BAB 3 GAMBARAN UMUM S IS TEM YANG BERJALAN

Transkripsi

1 54 BAB 3 GAMBARAN UMUM S IS TEM YANG BERJALAN 3.1 Sejarah PT. Kartika Airlines Pusat PT. Kartika Airlines (Perseroan Terbatas) didirikan dengan Akta Notaris No. 01 tanggal 6 SePT.ember 2000 dari Ny. Suryati Moerwibowo, SH, notaris di Jakarta dan perubahannya dengan Akta No. 1, tanggal 6 Desember 2000 dari notaris yang sama. Anggaran dasar perusahaan telah mendapat pengesahan dari Menteri Kehakiman Republik Indonesia sesuai dengan keputusan Np. C-877.HT TH.2001, tanggal 29 Januari 2001, dan telah diumumkan dalam Berita Negara Republik Indonesia tanggal 15 Juni 2001, No. 48, tambahan No. 3873/2001. Anggaran dasar perusahaan, mengalami perubahan terakhir khususnya besaran modal ditempatkan / disetor dan susunan pemegang saham, sesuai Akta Notaris Negeri SiraTI, SH., Jakarta No. 8 tanggal 17 Oktober Kemudian Anggaran Dasarnya dilakukan perubahan terakhir dengan Akta Nomor 21 tanggal 22 Juni 2005 oleh Notaris Ny. Suryati Moerwibowo dan telah mendapat persetujuan dari Menteri Hukum dan HAM RI Nomor C HT TH.2005 tanggal 25 Juni Susunan Pengurus PT. Kartika Airlines Periode tahun 2008 adalah : Direktur Komisaris Utama Komisaris Komisaris : Odang Kariana : Kim Johanes Mulia : Abdul Wachid : Armien Soegito

2 55 Pemegang Saham Modal % PT. IAC (PMA) 49 % YKEP (PMDN) 20 % PT. KJM (PMDN) 31 % Total 100 % Persetujuan tersebut diatas telah dituangkan dalam Akta Pernyataan Keputusan Rapat Nomor 28, tanggal 15 SePT.ember 2008, oleh Notaris R. Johanes Sarwono, SH. PT. Kartika Airlines memperoleh Surat Izin Usaha Angkutan Udara Berjadwal dengan Nomor SKEP/49/III/2001 tanggal 2 Maret 2001 dan Air Operation Certificate s dengan Nomor AOC/ dari Departemen Perhubungan Direktorat Jendral Perhubungan Udara. Perubahan Lampiran Izin Usaha Angkutan Udara Niaga Berjadwal yang telah diperoleh PT. Kartika Airlines sesuai dengan SKEP Dir. Jen Perhubungan Udara No. AU/1983/DAU-743/07 tanggal 9 April Kartika Airlines mulai beroperasi pada tanggal 30 Mei 2001 dengan rute yang diterbangi adalah CGK-SUB-UPG-MDC (PP, pulang pergi) dan CGK-SRG-CGK (PP) dengan 3 unit pesawat B Rute tersebut dilakukan di periode tahun 2001 s/d Pada periode tahun 2005 s/d 2006 dioperasikan 2 unit Pesawat dengan spesifikasi sebagai berikut :

3 56 1. PK KAO, Jenis B serial No , Certificate of Airworthinnes / Certificate of Registration tanggal 22 Mei P K KAD, Jenis B serial No , Certificate of Airworthinnes / Certificate of Registration tanggal 29 Juni Kedua Pesawat tersebut disewa dari PT. ANI (Aero Nusantara Indonesia) dengan sistem AMI (Aircraft, Maintenance & Insurance) dengan rute Surabaya Balikpapan Tarakan Balikpapan Surabaya Johor Baru Surabaya dan Cengkareng Batam Medan Batam Cengkareng. Periode tahun 2006 s/d saat ini Kartika Airlines menerbangi rute : Dalam Negeri : Cengkareng Batam Medan (PP), Batam Jambi Pangkal Pinang (PP), Batam Palembang (PP), dan akhir bulan November 2009 akan menerbangi Cengkareng Ujung Pandang Manado Ternate (PP). Luar Negeri : Manado Xiamen Taipe Chengdu (PP). 3.2 Visi dan Misi PT. Kartika Airlines Visi PT. Kartika Airlines PT. Kartika Airlines ini memiliki visi, yaitu : Menjadi perusahaan penerbangan nasional terdepan dalam pencapaian keuntungan dan pertumbuhan melalui kekuatan inovasi biaya, pelayanan dan pemasaran Misi PT. Kartika Airlines PT. Kartika Airlines ini memiliki Misi, yaitu : 1. Melaksanakan penerbangan yang aman, nyaman dan handal. 2. Melakukan verifikasi layanan yang berkualitas kepada pengguna jasa dengan tarif yang terjangkau.

