BAB 3 GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN. 3.1 Sejarah Perusahaan. PT Aero Elang Tour atau yang lebih dikenal dengan nama Aero Tour adalah

Transkripsi

1 BAB 3 GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN 3.1 Sejarah Perusahaan PT Aero Elang Tour atau yang lebih dikenal dengan nama Aero Tour adalah perusahaan yang bergerak di bidang jasa pariwisata. Perusahaan ini didirikan pada awal tahun 2000 oleh beberapa orang anak muda yang berpengalaman dan handal di bidang biro perjalanan dengan disertai keinginan dan komitmen yang kuat untuk tetap berada di dunia kepariwisataan serta turut aktif bersama pemerintah dalam menyukseskan pembangunan di bidang pariwisata. PT Aero Elang Tour memperoleh surat izin usaha dari Departemen Pariwisata, seni, dan budaya pada tanggal 18 Juli 2000 dengan nomor izin usaha 319/IU.BPW/KW.PSB/07/2000 yang ditandatangani oleh Drs. Tjetjep Suparman, M.Si. PT Aero Elang Tour menjadi anggota dari IATA (International Air Transport Association) pada tanggal 30 Mei 2003 di Jakarta dengan kode numerik IATA yang ditandatangani oleh manajer agen jasa Indonesia, Richson Ray Silitonga. Aero Tour memiliki kantor pusat yang berlokasi di Jalan Pangeran Tubagus Angke Komplek Taman Duta Mas Blok. D8 / 8 9 Jelambar, Jakarta. Perusahaan ini juga memiliki beberapa kantor cabang yang terletak di beberapa wilayah di Indonesia, yakni Medan, Bali, Pontianak, dan Pekan baru. Aero Tour didukung oleh karyawan-karyawan yang berpengalaman dan staf-staf yang ahli di bidangnya serta ditunjang oleh penggunaan sistem komputer untuk membantu kegiatan ticketing, tour, dokumen, akunting, dan sebagainya. Selain itu, perusahaan juga memiliki spesialisasi sebagai corporate travel agent dan untuk operasional, terdapat armada transportasi untuk layanan perjalanan yang akan dilakukan oleh konsumen.

2 Struktur Organisasi President Director General Manager General Affairs Sales Manager Operation Manager Finance & Accounting Manager Sales Executive Ticketing Supervisor Tour Supervisor Accounting & Finance Adm Sumber : PT Aero Elang Tour Gambar 3.1 Struktur Organisasi 3.3 Tugas, Tanggung jawab, dan Wewenang Berdasarkan struktur organisasi tersebut, dapat diuraikan tugas, tanggung jawab, dan wewenang pada masing-masing posisi dalam perusahaan, yaitu: President Director Presiden direktur yang merupakan pemegang saham memiliki tanggung jawab dan wewenang dalam menerima usulan kebijakan dari general manager dan menetapkan kebijakan-kebijakan yang berkaitan dengan maju mundurnya perusahaan.

3 General Manager 45 Bertanggung jawab kepada Presiden Direktur. General manager memiliki tugas dan wewenang dalam menerima dan memberhentikan karyawan perusahaan. Selain itu, general manager juga bertindak sebagai penentu kebijakan secara langsung. General Affairs Bertanggung jawab kepada general manager. Tugas dan wewenang dari General Affairs adalah: - Melakukan pembelian ATK serta fasilitas penunjang kegiatan operasional lainnya. - Merawat fasilitas atau alat kerja perusahaan kantor seperti gedung, kendaraan operasional, dan peralatan elektronik lainnya. - Membuat dan menjaga jaringan komunikasi seperti line telepon, fax dan internet agar selalu berada dalam kondisi yang baik. Sales Manager Bertanggung jawab atas hasil penjualan kepada general manager. Tugas pokok dari manajer penjualan adalah menjaga hubungan baik dengan konsumen dan mitra usaha karena keberadaan manajer penjualan dapat dikatakan sebagai garis depan perusahaan. Tugas dan wewenang dari manajer penjualan adalah: - Menjalin hubungan bisnis dengan konsumen baru dengan jemput bola sehingga peluang-peluang bisnis tercipta. - Menjalin hubungan dengan konsumen lama agar hubungan bisnis dapat lebih ditingkatkan sambil melihat feed back dari kekurangan pelayanan perusahaan sebagai tolok ukur dalam meningkatkan pelayanan perusahaan.

