Tugas Individu TOMP SHARING KNOWLEDGE MANAGEMENT. (Studi Kasus : CV D Create) Dibuat Oleh : REGULAR 46 MAGISTER MANAJEMEN AGRIBISNIS

Transkripsi

1 Tugas Individu TOMP SHARING KNOWLEDGE MANAGEMENT (Studi Kasus : CV D Create) Dibuat Oleh : Irfan Zidni (P ) REGULAR 46 MAGISTER MANAJEMEN AGRIBISNIS PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2011

2 BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Organisasi adalah sekelompok orang (dua atau lebih) yang secara formal dipersatukan dalam suatu kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sebuah organisasi dapat terbentuk karena dipengaruhi oleh beberapa aspek seperti penyatuan visi dan misi serta tujuan yang sama dengan perwujudan eksistensi sekelompok orang tersebut terhadap masyarakat. Organisasi yang dianggap baik adalah organisasi yang dapat diakui keberadaannya oleh masyarakat disekitarnya, karena memberikan kontribusi seperti; pengambilan sumber daya manusia dalam masyarakat sebagai anggota-anggotanya sehingga menekan angka pengangguran. Orang-orang yang ada di dalam suatu organisasi mempunyai suatu keterkaitan yang terus menerus. Rasa keterkaitan ini, bukan berarti keanggotaan seumur hidup. Akan tetapi sebaliknya, organisasi menghadapi perubahan yang konstan di dalam keanggotaan mereka, meskipun pada saat mereka menjadi anggota, orang-orang dalam organisasi berpartisipasi secara relatif teratur. Knowledge Sharing merupakan salah satu proses utama di dalam Knowledge Management (KM) yang selama ini lebih ditujukan untuk memaksimalkan pemanfaatan pengetahuan melalui pendistribusian pengetahuan kepada anggota organisasi yang membutuhkannya. Namun

3 semakin pentingnya peran inovasi sebagai faktor penentu daya saing, telah menyadarkan banyak organisasi bahwa sekedar memaksimalkan pemanfaatan pengetahuan yang ada, tidak lagi memadai. Perusahaan justru dituntut untuk secara kontinu menciptakan pengetahuan baru agar tetap eksis dan memiliki masa depan. Pada era globalisasi ini, perkembangan akan ilmu pengetahuan dan teknologi sangat cepat berkembang. Suatu perusahaan yang dapat bersaing pada era globalisasi ini yaitu perusahaan yang selalu mengembangkan bisnisnya melalui pemanfaatan ilmu pengetahuan dan teknologi yang ada ataupun dapat menciptakan suatu ilmu pengetahuan yang baru. KM tersebut pada akhirnya dapat menjadi dukungan yang handal bagi perusahaan untuk meningkatkan daya saing Tujuan Penulisan Tujuan dari penulisan makalah ini yaitu untuk mengetahui implementasi dari Sharing Knowledge Management pada perusahaan. Perusahaan yang digunakan adalah CV D Create.

4 BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Pengertian Pengetahuan Menurut Lumbantobing (2011), Knowledge merupakan objek utama yang dikelola oleh organisasi yang menerapkan Knowledge Management. Knowledge atau pengetahuan oleh Davenport and Prusak (1998) didefinisikan secara luas sebagai campuran dari pengalaman, nilai, informal kontekstual, dan pandangan pakar yang memberikan kerangka untuk mengevaluasi dan menyatukan pengalaman baru dan informasi. Pengetahuan dimiliki dan diterapkan dalam pikiran pemilik pengetahuan. Di perusahaan, pengetahuan sering terkait tidak saja pada dokumen atau tempat penyimpanan dokumen, tetapi juga pada rutinitas organisasi, proses, praktek dan norma perusahaan. Berdasarkan definisi tersebut, pengetahuan menjadi sangat penting dengan alasan sebagai berikut: Pengetahuan adalah aset institusi, yang menentukan jumlah tenaga kerja, informasi, ketrampilan, dan struktur organisasi yang diperlukan. Pengetahuan dan pengalaman perusahaan merupakan sumber daya berkelanjutan yang memberikan keuntungan daya saing dibandingkan dengan produk andalan dan teknologi tercanggih yang dimiliki. Pengetahuan dan pengalaman mampu menciptakan, mengkomunikasikan, dan mengaplikasikan segala sesuatu yang terkait untuk mencapai tujuan bisnis.

