PROSEDUR MUTU PEMINJAMAN

Transkripsi

1 Rektor: (024) Fax (024) , Purek I: (024) dari 5 1. TUJUAN Prosedur ini ditetapkan agar proses peminjaman milik Universitas Negeri Semarang dapat berjalan secara transparan, akuntabel, dan efektif. 2. RUANG LINGKUP a. Peminjaman disini adalah peminjaman milik Universitas Negeri Semarang oleh seluruh unit di lingkungan Universitas Negeri Semarang. b. Prosedur ini mencakup permohonan peminjaman /aset sampai dengan pengembalian /aset yang dipinjam tersebut. 3. REFERENSI a. Persyaratan ISO 90 : 2008 Klausul 6.3 Prasarana b. Pedoman International Workshop Agrement (IWA) 2 c. PP. Nomor 38 Tahun 2008 tentang Perubahan Atas Peraturan Pemerintah Nomor 6 Tahun 2006 Tentang Pengelolaan Barang Milik Negara/Daerah d. Permenkeu No.96/PMK.06/2007 tentang Tata Cara Pelaksanaan Penggunaan, Pemanfaatan, Penghapusan, dan Pemindahtanganan Barang Milik Negara. 4. DEFINISI Pinjam pakai atau peminjaman adalah penyerahan penggunaan /aset kepada suatu instansi pemerintah atau pihak lain yang ditetapkan dengan peraturan perundang-undangan untuk jangka waktu tertentu tanpa menerima imbalan/sewa. 5. KETENTUAN UMUM

2 Rektor: (024) Fax (024) , Purek I: (024) dari 5 a. Semua yang akan dipinjamkan harus seijin dan sepengetahuan pimpinan universitas. b. Peminjam bertanggung jawab dalam pemeliharan/perawatan asset tersebut selama jangka waktu peminjaman, setelah jangka waktunya berakhir aset tersebut harus dikembalikan kepada pemiliknya dalam keadaan baik. c. Apabila peminjam adalah mahasiswa maka harus meninggalkan kartu identitas sebagai jaminan dan surat permohonan peminjaman dengan sepengetahuan dosen pembimbing/pendamping.

3 Rektor: (024) Fax (024) , Purek I: (024) dari 5 6. PROSEDUR 6.1. Diagram Prosedur Mutu Peminjaman UNIT KERJA / PEMINJAM PR BIDANG ADM UMUM BAUK Mulai surat permohonan Menerima surat permohonan dan mengecek Mengajukan surat permohonan kepada PR II Mendisposisikan surat tersebut & meminta bag Aset BAUK untuk mengecek Tidak Apakah bisa dipinjam Ya Mengecek & menyiapkan surat balasan bahwa tidak bisa dipinjam Dibuatkan surat balasan disertai alasan tidak bisa dipinjam & dikirim ke unit Menyerahkan ke peminjam disertai blangko peminjaman Menerima, mengecek & menandatangani blangko peminjaman Mengembalikan Menerima dan mengecek Peminjam & Bag Aset BAUK menandatangani blangko peminjaman pada bag. Pengemabalian disetujui oleh kepala BAUK Mengarsip blangko peminjaman & meletakkan / menyimpan kembali yang telah dikembalikan Selesai

4 Rektor: (024) Fax (024) , Purek I: (024) dari Rincian Prosedur Mutu Peminjaman: 1. Mulai. 2. Peminjam mengajukan surat permohonan peminjaman kepada Pembantu Rektor Bidang Administrasi Umum. 3. Pembantu Rektor Bidang Administrasi Umum mendisposisikan surat tersebut kepada Kepala Biro Administrasi Umum dan Kepegawaian (BAUK) dengan ketentuan apabila bisa dipinjam maka bagian umum diminta menyiapkan, dan bila tidak bisa dipinjam maka dibuatkan surat balasan kepada peminjam disertai alasannya dan proses selesai. 4. Bagian Aset BAUK menyiapkan dan mengecek yang akan dipinjam apakah bisa dipinjam atau tidak. 5. Jika tidak bisa dipinjam Pembantu Rektor Bidang Administrasi Umum membuat surat balasan kepada unit peminjam disertai alasan tidak bisa dipinjam. 6. Jika bisa dipinjam Bagian Aset BAUK menyerahkan yang dipinjam kepada peminjam. 7. Peminjam memeriksa kondisi tersebut peminjam menandatangani blangko peminjaman yang telah disiapkan Bagian Aset BAUK dan disetujui kepala BAUK. 8. Peminjam mengembalikan yang dipinjam kepada Bagian Aset BAUK sesuai dengan waktu yang telah disepakati. 9. Bagian Aset BAUK memeriksa yang telah dikembalikan tersebut. 10. Peminjam dan Bagian Aset BAUK mengisi blangko peminjaman pada bagian pengembalian dengan persetujuan kepala BAUK. 11. Bagian Aset BAUK mengarsip blangko peminjaman dan meletakkan / menyimpan kembali yang tersebut pada tempatnya.

5 Rektor: (024) Fax (024) , Purek I: (024) dari Selesai. 7. LAMPIRAN a. FM--SARPRAS-05 Surat Permohonan peminjaman Barang/Aset b. FM-02-SARPRAS-05 Formulir Peminjaman dan Pengembalian Barang