BAB 4 PEMBAHASAN 4.1. Survei Pendahuluan

Transkripsi

1 BAB 4 PEMBAHASAN 4.1. Survei Pendahuluan Survei pendahuluan adalah permulaan yang digunakan dalam merencanakan tahap-tahap audit berikutnya. Hal ini dilakukan untuk memperoleh informasi mengenai semua aspek penting di dalam perusahaan dan dapat memahami latar belakang perusahaan sehingga dapat mengindentifikasi masalah yang ada dalam perusahaan. Survei pendahuluan yang dilakukan pada PT. Duta Indah Sejahtera bertujuan untuk memperoleh informasi mengenai latar belakang perusahaan dan mengumpulkan informasi yang berhubungan dengan aktifitas audit internal dalam pengelolaan persediaan serta dapat mengidentifikasi kelemahan yang terdapat dalam pengendalian internal terhadap pengelolaan persediaan. Prosedur survei pendahuluan yang dilakukan sebagai berikut: 1. Melakukan pembicaraan dan meminta izin terlebih dahulu dengan kepala perusahaan dan menjelaskan tujuan penelitian dan data apa saja yang dibutuhkan untuk penelitian dalam penyusunan skripsi. 2. Mengumpulkan data dan informasi mengenai: a. Sejarah perusahaan b. Produk yang diperdagangkan c. Prosedur-prosedur yang berkaitan dengan aktifitas penjualan, pembelian persediaan dan produksi. d. Struktur organisasi dan uraian tugas setiap bagian dalam perusahaan e. Data lain yang berhubungan dengan kegiatan audit internal dan pengelolaan persediaan. 3. Melakukan wawancara lisan dengan auditor dan karyawan yang terkait dengan pengelolaan persediaan. 4. Melakukan observasi secara langsung ke kantor perusahaan dan gudang untuk mengamati, mempelajari dan memahami lebih jelas prosedur kerja yang terkait dengan pengelolaan persediaan. 37

2 38 5. Membuat daftar pertanyaan berupa kuesioner yang berisi sejumlah pertanyaan untuk diberikan kepada pihak yang terkait dengan kegiatan pengelolaan persediaan. 6. Mempelajari tahap-tahap prosedur penjualan barang produksi, pembelian bahan baku, proses produksi dan pengiriman barang. 7. Mengevaluasi hasil kuisioner, wawancara, dan observasi yang telah dilakukan. 8. Mengumpulkan bukti-bukti tertulis mengenai prosedur-prosedur yang ditetapkan perusahaan dan membuat ikhtisar atas temuan-temuan penting. 9. Meminta penjelasan atas kelemahan yang ditemui Penelaahan dan Pengujian atas Pengendalian Internal Fungsi Persediaan Tahap selanjutnya setelah tahap survei pendahuluan adalah tahap penelaahan atas pengujian pengendalian internal perusahaan. Tujuan dilakukan tahap ini adalah untuk mengetahui apakah pelaksanaan pengelolaan persedian barang dagang telah sesuai dengan kebijakan dan prosedur perusahaan untuk mengidentifikasi kelemahan-kelemahan yang ada dalam sistem pengendalian internal di dalam perusahaan. Dalam mengevaluasi pengendalian internal atas pengelolaan persediaan, baik dalam penjualan dan penyimpanan persediaan, langkahlangkah yang harus dilakukan untuk evaluasi tersebut antara lain: 1. Melakukan proses tanya jawab dengan pihak yang berwenang dalam perusahaan sesuai bidang permasalahan. 2. Selanjutnya mengevaluasi jawaban hasil tanya jawab dan dari hasil tanya jawab tersebut. Jika sebagian besar jawaban tentang kinerja perusahaan yang mengalami beberapa kendala berarti masih terdapat kelemahan-kelemahan dalam pengendalian internal perusahaan. 3. Mengumpulkan dan menganalisa kelemahan-kelemahan yang ada dalam pengendalian internal perusahaan kemudian menentukan pilihanpilihan lain untuk mengatasi kelemahan-kelemahan pengendalian internal tersebut. 4. Membuat hasil kesimpulan sementara hasil dari pengevaluasian jawaban hasil tanya jawab yang telah dilakukan dan menentukan

