BAB 3 ANALISA INVESTASI IMPLEMENTASI SAP MODUL SALES DISTRIBUTION. dan target pasar yang dibidik adalah rental mobil khusus untuk para jurnalis dan

Transkripsi

1 BAB 3 ANALISA INVESTASI IMPLEMENTASI SAP MODUL SALES DISTRIBUTION 3.1 Gambaran Umum PT Blue Bird Indonesia PT. Blue Bird Group didirikan pada tahun 1972 oleh Nyonya Mutiara Djokosoetono, SH. Saat itu namanya belumlah Blue Bird, melainkan Chandra Taksi dan target pasar yang dibidik adalah rental mobil khusus untuk para jurnalis dan pengunjung dari atau ke hotel dan airport. Saat itu hanya terdapat 25 mobil yang digunakan untuk beroperasi. Chandra Taksi inilah yang kemudian dikenal sebagai Taksi Blue Bird. Dari embrio taksi inilah berkembang sebuah perusahaan besar yang sekarang membawahi sekitar 20 anak perusahaan yang bergerak tidak hanya di bidang transportasi, tetapi juga merambah usaha manufaktur, properti, dan support services. Khusus untuk bidang transportasi sendiri, PT. Blue Bird Group telah mengakuisisi beberapa perusahaan taksi, beberapa di antaranya berada di bawah payung Pusaka Group. Untuk usaha transportasi khusus penumpang, PT. Blue Bird Group mengkategorikan jasanya ke dalam beberapa anak perusahaan untuk target market yang berbeda. Secara umum, taksi yang memiliki warna biru atau biru metalic ditargetkan untuk segmen masyarakat umum. Dalam kategori ini, ada beberapa anak perusahaan dimana setiap anak perusahaan memiliki nama dan logo yang berbeda. 61

2 62 Anak perusahaan tersebut antara lain Pusaka Satria, Pusaka Nuri, Pusaka Biru, Pusaka Citra, Pusaka Lintas, Pusaka Prima, Morante Jaya, Lintas Buana, Cendrawasih, dan Blue Bird sendiri. Mengapa semuanya tidak memiliki satu nama Blue Bird saja? Masalah sebenarnya bukannya tidak bisa, melainkan terkait dengan masalah perijinan yang menyebabkan sebuah perusahaan taksi tidak bisa menjalankan banyak armadanya sekaligus. Di segmen Eksekutif, PT. Blue Bird Group menyediakan Silver Bird dengan armadanya yang berwarna hitam. Jauh berbeda dengan taksi reguler yang berwarna biru, taksi eksekutif ini memberikan 3 keistimewaan utama, yaitu Comfort, Convenience, dan Safety. Mobil yang dipergunakan pun terbilang lebih mewah dari taksi reguler, tapi tentu saja masih ada lampu tanda taksi di atasnya. Dan yang terakhir untuk segmen transportasi penumpang, yaitu kategori limousine yang di dalam grup ini dikenal dengan Golden Bird. Masuk dalam kategori ini adalah mobilmobil mewah seperti Toyota Twin Cam, Opel Vectra, Corona Absolute, Volvo 740, 960, Mercedes C180, E220, E230 dan New Eyes, hingga van mewah Mazda E2000. Berbeda dengan dua kategori taksi sebelumnya, taksi ini menggunakan plat nomor kendaraan berwarna hitam, yang artinya tentu saja mobil pribadi. Taksi ini ditujukan untuk orang-orang kelas atas atau VIP. Golden Bird yang disewakan ini sangat tepat bagi perusahaan yang menginginkan mobil mewah dalam operasional kantornya, mengingat biaya operasional dan depresiasi akan bisa diminimalkan. Taksi Golden Bird ini memang tidak tampak seperti taksi pada umumnya. Hanya ada tambahan label / stiker logo Blue Bird di bagian kaca depan sopir. Jadi bila anda melihat sebuah mobil Mercy di depan anda, perhatikanlah dengan teliti

3 63 sebelum anda menilai penumpang yang ada di dalamnya, karena barangkali mobil yang dinaiki bukanlah mobil miliknya sendiri, melainkan mobil Golden Bird. Selain taksi, untuk jasa angkutan penumpang PT. Blue Bird Group juga menyediakan sarana angkutan masal berupa bis carter, yaitu Big Bird. Dengan area pelayanan transportasi meliputi Jawa, Bali, dan Sumatera. Big Bird juga melayani transportasi bagi anak sekolah, di antaranya adalah British International School, Jakarta Japanese School, Korean International School dan German International School Produk dan Layanan Empat divisi bisnis utama dari Blue Bird group terdiri dari: 1. Transportasi a. Passenger : taksi, bus, limousine, eksekutif taksi Perusahaan Service Tipe Tahun Berdiri Blue Bird Taxi 1972 Golden Bird Limousine 1972 Big Bird Charter Bus 1979 Golden Bird Bali Limousine 1989 Gamya Taxi 1990 Silver Bird Executive Taxi 1993 Bali Taksi Taxi 1994 Morante Jaya Taxi 1995 Lombok Taksi Taxi 1996 Surabaya Taksi Taxi 1997 Cendrawasih Taxi 1997 Pusaka Nuri Taxi 1998 Lintas Buana Taxi 2000 Pusaka Satria Taxi 2000 Tabel 3.1 Produk PT Blue Bird kategori Transportasi Passenger

