BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN. terlaksananya pengiriman, pengangkutan dan penerimaan barang dengan

Transkripsi

1 BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1. Latar Belakang Perusahaan PT. Inti Duta Dwitama Transindo adalah perusahaan yang dapat memberikan jasa pelayanan/pengurusan atas seluruh kegiatan yang diperlukan bagi terlaksananya pengiriman, pengangkutan dan penerimaan barang dengan menggunakan multimodal transport baik melalui darat, laut dan udara atau sering disebut Freight Forwarding (FF). PT. Inti Duta Dwitama Transindo berdiri pada tahun 1998 dan merupakan perusahaan group yang bergerak dibidang logistik dan forwarding. Perusahaan PT. Inti Duta Dwitama Transindo dimiliki oleh beberapa dewan komisaris yang merupakan mantan karyawan dari perusahaan Ekspedisi Muatan Kapal Laut (EMKL atau EMKU) yang secara bersama sama mengumpulkan modal untuk dapat mendirikan perusahaan group ini. Saat itu jasa yang dapat diberikan oleh perusahaan Ekspedisi Muatan Kapal Laut (EMKL atau EMKU) sangatlah terbatas dibandingkan dengan perusahaan forwarding. PT. Inti Duta Dwitama Transindo berkedudukan di Wisma Mitra Sunter 5th floor, suite 501 Jln. Yos Sudarso Kav. 89 Jakarta telp Fax PT. Inti Duta Dwitama Transindo merupakan anggota dari Indonesia Freight Forwarding Association (INFFA) yang merupakan suatu Organisasi Profesi Forwarding khusus di Indonesia. Perusahaan forwarding telah diatur dan ditetapkan oleh pemerintah, yaitu dengan adanya Surat Keputusan yang diterbitkan 58

2 59 oleh Departemen Perhubungan Republik Indonesia, melalui Surat Keputusan Menteri Perhubungan, No.KM-10 tahun Umur dari PT. Inti Duta Dwitama Transindo memang belum terlalu lama bila dibandingkan dengan perusahaan forwarding lainnya, tetapi dengan pengalaman dari dewan komisaris yang telah lama bekerja pada perusahaan Ekspedisi hal tersebut dapat membantu mereka dalam bersaing. Pelayanan yang disediakan oleh PT. Inti Duta Dwitama Transindo dapat fleksibel atau sesuai dengan kebutuhan eksportir dan cukup bervariasi yaitu pengiriman barang mulai dari tempat asal hingga tempat tujuan, pengurusan dokumen-dokumen yang terkait dengan ekspor dan asuransi barang, jasa konsultasi atau penasehat, penyewaan gudang dan alat angkut barang berat, jasa pengepakan atau pembungkusan barang ekspor (packing) dan lain-lain. Ruang lingkup pengiriman yang dapat dilaksanakan oleh PT. Inti Duta Dwitama Transindo yaitu Asia, Australia, Afrika, Amerika, Eropa dan beberapa negara lainnya. Hingga saat ini pelanggan dari PT. Inti Duta Dwitama Transindo sudah cukup banyak dan memiliki jadwal untuk melakukan ekspor secara rutin. Untuk menjamin kehidupan dari usaha forwarding maka PT. Inti Duta Dwitama Transindo perlu menjalin suatu hubungan yang baik dengan : 1. Pihak pengangkut: a. Operator angkutan darat, b. Jasa kereta api, c. Pemilik Kapal, d. Angkutan Udara.

3 60 2. Pihak-pihak lainnya: a. Pihak asuransi, b. Pelabuhan laut atau pelabuhan udara, c. Bea dan Cukai, d. Bank, dll Visi dan Misi Perusahaan Visi Perusahaan PT. Inti Duta Dwitama Transindo memiliki dedikasi penuh untuk membangun karakter sesama perusahaan dengan mengutamakan keunggulan kualitas dari sumber daya manusia yang akan menghasilkan pelayanan semaksimal mungkin. Dan mampu memberikan solusi terpercaya dalam bidang Freight Forwarding dengan penguasaan sistem dan prosedur jalur-jalur transportasi keseluruh pelosok wilayah Nusantara dan Internasional Misi Perusahaan PT. Inti Duta Dwitama Transindo memiliki misi yang selalu berfokus pada pelanggan dan kemajuan perusahaan di masa depan seperti : 1. Membangun perusahaan freight forwarding yang dapat memenuhi kepuasan pelanggan dengan pelayanan yang inovatif, profesional, efektif dan efesien. 2. Menjadi organisator dari suatu proses pengiriman sejumlah barang dengan menggunakan satu atau beberapa jenis sarana angkutan.

