BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Dewasa ini dunia semakin berkembang. Kebutuhan manusia pada informasi pun semakin lama semakin berkembang. Informasi sangat berguna untuk manusia dalam mengikuti perkembangan zaman. Selain itu informasi juga berguna dalam menunjang atau mendukung aktivitasnya. Semakin baik aktivitas atau kegiatan yang dikerjakan, maka akan memunculkan output yang baik pula. Hal itu pun berlaku bagi sebuah organisasi di berbagai bidang, baik itu organisasi yang berorientasi pada keuntungan maupun organisasi yang tidak berorientasi pada keuntungan. Setiap organisasi pasti memerlukan data untuk mendukung setiap kegiatan administrasi yang diperlukan. Sumber data bisa merupakan sebuah informasi, baik itu bentuk fisik maupun lisan, baik itu informasi terkini maupun rekaman kegiatan yang terjadi di masa lalu. Sumber data tersebut sangat berguna bagi sebuah organisasi dalam mengerjakan berbagai kegiatan, dari mulai sebagai bahan rujukan, bukti tertulis, maupun sebagai bahan pengambilan keputusan. Rekaman dari berbagai kegiatan atau transaksi disebut arsip. Menurut The (2007), arsip adalah suatu kumpulan dokumen yang disimpan secara sistematis karena mempunyai kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali. Arsip mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sumber informasi, dan alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam berbagai kegiatan. Untuk lebih mengefektifkan fungsi bagi arsip tersebut, maka diperlukan sistem dan prosedur kerja yang baik dalam bidang pengelolaan arsip. Suatu sistem pengelolaan arsip, disebut dengan manajemen kearsipan. Manajemen kearsipan mencakup penyortiran arsip, prosedur penyaluran arsip, penyimpanan arsip, dan penemuan kembali arsip yang telah disimpan. Organisasi sangat memerlukan arsip dalam setiap kegiatan yang dilakukannya. Arsip yang ada harus diolah dengan sistem yang tepat, sehingga 1

2 kebutuhan akan informasi yang ada di dalam arsip bisa dipenuhi dengan cepat dan tepat. Dengan manajemen kearsipan yang baik di sebuah organisasi, maka kegiatan administrasi akan berjalan dengan baik. Dengan kegiatan administrasi yang berjalan dengan baik, maka akan menunjang keberhasilan suatu organisasi dalam menyelesaikan kegiatan atau aktivitasnya. Badan Geologi merupakan salah satu unit teknis di bawah Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral. Badan Geologi mempunyai tugas yaitu melaksanakan penelitian dan pelayanan di bidang geologi, penyusunan kebijakan teknis, rencana dan program penelitian dan pelayanan di bidang geologi, pelaksanaan penelitian dan pelayanan di bidang geologi, pemantauan, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan penelitian dan pelayanan di bidang geologi dan pelaksanaan administrasi Badan Geologi. Dalam struktur organisasinya, Badan Geologi mempunyai empat pusat dan satu sekretariat badan, yaitu Pusat Sumber Daya Geologi, Pusat Vulkanologi dan Mitigasi Bencana, Pusat Sumber Daya Air Tanah dan Geologi Lingkungan, Pusat Survei Geologi, dan Sekretariat Badan Geologi. Sekretariat Badan Geologi mempunyai tugas menyelenggarakan pembinaan dan pelayanan administratif kepada semua unsur di lingkungan badan. Jadi, semua kegiatan administrasi yang berkaitan dengan Badan Geologi dikerjakan di Sekretariat Badan Geologi. Dalam struktur organisasinya, Sekretariat Badan Geologi mempunyai empat bagian, yaitu Bagian Rencana dan Laporan, Bagian Kepegawaian, Bagian Keuangan, dan Bagian Umum. Subbagian Administrasi Kepegawaian adalah subbagian yang berada di Bagian Kepegawaian Sekretariat Badan Geologi. Subbagian ini mempunyai tugas melakukan pengumpulan bahan, penelaahan, penyiapan, pelaksanaan, serta evaluasi atas mutasi, pengangkatan, kepangkatan, pemberhentian, penggajian, kesejahteraan, serta dokumentasi dan tata naskah pegawai. Dokumen-dokumen yang dikelola oleh Subbagian Administrasi Kepegawaian Bagian Kepegawaian Sekretariat Badan Geologi mempunyai peranan penting dalam menunjang berbagai tugas. Dokumen seperti surat masuk dan surat keluar diperlukan sebagai 2