4 46 - Menjalin hubungan dengan mitra usaha, antara lain perusahaan penerbangan, baik domestik maupun internasional, agen, dan penyedia jasa lainnya yang ada hubungannya dengan kegiatan usaha. - Memasyarakatkan eksistensi perusahaan kepada seluruh lapisan masyarakat agar dapat mempromosikan produk-produk perusahaan dari mulut ke mulut. Manajer penjualan membawahi sales executive yang bertanggung jawab terhadap konsumen (tanggung jawab keluar). Operation Manager Manager operasional memiliki tugas dan tanggung jawab yang mutlak dalam menentukan maju-mundurnya perusahaan dan dalam tugasnya harus sesuai dengan kebijakan-kebijakan yang telah ditetapkan oleh manajemen dengan pengawasan penuh dari pihak manajemen dan pemegang saham. Manajer operasional bertanggung jawab kepada general manager. Tugas dan wewenang dari manajer operasional adalah : - Memimpin serta memonitor jalannya perusahaan. - Membuat kebijakan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. - Pengambil keputusan jika terjadi hal yang sifatnya strategis. - Mengevaluasi kinerja perusahaan tiap bulan. - Membuat laporan secara tertulis kepada manajemen tiap bulan. - Membuat rencana baik untuk jangka pendek maupun jangka panjang. - Memonitor seluruh kegiatan perusahaan tiap harinya. Ticketing Supervisor Bertanggung jawab kepada manajer operasional. Tugas dan wewenang dari ticketing supervisor adalah:

5 47 - Melayani segala permintaan tiket pesawat baik yang domestik maupun internasional dengan dasar pelayanan adalah memberikan yang terbaik kepada konsumen dalam hal harga, rute, jadwal, serta kemudahan dalam melaksanakan suatu perjalanan. - Issue ticket atau membuat letter of Guarantee dan membuat invoice kepada konsumen. - Melayani permintaan konsumen baik melalui telepon atau langsung, karenanya selain kemampuan teknis, kemampuan bicara (attitude) dalam berbisnis menjadi hal yang terpenting dalam melaksanakan tugasnya. - Membina hubungan baik dengan perusahaan penerbangan sebagai mitra bisnis dan konsumen. - Mengumpulkan data sebanyak-banyaknya mengenai masalah ticketing, misalnya harga-harga terbaik yang dapat dipasarkan dan diinformasikan kepada seluruh konsumen. - Memonitor kondisi pasar yang ada dengan cara market inteligent, yaitu melihat produk-produk yang dijual oleh kompetitor perusahaan agar produk yang dijual update dan dapat bersaing dipasar. - Mendukung seluruh kegiatan kegiatan departemen tour. Ticketing supervisor membawahi bagian internasional ticketing dan bagian domestic ticketing. Tour Supervisor Bertanggung jawab kepada manajer operasional. Tugas dan wewenang dari tour supervisor adalah: - Membuat daftar tempat wisata, paket bisnis, dan mendukung kegiatan ticketing. - Membuat hitungan (quotation) untuk produk MICE sesuai kondisi yang diinginkan konsumen.

6 - Membantu pengurusan dokumen perjalanan seperti passport, visa, dan lain-lain. 48 Tour supervisor membawahi bagian penetapan program. Finance & Accounting Manager Sebagai orang nomor satu dalam perusahaan dalam hal keuangan, manajer akunting dan keuangan mempunyai tugas dan kewajiban yang hampir sama dengan manajer operasional karena secara hirarki mereka adalah sejajar. Manajer akunting dan keuangan juga bertanggung jawab kepada general manager. Tugas dan wewenang manajer keuangan adalah: - Membantu dan saling mendukung dalalm pelaksanaan tugas demi kepentingan kemajuan dan keberhasilan perusahaan. - Memonitor dan bertangung jawab atas semua hal mengenai keuangan, baik pemasukan maupun pengeluaran. - Membukukan semua pengeluaran dan pemasukan ke dalam buku besar. - Bertanggung jawab atas keadaan posisi kas (cash flow). - Membuat kebijakan di bidang keuangan dengan koordinasi dengan manajer operasional. - Membuat laporan bulanan dan tahunan (neraca) pejualan. Accounting and Finance Bertanggung jawab kepada manajer keuangan. Tugas dan wewenang accounting and Finance adalah: - Melakukan semua pembukuan yang berkaitan dengan masuk-keluarnya kas perusahaan. - Menerima kas masuk yang datangnya dari penjualan perusahaan. - Mengeluarkan dana untuk keperluan operasional dengan persetujuan manajer keuangan.