4 61 3. Selalu berkewajiban membantu pelanggan memperoleh solusi penghematan biaya melalui pengiriman terbaik, dengan pelayanan tepat guna dan tepat waktu Struktur Organisasi dan Pembagian Tugas Struktur organisasi PT. Inti Duta Dwitama Transindo di Indonesia di gambarkan dalam Gambar 3.1 di bawah ini. Dewan Komisaris Direktur Ekspor Direktur Impor Manajer Distribusi Manajer Pemasaran Manajer Keuangan Manajer Akuntansi Manajer personalia Kepala Gudang Staf Pemasaran Staf Keuangan Staf Penagihan Staf Akuntansi Staf Personalia Bag. Pembungkusan Bag.Pengiriman Bag. Dokumen Gambar 3.1 Struktur Organisasi Sumber : PT. Inti Duta Dwitama Transindo (Tahun 2008)

5 62 Dari gambar struktur organisasi PT. Inti Duta Dwitama Transindo diatas, berikut pembagian tugas dan tanggung jawab dari masing masing bagian : 1. Dewan Komisaris. a. Memilih dan mengangkat serta memberhentikan direktur. b. Menetapkan kebijaksanaan umum perusahaan. c. Mengawasi perkembangan perusahaan. d. Mengawasi tindakan direktur. e. Meminta keterangan mengenai perusahaan dari direktur. f. Mengadakan rapat koordinat secara periodik. 2. Direktur Impor. a. Mengawasi tindakan yang dilakukan manajer. b. Menerima laporan dari tiap manajer yang dibawahinya. c. Melaporkan perkembangan perusahaan kepada dewan komisaris. d. Melakukan negosiasi dengan pihak luar. e. Mengotorisasi dokumen penting yang berhubungan dengan proses impor. f. Menghadiri rapat koordinat yang diadakan perusahaan. g. Mengembangkan hubungan baik dengan banyak pihak. 3. Direktur Ekspor. a. Mengawasi tindakan yang dilakukan manajer. b. Menerima laporan dari tiap manajer yang dibawahinya. c. Melaporkan perkembangan perusahaan kepada dewan komisaris. d. Melakukan negosiasi dengan pihak luar. e. Mengotorisasi dokumen penting yang berhubungan dengan proses ekspor. f. Menghadiri rapat koordinat yang diadakan perusahaan.

6 63 g. Mengembangkan hubungan baik dengan banyak pihak. 4. Manajer Distribusi. a. Mengawasi tindakan yang dilakukan kepala gudang. b. Menerima laporan dari kepala gudang mengenai barang yang ada di gudang. c. Mengotorisasi surat penerimaan dan pengeluaran barang ekspor dari gudang. d. Memeriksa dokumen yang berisi mengenai identitas dan status dari barang ekspor yang ada di gudang. e. Mengatur pengiriman barang ekspor sesuai dengan yang dijadwalkan. f. Menjalin hubungan yang baik dengan pihak Shipping Line (S/L), agent perusahaan yang ada di luar negeri dan pihak yang lain. g. Membuat laporan bulanan yang akan dipertanggung jawabkan pada direktur ekspor. 1) Kepala Gudang. a) Mengawasi tindakan dari bagian pembungkusan. b) Menerima laporan dari bagian pembungkusan. c) Bertanggung jawab atas barang ekspor yang ada di gudang. d) Menentukan bagaimana packing dari barang ekpor dilakukan. e) Menerima barang ekspor dari eksportir dan membuat tanda terima dan tanda pengeluarannya. f) Mengumpulkan faktur-faktur yang timbul dalam tindakan di gudang.

7 64 g) Bertanggung jawab atas pengeluaran kas yang diserahkan oleh staff keuangan untuk pengurusan barang ekspor. h) Membuat laporan yang akan dipertanggungjawabkan pada manajer Distribusi. 2) Bagian pembungkusan. a) Melaksanakan packing atau pembungkusan barang ekspor sesuai perintah kepala gudang. b) Mengatur tata letak barang ekspor di gudang. c) Melaporkan keadaan barang ekspor kepada kepala gudang. d) Mencatat identitas serta menempelkan label pada barang ekspor. e) Mengatur dan mengawasi proses pengangkutan barang ekspor di gudang sampai ke pelabuhan. 5. Manajer Pemasaran. a. Mengawasi tindakan yang dilakukan staf Pemasaran. b. Menerima laporan dari staff Pemasaran perihal order yang didapat. c. Mengotorisasi surat Kalkulasi Biaya Ekspor. d. Memperluas hubungan baik dengan eksportir-eksportir. e. Memperluas jaringan dari pelayanan yang dapat dilakukan perusahaan. f. Melakukan negosiasi dengan eksportir. g. Bertanggung jawab atas nilai dari kalkulasi biaya ekspor yang akan dikeluarkan. h. Membuat laporan bulanan yang akan dipertanggungjawabkan pada direktur ekspor.

