STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR KAJI ULANG MANAJEMEN

Transkripsi

1 1/7 DIBUAT OLEH KASUBBAG MANAJEMEN MUTU DISAHKAN OLEH KA LSP AULIANSYAH LUBIS, S.I.K., M.H. AKBP NRP Drs. SUROTO, M.Si. KOMBES POL. NRP Tujuan Untuk memastikan pelaksanaan Kaji Ulang Manajemen (KUM) LSP Polri dapat berjalan secara efektif dan efisien sesuai dengan sistem manajemen mutu yang diterapkan di LSP Polri. 2. Ruang Lingkup Ruang lingkup SOP ini mulai dari penyusunan program, pendistribusian, pelaksanaan sampai dengan tindak lanjut rekomendasi hasil kaji ulang manajemen. 3. Pedoman/Acuan 3.1. Undang-undang No. 2 tahun 20 tentang Kepolisian Negara Republik Indonesia Peraturan Kapolri No. 21 tahun 2010 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Satuan Organisasi Pada Tingkat Mabes Polri Pedoman BNSP 201 tahun 2014 tentang Penilaian Kesesuaian Persyaratan Umum Lembaga Sertifikasi Profesi Pedoman BNSP 2 tahun 2014 tentang Pembentukan Lembaga Sertifikasi Profesi.

2 2/ Panduan Mutu LSP Polri Standar Internasional ISO 9001: Pengertian Kaji ulang manajemen (KUM) adalah suatu proses pengkajian secara menyeluruh sistem manajemen mutu organisasi untuk memastikan keberlanjutan, kesesuaian, kecukupan dan efektifitas pelaksanaan sistem manajemen mutu. 5. Alat 5.1. Komputer Mesin scanner, printer dan foto copy Berbagai alat tulis untuk mendukung terlaksananya kaji ulang manajemen LSP Polri. 6. Prosedur 6.1. Merencanakan program kaji ulang manajemen Kaji ulang manajemen dilaksanakan minimal sekali dalam satu tahun Kasubbag manajemen mutu mengumpulkan dokumen-dokumen untuk bahan pelaksanaan kaji ulang manajemen, meliputi : a. Hasil audit internal. b. Hasil tindak lanjut kaji ulang sebelumnya. c. Hasil tindakan korektif dan pencegahan. d. Hasil evaluasi kegiatan LSP Polri.

3 3/7 e. Dokumen yang berkaitan dengan perubahan sumber daya dan ruang lingkup sertifikasi LSP Polri. f. Dokumen yang berkaitan dengan peraturan atau kebijakan pimpinan Polri yang berpengaruh terhadap kinerja LSP Polri Kasubbag manajemen mutu menyusun rencana kegiatan Kaji Ulang Manajamen (KUM), meliputi: a. Penentuan waktu. b. Penentuan tempat. c. Penentuan bahan yang akan dikaji ulang. d. Penentuan peserta. e. Penentuan jadual Kasubbag manajemen mutu melaporkan rencana kaji ulang kepada Ka LSP Polri Ka LSP Polri memerintahkan Kasubbag Manajemen mutu untuk menyiapkan pelaksanaan kaji ulang manajemen Melaksanakan Persiapan Kaji Ulang Manajemen: Kasubbag manajemen mutu membuat Sprin pelaksanaan kaji ulang manajemen Kasubbag menajemen mutu mendistribusikan rencana kaji ulang kepada para Kasubbag dan Urmin untuk mempersiapkan bahan kaji ulang sesuai dengan tugas pokok dan fungsi masing-masing Kasubbag manajemen mutu membuat dan mengirimkan undangan kepada peserta rapat kaji ulang Kasubbag manajemen mutu menyiapkan tempat dan akomodasi pelaksanaan kaji ulang.

