BAB V ANALISA HASIL. mengetahui kondisi perusahaan dari waktu ke waktu selama pengukuran

Transkripsi

1 75 BAB V ANALISA HASIL Pengumpulan dan pengolahan data telah dilakukan dan disajikan pada bab 4 (empat), selanjutnya hasilnya akan dianalisa untuk mengetahui interprestasi untuk setiap kriteria yang dinilai mempunyai pengaruh paling dominan. Pembahasan ini dimaksudkan untuk memberikan suatu gambaran dan pandangan yang lengkap dan tepat terhadap situasi yang dihadapi perusahaan selama ini, selain itu untuk mengetahui kondisi perusahaan dari waktu ke waktu selama pengukuran dilakukan. Dengan demikian akan memudahkan melakukan pengendalian dalam upaya mencapai tingkat produktivitas yang lebih baik. 5.1 Analisa Kriteria / Rasio Produktivitas Analisa ini dimulai dari hasil pengukuran masing masing kriteria produktivitas yang diperoleh dari tabel perhitungan produktivitas OMAX pada tiap bulannya. Hasil pengukuran masing masing kriteria kemudian dibandingkan dengan nilai standar dari masing masing kriteria tersebut, untuk mengetahui apakah nilai masing masing kriteria produktivitas mengalami kenaikan (berada diatas nilai standar) atau mengalami penurunan (berada dibawah nilai standar). Nilai standar merupakan nilai perkalian antara skor 3 dengan bobot dari tiap tiap

2 76 rasio produktivitasnya. Pembahasan ini digunakan sebelum dibahas mengenai hasil pengukuran produktivitas totalnya, dengan demikian pembahasan dari masing masing kriteria ini hendaknya dapat memberikan gambaran terhadap manajemen perusahaan untuk dapat dijadikan perhatian dan selanjutnya segera untuk dilakukan tindakan perbaikan guna membantu kepada perusahaan dalam rangka meningkatkan produktivitas perusahaan Kriteria Produktivitas Rasio 1 Pada kriteria produktivitas ini semakin rendah nilai rasio produktivitas dikatakan semakin baik, karena perusahaan menginginkan efisiensi terhadap berkurangnya absen tenaga kerja dan memaksimalkan output. Nilai pada kriteria ini memperlihatkan bahwa prestasi yang paling baik terjadi pada bulan February, April, Mei, Juli, dan Agustus dengan nilai yang diperoleh adalah sebesar 1,40 dan berada pada skor 7 dengan bobot 0,20 pencapaian kenaikan ini terjadi sampai sebesar 75% dari nilai mula - mula. Adapun prestasi terendah terjadi pada bulan Maret 2016, nilai yang diperoleh adalah 0,4 dan berada pada skor 2 dengan bobot 0,20 pencapaian penurunan ini terjadi sampai sebesar 50% dari nilai mula - mula. Berikut ini adalah tabel pencapaian rasio 1 dari bulan Januari 2016 s/d Desember 2016.

3 77 Tabel 5.1 Perubahan Indikator Pencapaian Terhadap Nilai Standar Rasio 1 Periode Performance Indikator Saat ini Standar Perubahan Indikator (%) Januari % Februari % Maret % April % Mei % Juni % Juli % Agustus % September % October % November % Desember % Gambar 5.1 Diagram Perubahan Indikator Pencapaian Terhadap Nilai Standar Rasio 1

4 Kriteria Produktivitas Rasio 2 Pada kriteria produktivitas ini semakin besar nilai rasio produktivitas dikatakan semakin baik, karena jika jumlah kontainer yang di-release per total waktu kerja besar maka akan semakin cepat proses kerjanya. Nilai pada kriteria ini memperlihatkan bahwa nilai tertinggi terjadi pada bulan Januari 2016, nilai yang diperoleh adalah sebesar 1,9 dan berada pada skor 1 dengan bobot 0,19. Adapun prestasi terendah terjadi pada bulan Februari 2016 sampai dengan Desember 2016, nilai yang diperoleh adalah sebesar 0,00 dan berada pada skor 0 dengan bobot 0,19. Tabel 5.2 Perubahan Indikator Pencapaian Terhadap Nilai Standar Rasio 2 Periode Saat ini Standar Perubahan Indikator (%) Januari % Februari % Maret % April % Mei % Juni % Juli % Agustus % September % October % November % Desember %

