LAMPIRAN 1 BISNIS PROSES KEGIATAN LOGISTIK A.

Transkripsi

1 L1 LAMPIRAN-LAMPIRAN LAMPIRAN 1 BISNIS PROSES KEGIATAN LOGISTIK A. Bisnis Proses Kegiatan Pemindahan Lokasi Penumpukan ke Lapangan 215x

2 L2

3 L3

4 L4 Bisnis Proses Kegiatan Pemindahan Lokasi Penumpukan (PLP) di Lapangan 215x TPS Asal Perencanaan dan Pengendalian PLP P2 (Penindakan dan Pengawasan) Bea Cukai Hanggar Bea Cukai TPS Asal Bea Cukai Pintu TPS Asal List OB Manifest Surat Permohonan PLP Disposisi Surat Penyataan Surat Tugas Nota Dinas Disposisi aju konsep Tanda tangan P2 List OB Manifest Surat Permohonan PLP Disposisi List OB Tanda Tangan PLP Manifest Surat Permohonan PLP Disposisi Surat Penyataan Surat Tugas Surat Penyataan Nota Dinas Membuat SP2 Surat Tugas Nota Dinas Disposisi aju konsep Disposisi aju konsep A List OB Manifest Membuat Sticker / Segel kuning SP2 Surat Permohonan PLP Disposisi Surat Penyataan Sticker / Segel kuning Sticker / Segel kuning Surat Tugas Nota Dinas Disposisi aju konsep SP2 List OB Manifest Surat Permohonan PLP Disposisi Surat Penyataan Penempel an Sticker dan Cek fisik Sticker/ Segel kuning SP2 A Surat Tugas Nota Dinas Disposisi aju konsep

5 L5

6 L6 Bisnis Proses Kegiatan Pemindahan Lokasi Penumpukan (PLP) di Lapangan 215x Hanggar Bea Cukai TPS Tujuan Petugas Lapangan ADMINISTRASI Tanda tangan SP 2 SP2 Berita acara penyegelan Berita acara pembukaan segel SP2 Berita acara penyegelan Berita acara pembukaan segel SP2 Berita acara penyegelan Berita acara pembukaan segel Cek fisik dan dokumen SP2 Berita acara penyegelan Berita acara pembukaan segel Selesai 1. TPS asal membuat Overbrengen (OB) 2 rangkap untuk diberikan kepada bagian Perencanaan dan Pengendalian PLP untuk diarsip dan kepada bagian kanwil bea cukai untuk pengecekan kelengkapan dokumen. 2. Jika memiliki SPPB, maka list OB akan dikembalikan kepada TPS asal untuk diarsip. 3. Jika tidak memiliki SPPB, maka kanwil bea cukai akan memberikan daftar muatan (manifest) dan juga list OB kepada TPS asal.

7 L7 4. TPS asal memberikan manifest dan juga list OB kepada kepada bagian Perencanaan dan Pengendalian PLP untuk pembuatan surat pemohonan PLP. 5. Bagian Perencanaan dan Pengendalian PLP memberikan surat pemohonan PLP, list OB dan juga manifest kepada TPS asal untuk dilakukan persetujuan. 6. Apabila pihak TPS asal setuju, maka surat pemohonan PLP, list OB dan juga manifest akan diberikan kepada P2 (Penindakan dan Pengawasan) Bea Cukai untuk proses persetujuan dari pihak P2 bea cukai. 7. Apabila pihak TPS asal tidak setuju, maka surat pemohonan PLP, list OB dan juga manifest akan diarsipkan. 8. P2 bea cukai membuat surat Disposisi kemudian diserahkan kepada Bagian Perencanaan dan Pengendalian PLP beserta surat pemohonan PLP, list OB dan juga manifest. 9. Bagian Perencanaan dan Pengendalian PLP membuat Surat Pernyataan dan surat tugas. 10. Bagian Perencanaan dan Pengendalian PLP memberikan surat pemohonan PLP, list OB, manifest, disposisi, Surat Pernyataan dan surat tugas kepada kanwil bea cukai untuk mengurus persetujuan bea cukai. 11. Apabila pihak bea cukai setuju, maka surat pemohonan PLP, list OB, manifest, disposisi, Surat Pernyataan dan

