Prosedur Pembukuan Group Peak dan Low Season 2014

Transkripsi

1 NO : 036/GA/JKT/II/14 Date : 07 February 2014 Prosedur Pembukuan Group Peak dan Low Season 2014 Mitra yang terhormat, Bersama ini kami sampaikan peraturan grup booking Peak dan Low Season 2014 sebagaimana terlampir. Terimakasih atas perhatian dan kerjasamanya. Kantor Cabang Jakarta Ref. from Arsena P-06Feb14

2 Prosedur Pembukuan Group Periode Low dan Peak Season 2014 Pengertian A. Low season Suatu periode dimana siklus arus penumpang berada dalam keadaan normal, permintaan seat mampu diakomodir dengan ketersedian seat penerbangan regular. B. Peak season Suatu periode dimana siklus arus penumpang mengalami lonjakan permintaan terkait dengan adanya liburan sekolah, raya keagamaan seperti Idul Fitri dan Natal, serta pada periode libur tahun baru. Permintaan seat lebih besar pada ketersediaan seat yang regular ada. Pada kondisi ini, peningkatan kapasitas seat jika dibutuhkan akan dilakukan untuk dapat mengakomodir permintaan. C. Pembukuan group Pembukuan dalam jumlah minimal 10 penumpang dalam satu PNR, dengan tanggal perjalanan dan jadwal penerbangan yang sama baik keberangkatan maupun kepulangan. D. Group series pada periode peak season Pembukuan berdasar permintaan travel agent dalam jumlah minimal 10 dan maksimal 26 penumpang dalam satu PNR, dengan tanggal perjalanan dan jadwal penerbangan yang sama baik keberangkatan maupun kepulangan. E. Group insentif pada periode peak season Pembukuan berdasar permintaan institusi/korporasi/komunitas dsb baik langsung institusi/korporasi/komunitas maupun menunjuk travel agent ( surat penunjukkan dilampirkan ) dalam jumlah minimal 10 penumpang dan maksimal sesuai dengan ketersedian seat dalam satu PNR, dengan tanggal perjalanan dan jadwal penerbangan yang sama baik keberangkatan maupun kepulangan. Pada pembukuan ini, dibuat atas nama institusi /korporasi/ komunitas terkait. F. Deposit Sebuah garansi yang diberikan pihak travel agent maupun institusi/korporasi/komunitas dsb yang melakukan permintaan group booking kepada airline sebagai bentuk jaminan penggunaan seat yang telah dipesan. - Deposit dibayarkan setelah mendapatkan konfirmasi seat dan berlaku untuk setiap penumpang dalam group PNR dengan besaran jumlah sit dan mekanisme ditentukan oleh pihak airline disesuaikan dengan seasonality, harga / sub class yang telah diberikan persetujuan. - Deposit tidak termasuk dalam komponen harga tiket - Deposit diberikan pihak institusi/korporasi/komunitas dsb dalam bentuk cash, sedangkan pihak travel agent (IATA) dapat menggunakan LOC ( Letter of Commitment ). - Pembukuan group yang belum melakukan sit pada batas waktu yang telah ditentukan, akan dikenakan auto cancel tanpa adanya pemberitahuan terlebih dahulu. Mekanisme pembukuan group A. Permintaan pembukuan group baik domestik maupun internasional dapat langsung mendatangi Group Service Counter yang berada di Garuda Indonesia Gallery, berlokasi di Senayan City Lt.2 Unit 210 Jl. Asia Afrika Lot.19 Jakarta pada jam operasional Senin-Jumat 10:00-20:00, Sabtu-Minggu 10:00-19:00. Permintaan dapat juga dikirmkan melalui Faksimili , reservasigroup@garudaindonesia.com. Permintaan pembukuan group akan ditindaklanjuti dan diinformasikan mengenai konfirmasi seat oleh petugas Group Service.