4 57 3. Memberi peluang lapangan kerja bagi tenaga di bidang penerbangan dan bidang pendukungnya. 4. Meningkatkan daya saing melalui peningkatan kualitas SDM, efesiensi pelayanan dan profesional. 5. Pengembangan rute penerbangan domestik di Kawasan Timur Indonesia. 3.3 Sasaran PT. Kartika Airlines PT. Kartika Airlines memiliki sasaran yang tepat, yaitu : 1. Pengembangan dan pelayanan penerbangan pada rute rute domestik berimbang antara rute padat dan tidak padat. 2. Aliansi strategi dan partnership dengan penerbangan Nasional dan Internasional untuk kenyamanan pelanggan. 3. Memanfaatkan TI yang mutakhir untuk memberikan pelayanan yang mudah, cepat, tepat dan memuaskan. 3.4 Rencana Pengembangan PT. Kartika Airlines Transportasi udara di Indonesia sangat berperan terutama di Kawasan Timur Indonesia, mengingat model transportasi lainnya terbatas sarana prasarananya untuk mengembangkan daerah tujuan wisata domestik di kawasan tersebut. Permintaan jasa angkutan udara di Kawasan Timur Indonesia mengalami lonjakan dalam beberapa tahun terakhir, di perkirakan kapasitas angkutan udara yang tersedia saat ini belum mencukupi prakiraan pertumbuhan jumlah penumpang dalam negeri 5 (lima) tahun mendatang diperkirakan masih cukup tinggi.

5 58 Tuntutan perdagangan bebas telah mendorong persaingan yang semakin tajam persaingan rute, jadwal, harga tiket, ketepatan waktu, sistem distribusi dan yield management. Kebutuhan Pesawat : 1. Penambahan 2 pesawat jenis B pada tahun Penambahan 1 pesawat jenis B pada tahun Penambahan 4 pesawat ATR 42 pada tahun Penambahan 3 pesawat Airbus 319 pada tahun Penambahan 2 pesawat Sukhoi SJ 100 sehingga total pesawat sampai dengan akhir 2014 menjadi 15 pesawat.

6 Tugas dan Tanggung Jawab Struktur Organisasi PT. Kartika Airlines Struktur Organisasi PT. Kartika Airlines Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Kartika Airlines thn 2005

7 Gambar 3.2 Struktur Organisasi PT. Kartika Airlines thn

8 Uraian Tugas dan Tanggung Jawab Struktur Organisasi Adapun uraian tanggung jawab dan wewenang masing masing bagiannya adalah sebagai berikut: 1. Kepala Divisi a. Membuat rencana kerja baik jangka pendek, menengah, panjang maupun tahunan / business plan untuk Direktorat Komersil yang akan dipergunakan sebagai acuan bekerja Divisi Sales. b. Membuat strategi penjualan yang tepat dan sesuai agar strategi yang ditetapkan sesuai dengan karakteristik, kondisi pasar dan target market sales, hal ini bertujuan agar target dari quota sales dapat tercapai. c. Mengelola agar penjualan agar kinerja agen di wilayah yang ditentukan oleh perusahaan dalam penjualan tiket dapat berjalan dengan baik. d. Memberikan dukungan dan motivasi kepada para agen penjualan agar dapat mencapai hasil penjualan yang baik. e. Melakukan evaluasi dan penilaian terhadap kinerja seluruh agen penjualan dan memberikan treatment khusus bagi agen yang meraih penjualan tertinggi. 2. Manager ( Dep. Revenue ) a. Mengelola kegiatan penagihan piutang perusahaan sesuai jatuh tempo yang telah disepakati. b. Melakukan proses penagihan piutang perusahaan sesuai jatuh tempo yang telah disepakati.