3 39 apakah pilihan-pilihan yang diberikan sudah meningkatkan efektitas pengendalian internal perusahaan tersebut. Apakah kegiatan yang dijalan perusahaan sudah berjalan efektif dan efisien ditentukan oleh kuat dan lemahnya prosedur-prosedur dalam mengelola pengendalian internal persediaan perusahaan tersebut. Agar dapat mengetahui kekuatan serta kelemahan pengendalian internal, maka disajikan prosedur-prosedur diantaranya: 1. Prosedur order pembelian ke supplier. 2. Prosedur pemesanan barang dagang ke customer. 3. Prosedur proses produksi. 4. Prosedur pengiriman barang dagang ke customer. Dari hasil wawancara dan observasi secara langsung ternyata ditemukan beberapa permasalahan yang terjadi dalam perusahaan antara lain: 1. Adanya keterlambatan penerimaan barang yang terjadi dalam pihak supplier atau pemasok. 2. Lemahnya pengawasan terhadap akses keluar-masuk gudang Kegiatan Audit Internal Kualifikasi Auditor Internal A. Independensi Pada struktur organisasi PT. Duta Indah Sejahtera, kedudukan auditor internal berada pada kedudukan khusus didalam perusahaan, yaitu posisi staff, berada di bawah Direktur. Auditor internal mempunyai posisi yang efektif karena terpisah dari divisi-divisi yang lain sehingga mempunyai wewenang yang jelas dalam melaksanakan tugasnya. Hal ini dapat mendorong auditor internal bekerja secara independen dan efektif. Auditor Internal didalam menjalankan tugasnya diberi wewenang yang jelas oleh pihak manajemen untuk menjalankan fungsi dan kewajibannya didalam menelaah dan menilai sistem dan prosedur yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Di dalam PT. Duta Indah Sejahtera auditor internal bertanggung jawab secara langsung kepada direksi yang merupakan pimpinan perusahaan yang bukan merupakan objek auditnya.

4 40 Auditor internal di dalam menjalankan tugasnya harus mempunyai sikap jujur, objektif dan tidak memihak pada siapapun atas kegiatan audit yang dilaksanakan. Selain itu auditor internal diharapkan dapat memberikan informasi yang objektif, benar dan bermanfaat kepada manajemen sehingga informasi itu dapat menjadi bahan masukan kepada manajemen untuk meningkatkan efektifitas pengendalian internal. Pada PT. Duta Indah Sejahtera hal itu telah dilaksanakan dengan baik, oleh karena itu penulis berkesimpulan bahwa auditor internal di PT. Duta Indah Sejahtera telah mempunyai tingkat independensi dan objektifitas yang memadai. B. Kompetensi Manajemen PT. Duta Indah Sejahtera telah menetapkan persyaratan tertentu untuk menjadi seorang auditor internal. Diantaranya auditor internal harus mempunyai pendidikan formal minimal diploma III atau sarjana dan telah lulus pendidikan di bidang audit sesuai dengan jenjang pendidikan sebagai auditor. Selain itu auditor juga harus lulus uji psikotes sebagai auditor. Sebelum melakukan proses audit seorang auditor internal akan dievaluasi mengenai pengetahuan dan kemampuannya di bidang akuntasi, hal ini dilakukan untuk menjaga kompetensi dari auditor internal tersebut. Selain syarat pendidikan, auditor internal harus mempunyai sikap jujur, tegas dalam bersikap, taat dalam peraturan. Ketelitian dalam bekerja, dan dapat berkomunikasi dengan baik serta bertanggung jawab terhadap hasil laporan auditnya. Kegiatan audit internal di dalam PT. Duta Indah Sejahtera harus dilakukan oleh seorang auditor yang mempunyai pengalaman kerja di bidangnya dan mempunyai prestasi yang bagus dan berkelakuan baik, selain itu harus ahli juga dalam bidang pemeriksaan catatan-catatan dan laporan keuangan perusahaan. Persyaratan ini telah ditetapkan oleh pihak manajemen secara konsisten yang ditujukkan untuk menjaga kompetensi auditor internal. Berdasarkan pada uraian di atas, dapat diambil kesimpulan bahwa auditor inrternal di PT. Duta Indah Sejahtera mempunyai kompetensi yang memadai untuk melakukan audit serta dapat meningkatkan efektifitas pengendalian internal.

5 Program Audit Internal Program audit disusun agar pelaksanaan audit lebih terarah dan pelaksanaannya lebih efektif sehingga tujuan yang diinginkan dapat tercapai. Program kerja unit audit internal pada PT. Duta Indah Sejahtera adalah sebagai berikut: 1. Program kerja rutin Program kerja rutin adalah program kerja audit internal PT. Duta Indah Sejahtera yang dilakukan sesuai dengan jadwal yang telah direncanakan. 2. Program Kerja Insidentiil Program kerja Insidentiil adalah program kerja unit audit internal PT. Duta Indah Sejahtera yang tidak terjadwal. Bisa dari inisiatif unit audit internal itu sendiri atau dari direksi, bisa juga unit bagian lain. Kegiatan audit ini dilakukan biasanya apabila terjadi sesuatu yang tidak beres dengan kegiatan pengelolaan persediaan, maka dilakukan pemeriksaan secara mendadak oleh auditor. Program kerja regular audit internal PT. Duta Indah Sejahtera terhadap pengendalian internal persediaan adalah sebagai berikut: a. Objek Audit Bagian yang diperiksa oleh audit internal adalah bagian-bagian yang terlibat langsung dengan persediaan. Bagian itu adalah: 1. Bagian Pembelian 2. Bagian Gudang 3. Bagian Produksi 4. Bagian Akuntansi dan Keuangan b. Tujuan Audit Tujuan dari pengadaan program audit pada PT. Duta Indah Sejahtera adalah sebagai berikut: 1. Membantu terlaksananya perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, pengendalian dan evaluasi di PT. Duta Indah Sejahtera.

