FORMAT LAPORAN SUBBAGTAKAH

Transkripsi

1 SUBBAGIAN TATA NASKAH FORMAT LAPORAN SUBBAGTAKAH 1 Jumlah Naskah Dinas yang akan ditandatangani oleh Kapolri/a.n. Kapolri ( 1-3 halaman) 2 Jumlah Naskah Dinas yang akan ditandatangani oleh Kapolri/a.n Kapolri ( hingga 20 halaman) 3 Jumlah Naskah Dinas yang akan ditandatangani oleh Kapolri/a.n. Kapolri ( lebih dari 20 halaman) 4 Jumlah konsep Naskah Dinas yang selesai diparaf oleh Kasetum 5 Jumlah bimbingan teknis langsung kepada operator pengonsep Naskah Dinas 6 Jumlah Naskah Dinas yang telah diperbaiki dan masih terdapat kesalahan tambahan 7 Jumlah Naskah Dinas yang diproses dengan tata naskah selesai kurang dari 1 jam 8 Jumlah Naskah Dinas yang keliru proses tata naskahnya 9 Jumlah penomoran Naskah dinas keluar yang diregistrasi 10 Jumlah penyerahan Naskah Dinas kepada pemohon yang terlaksana 11 Jumlah Arsip penomoran Naskah Dinas yang ditandatangani oleh Kapolri/a.n Kapolri yang ditata/disimpan sementara < 15 menit > 15 menit < 2 Jam > 2 Jam < 8 Jam > 8 Jam < 20 menit > 20 menit < 10 menit > 10 menit < 1 Jam > 1 Jam < 6 menit > 6 menit < 10 menit > 10 menit < 5 menit > 5 menit 12. Jumlah..

2 2 12 Jumlah arsip penomoran Naskah Dinas yang ditandatangani oleh Kapolri/a.n Kapolri yang disimpan sementara tahun 2014 diserahkan ke Pusat Arsip Polri 13 Jumlah Naskah Dinas yang dialamatkan kepada Kapolri dan Wakapolri yang dipilah 14 Jumlah Naskah Dinas umum yang ditujukan/dialamatkan kepada Kapolri/Wakapolri yang diregistrasi 15 Jumlah Naskah Dinas pengaduan masyarakat yang ditujukan kepada Kapolri/Wakapolri yang diregistrasi 16 Jumlah surat yang dialamatkan kepada Kapolri dan Wakapolri yang diterima langsung dari Instansi/masyarakat dapat dilayani 17 Jumlah surat yang dialamatkan kepada Kapolri dan Wakapolri yang dicek langsung oleh instansi/masyarakat dapat terakomodir /terlayani < 20 menit > 20 menit < 5 menit > 5 menit < 15 menit > 15 menit < 15 menit > 15 menit < 25 menit > 25 menit KEPALA SUBBAGIAN TATA NASKAH SUMARNI AJUN KOMISARIS BESAR POLISI NRP

3 SUBBAGIAN PEMBINAAN KESEKRETARIATAN SUBBAG BINSET 1 Penyusunan Perkap SOP pengamanan Surat/Paket 2 Penyusunan perubahan Perkap Nomor 15 tahun 2007 tentang Naskah Dinas di lingkungan Polri 3 Sosialisasi Perkap SOP Pengamanan Surat/Paket (melalui Video Conference) 4 Pengumpulan Data dan Informasi yang digunakan untuk menganalisa dan evaluasi dibidang kesekretariatan 5 Jumlah personel yang telah mengikuti Diklat arsiparis yang ditugaskan dibidang arsip 6 Evaluasi peningkatan kemampuan personel Setum Polri dalam mengetik cepat teknik 10 jari 7 Pendataan dan evaluasi peningkatan kuantitas SDM Setum Polri yang mampu mengetik cepat teknik 10 jari 8 Evaluasi peningkatan SDM Setum Polri yang mampu mengoperasikan komputer 9 Evaluasi peningkatan kualitas SDM Setum Polri dalam mengoperasikan komputer Jumlah yg ikut diklat Jumlah yang di evaluasi Jumlah yang di evaluasi 6 Bln ( Mei S.d. Oktober 2015) 6 Bln ( Januari s.d. Juni 2015) 2kali (Agustus dan Desember 2015) 2 Kali ( Juni dan Desember 2015 ) Yang ditempatkan di arsip Jumlah yang meningkat puan 4 Bln (Maret,Juni, September, Desember) Jumlah yang meningkat puan 1 Tahun ( Tw I, Tw II, Tw III, Tw IV )...%...% KEPALA SUBBAGIAN PEMBINAAN KESEKRETARIATAN Ttd SUPRIYONO, S.H., M.Si. AJUN KOMISARIS BESAR POLISI NRP