4 64 b. Non-passenger : container truck Perusahaan Service Tipe Tahun Berdiri Iron Bird Container Truck 1992 Angkutan Kontenindo Antarmoda Container Truck 1993 Tabel 3.2 Produk PT Blue Bird kategori Transportasi Non-Passenger 2. Manufaktur : automobile light, bus body building, fire & rescue truck Perusahaan Service Tipe Tahun Berdiri Everlite Automobile lights 1975 Restu Ibu Bus Body building 1981 Ziegler Indonesia Fire & Rescue truck manufacturing 1990 Tabel 3.3 Produk PT Blue Bird kategori Manufaktur 3. Properti-Holiday Resort in Lombok Perusahaan Service Tipe Tahun Berdiri Holiday Resort Lombok Hotel 1991 Tabel 3.4 Produk PT Blue Bird kategori Properti 4. Supporting Services: petrol and gas station, CNG Converter, IT Consultant, integrated logistic services. Perusahaan Service Tipe Tahun Berdiri Jasa Alam Petrol & gas station 1987 Gas Biru CNG converter 1987 Ritra Konnas Freight Container Depot & Centre Warehouse 1996 Tabel 3.5 Produk PT Blue Bird kategori Supporting Services Lokasi Kantor Pusat Gedung Blue Bird Jl. Mampang Prapatan Raya No.60 Jakarta 12790, Indonesia Telp. (021) ,

5 65 Pool ( Jabodetabek ) Kemayoran, Mampang, Ciputat, Kramat Jati, Cimanggis, Raden Inten, Penggilingan, Kelapa Gading, Daan Mogot, Puri Indah, Pondok Cabe I, Pondok Cabe II, Bintaro, Halim, Narogong, Japos Visi dan Misi Perusahaan Visi : Menjadi mitra transportasi yang terpercaya Misi : o Mencapai kepuasan pelanggan o Terus membangun dan mempertahankan posisi pertama sebagai pemimpin pasar Strategi Bisnis Perusahaan Perkembangan Blue Bird tidak cukup hanya di kota Jakarta dan sekitarnya saja, melainkan di kota-kota besar lain di Indonesia. Di Bali, sejak tahun 1989 Blue Bird Group telah menempatkan armada Golden Bird-nya, yang diikuti dengan armada taksi regular Bali Taksi pada tahun Kemudian berturut-turut pada tahun 1996 dan 1997, taksi regular memasuki Lombok dengan nama Lombok Taksi dan kota Surabaya dengan nama Surabaya taksi. Sekitar bulan November 2005, Blue Bird mulai menjamah kota Bandung dengan 75 armada taksi regulernya. Meskipun dengan jumlah armada yang masih sedikit, Bandung Taksi ini mendapatkan pertentangan yang cukup keras dari operator-operator taksi lainnya di Bandung. Harus diakui jika reputasi dan brand image yang telah diposisikan oleh Blue Bird Group, cukup menjadi ancaman terhadap operator taksi lainnya.

6 66 Gebrakan bisnis Blue Bird sepertinya tak cukup di jalur angkutan penumpang saja. Jasa angkutan non-penumpang pun telah digeluti Blue Bird dengan menyediakan jasa Truk Container, yaitu Iron Bird dan Angkutan Kontenindo Antarmoda. Di luar usaha transportasi primer, Blue Bird juga telah mendirikan Holiday Resort Lombok, dan perusahaan manufaktur otomotif seperti Everlite, Restu Ibu, Ziegler Indonesia, serta usaha service lain seperti Jasa Alam, Gas Biru, dan Ritra Konnas Freight Centre. Sebagai market leader, mempertahankan reputasi sebagai Mitra Transportasi Yang Handal memang tidak mudah. Oleh sebab itu, untuk membentuk brand loyalty para konsumen, Blue Bird menerapkan quality control terhadap seluruh lini usahanya, dari technical support hingga customer service. Basis usaha Blue Bird terletak pada jasa transportasi, khususnya adalah taksi. Secara langsung yang menjadi penggerak utama usaha ini adalah para pengemudi-nya. Selain berfungsi utama sebagai driver, pengemudi juga berfungsi sebagai customer service dan sales force, karena para pengemudi inilah yang akan berhadapan langsung dengan penumpang / customer. Para pengemudi di Blue Bird dilatih secara khusus dalam berbagai tahapan training. Dari para pengemudi inilah image Blue Bird dibangun. Sehingga tidak heran bila masyarakat mengenal Blue Bird karena attitude para pengemudinya. Selain pengemudi, ada pula Call Center yang harus bekerja keras merespon setiap permintaan pelanggan. Beruntung dengan adanya teknologi radio, GPS, MDT, Internet, dan kini dengan SMS, order dari pelanggan dapat ditangani dengan cepat dan mudah.

7 67 Keistimewaan lainnya dari pelayanan transportasi Blue Bird ini adalah ketersediaan 24 jam sehari, 7 hari seminggu, sehingga jalanan tidak pernah sepi dari armada taksi. Dengan model kerja shift karyawan, taksi? Taksi yang beredar di jalanan ibukota ini diharapkan akan ada baik siang maupun malam hari, dari hari kerja biasa hingga hari libur sekalipun. Dari segi pricing, Blue Bird bukanlah perusahaan yang bermain-main di strategi ini. Tarif yang dikenakan oleh Blue Bird mengikuti standar yang telah ditetapkan oleh pemerintah daerah setempat. Bahkan untuk menjaga image-nya, setiap kali ada perubahan tarif, Blue Bird langsung aktif merespon. Berbeda dengan operator taksi lainnya yang argometernya dikenakan tarif sesuai kehendak pengemudi-nya. Mungkin kebijakan mengenai tarif ini akan mengurangi jumlah konsumen yang menggunakan Blue Bird. Namun justru dengan menerapkan tarif yang berlaku, Blue Bird menjadi teladan dalam urusan pricing, dan tentunya tidak akan kebingungan dengan biaya operasional. Bahkan, penerapan pricing ini bagi konsumen Blue Bird akan menjadikannya sebagai operator taksi yang konsisten sehingga positioning Blue Bird tetap terjaga SWOT Analysis dan SWOT Strategy 1. Analisa SWOT Kekuatan/Strength yang dimiliki Blue Bird: 24 jam service station di semua depot 13 lokasi depot taksi dan bis yang strategis Service outlet yang berjumlah lebih dari 46 di hotel dan bandara Sistem reservasi dan database pelanggan Sigtec ANIbid system, security alarm, GPS Pengemudi yang handal dan terpercaya

