dikembalikannya pinjam sesuai waktu peminjaman yang tercantum dalam formulir Keadaan pinjam sesuai kondisi saat dipinjam Terimput/tercatatnya data pengembalian Kepala BNN Kota Mataram Drs. H. Nur Rachmat, Apt. NIP

8 FLOWCHART SOP PEMINJAMAN DAN PENGEMBALIAN BARANG INVENTARIS MULAI PENGAJUAN PEMINJAMAN BARANG INVENTARIS PENGECEKAN KETERSEDIAAN BARANG TIDAK PERSETUJUAN KASUBBAG TATA USAHA YA PENGECEKAN KETERSEDIAAN BARANG INPUT/CATAT PEMINJAMAN BARANG WAKTU PEMINJAMAN MAKSIMAL HARI KURANG CUKUP PENGEMBALIAN BARANG PENGECEKAN BARANG INPUT/CATAT PENGEMBALIAN BARANG TIDAK OK HILANG = TGR RUSAK = PERBAIKAN SELESAI

9 Badan Narkotika Nasional Kota Mataram Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh Nama SOP PENGHAPUSAN BARANG Dasar Hukum: 1. Undang-Undang Nomor 35 Tahun 2009 Tentang Narkotika 2. Peraturan Presiden Nomor 23 Tahun 2010 Tentang Badan Narkotika Nasional 3. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan 4. Peraturan Kepala BNN Nomor 3 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Narkotika Nasional 5. Peraturan Kepala BNN Nomor 4 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja BNNP dan BNNK/Kota Keterkaitan: SOP SIMAK BMN Kualifikasi Pelaksana: 1. Pejabat: Kepala BNN Kota Mataram, Kasubbag Umum 2. Penata Usaha Barang Milik / Kekayaan Negara (BMN): Minimal D3 Tek. Komputer, D3 Teknik/manajemen Informatika, paham administrasi, mengikuti bimbingan teknis SAI-SIMAK BMN. Peralatan/Perlengkapan: Komputer, printer, jaringan internet Peringatan: 1. Pelaksanaan Penghapusan Barang harus mengerti benar mengenai peraturan yang berlaku dan melaksanakan peraturan tersebut; 2. Akan menjadi beban pengelola jika tidak dilakukan penghapusan. Pencatatan dan Pendataan: 1. Pembentukan Panitia Penghapusan Barang 2. Opname Fisik Barang Inventarisasi 3. Pembuatan daftar perkiraan harga 4. Pengajuan usul penghapusan kepada Kepala BNN Kota Mataram disertai data pendukung yang diperlukan 5. Pengajuan permohonan kepada departemen keuangan 6. Persetujuan/penolakan/kekurangan data dari departemen keuangan disertai foto 7. Penghapusan data dari SIMAK BMN

10 No Kegiatan 1. Pembentukan panitia penghapusan 2. Opname fisik inventaris 3. Pembuatan daftar perkiraan harga 4. Pengajuan usul penghapusan kepada Kepala BNN Kota Mataram 5. Pengajuan permohonan penghapusan kepada Departemen Keuangan PETUGAS BMN Kasubbag UMum Kepala BNN Kota Mataram Mutu Baku Kelengkapan Waktu Output Pendokumentasian yang hendak dihapus Dilengkapi data nilai perolehan dan tahun pengadaan 1. Surat permohonan penghapusan 2. Keterangan Kondisi & lokasi 3. Harga & tahun perolehan dan nilai saat ini 4. Dokumen kepemilikan 5. KIB 6. Foto Barang Bundel lampiran yang telah diajukan oleh panitia penghapusan 45 Terbentuknya Panitia Penghapusan Terpenuhinya kelengkapan data inventaris untuk pengajuan usul penghapusan Terpenuhinya kelengkapan data inventaris untuk pengajuan usul penghapusan Terpenuhinya pengajuan usul permohonan penghapusan kepada Kuasa Pengguna Barang 1 hari Terpenuhinya pengajuan usul permohonan penghapusan kepada Kuasa Pengguna Barang Keterangan