8 L8 surat tugas disetujui dan dikembalikan kepada bagian Perencanaan dan Pengendalian PLP. 12. Apabila pihak bea cukai tidak setuju, maka kanwil bea cukai akam memberikan nota dinas kepada P2 bea cukai beserta surat pemohonan PLP, list OB, manifest, disposisi, Surat Pernyataan dan surat tugas. 13. P2 bea cukai membuat disposisi aju konsep. 14. P2 bea cukai menandatangani P2 dari dokumen pemohonan PLP, list OB, manifest, disposisi, Surat Pernyataan, surat tugas, nota dinas, disposisi dan disposisi aju konsep dan diberikan kepada bagian TPS asal. 15. TPS asal membuatkan SP2 lalu memberikan dokumendokumen tersebut ke bagian hangar bea cukai TPS asal untuk penandatangan PLP. 16. Dokumen pemohonan PLP, list OB, manifest, disposisi, Surat Pernyataan, surat tugas, nota dinas, disposisi dan disposisi aju konsep diarsip oleh bagian perencanaan dan pengendalian PLP. 17. Hangar bea cukai TPS asal membuat segel kuning untuk diberikan kepada bagian bea cukai pintu TPS asal. 18. Bea cukai pintu TPS asal menempelkan segel kuning sekaligus memeriksa fisik dari barang dengan melampirkan SP Bea cukai pintu TPS asal menandatangani SP2 setelah penempelan segel kuning.

9 L9 20. Bea cukai pintu TPS asal membuat berita acara penyegelan untuk dikirim kepada bea cukai pintu TPS tujuan beserta segel kuning dan SP Bea cukai pintu TPS tujuan menandatangani SP2 dan juga mengecek fisik serta melepaskan segel kuning. 22. Bea cukai pintu TPS tujuan membuat berita acara pembukaan segel untuk dikirimkan kepada hangar bea cukai TPS tujuan beserta SP2 dan berita acara penyegelan. 23. Hangar bea cukai TPS tujuan menandatangani SP2 lalu memberikan dokumen SP2, berita acara penyegelan dan berita acara pembukaan segel kepada petugas lapangan. 24. Petugas lapangan mengecek fisik dari barang dan juga dokumen dari barang kemudian dokumen-dokumen tersebut diberikan kepada bagian administrasi untuk diarsipkan.

10 B. Bisnis Proses Kegiatan Pemindahan Lokasi Penumpukan ke Gudang CDC Banda L10

11 L11 1. Perusahaan bongkar muat membuat surat permohonan pemindahan lokasi penumpukan (PLP) 2. Surat permohonan PLP diserahkan ke bagian administrasi untuk dibuatkan surat pernyataan PLP dan disatukan dengan surat permohonan PLP

12 L12 3. Bagian administrasi membuat tally sheet (dokumen untuk mencatat dan menghitung muatan yang ditimbun digudang dan dimuat dikapal) lalu dokumen permohonan PLP dan surat pernyataan PLP diarsipkan. 4. Bagian administrasi memberikan dokumen tally sheet kepada petugas lapangan untuk dibuatkan berita acara pembukaan container. 5. Tally sheet dan berita acara digunakan dalam proses bongkar muat pada setiap barang sebagai dokumen pengecekan barang. 6. Tally sheet dan berita acara dikembalikan ke bagian administrasi untuk diarsipkan.

13 C. Bisnis Proses Kegiatan Pengambilan Barang dari Lapangan 215x L13

14 L14 1. Ekspedisi muatan kapal laut (EMKL) menyiapkan dokumen dokumen seperti Delivery Order asli (DO) dan Surat persetujuan pengiriman barang (SPPB) untuk diberikan kepada bagian administrasi. 2. Bagian administrasi membuat bukti pemakaian ruang penumpukan (BPRP) lalu diberikan kepada EMKL beserta

15 L15 Delivery Order asli (DO) dan Surat persetujuan pengiriman barang (SPPB). 3. EMKL memberikan BPRP, DO dan SPPB kepada kasir untuk melakukan proses pembayaran. 4. Kasir memberikan nota pembayaran, BPRP, DO dan SPPB kepada bagian administrasi untuk diarsipkan. 5. Pihak EMKL memberikan bon muat kepada petugas lapangan untuk melakukan proses bongkar muat. 6. Setelah proses bongkar muat selesai, bon muat tersebut kemudian ditanda tangan oleh petugas lapangan dan diserahkan kepada bagian administrasi. 7. Bagian administrasi mengarsipkan bon muat dan membuat surat jalan untuk pihak EMKL. 8. Pihak EMKL meminta persetujuan kepada bea cukai hangar dengan penandatanganan surat jalan. 9. Pihak EMKL meminta persetujuan kepada bea cukai pintu dengan penandatanganan surat jalan.