5 Drucker (1998) mendefinisikan pengetahuan sebagai informasi yang mengubah sesuatu atau seseorang, hal itu terjadi ketika informasi tersebut menjadi dasar untuk bertindak, atau ketika informasi tersebut memampukan seseorang atau institusi untuk mengambil tindakan sebelumnya. Sehingga pengetahuan dapat diartikan sebagai actionable information atau information yang dapat ditindaklanjuti atau informasi yang dapat digunakan sebagai dasar untuk bertindak, untuk mengambil keputusan dan untuk menempuh arah atau strategi tertentu. Mirip dengan definisi dari Drucker tetapi relatif lebih mudah untuk dipahami, Sveiby (1997) mendefinisikan pengetahuan sebagai kapasitas untuk bertindak. Kapasitas untuk bertindak seseorang diciptakan secara berkelanjutan melalui proses mendapatkan pengetahuan (process-ofknowing). Dengan kata lain, pengetahuan tidak dapat dipisahkan dari konteksnya. Sedangkan, bertindak merupakan sesuatu. Menurut Russel Ackoff dalam Lumbatobing (2011), yang merupakan seorang pakar sistem dan guru besar bidang perubahan organisasi, menyatakan bahwa isi atau kandungan dari intelektualitas dan mentalitas manusia dapat diklasifikasikan ke dalam lima kategori yaitu: 1. Data, berupa gabungan symbol-simbol 2. Informasi, data yang diproses agar dapat dimanfaatkan informasi menjawab pertanyaan tentang who, what, where dan when. 3. Knowledge, merupakan aplikasi dari data dan informasi, dan menjawab pertanyaan how. 4. Understanding, mengapresiasi pertanyaan why

6 5. Wisdom, evaluasi dari understanding. Pengetahuan diperlukan karena pada dasarnya manusia merupakan pribadi pembelajar. Manusia belajar dari banyak hal, misalnya dari keberhasilan atau kegagalan orang lain, pengalaman diri sendiri yang bersifat sukses atau gagal, dari jurnal-jurnal atau hasil penelitian hingga yang bersifat spontan. Untuk menjadi seorang pribadi pembelajar, seorang manusia perlu memiliki 5 pilar : 1. Rasa ingin tahu. Ini merupakan awal seseorang untuk menjadi manusia berpengetahuan. Manusia yang memiliki rasa ingin tahu yang tinggi adalah seorang pembelajar sejati. 2. Optimisme. Inilah modal dasar bagi seseorang untuk tidak mudah menyerah dengan segala situasi. Adakalanya bahkan mungkin banyak terjadi karena pesimis, tiba-tiba orang menghentikan usaha atau perjuangannya ketika sesungguhnya keberhasilan itu sudah amat dekat untuk dicapai. 3. Keikhlasan. Orang- Orang yang ikhlas nyaris tidak mengenal lelah. Dia selalu bergairah pada setiap keadaan. Banyak siasat, strategi, atau akal baru yang dihasilkan ketika dia berpikir dan memutuskan utnuk berbuat. 4. Konsistensi. Begitu banyak orang bekerja dalam format keras kerak, yang tersiram air sedikit saja lembek, tergoda hal baru lalu meninggalkan keputusan yang telah dibuat dan tengah dicoba dijalankan. 5. Pandangan visioner. Pandangan jauh ke depan, melebihi batas-batas pemikiran orang kebanyakan.