11 6. Persetujuan/penolakan dari Departemen Keuangan 7. Penghapusan dari daftar inventaris SIMAK BMN Surat persetujuan/penola kan/kekurangan data dari Depkeu dokumen penghapusan 4 hari 2 Jam 45 Menit 3 hari Terpenuhinya pengajuan usul permohonan penghapusan kepada Kuasa Pengguna Barang 1. tersajinya data penghapusan pada aplikasi 2. tercantumnya data penghapusan pada laporan BMN semesteran & tahunan Bila tidak disetujui disertai alas an Bila telah mendapat persetujuan dari Depkeu Kepala BNN Kota Mataram Drs. H. Nur Rachmat, Apt. NIP

12 FLOWCHART SOP PENGHAPUSAN BARANG MULAI PEMBENTUKAN PANITIA OPNAME FISIK BARANG INVENTARIS PENGAJUAN USUL PENGHAPUSAN KEPADA KEPALA BNN KOTA MATARAM PENGAJUAN PERMOHONAN PENGHAPUSAN KEPADA DEPKEU DATA LENGKAP PENGHAPUSAN BARANG DARI DAFTAR BMN PENCANTUMAN LAPORAN PENGHAPUSAN PADA LAPORAN BMN SEMESTERAN DAN TAHUNAN ALASAN LAIN YANG MENYEBABKAN PENGHAPUSAN TIDAK DAPAT DILAKSANAKAN, SESUAI PERATURAN SELESAI

13 Badan Narkotika Nasional Kota Mataram Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh Nama SOP PERMINTAAN BARANG KEBUTUHAN SEHARI-HARI Dasar Hukum: 1. Undang-Undang Nomor 35 Tahun 2009 Tentang Narkotika 2. Peraturan Presiden Nomor 23 Tahun 2010 Tentang Badan Narkotika Nasional 3. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan 4. Peraturan Kepala BNN Nomor 3 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Narkotika Nasional 5. Peraturan Kepala BNN Nomor 4 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja BNNP dan BNNK/Kota Keterkaitan: SOP SIMAK Kualifikasi Pelaksana: 1. Pejabat: Kepala BNN Kota Mataram, Kasubbag Umum 2. Penata Usaha Barang Milik/ Kekayaan Negara (BMN): Minimal D3 Tek. Komputer, D3 Teknik/manajemen Informatika, paham administrasi, mengikuti bimbingan teknis SAI-SIMAK BMN. Peralatan/Perlengkapan: Komputer, printer, form bon, kartu persediaan Peringatan: 1. Pengadministrasian persediaan dapat mengurangi jumlah yang diminta apabila dinilai tidak wajar untuk kebutuhan sehari-hari; 2. Terdapat - tertentu yang permintaannya dibatasi jumlah dan waktu. Pencatatan dan Pendataan: 1. Pengisian Form bon yang ditandatangani oleh Kasubbag Umum; 2. Pengecekan ketersediaan yang diminta di Gudang Barang Persediaan; 3. Pengevaluasian kewajaran permintaan bagi kantor sehari-hari; 4. Persetujuan dari Kasubbag Umum; 5. Pemberian kebutuhan sehari-hari dengan item dan jumlah yang telah disetujui; 6. Pengisian Kartu Persediaan 7. Input data pada SIMAK

14 No Kegiatan PETUGAS BMN Kasubbag Umum Kepala BNN Kota Mataram 1. Pengisian form bon Form bon harus ditandatangani oleh Kasubbag Umum 2. Pengecekan ketersediaan di Gudang Barang Persediaan 3. Evaluasi kewajaran permintaan Mutu Baku Kelengkapan Waktu Output Barang yang tersedia Data kebutuhan sehari-hari setiap bagian 4. Persetujuan Form bon ditandatangani 5. Pemberian Form bon : a. Tandatangan pemberi b. Tandatangan penerima 6. Pengisian Kartu Persediaan Form bon yang telah lengkap ditandatangani pihak-pihak 7. Update dan Input data SIMAK terkait Kartu Persediaan 1 Jam 55 Menit Terpenuhinya permintaan Terdapatnya kepastian ketersedian Terlaksananya evaluasi permintaan dalam batas wajar Persetujuan permintaan sehari-hari Terlaksananya pemenuhan kebutuhan sehari-hari Tersajinya data pengeluaran kebutuhan sehari-hari Terinputnya data kebutuhan sehari-hari Keterangan Kepala BNN Kota Mataram Drs. H. Nur Rachmat, Apt. NIP