8 65 1) Staf Pemasaran. a) Mencatat perincian dari order yang diterima. b) Memberikan laporan kepada manajer Pemasaran atas tindakan yang dilakukan berhubungan dengan proses ekspor. c) Bertanggung jawab atas data-data order yang ia terima. d) Mengumpulkan dokumen-dokumen ekspor dari eksportir. e) Melakukan konfirmasi kepada eksportir. 2) Bagian Dokumen. a) Melaksanakan pengurusan dokumen dokumen ekspor dan asuransi barang ekspor serta membayar pajak ekspor dan lain-lain. b) Mengumpulkan faktur faktur yang timbul dari tindakan mengurus dokumen dokumen ekspor. c) Memberikan laporan kepada kepala gudang, staf akuntansi dan staf keuangan. d) Bertanggung jawab atas kesiapan dokumen ekspor. e) Bertanggung jawab atas pengeluaran kas yang diserahkan oleh staf keuangan untuk pengurusan dokumen ekspor. 3) Bagian Pengiriman. a) Melaksanakan proses pengiriman barang ekspor, mulai dari membooking space ke Shipping Line (S/L). b) Mengumpulkan faktur faktur yang timbul dari pengurusan pengiriman barang ekspor. c) Memberikan laporan kepada kepala gudang, staf akuntansi dan staf keuangan.

9 66 d) Membantu kepala gudang dalam mengawasi barang ekspor. e) Bertanggung jawab atas kesiapan barang ekspor untuk dikirim. f) Bertanggung jawab atas pengeluaran kas yang diserahkan oleh staf keuangan untuk pengurusan pengiriman barang ekspor. 6. Manajer keuangan. a. Mengawasi tindakan yang dilakukan staf keuangan dan staf penagihan. b. Menerima laporan dari staf-staf yang dibawahinya. c. Mengotorisasi Slip Pengeluaran Kas yang berhubungan dengan pembiayaan proses ekspor. d. Mengawasi penerimaan dan pengeluaran kas pada perusahaan. e. Mengeluarkan dan mengotorisasi cek yang berhubungan dengan pembiayaan proses ekspor. f. Membuat laporan bulanan yang akan dipertanggung jawabkan pada direktur ekspor. 1) Staf Keuangan. a) Menghitung serta membuat kalkulasi biaya ekspor. b) Membuat Slip Pengeluaran kas yang berhubungan dengan pembiayaan proses ekspor. c) Mencatat semua penerimaan dan pengeluaran kas di perusahaan yang berhubungan dengan ekspor. d) Mengambil uang di Bank guna pembiayaan ekspor serta menyimpannya dalam brankas perusahaan.

10 67 e) Mengatur pembagian uang kepada bagian dokumen, bagian pengiriman serta kepala gudang yang berhubungan dengan pembiayaan ekspor. 2) Staf Penagihan. a) Menerima Surat Penagihan dari staf akuntansi. b) Mencatat semua status piutang usaha perusahaan ke dalam Buku Status Perusahaan. c) Bertanggung jawab atas tindakan penagihan piutang pada eksportir. 7. Manajer Akuntansi. a. Mengawasi tindakan dari staf akuntansi. b. Menerima laporan dari staff akuntasi yang berhubungan dengan proses ekspor. c. Mengotorisasi Invoice Tunai maupun Invoice Kredit untuk eksportir. d. Mengevaluasi transaksi ekspor yang ada pada perusahaan. e. Membuat laporan bulanan yang akan dipertanggung jawabkan pada direktur ekspor. 1) Staf Akuntansi. a) Menerima semua data dan informasi yang akan membantunya dalam membuat Invoice untuk eksportir. b) Menyimpan serta menjaga kerahasian data dari eksportir. c) Mencatat semua transaksi ekspor ke dalam Buku Transaksi. d) Membuat Invoice Tunai dan Invoice Kredit untuk eksportir. e) Membuat Surat Penagihan untuk eksportir.

