Prosedur Pembukuan Grup Periode Peak Season 2015

Transkripsi

1 No. : 383/GA/JKT/X/15 Date : 09 October 2015 Prosedur Pembukuan Grup Periode Peak Season 2015 Mitra usaha yang terhormat, Dengan ini kami sampaikan prosedur terbaru mengenai pembukuan grup periode Peak Season 2015 sebagaimana terlampir. Revisi periode Peak Season 2015 Revisi prosedur grup Peak Season Desember 2015 Mohon abaikan GA Info 142/GA/JKT/III/15 dan mengacu pada GA Info ini Ketentuan lain mengacu pada sistem GDS Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya. Happy Selling Branch Office Jakarta Ref. JKTSS/ PT. Garuda Indonesia (Persero) Tbk. Branch Office Jakarta Agency Sales 7th Floor Panin Tower, Jln. Asia Afrika Lot. 19 Senayan City, Jakarta Phone : , Fax :

2 Prosedur Pembukuan Group Periode Peak Season 2015 Pengertian A. Peak season Suatu periode dimana siklus arus penumpang mengalami lonjakan permintaan terkait dengan adanya liburan sekolah, raya keagamaan seperti Idul Fitri dan Natal, serta pada periode libur tahun baru. Permintaan seat lebih besar daripada ketersediaan seat yang regular ada. Pada kondisi ini, peningkatan kapasitas seat jika dibutuhkan akan dilakukan untuk dapat mengakomodir permintaan. B. Pembukuan group Pembukuan dalam jumlah minimal 10 penumpang dalam satu PNR, dengan tanggal perjalanan dan jadwal penerbangan yang sama baik keberangkatan maupun kepulangan. C. Group series pada periode peak season Pembukuan berdasar permintaan travel agent dalam jumlah minimal 10 dan maksimal 26 penumpang dalam satu PNR, dengan tanggal perjalanan dan jadwal penerbangan yang sama baik keberangkatan maupun kepulangan. D. Group insentif pada periode peak season Pembukuan berdasar permintaan institusi/korporasi/komunitas dsb baik langsung institusi/korporasi/komunitas maupun menunjuk travel agent ( surat penunjukkan dilampirkan ) dalam jumlah minimal 10 penumpang dan maksimal sesuai dengan ketersedian seat dalam satu PNR, dengan tanggal perjalanan dan jadwal penerbangan yang sama baik keberangkatan maupun kepulangan. Pada pembukuan ini, dibuat atas nama institusi /korporasi/ komunitas terkait. E. Deposit Sebuah garansi yang diberikan pihak travel agent maupun institusi/korporasi/komunitas dsb yang melakukan permintaan group booking kepada airline sebagai bentuk jaminan penggunaan seat yang telah dipesan. - Deposit dibayarkan setelah mendapatkan konfirmasi seat dan berlaku untuk setiap penumpang dalam group PNR dengan besaran jumlah deposit dan mekanisme ditentukan oleh pihak airline disesuaikan dengan seasonality, harga / sub class yang telah diberikan persetujuan. - Deposit tidak termasuk dalam komponen harga tiket - Deposit diberikan pihak institusi/korporasi/komunitas dsb dalam bentuk cash, sedangkan pihak travel agent (IATA) dapat menggunakan LOG ( Letter of Guarantee ). - Pembukuan group yang belum melakukan deposit pada batas waktu yang telah ditentukan, akan dikenakan auto cancel tanpa adanya pemberitahuan terlebih dahulu. Mekanisme pembukuan group A. Permintaan pembukuan group baik domestik maupun internasional dapat langsung mendatangi Group Service Counter yang berada di Garuda Indonesia Gallery, berlokasi di Senayan City Lt.2 Unit 210 Jl. Asia Afrika Lot.19 Jakarta pada jam operasional Senin-Jumat 10:00-20:00, Sabtu-Minggu 10:00-19:00. Permintaan dapat juga dikirmkan melalui reservasigroup@garuda-indonesia.com. Permintaan pembukuan group akan ditindaklanjuti dan diinformasikan mengenai konfirmasi seat oleh petugas dari Group Service. B. Pembukuan Group rute internasional, Agent tidak dapat melakukan pembukuan melalui system CRS, akan tetapi dari Group Reservasi yang melakukan Booking dan setelah Confirm akan di Claim ke Abacus, rute Domestik Agent dapat Booking Group melalui system Althea, kemudian menginformasikan Reservasi tersebut melalui Reservasi group Garuda dan akan ditindak lanjuti oleh Reservasi Group ke unit terkait. C. Harga yang berlaku untuk setiap pembukuan group dapat mengacu pada RSP yang telah diinformasikan dalam GA Info maupun surat persetujuan harga dari bagian sales. Penggunaan harga khusus berupa adhoc diharuskan melampirkan surat persetujuan harga / approval form dari bagian sales. D. Pada periode peak season, pembagian dan distribusi group akan dilaksanakan oleh bagian sales serta berkoordinasi kepada bagian Reservasi Group yang dilandasi oleh beberapa pertimbangan dan ketentuan.

