BAB 4 ANALISIS DAN BAHASAN. Pengelolaan SDM yang dilaksanakan dengan baik di perusahaan dapat

Transkripsi

1 BAB 4 ANALISIS DAN BAHASAN Pengelolaan SDM yang dilaksanakan dengan baik di perusahaan dapat mempengaruhi kinerja suatu perusahaan. Untuk itu, perlu dilakukan audit manajemen SDM di perusahaan, agar dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam melaksanakan fungsi manajemen SDM di perusahaan. Ruang lingkup audit manajemen Sumber Daya Manusia pada kantor pusat PT. Bank Ina Perdana mencangkup pelaksanaan fungsi-fungsi dan aktivitas manajemen SDM. untuk itu, proses audit manajemen Sumber Daya Manusia ini harus dilakukan secara terarah dan sistematis. 4.1 Survey Pendahuluan Sesuai dengan ruang lingkup pembahasan audit manajemen sumber daya manusia pada kantor pusat PT. Bank Ina Perdana yang akan dibahas disini hanya mencangkup kegiatan atas pelaksanaan sumber daya manusia, jadi ruang lingkup pembahasan skripsi ini hanya terbatas dari fungsi penerimaan karyawan sampai dengan fungsi pemutusan hubungan kerja karyawan. Pelaksanaan survey pendahuluan atas fungsi manajemen sumber daya manusia dilakukan dengan menggunakan beberapa prosedur audit yang umum digunakan yaitu: Memilih serta menentukan bidang atau cakupan, lingkup dan tujuan audit. Bidang atau cakupan dan lingkup kegiatan audit yang akan dilakukan terbatas pada pelaksanaan fungsi manajemen sumber daya manusia yang terdiri dari 65

2 1. kegiatan sehari-hari yang dilaksanakan berdasarkan kebijakan yang diterapkan dengan tujuan untuk menilai efektivitas dari pelaksanaan kegiatan manajemen SDM tersebut. 2. Observasi merupakan langkah awal yang dilaksanakan penulis dalam memperoleh informasi mengenai latar belakang kegiatan yang dilaksanakan oleh perusahaan dengan menyaksikan secara langsung segala aktivitas kegiatan perusahaan yang berhubungan dengan aktivitas manajemen SDM yang dijalankan oleh divisi HRD pada PT.Bank Ina Perdana. 3. Mengumpulkan data-data yang diperlukan, yaitu melalui : Pengumpulan data-data yang berhubungan dengan kegiatan manajemen SDM, seperti : fungsi perencanaan pegawai, fungsi penerimaan pegawai, fungsi seleksi pegawai, fungsi pelatihan dan pengembangan pegawai, fungsi penilaian kinerja, fungsi kompensasi dan proteksi, dan fungsi pemberhentian pegawai. a. Melakukan wawancara kepada 3 karyawan yang bekerja pada PT. Bank Ina Perdana diantaranya : Kepala divisi HRD, 2 orang staf divisi HRD. Hasil dari wawancara tersebut penulis mendapat data yang akurat karena diperoleh dari pihak pihak yang telah lama bekerja di PT. Bank Ina Perdana dan selain itu ada beberapakegiatan yang tidak didapat diperoleh dalam observasi kemudian dilengkapi melalui prosedur wawancara ini. b. Meminta data-data tertulis (dokumentasi) yang dibutuhkan, seperti struktur organisasi yang jelas, data-data atau dokumen dokumen dari penerimaan pegawai sampai pemberhentian pegawai. 66

3 c. Menyebarkan kuesioner atau mengajukan daftar pertanyaan kepada pihak pihak yang terkait dengan kegiatan SDM perusahaan yang akan diperiksa oleh penulis sehingga dapat diidentifikasikan menjadi temuan. Pada langkah ini keterangan yang diperoleh lebih terinci, berdasarkan data yang diperoleh dari pencatatan langsung melalui observasi sesuai dengan keadaan disertai dengan berbagai pertanyaan yang belum diajukan dalam wawancara atau mengajukan ulang pertanyaan yang telah diajukan dalam wawancara guna mengakuratkan keterangan yang diperoleh karena sasaran yang dituju dalam kuesioner ini tidak hanya orang orang pada divisi tertentu tetapi dari berbagai divisi yang ada dalam PT. Bank Ina Perdana. Table kuisioner Table Perencanaan Keterangan: Y=Ya, T=Tidak NO PERTANYAAN Y T ALASAN 1 Apakah Perusahaan memiliki perencanaan tenaga kerja? 2 Jika jawaban no 1 tidak, apakah yang menjadi dasar dalam penetapan program SDM? 3 Apakah dasar penetapan tersebut dapat memenuhi kebutuhan tenaga kerja di perusahaan? 4 Apakah terdapat penentuan kualifikasi berdasarkan spesifikasi jabatan? 67

4 Table Rekrutment Keterangan: Y=Ya, T=Tidak NO PERTANYAAN Y T ALASAN 1 Mengidentifikasi lowongan dan konfirmasi ketika dibuka lowongan untuk posisi baru? 2 Menyiapkan syarat atau ketentuan untuk posisi yang dibuka? 3 Melakukan negosiasi dengan pelamar dan user? 4 Adakah biaya yang disediakan perusahaan untuk melakukan rekruitmen? 5 Apakah perusahaan memberitahukan posisi pekerjaan yang dibutuhkan? 6 Apakah pihak internal perusahaan dapat mengikuti recruitment juga? 7 Jika jawaban no 6 ya, apakah peluang pihak internal perusahaan lebih besar dari pihak external untuk menempati posisi? 8 Adakah standar yang ditetapkan untuk proses rekruitmen? 9 Jika jawaban no 8 ya, Apakah standar tersebut selalu diterapkan pada setiap proses recruitment? 10 Jika jawaban no 8 ya, Apakah standar tersebut selalu di update? 11 Apakah posisi yang diisi sudah sesuai dengan latar belakang pendidikan para pelamar? 12 Adakah perbedaan perlakuan diantara para pelamar kerja? 13 Apakah melalui proses recruitment, kebutuhan perusahaan telah terpenuhi? 68