9 62 c. Melakukan monitoring dan laporan piutang perusahaan secara rutin terhadap seluruh piutang perusahaan agar dapat ter-update dengan akurat. d. Membuat laporan piutang perusahaan secara rutin. e. Mengelola proses penagihan piutang perusahaan yang macet. 3. Supervisor ( Cargo ) a. Mengawasi penumpang dan cargo yang akan masuk ke pesawat di area ramp, agar berjalan dengan teratur dan tertib. b. Mengawasi dan mengatur penumpang cargo yang keluar dari pesawat agar berjalan teratur dan tertib. c. Mengatasi dan melaporkan kepada chief ground support jika terjadi sesuatu masalah yang akan mengganggu / adanya problem yang terjadi di area ramp. d. Melaksanakan tugas tugas lainnya yang ditetapkan oleh perusahaan atau diinstruksikan oleh atasan langsung. 4. Supervisor R / C a. Mengkoordinasikan semua pekerjaan pokok R / C sehingga dapat tercapai tujuan dari penjualan seat. b. Menjadi mediator antar Pusat dan Station dalam menentukan kebijakan harga dan pembagian seat. c. Menyatukan pandangan agar R / C dapat menjadi bagian dari perusahaan PT. Kartika Airlines dalam tujuannya meningkatkan revenue penjualan. d. Mengawasi dan membina pelaksanaan sistem reservasi.

10 63 e. Mengelola dan mengatur serta memotivasi karyawan yang menjadi bawahannya dengan menjaga dan meningkatkan efesiensi dalam rangka mencapai target yang telah ditetapkan. 5. Supervisor ( Adm. Agreement Control ) a. Menyiapkan data untuk analisa load factor berdasarkan booking position RC. b. Menyiapkan data untuk analisa penjualan mingguan dan bulanan. c. Menyiapkan data untuk analisa kompetitor mingguan. d. Membuat kerangka berita agen. e. Memantau harga penjualan di Reservation Control. f. Melakukan follow-up untuk hal hal yang perlu ditindak lanjuti. 6. Sales Manager (DePT. Sales & Ticketing) a. Membuat daftar harga jual tiket dari perusahaan penerbangan lain secara rutin. b. Melakukan pengawasan kinerja agen agen penjualan di wilayahnya dan membuat laporan lebih lanjut agar dapat mencapai hasil penjualan yang baik. c. Menjaga hubungan baik dengan travel agent setempat. d. Melakukan sosialisasi terhadap kebijakan marketing kepada para agen agen / mitra kerja diwilayahnya agar kebijakan tersebut dapat tersosialisasi dengan baik dan mencapai tujuannya. e. Melaksanakan tugas tugas lainnya yang ditetapkan oleh Perusahaan atau diinstruksikan oleh atasan langsung.

11 64 7. Marketing Manager ( DPT. Marketing & Bus. Dev ) a. Membuat strategi penjualan yang tepat dan sesuai agar startegi yang telah ditetapkan sesuai dengan karakteristik, kondisi pasar dan target market sales, hal ini bertujuan agar target dari kuota sales dapat tercapai. b. Mengelola agen penjualan agar kinerja agen di wilayah yang telah ditentukan oleh perusahaan dalam penjualan tiket dapat berjalan dengan baik. c. Memberikan dukungan dan motivasi kepada para agen penjualan agar dapat mencapai hasil penjualan yang baik. d. Melakukan evaluasi dan penialian terhadap kinerja seluruh agen penjualan dan memberikan treatment khusus bagi agen yang meraih penjualan tertinggi. e. Memberikan rekomendasi kepada perusahaan dalam penunjukan agen penjualan maupun mencabut status keagenan yang telah ditunjuk, atas persetujuan Direktur Komersil. 8. Distric Manager ( DPT. Sales & Service ) a. Membuat rencana kerja baik jangka panjang, menengah maupun tahunan untuk seluruh station sebagai realisasi atas business plan yang telah ditetapkan. b. Menyusun strategi pelayanan yang tepat untuk meningkatkan market share agar target usaha yang telah ditetapkan dapat tercapai. c. Melakukan pemantauan dan evaluasi rutin atas kinerja setiap station terutama yang menyangkut disiplin kinerja, kualitas pelayanan, dan kepatuhan terhadap ketentuan ketentuan yang telah ditetapkan.