11 68 f) Membuat Slip Setoran Uang dari pembayaran piutang eksportir untuk staf keuangan. g) Menyiapkan laporan finansial dan non-finansial untuk manajer akuntansi serta direktur ekspor maupun pihak lain yang membutuhkan secara periodik. 8. Manajer Personalia. a. Mengawasi tindakan yang dilakukan oleh oleh staf personalia. b. Menerima laporan dari staf personalia. c. Bertanggung jawab atas kualitas dari sumber daya manusia yang ada di perusahaan. d. Bertanggung jawab atas kinerja dari sumber daya manusia yang ada pada perusahaan. e. Mengatur dan mengawasi pendidikan dan pengembangan karyawan untuk meningkatkan kemampuan dan pengangkatan karyawan. f. Mengembangkan dan menetapkan peraturan kepegawaian yang disesuaikan dengan perusahaan dan peraturan pemerintah dan menguasai pelaksanaannya. 1) Staf Personalia. a) Menjalin hubungan baik dengan sumber daya manusia yang ada di perusahaan guna mengendalikan lingkungan internal yang harmonis, nyaman dan tentram. b) Melaksanakan seminar dan pelatihan yang akan diadakan oleh perusahaan guna untuk memotivasi karyawan. c) Membantu merencanakan jalannya pelatihan.

12 69 d) Mengetahui deskripsi secara jelas dari aktivitas yang ada di perusahaan. e) Melaksanakan pencarian, seleksi dan pelatihan karyawan dan bekerja sama dengan bagian lain dalam penerimaan dan penempatan pegawai sesuai dengan minat dan kemampuannya. f) Menjalankan administrasi kepegawaian dan administrasi pembayaran gaji. 3.4 Dokumen dan Fungsi yang terkait Dokumen dokumen yang digunakan pada proses penngeluaran kas dan piutang usaha PT. Inti Duta Dwitama Transindo Dari proses pengeluaran kas dan piutang usaha yang ada di PT. Inti Duta Dwitama berikut dokumen dokumen yang terkait di dalamnya. 1. Formulir Data Ekspor. Formulir Data Ekspor memuat informasi mengenai data dari pengirim dan penerima, identitas barang ekspor, jenis jasa yang ingin digunakan pengirim, prosedur pengiriman, cara pembayaran invoice dan beberapa data yang berhubungan dengan proses ekspor. Formulir ini dapat dipakai sebagai perjanjian awal antara eksportir dengan PT. Inti Duta Dwitama Transido dalam permintaan pengiriman barang ekspor. 2. Kalkulasi Biaya Ekspor. Kalkulasi Biaya Ekspor berisikan jumlah biaya yang akan dibayar oleh eksportir setelah proses ekspor selesai. Perhitungan biaya didapat dari data data yang ada pada Formulir Data Ekspor yang tadi diisi. Jumlah dari Kalkulasi

13 70 Biaya Ekspor ada baiknya selalu tepat, karena hal ini berpengaruh pada kredibilitas dari perusahaan. 3. Slip Pengeluaran Kas. Slip Pengeluaran Kas digunakan sebagai permintaan staf keuangan untuk dapat mencairkan uang perusahaan guna mendanai proses ekspor. Slip Pengeluaran Kas merupakan syarat utama untuk memperoleh cek dari manajer keuangan. 4. Faktur Faktur. a. Dari bagian dokumen. Faktur yang timbul akibat pengurusan dokumen dokumen ekspor seperti Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB), Surat Keterangan Asal (SKA) dan lain lain. Selain itu faktur dapat timbul akibat pembayaran pajak dan asuransi barang ekspor, semua ini tergantung dari permintaan pengirim b. Dari bagian pengiriman. Faktur yang timbul dari pegurusan dokumen pengiriman barang ekspor di Shipping Line (S/L) dan pihak ketiga lainnya. c. Dari kepala gudang. Faktur dari kepala gudang ini tidak selalu ada tergantung dari pemakaian barang ekspor di gudang milik PT. Inti Duta Dwitama Transindo. Tidak hanya penggunaan gudang saja, tetapi penyewaan dari alat angkut barang berat, packing dan layanan lain yang berhubungan dengan barang ekspor. d. Dari agent PT. Inti Duta Dwitama Transindo. Faktur dari agent merupakan jumlah fee dan beberapa biaya yang dikeluarkan di negara tujuan barang ekspor.