5 14 Apakah semua pelamar diperlakukan dengan hormat dan baik? 15 Apakah HRD telah menerapkan sistem efisiensi dan efektifitas dalam proses rekruiment? 16 Apakah setiap lamaran yang masuk,akan dip roses lebih lanjut? 17 apakah setiap pelamar diwajibkan mengisi form lamaran? 18 Apakah ada perencanaan tenaga kerja? 19 Apakah perekrutan terjadi karena adanya permintaan dari divisi yang membutuhkan? Tabel Seleksi Keterangan: Y=Ya, T=Tidak NO PERTANYAAN Y T ALASAN 1 Apakah proses seleksi telah di otorisasi oleh pihak yang berwenang? 2 Apakah ada rasio seleksi? 3 Apakah proses dan prosedur seleksi dijalankan dengan konsisten? 4 Apakah proses seleksi menggunakan institusi lain? 5 Apakah ada dikriminasi pada proses seleksi? 6 Apakah setiap pelamar mengetahui posisi apa yang adibutuhkan? 7 Adakah test tertulis? 8 Jika jawaban no 7 ya, apakah test tertulis dilakukan sebelum interview? 9 Adakah test kesehatan? 69

6 10 Adakah surat pengantar untuk melakukan medical check up? 11 Adakah test psikotest? 12 Apakah orang yang melakukan penilaian atas hasil test dan interview, adalah orang yang sama? 13 Jika jawaban A.6 ya, apakah ada test tertulis untuk pihak internal perusahaan? 14 Adakah pengecekan latar belakang pribadi pada saat proses seleksi? 15 Apakah perusahaan telah mendapatkan sumber daya yang sesuai melalui proses seleksi? Tabel Orientasi, Pelatihan, dan Pengembangan Keterangan: Y=Ya, T=Tidak NO PERTANYAAN Y T ALASAN 1 Apakah ada prosedur pelatihan dan pengembangan? 2 Apakah ada staff khusus dalam melakukan pelatihan? 3 Apakah selama masa orientasi karyawan mengetahui SOP di perusahaan? 4 Apakah prosedur pelatihan dan pengembangan telah dijalankan secara konsisten? 5 Apakah ada pembiayaan pendidikan untuk pengembangan karyawan? 6 Apakah program pelatihan dan pengembangan dapat membantu meningkatkan keterampilan karyawan? 7 Apakah program pelatihan dan 70

7 pendidikan telah diotorisasi? 8 Apakah program pelatihan dan pengembangan dapat membantu karyawan untuk menguasai pekerjaan yang diberikan dengan baik? Tabel Penilaian Kinerja Keterangan: Y=Ya, T=Tidak NO PERTANYAAN Y T ALASAN 1 apakah perusahaan memiliki standar penilaian kinerja? 2 Jika jawaban no 1 ya, apakah standar tersebut sama untuk seluruh posisi? 3 Apakah ada peringkat dalam sistem penilaian kinerja? 4 Apakah ada reward untuk karyawan yang mendapatkan peringkat terbaik? 5 Apakah ada hukuman atau sanksi untuk karyawan yang mendapatkan penilaian paling buruk? 6 Apakah penilaian kinerja dilakukan secara berkala? 7 Apakah ada perubahan standar penilaian kinerja setiap periode? 8 Apakah penilaian kinerja dinilai secara objektif? 9 Apakah setiap karyawan mengetahui standar penilaian kinerja perusahaan? 10 Apakah karyawan dapat melakukan proses kerja dengan baik dan sesuai dengan standar perusahaan? 71

8 11 Apakah hasil pekerjaan karyawan sesuai dengan standar kualitas perusahaan? 12 Apakah karyawan dapat menyelesaikan pekerjaan tepat waktu? 13 Apakah terdapat rasa saling menghormati dan menghargai diantara karyawan? 14 Apakah terdapat kerjasama yang baik diantara para karyawan? 15 Apakah dalam pelaksanaan pekerjaan diperlukan adanya supervisor? 16 Apakah hasil penilaian tahun berjalan selalu dikomparasikan dengan tahun sebelumnya? 17 Apakah hasil penilaian kinerja bersifat rahasia? 18 Apakah dari hasil penilaian kinerja ditindaklanjuti? Keterangan: Y=Ya, T=Tidak Tabel Perencanaan dan Pengembangan Karir NO PERTANYAAN Y T ALASAN 1 Apakah ada suatu kegiatan promosi yang diedarkan diantara karyawan? 2 Apakah karyawan yang mendapatkan promosi karena hasil prestasi kerjanya? 3 Apakah promosi ke jabatan pengawas dilakukan atas dasar kemampuan teknis atau 72

9 kepemimpinan yang dimiliki? Keterangan: Y=Ya, T=Tidak Tabel Kompensasi dan Proteksi NO PERTANYAAN Y T ALASAN 1 Apakah pembayaran gaji diberikan tepat waktu? 2 Apakah imbalan/gaji yang anda terima sesuai dengan pekerjaan yang anda kerjakan? 3 Apakah ada tunjangan atau fasilitas yang diberikan selain gaji? 4 Apakah ada penggantian uang reimburse atas dinas keluar kota? 5 Apakah pembayaran uang reimburse dibayarkan tepat pada waktunya? 6 Apakah ada penggantian biaya pengobatan oleh perusahaan? 7 Apakah ada bonus yang diberikan atas hasil kerja yang telah dicapai? 8 Apakah anda mendapatkan pengakuan dari atasan anda atas hasil kerja yang telah anda capai 9 Apakah pekerjaan anda saat ini menggunakan keterampilan yang anda miliki? 10 Apakah terdapat fasilitas seperti kamar mandi, tempat ibadah, kantin karyawan, dll? 73