7 2.2 Siklus Knowledge Menurut Michael Polanyi dalam Lumbantobing (2011), menyatakan bahwa knowledge terdiri atas dua jenis yaitu tacit knowledge dan explicit knowledge. Tacit knowledge merupakan knowledge yang diam di dalam benak manusia dalam bentuk intuisi, judgement, skill, values dan belief yang sangat sulit diformalisasikan dan di-share dengan orang lain. Contoh : keahlian yang dimiliki seorang pelukis professional tidak mudah di share, karena keahlian tersebut didapatkan dari pengalaman dan pemahaman tentang teknik melukis yang dilakukan si pelukis. Sehingga untuk memiliki keahlian seperti itu, seseorang harus dilatih oleh si pelukis. Explicit knowledge adalah knowledge yang dapat atau sudah terkodifikasi dalam bentuk dokumen atau bentuk berwujud lainnya sehingga dapat dengan mudah ditransfer dan didistribusikan dengan menggunakan berbagai media. Explicit knowledge dapat berupa formula, kaset/cd video dan audio, spesifikasi produk atau manual (product knowledge). Contoh : buku panduan matematika yang berisi trik-trik dalam menyelesaikan model soalsoal yang rumit. Dengan panduan buku tersebut orang dapat menyelesaikan model soal yang sama dengan model soal di buku panduan. Menurut Nonaka dan Takeuchi (1995) kedua jenis knowledge tersebut dapat dibedakan melalui empat jenis proses, yaitu: Sosialisasi, Eksternalisasi, Kombinasi dan Internalisasi seperti terlihat pada gambar 1. Dari pengetahuan tacit ke pengetahuan tacit disebut dengan sosialisasi, dari pengetahuan tacit ke pengetahuan explisit disebut eksternalisasi, dari pengetahuan explisit ke

8 pengetahuan explisit disebut dengan kombinasi dan dari pengetahuan explisit ke pengetahuan tacit disebut dengan internalisasi. Pengetahuan Tacit (ke) Pengetahuan Explisit Pengetahuan tacit Sosialisasi (Sympathized Eksternalisasi (dari) Knowledge) (Conceptual Knowledge) Pengetahuan explisit Internalisasi (Operational Kombinasi (Sistematic Knowledge) Knowledge) Gambar.1 Empat Model Proses Konversi Pengetahuan (Nonaka dan Takeuchi, 1995) 2.2. Knowledge Management Menurut Tiwana (2000), knowledge management adalah management of organizional knowledge for creating business value and generating a competitive advantage. Atau, KM adalah manajemen knowledge organisasi untuk menciptakan nilai bisnis dan untuk menhasilkan suatu unggulan kompetitif. Sedangkan menurut Repsol YPF (2007), mendefinisikan KM sebagai pengelola pengetahuan secara aktif mengimplikasikan perlunya pemahaman konteks (manusia, proses, konten, teknologi dan semantik) dan pentingnya mengembangkan dan memfasilitasi proses dkreasi, pertukaran, belajar, akses, pengorganisasian dan pemanfaatan pengetahuan untuk keuntungan organisasi dan stakeholder-nya (pekerja, pemegang saham, klien, pemasok dan masyarakat).

9 Core process dari Knowledge Management adalah : Knowledge Identification : melakukan identifikasi knowledge perusahaan secara lengkap, baik yg sudah dimiliki maupun knowledge yg belum dimiliki tapi di butuhkan perusahaan. Pada proses ini, tidak hanya mengidentifikasi knowledge tetapi juga mengidentifikasi orang orang yang berpotensi menjadi knowledge worker. Knowledge Identification sangat penting karena untuk membangun sebuah Knowledge Management, terlebih dahulu harus mengetahui apa saja knowledge yang sudah dimiliki oleh organisasi (baik knowledge yang dimiliki perorangan maupun team/organisasi) karena ini yang akan menjadi dasar untuk mencapai tujuan organisasi. Knowledge Acquisition : setelah mengidentifikasi knowledge, perusahaan perlu untuk melihat dan menyerap eksternal knowledge yang dibutuhkan. Knowledge yang akan diserap dan diterapkan tidak diterima secara menyeluruh tetapi terlebih dahulu disesuaikan dengan budaya perusahaan. Knowledge Acquisition baik dilakukan untuk memperkaya ide-ide/knowledge yang nantinya akan sangat berguna untuk proses Knowledge Development. Knowledge Development : knowledge yang sudah diidentifikasi kemudian dikelola untuk dikembangkan dan menunjang penciptaan ide baru,skill baru, produk baru, dan proses yang lebih efektif dan efisien. Dengan Knowledge Development diharapkan knowledge didalam organisasi dapat berkembang sehingga menciptakan ide-ide