3 B. Pembukuan group khususnya untuk rute internasional dapat dilakukan melalui system CRS ( Abacus ) dan melalui Grup Push pada periode peak season. C. Harga yang berlaku untuk setiap pembukuan group dapat mengacu pada RSP yang telah diinformasikan dalam GA Info maupun surat persetujuan harga bagian sales. Penggunaan harga khusus berupa adhoc diharuskan melampirkan surat persetujuan harga / approval form bagian sales. D. Pada periode peak season, pembagian dan distribusi group akan dilaksanakan oleh bagian sales dengan mengacu pada beberapa pertimbangan dan ketentuan. E. Untuk menjamin kelancaran komunikasi dan pemberian informasi secara update, setiap permintaan group diharuskan untuk memberikan informasi mengenai local contact PIC group terkait di origin point dan destination point, berupa nomer telepon dan alamat yang dapat dihubungi. F. Deviasi - Deviasi diperkenankan hanya untuk sektor kepulangan dengan maksimal jumlah deviasi sebanyak 4 PNR termasuk master PNR. - PNR ke-5 dan seterusnya yang merupakan hasil split, akan diberlakukan harga FIT publish. Jika menggunakan harga group, maka akan dikenakan penalty sebesar USD20.00 per pax - Master PNR harus memenuhi jumlah minimal penumpang sesuai dengan persetujuan tertulis yang telah diberikan. Jika jumlah penumpang dibawah jumlah minimal, maka harga yang berlaku akan mengikuti harga FIT publish yang berlaku. Mekanisme sit A. Pembayaran sit menggunakan cash ( advance payment ) - Pembayaran sit dibayarkan per PNR ( per sit/sap FORM ). - Print out pembukuan group ke Bagian Reservasi Garuda Indonesia, yang berlokasi di Gedung Panin Tower Senayan City Lt.7A Jl. Asia Afrika Lot.19 Jakarta, untuk mendapatkan approval jumlah pembayaran sit. - Deposit cash dapat dibayarkan melalui sistem : a. Transfer rekening untuk pembayaran domestik (IDR) melalui bank BNI Senayan City Cab. Pasar Mayestik nomor rekening : b. Transfer rekening untuk pembayaran internasional (USD) melalui bank BNI Senayan City Cab. Pasar Mayestik nomor rekening : c. Bukti transfer diserahkan ke Bagian Akunting Garuda Indonesia yang berlokasi di Gedung Panin Tower Senayan City Lt.7A Jl. Asia Afrika Lot.19 Jakarta d. Tunai langsung ke Bagian Akunting Garuda Indonesia yang berlokasi di Gedung Panin Tower Senayan City Lt.7A Jl. Asia Afrika Lot.19 Jakarta - Pembayaran sit yang telah dilakukan, akan mendapatkan bukti setor yang dikeluarkan oleh Bagian Akunting Garuda Indonesia dalam bentuk SAP Form. - Copy SAP Form diserahkan kepada Bagian Reservasi untuk diinput kedalam PNR dan mendapatkan bukti berupa Deposit Form. B. Pembayaran sit menggunakan LOC ( Letter of Commitment ) - Travel agent menyerahkan form LOC asli yang telah dilengkapi dan ditandatangai oleh mengisi form LOC dan ditanda tangani oleh Pimpinan/Manager yang telah ditunjuk oleh agent yang bersangkutan, kepada Bagian Reservasi Garuda Indonesia. - Penalty sit menggunakan LOC akan ditagihkan dalam bentuk ADM. C. Jumlah nilai sit low season domestik - Jumlah nilai sit per pax adalah 10% basic fare.