10 Keterangan: Y=Ya, T=Tidak Table Keselamatan dan Kesehatan Kerja NO PERTANYAAN Y T ALASAN 1 Apakah perusahaan sangat memperhatikan keselamatan dan kesehatan kerja pegawai? 2 Apakah fasilitas kesehatan yang disediakan perusahaan memuaskan? 3 Apakah perusahaan menetapkan jam kerja sesuai dengan peraturan? 4 Apakah perusahaan memberikan waktu istirahat yang cukup? 5 Apakah perusahaan akan memberikan tindakan perawatan terhadap karyawan yang sakit? Keterangan: Y=Ya, T=Tidak Table Penggajian NO PERTANYAAN Y T ALASAN 1 Apakah gaji selalu dibayarkan tepat waktu? 2 Apakah semua karyawan mendapatkan gaji yang sesuai dengan level pekerjaanya? 3 Apakah uang reimburse atau penggantian selalu dibayarkan tepat waktu? 4 Apakah auditor operasional selalu melakukan pemeriksaan atas sistem 74

11 penggajian karyawan? 5 Apakah terdapat penyimpangan dalam sistem penggajian? 6 Apakah ada sanksi yang dikenakan bagi yang melanggar peraturan? 7 Apakah ada pemotongan gaji? 8 Apakah pemotongan gaji dilakukan sesuai dengan peraturan pemerintah yang berlaku umum? 8 Apakah gaji minimum yang diberikan perusahaan sudah sesuai dengan UMR pemerintah? Table Kedisiplinan Keterangan: Y=Ya, T=Tidak NO PERTANYAAN Y T ALASAN 1 Apakah terdapat disiplin kerja yang berjalan konsisten? 2 Apakah semua karyawan mengetahui peraturan yang ada diperusahaan? 3 Apakah ada pengawas disipliner yang bertugas mengawasi tata tertib di perusahaan? 4 Apakah absensi kehadiran sangat penting dalam penegakan disiplin kerja? 5 Apakah peraturan yang ditetapkan menjadikan karyawan termotivasi untuk menyelesaikan tugas tepat waktu? 75

12 6 Apakah ada sanksi yang dikenakan bagi yang melanggar peraturan? Keterangan: Y=Ya, T=Tidak Table Kepuasan Kerja Karyawan NO PERTANYAAN Y T ALASAN 1 Apakah pekerjaan yang dilakukan sesuai dengan keahlian dan keinginan? 2 Apakah hubungan kerja antar pegawai terjalin dengan baik? 3 Apakah semua karyawan diberikan kesempatan promosi kerja? 4 Apakah promosi dilaksanakan secara obyektif? 5 Apakah manajer atau karyawan senior membantu karyawan baru dengan baik? 6 Apakah penghasilan yang diterima sesuai dengan jabatan yang dimiliki? 7 Apakah gaji atau penghasilan diberikan tepat waktu? 8 apakah kebijakan yang dijalankan oleh perusahaan cukup adil? 76

13 Table Pemberhentian Keterangan: Y=Ya, T=Tidak NO PERTANYAAN Y T ALASAN 1 Apakah perusahaan memiliki prosedur untuk pemberhentian karyawan? 2 Apakah sebelumnya sudah pernah ada karyawan yang diberhentikan? 3 Apakah ada karyawan yang mengundurkan diri? 4 Apakah rasio pemberhentian karyawan lebih besar dari rasio pengunduran diri karyawan? Hasil Pemeriksaan Survei Pendahuluan Melalui prosedur audit yang digunakan penulis pada tahap survey pendahuluan ini maka penulis memperoleh informasi sebagai berikut : 1. Sejarah perusahaan 2. Struktur organisasi perusahaan beserta uraian tugas dari masing masing divisi. 3. Kebijakan dan prosedur yang dikeluarkan oleh perusahaan beserta pelaksanaannya. 3. Sistem rekruitmen, sistem pengupahan beserta tunjangan yang diberikan, sistem cuti, sistem absensi yang dilaksanakan perusahaan, sistem PHK dan lain lain. 77

14 Hasil dari tahap survei pendahuluan yang bersifat tentative audit objektif yang penulis peroleh dari observasi, wawancara dan pengisian kuesioner adalah sebagai berikut : 1. Struktur organisasi beserta uraian posisi jabatan dan job description secara tertulis telah ada namun dalam praktiknya adanya job description yang hanya diberikan secara lisan. 2. Dalam merekrut karyawan baru perusahaan belum memiliki perencanaan tenaga kerja yang sempurna dan hanya berdasarkan permintaan dari masing masing divisi atau unit kerja yang membutuhkan tenaga kerja. 3. adanya penerimaan karyawan yang tidak sesuai job requirement. 4. Adanya perencanaan cuti yang tidak dijalankan Data Karyawan dan Direksi Berdasarkan Tingkat Pendidikan Berdasarkan hasil survey pendahuluan, terdapat sejumlah data statistik karyawan tentang pendidikan karyawan serta jumlah karyawan sampai dengan bulan maret 2013.Berikut disajikan dalam bentuk tabel. Tabel Jumlah Karyawan Tetap Pendidikan Jumlah seluruh karyawan Jumlah karyawan pegawai pegawai tetap di PT. Bank Ina tetap di Kantor Pusat Bank Ina Perdana Perdana SD 5 1 SMP 3 3 SMA 27 8 D1 3 1 D2 0 0 D