12 65 d. Memantau keluhan dan masukan dari para pengguna jasa penerbangan dan segera menindaklanjutinya. e. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi atas kinerja para mitra kerja terkait untuk menjaga dan meningkatkan kualitas pelayanan. 9. Supervisor ( Call Center ) a. Bertanggung jawab untuk menjaga dan memelihara citra perusahaan. b. Bertanggung jawab untuk menjalin / memelihara hubungan baik dengan customer. c. Bertanggung jawab penuh dalam penyelesaian tugas yang telah diberikan sesuai dengan fungsi di lingkungan kerja Ticketing Town Office (TTO). 1. Reservation 2. Ticketing d. Melakukan koordinasi kerja dengan Supervisor masing masing TTO yang menjadi atasannya untuk membahas masalah yang berhubungan dengan tugas / fungsi pembagian sift kerja / libur dan penempatan staff untuk mengisi kekosongan staff yang libur, sakit, ijin / cuti atau sedang dinas / training. e. Menjalin koordinasi dan menjaga hubungan kerja yang baik dan professional dengan seluruh bagian struktur organisasi perusahaan. 10. Senior Sales Supervisior a. Membuat strategi penjualan yang tepat dan sesuai agar strategi yang ditetapkan sesuai dengan karakteristik, kondisi pasar dan target market sales.

13 66 b. Mengelola agen penjualan agar kinerja agen di wilayah yang telah ditentukan oleh perusahaan dala penjualan tiket dapat berjalan dengan baik. c. Memberikan dukungan dan motivasi kepada para agen penjualan agar dapat mencapai hasil penjualan yang baik. d. Mengelola seluruh proses penjualan secara langsung kepada para pelanggan dan berusaha membina hubungan yang berkelanjutan dengan pelanggan yang termasuk kategori Prime Customer terutama nasabah korporasi. e. Bersama Direktur Komersial menyusun kebijakan tentang panduan operasional untuk penanganan major account. 11. Sales Supervisor ( JABOTABEK ) a. Memantau aktivitas Ticketing Town Office (TTO). b. Melakukan pemantauan atas distribusi tiket ke agen agen perusahaan. c. Melakukan pemantauan atas penjualan yang dilakukan oleh agen agen perusahaan. d. Memberikan dukungan dan motivasi kepada para agen penjualan agar dapat mencapai hasil penjualan yang baik. e. Bersama Direktur Komersial menyusun kebijakan tentang panduan operasional untuk penanganan major account. 12. Supervisor ( Fleat & Route Analyst ) a. Memonitor status kesiapan dan keberadaan pesawat secara akurat dari waktu ke waktu. b. Memonitor pelaksanaan penerbangan pesawat pada saat take off, landing, weather di airport tujuan dan kondisi pesawat / air crew.

14 67 c. Membuat laporan kepada unit terkait atas pelaksanaan operasi penerbangan. d. Melaksanakan tugas tugas lainnya yang ditetapkan oleh perusahaan atau diinstruksikan oleh atasan langsung. 13. Supervisor ( Promotion Creative ) a. Mengumpulkan data data yang diperlukan untuk melakukan riset dan analisa pasar. b. Bersama marketing promotion melakukan survei untuk melakukan pengukuran atas tingkat kepuasan para pelanggan. c. Membantu atasan melakukan riset untuk mencari dan mencipt.akan pasar agar load factor dapat ditingkatkan. d. Menjaga dan memelihara seluruh dokumentasi yang berkaitan dengan aktivitas market development. e. Melaksanakan tugas tugas lainnya yang ditetapkan oleh perusahaan atau diinstruksikan oleh atasan langsung. 3.6 Proses Bisnis Proses bisnis perusahaan kami peroleh dari hasil wawancara kepada manajer TI dari PT. Kartika Airlines. Dimulai pada saat pelanggan datang, pelanggan dapat langsung menanyakan jadwal penerbangan dan harga tiket pada bagian ticketing. Kemudian bagian ticketing meberikan informasi jadwal penerbangan dan harga tiket kepada pelanggan. Setelah pelanggan menyetujui harga tiket dan keberangkatan, pelanggan dapat langsung memesan tiket kepada bagian ticketing. Bagian ticketing meminta KTP kepada pelanggan untuk memasukkan data untuk melakukan pemesanan tiket. Pelanggan melakukan pembayaran ke bagian ticketing. Setelah pelanggan