10 baru dan knowledge baru yang mampu mendukung tercapainya tujuan organisasi secara lebih efektif dan efisien. Knowledge Sharing/Distribution : setelah pengembangan, knowledge yang sudah ada harus digunakan secara group dan perlu untuk membangun budaya sharing knowledge melalui sistem yang ada di dalam organisasi dan digunakan oleh pihak yang benar. Dengan Knowledge Sharing sangat penting didalam membangun sebuah Knowledge Management karena dengan sharing diharapkan knowledge tersebut tidak diam di tempat melainkan dapat membantu perkembangan knowledge di dalam organisasi. Knowledge Utilization : setelah proses sharing, kemudian dipastikan bahwa knowledge dapat diimplementasikan dan berguna bagi perusahaan. Dalam membangun sebuah Knowledge Management, perlu untuk memastikan bahwa knowledge yang dimiliki dan yang akan digunakan harus selaras dengan tujuan organisasi dan tidak menyimpang dari tujuan organisasi. Knowledge Retention : memastikan bahwa knowledge yang sudah dimiliki tidak hilang dan tetap ada digunakan didalam perusahaan. Sebuah knowledge Management akan tetap berjalan apabila knowledge yang dimiliki tetap berada didalam organisasi sehingga perlu untuk mempertahankannya.

11 2.3. Manfaat Implementasi Knowledge Management (KM) Beberapa manfaat dari penerapan manajemen pengetahuan adalah sebagai berikut (Skyrme dan Amidon, 1997): 1. Mengetahui dan menyaari nilai dari asset-aset yang sulit dinilai 2. Memiliki kesempatan untuk meningkatkan nilai tambah pada proses bisnis utama 3. Menyebarluaskan praktek yang benar dengan berbagai pengetahuan dari pengetahuan individual dan bagian dari organisasi 4. Mengembangkan pengetahuan mengenai konsumen sehingga mampu mengantisipasi keinginan konsumen. Hal tersebut dilakukan dengan melakukan interaksi yang intensif dengan konsumen ataupun distributor. 5. Meningkatkan efisiensi dalam organisasi. Informasi yang sistematik yang dapat menyediakan kebutuhan eksternal, disi lai pengetahuan internal teah diketahui sehingga dapat mengidentifikasi kesenjangan pengetahuan yang ada. 6. Membangun kompetensi untuk mengantisipasi kebutuhan yang tidak terduga. 7. Menjadikan organisasi yang inovatif 8. Mempercepat proses aliran pengetahuan. Infrastruktur teknologi yang efektif membantu untuk menghubungkan pengetahuan karyawan sehingga pengetahuan mudah diakses dan mengalir lebih cepat dari seseorang yang mengetahui kepada seseorang yang membutuhkan.

12 2.4. Knowledge Sharing Menurut Davenport dan Prusak (1998), knowledge sharing digunakan dalam istilah lain yaitu knowledge transfer. Menurut mereka, kata transfer menggambarkan tingkat efektivitas pendistribusian pengetahuan yang lebih baik..menurut pengertian ini, dengan menyediakan knowledge di portal yang dapat diakses semua anggota organusasi, belum dapat disebut sebagai knowledge transfer, karena belum tentu dibutuhkan, dipahami dan dimanfaatkan oleh orang yang mengakses pengetahuan tersebut.