4 4/ Melaksanakan kaji ulang manajemen: Kasubbag manajemen mutu menyiapkan daftar hadir peserta KUM Kasubbag manajemen mutu menyiapkan petugas notulen kaji ulang Kasubbag manajemen mutu mengecek kesiapan kaji ulang dan melaporkan kepada Ka LSP Polri Ka LSP Polri sebagai penanggungjawab manajemen memimpin pelaksanaan kaji ulang. Hal-hal yang perlu dibahas dalam kaji ulang meliputi : a. Apakah kinerja LSP Polri telah sesuai dengan tujuan, sasaran dan program kerja yang telah ditetapkan. b. Bagaimana tindak lanjut hasil audit internal yang telah dilaksanakan. c. Bagaimana tindak lanjut tindakan korektif dan pencegahan yang telah dilaksanakan. d. Apakah sistem manajemen mutu yang ditetapkan dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien sesuai dengan pelaksanaan tugas LSP Polri. e. Apakah pelaksanaan tugas di LSP Polri sudah sesuai dengan sistem manajemen mutu. f. Apakah sumber daya organisasi LSP Polri sudah sesuai dengan kebutuhan yang diharapkan. g. Apakah LSP Polri sudah memenuhi kewajibankewajibannya sesuai dengan peraturan yang berlaku.

5 5/7 h. Apakah ada perubahan peraturan atau kebijakan pimpinan Polri yang mempengaruhi sistem manejemen mutu LSP Polri dan efektifitas penerapannya. i. Merumuskan kebijakan organisasi, tujuan dan sasaran yang ingin dicapai serta menyusun program tindak lanjut hasil kaji ulang. j. Pada prinsipnya pertanyaan kunci yang harus terjawab dalam kaji ulang manajemen adalah apakah sistem sudah bekerja dengan baik? Kasubbag menejemen mutu selaku wakil manajemen menghimpun hasil pelaksanaan kaji ulang meliputi: a. Notulen hasil kaji ulang. b. Dokumentasi kaji ulang. c. Daftar hadir peserta kaji ulang Kasubbag manajemen mutu selaku wakil manajemen menyusun risalah kaji ulang manajemen, meliputi: Hasil tindak lanjut kaji ulang terdahulu Evaluasi implementasi sistem manajemen mutu LSP Polri Evaluasi hasil audit internal Evaluasi tindakan korektif dan pencegahan yang belum terselesaikan Evaluasi terhadap perubahan peraturan dan kebijakan pimpinan Polri maupun sumbar daya LSP Polri Evaluasi, revisi dan penetapan kebijakan, tujuan, sasaran dan program manajemen mutu LSP Polri.

6 6/ Penentuan pejabat yang bertanggung jawab terhadap tindak lanjut kaji ulang Penentuan target waktu pencapaian tindak lanjut kaji ulang Kasubbag manajemen mutu menyampaikan risalah kaji ulang kepada Ka LSP Polri Ka LSP memerintahkan Kasubbag manajemen mutu untuk membuat Sprin untuk menindaklanjuti risalah kaji ulang Kasubbag manajemen mutu mendistribusikan Sprin dan risalah kepada para Kasubbag dan Urmin LSP Polri Para Kasubbag dan Urmin LSP Polri melaksanakan realisasi tindak lanjut kaji ulang dan melaporkan hasil pelaksanaannya kepada Ka LSP Polri sesuai dengan target waktu pencapaian yang telah ditetapkan.

7 7/7 Mekanisme MERENCANAKAN PROGRAM KAJI ULANG MANAJEMEM (KUM) mengumpulkan dokumen utk bahan KUM menyusun ren KUM ren KUM kepada ka LSP Ka LSP memerintahkan utk siapkan pelaks KUM MELAKSANAKAN PERSIAPAN KUM membuat Sprin pelaksanaan KUM mendistribusikan ren KUM kdp para Ksb dan Paurmin membuat undangan KUM Ka LSP memerintahkan utk siapkan pelaks KUM MELAKSANAKAN KUM menyiapkan daftar hadir peserta KUM menyiapkan petugas notulen cek kesiapan KUM dan melaporkan kepada Ka LSP Ka LSP memimpin pelaksanaan KUM menghimpun hasil KUM PARA KASUBBAG DAN PA URMIN MELAKSANA- KAN REALISASI TINDAK LANJUT KUM DAN MELAPORKAN HASILNYA KEPADA KA LSP KSB. JEMENMUTU MEMBUAT DAN MENDISTRIBUSI- KAN SPRIN TINDAK LANJUT RISALAH KUM KPD PARA KSB DAN URMIN KA LSP MEMERINTAHKAN KSB. JEMENMUTU UTK MEMBUAT SPRIN TINDAK LANJUT RISALAH KUM KSB. JEMENMUTU MENYAMPAIKAN RISALAH KUM KEPADA KA LSP KSB. JEMENMUTU MENYUSUN RISALAH KUM