15 68 melakukan pembayaran, bagian ticketing melakukan printing out tiket yang akan diberikan kepada pelanggan. Pembayaran dapat dilakukan melalui dua cara, yaitu : 1. Secara tunai : pembayaran ini dilakukan dengan menggunakan uang tunai, pelanggan membayar uang tunai sesuai dengan harga tiket yang dipesan, lalu bagian reservasi akan memberikan bukti pembayaran dan tiket penerbangan. 2. Dengan menggunakan debit BCA : pembayaran ini menggunakan kartu debit BCA, bagian ticketing akan memasukan jumlah harga yang sesuai dengan harga tiket, kemudian pelanggan memasukan PIN dan bagian ticketing akan membuat bukti pembayaran dan memberikannya pada pelanggan sekaligus dengan tiket penerbangan. Setelah pembayaran yang dilakukan pelanggan selesai, bagian ticketing mengirim transaksi pembelian tiket untuk melakukan pendataan ulang ke bagian keuangan. Bagian keuangan menerima transaksi pemesanan dan pembayaran pelanggan dari bagian ticketing. Reservasi dan Konfirmasi Ulang (Re-Confirmation) 1. Setiap reservasi atau pembukuan wajib mencantumkan nomor telepon penumpang (local contact) dan nama serta telepon agen, reservation control (RC) akan membatalkan secara sepihak apabila tidak terdapat local contact dari penumpang atau travel agent. 2. Setiap reservasi atau pembukuan harus mengukuti ketentuan time limit yang sudah ditetapkan, dan pihak PT. Kartika Airlines akan membatalkan setiap

16 69 reservasi atau pembukuan yang tidak sesuai atau mengikuti ketentuan tersebut diatas. 3. Setiap reservasi atau pembukuan wajib untuk melakukan konfirmasi ulang (reconfirmation) paling lambat 1 x 24 jam sebelum keberangkatan, karena pihak PT. Kartika Airlines akan membatalkan setiap reservasi atau pembukuan yang tidak melakukan konfirmasi ulang (re-confirmation). 4. Re-booking berlaku untuk perubahan keberangkatan yang dimajukan atau dimundurkan hanya dapat dilakukan di kantor PT. Kartika Airlines, sepanjang masa berlaku tiket masih ada dan terdapat available seat dengan ketentuan : Re- booking sebelum jam keberangkatan Biaya administrasi Denda >1x 24 jam Rp ,- - < 1 x 24 jam Rp ,- 50 % dari Basic Fare 5. Upgrade kelas dapat dilakukan dengan menambah selisih harga di kelas yang baru, sepanjang terdapat available seat dan hanya dapat dilakukan di kantor PT. Kartika Airlines. 6. Group booking diberlakukan ketentuan sebagai berikut : a. Down payment minimal sebesar 50 % pada saat reservasi atau pembukuan sudah confirm.

17 70 b. Pelunasan dan pemesanan tiket, paling lambat 7 hari kalender sebelum tanggal keberangkatan. c. Apabila reservasi atau pembukuan dilakukan kurang dari 7 hari tanggal keberangkatan, maka pembayaran sebesar 100% dan ticketing harus segera dilaksanakan 1 hari setelah pembukuan di confirm. d. Apabila tidak dilakukan pelunasan sebagaimana tersebut diatas, maka pihak PT. Kartika Airlines berhak untuk menghapus atau membatalkan reservasi yang telah dilakukan dan down payment yang telah dibayarkan dinyatakan hangus (tidak dapat diuangkan kembali). Ticketing 1. Harga dan masa berlaku tiket berdasarkan pada tanggal keberangkatan (date of flown). 2. Tidak diperbolehkan untuk memberikan open date tiket atau memperpanjang masa berlaku tiket. 3. Kelas di tiket harus sama dengan kelas yang direservasi / pembukuan, apabila terjadi penyimpangan maka pihak PT. Kartika Airlines akan membebankan / menagih selisih harga tersebut kepada penumpang. 4. Apabila tiket blanko hilang (paper ticket), maka pihak Kartika Airlines akan meminta pertanggung jawaban ke agen dengan membayar harga rute terjauh dan harga tertinggi dari agent news yang berlaku.