15 S S Jumlah Sumber: HRD Kantor Pusat PT.Bank Ina Perdana 4.2 Penelaahan Dan Pengujian Atas Sistem Pengendalian Manajemen Proses utama dari sistem pengendalian manajemen yaitu adanya keselarasan tujuan antara perusahaan dengan masing-masing individu yang bekerja diperusahaan tersebut guna memotivasi setiap karyawan yang bekerja di perusahaan dengan mendeteksi pelaksanaan proses kinerja yang salah dan tidak teratur secara baik. Tujuan dari penelaahan dan pengujian atas sistem pengendalian manajemen yaitu untuk menilai apakah kebijakan perusahaan yang telah ditentukan dijalankan, dan apakah kegiatan manajemen perusahaan berjalan dengan baik. Dalam tahap ini penulis menggunakan Internal Control Questionairs (ICQ) dan wawancara langsung kepada Manajer HRD.Jawaban yang diperoleh atas hasil kuesioner tersebut menggambarkan keadaan perusahaan yang sebenarnya. 4.3 Prosedur Audit Terinci Perencanaan SDM Proses perencanaan SDM 79

16 a. Review tujuan dan strategi perusahaan serta analisis pekerjaan b.1. Penilaian kondisi internal b.2. Analisis lingkungan eksternal c. Peramalan d. Rencana dan Program SDM Keterangan Gambar: a. Dalam review tujuan yang diperlukan adalah menguraikan dan menspesifikasikan pekerjaan secara detail yang sesuai dengan strategi perencanaan. b.1. Melakukan penilaian berdasarkan kondisi pekerjaan dan ketersediaan SDM saat ini. b.2. Menganalisis faktor-faktor yang mempengaruhi penawaran dan sumber tenaga kerja. c. Meramal dalam arti lain yaitu membuat perkiraan atas kebutuhan SDM pada masa depan dan sumber-sumber perolehannya. d. Rencana dan program SDM terdiri atas 3 tahapan penting yaitu 80

17 Tahapan pertama yaitu: 1. Perekrutan 2. Seleksi 3. Penempatan Tahapan kedua yaitu: 1. Pelatihan dan pengembangan karyawan 2. Rencana dan pengembangan karir. 3. Kompensasi 4. Keselamatan dan kesehatan karyawan 5. Kepuasan karyawan Tahapan ketiga yaitu: 1. Pemutusan hubungan kerja (PHK) Tujuan audit: Untuk menganalisis dan mengidentifikasi tentang kebutuhan dan ketersediaan SDM, untuk memastikan bahwa Bank Ina Perdana memiliki fungsi perencanaan sumber daya manusia, untuk memastikan bahwa perencanaan SDM telah dilaksanakan dan memberikan kontribusi bagi pencapaian tujuan Bank Ina Perdana. Manfaat audit: 1. Perusahaan dapat memanfaatkan secara optimal SDM yang sudah ada di perusahaan. 2. Meningkatkan efektivitas kerja. 81

18 3. Meningkatkan produktivitas kerja karyawan. 4. Tersedianya SDM yang memenuhi kualifikasi untuk memegang wewenang dan tanggung jawab yang lebih besar di masa yang akan datang. Prosedur audit: 1. Memeriksa dan menelusuri apa yang dijadikan dasar dalam penetapan program perencanaan SDM. 2. Memeriksa uraian dan spesifikasi pekerjaan, apakah sesuai dengan kebutuhan strategi pencapaian tujuan perusahaan. 3. Memeriksa dan menelusuri apa yang menjadi dasar dalam penentuan kualifikasi SDM yang dibutuhkan. 4. Memeriksa dan menelusuri apa yang menjadi dasar dalam menentukan kebutuhan SDM di masa yang akan datang. 5. Memeriksa program-program rencana kerja SDM, apakah sudah menunjang program rencana kerja divisi-divisi lain dalam pemenuhuan SDM. 6. Membuat kesimpulan audit Perekrutan SDM Proses Rekrutmen Perencanaan SDM Rencana tindakan yang ditetapkan Lowongan pekerjaan yang teridentifikasi Persyaratan Metode rekrutmen (Internal atau eksternal) Permintaan khusus manajer Pelamar yang memenuhi syarat 82

19 Tujuan audit: Untuk mendapatkan SDM dengan cara yang paling ekonomis, efektif, dan efisien. Selain itu untuk memastikan bahwa proses perekrutan yang dilakukan telah sesuai dengan kebutuhan perusahaan dalam mendapatkan karyawan yang memenuhi kualifikasi yang ditentukan oleh perusahaan. Prosedur audit: 1. Memeriksa dan menelusuri kebijakan dan prosedur tertulis penerimaan karyawan. 2. Memeriksa kesesuaian kualifikasi yang menjadi syarat untuk setiap pekerjaan dengan yang menjadi syarat kepada calon pelamar. 3. Periksa apakah ada pelamar yang tidak memenuhi syarat diterima dalam proses rekrutmen namun diloloskan. 4. Periksa apakah ada hubungan kekeluargaan antara pelamar dengan pejabat di perusahaan dan bagaimana pemenuhan kualifikasinya. 5. Membuat kesimpulan audit dan saran-saran atas permasalahan yang ada di perusahaan Seleksi Proses Seleksi 83