3 E. Untuk menjamin kelancaran komunikasi dan pemberian informasi secara update, setiap permintaan group diharuskan untuk memberikan informasi mengenai local contact PIC group terkait di origin point dan destination point, berupa nomer telepon dan alamat yang dapat dihubungi. F. Deviasi - Deviasi diperkenankan hanya untuk sektor kepulangan dengan maksimal jumlah deviasi sebanyak 4 PNR termasuk master PNR. - PNR ke-5 dan seterusnya yang merupakan hasil split, akan diberlakukan harga FIT publish. Jika menggunakan harga group, maka akan dikenakan penalty sebesar USD20.00 per pax - Master PNR harus memenuhi jumlah minimal penumpang sesuai dengan persetujuan tertulis/persetujuan harga group (GU10) yang telah diberikan. Jika jumlah penumpang dibawah jumlah minimal, maka harga yang berlaku akan mengikuti harga FIT publish yang berlaku. Mekanisme deposit A. Pembayaran deposit menggunakan cash ( advance payment ) - Pembayaran deposit dibayarkan per PNR - Pembayaran langsung ke Ticketing Office yang selanjutnya akan diterbitkan EMD. - Pembayaran melalui Transfer rekening untuk pembayaran domestik (IDR) melalui bank BNI Senayan City Cab. Pasar Mayestik nomor rekening : Swift Code : BNINIDJA - Bukti transfer di ke reservasigroup@garuda-indonesia.com B. Pembayaran deposit menggunakan LOG ( Letter of Guarantee ) - Travel agent menyerahkan form LOG asli yang telah dilengkapi dengan materai Rp 6000 dan ditandatangani oleh Pimpinan/Manager, kepada Bagian Reservasi Garuda Indonesia. - Penalty deposit menggunakan LOG akan ditagihkan dalam bentuk ADM. Peak Season Lebaran dan Natal/New Year Domestik (group incentive dan series) C. Jumlah nilai deposit - Jumlah nilai deposit per pax adalah 25% dari basic fare untuk group series. - Jumlah nilai deposit per pax adalah dari basic fare untuk group Insentif D. Batas waktu pembayaran deposit - Periode 61 sebelum DOT, pembayaran deposit maksimal 10 kerja setelah seat confirm. - Periode 60 s/d 46 sebelum DOT, pembayaran deposit maksimal 7 kerja setelah seat confirm. - Periode 45 sebelum DOT, pembukuan issued maksimal 5 kerja setelah seat confirm. E. Ketentuan penalty deposit - Pembatalan 61 sebelum DOT, penalty deposit tidak dikenakan untuk group series - Pembatalan 61 sebelum DOT, penalty deposit 25% dari total deposit untuk group incentive - Pembatalan 60 s/d 46 sebelum DOT, penalty deposit dari total nilai deposit - Pembatalan 45 sebelum DOT, penalty deposit dari total nilai deposit - Pembukuan group yang belum melakukan issued ticket pada periode maksimal batas waktu issued ( 1 4 9sebelum DOT ) akan dikenakan auto cancel tanpa adanya pemberitahuan terlebih dahulu dan d ikenakan penalty. F. Ketentuan pembebasan penalty deposit - Materialisasi minimal 85% untuk setiap PNR/master PNR dan split nya, tidak berlaku komulatif G. Ketentuan pengembalian deposit ( recall deposit ) - Proses pengembalian deposit dikeluarkan dalam bentuk ACM ( deposit cash )