18 71 5. Batas maksimum usia bayi / infant adalah 23 bulan dan atau akan dilihat secara fisik dari bayi yang bersangkutan, apakah masih memenuhi segi keselamatan apabila duduknya dipangku. 6. Untuk penerbangan lanjutan (connecting fight) berlaku harga per-sector sesuai kelas yang ada direservasi / pembukuan. 7. Void tiket akan dikenakan biaya sebesar Rp ,-. 8. Apabila penumpang melakukan pembatalan penerbangan, maka tiket tersebut dapat diuangkan / refund dengan ketentuan : Pembatalan sebelum jam keberangkatan Biaya administrasi Denda >1x 24 jam Rp ,- - < 1 x 24 jam Rp ,- 50 % dari Basic Fare. 3.7 Analisa kegiatan Divisi TI yang berjalan Request Prosedur Penambahan Menu Dalam hal ini user terkait apabila ingin meminta request baru terhadap aplikasi, maka user terkait akan menghubungi Manager Divisinya, User akan menyampaikan maksud dan tujuan dari request terhadap penambahan menu tersebut, lalu Manager akan menganalisa kebutuhan atas request tersebut dan mempertimbangkan apakah penambahan tersebut bermanfaat/berguna terhadap perkembangan kinerja reservasi tersebut atau tidak. Jika iya maka manager tersebut akan menghubungi Divisi TI untuk

19 72 meminta request penambahan menu tersebut yang tentunya telah dirundingkan bersama Manager TI pihak Kartika baik manfaat maupun tujuannya. Kemudian Divisi TI akan melakukan konfirmasi kepada Sqiva Systems sesuai permintaan Manager Reservation. Dalam hal ini aplikasi untuk bagian reservasi di tangani oleh outsourcing Sqiva Systems, Setelah penambahan menu selesai dibuat, maka pihak Sqiva Systems akan mengkonfirmasi pihak Divisi TI PT. Kartika Airlines bahwa aplikasi telah selesai dirancang sesuai permintaan dan nantinya Divisi TI PT. Kartika Airlines akan mencoba dan memastikan bahwa aplikasi telah berjalan sesuai permintaan. Setelah itu, Sqiva Systems selanjutnya akan memberikan pelatihan program baru tersebut kepada pengguna terkait Request untuk mengatasi Aplikasi yang Error di Reservasi User menghubungi Divisi TI untuk memberitahukan bahwa ada terjadi masalah di aplikasi. Kemudian Divisi TI akan mengecek dan memeriksa masalah aplikasi tersebut. Lalu divisi TI nantinya akan menghubungi pihak TS (technical support) Sqiva Systems dan menyampaikan masalah yang terjadi di aplikasi tersebut. Setelah aplikasi diperbaiki, maka pihak TS Sqiva Systems akan mengkonfirmasi pihak Divisi TI PT. Kartika Airlines bahwa aplikasi telah siap digunakan kembali dan nantinya Divisi TI PT. Kartika Airlines akan mencoba dan memastikan bahwa aplikasi telah berjalan dengan baik. Setelah itu, Divisi TI PT. Kartika Airlines akan mengkonfirmasi ke bagian reservasi bahwa aplikasi siap digunakan kembali.

20 Rich Picture Rich picture proses bisnis Gambar 3.3 Rich picture proses bisnis

21 Rich Picture Prosedur Penambahan Menu Gambar 3.4 Rich Picture Prosedur Penambahan Menu

22 Rich Picture Request mengatasi Aplikasi yang Error di Reservasi Gambar 3.5 Rich Picture Request mengatasi Aplikasi yang Error di Reservasi