8 68 Telah mempunyai brand image yang baik Kenyamanan dan keamanan terjamin Kelemahan/Weakness: Tarif yang lebih mahal Tidak mencakup seluruh daerah di Indonesia Opportunity: Sudah mempunyai reputasi baik, Masyarakat membutuhkan taksi yang dapat dipercaya, Kemajuan teknologi Threat: Naiknya harga bensin yang menyebabkan biaya operasional meningkat, Kriminalitas, Taksi lain yang menggunakan tarif lebih murah Armada taksi lain yang menggunakan lambang dan cat mobil yang menyerupai taksi-taksi Blue Bird

9 69 2. Strategi SWOT Opportunities Threat Strength Weakness SO Strategy WO Strategy Blue Bird telah mempunyai brand image yang Dengan adanya kemajuan teknologi maka baik dan juga telah mempunyai loyalitas blue bird dapat menutupi kelemahan dari pelanggan. Dengan hal tersebut blue bird segi pelayanan kepada pelanggan, seperti berusaha untuk meningkatkan pelayanan dan pembukaan website untuk pemesanan online kepuasan pelanggan dengan menggunakan dan pengaduan pelanggan. Selain itu, teknologi yang belum dimiliki oleh dengan reputasi yang telah dipercaya oleh perusahaan taksi lain seperti GPS, Sigtec masyarakat luas maka blue bird tidak ANIbid system, sistem pemesanan melalui goyah dengan adanya tarif lama yang lebih SMS, dan database pelanggan. Hal ini guna murah. Blue Bird tetap menerapkan tarif tetap mempertahankan blue bird sebagai baru yang lebih mahal sehingga tidak market leader dan mampu bersaing dengan menimbulkan opini masyarakat bahwa perusahaan lain. Selain itu, blue bird dapat blue bird adalah taksi murahan. Dengan mengembangkan bisnisnya bukan hanya taksi kemajuan ekonomi masyarakat, Blue Bird biasa, ada eksekutif taksi, limousine, carter dapat merambah kota-kota besar lain di bus, hingga konsultan IT, hotel, dan Indonesia yang potensial. manufacturing. ST Strategy WT Strategy Blue Bird menggunakan armada taksi yang Dengan naiknya biaya operasional yang berbahan bakar irit seperti Toyota Vios dan meningkat, mempunyai keuntungan Soluna untuk menekan biaya operasional yang tersendiri bagi Blue Bird karena cukup meningkat akibat naiknya harga bahan bakar. banyak perusahaan taksi yang gulung tikar Untuk ancaman keaman seperti kriminalitas, atau mengurangi armada taksinya. Dengan taksi Blue Bird telah dilengkapi dengan sistem maraknya kriminalitas pula masyarakat keamanan Sigtec ANIbid system dan alarm akan memilih taksi yang telah terpercaya system yang dapat memberitahukan jika seperti Blue Bird dan enggan untuk terjadi masalah pada taksi tersebut. Blue Bird menggunakan jasa taksi yang belum juga telah memberikan informasi mengenai terkenal dan terpercaya brand nya. ciri-ciri atribut taksi Blue Bird yang asli melalui website dan iklan sehingga masyarakat tidak terkecoh dengan taksi yang menyerupai taksi Blue Bird. Tabel 3.6 Hasil Analisa Strategi SWOT

10 SDM pada PT. Blue Bird Group PT. Blue Bird Group mempekerjakan lebih dari 700 karyawan tetap pada awal tahun Melalui kombinasi antara program pelatihan dan masa kerja, mereka telah menjadi karyawan yang ahli dalam bidangnya dan merupakan kontributor besar dalam efisiensi operasional perusahaan.

11 3.1.7 Struktur Organisasi Lengkap PT Blue Bird Group Gambar 3.1 Struktur Organisasi Lengkap PT. Blue Bird Group 71

12 3.1.8 Struktur Organisasi Divisi IT / Business Development Gambar 3.2 Struktur Organisasi Divisi IT PT. Blue Bird Group 72

13 Tugas dan Wewenang PT Blue Bird Group Secara Keseluruhan Penjabaran tugas dan wewenang masing masing bagian adalah sebagai berikut: 1. Direksi (BOD) a. Menyusun dan menetapkan sasaran / target penjualan b. Menentukan visi dan misi perusahaan c. Menentukan dan menetapkan berbagai kebijaksanaan perusahaan secara umum terhadap pihak internal maupun eksternal serta mengusahakan agar perusahaan dapat berjalan dengan baik d. Bertanggung jawab terhadap dewan komisaris dan pemegang saham e. Mengawasi perkembangan perusahaan. 2. Sekretaris a. Membantu direksi dalam surat menyurat dan administrasi 3. Senior Audit Manajer a. Mengawasi aliran cash flow dalam perusahaan b. Mengawasi keabsahan data finansial perusahaan 4. VP Sales a. Mengawasi pelaksanaan berbagai program dan strategi 5. Senior Business Development Manager a. Penelitian, pengembangan, dan penerapan teknologi baru b. Mengawasi infrastructure teknologi informasi c. Kontrol dan manajemen utilisasi perangkat lunak dan basis data 6. VP Operation a. Menyusun dan menetapkan pembagian jadwal antar jemput b. Menangani proses booking by call dan ketersediaan kendaraan

