STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PENGENDALIAN CATATAN MUTU

Transkripsi

1 1/5 DIBUAT OLEH KASUBBAG MANAJEMEN MUTU DISAHKAN OLEH KA LSP AULIANSYAH LUBIS, S.I.K., M.H. AKBP NRP Drs. SUROTO, M.Si. KOMBES POL. NRP Tujuan Untuk memastikan catatan yang dipersyaratkan oleh ISO 9001 ataupun organisasi dapat tersimpan dengan tertib dan aman. 2. Ruang Lingkup Ruang lingkup SOP ini mulai dari identifikasi, pencatatan, pengkodean, penyimpanan dan pemeliharaan catatan mutu. 3. Pedoman 3.1. Undang-undang Nomor 2 tahun 20 tentang Kepolisian Negara Republik Indonesia Peraturan Kapolri Nomor 16 Tahun 2007 tentang Tata Naskah di Lingkungan Kepolisian Negara Republik Indonesia; 3.3. Peraturan Kapolri Nomor 21 Tahun 2010 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Satuan Organisasi Pada Tingkat Mabes Polri Pedoman BNSP 201 tahun 2014 tentang Penilaian Kesesuaian Persyaratan Umum Lembaga Sertifikasi Profesi 3.5. Pedoman BNSP 2 tahun 2014 tentang Pembentukan Lembaga Sertifikasi Profesi 3.6. Panduan Mutu LSP Polri Standar Internasional ISO 9001:2008.

2 2/5 4. Pengertian Catatan mutu adalah pendokumentasian data baik berupa soft copy dan atau hard copy oleh LSP Polri untuk membuktikan efektifitas sistem manajemen mutu yang diterapkan di LSP Polri. 5. Alat 5.1. Komputer Mesin scanner, printer dan foto copy Mesin penghancur kertas Berbagai alat tulis untuk mendukung terlaksananya pengendalian catatan mutu. 6. Prosedur 6.1. Identifikasi, pencatatan dan pengkodean catatan mutu a. Kasubbag Manajemen Mutu selaku wakil manajemen mengidentifikasi catatan mutu masing-masing bagian dari internal LSP Polri maupun eksternal. b. Kasubbag Manajemen Mutu selaku wakil manajemen mengelompokkan dan mencatat dokumen yang diterima dari internal maupun eksternal LSP Polri Kasubbag Manajemen Mutu selaku wakil manajemen membuat detil Daftar Induk Catatan Mutu dengan menentukan metode simpan: Bagaimana pengurutan penyimpanan, misal: tanggal, proyek, kode style, dan lain-lain.

3 3/ Kasubbag Manajemen Mutu selaku wakil manajemen memberi kode dan nomor catatan mutu pada masing-masing dokumen. a. melaksanakan penyortiran dukumen b. menentukan kode arsip sesuai dengan kode klasifikasi arsip c. menuliskan kode klasifikasi arsip d. menyatukan dokumen sesuai dengan kode masing-masing Kasubbag Manajemen Mutu selaku wakil manajemen mendistribusikan Daftar Induk Catatan Mutu ke masing-masing bagian Penyimpanan dan pemeliharaan catatan mutu Menentukan bentuk penyimpanan dokumen a. Soft copy (komputer, flasdisk) b. Hard copy (surat, buku/naskah) Menentukan tempat dan media penyimpanan catatan mutu a. Kasubbag manajemen mutu selaku wakil manajemen menentukan lokasi simpan catatan mutu: Ruang Arsip. b. Kasubbag manajemen mutu selaku wakil manajemen menentukan media penyimpanan arsip : Lemari dan atau Rak Gantung, ordner, file cabinet dan lain-lain. c. Penanggung jawab: personel yang bertanggung jawab menyimpan dan mengelola catatan mutu (Personil ditunjuk berdasarkan Sprin Ka LSP Polri). d. Catatan : catatan mutu pada masing-masing bagian, maka menjadi tanggung jawab masing-masing Kasubbag dan Paurmin LSP dengan mempedomani catatan mutu yang telah ditetapkan pada Subbag Jemen Mutu.

4 4/5 e. Setiap bagian bertanggung jawab terhadap catatan mutu masingmasing bagian dan memastikan setiap catatan mutu yang disimpan terpelihara dengan baik dan mudah ditemukan 7. Pemeliharaan Alat 7.1. service komputer enam bulan sekali; 7.2. service mesin penghancur kertas setahun sekali; 7.3. pengisian tinta printer komputer tiga bulan sekali; 7.4. pemeliharaan lemari dokumen setahun sekali; 8. Unit Terkait Setiap bagian, ISO Sekretariat, Wakil Manajemen.

5 5/5 9. Mekanismen 1. Identifikasi, pencatatan dan pengkodean catatan mutu a. Kasubbag Manajemen Mutu selaku wakil manajemen mengidentifikasi catatan mutu masing-masing bagian dari internal LSP Polri maupun eksternal. b. Kasubbag Manajemen Mutu selaku wakil manajemen mengelompokkan dan mencatat dokumen yang diterima dari internal maupun eksternal LSP Polri. c. Kasubbag Manajemen Mutu selaku wakil manajemen membuat detil Daftar Induk Catatan Mutu dengan menentukan metode simpan: Bagaimana pengurutan penyimpanan, misal: tanggal, proyek, kode style, dan lain-lain. d. Kasubbag Manajemen Mutu selaku wakil manajemen memberi kode dan nomor catatan mutu pada masing-masing dokumen. e. Kasubbag Manajemen Mutu selaku wakil manajemen mendistribusikan Daftar Induk Catatan Mutu ke masing-masing bagian. 2. Penyimpanan dan pemeliharaan catatan mutu a. Menentukan bentuk penyimpanan dokumen 1) Soft copy (komputer, flasdisk) 2) Hard copy (surat, buku/naskah) b. Menentukan tempat dan media penyimpanan catatan mutu