4 SUBBAGIAN UMUM SUBBAG UM 1 Jumlah penyusunan risalah yang selesai dan diketik setelah kegiatan rapat 2 Jumlah konsep risalah yang dikoreksi kasetum/wakasetum Polri 3 Jumlah konsep pengantar risalah yang dikoreksi Subbagtakah < 2 hari > 2 hari < 3 kali > 3 kali < 2 kali > 2 kali 4 Jumlah reproduksi risalah yang terlaksana < 30 menit 5 Jumlah distribusi risalah yang keliru alamat pengirimannya > 30 menit 6 Jumlah konsep undangan yang selesai < 20 menit 7 Jumlah konsep undangan yang dikoreksi Subbagtakah 8 Jumlah reproduksi undangan yang terlaksana kurang dari 20 menit 9 Jumlah distribusi undangan yang keliru alamat pengirimannya > 20 menit < 2 kali > 2 kali < 20 menit > 20 menit KEPALA SUBBAGIAN UMUM SUPRIYANTO AJUN KOMISARIS BESAR POLISI NRP

5 SUBBAGIAN TATA KEARSIPAN SUBBAG ARSIP 1 Jumlah arsip Kapolri yang telah diperiksa dan diberi KKA dengan tepat 2 Jumlah arsip Kapolri yang dipelihara dan disimpan dengan benar 3 Jumlah arsip Polri yang bernilai guna pertanggungjawaban Nasional yang disimpan di Setum Polri 4 Jumlah Peminjaman arsip yang dilayani secara cepat 5 Jumlah arsip Kapolri yang dimusnahkan sesuai dengan JRA Banyaknya yang diberi KKA Banyaknya arsip Banyaknya arsipyang disimpan < 1 Jam > 1 Jam KEPALA SUBBAGIAN ARSIP ASTINA R. PASARIBU, A.Md. AJUN KOMISARIS BESAR POLISI NRP

6 KANTOR POS KANTOR POS 1 Jumlah penerimaan, pemeriksaan dan pencatatan surat/paket masuk 2 Jumlah penyortiran surat/paket sesuai alamat yang dituju untuk kemudian dimasukkan kedalam loker surat 3 Jumlah mencatat, mencap dan memasukkan surat dinas ke dalam amplop Polri untuk didistribusikan keseluruh Polda 4 Jumlah surat yang hilang dalam proses penerimaan dan pendistribusian 5 Jumlah surat/paket yang membahayakan personel dan Markas Polri < 3 menit > 3 menit < 3 menit > 3 menit < 3 menit > 3 menit KEPALA KANTOR POS SETUM POLRI NING SRI HASTUTI, S.H. KOMISARIS POLISI NRP

7 SUBBAGRENMIN SUBBAGRENMIN NO URAIAN TUGAS JUMLAH CAPAIAN JUMLAH 1 Penyusunan dokumen perencanaan tepat pada waktunya: - Renstra Setum Polri bulan April Rancangan Renja T.A Renja T.A RKA-KL dan DIPA T.A LAKIP 2 Perencanaan anggaran yang tepat sesuai kebutuhan 3 Perencanaan anggaran yang tepat sesuai kegiatan yang dilaksanakan 4 Berapa penyerapan anggaran pada bulan tersebut 5 Berapajumlah pesonel yang berhak atas: - Kenaikan Gaji Berkala - Kenaikan Pangkat ( Polri) - Kenaikan Pangkat ( PNS) - Rikkes Personel - Tes Kesamaptaan Jasmani Personel - Tanda Jasa - KTA, ID-Card, KPI/KPS, Karsu/Karis, Kartu BPJS 6 Berapa kebutuhan ATK yang dapat dipenuhi 7 Berapa jumlah kendaraan bermotor roda 4 dan roda 2 yang rusak dan mendapat perbaikan

