UNIVERSITAS BINA NUSANTARA

Transkripsi

1 UNIVERSITAS BINA NUSANTARA Program Ganda Skripsi Sarjana Program Ganda Semester Ganjil 2005/2006 ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN BARANG DAGANG PADA PT. ALFA TEKNINDO PERDANA Diana NIM: Abstrak Permasalahan yang sedang dihadapi perusahaan saat ini adalah sulitnya menentukan kapan dan berapa jumlah spare part tertentu harus dipesan untuk kebutuhan persediaan. Kekurangan spare part ini mengakibatkan kurang efisiennya biaya persediaan karena mengakibatkan pertambahan biaya. Keanekaragaman spare part dikelompokkan berdasarkan klasifikasi ABC, yang kemudian dilanjutkan dengan distribusi probabilitas untuk menentukan fungsi permintaan spare part. Data yang terdistribusi secara probabilitas ini, kemudian menjadi input untuk metoda persediaan probababilitas dalam menentukan probabilitas permintaan terhadap spare part. Ini diharapkan dapat mengantisipasi terjadinya kekurangan spare part. Pada metoda probabilitas, dengan memperhatikan waktu dan berapa jumlah spare part yang dipesan, dilakukan perbandingan sistem persediaan antara metoda continuos review dengan metoda periodic review yang dipakai oleh perusahaan. Dengan menggunakan data jenis spare part oil-seal, o-ring, valve, filter dan power-pack, analisa yang dilakukan dengan menggunakan metoda continuous review mempunyai keunggulan dari segi efisiensi biaya persediaan. Di samping itu, probabilitas terjadinya kekurangan spare part juga lebih kecil dibandingkan menggunakan metoda periodic review. Untuk itu diperlukan perancangan sistem informasi yang mendukung penyediaan informasi waktu dan jumlah unit yang perlu dipesan, serta mendukung aktivitas yang berhubungan dengan sistem persediaan, antara lain penjualan, retur, stok opname, dan pembelian. Kata kunci: analisa, perancangan, sistem informasi persediaan, metoda persediaan probabilitas, metoda contionuos review, metoda periodic review, efisiensi. v

2 PRAKATA Puji dan syukur kepada Tuhan atas rahmat yang telah melindungi, memberkati, memberikan kekuatan, kesabaran dan kesehatan dalam pengerjaan skripsi ini sehingga skripsi ini dapat diselesaikan. Skripsi ini disusun berdasarkan data yang diperoleh dari tempat melakukan survey skripsi ditambah dengan penjelasan dari dosen dan buku-buku yang ada hubungannya dengan topik skripsi. Dalam kesempatan ini saya juga ingin mengucapkan rasa terima kasih kepda pihak-pihak yang telah banyak memberikan dukungan moril maupun materiil sehingga saya dapat menyelesaikan skripsi ini. Ucapan terima kasih saya hanturkan kepada : 1. Suami tercinta yang telah memberikan dukungan, doa dan semangat dalam penyusunan skripsi ini. 2. Bapak Gunawarman Hartono, Ir., M.Eng. selaku Ketua Jurusan Teknik Industri dan Bapak Siswono, S.Kom., MM. Selaku Ketua Jurusan Sistem Informasi yang telah banyak meluangkan waktu untuk Jurusan Teknik Industri Sistem Informasi. 3. Bapak Hendra Achmadi dan Ibu Siti Nur Fadillah selaku dosen pembimbing skripsi yang telah memberikan dorongan, bimbingan, petunjuk dan saran dalam penyusunan skripsi sehingga dapat diselesaikan. 4. Seluruh Staff dan Karyawan PT ALFA TEKNINDO PERDANA terutama Ibu Indah yang telah berbagi pengetahuan dan bekerja sama dengan penulis selama penulis melakukan survei skripsi. 5. Rekan-rekan dari Universitas Bina Nusantara, Sujanto Johan, Johan Tiam, dan lain-lain yang ikut bekerjasama, memberikan masukan baik kritik dan saran dalam menyelesaikan skripsi. Saya menyadari bahwa skripsi ini memiliki banyak kekurangan mengingat keterbatasan pengetahuan dan pengalaman yang dimiliki sehingga mengharapkan kritik dan saran yang membangun demi perbaikan skripsi ini. Akhir kata besar harapan skripsi ini dapat bermanfaat bagi para pembaca. Terima kasih Jakarta, Februari 2006 Penulis Diana vi