7 49 - Melakukan pembayaran kepada mitra usaha yang dalam hal ini adalah kewajiban perusahaan dalam membayar setoran tiket-tiket yang telah keluar. - Membuat laporan harian untuk memonitor perkembangan perusahaan dari hari ke hari. - Pembayaran tagihan-tagihan lainnya yang berhubungan dengan kegiatan perusahaan seperti tagihan telepon, listrik, dan sebagainya. - Membuat laporan pajak ke instansi terkait. Administration Bertanggung jawab kepada manajer keuangan. - Melakukan pembukuan segala bentuk dokumen yang telah dikeluarkan. - Memonitor peredaran stok dokumen yang dimiliki perusahaan seperti tiket, invoice, letter of guarantee, dan lain-lain pada setiap akhir bulan. - Membuat laporan kepada perusahaan penerbangan terhadap penjualan yang telah dilakukan. - Melakukan pembukuan terhadap tiket yang dikembalikan oleh penumpang. - Membuat laporan berapa jumlah tiket yang telah dikeluarkan tiap bulannya dan dikelompokkan ke dalam airline tertentu sebagai bahan dari laporan tiap bulan. 3.4 Cakupan Pelayanan Perusahaan Pelayanan perusahaan ini mencakup beberapa hal, yakni 1. Ticketing yang terdiri dari: - International ticketing berupa pemesanan dan penjualan tiket pesawat udara dari semua perusahaan penerbangan untuk tujuan seluruh penjuru dunia. - Domestic Ticketing berupa pemesanan dan penjualan tiket pesawat udara dari semua perusahaan penerbangan untuk tujuan domestik.

8 2. Tour yang terdiri dari: 50 - Insentif tour berupa tour yang dilaksanakan secara rutin setiap tahun pada bulanbulan tertentu. - Kunjungan wisata dimana konsumen dapat merancang sendiri tempat-tempat wisata yang ingin dikunjunginya. Dalam kunjungan wisata sudah termasuk kendaraan dan pemandu wisata yang disediakan oleh Aero Tour dimana hotel dan tiket pesawat dapat dipilih sendiri oleh konsumen. 3. Dokumen perjalanan berupa pengurusan visa ke berbagai negara, serta dokumen perjalanan yang dibutuhkan seperti visa dan passport. 4. Rapat dan seminar berupa penyediaan hotel, ruang rapat, aktivitas luar, dan lain-lain. Dilihat dari jenis usahanya, PT Aero Elang Tour tergolong dalam perusahaan jasa karena perusahaan ini tidak memproduksi barang, melainkan memberikan jasa layanan untuk setiap konsumen yang ingin melakukan perjalanan. Cakupan pelayanan yang dimiliki oleh Aero Tour cukup luas. Hal ini dibuktikan dengan layanan kepada corporate client berupa MICE (meeting, insentive tour, conference, dan exhibition) dan walking guest berupa tour, penjualan tiket pesawat, dan dokumen perjalanan. 3.5 Strategi Harga Perusahaan PT Aero Elang Tour memberikan pelayanan kepada para konsumennya dengan harga yang bersaing. Hal ini dibuktikan dengan harga produk seperti harga tiket pesawat dan pengurusan dokumen perjalanan yang lebih murah dibandingkan dengan beberapa perusahaan tour di lokasi sekitarnya. Untuk corporate client, konsumen dapat menunda pembayaran antara seminggu sampai dengan sebulan sesuai dengan perjanjian. Hal ini dilakukan agar perusahaan dapat merebut proyek-proyek yang ada dari pesaingnya.

9 3.6 Strategi Promosi Perusahaan 51 Untuk walking guest, perusahaan mengandalkan konsumen yang melihat papan nama dan datang tanpa perlu melakukan promosi, selain itu perusahaan mengharapkan adanya promosi dari mulut ke mulut (gethok-tular) dari konsumen yang merasa puas dengan pelayanan perusahaan. Sedangkan untuk corporate client, perusahaan melakukan kunjungan ke corporate untuk menawarkan profil perusahaan dan layanan berupa rapat dan insentif yang diselingi dengan acara-acara menarik yang disediakan oleh perusahaan, seperti games dan sebagainya. 3.7 Strategi Tempat/Lokasi Perusahan Perusahaan memilih lokasi di area perumahan dimana konsumen yang tinggal di area ini adalah konsumen yang rata-rata memiliki pendapatan menengah ke atas. Hal ini sesuai dengan target konsumen yang ingin dicapai oleh perusahaan. Sementara untuk corporate, Aero Tour tidak memilih daerah yang menjadi pusat kota karena lokasi tidak menjadi kendala, sebab promosi yang dilakukan perusahaan tetap dengan mengunjungi perusahaan yang menjadi targetnya tersebut. 3.8 Strategi Bukti Fisik Perusahaan PT Aero Elang Tour memiliki reputasi yang baik di mata masyarakat karena perusahaan ini sudah menjadi anggota IATA pada tahun 2003 dan telah menjadi perusahaan tour yang memiliki urutan 20 besar dalam penjualan tiket pesawat sehingga diakui sebagai perusahaan agen perjalanan. Perusahaan ini juga memiliki fasilitas angkutan wisata berupa bis pariwisata yang khusus dirancang demi kenyamanan perjalanan.