14 74 c. Mengkoordinasikan manajemen driver dengan kendaraan d. Menangani keseluruhan aktivitas jasa layanan operasional di pool. 7. VP Administration a. Membantu berbagai kegiatan pemasaran yang dilakukan b. Melakukan berbagai kegiatan administrasi c. Menyediakan berbagai laporan yang diperlukan. 8. VP Teknik a. Menangani kebutuhan kebutuhan teknis dan sparepart kendaraan b. Mendukung operasional melalui perawatan kendaraan. 9. VP HR & GA a. Menangani kegiatan personalia dan penggajian b. Bertanggung jawab dalam kegiatan rekruitment, training, dan lain lain c. Bertanggung jawab menangani kesejahteraan karyawan Tugas dan Wewenang Divisi Business Development Penjabaran tugas dan wewenang masing-masing bagian adalah sebagai berikut: 1. IT Manager Melakukan monitor atas seluruh kegiatan IT Memantau dan memerika laporan hasil kerja seluruh team IT yang berada dibawah komandonya Memeriksa dan mengontrol seluruh masalah IT yang dilaporkan oleh pengguna jasa IT dan penyelesaian masalahnya

15 75 Mampu memberikan solusi terbaik bagi kelancaran dan kemudahan dalam kegiatan IT Melaksanakan rencana kerja IT yang berada dibawah tanggungjawabnya Menetapkan jumlah, persiapan, dan sumber daya sesuai untuk kelancaran kegiatan IT Menentukan skenario arsitektur dan arsitektur IT yang paling efektif dan efisien. 2. Development Melakukan monitor atas seluruh kegiatan IT yang berhubungan dengan kegiatan pengembangan sistem perusahaan Memantau dan memerika laporan hasil kerja seluruh team IT yang berada dibawah komandonya Memeriksa dan mengontrol seluruh masalah IT yang dilaporkan oleh pengguna jasa IT dan penyelesaian masalahnya Mampu memberikan solusi terbaik bagi kelancaran dan kemudahan dalam kegiatan pegembangan sistem perusahaan Melaksanakan rencana kerja IT yang berada dibawah tanggungjawabnya Menetapkan jumlah, persiapan, dan sumber daya sesuai untuk kelancaran kegiatan pengembangan sistem perusahaan Menentukan skenario software termasuk didalamnya adalah proses maupun programming yang paling efektif dan efisien.

16 76 3. Operation Melakukan monitor atas seluruh kegiatan IT yang berhubungan dengan kegiatan operasional harian perusahaan Memantau dan memerika laporan hasil kerja seluruh team IT yang berada dibawah komandonya Memeriksa dan mengontrol seluruh masalah IT yang dilaporkan oleh pengguna jasa IT dan penyelesaian masalahnya Mampu memberikan solusi terbaik bagi kelancaran kegiatan operasional perusahaan Melaksanakan rencana kerja IT yang berada dibawah tanggungjawabnya Menetapkan jumlah, persiapan, dan sumber daya sesuai untuk kelancaran kegiatan operasional IT Menentukan skenario perbaikan, peminjaman, dan pengajuan perangkat komputer perusahaan. 4. Planning, Standart, and Security Melakukan monitor atas seluruh kegiatan IT yang berhubungan dengan kegiatan perencanaan, keamanan dan standarisasi sistem perusahaan Memantau dan memerika laporan hasil kerja seluruh team IT yang berada dibawah komandonya Memeriksa dan mengontrol standarisasi sistem perusahaan Membuat perencanaan untuk strategi pengembangan sistem perusahaan

17 77 Mampu memberikan solusi terbaik bagi pengembangan sistem perusahaan Melaksanakan rencana kerja IT yang berada dibawah tanggungjawabnya Menetapkan jumlah, persiapan, dan sumber daya sesuai untuk kelancaran kegiatan operasional IT Merencanakan, melakukan, monitor, dan mengusulkan skenario/hasil survey/study banding/tehnology baru yang lebih efektif dan efisien bagi perusahaan. 3.2 Gambaran Umum Sistem Informasi Penjualan Sistem Informasi Penjualan dikembangkan pada bagian Sales dan Operational untuk membantu kegiatan operasional perusahaan yang berhubungan dengan jasa penjualan layanan antar jemput terhadap pelanggan. Sistem Informasi Penjualan di PT Blue Bird Group menggunakan modul Sales Distribution dalam aplikasi SAP / R3 yang terintegrasi dengan berbagai sistem informasi lainnya didalam perusahaan seperti sistem Keuangan, sistem Penggajian dan sistem-sistem lainnya Proses Bisinis Sistem informasi Penjualan yang diimplementasikan di PT. Blue Bird Group bertujuan untuk menangani day-to-day proses penjualan mulai dari pembuatan price quotation sampai dengan proses settlement pembayaran dari pelanggan. Setelah menganalisa proses bisnis sistem penjualan yang berjalan, maka didesain pemodelan bisnis yang dapat dilihat pada gambar 3.3. Diagram tersebut menggambarkan alur kerja proses bisnis perusahaan Blue Bird dalam sistem penjualan dan juga pihak-pihak mana yang menangani proses-proses tersebut.