3 DAFTAR ISI Halaman Abstrak iv Prakata v Daftar Isi vi Daftar Tabel ix Daftar Gambar x Daftar Lampiran xi BAB 1 PENDAHULUAN Latar Belakang Identifikasi dan Perumusan Masalah Ruang Lingkup Tujuan dan Manfaat 4 BAB 2 GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN Latar Belakang Perusahaan Kegiatan Operasional Perusahaan Struktur Organisasi Perusahaan Wewenang dan Tanggung Jawab 9 BAB 3 LANDASAN TEORI Pengertian Persediaan Tujuan Persediaan Klasifikasi Masalah Persediaan Biaya Persediaan Kebijakan Persediaan Permintaan Independent VS Permintaan Dependent Karakteristik Permintaan dan Model Persediaan Metoda Klasifikasi ABC Distribusi probabilitas dan uji goodness of fit Jenis Persediaan Berdasarkan Waktu Pemesanan Pengertian Sistem Pengertian Informasi Pengertian Sistem Informasi Pengertian Sistem Informasi Manajemen Pengertian Analisa sistem Pengertian Perancangan Sistem Informasi Alat-alat Perancangan Sistem Diagram Aliran Data Kamus Data Normalisasi Data Diagram Hubungan Entitas (Entity Relationship Diagram) Spesifikasi Proses 47 vii

4 BAB 4 METODOLOGI PEMECAHAN MASALAH Model Rumusan Masalah dan Pengambilan Keputusan Perumusan Masalah Pengambilan Keputusan Pencarian Data yang Relevan Pengolahan Data dan Analisis Solusi Teknik Pengumpulan Data dan Penentuan Parameter 53 BAB 5 HASIL DAN PEMBAHASAN Pengolahan data Klasifikasi ABC Data Permintaan Spare Part Hasil Analisis Data dan Pembahasan Distribusi Probabilitas Distribusi Normal Distribusi Poisson Distribusi Eksponensial Model Persediaan Continuos Review Spare Part Kelas A Spare Part yang Permintaan Bersifat Cepat Spare Part yang Permintaan Bersifat Lambat Spare Part Kelas B Spare Part yang Permintaan Bersifat Cepat Spare Part yang Permintaan Bersifat Lambat Spare Part Kelas C Model Persediaan Periodic Review Spare Part Kelas A Spare Part yang Permintaan Bersifat Cepat Spare Part yang Permintaan Bersifat Lambat Spare Part Kelas B Spare Part yang Permintaan Bersifat Cepat Spare Part yang Permintaan Bersifat Lambat Spare Part Kelas C Analisa Klasifikasi ABC Analisa Distribusi Probabilitas Analisa Model persediaan Continuous Review Analisa Model persediaan Periodic Review Analisa Pemilihan Metoda Persediaan yang Optimal Analisa dan Perancangan Sistem Informasi Pengembangan Sistem Informasi Persediaan Data Flow Diagram (DFD) Kamus Data Data Store Laporan Normalisasi 155 viii

5 5.4.4 Spesifikasi File Diagram Hubungan Entitas Spesifikasi Proses Diagram Menu Rencana Implementasi 183 BAB 6 SIMPULAN DAN SARAN Simpulan Saran 186 DAFTAR PUSTAKA 187 RIWAYAT HIDUP 189 LAMPIRAN FOTOKOPI SURAT SURVAI FOTOKOPI KMK ix