8 2 8 Berapa Jumlah Sarpras/alsintor yang rusak dan mendapat perbaikan: Mesin photokopi Mesin Risograph Mesin GTO Komputer AC Printer Meubelair Mesin Pencacah Lampu/penerangan 9 Berapa jumlah sarpras yang harus dimusnahkan: Roda 2 Roda 4 Komputer AC Printer Meubelair Mesin Pencacah 10 Berapa penurunan jumlah penggunaan ATK setelah pelaksannaan paperless System 11 Penerimaan dan distribusi surat yang terselenggara 12 Pembuatan naskah dinas yang akan ditandatangani oleh Kasetum Polri (pengukuran hingga di paraf Wakasetum) 13 Berapa Pembiayaan kegiatan yang selesai dibayarkan 14 Berapa waktu yang dibutuhkan dalam pelaksanaan pembukuan, akuntansi dan penyusunan Laporan SAI < 10 menit > 10 menit < 3 Jam > 3 Jam 15. Berapa

9 3 15 Berapa jumlah dokumen perwabku yang lengkap dan benar 16 Berapa jumlah kesalahan input data/kode akun/mata anggaran 17 Berapa penghitungan gaji yang keliru 18 Berapa penghitungan remunerasi yang keliru KEPALA SUBBAGIANRENMIN DASEP SURYADINATA, S.H., MSI. AJUN KOMISARIS BESAR POLISI NRP

10 SUBBAGIAN TATA NASKAH SUBBAGTAKAH 1 Jumlah Naskah Dinas yang akan ditandatangani oleh Kapolri/a.n. Kapolri ( 1-3 halaman) 2 Jumlah Naskah Dinas yang akan ditandatangani oleh Kapolri/a.n Kapolri ( hingga 20 halaman) 3 Jumlah Naskah Dinas yang akan ditandatangani oleh Kapolri/a.n. Kapolri ( lebih dari 20 halaman) 4 Jumlah konsep Naskah Dinas yang selesai diparaf oleh Kasetum 5 Jumlah bimbingan teknis langsung kepada operator pengonsep Naskah Dinas 6 Jumlah Naskah Dinas yang telah diperbaiki dan masih terdapat kesalahan tambahan 7 Jumlah Naskah Dinas yang diproses dengan tata naskah selesai kurang dari 1 jam 8 Jumlah Naskah Dinas yang keliru proses tata naskahnya 9 Jumlah penomoran Naskah dinas keluar yang diregistrasi 10 Jumlah penyerahan Naskah Dinas kepada pemohon yang terlaksana 11 Jumlah Arsip penomoran Naskah Dinas yang ditandatangani oleh Kapolri/a.n Kapolri yang ditata/disimpan sementara < 15 menit > 15 menit < 2 Jam > 2 Jam < 8 Jam > 8 Jam < 20 menit > 20 menit < 10 menit > 10 menit < 1 Jam > 1 Jam < 6 menit > 6 menit < 10 menit > 10 menit < 5 menit > 5 menit 12. Jumlah..

11 2 12 Jumlah arsip penomoran Naskah Dinas yang ditandatangani oleh Kapolri/a.n Kapolri yang disimpan sementara tahun 2014 diserahkan ke Pusat Arsip Polri 13 Jumlah Naskah Dinas yang dialamatkan kepada Kapolri dan Wakapolri yang dipilah 14 Jumlah Naskah Dinas umum yang ditujukan/dialamatkan kepada Kapolri/Wakapolri yang diregistrasi 15 Jumlah Naskah Dinas pengaduan masyarakat yang ditujukan kepada Kapolri/Wakapolri yang diregistrasi 16 Jumlah surat yang dialamatkan kepada Kapolri dan Wakapolri yang diterima langsung dari Instansi/masyarakat dapat dilayani 17 Jumlah surat yang dialamatkan kepada Kapolri dan Wakapolri yang dicek langsung oleh instansi/masyarakat dapat terakomodir /terlayani < 20 menit > 20 menit < 5 menit > 5 menit < 15 menit > 15 menit < 15 menit > 15 menit < 25 menit > 25 menit KEPALA SUBBAGIAN TATA NASKAH SUMARNI AJUN KOMISARIS BESAR POLISI NRP