4 D. Jumlah nilai sit peak season domestik - Jumlah nilai sit per pax adalah basic fare untuk group series. - Jumlah nilai sit per pax adalah basic fare untuk group. E. Jumlah nilai sit low season internasional - Jumlah nilai sit per pax adalah 10% basic fare. F. Jumlah nilai sit peak season internasional - Jumlah nilai sit per pax adalah USD100 untuk group series - Jumlah nilai sit per pax adalah basic fare untuk group insentif G. Batas waktu pembayaran sit low season domestik dan internasional - Periode 46 sebelum DOT, pembayaran sit maksimal 7 kerja setelah seat confirm. - Periode 45 s/d 31 sebelum DOT, pembayaran sit maksimal 5 kerja setelah seat confirm. - Periode kurang sebelum DOT, pembukuan issued maksimal 3 kerja setelah seat confirm. H. Batas waktu pembayaran sit peak season domestik - Periode 61 sebelum DOT, pembayaran sit maksimal 10 kerja setelah seat confirm. - Periode 60 s/d 46 sebelum DOT, pembayaran sit maksimal 7 kerja setelah seat confirm. - Periode sebelum DOT, pembukuan issued maksimal 5 kerja setelah seat confirm. I. Batas waktu pembayaran sit peak season internasional - Periode 75 sebelum DOT, pembayaran sit maksimal 10 kerja setelah seat confirm. - Periode 74 s/d 46 sebelum DOT, pembayaran sit maksimal 7 kerja setelah seat confirm. - Periode sebelum DOT, pembukuan issued maksimal 5 kerja setelah seat confirm. J. Ketentuan penalty sit low season domestik dan Internasional - Pembatalan 46 sebelum DOT, penalty sit tidak dikenakan. - Pembatalan 45 s/d 31 sebelum DOT, penalty sit total nilai sit - Periode sebelum DOT, penalty sit total nilai sit 14 sebelum DOT ) akan dikenakan auto cancel tanpa adanya pemberitahuan terlebih dahulu dan dikenakan penalty sit. K. Ketentuan penalty sit peak season domestik group series - Pembatalan 61 sebelum DOT, penalty sit tidak dikenakan - Pembatalan 60 s/d 46 sebelum DOT, penalty sit total nilai sit - Periode sebelum DOT, penalty sit total nilai sit 14 sebelum DOT ) akan dikenakan auto cancel tanpa adanya pemberitahuan terlebih dahulu dan dikenakan penalty sit. L. Ketentuan penalty sit peak season domestik group insentif - Pembatalan 61 sebelum DOT, penalty sit total nilai sit. - Pembatalan 60 s/d 46 sebelum DOT, penalty sit total nilai sit - Periode sebelum DOT, penalty sit total nilai sit 14 sebelum DOT ) akan dikenakan auto cancel tanpa adanya pemberitahuan terlebih dahulu dan dikenakan penalty sit.

5 M. Ketentuan penalty sit peak season internasional group series - Pembatalan 75 sebelum DOT, penalty sit 10% total nilai sit. - Pembatalan 74 s/d 61 sebelum DOT, penalty sit total nilai sit - Pembatalan 60 s/d 46 sebelum DOT, penalty sit total nilai sit - Periode sebelum DOT, penalty sit adalah basic fare. 14 sebelum DOT ) akan dikenakan auto cancel tanpa adanya pemberitahuan terlebih dahulu dan dikenakan penalty sit. N. Ketentuan penalty sit peak season internasional group insentif - Pembatalan 75 sebelum DOT, penalty sit total nilai sit. - Pembatalan 74 s/d 61 sebelum DOT, penalty sit total nilai sit - Pembatalan 60 s/d 46 sebelum DOT, penalty sit 75% total nilai sit - Periode sebelum DOT, penalty sit adalah basic fare. 14 sebelum DOT ) akan dikenakan auto cancel tanpa adanya pemberitahuan terlebih dahulu dan dikenakan penalty sit. O. Ketentuan pembebasan penalty sit low season - Materialisasi minimal 75% untuk setiap PNR, tidak berlaku komulatif - Materialisasi dibawah 75% dikenakan penalty sesuai jumlah penumpang batal pada periode pembatalan tersebut. P. Ketentuan pembebasan penalty sit peak season - Materialisasi minimal 85% untuk setiap PNR, tidak berlaku komulatif - Materialisasi dibawah 85% dikenakan penalty sesuai jumlah penumpang batal pada periode pembatalan tersebut. Q. Ketentuan pengembalian sit ( recall sit ) - Menunjukkan bukti sit form dan SAP form yang telah dibayarkan sebelumnya kepada Bagian Reservasi, untuk selanjutnya diproses ke Bagian Akunting untuk proses pengembalian. - Proses pengembalian sit dikeluarkan dalam bentuk ACM ( sit cash ) R. Tabel ketentuan Deposit Low Season Destinasi Tipe Group Batas Waktu Issued Deposit / Pax Domestik Series / Batas Waktu Pembayaran Deposit s/d % s/d 31 Peak Season Destinasi Tipe Group Batas Waktu Issued Deposit / Pax Domestik Series fare fare Batas Waktu Pembayaran Deposit s/d s/d 46

6 Low Season Destinasi Tipe Group Batas Waktu Issued Deposit / Pax Internasional Series / Batas Waktu Pembayaran Deposit s/d % s/d 31 Peak Season Destinasi Internasional Tipe Group Batas Waktu Issued Deposit / Pax Batas Waktu Pembayaran Deposit s/d 46 Series 14 USD fare % 74 s/d s/d 46 75% fare fare