10 3.9 Strategi Orang / Karyawan Perusahaan 52 PT Aero Elang Tour memiliki bagian personalia yang berpengalaman sejak tahun 1981 di bidang biro perjalanan dan perusahaan penerbangan. Perusahaan juga memiliki staf-staf yang berpendidikan pariwisata setara D3 dan S1 serta karyawan-karyawan berstandar internasional yang telah mengikuti berbagai training di dalam maupun di luar negeri sehingga mampu menangani konsumen baik individu maupun corporate. Selain itu, untuk melayani konsumen, karyawan Aero Tour bertugas di kantor pada hari Senin hingga Jumat pada pukul hingga dan hari Sabtu pukul hingga Sistem Reservasi yang sedang Berjalan Proses Bisnis pada bagian Ticketing Gambar 3.2 Diagram Usecase pada Bagian Ticketing

11 Gambar 3.3 Diagram Activity pada Bagian Ticketing 53

12 Proses Bisnis pada bagian Tour 54 Gambar 3.4 Diagram Usecase pada Bagian Tour

13 Gambar 3.5 Diagram Activity pada Bagian Tour 55

14 Proses Bisnis pada bagian Dokumen Perjalanan 56 Gambar 3.6 Diagram Usecase pada Bagian Dokumen Perjalanan

15 Gambar 3.7 Diagram Activity pada Bagian Dokumen Perjalanan 57

16 Proses Bisnis pada Corporate 58 Gambar 3.8 Diagram Usecase pada Corporate Gambar 3.9 Diagram Activity pada Corporate

17 Bagian Ticketing Mencari Informasi Memesan Tiket Membawa Invoice Konsumen Membayar Mengambil Tiket Memberikan Informasi Membuat Invoice Ticketing Supervisor Menerima Pembayaran Memberikan Bukti Pembayaran Kasir

18 Konsumen Ticketing Supervisor Kasir Mencari Informasi Memberikan Informasi Memesan Tiket Membuat Invoice Memberikan kepada konsumen Menerima Invoice Membawa invoice Menghitung pembayaran Membayar Mencetak bukti pembayaran Menerima buki pembayaran Membukukan bukti pembayaran Memberikan bukti pembayaran Memberikan tiket Menerima tiket

19 Bagian Tour Mencari Informasi Memilih Paket Tour Konsumen Membayar Memberikan Informasi Membuat Tanda Bukti Persetujuan Tour Supervisor Memberikan bukti pembayaran Kasir

20 Konsumen Tour Supervisor Kasir Mencari Informasi Memberikan Informasi Memilih Paket Tour Membuat tanda bukti persetujuan Membawa tanda bukti persetujuan Memberikan tanda bukti persetujuan Memberikan tanda bukti persetujuan Menerima tanda bukti persetujuan Melakukan pembayaran

21 Bagian Dokumen Perjalanan Mencari Informasi Memberikan Surat-surat Konsumen Membawa Tanda Bukti Membayar Memberikan Informasi MemberikanTanda Bukti Mengurus Dokumen Perjalanan Menghubungi Konsumen Tour Supervisor Memberikan Dokumen Perjalanan Menerima Pembayaran Kasir

22 Konsumen Tour Supervisor Kasir Mencari Informasi Memberikan Informasi Memberikan surat-surat Menerima surat-surat Menerima tanda bukti Memberikan tanda bukti Mengurus dokumen Membawa tanda bukti Menghubungi konsumen Menerima tanda bukti Melakukan pembayaran Memberikan bukti pembayaran Memberikan bukti bayar Memberika dokumen perjalanan Menerima dokumen perjalanan

23 Manajer Penjualan Corporate Menghubungi corporate Menawarkan company profile Menerima informasi MICE Membuat kontrak Memperoleh kesepakatan