6 42 2. Membantu terlaksananya kebijakan-kebijakan pada PT. Duta Indah Sejahtera agar berjalan dengan seharusnya. 3. Menilai kewajaran pelaporan persediaan barang. c. Sasaran Audit 1. Penilaian terhadap administrasi persediaan 2. Penilaian terhadap nilai persediaan 3. Penilaian fisik persediaan d. Langkah-langkah kerja 1. Pemeriksaaan administrasi dan nilai persediaan 2. Pemeriksaaan fisik persediaan e. Prosedur Audit 1. Menyesuaikan PO pembelian dengan surat jalan dan invoice yang dikirim. 2. Memastikan bahwa setiap barang yang masuk dicatatat ke kartu stok. 3. Memastikan pencatatan barang yang keluar dari gudang untuk dikirim ke bagian produksi sudah sesuai dengan jumlah order yang diminta oleh bagian PPIC ke bagian produksi. 4. Mencatat kembali pengiriman barang jadi kepada customer harus sesuai dengan jumlah yang tertera pada Surat Jalan. 5. Memastikan pembayaran dilakukan sesuai dengan bukti terima barang dari gudang dan harga sesuai dengan PO yang dibuat oleh bagian purchasing. 6. Pembuatan invoice ke customer harus disesuaikan dengan kuantitas barang sesuai dengan SJ dan harga disesuaikan dengan harga yang telah diberikan oleh marketing. 7. Memperhatikan efisiensi yang dilakukan oleh bagian produksi dengan menghitung bahan sisa dari bahan baku dan bahan pembantu. 8. Memeriksa penyusunan barang untuk efisiensi tempat dan peletakan barang yang tepat. f. Penanggung Jawab Pelaksanaan Audit adalah Auditor Internal pada PT. Duta Indah Sejahtera.

7 43 Dari program Audit tersebut Audit Internal melakukan audit untuk memperoleh bukti atas temuan atau aktifitas yang mengandung kelemahan atau penyimpangan Pelaksanaan Audit Internal Adapun dalam pelaksanaan auditnya, Auditor internal melakukan tahap-tahap sebagai berikut: 1. Tahap Persiapan Auditor internal PT. Duta Indah Sejahtera melakukan pertemuan terlebih dahulu dengan pihak-pihak yang terkait dalam proses pengauditan persediaan. 2. Tahap Pelaksanaan: 1. Menentukan masalah yang akan diaudit atau diperiksa. 2. Mengumpulkan bukti-bukti yang mendukung dari masalah tersebut. 3. Melakukan wawancara kepada pihak-pihak di bagian yang bersangkutan untuk mengetahui masalah apa saja yang ada. 4. Menyelesaikan masalah, dan menentukan jalan keluar yang terbaik sesuai dengan temuan yang ditemukan. 3. Tahap Evaluasi Hasil dari audit tersebut kemudian akan dianalisa. Apabila ada penyimpangan maka dibuat rekomendasi atas penyimpangan tersebut yang dibuat dalam suatu laporan hasil pengauditan dan akan diadakan pemantauan terhadap tindak lanjut atas saran dan rekomendasi yang telah diberikan Komunikasi Hasil penugasan Audit Sebelum laporan hasil audit diterbitkan, terlebih dahulu dibicarakan dengan bagian yang diaudit apabila ada temuan audit tentang penyimpangan atau ketidakefektifan dalam pengendalian internal. Setelah adanya tanggapan tentang temuan audit dari bagian yang diaudit tersebut maka auditor membuat laporan hasil audit yang berisi: 1. Fakta 2. Analisa

8 44 3. Penyebab 4. Efek/dampak 5. Kesimpulan 6. Saran Laporan hasil pemeriksaan dibuat secara tertulis dan disampaikan kepada pejabat yang berwenang kemudian auditor membuat arsip tersendiri atas laporan hasil audit tersebut Tindak Lanjut Auditor internal harus mengikuti tindak lanjut atas temuan-temuan pemeriksaan yang dilaporkan untuk memastikan bahwa tindakan yang tepat telah diambil dan dilaksanakan. Auditor internal PT. Duta Indah Sejahtera melakukan pengamatan terhadap pelaksanaan tindak lanjut terhadap hasil audit tersebut. Bisa dengan cara melihat perkembangan di periode selanjutnya setelah pengauditan dilakukan Unsur-Unsur Pengauditan Dalam melaksanakan proses auditnya, auditor internal pada PT. Duta Indah Sejahtera melakukan semua fungsi audit internal, yaitu: mencakup compliance, verification dan evaluation. a. Compliation Audit ini dilaksanakan untuk menentukan dan mengawasi ketaatan para karyawan terhadap pelaksanaan kegiatan operasi, kegiatan organisasi dan keanggotaan manajemen telah sesuai dengan kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan perusahaan. Kegiatan ini adalah sebagai berikut: 1. Melakukan penilaian terhadap kebijakan dan prosedur persediaan. 2. Meneliti pelaksanaan kebijakan dan prosedur persediaan 3. Meneliti sistem pencatatan dan penilaian persediaan b. Verification Dalam hal ini auditor melakukan penilaian kewajaran atau kebenaran terhadap dokumen- dokumen, catatan-catatan dan laporan persediaan, kegiatan ini adalah sebagai berikut:

