APLIKASI ACCOUNTING SOFTWARE K-SYSTEM PADA PT. TRIPOLI PUTRA NUSANTARA

Transkripsi

1 Skripsi APLIKASI ACCOUNTING SOFTWARE K-SYSTEM PADA PT. TRIPOLI PUTRA NUSANTARA Diajukan sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan Program Sarjana (S1) pada Fakultas Ekonomi Universitas Katolik Soegijapranata Oleh : NAMA : Rhena NIM : FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS KATOLIK SOEGIJAPANATA S E M A R A N G 2007

2 KATA PENGANTAR Pertama-tama peneliti mengucapkan syukur kehadirat Allah SWT atas rahmat dan karunia-nya, sehingga dapat menyelesaikan penyusunan skripsi dengan judul APLIKASI ACCOUNTING SOFTWARE K-SYSTEM PADA PT. TRIPOLI PUTRA NUSANTARA. Penyusunan skripsi ini dimaksudkan untuk memenuhi salah satu persyaratan dalam rangka menempuh Ujian Ahir Program Studi Sarjana (S1) Jurusan Akuntansi Fakultas Ekonomi, Universitas Katolik Soegijapranata Semarang. Peneliti yakin bahwa skripsi ini tidak akan terwujud tanpa adanya bantuan dari pihak yang telah bersusah payah bersedia membantu peneliti dalam menyelesaikan tugas ini. Oleh karena itu tidak lupa peneliti mengucapkan terima kasih yang tak terhingga kepada yang terhormat : 1. Bapak G. Freddy Koeswoyo, SE., MSi, selaku dosen pembimbing yang telah bersedia meluangkan waktu, tenaga, dan pikiran untuk memberikan bimbingan dan pengarahan kepada penulis selama penyusunan skripsi ini. 2. Bapak Sentot Suciarto, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Katolik Soegijapranata atas ijinnya kepada penulis untuk menggunakan fasilitas yang ada di fakultas ekonomi. 3. Seluruh dosen Fakultas Ekonomi Universitas Katolik Soegijapranata yang telah memberikan bekal ilmu pengetahuan kepada penulis selama penulis menuntut ilmu di Fakultas Ekonomi Jurusan Akuntansi Universitas Katolik Soegijapranata.

3 4. Keluarga tercinta, yang senantiasa memberikan doa dan dukungan kepada penulis serta memberikan semangat kepada penulis. 5. Teman-teman yang selalu memberi dukungan dalam pembuatan skripsi ini : Dian (silly girl), Surya, Putri, Noge, Nitho, aa Babay, Vina. Thanks for all the support. 6. Teman-teman angkatan Karyawan PT. Tripoli Putra Nusantara : Mb Yanti, Mb Hevy. 8. Seluruh pihak yang telah membantu dalam proses penyusunan skripsi ini. Semoga Tuhan Yang Maha Esa membalas segala budi baik dan jasa Bapak, Ibu serta saudara-saudara sekalian. Tidak ada gading yang tak retak, sehingga penulis menyadari sepenuhnya bahwa dalam penyusunan skripsi ini masih terdapat kekurangan dan jauh dari sempurna. Akhir kata, dengan rendah hati, penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun untuk perbaikan skripsi ini, serta semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi semua pihak yang membacanya. Semarang, 13 Agustus 2007 Penulis

4 DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL... i HALAMAN PERSETUJUAN... ii HALAMAN PENGESAHAN... iii SURAT PERNYATAN KEASLIAN SKRIPSI... iv HALAMAN PERSEMBAHAN... v KATA PENGANTAR... vi DAFTAR ISI... viii DAFTAR TABEL DAN GAMBAR...xiii ABSTRAK... xvi 1. BAB I PENDAHULUAN Latar Belakang Masalah Rumusan Masalah Tujuan Penelitian Manfaat Penelitian Kerangka Pikir Sistematika Penelitian BAB II LANDASAN TEORI Konsep Dasar SIA Definisi Sistem Definisi Informasi Definisi Sisem Informasi Definisi Akuntansi Deinisi SIA Manfaat dan Tujuan SIA Pengolah Transaksi Pengolah Informasi Fungsi SIA Pengumpulan Data... 16

5 2.4.2 Pemrosesan Data Manajemen Data Pengendalian Data Penghasil Informasi Komponen Sistem Informasi Orang Data Aktivitas Jaringan Teknologi Informasi Akuntansi Pelaporan Entitas Pemakai Informasi Akuntansi Pencapaian SIA yang Memadai Komputer System Development Life Cycle Commercial Aplication Package Implementation Strategy Accounting Software K-System Sistem Menu Program K-System Cara Memilih Menu Standar Penomoran Program K-System BAB III METODOLOGI PENELITIAN Metode Pengumpuan Data Data Primer Data Sekunder Gambaran Umum Perusahaan Sejarah Perusahaan Struktur Organisasi dan Job Description Gambaran Sistem Akuntansi Perusahaan Langkah-langkah Pengembangan Sistem... 52