14 71 5. Bukti Penerimaan Barang Ekspor. Bukti Penerimaan Barang Ekspor dibuat sebagai tanda terima dari barang ekspor yang sudah dikirimkan oleh eksportir ke gudang PT. Inti Duta Dwitama Transindo atau ke tempat yang sudah disepakati oleh eksportir sebelumnya. 6. Bukti Pengeluaran Barang Ekspor. Bukti Pengeluaran Barang Ekspor dibuat sebagai tanda penyerahan barang ekspor dari pihak PT. Inti Duta Dwitama Transindo kepada pihak tansportasi yang telah disepakati sebelumnya. Selain itu juga sebagai tanda pengeluran barang ekspor dari gudang PT. Inti Duta Dwitama Transindo. 7. Bill of Lading (B/L). Bill of Lading (B/L) merupakan dokumen yang diterbitkan oleh pihak Shipping Line (S/L) sebagai bukti pengiriman barang ekspor telah dilaksanakan. 8. Dokumen Penyerahan Barang. Dokumen Penyerahan Barang merupakan dokumen yang diterbitkan oleh agent PT. Inti Duta Dwitama Transindo yang ada di negara tujuan barang ekspor sebagai bukti bahwa barang ekspor telah diterima oleh pihak penerima. 9. Invoice Tunai dan Invoice Kredit. Invoice ada 2 jenis yaitu tunai dan kredit. Jenis invoice telah disepakati terlebih dahulu oleh eksportir dan pihak PT. Inti Duta Dwitama Transindo. Invoice merupakan bukti penagihan biaya ekspor kepada eksportir. 10. Surat Penagihan. Surat Penagihan timbul akibat adanya pembayaran biaya ekspor dengan kredit. Kredit di PT. Inti Duta Dwitama Transindo memiliki syarat yaitu 1X (satu kali)

15 72 pembayaran lunas dan maksimal 1 bulan dari tanggal Bill of Lading (B/L) terbit. 11. Surat Setoran Uang. Surat Setoran Uang dibuat oleh staf akuntansi sebagai tanda penyerahan uang pembayaran invoice (penerimaan kas) kepada staff keuangan Unit fungsi yang terkait dengan proses Pengeluaran Kas dan Piutang Usaha PT. Inti Duta Dwitama Transido 1. Fungsi Marketing. Fungsi ini bertanggung jawab atas pencatatan semua data ekspor yang dibutuhkan serta mengumpulkan dokumen dokumen yang berhubungan dengan proses ekspor. Selain itu bertanggung jawab dalam pembagian tugas pada bagian dokumen, bagian pengiriman dan kepala gudang. Serta berkewajiban untuk menjalin hubungan baik dengan eksportir dan memperluas jaringan pelayanan. 2. Fungsi Akuntansi. Fungsi ini mempunyai tanggung jawab dalam mengkoordinir atau mengatur dan pencatatan serta pengklasifikasian transaksi keuangan ke dalam buku transaksi ekspor sesuai dengan akun akun yang berkaitan, memeriksa kebenaran bukti bukti transaksi keuangan, menghasilkan laporan laporan yang dibutuhkan oleh pihak internal maupun eksternal dan mengatur pengarsipan dokumen serta bukti pembukuan.

16 73 3. Fungsi Keuangan. Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat perhitungan kalkulasi biaya ekspor, mengendalikan pengeluaran kas dan mengatur pembagian keuangan 4. Fungsi Pengiriman. Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengurus semua kebutuhan barang ekspor dalam proses pengiriman. 5. Fungsi Gudang. Fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima dan menyerahkan barang ekspor kepada pihak yang bersangkutan. Selain itu bertanggung jawab pula terhadap packing bila diminta. 6. Fungsi Penagihan. Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan pencatatan dan penagihan piutang kepada eksportir. 3.5 Analisis Sistem yang Berjalan Prosedur dalam pengeluaran kas dan piutang usaha pada PT. Inti Duta Dwitama Transindo saat ini dapat dilihat pada Gambar 3.2 dan Gambar 3.3 berikut.