9 45 1. Memeriksa apakah semua catatan dan dokumen telah dicatatat sesuai dengan seharusnya. 2. Memeriksa kelengkapan, pengotorisasian dan keabsahan dokumendokumen yang berhubugan dengan persediaan. 3. Meneliti laporan keuangan yang telah dibuat. c. Evaluation Dalam melaksanakan evaluasi, auditor internal melakukan penilaian secara terus menerus dan mengawasi apakah pengendalian internal yang dilakukan telah dilakukan dengan baik dan benar sesuai dengan sistem, prosedur dan kebijakan yang telah ditentukan oleh perusahaan. Kegiatan ini adalah sebagai berikut: 1. Melakukan analisa dan evaluasi terhadap data-data kegiatan persediaan. 2. Mengidentifikasi kelemahan-kelemahan dan melakukan perbaikan. 3. Melaporkan pada kepala perusahaan. 4. Memberikan saran dan rekomendasi yang diperlukan Lingkungan Pengendalian Lingkungan pengendalian merupakan salah satu komponen pengendalian internal perusahaan, lingkungan pengendalian yang ada pada PT. Duta Indah Sejahtera adalah sebagai berikut: a. Integritas manajemen yang ada di PT. Duta Indah Sejahtera sudah memadai, dibuktikan dengan kedisiplinan dan ketelitian manajemen dalam membuat hasil laporan dan pekerjaannya, sehingga memberikan hasil yang memuaskan. Nilai-nilai etika yang berlaku pada PT. Duta Indah Sejahtera dibuat oleh manajemen untuk menjadi dasar pengendalian internal sehingga diharapkan dapat mengurangi penyimpangan yang dilakukan oleh manajemen. Nilai-nilai etika pada PT. Duta Indah Sejahtera adalah sebagai berikut: 1. Pengaturan jam kerja karyawan pada PT. Duta Indah Sejahtera yang dimulai pada pukul 8.00 WIB sampai dengan WIB untuk hari senin sampai dengan hari jumat, karyawan harus mengisi kartu absensi pada saat masuk dan pulang kerja.

10 46 2. Karyawan harus menggunakan pakaian yang rapi sesuai dengan ketentuan di dalam perusahaan. 3. Karyawan juga harus menjaga kebersihan lingkungan tempat mereka berkerja, dan ikut memelihara keselamatan harta benda milik perusahaan. Apabila karyawan melakukan tindakan penyimpangan atau ketidak disiplinan terhadap ketentuan yang berlaku maka pihak perusahaan akan memberikan sanksi kepada karyawan tersebut. Perusahaan memberikan sanksi 3 kali kepada karyawan. Sanksi pertama hanya berupa teguran ringan dan yang kedua merupakan surat peringatan kepada karyawan dan yang ketiga adalah karyawan dikeluarkan dari perusahaan. b. Komitmen Terhadap Kompetensi PT. Duta Indah Sejahtera mempunyai komitmen yang cukup besar di dalam meningkatkan kompetensi karyawannya. Dengan adanya karyawan yang berkompetensi maka perusahaan harus memiliki sistem perekrutan yang baik yaitu sesuai dengan spesifikasi pekerjaan yang dibutuhkan dengan kemampuan karwayan tersebut. Dalam perekrutan karyawan dilakukan serangkaian tes seperti interview awal apakah karyawan tersebut memiliki kemampuan dasar sesuai dengan spesifikasi pendidikannya. Psikotes, tes kesehatan dan tes mengenai pengetahuan umum. Bila ada karyawan yang sesuai dengan kriteria dan lolos proses interview, maka akan mengikuti masa percobaan selama 3 bulan, bila hasil kerja karyawan tersebut bagus, maka akan diangkat menjadi pegawai tetap. Apabila dalam waktu 3 bulan karyawan tersebut hasil kerjanya kurang baik, tetapi perusahaan melihat bahwa karyawan tersebut berpotensi, maka perusahaan memberikan kesempatan lagi selama 3 bulan. Bila hasil kerja karyawan tersebut meningkat, maka akan diangkat sebagai karyawan tetap. Untuk meningkatkan kemampuan kualitas karyawan maka perusahaan mengadakan pelatihan karyawan, agar pengetahuan dan kemapuan karyawan lebih meningkat. Karyawan PT. Duta Indah Sejahtera pada semua tingkat telah memiliki pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan untuk melaksanakan tugasnya secara efektif. Karyawan pada