16 D. Kegiatan Pengambilan Barang dari Gudang CDC Banda L16

17 L17 1. Ekspedisi muatan kapal laut (EMKL) menyiapkan dokumen dokumen seperti Delivery Order asli (DO), Surat persetujuan pengiriman barang (SPPB), Kartu tanda penduduk (KTP) dan surat tugas untuk diberikan kepada bagian administrasi. 2. Bagian administrasi membuat bukti pemakaian ruang penumpukan (BPRP) lalu diberikan kepada EMKL. Delivery Order asli (DO), Surat persetujuan pengiriman

18 L18 barang (SPPB), Kartu tanda penduduk (KTP) dan surat tugas diarsipkan oleh bagian administrasi. 3. EMKL memberikan BPRP kepada kasir. 4. Kasir memproses pembayaran sesuai dengan BPRP, lalu BPRP tersebut diberikan kepada bagian administrasi beserta nota pembayaran. 5. Bagian administrasi membuat bon untuk muat dari BPRP dan nota pembayaran. 6. BPRP dan nota pembayaran diarsipkan oleh bagian administrasi dan kemudian bon muat diberikan kepada EMKL. 7. Pihak EMKL memberikan bon muat kepada petugas lapangan untuk melakukan proses bongkar muat. 8. Setelah proses bongkar muat selesai, bon muat tersebut kemudian ditanda tangan oleh petugas lapangan dan diserahkan kepada bagian administrasi. 9. Bagian administrasi mengarsipkan bon muat dan membuat surat jalan untuk pihak EMKL. 10. Pihak EMKL meminta persetujuan kepada bea cukai hangar dengan penandatanganan surat jalan. 11. Pihak EMKL meminta persetujuan kepada bea cukai pintu dengan penandatanganan surat jalan.

19 L19 LAMPIRAN 2 DAFTAR WAWANCARA PT. MULTI TERMINAL INDONESIA Lokasi : Jalan Pulau Payung No.1 Tanjung Priok, Jakarta Utara Tanggal : 22 Okober 2012, Waktu : 10:00 12:00 Dengan : Sucahyo, SE Logistic Manager No Pertanyaan Jawaban 1. Mengenai sejarah dan latar belakang perusahaan ini, Kapan perusahaan ini didirikan? 2. Apakah misi dan visi dari perusahaan ini? 3. Dalam bidang bisnis apakah perusahaan ini bergerak? 4. Untuk kegiatan Logistik itu sendiri, ada berapa kegiatan didalamnya? PT Multi Terminal Indonesia didirikan pada tanggal 15 Pebruari 2002 namun secara operasional baru beroperasi pada tanggal 15 April Visi PT Multi Terminal Indonesia adalah Menjadi Perusahaan Jasa Terminal dan Logistik yang terkemuka dan Misi PT Multi Terminal Indonesia adalah Menjalankan Usaha Pelayanan Jasa Terminal Container, Terminal Multipurpose dan Logistik secara professional. Saat ini PT MTI memiliki tiga kegiatan usaha yaitu Logistik, Terminal Petikemas, dan Terminal Multipurpose. Saat ini kegiatan usaha logistik PT Multi Terminal Indonesia dikelompokkan ke dalam 7 kegiatan usaha yaitu: 1. Overbrengen Pemindahan lokasi penimbunan barang impor yang belum diselesaikan kewajiban kepabeanannya dari suatu gudang atau lapangan penumpukan Tempat Penimbunan Sementara (TPS) tertentu ke suatu gudang atau lapangan penumpukan tertentu atau TPS lainnya yang berada dalam satu wilayah pengawasan Kantor Pabean. 2. Custom Clearance and Brokerage Penyusunan dokumen dan perhitungan (dan biasanya pembayaran) atas nama klien dari pajak, bea dan cukai, dan komunikasi memfasilitasi antara

20 L20 5. Apa tugas dan tanggung jawab Manager Logistik? importir dan pejabat-pejabat pemerintah. 3. Lift On/ Lift Off Menaikkan dan menurunkan container dari atau ke atas kapal. 4. Receiving/Delivery Penerimaan dan pengiriman barang melalui gudang penyimpanan dan lapangan penumpukan. 5. Stripping Proses pengeluaran barang dari dalam container. 6. Storage Penyimpanan barang di gudang tertutup. 7. Open Storage Penyimpanan container di lapangan terbuka. Tugas Manager Logistik : Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengendalikan pelaksanaan kegiatan operasional pelayanan pergudangan dan lapangan penumpukan ekpor/impor dan antar pulau, yang meliputi: a. Pelayanan trucking. b. Pelayanan stripping (mengeluarkan barang dari dalam container). c. Pelayanan penumpukan barang di dalam gudang atau lapangan penumpukan. d. Pelayanan receiving (penerimaan barang di gudang). e. Pelayanan delivery (penyerahan barang dari gudang dan lapangan lapangan penumpukan). f. Pelayanan overbrengen (pemindahan petikemas impor dari terminal petikemas ke lapangan penumpukan). Sedangkan tanggung jawab: 1. Mengembangkan, menerapkan, memantau, menilai efektifitas serta merumuskan usulan perubahan sistem dan prosedur bidang logistik