18 78 Scheduling Marketing Price Quotation Service Operation Pool Contract Journal Customer Sales Finance Billing Invoice Customer Gambar 3.3 Rich Picture Proses Sales Kemudian pada gambar berikut adalah diagram Use Case sistem penjualan. Yang menggambarkan atau menjelaskan rincian aktifitas fungsi dari proses bisnis PT Blue Bird saat ini. Berdasarkan fungsi fungsi penting inilah nantinya akan dicermati hasil investasi implementasi sistem penjualan dengan aplikasi SAP modul Sales Distribution, menggunakan metode information economics.

19 79 Gambar 3.4 Diagram Use Case Dalam kegiatan operasional sehari-hari departemen departemen yang berhubungan dengan sistem penjualan ialah departemen Sales dan departemen Operational. Mereka terlibat dalam proses penjualan jasa kepada pelanggan sebagai bentuk transaksi bisnis PT Blue Bird Group. Pada implementasi sistem aplikasi SAP modul SD ini, setiap departemen dapat mengakses informasi yang mereka butuhkan secara terintegrasi.

20 80 Tahapan kegiatan utama bisnis yang dilakukan akan dijelaskan sebagai berikut: 1. Price Quotation Proses bisnis penjualan yang ada di PT Blue Bird Group dimulai dengan pembuatan quotation (penawaran harga) oleh bagian Sales Marketing. Price quotation dibuat berdasarkan permintaan dari pelanggan untuk menggunakan layanan jasa PT Blue Bird Group. Didalam price quotation terdapat informasi rincian jenis kendaraan yang hendak digunakan, lama pemakaian, serta harga yang diberlakukan. Quotation kemudian diberikan kepada pelanggan untuk disetujui. Dalam satu permintaan jasa dari pelanggan, proses pembuatan quotation ini sendiri bisa lebih dari satu kali, sampai pihak pelanggan setuju terhadap harga yang diberikan. Gambar 3.5 Tampilan UI pembuatan Quotation

21 81 2. Contract Pembuatan contract didasari oleh quotation yang telah disetujui, dan bagian yang melaksanakannya adalah bagian Sales. Pembuatan contract dimaksudkan untuk memberikan informasi secara mendetail berapa lama pemakaian pelanggan terhadap jasa antar jemput PT Blue Bird Group. Informasi informasi penting lain didalam contract juga ikut disertakan, seperti jadwal hari dan jam selama satu minggu, masa berlaku contract, serta informasi dari pelanggan. Selain pembuatan, manajemen contract lainnya yang terdapat didalam aplikasi dapat ditemui seperti menampilkan contract dengan status tertentu, beserta rincian rincian lainnya. Gambar 3.6 Tampilan antarmuka pembuatan Contract

22 82 3. Create Sales Order Setelah rincian contract selesai dibuat, maka proses selanjutnya ialah membuat sales order untuk kepentingan bagian Sales. Sales order berfungsi sebagai proses pelaksanaan contract yang disetujui. Informasi yang terdapat di dalam sales order hampir sama dengan yang terdapat dalam contract namun juga mencakup informasi penjualan lainnya seperti informasi perhitungan pajak, dan lain lain. Satu contract dapat memiliki banyak sales order, ini disebabkan oleh pembuatan sales order yang dilakukan secara periodik, sampai masa contract berakhir. Gambar 3.7 Tampilan antarmuka pembuatan Sales Order 4. Planning Order Planning order dibuat oleh bagian Operational. Bagian Operational dari pool yang bersangkutan akan menangani pelaksanaan jasa layanan antar jemput yang sudah didefinisikan dalam contract dan sales order, lalu kemudian

23 83 melakukan penjadwalan dan perencanaan sumber daya yang akan digunakan, ini mencakup ketersediaan alat transportasi (bus, mobil, atau lainnya) serta ketersediaan driver. Dalam planning order juga dapat dilihat jadwal antar jemput yang akan dilakukan sesuai contract dalam masa periode satu bulan, dan informasi siapa driver yang bertugas, sehingga memudahkan driver yang ditugaskan untuk melihat jadwal kerjanya. Fungsi lainnya yang terdapat dalam manajemen planning order ialah user dapat melihat status dari planning order dalam bentuk laporan riwayat planning order. Status dari planning order akan terupdate didalam sistem apabila driver telah melaksanakan proses ceklist (mobil keluar) dan pengendalian (mobil masuk). 5. Ceklist Ceklist berfungsi untuk menandai apabila seorang driver membawa keluar mobil. Ceklist mengupdate status dari planning order sehingga bagian operation pool dapat mengetahui lewat sistem, mobil mana yang sedang berada diluar pool dan jam keberangkatan. Ceklist didasari dari penugasan driver untuk melaksanakan layanan antar jemput sesuai dengan planning order yang ditentukan sebelumnya oleh bagian Operational. 6. Pengendalian Sementara ceklist berfungsi mencatat mobil keluar, pengendalian berfungsi untuk mencatat mobil yang masuk setelah melakukan layanan antar jemput, ini mencakup informasi kepulangan mobil masuk pool, serta informasi overtime jika ada.