5 79 Gambar 5.2 Diagram Perubahan Indikator Pencapaian Tehadap Nilai Standar Rasio Kriteria Produktivitas Rasio 3 Pada kriteria produktivitas ini semakin besar nilai rasio produktivitas dikatakan semakin baik, karena jika banyaknya actual kontainer yang tepat waktu besar maka sasaran / pesanan perusahaan dapat terpenuhi. Nilai pada kriteria ini memperlihatkan bahwa prestasi paling baik pada bulan Juni, Agustus, September, November, dan Desember 2016, dengan nilai yang diperoleh adalah sebesar 1,40 dan berada pada skor 10 dengan bobot 0,14 pencapaian kenaikan ini terjadai sampai sebesar 150% dari nilai mula-mula.

6 80 Adapun prestasi terendah terjadi pada bulan Januari 2016, nilai yang diperoleh adalah 0,56 dan berada pada skor 4 dengan bobot 0,14 yang menjadi nilai mula-mula. Tabel 5.3 Perubahan Indikator Pencapaian Terhadap Nilai Standar Rasio 3 Periode Saat ini Standar Perubahan Indikator (%) Januari % Februari % Maret % April % Mei % Juni % Juli % Agustus % September % October % November % Desember % Gambar 5.3 Diagram Perubahan Indikator Pencapaian Terhadap Nilai Standar Rasio 3

7 Kriteria Produktivitas Rasio 4 Pada kriteria produktivitas ini semakin besar nilai rasio produktivitas dikatakan semakin buruk, karena jika biaya yang dikeluarkan untuk proses kepabeanan dan transportasi meningkat / besar dapat merugikan perusahaan dan membuat perusahaan sulit bersaing. Nilai pada kriteria ini memperlihatkan bahwa prestasi paling baik terjadi pada bulan Maret, April, Mei, Juni, Juli, September dan Desember, nilai yang diperoleh adalah sebesar 4.70 dan berada pada skor 10 dengan bobot 0,47 pencapaian kenaikan ini terjadi sampai sebesar 400% dari nilai mula-mula. Adapun prestasi terendah terjadi pada bulan Januari 2016, nilai yang diperoleh adalah sebesar 0,97 dan berada pada skor 1 dengan bobot 0,47 yang menjadi nilai mula - mula. Tabel 5.4 Perubahan Indikator Pencapaian Terhadap Nilai Standar Rasio 4 Periode Saat ini Standar Perubahan Indikator (%) Januari % Februari % Maret % April % Mei % Juni % Juli % Agustus % September % October % November % Desember %

8 82 Gambar 5.4 Diagram Perubahan Indikator Pencapaian Terhadap Nilai Standar Rasio Analisa Indeks Produktivitas Setelah dilakukan analisa kriteria - kriteria pengukuran produktivitas, selanjutnya dilakukan analisa pengukuran produktivitas menyeluruh / total. Pada analisa ini akan ditentukan seberapa besar tingkat perubahan performance indikator produktivitas sekarang terhadap nilai standar produktivitas (mula - mula) dan terhadap indikator pencapaian sebelumnya, Jika nilai dari perubahan menunjukan nilai yang positif, maka dapat dikatakan bahwa terjadi perubahan yang berdampak positif (kenaikan), demikian juga sebaliknya apabila nilai dari perubahan menunjukan nilai negatif, maka dapat dikatakan bahwa terjadi perubahan yang berdampak negatif (penurunan), Berikut adalah tabel dan gambar

9 83 Indeks Performance Indikator departemen produksi pada bulan Januari s/d Desember 2016 : Tabel 5.5 Perhitungan Indeks Saat Ini Terhadap Niai Standar dan Nilai Sebelumnya Periode Performance Indikator Index (%) Saat ini Sebelum Standar Sebelum Nilai Standar Januari % -24% Februari % 94% Maret % 119% April % 145% Mei % 125% Juni % 117% Juli % 139% Agustus % 128% September % 117% October % 108% November % 114% Desember % 110%

