Sarah Listiarakhma Tjaja / Pembimbing: Dr. Syntha Noviyana, SE., MMSI Dra. Retno Suwiyanti, MM

Transkripsi

1 AALISIS DA PERACAGA SISTEM IFORMASI AKUTASI PEMBELIA PEGADAA MATERIAL (Studi kasus pada PT. MELATI TECHOFO IDOESIA) Sarah Listiarakhma Tjaja / Pembimbing: Dr. Syntha oviyana, SE., MMSI Dra. Retno Suwiyanti, MM

2 Latar Belakang Masalah Sistem informasi akuntansi diharapkan dapat membantu manajemen untuk mengendalikan operasi kegiatan perusahaan dan meminimalkan terjadinya kesalahan yang dapat merugikan perusahaan. Selain itu dengan flowchart dan DFD setiap divisi dapat dengan mudah mengontrol bawahannya masing-masing dan dapat saling bekerjasama agar pekerjaan menjadi lebih baik sehingga rencana perusahaan dapat berjalan secara efektif, efisien dan terarah. Setelah penulis meneliti kegiatan pembelian yang sedang berjalan pada PT. Melati Technofof Indonesia ternyata masih terdapat kekurangan dalam sistem, yaitu sistem belum bisa menghasilkan laporan-laporan pembelian yang dibutuhkan pihak manajemen. Selain itu jika dilihat dari prosedur pembelian pengadaan barang yang terdapat di perusahaan terdapat bagian yang menjalankan lebih dari satu fungsi sehingga pelaksanaan atau proses kegiatan pembelian belum berjalan secara efektif dan efisien. Berdasarkan fakta-fakta yang telah penulis uraikan, perlu adanya pengembangan sistem yang efektif dan efisien dalam menjalankan kegiatannya. Dengan menganalisis sistem pembelian dengan menggunakan flowchart, kemudian merancang DFD, membuat ERD, dan menampilkan tampilan input dan output.

3 Rumusan Masalah, Batasan Masalah dan Tujuan Penelitian Rumusan Masalah : 1. Bagaimana pelaksanaan sistem informasi akuntansi pembelian yang sedang berjalan di PT. Melati Technofo Indonesia? 2. Bagaimana merancang sistem informasi akuntansi pembelian yang baik untuk diterapkan di PT. Melati Technofo Indonesia? Batasan Masalah : Berdasarkan latar belakang, maka penulis menyesuaikan topik yang relevan, yaitu penulis membatasi penulisan dari pembuatan sistem akuntansi / flowchart sampai dengan merancang sistem menggunakan DFD dan Diagaram Hubungan Entitas (ERD) berdasarkan siklus pembelian pada PT. Melati Technofo Indonesia Tujuan Penelitian : 1. Mengetahui dan menganalisis pelaksanaan sistem akuntansi pembelian yang sedang berjalan di PT. Melati Technofo Indonesia 2. Membuat rancangan sistem informasi akuntansi pembelian yang baik untuk di terapkan di PT. Melati Technofo Indonesia

4 SISTEM PEMBELIA PERMITAA START Melihat data barang di warehouse pada sistem 7 Copy LPB Barang Membuat SPB sebanyak 2 lembar Melakukan klarifikasi dan memberikan barang oleh yang meminta SPB 1 2 Memasukan data barang yang diterima di sistem agar data stok barang berpindah dari warehouse menjadi data stok regional/lokasi 1 Copy LPB SELESAI KETERAGA: SPB: Surat Permintaan Barang LPB: Laporan Penerimaan Barang

5 SISTEM PEMBELIA GEERAL AFFAIR (GA) 1 6 Barang SPB 1 Copy LPB Melihat data barang di warehouse Menghubungi forwarder untuk melakukan pengiriman barang Barang Apakah barang masih tersedia atau tidak tersedia YA Langsung dilakukan prosedur pengiriman Copy LPB TIDAK Membuat SPP sebanyak 2 lembar 7 SPB 1 SPP 1 SPP 2 KETERAGA: SPB: Surat Permintaan Barang SPP: Surat Permintaan Pembelian LPB: Laporan Penerimaan Barang 2