20 Seleksi awal/ Penyaringan minat Formulir aplikasi Penyelidikan latar belakang Persyaratan penawaran kerja Test kesehatan PENEMPATAN KERJA Keterangan Gambar: a. Seleksi awal dilakukan untuk menentukan minat pekerjaan atau jabatan yang diinginkan pelamar, sehingga divisi HRD dapat mengetahui dan menilai apakah pelamar sesuai dengan kualifikasi pekerjaan yang tersedia. b. formulir aplikasi berisi data pribadi pelamar kerja dan wajib diisi oleh pelamar. Setelah mengisi formulir aplikasi, dilanjutkan dengan tes keahlian, bakat serta pengetahuan dan wawancara. c. penyelidikan latar belakang biasanya dilakukan untuk memastikan bahwa pelamar kerja dan keluarganya tidak mempunyai masalah hukum di masa lalu dan masa sekarang. Selain itu untuk melakukan konfirmasi atas kebenaran data pribadi yang dituliskan di formulir aplikasi. d. persyaratan penawaran kerja dilakukan setelah pelamar lolos dari semua test diatas. Dalam tahap ini dilakukan negosiasi gaji serta menjelaskan syarat kontrak yang harus dipenuhi oleh pelamar. 84

21 e. test kesehatan dilakukan untuk memastikan bahwa karyawan yang diterima memiliki tubuh dan jiwa yang sehat serta terbebas dari obat-obatan terlarang. f. penempatan kerja untuk pelamar yang sudah lolos dari kelima tahapan seleksi diatas dan resmi menjadi karyawan di perusahaan. Tujuan audit: Untuk menilai apakah aktivitas seleksi karyawan telah dilakukan, untuk mendapatkan karyawan yang berkualitas dan kompeten yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Prosedur audit: 1. Memeriksa teknik seleksi yang digunakan. 2. Periksa bagaimana kemungkinan terjadinya diskriminasi saat proses seleksi. 3. Periksa latar belakang, kemampuan pewawancara dan daftar pertanyaan yang digunakan saat proses seleksi berlangsung. 4. Periksa dasar pemilihan pewawancara. 5. Periksa materi tes yang digunakan dalam seleksi. 6. Telusuri bagaimana perusahaan menentukan dan mengendalikan biaya seleksi dan bandingkan dengan perusahaan pembanding. 7. Analisis proses wawancara yang dilaksanakan perusahaan dalam mengumpulkan data dan informasi yang signifikan tentang pelamar. 8. Membuat kesimpulan audit. 85

22 4.3.4 Pelatihan dan Pengembangan Langkah-langkah Pelatihan dan Pengembangan Penilaian kebutuhan Pelatihan dan pengembangan Tujuan pelatihan dan pengembangan Materi program dan prinsip pembelajaran Output Keterangan Gambar: Materi program dan prinsip pembelajaran digunakan untuk menghasilkan program aktual yang terdiri dari tujuan, bahan, metode, peserta dan instruktur.sedangkan outputnya berupa keahlian, pengetahuan, dan keterampilan. Tujuan audit: Untuk memastikan bahwa program pelatihan dan pengembangan dijalankan sesuai dengan peraturan perusahaan dan dapat meningkatkan produktivitas karyawan, serta membantu meningkatkan efisiensi, efektivitas, produktivitas dan kualitas kerja perusahaan. Prosedur audit: 1. Dapatkan program dpelatihan dan pengembangan perusahaan. 2. Evaluasi program tersebut, apakah telah sesuai dengan masing-masing divisi di perusahaan. 3. Evaluasi apakah program tersebut dilaksanakan dengan baik. 4. Telusuri apa tujuan dari program dan pelatihan tersebut. 86

23 5. Periksa persyaratan peserta pelatihan, dan telusuri apa benar karyawan tersebut memerlukan pelatihan. 6. Telusuri metode yang digunakann dalam program pelatihan dan pengembangan tersebut. 7. Lakukan wawancara dengan karyawan tentang program pelatihan dan pengembangan yang dilaksanakan oleh perusahaan. 8. Membuat kesimpulan audit Penilaian Kinerja Tujuan audit: Audit atas penilaian kinerja bertujuan untuk Untuk memastikan bahwa Bank Ina Perdana melakukan penilaian kinerja, memastikan bahwa penilaian kinerja telah dilaksanakan sesuai dengan SOP, penilaian kinerja pada Bank Ina Perdana mampu mendorong pegawai untuk mening katkan produktivitas dan motivasi kerja, memastikan terdapat tindak lanjut dari penilaian kinerja, dan memastikan bahwa prosedur perekrutan SDM pada Bank Ina Perdana sesuai dengan peraturan perundang-undangan. Prosedur audit: 1. Telusuri bagaimana perusahaan melakukan penilaian terhadap kinerja karyawannya. 2. Periksa efektivitas dari program tersebut dalam menilai karyawan. 3. Telusuri apakah program tersebut dijalankan secara berkala. 4. Periksa tujuan dari program penilaian kinerja tersebut. 5. Identifikasi kelemahan dari program penilaian kinerja perusahaan. 87

24 6. Telusuri dasar yang digunakan perusahaan untuk melakukan penilaian terhadap karyawannya. 7. Periksa aspek-aspek yang dinilai, apakah lebih menekankan pada kinerja daripada sifat individu. 8. Periksa laporan penilaian kinerja dan nilai apakah hal ini digunakan sebagai dasar pertimbangan dalam mengambil keputusan yang berkaitan dengan SDM. 9. Membuat kesimpulan audit Perencanaan dan Pengembangan Karir Tujuan audit: Untuk mengetahui dan menelusuri apakah karyawan yang berprestasi dan berpotensi telah mendapatkan perencanaan dan pengembangan karir yang baik. Prosedur audit: Telusuri apakah perusahaan memiliki program perencanaan dan pengembangan karier yang jelas. 1. Telusuri apakah program tersebut berlaku untuk seluruh karyawan. 2. Periksa apakah program ini dievaluasi secara periodic. 3. Lakukan pengamatan terhadap usaha perbaikan program pengembangan karier yang dilakukan perusahaan. 4. Membuat kesimpulan audit. 88