24 84 Pengendalian mengupdate status dari planning order sehingga bagian operation pool dapat mengetahui bahwa tugas antar jemput dari planning order telah dilaksanakan. 7. Billing Invoice Penagihan invoice kepada pelanggan dilakukan secara berkala. Penagihan invoice dilakukan berdasarkan planning order yang sudah terpenuhi. Pada dasarnya bagian Sales menagih sesuai dengan jumlah jam dan harga yang ditetapkan sebelumnya dalam sales order. Namun demikian tidak selamanya jumlah jam tertagih menjadi sama dengan sales order. Ini disebabkan jika terdapat overtime dari pemakaian mobil oleh pelanggan, sehingga perlu ditambahkan kedalam tagihan. Informasi yang tertera lainnya didalam invoice seperti perhitungan pajak untuk pelanggan pelanggan yang telah memiliki nomor wajib pajak (NPWP), alamat pengiriman atau alamat pelanggan, terms of payment, tata cara pembayaran, dan data pendukung seperti nomor Sales order dan tanggal invoice. Didalam aplikasi SAP. setelah invoice dibuat dan diverifikasi kebenaran datanya, maka perlu dilakukan posting untuk membuat journal untuk keperluan bagian finansial. Secara jurnal, posting invoice akan otomotis menambah account payable untuk pelanggan yang ditagih sesuai jumlah invoice. Laporan invoice yang juga dihasilkan pada saat posting akan muncul dilayar aplikasi sehingga bagian Sales dapat mencetaknya untuk selanjutnya dikirim melalui kurir kepada pelanggan.

25 85 Gambar 3.8 Tampilan antarmuka pembuatan Billing Invoice 8. Payment Settlement Satu lagi proses penting yang dilakukan oleh bagian Sales adalah pembuatan jurnal settlement. Dalam satu periodik bulan, jurnal settlement perlu dibuat berdasarkan pembayaran yang telah diterima perusahaan dari para pelanggannya. Jurnal ini dimaksud untuk melalukan penyelesaian terhadap invoice invoice tertagih mana yang telah dibayar oleh pelanggan. Ini disebabkan dalam satu pembayaran, pelanggan bisa saja membayar untuk beberapa invoice yang ditagihkan kepadanya. Tentu saja pelanggan perlu memberitahu pihak Sales Blue Bird, invoice invoice mana saja yang dimaksud, yang biasanya tercatat dalam Berita Acara transaksi pembayaran ke rekening bank yang dituju.

26 86 Gambar 3.9 Tampilan antarmuka proses Payment settlement Infrastruktur aplikasi SAP di PT Blue Bird Group Arsitektur teknolologi informasi PT Blue Bird Group Gambar 3.10 Arsitektur teknologi informasi

27 Spesifikasi teknolologi informasi PT Blue Bird Group Hardware - Server - Personal Computer (PC) CPU/Processor, MainBoard, Memory, HDD, Monitor, Keyboard, Mouse, Case, Graphic, LAN - Handkey (Piranty) - Printer Inkjet (Epson C45) - Barcode Reader (HPP) - Barcode Scanner (HPP VS800) - Printer Dot Matrix (Epson LQ2180) - Printer Dot Matrix (Epson TMMU2880B) - Printer Dot Matrix (Epson LZ300) - Switch (3 Com) - Router (Cisco 1760) - Modem Dial Up - UPS (3KVA) Software Operating System: - Microsoft Windows Server 2003 Service Pack 1 Utility Software: - Safend Protector - Firewall - Norton Anti Virus Bahasa Pemrograman - ABAP - Visual Basic - Delfi - Java

28 88 Data Base - Database System : ORACLE Database Release : Addressability : 64 Bit Database Size : 1000 GB - Other Database System : Microsoft SQL Server Pembobotan Nilai dan Resiko Korporasi PT Blue Bird Group Dalam kerangka kerja Information Economics menggunakan analisa cost and benefit, dapat dilakukan pembobotan terhadap nilai nilai perusahaan yang tangible (nyata) maupun intangible (tidak nyata). Pembobotan nilai (value) kemudian disesuaikan berdasarkan banyak faktor seperti pengembalian biaya investasi, kemampuan bersaing perusahaan, tingkat dukungan teknologi dalam perusahaan tsb, dan lain lain yang dapat dilihat didalam tabel faktor dan pembototan nilai perusahaan. Selain pembobotan nilai, resiko dan ketidakjelasan juga perlu didapatkan sebagai faktor pengurang kesuksesan proyek sehingga menentukan hasil akhir sebuah investasi implementasi sistem. Faktor nilai dan resiko dipecah lagi kedalam dua domain. Suatu perusahaan yang telah berbasiskan IT, dalam menjalankan bisnisnya tentu memiliki 2 sisi yang menjadi acuan untuk mengembangkan bisnisnya. Dua sisi yang dimaksud disini adalah sisi (domain) bisnis dan sisi (domain) teknologi.

29 Penilaian Faktor Domain Bisnis Financial Value Return on Investment (ROI) Return on Investment (ROI) merupakan pengukuran terhadap tingkat pengembalian suatu investasi kepada perusahaan (bisnis dan teknologi). Manajemen organisasi memandang factor ini penting dalam mengetahui layaknya investasi teknologi informasi yang diinvestasikan, sehingga dari sudut pandang manajemen, faktor ROI ini diberi bobot yaitu Strategic Value Strategic Match Bagi PT. Blue Bird Group, teknologi informasi mempunyai peranan sangat penting dalam membantu perusahaan menetapkan strategi yang tepat untuk mencapai tujuan-tujuan bisnis yang ditetapkan oleh manajemen, misalnya membuat rencana-rencana ke depan berdasarkan laporan yang dihasilkan dalam jangka waktu yang lebih tepat. Untuk nilai strategic match ini, diberi bobot yaitu Competitive Advantage Bagi PT. Blue Bird Group, penerapan dan penggunaan teknologi informasi yang baik merupakan salah satu faktor yang dapat menunjang kinerja perusahaan, yang nantinya dapat membuat perusahaan menjadi mampu bersaing dengan para kompetitornya. Karena PT. Blue Bird Group melihat bahwa penerapan teknologi informasi yang bagus hanya merupakan salah satu faktor penunjang kinerja perusahaan, maka factor ini mendapatkan bobot +1.