17 $ 74 Gambar 3.2 Rich Picture proses Pengeluaran Kas saat ini PT. Inti Duta Dwitama Transindo

18 $ $ 75 Gambar 3.3 Rich Picture proses Piutang Usaha saat ini PT. Inti Duta Dwitama Transindo

19 76 Proses pengeluaran kas di PT. Inti Duta Dwitama Transindo dimulai dari eksportir mengisi Formulir Data Ekspor (sementara) yang terdiri dari 3 rangkap. Setelah itu, formulir tersebut diserahkan kepada staf Pemasaran untuk dicatat di Buku Order dan diberi nomor pendaftaran. Rangkap ke-1 dari Formulir Data Ekspor (sementara) akan diserahkan kepada eksportir, rangkap ke-2 disimpan oleh staff Pemasaran dan rangkap ke-3 diserahkn kepada staf keuangan. Dari Formulir Data Ekspor tersebut staff keuangan akan membuat Kalkulasi Biaya Ekpor yang terdiri dari 2 rangkap. Kalkulasi Biaya Ekspor kemudian akan diotorisasi oleh manajer Pemasaran dan setelah itu baru dikirim ke eksportir. Bila eksportir merasa cocok dengan harga yang ditawarkan oleh PT. Inti Duta Dwitama Transindo, maka eksportir akan mengotorisasi Kalkulasi Biaya Ekspor. Rangkap ke-1 dari Kalkulasi Biaya Ekspor akan disimpan eksportir dan rangkap ke-2 akan diserahkan kepada staf keuangan. Dari Kalkulasi Biaya Ekspor, staf keuangan akan mulai membuat Slip Pengeluaran Kas yang terdiri dari 2 rangkap. Slip Pengeluaran Kas tersebut akan diotorisasi oleh manajer keuangan dan manajer keuangan akan membuatkan Cek. Rangkap ke-1 dari Slip Pengeluaran Kas yang sudah diotorisasi akan disimpan oleh manajer. Sedangkan rangkap ke-2 dan cek akan diserahkn kepada staf keuangan. Pada jadwal yang sudah ditentukan staf keuangan akan pergi ke Bank untuk mencairkan cek tersebut. Setelah itu uang akan disimpan di brankas untuk kemudian digunakan dalam pembiayaan proses ekspor. Setelah proses pengeluaran kas tersebut selesai dan eksportir sudah mengirimkan Shipping Instruction (S/I) beserta barang ekspor yang telah siap, maka proses berikutnya adalah pelaksanaan dari pelayanan yang diminta eksportir.

20 77 Proses piutang usaha di PT. Inti Duta Dwitama Transindo timbul akibat adanya permintaan dari eksportir untuk mengkredit pembayaran Invoice. Kredit di PT. Inti Duta Dwitama Transindo memiliki jangka waktu paling lama 1 bulan dan terdiri dari 1x (satu kali) pembayaran saja. Setelah proses ekspor selesai dilakukan oleh setiap bagian dan staf hingga barang ekspor tiba ditujuan, maka proses pencatatan piutang usaha akan dimulai. Proses dimulai dari pengumpulan faktur-faktur dan dokumen-dokumen yang berhubungan dengan proses ekspor kepada staf akuntansi. Bagian dokumen dan bagian pengiriman akan memberikan beberapa faktur yang berhubungan dengan proses ekspor. Sedangkan staf keuangan akan memberikan rangkap ke-2 dari Slip Pengeluaran Kas dan rangkap ke-2 dari Kalkulasi Biaya Ekspor. Staf Pemasaran akan memberikan Formulir Data Ekspor (Fix) dan kepala gudang akan memberikan beberapa faktur serta Bukti Penerimaan Barang Ekspor dan Bukti Pengeluaran Barang Ekspor. Pihak Shipping Line (S/L) akan mengirimkan Bill of Lading (B/L) yang rangkap 2 serta Bukti Penyerahan Barang Ekspor selain itu agent PT. Inti Duta Dwitama Transindo yang berada di negara tujuan ekspor akan memberikan beberapa faktur juga. Semua faktur-faktur dan dokumen tersebut akan diperiksa ke absahannya oleh staf akuntansi. Kemudian bila semua data-data sudah lengkap maka staf akuntansi akan mencatatnya ke dalam Buku transaksi Ekspor dan setelah itu menyimpan data-data ke file holder. Dari Buku transaksi Ekspor staf akuntansi akan membuat Invoice (Kredit) yang terdiri dari 3 rangkap. Invoice (Kredit) kemudian akan diotorisasi oleh manajer akuntansi. Setelah diotorisasi Invoice (Kredit) akan dikirimkan kepada