25 4.3.7 Pemberian Kompensasi dan Proteksi Tujuan audit: Untuk mengevaluasi apakah pemberian kompensasi dan proteksi diberikan oleh perusahaan secara adil. Prosedur audit: 1. Periksa apakah kompensasi yang diberikan menarik dan dapt memotivasi karyawan untuk mencapai tujuan perusahaan. 2. Telusuri apakah pemberian kompensasi ditetapkan berdasarkan hasil penilaian dan evaluasi setiap pekerjaan. 3. Telusuri dan periksa apakah kompensasi diberikan secara adil. 4. Mengamati apakah kompensasi memberikan kepuasan bagi karyawan 5. Membuat kesimpulan audit Keselamatan dan Kesehatan Kerja Tujuan audit: Untuk memastikan apakah program keselamatan dan kesehatan kerja telah efektif mengatasi masalah keselamatan dan kesehatan kerja karyawan. Prosedur audit: 1. Periksa apakah program keselamatan dan kesehatan kerja di dokumentasikan. 2. Telusuri apakah perusahaan telah menyediakan tempat kerja yang aman dan sehat. 3. Telusuri apakah program tersebut sudah memenuhi standarisasi. 4. Membuat kesimpulan audit. 89

26 4.3.9 Penggajian Tujuan audit: Untuk memastikan bahwa semua karyawan diberikan gaji yang sesuai dengan level pekerjaannya serta memastikan bahwa semua uang tunjangan karyawan diberikan tepat waktu sesuai dengan peraturan perusahaan. Prosedur audit: 1. Dapatkan peraturan penggajian perusahaan 2. Telusuri apakah terdapat penyimpangan 3. Jika terdapat penyimpangan, periksa dokumen pendukung yang terkait. 4. Periksa daftar gaji karyawan 5. Membuat kesimpulan audit Kedisiplinan Tujuan audit: Untuk memastikan bahwa peraturan perusahaan berjalan secara efektif dan untuk memastikan bahwa tujuan perusahaan tercapai. Prosedur audit: 1. Periksa dokumen peraturan perusahaan. 2. Telusuri apakah peraturan tersebut telah dievaluasi secara berkala. 3. Telusuri apakah hasil evaluasi dan perbaikan dilaksanakan. 4. Periksa dokumen pelanggaran karyawan 5. Telusuri jenis hukuman yang diberikan. 6. Membuat kesimpulan audit. 90

27 Kepuasan Kerja Karyawan Tujuan audit: untuk memastikan bahwa perusahaan telah memberikan kepuasan kepada karyawannya dan apakah hal ini juga dijadikan sebagai strategi perusahaan untuk mencapai keunggulan bersaingnya. Prosedur audit: 1. Periksa tingkat perputaran karyawan. 2. Periksa tingkat absensi karyawan. 3. Periksa rekap bulanan kehadiran karyawan. 4. Telusuri penyebab ketidakhadiran karyawan. 5. Telusuri apakah karyawan memiliki motivasi kerja yang tinggi. 6. Membuat kesimpulan audit Pemberhentian Karyawan (PHK) Tujuan audit: Untuk memastikan prosedur pemberhentian karyawan telah dilaksanakan dengan benar sehingga hak dan kewajiban karyawan dan perusahaan terpenuhi dan tidak ada yang merasa dirugikan.selain itu untuk memastikan apakah kebijakan yang mengatur tentang PHK telah disesuaikan dengan UU.no.13 tahun Prosedur audit: 1. Dapatkan kebijakan tentang PHK perusahaan. 2. Periksa apakah kebijakan tersebut telah dijalankan sesuai dengan peraturan perusahaan. 91

28 3. Periksa apakah peraturan perusahaan telah sesuai dengan UU no. 13 tahun Membuat kesimpulan audit Temuan Audit Berdasarkan survey pendahuluan dan prosedur audit terinci atas manajemen sumber daya manusia PT. Bank Ina Perdana.Tbk maka diketahui adanya beberapa temuan yang terjadi sebagai berikut: Adanya Job Description yang Diberikan Hanya Secara Lisan Kondisi temuan audit yang terjadi dalam kebijakan perusahaan sehubungan dengan proses pelaksanaan kerja bagi karyawan baru dimana job description ada beberapa yang diberikan atau disampaikan secara lisan oleh kepala unit kerja namun pada umumnya diberikan secara tertulis. Seharusnya job description secara tertulis yang telah dibuat oleh masing masing Kepala unit kerja diberikan secara tertulis kepada karyawan yang baru direkrut oleh perusahaan, agar setiap karyawan tersebut mengetahui secara maksimal tugas dan tanggung jawab yang harus dilakukannya. Hal ini disebabkan karena ada beberapa kepala unit kerja yang yakin bahwa job description yang diberikan secara lisan lebih efektif dan efisien bagi karyawan baru untuk memahami tugas dan tanggung jawab yang harus dilaksanakan. Akibatnya seringkali terjadi kesalahan prioritas pelaksanaan tugas dari masing masing karyawan terutama karyawan baru dimana tugas yang penting seharusnya dilaksanakan terlebih dahulu tidak dilaksanakan. Pembebanan tugas yang tidak seimbang akan seringkali terjadi dimana karyawan yang baru sibuk 92