30 Competitive Response Sebelum perusahaan menerapkan teknologi informasi untuk menunjang kegiatan bisnisnya, perusahaan masih menggunakan sistem manual dalam melaksanakan kegiatan operasionalnya. Penggunaan sistem manual ini menyebabkan kegiatan operasional tidak dapat berjalan dengan baik sehingga perusahaan tidak dapat memberikan pelayanan secara maksimal bagi para penlanggannya yang bisa berakibat beralihnya pelanggan ke pesaing. Manajemen menyatakan bahwa perusahaan harus dapat merespon kebutuhan pelanggan yang selalu berubah-ubah agar dapat memberikan pelayanan yang maksimal kepada pelanggan. Maka dari itu, nilai ini mendapat bobot yaitu Management Information for Critical Success Factors Tujuan perusahaan menggunakan teknologi informasi adalah agar manajemen mampu memperoleh informasi dengan lebih cepat dan akurat yang nantinya akan digunakan untuk membantu manajemen dalam proses pengambilan keputusan yang bersifat strategis. Untuk itu, PT. Blue Bird Group sangat membutuhkan nilai-nilai tersebut untuk merancang rencana-rencana strategis perusahaan, baik rencana jangka pendek maupun rencana jangka panjang. Maka dalam hal ini, diberi bobot Stakeholder Value Service and Quality Penggunaan teknologi informasi pada PT. Blue Bird Group membuat perusahaan mampu memberikan pelayanan (service) yang baik terhadap para

31 91 pelanggannya sehingga kepuasan pelanggan dapat dipertahankan. Penggunaan TI juga diharapkan mampu menghasilkan informasi yang akurat dan berkualitas sehingga mampu menunjang kegiatan operasional perusahaan. Faktor ini mendapat bobot yang tinggi, bobot yaitu Agility, Learning, and Empowerment Teknologi informasi yang diterapkan perusahaan untuk menunjang kegiatan operasional menuntut user untuk cepat beradaptasi dengan baik. Hal ini menyebabkan diperlukan adanya training bagi user yang akan mengoperasikan TI tersebut supaya user dapat memanfaatkan TI secara maksimal, efektif, dan efisien. Nilai dalam faktor ini diberi bobot yaitu Cycle Time Teknologi informasi yang diterapkan oleh PT. Blue Bird Group diharapkan dapat membantu semua pihak yang terkait guna mempercepat dan memperlancar proses bisnis. Maka dari itu, factor ini diberi bobot yaitu Competitive Strategic Risk Business Strategy Risk Dalam menerapkan teknologi informasi pasti selalu ada risiko yang timbul, misalnya risiko kegagalan dalam strategi bersaing. Bagi PT. Blue Bird Group, risiko-risiko yang ada tidak terlalu dikhawatirkan karena perumusan strategi bisnis selalu melibatkan teknologi informasi sebagai salah satu basis kekuatan yang ada. Pengimplementasian teknologi informasi dapat membantu pihak manajemen agar dapat lebih cepat menyusun rencana-rencana ke depan, baik

32 92 rencana dalam menyusun startegi bisnis maupun strategi lainnya. Oleh sebab itu, risiko ini diberi bobot Organization Strategic Risk and Uncertainty Business Organizational Risk PT. Blue Bird Group telah memiliki rencana umum yang baik dalam mengimplementasikan TI, serta memiliki manajemen yang memadai jika sewaktu-waktu terjadi perubahan atas perencanaan bisnis. Akan tetapi, yang belum dimiliki oleh perusahaan adalah perencanaan yang detail dalam menghadapi kemungkinan perubahan yang terjadi. Oleh sebab itu, risikoini diberi bobot Penilaian Faktor Domain Teknologi Strategic Value Strategic IT Architecture Penerapan teknologi informasi pada PT. Blue Bird Group harus mampu menunjang strategi sistem informasi secara keseluruhan untuk merefleksikan rencana teknologi informasi yang ingin dicapai oleh perusahaan. Oleh karena itu dengan melihat kondisi perusahaan, manajemen mendapat bobot yaitu Competitive Strategic Risk IT Strategy Risk Bagi PT. Blue Bird Group, perubahan strategi teknologi informasi jangka panjang yang telah ditetapkan oleh manajemen perusahaan diperkirakan dapat mendatangkan nilai negatif dimasa yang akan datang (maksudnya jika sewaktu-

33 93 waktu terjadi perubahan terhadap struktur perusahaanatau proses bisnis, IT harus bisa bersifat fleksibel dan cepat beradaptasi terhadap perubahan yang terjadi). Tetapi karena perusahaan sudah mampu menganalisa risiko dan solusi-solusinya, maka bagi perusahaan risiko ini mendapat bobot yaitu Organization Strategic Risk and Uncertainty IT Definitional Uncertainty Bagi PT. Blue Bird Group, risiko yang timbul akibat adanya ketidakpastian akan kebutuhan, pasti dapat membuat para personil TI menjadi kesulitan menyediakan jawaban dan solusi yang tepat bagi user. Kondisi seperti ini dapat.mengakibatkan terganggunya kegiatan operasional perusahaan. Tetapi karena kebutuhan dari user sudah dapat di identifikasi dengan baik, maka manajemen mendapat bobot yaitu IT Technical and Implementation Pada umumnya perusahaan sudah membuat rencana yang baik untuk pengimplementasian teknologi informasi secara teknis, begitu juga dengan PT. Blue Bird Group. PT. Blue Bird Group mengimplementasikan teknologi informasi untuk membantu pihak manajemen dalam menjalankan proses bisnis. Pihak manajemen proyek telah merencanakan teknis dan pengimplementasiannya dengan baik. Hanya saja pada saat implementasi awal mungkin akan sedikit menyulitkan user, karena user belum terbiasa dan belum bisa beradaptasi dengan baik terhadap pengimplementasian TI yang baru. Atas kondisi ini, maka manajemen mendapat bobot yaitu -1.