21 78 eksportir untuk diotorisasi. Rangkap ke-2 dari Invoice (Kredit) akan disimpan sementara oleh eksportir dan sisanya dikirim kembali ke staf akuntansi. Mendekati tanggal jatuh tempo dari piutang, staf akuntansi akan membuat Surat Tagihan yang terdiri dari 3 rangkap dan sudah diotorisasi oleh staf akuntansi. Invoice (Kredit) dan Surat Tagihan akan diserahkan kepada staf penagihan untuk diproses lebih lanjut. Dari Invoice (Kredit) dan Surat Tagihan yang diterima, staf penagihan kemudian akan mencatat ke dalam Buku Status Tagihan. Saat tanggal jatuh tempo tiba, Invoice (Kredit) dan Surat Tagihan akan dikirim kepada eksportir untuk penagihan piutang. Surat Tagihan kemudian akan diotorisasi oleh eksportir sebagai tanda pembayaran piutang. Invoice (Kredit) rangkap ke-2 yang ada pada eksportir akan ditukar dengan Invoice (Kredit) rangkap ke-1 sebagai tanda pelunasan piutang. Setelah itu staf penagihan akan mengubah status tagihan pada Buku Status Tagihan. Surat Tagihan rangkap ke-2 akan disimpan oleh staf penagihan sedangkan sisanya akan diserahkan kepada staf akuntansi beserta uang pembayaran dan Invoice (Kredit). Staf akuntansi kemudian akan mengubah status eksportir yang ada pada Buku transaksi Ekspor. Setelah itu Invoice (Kredit) rangkap ke-2 dan Surat Tagihan rangkap ke-1 akan diserahkan kepada manajer akuntansi. Staf akuntansi akan membuat Slip Setoran Uang rangkap 2 yang sudah diotorisasinya sebagai tanda penyerahan uang kepada staf keuangan. Uang pembayaran dan Slip Setoran Uang akan diotorisasi kembali oleh staf keuangan, setelah itu staf keuangan akan mencatat penerimaan kas tersebut pada Buku Penerimaan dan Pengeluaran Kas. Slip Setoran Uang rangkap ke-2 akan

22 79 diserahkan kembali kepada staf akuntansi dan staf akuntansi akan mencatat penyerahan uang pada Buku transaksi Ekspor. 3.6 Analisis Temuan Hasil Survey Mengacu pada Model Internal Control COSO yang memiliki 5 komponen penting, ditemuan masalah yang terkait sebagai berikut: 1. Ditemukannya cara kerja yang sering menimbulkan masalah human error, seperti dalam pencatatan pengeluaran kas dan pembuatan slip pengeluaran kas. Sebagai contoh, dari 10 slip pengeluaran kas yang dibuat oleh staf keuangan, 6 diantaranya terdapat kesalahan penulisan tentang data pelanggan atau pun jumlah pengeluaran kas. Masalah ini timbul akibat tingginnya kompleksitas kerja staf keuangan dalam pembuatan slip pengeluaran kas. Selain itu pencatatan pengeluaran kas yang masih dilakukan secara manual dapat menimbulkan permainan (kecurangan) yang dilakukan oleh pihak yang tidak bertanggung jawab. Hal ini bila dibiarkan maka dapat menghasilkan data dan informasi yang tidak akurat dan akan sangat merugikan perusahaan. 2. Dibutuhkan waktu yang lebih lama untuk memperoleh data dan informasi yang dibutuhkan perusahaan. Karena sistem yang berjalan saat ini adalah sistem manual, maka karyawan membutuhkan waktu lama untuk memperoleh data dan informasi yang dibutuhkan. Hal ini dapat memperlambat proses kerja dari tiap karyawan. Sebagai contoh yaitu laporan-laporan penting seperti laporan order bulanan dan laporan pengeluaran kas sering terlambat diterima manajer. Hal ini dapat memperlambat tugas manajer dalam membuat dan mengambil keputusan yang

23 80 terkait dengan perkembangan dan kelangsungan hidup dari perusahaan. Selain itu pembuatan kalkulasi biaya ekspor (KBE) yang butuh waktu lama akibat pencarian data dan informasi yang lama. Kebutuhan perusahaan dalam memperoleh data dan informasi secara cepat dan seiring dengan jumlah transaksi order yang diterima perusahaan meningkat maka perusahaan perlu melakukan perubahan sistem manual menjadi sistem terkomputerisasi. Hal tersebut juga dapat meningkatkan daya saing PT. Inti Duta Dwitama dengan pesaingnya. 3. Ditemukannya internal kontrol yang masih lemah pada sistem yang berjalan. Untuk masalah ini sebagai contohnya yaitu otorisasi pengeluaran kas yang dilakukan oleh satu pihak dan masih dalam satu divisi. Situasi seperti ini akan menimbulkan budaya organisasi yang saling curiga dan akan membuat lingkungan kerja kurang harmonis. Sudah tentu ini tidak sesuai dengan unsur sistem pengendalian yang pertama yaitu struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional yang jelas. 4. Tidak adanya prosedur baku dalam pengendalian aktivitas karyawan yang berhubungan dengan penyelesaian proses ekspor. Waktu pelaksanaan kegiatan ekspor yang sering tidak sesuai dengan rencana perusahaan diakibatkan karena tidak adanya pengaturan dan penugasan secara jelas dalam pelaksanaan proses ekspor sehingga timbul ketidak terkendalinya tugas dari karyawan tersebut. Selain itu tidak adanya gambaran dan bukti tertulis mengenai penanggung jawab dari tiap tugas.