21 L21 6. Apa saja yang menjadi kesulitan yang dihadapi oleh manager logistik dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya? 2. Mengendalikan pelaksanaan kegiatan bidang logistik 3. Memberikan tugas kepada para asisten manager, supervisor, dan staff dibawah koordinasinya 4. Menandatangani surat penawaran jasa logistik 5. Memberi sanksi kepada petugas yang berada dibawah divisi logistik apabila melakukan perbuatan melanggar ketentuan dan peraturan perusahaan 6. Membuat laporan bulanan kepada direksi dan instansi terkait 7. Mengajukan persetujuan tarif yang telah dinegosiasikan kepada direksi 8. Mengajukan permintaan uang muka 9. Mengajukan permintaan kas kecil 10. Mengajukan quotation (surat penawaran harga) yang ada di lingkungan logistik 11. Mengajukan permohonan lembur 12. Mengajukan penggunaan tenaga kerja harian lepas 13. Mengajukan perbaikan fasilitas 14. Memberikan penilaian kinerja bawahannya 1. Eksekutif sulit merencanakan pengeluaran biaya bahan bakar dikarenakan beberapa kendala karena banyak faktor terkait kemacetan dalam antri dan pembangunan pemerintah yaitu perluasan JICT.. 2. Eksekutif sulit mengetahui perkiraan pemakaian ruang penumpukan di masa yang akan datang dan juga tidak bisa mengoptimalkan pemakaian lapangan dan gudang. 3. Anggaran peremajaan kendaraan tidak sesuai dengan jumlah kendaraan yang perlu

22 L22 7. Apa saja yang menjadi Faktor internal meliputi kekuatan dan kelemahan divisi Logistik 8. Sebagai bahan dasar untuk menganalisa SWOT, apa yang menjadi peluang saat ini bagi divisi Logistik itu sendiri? Ancaman apa yang ada saat ini? diremajakan. 4. Meningkatnya potensi customer untuk pindah ke kompetitor lain yang lebih agresif. Faktor kekuatan: a. Memiliki lapangan penumpukan dan gudang penyimpanan yang luas. b. Lokasi lapangan penumpukan dan gudang penyimpanan yang sangat strategis dengan sistem cluster 1 pintu yang terintegrai dengan terminal sendiri. c. Memiliki fasilitas dan peralatan untuk kegiatan pemindahan ke lokasi penumpukan dan penyimpanan yang memadai. d. Mempunyai pelanggan yang loyal. Faktor kelemahan: a. Sistem keamanan di lapangan penumpukan dan gudang penyimpanan belum teroptimalisasi. b. Penentuan peletakkan barang di lapangan penumpukan dan gudang penyimpanan masih dilakukan secara manual. c. Banyak kendaraan yang telah melewati umur ekonomis pemakaian. Peluang: a. Permintaan jasa penyimpanan dan penumpukan barang yang terus meningkat. b. Keterbatasan container yard di lokasi TPS asal. c. Peraturan baru dari Pelindo II terkait waktu penumpukkan container di TPS asal berubah dari 10 hari menjadi 7 hari. Ancaman : a. Banyaknya pesaing yang sangat agresif dalam industri logistik. b. Pengawasan TKBM yang tidak berada dibawah kendali MTI secara langsung. c. Proyek pembangunan pemerintah daerah yaitu perluasan wilayah JICT untuk kegiatan penumpukan

23 L23 LAMPIRAN 3 DOKUMEN PERUSAHAAN A. Dokumen Perusahaan Laporan Kapasitas TPS Harian

24 B. Dokumen Perusahaan Laporan Manifest L24

25 C. Dokumen Perusahaan Surat Permohonan PLP L25

26 D. Dokumen Perusahaan Surat Pernyataan L26

27 E. Dokumen Perusahaan Surat Tugas L27

28 L28 LAMPIRAN 4 DRILL DOWN EXECUTIVE INFORMATION SYSTEM A. Drill Down Informasi Pemakaian Lapangan Penumpukkan Berdasarkan Bulan B. Drill Down Informasi Pemakaian Lapangan Penumpukkan Berdasarkan Jenis Container

29 L29 C. Drill Down Informasi Pemakaian Lapangan Penumpukkan Berdasarkan Sifat Barang D. Drill Down Informasi Pemakaian Gudang Penyimpanan Berdasarkan Bulan

30 L30 E. Drill Down Informasi Pemakaian Gudang Penyimpanan Berdasarkan Jenis Barang F. Drill Down Informasi Pemakaian Gudang Penyimpanan Berdasarkan Sifat Barang