12 SUBBAGIAN PEMBINAAN KESEKRETARIATAN SUBBAG BINSET 1 Pelaksanaan Diklat Arsiparis Tingkat Ahli 6 Bln ( maret s.d. Agustus 2015) 2 Penyusunan Perkap SOP pengamanan Surat/Paket 3 Penyusunan perubahan Perkap Nomor 15 tahun 2007 tentang Naskah Dinas di lingkungan Polri 4 Sosialisasi Perkap Nomor 15 tahun 2007 (melalui Video Conference) 5 Sosialisasi Perkap SOP Pengamanan Surat/Paket (melalui Video Conference) 6 Pengumpulan Data dan Informasi yang digunakan untuk menganalisa dan evaluasi dibidang kesekretariatan 7 Jumlah personel yang telah mengikuti Diklat arsiparis yang ditugaskan dibidang arsip 8 Evaluasi peningkatan kemampuan personel Setum Polri dalam mengetik cepat teknik 10 jari 9 Pendataan dan evaluasi peningkatan kuantitas SDM Setum Polri yang mampu mengetik cepat teknik 10 jari 10 Evaluasi peningkatan SDM Setum Polri yang mampu mengoperasikan komputer 11 Evaluasi peningkatan kualitas SDM Setum Polri dalam mengoperasikan komputer Jumlah yg ikut diklat Jumlah yang di evaluasi Jumlah yang di evaluasi 6 Bln ( Mei S.d. Oktober 2015) 6 Bln ( Januari s.d. Juni 2015) Bulan Agustus 2015 Bulan Desember Kali ( Juni dan Desember 2015 ) Yang ditempatkan di arsip Jumlah yang meningkat puan 4 Bln (Maret,Juni, September, Desember) Jumlah yang meningkat puan 1 Tahun ( Tw I, Tw II, Tw III, Tw IV )...%...% KEPALA SUBBAGIAN PEMBINAAN KESEKRETARIATAN SUPRIYONO, S.H., M.Si. AJUN KOMISARIS BESAR POLISI NRP

13 SUBBAGIAN UMUM SUBBAG UM 1 Jumlah penyusunan risalah yang selesai dan diketik setelah kegiatan rapat 2 Jumlah konsep risalah yang dikoreksi kasetum/wakasetum Polri 3 Jumlah konsep pengantar risalah yang dikoreksi Subbagtakah < 2 hari > 2 hari < 3 kali > 3 kali < 2 kali > 2 kali 4 Jumlah reproduksi risalah yang terlaksana < 30 menit 5 Jumlah distribusi risalah yang keliru alamat pengirimannya > 30 menit 6 Jumlah konsep undangan yang selesai < 20 menit 7 Jumlah konsep undangan yang dikoreksi Subbagtakah 8 Jumlah reproduksi undangan yang terlaksana kurang dari 20 menit 9 Jumlah distribusi undangan yang keliru alamat pengirimannya > 20 menit < 2 kali > 2 kali < 20 menit > 20 menit KEPALA SUBBAGIAN UMUM SUPRIYANTO AJUN KOMISARIS BESAR POLISI NRP

14 SUBBAGIAN TATA KEARSIPAN SUBBAG ARSIP 1 Jumlah arsip Kapolri yang telah diperiksa dan diberi KKA dengan tepat 2 Jumlah pengetikan data arsip Kapolri yang telah diperiksa dan diberi KKA 3 Jumlah arsip Kapolri yang dialihmediakan (scanning, indexing dan importing 4 Jumlah arsip Kapolri yang ditata ke dalam amplop dan kotak arsip 5 Jumlah arsip Kapolri yang dipelihara dan disimpan dengan benar dalam lemari arsip 6 Jumlah Peminjaman arsip yang dilayani secara cepat: a. Fotokopi dan autentikasi arsip; b. Burning Softcopy (CD); 7 Jumlah pembuatan konsep Surat Pengantar permohonan peminjaman arsip 8 Jumlah pembuatan anev laporan arsip Vital dari Setum Polda 9 Jumlah pembuatan naskah dinas yang akan ditandatangani oleh Kasetum Polri ( Pengukuran hingga diparaf Wakasetum); 10 Jumlah Pembuatan Naskah dinas dari Kasubbag kepada Kasetum Polri 11 Jumlah arsip Kapolri yang bernilai guna pertanggungjawaban nasional yang disimpan di Setum Polri < 1 Jam > 2 Jam < 1 Jam < 3 Jam < 3 Jam < 1 Jam 12. Jumlah.