11 47 semua tingkat telah diberi tugas berdasarkan integritas dan kemampuan mereka. c. Struktur Organisasi Pada PT. Duta Indah Sejahtera sudah mempunyai struktur organisasi yang baik dan uraian tugas yang memadai. Hal ini dilihat pada bagan struktur organisasi, sehingga dapat memudahkan di dalam pengawasan aktifitas karyawan perusahaan. Aliran informasi pun mudah disampaikan dengan jelas ke seluruh divisi dan bagian yang ada di perusahaan mengenai aktifitas perusahaan. Dalam struktur organisasi juga terdapat wewenang dan tanggung jawab masing-masing bagian yang jelas berupa garis. Dan bagan struktur organisasi dengan menentukan kepada siapa bawahan harus bertanggung jawab. Dengan pembagian struktur organisasi yang jelas ini memudahkan perusahaan dalam pembagian wewenang dan tanggung jawab. Sehingga uraian tugas yang disampaikan lebih jelas, serta setiap bagian mengetahui batas dan kewenangan serta tanggung jawabnya yang ada di dalam perusahaan. Hal ini dapat membantu auditor internal untuk melaksanakan internal audit. d. Dewan Komisaris dan Komite Audit Pada PT. Duta Indah Sejahtera komisaris melakukan pengawasan terhadap jalannya kegiatan atau operasi pada PT. Duta Indah Sejahtera, mereka menerima laporan pelaksanaan audit internal setiap bulannya. Auditor internal di dalam PT. Duta Indah Sejahtera tidak masuk kedalam jajaran komite audit. Di dalam PT. Duta Indah Sejahtera tidak terdapat komite audit. e. Falsafah manajemen dan Gaya Operasi Falsafah Manajemen dan gaya operasi pada PT. Duta Indah Sejahtera adalah sebagai berikut: 1. Kejujuran adalah hal yang mendasari bagi perusahaan dalam menjalankan setiap kegiatannya. Perusahaan selalu mengecek bahan baku dan kualitas dari bahan-bahannya, selain itu juga memeriksa kuantitasnya, bila ada kelebihan bahan baku yang diterima maka perusahaan mengembalikannya kepada supplier agar hubungan baik

12 48 tetap terjaga. Selain itu perusahaan juga memberikan dan membuat pesanan pelanggan dengan bahan-bahan yang telah disetujui oleh customer baik dari segi kualitasnya ataupun kuantitasnya, dengan tidak melakukan kecurangan dengan merubah bahan baku ke kualitas yang lebih rendah. Perusahaan juga mengupayakan agar pengiriman barang sesuai dengan waktu yang dijanjikan kepada customer. 2. Pelayanan dan kepuasan konsumen adalah hal utama yang menjadi perhatian perusahaan. Misalnya bila ada barang yang tidak sesuai dengan pesanan, ataupun kerusakan pada barang, maka perusahaan akan membuat retur penjualan yang berlaku 1 bulan setelah konsumen menerima barang. 3. Dalam gaya operasi pada PT. Duta Indah Sejahtera, manajemen terbuka dan demokratis dalam menjalankan aktifitas perusahaannya. Kepala perusahaan selalu menerima saran dan masukkan dari bawahannya sebelum mengambil suatu keputusan. f. Pelimpahan Wewenang dan Tanggung Jawab Pelimpahan wewenang dan tanggung jawab pada PT. Duta Indah Sejahtera dirumuskan secara lisan dalam uraian tugas perusahaan. Jadi dalam pelatihan karyawan, manajemen memberitahu tugas masing-masing karyawan, dan kepada siapa karyawan tersebut bertanggung jawab, siapa yang memberikan perintah. Pada bagian gudang terdapat bagian penerimaan dan pengeluaran serta pembukuan. Belum ada pemisahan tugas antara bagian penerimaan dan pengeluaran barang. Pelimpahan wewenang dan tanggung jawab dilakukan oleh direktur utama melalui surat keputusan. g. Kebijakan dan prosedur Kepegawaian Kebijakan dan prosedur kepegawaian di PT. Duta Indah Sejahtera sudah berjalan baik. Kebijakan-kebijakan pimpinan mengenai kepegawaian adalah sebagai berikut: 1. Kebijakan Penerimaan Pegawai a. Perusahaan melakukan penyeleksian karyawan baru. Hal ini dilakukan agar perusahaan mendapatkan karyawan yang kompeten untuk perusahaan mereka.

13 49 b. Perusahaan juga mengadakan pelatihan karyawan baru, agar karyawan lebih mengerti tentang tugas dan tanggung jawabnya didalam perusahaan. Perusahaan memberikan gaji kepada karyawan baru sampai menjadi karyawan tetap perusahaan, bonus dan tunjangan juga diberikan. Agar memberikan motivasi kepada karyawan tersebut. c. Pimpinan perusahaan kepada masing-masing personil agar saling membantu sama sama lain untuk meningkatkan integritas serta nilai-nilai etika para karyawannya. 2. Kebijakan penempatan karyawan baru Karyawan baru ditempatkan di bagian yang sesuai dengan keahlian dan kemampuannya. Agar karyawan dapat bekerja dengan baik sesuai dengan kemampuan yang dimilikinya. 3. Kebijakan Pelatihan Sumber Daya manusia a. Perusahaan melakukan pelatihan terhadap karyawan baru tentang bagaimana cara bekerja, bagaimana cara menggunakan mesinmesin yang ada untuk proses produksi. Pelatihan karyawan dilakukan sesuai dengan bidang pekerjaan karyawan tersebut. b. Perusahaan juga memberikan kesempatan kepada karyawannya untuk mengikuti seminar-seminar atau pelatihan diluar perusahaan untuk menambah pengetahuan karyawan tersebut. 4. Kebijakan penilaian karyawan a. Untuk kehadiran karyawan, perusahaan memberikan ijin ketidakhadiran bagi karyawannya tetapi karyawan harus meminta ijin atau memberitahu pimpinan yang berwenang. b. Penilaian juga dilakukan dengan melihat bagaimana keahlian karyawan tersebut dalam melakukan tugas-tugasnya, serta ketelitiaan pegawai dalam melakukan tugasnya. c. Perilaku karyawan terhadap atasan, rekan kerja dan bawahannya. 5. Kebijakan pemberian gaji pegawai a. Perusahaan menetapkan gaji karyawan sesuai dengan standar gaji yang berlaku pada saat ini (UMR) b. Pemberian gaji karyawan dilakukan setiap bulan.