13 BAB III PEMBAHASAN 3.1. Analisis Perusahaan Usaha pembuatan boneka rumput Horta merupakan salah satu jenis usaha kecil yang bergerak dalam bidang kerajinan tangan yang berbasis pertanian. Kegiatan yang dilakukan dalam usaha ini berupa pemanfaatan serbuk gergaji yang merupakan limbah industri penggergajian kayu. Serbuk gergaji digunakan sebagai bahan baku pembuatan boneka rumput Horta. Unsur pertanian disisipkan dengan menambahkan benih rumput pada bagian atas kepala boneka, rumput akan tumbuh setelah boneka dibasahi air dan disiram setiap hari. Berdiri dengan menggunakan bendera CV D Create, usaha pembuatan boneka rumput Horta ini berawal dari program kreativitas mahasiswa bidang kewirausahaan pada tahun Konsep usaha yang diajukan adalah pembuatan mainan alternatif yang bermuatan edukatif, kreatif dan imajinatif. Konsep usaha ini diterima dan berhasil menjadi juara pada Pekan Ilmiah Mahasiswa Nasional XVIII di Padang dan mendapatkan dukungan finansial dari Dirjen Pendidikan Tinggi sebesar Rp ,- Pada bulan September 2006, usaha pembuatan boneka rumput ini mengalami berbagai penyesuaian manajemen terutama dibagian tenaga kerja produksi. Pada awalnya bagian produksi menggunakan tenaga produksi dari mahasiswa, maka mulai bulan September 2006 tenaga kerja

14 bagian produksi sudah beralih kepada pemberdayaan masyarakat sekitar kampus yaitu 3 orang ibu-ibu rumah tangga. Karena permintaan akan boneka horta semakin baik saat ini boneka horta memiliki tenaga kerja produksi sebanyak menjadi 30 orang, bagian pemasaran 4 orang dan dewan direksi sebanyak 3 orang Konsep Perusahaan Visi : Menjadi perusahaan yang besar, mandiri dan kreatif, didukung oleh ilmu pengetahuan, berwawasan lingkungan serta dapat mendatangkan keuntungan. Misi: Memanfaatkan limbah dengan cara mengolahnya menjadi suatu karya yang bermanfaat. Mengenalkan dunia pertanian sejak dini kepada anak-anak Mengajarkan kecintaan dan rasa tanggung jawab anak-anak terhadap lingkungan sekitar. Konsep bisnis Perusahaan menjadi produsen mainan anak-anak yang edukatif, kognitif, kreatif, imajinatif, afektif dan aman. Mainan tersebut berupa boneka tanaman HORTA SWOT Perusahaan SWOT CV D Create diambil berdasarkan identifikasi oleh perusahaan terhadap setiap aspek lingkungan usaha, dimana dapat dilihat butir-butir peluang dan ancaman sebagai berikut:

15 Peluang - Dunia anak yang akan terus ada. Dunia anak merupakan dunia yang akan terus ada dan berganti. Berdasarkan kenyataan tersebut, maka peluang bisnis pengembangan Boneka tanaman Horta akan terus terbuka karena terdapat kontinuitas permintaan terhadap mainan-mainan tersebut. - Belum terdapatnya pesaing. Peluang pasar untuk boneka tanaman ini masih terbuka lebar karena belum terdapat pelaku bisnis lain yang mengembangkan boneka tanaman. Ancaman - Daya beli masyarakat masih rendah. Daya beli masyarakat yang masih rendah membuat harga boneka tanaman yang dipasarkan harus ditekan serendah mungkin dan tidak semahal mainan yang lain. Pada sisi kekuatan dan kelemahan, pihak perusahaan melakukan analisis kondisi internal dengan kesimpulan sebagai berikut: Keunggulan terdiri atas : - Keunggulan Produk. Boneka tanaman Horta merupakan mainan yang potensial dan prospektif untuk dikembangkan karena merupakan salah satu mainan yang telah memenuhi 4 aspek utama sebagai mainan yang baik yaitu aspek kognitif (kecerdasan), afektif (emosional), sosial dan religi. - Jaringan Distributor/agen kuat. Boneka tanaman Horta mempunyai distributor/agen kuat yaitu berupa koperasi-koperasi sekolah TK dan SD,