6 3.5.1 Lingkup Permasalahan (Scope Definition) Analisis Permasalahan (Problem Analysis) Analisis Kebutuhan (Requirement Analysis) Analisis Keputusan (Decision Analysis) Desain Proses Bisnis (Business Prosess Design) Pemasangan dan Penyesuaian (Instalation and Customization) Penyusaian dan Pengujian (Construction and Testing) BAB IV HASIL DAN ANALISIS Lingkup Permasalahan (Scope Definition) Problem Statement Scope Statement Analisis Permasalahan (Problem Analysis) Analisis Kebutuhan User (requirement Analysis) Analisis Keputusan (Decision Analysis) Desain Proses Bisnis (Business Process Design) Siklus Pendapatan Dokumen, Catatan, dan Laporan Prosedur Penjualan Kredit Prosedur Penjualan Tunai Prosedur Penerimaan Kas dari Pelunasan Piutang Prosedur Retur Penjualan Siklus Pengeluaran Dokumen, Catatan, dan Laporan Prosedur Pembelian Kredit Prosedur Retur Pembelian Prosedur Pengeluaran Kas Pemasangan dan Penyesuaian (Instalation and Customization) Cara Install K-System ke Komputer Cara Menjalankan Pogram K-System Mengisi Saldo Awal... 82

7 Saldo Awal Buku Besar Saldo Awal Neraca Daftar Cabang Daftar Divisi Saldo Awal Hutang Lain Saldo Awal Piutang Karyawan Kode Area Daftar Bidang Usaha Daftar Salesman Saldo Awal Piutang Saldo Awal Hutang Saldo Awal Hutang Giro Daftar Kode Kategori Daftar Lokasi Barang Daftar Kode Barang Saldo Awal Persediaan Barang Laporan Aktiva Tetap Laporan Pemakai Program K-System Penyusunan dan Pengujian (Construction and Testing) Transaksi Penjualan Kredit Transaksi Penjualan Tunai Transaksi Peneriman Kas dari Pelunasan Piutang Transaksi Kas Masuk Transaksi Pembelian Transaksi Retur Pembelian Transaksi Pengeluaran Kas Laporan Keuangan yang Dihasilkan K-System Laporan Neraca Laporan Rugi Laba Laporan Buku Besar

8 Laporan Buku Besar Pembantu Hutang Laporan Buku Besar Pembantu Piutang Laporan Buku Besar Pembantu Persediaan BAB V PENUTUP Kesimpulan Saran DAFTAR PUSTAKA

9 DAFTAR GAMBAR DAN TABEL DAFTAR GAMBAR : Gambar 1.1 Kerangka Pikir Penelitian... 7 Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan Gambar 3.2 Sistem Akuntansi Perusahaan Gambar 3.3 Decomposition Diagram Gambar 3.4 Prosedur Pemesanan Barang dalam Perusahaan Gambar 3.5 Prosedur Penerimaan Barang dalam Perusahaan Gambar 3.6 Prosedur Pembayaran Hutang dalam Perusahaan Gambar 3.7 Prosedur Penjualan Barang Gambar 3.8 Prosedur Piutang Gambar 3.9 Prosedur Pembayaran Gaji Gambar 4.1 Desain Proses Bisnis Struktur Organisasi Gambar 4.2 Prosedur Penjualan Kredit Gambar 4.3 Prosedur Penjualan Tunai Gambar 4.4 Prosedur Penerimaan Kas dari Pelanggan Gambar 4.5 Prosedur Retur Penjualan Gambar 4.6 Prosedur Pembelian Kredit Gambar 4.7 Prosedur Retur Pembelian Gambar 4.8 Prosedur Pembayaran Hutang Gambar 4.9 WinZip Self-Extractor Gambar 4.10 Tampilan Pilian Data Awal K-System Gambar 4.11 Tampilam Pilihan Program K-System Gambar 4.12 Tampilan Layar Login Gambar 4.13 scr521 Input Pesanan Jual Gambar 4.14 scr525 Input Penjualan Kredit Gambar 4.15 scr525 Input Kirim Barang Jual Gambar 4.16 scr525 Input Penjualan Tunai Gambar 4.17 scr623 Input Penerimaan Piutang