4 Peak Season Lebaran Internasional H. Jumlah nilai deposit - Jumlah nilai deposit per pax adalah USD100 untuk group series - Jumlah nilai deposit per pax adalah dari basic fare untuk group insentif - Group incentive harus menyerahkan surat permohonan group dari corporate bersangkutan I. Batas waktu pembayaran deposit group series/incentive - Periode 75 sebelum DOT, pembayaran deposit maksimal 10 kerja setelah seat confirm. - Periode 74 s/d 46 sebelum DOT, pembayaran deposit maksimal 7 kerja setelah seat confirm. - Periode 45 sebelum DOT, pembayaran deposit maksimal 5 kerja setelah seat confirm J. Ketentuan penalty deposit group series - Pembatalan 75 sebelum DOT, penalty deposit tidak dikenakan. - Pembatalan 74 s/d 61 sebelum DOT, penalty deposit 10% dari total nilai deposit - Pembatalan 60 s/d 46 sebelum DOT, penalty deposit dari total nilai deposit - Periode 45 sebelum DOT, penalty deposit adalah dari total nilai deposit. - Pembukuan group yang belum melakukan issued ticket pada periode maksimal batas waktu issued ( 14. K. Ketentuan penalty deposit group insentif - Pembatalan 75 sebelum DOT, penalty deposit 25% dari total nilai deposit. - Pembatalan 74 s/d 61 sebelum DOT, penalty deposit dari total nilai deposit - Pembatalan 60 s/d 46 sebelum DOT, penalty deposit 75% dari total nilai deposit - Periode 45 sebelum DOT, penalty deposit adalah dari total nilai deposit. - Pembukuan group yang belum melakukan issued ticket pada periode maksimal batas waktu issued ( 14 sebelum DOT ) akan dikenakan auto cancel tanpa adanya pemberitahuan terlebih dahulu dan dikenakan penalty L. Ketentuan pembebasan penalty deposit group series /incentive - Materialisasi minimal 85% untuk setiap PNR/master PNR dan split nya, tidak berlaku komulatif M. Ketentuan pengembalian deposit ( recall deposit ) group series/ incentif - Proses pengembalian deposit dikeluarkan dalam bentuk ACM ( deposit cash ) Peak Season Internasional Natal/New Year N. Jumlah nilai deposit peak season internasional - Jumlah nilai deposit per pax adalah USD100 untuk group series / incentive rute EUR, SWP, JEPANG/KOREA/CHINA/HONGKONG - Jumlah nilai deposit per pax adalah USD50 untuk group series / incentive rute SIN/KUL/BKK O. Batas waktu pembayaran deposit group series/incentive peak season internasional - Periode 75 sebelum DOT, pembayaran deposit maksimal 10 kerja setelah seat confirm. - Periode 74 s/d 46 sebelum DOT, pembayaran deposit maksimal 7 kerja setelah seat confirm. - Periode 45 sebelum DOT, pembukuan issued maksimal 5 kerja setelah seat confirm P. Ketentuan penalty deposit group series / incentif rute EUR - Pembatalan 75 s/d 61 sebelum DOT, penalty deposit tidak dikenakan. - Pembatalan 60 s/d 46 sebelum DOT, penalty deposit 25% dari total nilai deposit - Periode 45 sebelum DOT, penalty deposit adalah dari total nilai deposit. - Pembukuan group yang belum melakukan issued ticket pada periode maksimal batas waktu issued ( 14.

5 Q. Ketentuan penalty deposit group series / incentive rute ASA/Jepang/China/Hongkong/SWP/Korea - Pembatalan 75 s/d 46 sebelum DOT, penalty deposit tidak dikenakan. - Pembatalan 45 s/d 31 sebelum DOT, penalty deposit 25% dari total nilai deposit - Periode 30 sebelum DOT, penalty deposit adalah dari total nilai deposit. - Pembukuan group yang belum melakukan issued ticket pada periode maksimal batas waktu issued ( 14. R. Ketentuan pembebasan penalty deposit series/incentive - Materialisasi minimal 85% untuk setiap PNR/master PNR dan split nya, berlaku komulatif per rute S. Ketentuan pengembalian deposit ( recall deposit ) series/incentive Proses pengembalian deposit dikeluarkan dalam bentuk ACM ( deposit cash) Peak Season Lebaran 2015 Destinasi Internasional Tipe Group Batas Waktu Issued Deposit / Pax Batas Waktu Pembayaran Deposit s/d Series 14 USD Insentif % 74 s/d 61 10% Penalty Deposit 60 s/d % dari deposit dari deposit Peak Season Lebaran/Natal-New Year 2015 Destinasi Tipe Group Batas Waktu Issued Deposit / Pax Domestik Series Insentif % Batas Waktu Pembayaran Deposit Penalty Deposit s/d s/d %