14 50 c. Untuk karyawan yang bekerja diluar jam kerja maka perusahaan memberikan upah lembur untuk karyawan tersebut Penetapan Resiko yang Memadai Manajemen pada PT. Duta Indah Sejahtera selalu hati-hati dan teliti dalam menetapkan resiko, terutama di bagian persediaan, karena bagian persediaan merupakan bagian terbesar yang berpengaruh terhadap perusahaan. Salah saji dalam persediaan akan berpengaruh sangat banyak atas penyajian laporan keuangan secara keseluruhan. Oleh karena itu PT. Duta Indah Sejahtera menangani dan mengambil langkah antisipasi yang diperlukan untuk menghadapi resiko yang terjadi. Hal-hal ini adalah sebagai berikut: a. Perubahan dalam lingkungan operasi yang mungkin terjadi akibat adanya perubahan kebijakan yang dilakukan oleh manajemen atau pihak luar manajemen, misalnya seperti perubahan sistem perhitungan persediaan atau perubahan hukum dan peraturan. b. Karyawan Baru Karyawan baru dapat menimbulkan resiko bagi perusahaan, yaitu dapat mengurangi kinerja perusahaan, karena karyawan tersebut belum mempunyai pengalaman yang cukup dan kurangnya koordinasi dengan pegawai lain. Masalah ini dapat diatasi oleh perusahaan dengan cara sebagai berikut: 1. Karyawan baru mendapatkan pelatihan sebelum bekerja. 2. Ada masa training sebelum karyawan tersebut diangkat menjadi karyawan tetap. 3. Dalam menjalankan tugasnya, karyawan didampingi terlebih dahulu oleh senior, agar karyawan tersebut dapat lebih cepat menguasai pekerjaannya. c. Sistem Informasi Baru Perubahan sistem informasi dapat merubah resiko yang berhubungan dengan informasi yang dibutuhkan. Perubahan sistem informasi juga menyulitkan karyawan didalam menyesuaikan diri dengan sistem baru tersebut, jadi perusahaan juga sudah mempertimbangkan keuntungan dan kerugian yang timbul dari sistem informasi yang baru tersebut.

15 51 Misalnya seperti perubahan prosedur pengiriman barang, maka pihak perusahaan akan mensosialisasikannya terlebih dahulu kepada karyawannya agar mereka mengerti dan tidak terjadi kesalahan yang dapat merugikan perusahaan. d. Teknologi Baru Penggunaan teknologi baru dapat menimbulkan resiko bagi perusahaan, yaitu karyawan yang harus menyesuaikan diri terhadap teknologi baru tersebut. Untuk itu PT. Duta Indah Sejahtera selalu berusaha untuk menyesuaikan teknologi baru tersebut. Seperti dibagian pengeloaan data. Karena data perusahaan sangat penting, maka digunakan komputer dalam pengelolaan data, hal ini dapat memperbaiki tingkat ketelitian, pemeliharan, keamanan dan pengarsipan data dalam persediaan. Sehingga akan meningkatkan efisiensi kerja dalam perusahaan Aktifitas Pengendalian a) Pemisahan Fungsi Pada PT. Duta Indah Sejahtera terdapat pemisahaan fungsi yang cukup memadai, pemisahan fungsi tersebut berdasarkan struktur organisasi yang ada di perusahaan, sehingga tidak ada tugas yang saling tumpang tindih dan masing-masing karyawan atau bagian telah mengetahui tugasnya. Pada bagian gudang terdapat pemisahaan fungsi kecuali pada bagian penerimaan dan pengiriman barang, hal ini dijelaskan sebagai berikut: 1. Bagian gudang, belum ada pemisahan fungsi antara bagian penerimaan dan pengiriman barang, perusahaan hanya menunjuk pihak tertentu untuk bertugas menerima dan mengeluarkan barang bagian pembukuan terpisah dari bagian pengiriman dan penerimaan barang. Bagian gudang ini berfungsi menerima barang, baik barang jadi serta bahan baku dan melakukan pencatatan atas kejadian tersebut dalam stok barang dan membuat laporannya. 2. Kepala gudang, berfungsi menandatangani semua dokumen yang berkaitan dengan masuk dan keluarnya barang dari dalam gudang serta bertanggung jawab terhadap jalannya semua proses yang terjadi didalam gudang dan keadaan barang tersebut.