29 mengerjakan berbagai macam tugas dan karyawan yang lama hanya mengerjakan satu tugas saja, sehingga karyawan baru pada umumnya hanya menunggu instruksi dari atasannya baru melaksanakan tugasnya. Sebaiknya Kepala unit kerja memberikan job description secara tertulis serta ditandatangani oleh karyawan baru, agar karyawan baru dapat mengerti maksud dan tujuan dari job description secara tertulis tersebut. Job description yang diberikan haruslah jelas dan mudah dipahami Belum Sempurnanya Perencanaan Tenaga Kerja Kondisi temuan audit dalam proses perencanaan tenaga kerja yaitu belum sempurnanya perencanaan tenaga kerja dan proses perekrutan dapat terjadi, jika ada permintaan dari divisi yang membutuhkan. Selain itu jika ada posisi yang kosong, maka Bank Ina Perdana lebih mengutamakan pihak internal yang sudah bekerja di perusahaan tersebut. Kriteria yang seharusnya adalah perusahaan membuat perencanaan tenaga kerja untuk merekrut tenaga kerja yang dibutuhkan setiap tahunnya. Dan perekrutan harus secara objektif sehingga perusahaan bisa mendapatkan tenaga kerja yang benar-benar berkualitas dan tidak menimbulkan adanya rasa iri di antara para karyawan yang lainnya. Penyebabnya yaitu karena dalam melakukan perencanaan tenaga kerja membutuhkan waktu yang lama serta biaya yang cukup besar, sehingga perusahaan harus memiliki anggaran untuk perencanaan tenga kerja. Akibatnya, perusahaan terpaksa menerima karyawan yang kurang sesuai dengan standard perekrutan yang telah ditetapkan. Sehingga ada karyawan yang masih belum mengerti dengan pekerjaan yang harus dilakukan dan hal ini 93

30 mengakibatkan kegiatan perusahaan tidak dapat berjalan dengan efektif, selain itu ketika perusahaan membutuhkan karyawan baru dengan cepat, sulit untuk didapatkan sehingga ada pekerjaan yang terabaikan. Sebaiknya perusahaan segera membuat perencanaan tenaga kerja secara tertulis, agar kebutuhan organisasi terhadap sumber daya manusia yang berkualitas dapat terpenuhi dengan mudah dan cepat. Selain itu, sebaiknya perusahaan selalu mengevaluasi perencanaan perekrutan secara rutin. Dan perusahaan perlu untuk meneliti dahulu, pihak internal yang akan mengisi posisi yang kosong di perusahaan, apakah berpengalaman di bidangnya atau tidak Adanya Penerimaan Karyawan yang Tidak Sesuai Job Requirement Kondisi temuan audit pada proses perekrutan SDM Bank Ina Perdana yaitu adanya penerimaan pelamar yang tidak sesuai dengan kriteria perusahaan, namun tetap diterima karena kurang tersedianya calon karyawan untuk mengisi jabatan yang kosong dan karena kebutuhan yang mendesak. Penulis menemukan adanya penerimaan karyawan yang tidak lulus tes tertulis namun tetap diterima. Contohnya yaitu pada saat penerimaan karyawan untuk posisi teller yang seharusnya (persyaratannya) minimal D3/S1 namun yang diterima ternyata berpendidikan lulusan SMA dengan alasan sudah pengalaman 3 tahun dibidangnya dan masih kuliah (bukti terlampir). Standar atau kriteria perusahaan yang harus dipenuhi oleh pelamar agar dapat diterima menjadi karyawan di Bank Ina Perdana yaitu: a. Pendidikan minimal D3/S1 b. Memiliki IPK minimal 3,00 c. Sehat jasmani dan rohani 94

31 d. Lulus tes tertulis dan wawancara e. Untuk posisi tertentu dibutuhkan yang sudah memiliki pengalaman. Penyebabnya yaitu karena perusahaan membutuhkan karyawan yang baru dengan cepat untuk mengisi jabatan yang kosong karena adanya promosi atau rotasi karyawan. Akibatnya yaitu kondisi tersebut dapat menurunkan kualitas sumber daya manusia di PT. Bank Ina perdana. Sebaiknya, perusahaan mewajibkan bagian rekrutmen untuk melampirkan semua hasil test, baik hasil test tertulis dan lisan, test psikotest, maupun test interview dan mengikuti kriteria yang sudah ditetapkan untuk mengurangi kemungkinan penerimaan pelamar yang tidak sesuai dengan kriteria perusahaan Perencanaan Cuti yang Tidak Dijalankan Kondisi temuan audit yang terjadi dalam kebijakan perusahaan sehubungan dengan prosedur libur atau cuti dimana dalam praktik yang terjadi di perusahaan dalam pengajuan cuti karyawan tersebut ada karyawan yang tidak menggunakan hak cutinya. Contohnya yaitu pada saat seorang karyawan memperoleh formulir cuti, ditemukan adanya cuti yang tidak berturut-turut selama 7 hari, sehingga tidak sesuai dengan kriteria Bank Ina Perdana (bukti terlampir). Kriteria yang seharusnya yaitu karyawan wajib mengambil cuti minimal 7 hari kerja berturut, sisanya 5 har kerja bias bertahap. Hal ini disebabkan karena karyawan merasa pekerjaannya akan menjadi terlantar jika mengambil cuti, dan ada karyawan yang merasa belum membutuhkan untuk mengambil hak cutinya. 95