15 2 12 Jumlah arsip Kapolri yang dimusnahkan sesuai dengan JRA 13 Jumlah pembuatan lapbul Subbag < 1 Jam KEPALA SUBBAGIAN ARSIP ASTINA R. PASARIBU, A.Md. AJUN KOMISARIS BESAR POLISI NRP

16 KANTOR POS KANTOR POS 1 Jumlah penerimaan, pemeriksaan dan pencatatan surat/paket masuk 2 Jumlah penyortiran surat/paket sesuai alamat yang dituju untuk kemudian dimasukkan kedalam loker surat 3 Jumlah mencatat, mencap dan memasukkan surat dinas ke dalam amplop Polri untuk didistribusikan keseluruh Polda 4 Jumlah pendistribusian, memeriksa dan menyerahkan tanda terima surat dinas Polri ke PT Pos Indonesia cabang Fatmawati 5 Jumlah surat yang hilang dalam proses penerimaan dan pendistribusian 6 Jumlah surat/paket yang membahayakan personel dan Markas Polri 7 Jumlah pembuatan Naskah yang akan ditandatangani oleh Kasetum Polri (pengukuran hingga paraf Kasetum) < 3 menit > 3 menit < 3 menit > 3 menit < 3 menit > 3 menit < 3 menit > 3 menit < 3 menit > 3 menit KEPALA KANTOR POS SETUM POLRI NING SRI HASTUTI, S.H. KOMISARIS POLISI NRP

17 SUBBAGRENMIN SUBBAGRENMIN NO URAIAN TUGAS JUMLAH CAPAIAN JUMLAH 1 Penyusunan dokumen perencanaan tepat pada waktunya: - Renstra Setum Polri bulan April Rancangan Renja T.A Renja T.A RKA-KL dan DIPA T.A LAKIP 2 Perencanaan anggaran yang tepat sesuai kebutuhan 3 Perencanaan anggaran yang tepat sesuai kegiatan yang dilaksanakan 4 Berapa penyerapan anggaran pada bulan tersebut 5 Berapajumlah pesonel yang berhak atas: - Kenaikan Gaji Berkala - Kenaikan Pangkat ( Polri) - Kenaikan Pangkat ( PNS) - Rikkes Personel - Tes Kesamaptaan Jasmani Personel - Tanda Jasa - KTA, ID-Card, KPI/KPS, Karsu/Karis, Kartu BPJS 6 Berapa kebutuhan ATK yang dapat dipenuhi 7 Berapa jumlah kendaraan bermotor roda 4 dan roda 2 yang rusak dan mendapat perbaikan 2

18 8 Berapa Jumlah Sarpras/alsintor yang rusak dan mendapat perbaikan: Mesin photokopi Mesin Risograph Mesin GTO Komputer AC Printer Meubelair Mesin Pencacah Lampu/penerangan 9 Berapa jumlah sarpras yang harus dimusnahkan: Roda 2 Roda 4 Komputer AC Printer Meubelair Mesin Pencacah 10 Berapa penurunan jumlah penggunaan ATK setelah pelaksannaan paperless System 11 Penerimaan dan distribusi surat yang terselenggara 12 Pembuatan naskah dinas yang akan ditandatangani oleh Kasetum Polri (pengukuran hingga di paraf Wakasetum) 13 Berapa Pembiayaan kegiatan yang selesai dibayarkan 14 Berapa waktu yang dibutuhkan dalam pelaksanaan pembukuan, akuntansi dan penyusunan Laporan SAI < 10 menit > 10 menit < 3 Jam > 3 Jam 15. Berapa 3

19 15 Berapa jumlah dokumen perwabku yang lengkap dan benar 16 Berapa jumlah kesalahan input data/kode akun/mata anggaran 17 Berapa penghitungan gaji yang keliru 18 Berapa penghitungan remunerasi yang keliru KEPALA SUBBAGIANRENMIN DASEP SURYADINATA, S.H., MSI. AJUN KOMISARIS BESAR POLISI NRP