15 FLOWCHART SOP PERMINTAAN BARANG KEBUTUHAN SEHARI-HARI MULAI PENGISIAN FORM BON BARANG DITANDATANGANI KASUBBAG UMUM PENGECEKAN KETERSEDIAAN DI GUDANG BARANG PERSEDIAAN EVALUASI KEWAJARAN PERMINTAAN PERSETUJUAN KASUBBAG UMUM PEMBERIAN BARANG PERMINTAAN PENGISIAN KARTU PERSEDIAAN UPDATE DAN INPUT DATA KE SIMAK SELESAI

16 Badan Narkotika Nasional Kota Mataram Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh Nama SOP PENGELOLAAN DAN PENDISTRIBUSIAN BMN Dasar Hukum: 1. Undang-Undang Nomor 35 Tahun 2009 Tentang Narkotika 2. Peraturan Presiden Nomor 23 Tahun 2010 Tentang Badan Narkotika Nasional 3. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan 4. Peraturan Kepala BNN Nomor 3 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Narkotika Nasional 5. Peraturan Kepala BNN Nomor 4 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja BNNP dan BNNK/Kota Keterkaitan: SOP SIMAK Kualifikasi Pelaksana: 1. Pejabat: Kepala BNN Kota Mataram, Kasubbag Umum. 2. Penata Usaha Barang Milik/ Kekayaan Negara (BMN): Minimal D3 Tek. Komputer, D3 Teknik/manajemen Informatika, paham administrasi, mengikuti bimbingan teknis SAI-SIMAK BMN. Peralatan/Perlengkapan: Komputer, printer Peringatan: 1. Pendistribusian sebaiknya segera dilakukan untuk menghindari penumpukan pada gudang perlengkapan; 2. Pendistribusian diajukan sesuai dengan pengajuan permohonan Pencatatan dan Pendataan: 1. Pengadaan sesuai kebutuhan 2. Penentuan pendistrubusian dan skala prioritas 3. Penomoran Barang Inventaris 4. Berita Acara Serah Terima Barang 5. Daftar Inventaris Ruangan 6. Rekapitulasi inventaris

17 No Kegiatan PETUGAS BMN Kasubbag Umum Kepala BNN Kota Mataram 1. Pengadaan Surat permohonan permintaan 2. Penentuan pendistribusian dan skala prioritas 3. Penomoran Barang Inventaris 4. Penyerahan inventaris Mutu Baku Kelengkapan Waktu Output 1. Tanggal surat permintaan 2. Jabatan pemohon 1. Update data penomoran yang ada 2. Pemberian label nomor disetiap Berita Acara Serah Terima Barang 5. Update Daftar isian ruangan 1. Data penomoran 2. Berita acara serah terima Terpenuhinya permintaan inventaris sesuai kebutuhan Terdapatnya kepastian ketersediaan dan tujuan pendistribusian Tersajinya data sesuai jenis dan nomor urutnya Tersajinya data dokumen pendistribusian Terpenuhinya Daftar Isian Ruangan sesuai dengan data pendistribusian Keterangan Di Update Daftar Isian Ruangan paling lama 6 bulan sekali 6. Rekapitulasi Barang Inventaris 7. Input data penomoran dan lokasi kedalam SIMAK 1. Penomoran 2. Berita acara serah terima 3. Daftar isian ruangan 1. Data penomoran 2. Berita acara Tersajinya laporan kondisi inventaris secara riil dan tertib administrasi Tersajinya data penomoran dan lokasi pada aplikasi

18 serah terima 3 Jam 10 Menit SIMAK Kepala BNN Kota Mataram Drs. H. Nur Rachmat, Apt. NIP

19 FLOWCHART SOP PENGELOLAAN DAN PENDISTRIBUSIAN BMN MULAI DOKUMEN PENGADAAN PENENTUAN DISTRIBUSI BARANG DAN SKALA PRIORITAS PENOMORAN BARANG INVENTARIS PENYERAHAN BARANG INVENTARIS UPDATE DAFTAR ISIAN RUANGAN REKAPITULASI BARANG INVENTARIS INPUT DATA KE SIMAK BMN SELESAI