BAB 3 ANALISIS SISTEM INFORMASI YANG SEDANG BERJALAN

Transkripsi

1 BAB 3 ANALISIS SISTEM INFORMASI YANG SEDANG BERJALAN 3.1 Profil Perusahaan PT. Manggala Gelora Perkasa adalah salah satu amak perusahaan dari Agung Podomoro Land yang merupaka perusahaan bergerak dibidang properti seperti perhotelan, apartemen an perkantoran. Perusahaan ini berdiri pada tanggal 5 Februari 1993 dalam rangka Penanaman Modal Dalam Negeri Menurut Undang Undang No 12 tahun 1970 berdasarkan akta No. 31 Tanggal 5 Februari 1993 dari Agus Masjid, S.H. Koperasi Simpan Pinjam Karyawan pada PT. Manggala Gelora Perkasa berdiri berdasarkan Nomor : 266 / BH / XII.1 / / XII / 2011 tentang pengesahan akta pendirian koperasi karyawan Senayan City. Pt Manggala Gelora Perkasa dipimpin oleh Bapak Handaka Santosa sebagai Chief Exekutive Officer (CEO). Adapun lokasi dari perusahaan ini berada di Jl. Asia Afrika Lot 19 Jakarta Pusat. Perusahaan ini merupakan Building Management dari Mall Senayan City dan tiga tower lainnya yaitu SCTV Office, Panin Tower dan Apartemen. 3.2 Strategi Perusahaan Visi Perusahaan Menjadikan Senayan City sebagai mall yang menyediakan product Hi End yang paling digemari di Indonesia Misi Perusahaan 1. Bersama dengan para pedagang, kami bertujuan agar pembeli puas, senang, dan memiliki pengalaman tak terlupakan di Senayan City. 2. Setiap upaya yang kami lakukan adalah agar membuat pembeli kami berkunjung kembali ke mall kami. 27

2 Value Perusahaan Koperasi Simpan pinjam Karyawan tidak memiliki slogan atau motto, tetapi leadership pada PT. Manggala Gelora Perkasa memiliki slogan atau motto I can. Hal tersebut dapat dimaksudkan saya bisa dalam berbagai hal, misalnya dalam pemasaran banyak kendala yang terjadi tetapi dengan adanya slogan atau motto tersebut diharapkan para karyawan dapat menyelesaikan masalah yang terjadi dan dapat selangkah lebih maju dari perusahaan lain yang bergerak dibidang yang sama Model Bisnis Perusahaan Pelanggan Pelanggan dari Koperasi PT. Manggala Gelora Perkasa adalah semua karyawan tetap maupun tidak tetap (kontrak) yang bekerja pada PT. Manggala Gelora Perkasa. Saat ini anggota koperasi PT. Manggala Gelora Perkasa sekitar 160 orang. Adapun pelanggan dari penyewaan bus adalah Mall Senayan City, yang ditujukan untuk masyarakat umum dan beroperasi dari Pacific Place sampai Hotel Sultan Partner Koperasi Simpan Pinjam Karyawan pada PT. Manggala Gelora Perkasa memiliki partner yaitu PT. Dipo Star Finance yang sebagai biro kredit terhadap bus yang dibeli oleh Koperasi PT. Manggala Gelora Perkasa. Bus tersebut dibeli dengan kredit selama 5 tahun dan disewakan kembali oleh Koperasi PT. Manggala Gelora Perkasa kepada Senayan City dengan pembayaran setiap bulannya Product/Services Produk atau service yang diberikan oleh Koperasi PT. Manggala Gelora Perkasa merupakan simpanan uang, peminjaman uang, dan penyewaan bus. Untuk simpanan uang dan peminjaman uang diperuntukkan kepada karyawan PT. Manggala Gelora Perkasa, sedangkan penyewaan bus diperuntukan kepada Senayan City.

3 Key Differentiators Koperasi Simpan Pinjam Karyawan pada PT. Manggala Gelora Perkasa memiliki kelebihan dibanding koperasi koperasi lainnya. Rata rata koperasi dalam kegiatannya hanya melakukan simpan pinjam uang dan pengkreditan barang. Pada Koperasi PT. Manggala Gelora Perkasa tidak hanya melakukan simpan pinjam uang, tetapi melakukan penyewaan bus. Tidak banyak koperasi yang dapat melakukan hal tersebut, dikarenakan biaya yang mahal dan kendala kendala lainnya. 3.3 Struktur Organisasi : PT. Manggala Gelora Perkasa mempunyai struktur organisasi sebagai berikut Pembina Koperasi Ketua Koperasi Bendahara Koperasi Gambar 3.1 Struktur Organisasi Koperasi 1. Pembina Koperasi Orang yang dipercaya manajemen untuk menjadi pengawas, baik untuk operasional koperasi maupun penerimaan dan pengeluaran Kas koperasi. Pembina koperasi ini terdiri dari GM Finance dan Manager HRD. 2. Ketua koperasi Orang yang dipercaya manajemen untuk menjadi administrasi setiap kegiatan operational koperasi dan kemudian melaporkan kepada Pembina Koperasi. 3. Bendahara Koperasi Orang yang bertugas mengeola keuangan (menerima, menyimpan dan melakukan pembayaran), membina administrasi keuangan dan pembukuan.