16 52 b) Review Kerja Evaluasi kinerja pada PT. Duta Indah Sejahtera dilakukan oleh manager bagian masing-masing. Pada bagian gudang dilakukan oleh kepala gudang. Penilaian kerja ini dilakukan secara periodik. Pada persediaan, dilakukan perbandingan hasil stock opname dengan catatan yang ada pada kartu persediaan, bila ada selisih maka kepala seksi gudang harus melaporkan kepada kepala divisi dan mencari tahu penyebab terjadinya selisih. c) Proses informasi Proses informasi dan komunikasi pada PT. Duta Indah Sejahtera terdiri dari catatan yang diciptakan untuk mengidentifikasi, menghimpun, menganalisa, mengelompokkan, mencatatat dan melaporkan satuan usaha. Proses informasi dalam bentuk laporan persediaan dilakukan secara periodik satu bulan sekali dan pemeriksaan fisik setiap bulan. d) Pengendalian fisik Pengendalian fisik persediaan yang dilakukan pada PT. Duta Indah Sejahtera adalah sebagai berikut: 1. Mengasuransikan barang yang ada di gudang. 2. Persediaan fisik di gudang disimpan secara teratur dan rapi, di bagian gudang juga dipisahkan antara bahan baku, bahan pembantu dan barang jadi. 3. Tersedia CCTV di dalam gudang. 4. Diadakan pemeriksaan fisik setiap bulan. 5. Barang yang diterima di gudang diteliti terlebih dalhulu dan dipastikan dicatatat dalam buku persediaan serta dicocokkan apakah sudah sesuai dengan catatan persediaannya. 6. Penerimaan dan pengeluaran barang harus disertai dengan dokumen yang ditandatangani oleh pihak yang berwenang Informasi dan komunikasi Informasi dan komunikasi yang baik dapat membuat tujuan pengendalian internal persediaan barang jadi menjadi tercapai dan manajer dapat mengetahuinya dengan pasti dengan jumlah persediaan yang ada di gudang. Informasi dan komunikasi yang ada di gudang sudah berjalan

17 53 dengan optimal, hal ini dapat dilihat dengan adanya laporan yang dibuat secara periodik, dan persediaan barang juga dinomori secara berurutan selain itu terdapat dokumen-dokumen yang sah sehingga memudahkan di dalam pengecekan Pemantauan Pengendalian internal pada PT. Duta Indah Sejahtera harus selalu dipantau, dilakukan dengan cara penilaian secara terus menerus dan periodik sehingga kita bisa mengetahui efektifitas dari operasi perusahaan. Managemen bertanggung jawab didalam rancangan pengendalian internal serta menentukan apakah pengendalian internal yang ada sudah memadai. Selain itu manajemen juga dapat merubah pengendalian internal apabila sudah tidak cocok lagi diterapkan didalam perusahaan. Auditor internal pada PT. Duta Indah Sejahtera telah melakukan pemantauan yang cukup di dalam pengendalian persediaan ini, dibuktikan dengan adanya pemeriksaan antara catatan pada kartu persediaan dengan catatan pemeriksaan persediaan fisik, dan membandingkan nilai persediaan yang ada di bagian gudang dengan jurnal yang ada di bagian akuntansi. Proses pemeriksaan ini dilakukan secara periodik Tujuan Pengendalian Internal 1. Efektifitas dan Efisiensi Efektifitas dan efisiensi pengeloaan persediaan pada PT. Duta Indah Sejahtera cukup memadai. Hal ini dapat dilihat dari: a. Semua barang yang keluar dan masuk ditandatangani oleh bagian yang mempunyai otoritas.. b. Barang disusun dengan rapi dan dokumen-dokumen diberikan nomor urut yang rapi. Sehingga memudahkan dalam pencarian barang. c. Pemisahan antara bahan baku, bahan pembantu dan barang jadi. d. Memastikan bahwa barang yang datang sesuai dengan standar dari kualitas barang yang di inginkan. 2. Keandalan laporan keuangan

18 54 Keandalan laporan keungan pada PT. Duta Indah Sejahtera dapat dilihat dari catatan-catatan yang memadai. Dan data-data juga dapat dipercaya karena dokumen-dokumen yang digunakan dalam aktifitas penyimpanan bisa dijadikan bukti yang akurat sehingga bagian produksi dapat memperoleh informasi dengan benar. 3. Ketaatan pada hukum dan peraturan Hukum dan peraturan yang berlaku sudah ditaati oleh PT. Duta Indah Sejahtera yaitu sebagai berikut: a. PT. Duta Indah Sejahtera sudah mendapatkan ijin dari pemerintah dan ijin dari penduduk setempat untuk melakukan usahanya. Perusahaan juga sudah menjalani peraturan tentang lingkungan hidup dengan melakukan pengolahan limbahnya. b. Mematuhi undang-undang perpajakan. c. Mematuhi undang-undang tenaga kerja yaitu memberikan upah sesuai dengan UMR dan pembatasan jam kerja.