24 81 5. Sistem yang berjalan saat ini kurang mendukung dalam hal penagihan piutang. Kualitas informasi dan data yang dihasilkan kurang jelas dan detail untuk proses penagihan piutang. Hal ini karena kurang adanya komunikasi dan catatan yang detail mengenai data piutang tersebut. Selain itu bagian penagihan tidak melakukan peringatan untuk setiap eksportir untuk membayar hutang dengan tepat waktu. Akibat dari masalah ini yaitu piutang sering terlambat dibayar oleh eksportir dan perutaran piutang perusahaan akan menjadi lebih lama. Selain itu piutang yang terlambat dibayar akan menurunkan penerimaan kas perusahaan dan akan menghilangkan kesempatan perusahaan dalam menerima order baru. Adapun masalah masalah lain yang tidak dapat dikategorikan ke dalam model internal control COSO antara lain: 1 Tingkat pemakaian kertas yang tinggi sehingga diperlukan biaya penyediaan kertas dan ruang penyimpanan berkas yang memakan biaya tambahan lagi. 2 Dengan banyaknya arsip berupa faktur faktur dan dokumen yang terkait dengan pembuatan invoice dan laporan keuangan maka kegiatan pemeriksaan dan validasi data membutuhkan waktu lebih lama yang akhirnya mengacu pada kompleksitas kerja. 3.7 Usulan untuk Mengatasi Permasalahan 1. Untuk mengatasi masalah cara kerja yang sering menimbulkan human error dalam pencatatan pengeluaran kas dan pembuatan slip pengeluaran kas, maka akan dirancang sistem otomatisasi dalam pencatatan pengeluaran kas dan pembuatan pengeluaran kas.

25 82 2. Untuk mengatasi lamanya waktu pencarian data dan informasi yang dibutuhkan perusahaan, maka akan dilakukan penyimpanan data dengan database. Penyimpanan data dengan database yang akan dirancang yaitu dimulai dari data pelanggan, data order, data kalkulasi biaya ekspor (KBE), data pengeluaran kas, data transaksi ekspor, data piutang dan data penagihan. Selain itu akan dirancang pula form laporan-laporan yang dibutuhkan, seperti laporan transaksi order, laporan transaksi pengeluaran kas, laporan piutang dan laporan transaksi penagihan. Form tersebut akan menghasilkan laporan yang sesuai dengan kebutuhkan dari manajer atau karyawan lainnya. Sistem otomatisasi pun dirancang untuk pembuatan invoice yang akan membantu pekerjaan staf akuntansi. Dengan penerapan database maka akan mengatasi masalah penggunaan kertas yang tinggi dan mempermudah dalam pemeriksaan dan validasi data di kemudian hari. 3. Untuk mengatasi masalah internal kontrol yang masih lemah dalam pengeluaran kas, maka otorisasi untuk pengeluaran kas akan ditambah dengan Direktur Ekspor. Selain itu otorisasi untuk kalkulasi biaya ekspor pun akan ditambah oleh manajer Pemasaran. 4. Untuk mengatasi kurangnya prosedur dalam pengendalian aktivitas karyawan yang berhubungan dengan pelasanaan proses ekspor, maka akan dirancang form Job Sheet yaitu form yang berisi pembagian tugas berdasarkan tanggung jawab tiap karyawan yang akan bertugas sehingga pelaksanaan proses ekspor akan sesuai dengan jadwal yang sudah ditentukan.

26 83 5. Untuk mengatasi masalah sitem penagihan piutang yang kurang mendukung, maka akan dirancang form piutang dan form penagihan. Dengan adanya form tersebut maka pencatatan data piutang dan data penagihan dapat dilakukan secara detail. Dan setiap mendekati tanggal jatuh tempo suatu piutang, maka staf penagihan akan memberi peringatan kepada pelanggan yang memilki hutang agar membayar tepat waktu (dengan telp., SMS, , atau Fax).