10 84 Gambar 5.5 Diagram Indeks Produktivitas Terhadap Nilai Standar dan Nilai Sebelumnya Berdasarkan diagram 5.5, terlihat bahwa kenaikan indeks (%) tertinggi terjadi pada bulan April 2016, nilai yang diperoleh yaitu indeks terhadap nilai standar : 145% ; dan indeks terhadap nilai sebelumnya : 12%. Adapun penurunan indeks performance indikator terburuk berada pada bulan Januari 2016 yaitu indeks terhadap standar : -50%, dan indeks terhadap nilai sebelumnya : -24%, ini artinya pada bulan tersebut perlu dilakukan perbaikan dengan cara menganalisa penyebab atau faktor-faktor penurunan performance indikator tersebut. Untuk mendapatkan gambaran yang lebih jelas mengenai faktor- faktor yang mempengaruhi tingkat produktivitas harus diuraikan dengan cara membagi faktor-faktor penyebabnya ke dalam beberapa kategori kemudian memetakannya ke dalam fishbone diagram pada Gambar 5.6.

11 85 CAUSE EFFECT 5. Material 3. Machine 1. Man overtime tidak merata re-work proses tidak paham SOP b. beban kerja tidak merata b. tidak ada fasilitas yang terintegrasi dengan vendor a. proses monitoring customs clearance tidak sesuai target a. pengarahan /training kurang optimal dokumen terlambat /salah dari pemasok & internal isue pembayaran pajak c. kapasitas DC yang tidak stabil c. kurang komunikasi dengan manajemen proses pending proses pending tingkat overtime tinggi Proses Customs Clearance + Transportasi b. tidak ada planning kerja b. target melebihi kemampuan vendor re-work a. SOP tidak mengikat c. kurang tanggap dengan kebijakan pemerintah kesalahan proses a. isu perubahan kebijakan pemerintah isu lisensi impor/ekspor 4. Environment pending proses 2. Method Gambar 5.6. Fishbone Diagram Proses Kepabeanan dan Transportasi PT XYZ

12 86 Kategori-kategori yang digunakan dalam mengurai factor-faktor yang mempengaruhi produktivitas, antara lain: a. Man Man adalah para pekerja yang terlibat aktif dalam kegiatan kepabeanan dan transportasi perusahaan. Divisi logistik perusahaan, memiliki tim administrasi yang bertanggung jawab dalam kegiatan administrasi dan dokumentasi impor perusahaan dan tim administrasi payment yang bertanggung jawab untuk melakukan pembayaran bea masuk dan pajak perusahaan kepada bea cukai. Seluruh aktivitas mereka di monitor oleh seorang supervisor. Pada kategori man, terdapat beberapa penyebab yang terhadap produktivitas departemen Cross Border Logistics, antara lain: 1. Kurangnya motivasi pekerja agar bisa bekerja lebih efisien dan menekan angka absen dan mengurangi lembur. 2. Beban kerja tidak merata. Dalam pelaksanaannya dalam kegiatan kepabeanan dan transportasi tidak semua pekerja memiliki beban kerja yang sama. Sehingga berakibat terjadinya keterlambatan pada salah satu proses, sedangkan pada proses lainnya pekerjaaan berjalan sesuai dengan target yang ditentukan. 3. Kurang komunikasi dengan pihak manajemen. Dalam hal ini, informasi mengenai produk-produk yang menjadi prioritas rantai pasok perusahaan kurang dikomunikasikan kepada karyawan. Sehingga, karyawan bekerja lebih kepada target harian saja dan