6 DAFTAR TABEL Halaman Tabel 3.1 Klasifikasi ABC 22 Tabel 3.2 Waktu pemesanan yang ideal untuk mensuplai item kelas C 33 Tabel 5.1. Tabel Distribusi nilai Penjualan Spare part-spare part ke dalam klasifikasi ABC 56 Tabel 5.2 Data penjualan Spare part Oil-Seal dari bulan 57 Januari 2001 Desember 2004 Tabel 5.3 Data penjualan Spare part power-pack dari bulan Januari 2001 Desember Tabel 5.4 Data penjualan Spare part O-ring dari bulan Januari 2001 Desember Tabel 5.5 Data penjualan Spare part Valve dari bulan Januari 2001 Desember Tabel 5.6 Data penjualan Spare part Filter dari bulan Januari 2001 Desember Tabel 5.7 Data permintaan Oil-Seal dalam distribusi frekuensi 68 Tabel 5.8 Distribusi frekuensi spare part Oil-Seal dengan frekuensi observasi dan harapan 71 Tabel 5.9 Data permintaan O-ring dalam distribusi frekuensi 72 Tabel 5.10 Distribusi Frekuensi dengan frekuensi observasi dan frekuensi harapan spare part O-ring 75 Tabel 5.11 Data permintaan power-pack dalam distribusi frekuensi 76 Tabel 5.12 Probabilitas dengan frekuensi observasi dan harapan spare part power-pack 79 Tabel 5.13 Data permintaan Valve dalam distribusi frekuensi 80 Tabel5.14 Distribusi Frekuensi dengan frekuensi observasi dan harapan spare part Valve 83 Tabel 5.15 Hasil Iterasi titik pemesanan spare part power-pack dengan R=2 bulan 116 Tabel 5.16 Hasil iterasi pemesanan spare part power-pack dengan R = 1 bulan 116 Tabel 5.17 Hasil iterasi pemesanan spare part power-pack dengan R = 0,5 bulan 117 Tabel 5.18 Hasil iterasi pemesanan spare part Valve dengan R = 2 bulan 121 Tabel 5.19 Hasil iterasi pemesanan spare part Valve dengan R = 1 bulan 122 Tabel 5.20 Hasil iterasi pemesanan spare part Valve dengan R = 5 bulan 123 Tabel 5.21 Tabel hasil uji goodness of fit pada 5 jenis spare part 127 Tabel 5.22 Hasil sistem persediaan dengan menggunakan metoda continuous review 131 Tabel 5.23 Hasil sistem persediaan dengan menggunakan metoda Periodic review 131 x

7 DAFTAR GAMBAR Halaman Gambar 2.1 Struktur Organisasi PT. Alfa Teknindo Perdana 8 Gambar 3.1 Klasifikasi ABC 22 Gambar 3.2 Data terdistribusi normal 24 Gambar 3.3 Persediaan dengan continuous review dengan metoda (s,q) 30 Gambar 3.4 Persediaan dengan periodic review dengan metoda (R,S) 36 Gambar 4.1 Flow Chart Metodologi Pemecahan Masalah 51 Gambar 4.2 Langkah-langkah Analisa dan Perancangan Sistem Informasi Persediaan Barang Dagang 52 Gambar 5.1 Diagram Nol sistem berjalan 134 Gambar 5.2 Diagram Context Sistem Usulan 137 Gambar 5.3 Diagram Nol Sistem Usulan 138 Gambar 5.4 Diagram Rinci 1. Penjualan 139 Gambar 5.5 Diagram Rinci 2 Pembelian 140 Gambar 5.6 Diagram Rinci 3 Stock Opname 141 Gambar 5.7 Diagram Rinci 4 Retur penjualan dan pembelian 142 Gambar 5.8 Diagram rinci 1.1 Input Quotation 143 Gambar 5.9 Diagram rinci 1.2 Validasi Quotation 144 Gambar 5.10 Diagram Rinci 1.3 Pengambilan Part 145 Gambar 5.11 Diagram rinci 2.1 Pembelian 146 Gambar 5.12 Diagram rinci 2.2 Penerimaan Part 147 Gambar 5.13 Diagram rinci 2.3 Kebijakan persediaan 148 Gambar 5.14 Diagram rinci 4.1 Retur penjualan 149 Gambar 5.15 Diagram rinci 5.2 Retur Pembelian 150 Gambar 5.16 Diagram Hubungan Entitas Usulan 151 Gambar 5.17 Diagram Menu Utama 182 xi

8 DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1. Distribusi Probabilitas Lampiran 2. Perhitungan model persediaan continuous review Lampiran 3. Perhitungan model persediaan periodic review Lampiran 4. Tampilan Layar Lampiran 5. Tabel konstanta pengaman k xii