4 Sistem Informasi Yang Sedang Berjalan Proses Bisnis Yang Sedang Berjalan Untuk mempermudah pemahaman tentang prosedur yang berlangsung pada sistem yang berjalan di PT. Manggala Gelora Perkasa, maka kami membagi bagi kegiatan perusahaan menjadi bagian kegiatan utama. Yaitu: 1. Pendaftaran Anggota Karyawan mengisi formulir pendaftaran anggota koperasi yang kemudian diberikan kepada Ketua Koperasi. Kemudian karyawan membuat Surat Kuasa. 2. Membuat Surat Kuasa Ketua Koperasi menerima surat kuasa yang telah diisi oleh karyawan untuk melakukan pemotongan gaji sesuai dengan iuran pokok koperasi. Setelah itu Ketua Koperasi mencatat Simpanan Anggota. 3. Mencatat Simpanan Anggota Ketua Koperasi melakukan pencatatan simpanan anggota setiap bulannya sesuai dengan jumlah iuran yang dipotong langsung dari gaji anggotanya. 4. Mengisi Formulir Pengambilan Simpanan Anggota mengisi Formulir Pengambilan Simpanan sukarela yang kemudian diberikan kepada Ketua Koperasi. Kemudian Ketua Koperasi membuat Rekap Pengambilan Simpanan. 5. Membuat Rekap Pengambilan Simpanan Ketua Koperasi memberikan rekap pengambilan uang sukarela yang diajukan oleh anggota oleh Ketua Koperasi ke Bendahara Koperasi. 6. Transfer Simpanan Bendahara mentransfer simpanan sukarela yang direkap oleh Ketua Koperasi ke rekening anggota. 7. Mengisi Formulir Pinjaman Anggota mengisi formulir pinjaman yang selanjutnya akan diserahkan kepada Ketua Koperasi. Kemudian Ketua Koperasi membuat Angsuran Pinjaman. 8. Membuat Angsuran Pinjaman Setelah permohonan pinjaman disetujui, Ketua Koperasi melakukan pencatatan angsuran pinjaman dari anggotanya sesuai dengan jumlah

5 31 angsuran yang diajukan. Setelah itu Ketua Koperasi membuat rekap potongan koperasi. 9. Melakukan Pelunasan Sisa Pinjaman Anggota melakukan pelunasan sisa pinjaman sebelum masa angsuran berakhir dan sisa pinjaman tersebut tidak dikenakan bunga dan diserahkan uang tunai kepada Ketua Koperasi. 10. Membuat Daftar Peminjam Ketua Koperasi membuat daftar peminjam yang akan ditransfer ke rekening anggota yang meminjam kepada Bendahara koperasi. 11. Transfer Uang Pinjaman Ketua Koperasi membuat daftar anggota yang meminjam kepada Bendahara yang kemudian akan ditransfer ke masing masing rekening anggotanya. 12. Membuat Rekap Potongan Koperasi Ketua Koperasi membuat rekap daftar pemotongan gaji, baik untuk pinjaman yang diajukan anggota maupun iuran rutin simpanan anggota kepada Manager Keuangan. 13. Melakukan Potongan Gaji Setelah menerima rekap potongan, maka Manager Keuangan akan melakukan pemotongan gaji berdasarkan jumlah yang direkap tersebut. 14. Membuat Laporan Ketua Koperasi membuat laporan setiap bulan kepada Pembina Koperasi, seperti Laporan Anggota Baru, Laporan Jumlah Saldo Koperasi, Laporan Pengambilan Simpanan, Laporan Rekap Pinjaman, dll. 15. Membuat Laporan Penyewaan Bus Ketua Koperasi membuat laporan penyewaan bus setiap bulannya yang ditujukan untuk Senayan City. Pembayaran yang dilakukan oleh Senayan City tiap bulan akan masuk ke kas koperasi.