13 87 merasa sungkan untuk memberikan informasi mengenai hambatan pekerjaan yang mereka tangani. b. Method Method adalah SOP/instruksi kerja yang ada di sepanjang proses kerja tersebut. Pada kategori method, terdapat beberapa penyebab yang terhadap produktivitas departemen Cross Border Logistics antara lain: 1. Tidak ada rencana kerja. Rencana kerja dibutuhkan untuk mengetahui beban kerja yang ideal dibandingkan dengan kapasitas sumber daya yang tersedia. Namun, karena planning kerja tidak dilakukan dengan maksimal maka yang terjadi adalah seringnya overtime yang dilakukan oleh pegawai. 2. Kurang tanggap terhadap kebijakan baru yang diterbitkan oleh pemerintah terkait dengan kegiatan impor perusahaan. Perusahaan sering kali terlambat dalam merespons perubahan yang terjadi terkait dengan regulasi yang dikeluarkan oleh pemerintah. Dalam mengeluarkan kebijakan baru, pemerintah biasanya memberikan pengumuman sekitar enam sampai tiga bulan sebelum peraturan baru berlaku. Namun, perusahaan sering kali tidak tanggap terhadap peraturan baru tersebut. c. Machine Machine terkait dengan tools yang digunakan oleh pekerja untuk melancarkan aktivitas mereka sehari-hari. Pada kategori machine, terdapat

14 88 beberapa faktor yang berpengaruh terhadap produktivitas departemen Cross Border Logistics, antara lain: 1. Pengawasan terhadap status kepabeanan masih bersifat manual yang berdampak pada lambatnya update status terbaru pengapalan perusahaan, sehingga transportasi produk dari pelabuhan ke gudang juga mengalami keterlambatan. 2. Tidak ada fasilitas sistem informasi yang terintegrasi antara perusahaan dan customs broker dan Bea Cukai. Customs broker harus memindahkan status kepabeanan perusahaan terlebih dahulu mendownload data dari Website Bea Cukai lalu memindahkan data tersebut ke dalam Microsoft Excel secara manual. Sehingga perkembangan status kepabeanan perusahaan baru dilaporkan sehari setelah proses kepabeanan selesai. 3. Kapasitas Distribution Center/DC tidak stabil mengakibatkan kontainer harus menunggu antrian masuk ke DC. Kapasitas DC yang tidak stabil mengakibatkan perusahaan harus meletakkan kontainernya pada rented container yard. d. Environment Environment merupakan keadaan sekitar perusahaan yang secara langsung atau tidak langsung mempengaruhi perusahaan secara umum dan mempengaruhi proses produksi secara khusus. Pada kategori environment, terdapat beberapa penyebab yang berpengaruh terhadap terhadap produktivitas departemen Cross Border Logistics, antara lain:

15 89 1. Kebijakan pemerintah terkait dengan peraturan impor barang yang sering berubah, contoh peraturan mengenai pembuatan Surat Keterangan Impor, laporan surveyor dan LARTAS lainnya. 2. Customs broker tidak dapat memenuhi target yang ditetapkan oleh perusahaan. Tingkat pengiriman barang yang banyak membuat customs broker harus melakukan pengiriman diluar hari kerja. e. Material Material adalah segala sesuatu yang dipergunakan oleh perusahaan sebagai komponen utama pengiriman produk, dalam hal aktivitas impor yang dimaksud dengan material adalah dokumen pelengkap yang dikirim oleh pemasok kepada divisi logistik perusahaan dan dokumen yang dipersiapkan oleh departemen Cross Border Logistics kepada customs broker untuk proses kepabeanan. Pada kategori material, terdapat beberapa penyebab yang berpengaruh terhadap produktivitas departemen Cross Border Logistics, antara lain: 1. Keterlambatan pengiriman dokumen oleh pemasok kepada PT XYZ. Dalam Shipping Instructions yang disepakati oleh kedua belah pihak, yaitu pemasok dan PT XYZ, dokumen dalam impor, dalam bentuk softcopy dan hardcopy, dikirimkan oleh pemasok pada saat kapal berangkat dari pelabuhan pemasok (Estimated Time Departure). Namun, seringkali pemasok terlambat melakukan pengiriman dokument baik karena masalah teknis maupun non-teknis, seperti perbedaan hari libur nasional tiap-tiap negara yang tidak sama.

16 90 2. Kesalahan dokumen. Kondisi ini seringkali terjadi baik dari sisi pemasok kepada perusahaan maupun dari internal perusahaan kepada customs broker. Efek yang terjadi proses kepabeanan perusahaan mengalami penundaan karena menunggu proses perbaikan dokumen impor tersebut.