19 Pembahasan Peran Audit Internal Dalam Meningkatkan Keefektifan Pengendalian Internal Persediaan Barang PT. Duta Indah Sejahtera Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan pada PT. Duta Indah Sejahtera, peranan auditor internal dalam meningkatkan keefektifan persediaan barang adalah sebagai berikut: a. Auditor internal memiliki kedudukan khusus dalam perusahaan, auditor internal sudah independen dan bertanggung jawab langsung kepada direktur utama. Kegiatan audit internal juga terpisah didalam kegiatan operasional perusahaan. Auditor internal tidak memiliki hubungan kekeluargaan dengan direktur utama. b. Adanya program audit yang merupakan pendoman bagi auditor untuk melakukan audit. c. Adanya laporan tertulis untuk semua temuan-temuan audit. Laporan tersebut menginformasikan dengan jelas temuan-temuan audit yang diperoleh dengan rekomendasi perbaikannya kepada pihak direksi tepat waktu. d. Pelaksanaan audit internal mencakup compliance, verification dan evaluation. e. Adanya tindak lanjut dari pihak manajemen atas rekomendasi yang diberikan oleh auditor. Dan auditor melakukan pengawasan terhadap tindak lanjut tersebut. Peran audit internal dalam pengendalian persediaan barang pada PT. Duta Indah Sejahterah adalah sebagai berikut: a. Auditor internal memeriksa urutan nomor urut dari order penjualan, surat jalan dan faktur penjualan dengan mencocokkannya dengan buku penjualan. Dilakukan agar auditor tau apakah ada dokumen yang hilang. Setelah itu diperiksa apakah faktur tersebut sesuai dengan surat jalan yang sah berdasarkan order penjualannya yang disetujui oleh bagian penjualan. Jadi audit ini dilakukan dengan mencocokkan faktur penjualan dengan surat jalan dari order penjualannya.

20 56 b. Auditor internal memeriksa apakah pengeluaran barang dari gudang telah didukung oleh dokumen yang diotorisasi oleh bagian penjualan seperti surat jalan dan bukti pengeluaran barang yang juga harus diketahui dan ditandatangani oleh kepala gudang. c. Auditor internal mengawasi pelaksanaan stock opname terhadap barang persedian setiap bulan. Stock opname ini dilakukan secara menyeluruh, dan hasilnya dibandingkan dengan kartu persediaan. Apabila terdapat perbedaan yang cukup material, maka dipelajari sebab-sebabnya. d. Auditor internal memeriksa kebenaran atas nilai persediaan barang dengan cara membandingkan nilai yang ada di kartu persediaan dengan jurnal persediaan. e. Auditor juga memeriksa bahwa COGS harus sama dengan jurnal penjualan. f. Auditor internal juga membandingkan harga pokok produksi tiap order harus sama dengan harga yang tercantum pada kartu persediaan. g. Auditor internal memperhatikan efisiensi yang dilakukan oleh bagian produksi dengan menghitung bahan sisa dari bahan baku dan bahan pembantu. h. Memeriksa penyusunan barang untuk efisiensi tempat dan peletakan barang yang tepat. i. Auditor internal akan melaporkan hasil auditnya dalam bentuk laporan kepada direktur. Hasil audit ini akan disertai dengan saran perbaikan apabila ditemukan suatu kesalahan atau penyimpangan dalam penerapan pengendalian internal atas persediaan barang jadi Keefektifan Pengendalian Internal Persediaan barang Yang Telah Ditetapkan PT. Duta Indah Sejahtera. Berdasarkan hasil penelitian yang telah dikemukakan, penulis menyimpulkan bahwa keefektifan pengendalian internal persediaan barang jadi adalah sebagai berikut: A. Lingkungan pengendalian memadai, yaitu: 1. Adanya peraturan yang harus dipatuhi karyawan. 2. Struktur organisasi pada PT. Duta Indah Sejahtera jelas. 3. Pelimpahan wewenang dan tanggung jawab yang jelas.

21 57 4. Kebijakan kepegawaian yaitu, kebijakan penerimaan pegawai baru, penilaian pegawai dan pemberian gaji pegawai. 5. Dewan komisaris yang ikut membantu dalam pengawasan terhadap jalannya kegiatan di dalam perusahaan. B. Penetapan resiko yang mungkin terjadi dan akan mempengaruhi aktifitas pengelolaan persediaan barang yang disebabkan oleh perubahan lingkungan kerja, adanya karyawan baru, sistem informasi dan teknologi yang baru dan perubahan dalam struktur organisasi. Kemungkinan timbulnya resiko-resiko tersebut telah diantisipasi oleh perusahaan dengan matang dengan melakukan tindakan dan aktifitas yang dapat memperkecil resiko tersebut agar tidak mempunyai dampak yang buruk terhadap perusahaan kedepannya. C. Kegiatan pengendalian yang memadai, meliputi: 1. Adanya peninjauan ulang atas hasil kerja. 2. Informasi persediaan diolah dengan tepat 3. Melakukan pengendalian fisik terhadap persediaan 4. Adanya pemisahaan fungsi yang jelas. D. Sistem informasi dan komunikasi yang memadai, yaitu: 1. Informasi yang diperoleh dapat diandalkan sebagai dasar pengambilan keputusan pengendalian internal barang jadi. 2. Setiap karyawan memahami aktifitasnya masing-masing. E. Pemantauan yang dilakukan oleh auditor internal dengan cara mengawasi secara berkelanjutan dan periodik agar apabila terjadi penyelewengan pengelolaan persediaan barang dapat diketahui dan diminimalisir kerugiannya. Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa pengendalian internal yang efektif dapat diwujudkan apabila audit internalnya memadai.

22 58