10 Gambar 4.18 scr222 Input Kas Masuk Gambar 4.19 scr332 Input Pesanan Pembelian Gambar 4.20 scr325 Input Pembelian Gambar 4.21 scr326 Input Retur Pembelian Gambar 4.22 scr221 Input Kas Keluar Gambar 4.23 scr423 Input Pembayaaran Hutang DAFTAR TABEL : Tabel 2.1 Daftar Transaksi per Bagian dalam K-System Tabel 4.1 Cause and Effect Analysis Tabel 4.2 Job Description Tabel 4.3 Jenis Transaksi dan Dokumen dalam Siklus Pendapatan Tabel 4.4 Jenis Transaksi dan Dokumen dalam Siklus Pengeluaran Tabel 4.5 Daftar Nomor Rekening Buku Besar Tabel 4.6 Saldo Awal Neraca Tabel 4.7 Dafrtar Cabang Tabel 4.8 Daftar Divisi Tabel 4.9 Daftar Saldo Awal Hutang Lain Tabel 4.10 Daftar Saldo Awal Piutang Karyawan Tabel 4.11 Daftar Kode Area Tabel 4.12 Daftar Bidang Usaha Tabel 4.13 Daftar Salesman Tabel 4.14 Daftar Saldo Awal Piutang Tabel 4.15 Daftar Saldo Awal Hutang Dagang Tabel 4.16 Daftar Saldo Awal Hutang Giro Tabel 4.17 Daftar Kode Kategori Tabel 4.18 Daftar Lokasi Barang Tabel 4.19 Daftar Kode Barang Tabel 4.20 Saldo Awal Persediaan Barang Tabel 4.21 Daftar Aktiva Tetapa

11 Tabel 4.22 Daftar Pemakai Program K-System Tabel 4.23 Laporan Pesanan Jual Tabel 4.24 Laporan Penjualan Kredit Tabel 4.25 Laporan Delivery Orders Tabel 4.26 Laporan Penjualan Tunai Tabel 4.27 Laporan Penerimaan Piutang Tabel 4.28 Laporan Penerimaan Kas Masuk Tabel 4.29 Laporan Pesanan Pembelian Tabel 4.30 Laporan Pembelian Tabel 4.31 Laporan Retur Pembelian Tabel 4.32 Laporan Pengeluaran Kas Tabel 4.33 Laporan Pembayaran Hutang Tabel 4.34 Laporan Neraca Tabel 4.35 Laporan Rugi Laba Tabel 4.36 Laporan Buku Besar Tabel 4.37 Laporan Buku Besar Pembantu Hutang Tabel 4.38 Laporan Buku Besar Pembantu Piutang Tabel 4.39 Laporan Buku Besar Pembantu Persediaan Barang Dagangan

12 ABSTRAK Sejak pertama kali didirikan di tahun 2003, PT. Tripoli Putra Nusantara masih menggunakan sistem akuntansi yang berbasis manual. Kesalahan yang sering terjadi adalah kesalahan dalam pencatatan data transaksi, baik itu penjualan, pembelian, maupun pencatatan persediaan barang dagangan. Umumnya kesalahan itu terjadi karena faktor human error, yaitu kesalahan penghitungan. Sedangkan dalam pencatatan persediaan barang dagangan, kesalahan yang sering terjadi adalah adanya data rangkap yang seharusnya tidak diperbolehkan untuk menghindari kesalahan stok barang. Sehingga informasi yang dihasilkan terkadang tidak akurat. Selain tidak akurat, kelemahan lainnya dalam sistem akuntansi PT. Tripoli Putra Nusantara adalah time-consuming, dan proses pengecekan data sewaktuwaktu sulit dilaksanakan. Solusi permasalahan yang dibahas dalam penelitian ini adalah dengan diterapkannya accounting software K-System dalam perusahaan. K-System merupakan software local yang dirancang khusus untuk digunakan di Indonesia. Sebelum software K-System diaplikasikan ke dalam sistem akuntansi perusahaan, software dipasang ke dalam komputer, mengisi saldo awal, kemudian meng-input transaksi-transaksi harian yang terjadi di dalam perusahaan selama kurun waktu tertentu. Tahap paling akhir adalah hasil laporan keuangan yang dihasilkan oleh software K-System. Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan dapat diambil keputusan bahwa : 1) Dengan mengunakan software K-Sytem, kesalahan pada peng-inputan kode barang yang selama ini terjadi dapat diatasi, 2) Dengan menggunakan software K-System pemrosesan laporan keuangan yang selama ini memakan banyak waktu, menjadi lebih praktis, 3) Dengan menggunakan accounting software K-System, data yang sudah di-input, tersimpan dalam komputer dan sewaktu-waktu dapat dicetak untuk arsip dokumen. Selain itu hanya pengguna yang mempunyai wewenang saja yang dapat masuk ke dalam sistem, karena tiap-tiap pengguna yang akan masuk harus memasukkan password, jika password yang dimasukkan salah, maka sistem akan menolak. Penguna yang masuk pun disesuaikan dengan wewenang masing-masing mereka masing-masing, 4) Dengan menggunakan accounting software K- System, data yang tersimpan sudah tersusun rapi sesuai dengan jenis datanya, baik itu data mengenai hutang, data mengenai piutang pelanggan, data pembelian ke pemasok, dan juga data penjualan ke pelanggan. Selain itu sudah terdapat laporan jurnal, buku besar, rugi-laba, dan neraca untuk memudahkan pemeriksaan keuangan secara periodik. Kata Kunci : Sistem Manual, Komputer, Accounting Software K-System.