3 referensi dalam rangka pengembangan organisasi dan pengelolaan pegawai di lingkungan Sekretariat Badan Geologi. Surat masuk dan surat keluar yang ada di Subbagian Administrasi Kepegawaian Bagian Kepegawaian Sekretariat Badan Geologi mempunyai berbagai informasi penting yang berhubungan dengan seluruh pegawai di Sekretariat Badan Geologi. Untuk menjaga keamanan informasi maka surat masuk dan surat keluar yang ada disimpan sementara, dan satu tahun kemudian disimpan sebagai arsip. Arsip surat masuk dan surat keluar yang ada di Subbagian Administrasi Kepegawaian Bagian Kepegawaian Sekretariat Badan Geologi disimpan berdasarkan subjek dari surat. Subjek surat diberi kode berupa nomor dan dikelompokkan dalam beberapa ordner. Namun sistem penyimpanan yang digunakan tidak efektif dan terkesan rumit. Banyaknya subjek yang digunakan menyebabkan sulitnya pengelompokkan arsip dan sulitnya pencarian arsip, sehingga menghambat aktivitas kerja. Pencarian arsip yang dibutuhkan paling cepat menghabiskan waktu lima menit, bahkan ada yang bisa menghabiskan waktu tiga bulan dan hingga saat ini belum ditemukan. Arsip-arsip yang disimpan di Subbagian Administrasi Kepegawaian Bagian Kepegawaian Sekretariat Badan Geologi sebagian menggunakan map ordner dan filing cabinet. Selain itu beberapa arsip disimpan di document box dan lemari gantung. Arsip di dalam document box disimpan dengan cara dikelompokkan di dalam map secara sembarang. Hal ini menyebabkan sulitnya pencarian arsip di dalam document box jika arsip sewaktu-waktu dibutuhkan. Arsip yang ada pun disimpan di dua tempat, yaitu di dalam dan di luar ruangan subbagian. Arsip yang disimpan di dua tempat akan menyulitkan staf dalam mencari arsip, karena harus mengetahui terlebih dahulu apakah arsip yang dicari disimpan di dalam atau di luar ruangan subbagian sehingga waktu yang dibutuhkan dalam menemukan arsip akan lebih lama. Prosedur penanganan arsip yang ada di Subbagian Administrasi Kepegawaian Bagian Kepegawaian Sekretariat Badan Geologi pun tidak jelas. Arsip surat masuk dan surat keluar yang akan disimpan biasanya ditangani oleh 3

4 staf administrasi dengan caranya sendiri. Hal ini menyebabkan sulitnya penanganan arsip jika dilakukan oleh staf lain, karena tidak adanya prosedur penanganan yang baku. Arsip yang disimpan pun tidak mempunyai prosedur peminjaman arsip, sehingga rentan terjadi hilangnya arsip. Dalam penulisan tugas akhir ini penulis tertarik untuk merancang suatu buku panduan penanganan arsip pada Subbagian Administrasi Kepegawaian Bagian Kepegawaian Sekretariat Badan Geologi untuk memudahkan staf dalam penanganan arsip, mencakup sistem penyimpanan arsip, peralatan arsip, prosedur penyimpanan arsip, penemuan kembali arsip, dan peminjaman arsip. Untuk merealisasikan hal tersebut penulis memilih judul tugas akhir yaitu Pembuatan Buku Panduan Penanganan Arsip di Subbagian Administrasi Kepegawaian Bagian Kepegawaian Sekretariat Badan Geologi. Penulis berharap dengan adanya buku panduan ini akan dapat mengatasi permasalahan dalam penanganan arsip, serta lebih memudahkan pelayanan dalam rangka pengembangan organisasi dan pengelolaan pegawai di lingkungan Sekretariat Badan Geologi Identifikasi Masalah Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan, maka identifikasi masalah dalam tugas akhir ini adalah sebagai berikut: 1. Bagaimana penanganan arsip di Subbagian Administrasi Kepegawaian Bagian Kepegawaian Sekretariat Badan Geologi. 2. Bagaimana rancangan buku panduan penanganan arsip di Subbagian Administrasi Kepegawaian Bagian Kepegawaian Sekretariat Badan Geologi Tujuan Tujuan yang penulis harapkan adalah: 1. Dapat mengetahui penanganan arsip di Subbagian Administrasi Kepegawaian Bagian Kepegawaian Sekretariat Badan Geologi. 2. Dapat menghasilkan rancangan buku panduan penanganan arsip untuk Subbagian Administrasi Kepegawaian Bagian Kepegawaian Sekretariat Badan Geologi. 4

5 1.4. Manfaat Adapun manfaat yang dapat diambil dari proyek Tugas Akhir ini adalah: 1. Bagi penulis a. Hasil proyek ini digunakan untuk memenuhi salah satu syarat penyelesaian pendidikan Diploma III, Program Studi Administrasi Bisnis, Jurusan Administrasi Niaga, Politeknik Negeri Bandung. b. Hasil proyek ini dapat menambah wawasan penulis mengenai penanganan arsip di suatu organisasi. 2. Bagi perusahaan Proyek ini diharapkan dapat dijadikan masukan dan bahan pertimbangan bagi perusahaan dalam menentukan penanganan arsip yang baik 3. Bagi pihak lain Hasil proyek ini diharapkan dapat memberikan sumbangan pemikiran dan informasi yang dapat dijadikan sebagai bahan masukan dan referensi bagi pembaca yang tertarik kepada objek yang sama. 5