16 departement strore, mini market, pameran-pameran, perkumpulan ibu-ibu PKK dan arisan dan distributor tunggal ditempat-tempat rekreasi. Sementara kelemahan yang teridentifikasi adalah : - Ketersediaan Benih Rumput. Salah satu kelemahan pada pengembangan produk ini adalah terbatasnya ketersediaan benih rumput di Indonesia karena benih rumput yang digunakan merupakan benih impor dari Inggris. Oleh karena itu, penelitian mengenai rumput atau tanaman pengganti rumput harus terus kami lakukan agar kendala tersebut dapat kami atasi. - Produk Boneka Rusak. Untuk mengurangi terjadinya kerusakan produk, maka peningkatan kualitas sumber daya manusia terus dilakukan melalui pelatihan dan peningkatan manajemen kontrol kualitas terhadap produk yang dihasilkan. - Kejenuhan Konsumen terhadap Produk. Untuk mengatasi kejenuhan konsumen, kami akan terus melakukan inovasi-inovasi dan penelitian yang mendukung peningkatan kualitas Boneka tanaman yang dihasilkan Penerapan Sharing Knowledge Management CV D Create Penerapan Sharing Knowledge Management pada CV D Create dilakukan baik secara tradisional maupun yang berbasis digital karena sudah mendapat dukungan infrastruktur teknologi informasi yang ada dan dokumentasi dari prosedur serta perangkat pendukung kerja yang memadai. Proses Sharing knowledge diterapkan dari proses di hulu sampai dengan proses di hilir. Hal ini dapat dijabarkan dalam proses sebagai berikut :

17 a. Tahap Pra Operasional 1. Pematangan konsep pendirian usaha boneka tanaman Horta. Di sini terjadi proses diskusi awal dalam pembentukan usaha dimana para pemilik usaha berkumpul untuk menentukan konsep awal usaha. 2. Rekomendasi tempat - Survey tempat produksi - Riset Lokasi Pemasaran - Rekruitmen SDM b. Tahap Persiapan Teknis Persiapan teknis yang dilakukan meliputi : 1. Penyediaan tempat dan fasilitasnya 2. Persiapan modal usaha 3. Penyediaan bahan dan peralatan produksi 4. Penyusunan standar operasi 5. Menghubungi sekolah-sekolah dan agen-agen yang dapat menjadi distributor produk boneka tanaman Horta. c. Tahap Operasional - Produksi Tenaga kerja dilatih sesuai dengan standar operasi yang telah ditetapkan perusahaan agar dapat menghasilkan produk yang sesuai dengan keinginan konsumen. Oleh karena itu pada tahap ini diadakan proses sosialisasi.

18 BAB IV KESIMPULAN 4.1. Kesimpulan dan Saran Knowledge management merupakan cara untuk mempertahankan konsistensi keragaman ide, cara pandang dan pikiran individu. Secara global knowledge management merupakan memori sekunder yang menyimpan seluruh ide pemikiran individe karyawan suatu perusahaan. Knowledge management pun dapat meningkatkan kinerja karyawan dalam menumbuhkan ide-ide kreatif dan sebagai media sharing antar karyawan. Selain itu, memudahkan divisi Sumber Daya Manusia dalam menilai kinerja seorang karyawan dan mengambil keputusan. Untuk mewujudkannya maka harus ada system yang berkesinambungan seperti dibangunnya Knowledge Management System.

19 TINJAUAN PUSTAKA Buckman, R. H Bulding a Knowledge-Driven Organization.Electronical Jurnal of Knowledge Management. Davenport, Thomas Working Knowledge: HowOrganization Manage What They Know. Havard Business School Press. Boston Drucker, Peter, 1997, Organisasi Masa Depan, (Alih Bahasa Achmad Kemal), Jakarta : Penerbit Elex Media Komputindo Kelompok Gramedia. Lumbantobing, Paul Manajemen Knowledge Sharing Berbasis Komunitas.Knowledge Management Society Indonesia. Bandung Natarajan.G dan S.Shekhar.2001.Knowledge Managemnet. Enabling Business Growth. Mc-Graw-Hill International Edition. Nonaka, I. G.V.Krogh dan K.Ichijo.2000.Enabling Knowledge Creation. Oxford University Press. Tiwana, A The Essential Guide to Knowledge Management. Prentice Hall PTR. New Jersey.