34 IT Service Delivery Pada saat TI baru diimplementasikan di PT. Blue Bird Group, perusahaan langsung memberikan pelatihan kepada user agar user mampu menggunakan TI secara benar sehingga dapat mengurangi risiko yang mungkin terjadi. Maka risiko ini mendapat bobot yaitu Hasil Pembobotan Nilai dan Resiko Korporat Dari analisa penentuan bobot yang telah dilakukan, menghasilkan ringkasan table bobot dan maksimum skor terhadap masing-masing nilai dan risiko baik pada domain bisnis dan teknologi dapat dilihat pada tabel di bawah. DOMAIN BISNIS Bobot Maximum Skor A. Financial Values Return On Investment (ROI) 8 40 B. Strategic Values Strategic Match 2 10 Competitive Advantage 1 5 Competitive Response 1 5 Management IS for CSFs 2 10 C. Stakeholders Values Service and Quality 2 10 Agility, Learning & Empowerment 1 5 Cycle Time 2 10 D. Competitive Strategy Risk Business Strategy Risk E. Organization Strategy Risk & Uncertainty Business Organization Risk -1-5 DOMAIN TEKNOLOGI A. Strategic Values Strategic IT Architecture 1 5 B. Competitive Strategy Risk IT Strategic Risk -1-5 C. Organization Strategy Risk & Uncertainty IT Definitional Uncertainty -1-5 IT Technical and Implementation -1-5 IT Service Delivery -1-5 TOTAL VALUES TOTAL RISK AND UNCERTAINTY Tabel 3.7 Hasil Perhitungan Bobot dan Maksimum skor untuk sistem

35 95 Dari table bobot dan maksimum skor yang ditampilkan, dapat diketahui total nilai korporat yang didapat adalah 20 dan resiko 7. Dengan melakukan metode perhitungan ranking per factor antara 0 5, mengartikan bahwa skor maksimum yang bisa didapat adalah 5 kali bobot, sehingga total seluruh faktor nilai berjumlah 100 dan total resiko berjumlah Menentukan Nilai Korporat Kedalam Kuadran Hasil analisa nilai nilai korporat terhadap PT Blue Bird Group membuktikan sisi bisnis perusahaan sangat kuat dan didukung oleh penggunaan teknologi informasi yang sangat kuat pula. Infrastruktur sistem dan lalu lintas komunikasi data memegang peranan penting dalam kelancaran penggunaan aplikasi aplikasi komputerisasi. Maka isu penting yang berlaku dalam perusahaan khususnya manajemen menyikapi hal utama diatas adalah memikirkan kontribusi investasi komputerisasi terhadap perkembangan perusahaan. Salah satu faktor yang dinilai memberikan peranan penting adalah ROI. Namun tetapi resiko resiko korporat juga patut dicermati karena jika memang terbukti ada akan memberikan nilai negatif terhadap total skor penilaian proyek.

36 96 DOMAIN BISNIS Porsi Penilaian Bobot 1 Return On Investment (ROI) Highest 8 2 Strategic Match Medium 2 3 Competitive Advantage Low 1 4 Competitive Response Low 1 5 Management IS for CSFs Medium 2 6 Service and Quality Medium 2 7 Agility, Learning & Low 1 Empowerment 8 Cycle Time Medium 2 9 Business Strategy Risk Medium Business Organization Risk Medium -1 DOMAIN TEKNOLOGI 1 Strategic IT Architecture Low 1 2 IT Strategic Risk Medium -1 3 IT Definitional Uncertainty Medium -1 4 IT Technical and Medium -1 Implementation 5 IT Service Delivery Medium -1 Total Value 20 Total Risk and Uncertainty -7 Tabel 3.8 Mapping nilai korporat kedalam kuadran Berdasarkan rangkuman analisa dan tabel penentuan diatas, ditetapkan PT. Blue Bird Group berada pada kuadran B, yaitu berada dalam kuadran Strategis. Ini menjelaskan mengapa korelasi perhitungan domain bisnis dan teknologi yang berbanding lurus, dimana sisi bisnis dan sisi teknologi saling mendukung dan memegang peranan penting didalam strategi perusahaan.

37 97 Ini mengukuhkan PT. Blue Bird Group sebagai perusahaan yang terkomputerisasi dimana kegiatan utama bisnis perusahaan sudah mendukung dan menggunakan Teknologi Informasi. Garis Bisnis Kuat Kuadran A INVESTAS Kuadran B STRATEGIS Tingkat dimana dukungan bisnis menguntungkan, kompetitif, sehat, dan kuat Lemah Kuadran C INFRASTRUKTU Kuadran D BREAKTHROUGH MANAGEMENT Lemah Kuat Dukungan Komputer Tingkat dimana dukungan computer saat ini kuat dan efektif Gambar 3.11 Penetapan posisi kuadran nilai korporasi PT Blue Bird Group