32 Seharusnya perusahaan mewajibkan semua karyawan untuk mengambil hak cuti karyawan. walaupun karyawan tersebut tidak menginginkannya. Karena kemungkinan terjadi kecurangan atau fraud, jika karyawan tidak mengambil hak cuti Tidak Semua Lamaran yang Masuk akan Diproses. Kondisi dari perekrutan pada kantor pusat PT. Bank Ina Perdana, penulis menemukan bahwa tidak semua lamaran yang masuk akan diproses dan ditangani oleh Staff dari divisi SDM. Kriteria yang ada pada Bank Ina Perdana mengacu pada Standard Operating Procedure perekrutan karyawan, bahwa semua lamaran yang masuk dari berbagai sumber harus diproses lebih lanjut. Hal ini disebabkan karena banyaknya lamaran yang masuk dan sedikitnya posisi yang dibutuhkan. Serta karena perusahaan hanya memiliki 2 orang staff SDM sehingga mereka tidak bisa secara optimal memeriksa semua lamaran yang masuk. Selain itu juga perusahaan lebih mengutamakan lamaran dari pihak internal perusahaan dan atau rekomendasi dari pihak internal perusahaan untuk promosi atau rotasi karyawan. Sehingga lamaran yang masuk tidak semua akan di cek oleh staff SDM perusahaan. Akibatnya yaitu perusahaan kemungkinan akan mengalami kehilangan kandidat atau calon karyawan yang berkualitas atau potensial untuk mengembangkan kemajuan perusahaan. Sebaiknya perusahaan menambah staff SDM yang khusus menangani rekrutmen dan sebaiknya kepala divisi HRD juga melakukan pemeriksaan atas semua lamaran yang masuk secara rutin. Hal ini dilakukan untuk mengurangi atau menekan tingkat kelalaian dari Staff yang mungkin terjadi 96

33 4.4.6 Kurangnya Disiplin Kerja Kondisi atas kepatuhan disiplin kerja di kantor pusat PT. Bank Ina Perdana. Bahkan yang melakukan pelanggaran adalah mereka yang sudah memiliki pengalaman atau jam kerja yang tinggi dan karyawan baru. Hal ini dapat dibuktikan dengan meningkatnya jumlah karyawan yang melakukan pelanggaran. Jenis pelanggaran disiplin perusahaan yaitu a. ada karyawan yang masuk terlambat dan memberikan alasan yang tidak logis. b. Ada karyawan yang melakukan ijin atau sakit hampir setiap minggu, c. Ada juga karyawan yang mengobrol atau berdiskusi secara berlebihan pada saat jam kerja, d. online situs-situs website yang tidak mendukung pekerjaan, seperti facebook, twitter, blog, dan sebagainya. e. Jam makan siang yang berlebihan, f. Jika pimpinan divisi tidak masuk kerja atau tidak berada di kantor, maka ada karyawan yang menghabiskan waktu kerjanya untuk ngobrol dan bercanda ria,mendengarkan lagu dan menonton film pada saat jam kerja berlangsung g. ada karyawan yang melakukan lembur kerja namun tidak untuk bekerja, melainkan untuk mendapatkan uang lembur. Contohnya yaitu ditemukan ada karyawan yang dalam tugasnya mangkir dari pekerjaan karena karyawan tersebut tidak bisa memberikan alasan atas ketidakhadirannya dikantor (bukti terlampir). Kriteria yang seharusnya yaitu semua pegawai baik itu yang sudah berpengalaman atau pegawai baru wajib untuk mematuhi dan menjalakan peraturan perusahaan dengan baik. 97

34 Penyebabnya yaitu karena kepala unit kerja yang kurang memperhatikan bawahannya dan kepala unit kerja kadang melakukan pelanggaran terhadap peraturan perusahaan sehingga menyebabkan banyak karyawan baik yang sudah memiliki pengalaman ataupun karyawan baru menjadi ikut-ikutan untuk melakukan hal hal tersebut. Jika hal ini terus terjadi, maka dapat mengakibatkan kinerja karyawan dan perusahaan menurun dan banyak pekerjaan yang tidak selesai tepat waktu, sehingga akan dapat menurunkan kualitas perusahaan. Sebaiknya semua kepala unit kerja disiplin dalam menjalankan dan mematuhi semua peraturan perusahaan, sehingga menjadi contoh yang baik untuk bawahannya Selain itu kepala unit kerja wajib atau sering untuk mensosialisasikan peraturan dan kebijakan perusahaan kepada semua karyawan, terutama untuk karyawan baru. Dan bila perlu memberikan surat peringatan dan sanksi yang tegas terhadap karyawan yang menyalahi kedisiplinan, tata tertib kerja atau penyimpangan yang dilakukan Pembayaran Uang Reimburse Perjalanan Dinas dan Uang Transportasi yang Telat atau Lama Kondisi yang ada yaitu adanya pembayaran uang reimburse atas perjalanan dinas dan uang transportasi yang melewati batas waktu tanggal pembayaran yang sudah dijadwalkan. Kriteria yang ada di PT.Bank Ina Perdana yaitu untuk pembayaran uang reimburse dijadwalkan setiap 2 minggu sekali dan uang transportasi dibayarkan setiap tanggal 5 berdasarkan peraturan perusahaan. Selain itu untuk semua jumlah tagihan yang masuk diganti oleh perusahaan sesuai dengan peraturan dan kebijakan perusahaan. 98

35 Penyebabnya yaitu karena karyawan yang bersangkutan terkadang terlambat mengajukan reimburse dan karena bukti pendukung yang tidak lengkap atau hilang akibat keteledoran dari karyawan tersebut. Hal ini dapat mengakibatkan penggantian uang reimburse telat atau lama sehingga karyawan yang bersangkutan rugi Saran dari penulis yaitu sebaiknya karyawan memahami dengan baik prosedur reimburse dan prosedur atau cara-cara pengajuan reimburse disosialisasikan secara rutin kepada seluruh karyawan. 99

36 100