6 Activity Diagram Gambar 3.2 Activity Diagram Sistem Berjalan pada Koperasi PT. Manggala Gelora Perkasa

7 System Vision Analisis Masalah Setelah menganalisa sistem yang berjalan pada Koperasi Simpan Pinjam PT. Manggala Gelora Perkasa, terdapat beberapa masalah diantaranya : 1. Sistem Koperasi Simpan Pinjam Karyawan PT. Manggala Gelora Perkasa masih semi otomatis yaitu menggunakan Ms excel, mulai dari adanya permintaan pinjaman dan penyewaan bus, pemberian pinjaman dan penghitungan bunga, penerimaan kas (angsuran pinjaman, simpanan, dan penyewaan bus). 2. Terlambatnya laporan data pinjaman untuk diserahkan ke bagian finance yang selanjutnya akan dipotong langsung dari gaji setiap bulannya selama waktu masa pinjaman yang telah disepakati Solusi yang Diusulkan 1. Proses mulai adanya permintaan pinjaman dan penyewaan, pemberian pinjaman dan penghitungan bunga, penerimaan kas (angsuran pinjaman, simpanan, dan penyewaan bus), akan dirancang suatu sistem aplikasi sistem simpan pinjam dan penyewaan bus, dengan menggunakan bahasa C#. 2. Aplikasi sistem simpan pinjam dan penyewaan bus akan menghasilkan laporan data peminjaman yang akurat dan tepat waktu.

8 System Capabilities Temuan 1 Kriteria Sebab Akibat Rekomendasi Sistem Koperasi Simpan Pinjam Karyawan PT. Manggala Gelora Perkasa masih semi otomatis yaitu menggunakan Ms excel, mulai dari adanya permintaan pinjaman dan penyewaan bus, pemberian pinjaman dan penghitungan bunga, penerimaan kas (angsuran pinjaman, simpanan, dan penyewaan bus) menurut Undang-Undang No 25 tahun 1992 yaitu tentang Perkoperasian Indonesia dimana koperasi didefinisikan sebagai badan usaha yang beranggotakan orang seorang atau badan hukum koperasi dengan melandaskan kegiatannya berdasarkan prinsip-prinsip koperasi sekaligus sebagai gerakan ekonomi rakyat yang berdasar atas asas kekeluargaan. Belum mempunyai dana untuk membuat sistem Penghitungan kurang akurat dan data yang dikirimkan terlambat Membuat sistem simpan pinjam dan penyewaan bus agar data yang diberikan akurat, efisien dan tepat waktu Tabel 3.3 System Capabilities 1 Koperasi PT. Manggala Gelora Perkasa

9 35 Temuan 2 Terlambatnya laporan data pinjaman dan laporan penyewaan bus untuk diserahkan ke bagian finance. Kriteria Sebab Akibat Menurut Septika Hapsari, Berliana Kusuma Riasti, Indah Uly Wardati (2012) yang berjudul Rancang Bangun Sistem Informasi Pembayaran dan Tabungan Siswa pada Bank Mini Artha Mandiri Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) Negeri Pringkuku Pacitan mengungkapkan sistem informasi pembayaran dan tabungan siswa yang berjalan pada Sekolah Menangah Kejuruan (SMK) Negeri Pringkuku masih bersifat konvensional sehingga ada beberapa masalah dalam menangani proses pembayaran. Penelitian tersebut menghasilkan aplikasi untuk Sistem Pembayaran iuran sekolah, tabungan siswa dan pelaporan untuk Sekolah Menangah Kejuruan (SMK) Negeri Pringkuku. Dan dengan sistem baru dapat mengoptimalkan sistem komputer yang ada dalam proses pembayaran iuran sekolah, tabungan siswa dan pelaporan sehingga dapat mengelola data dengan baik, untuk menghasilkan informasi yang lebih mudah dan akurat. Koperasi Simpan Pinjam Karyawan PT. Manggala Gelora Perkasa masih semi otomatis. Terlambatnya pemotongan gaji setiap bulannya selama waktu masa pinjaman yang telah disepakati Rekomendasi Membuat sistem simpan pinjam dan penyewaan bus agar data yang diberikan akurat, efisien dan tepat waktu Tabel 3.4 System Capabilities 2 Koperasi PT. Manggala Gelora Perkasa

10 Business Benefits Koperasi Simpan Pinjam pada PT. Manggala Gelora Perkasa mendapat pendapatan dari simpanan pokok, pinjaman uang, dan penyewaan bus. Tetapi yang paling banyak pemasukannya adalah dari penyewaan bus yang diperuntukkan kepada Senayan city.