6 SISTEM PEMBELIA PURCHASIG 2 3 SPP 1 Menginput data banrang yang dibeli pada sistem Membuat SPPH kepada pemasok Membuat laporan pembelian berdasarkan SOP, LPB, Invoice Menerima SPH dari pemasok SPP 1 DO LPB Barang Membuat SOP sebanyak 2 lembar Melakukan transaksi pembelian dengan menyerahkan SOP 1 pada pemasok SOP 2 IV LP SPH 4 SOP 1 Dikirim ke Pemasok Menerima barang beserta invoice dan DO dari pemasok Melakukan klarifikasi terhadap barang yang datang dan membuat LPB 3 KETERAGA: SPP: Surat Permintaan Barang SPPH: Surat Permintaan Penawaran Harga SPH: Surat Penawaran Harga SOP: Surat Order Pembelian IV: Invoice DO: Delivery Order LPB: Laporan Penerimaan Barang LP: Laporan Pembelian

7 SISTEM PEMBELIA WAREHOUSE 4 Barang LPB Mengecek penambahan pada sistem Mencopy LPB sebanyak 1 lembar Copy LPB LPB 6 KETERAGA: LPB: Laporan Penerimaan Barang

8 Struktur Organisasi. Penilaian Sistem Pengendalian Internal Menurut Mulyadi Pada kegiatan pembelian di PT. Melati Technofo Indonesia terdapat saatu bagian yang menjalankan dua fungsi sekaligus. Kerangkapan pekerjaan tersebut terlihat dari bagian purchasing yang memiliki tugas melakukan pembelian, menerima barang, dan membuat laporan pembelian. Menurut pengendalian yang baik, seharusnya pihak manajemen menambah dua bagian lagi yang bertugas untuk menerima barang yaitu bagian penerimaan dan juga bagian akuntansi yang bertugas untuk membuat laporan pembelian. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan Dalam hal ini, pihak manajemen PT. Melati Technofo Indonesia masih melaksanakan sistem otorisasi yang memungkinkan terjadinya penggelapan asset, yaitu dengan mengotorisasi kegiatan pembelian dengan penerimaan barang dan pembuatan laporan pembelian melalui satu bagian yang sama. Pada sistem pencatatannya seharusnya surat permintaan pembelian di keluarkan oleh bagian gudang.

9 Penilaian Sistem Pengendalian Internal Praktik Yang Sehat Menurut Mulyadi Sistem pembelian pada PT. Melati Technofo Indonesia belum melakukan praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi pada setiap unit organisasinya. Pada kegiatan permintaan yang seharusnya melalui sistem yang sudah ada, akan tetapi pada prakteknya/pelaksanaannya terkadang dilakukan permintaan manual dikarenakan kebutuhan yang mendesak. Mutu Karyawan yang sesuai dengan tanggung jawab Dari ke-empat unsur pengendalian intern, mutu karyawan merupakan unsur yang paling penting. Jika perusahaan memiliki karyawan yang kompeten dan jujur, perusahaan mampu menghasilkan pertanggung jawaban keuangan yang dapat diandalkan.

10 SISTEM PEMBELIA YAG DIUSULKA PERMITAA START 9 Barang Melihat data barang di warehouse pada sistem Copy LPB 2 Membuat SPB sebanyak 2 lembar 2 Melakukan kalrifikasi dan memberikan barang pada yang meminta SPB 1 1 Memasukan data barang yang diterima di sistem agar data stok berpindah dari warehouse menjadi data stok regional Copy LPB 2 KETERAGA: SPB: Surat Permintaan Barang LPB: Laporan Penerimaan Barang

11 SISTEM PEMBELIA YAG DIUSULKA WAREHOUSE 2 6 SPB 1 Barang LPB 2 Mengecek Ketersediaan barang digudang sesuai dengan SPB YA Langsung dilakukan prosedur pengiriman Mengecek LPB 2 dengan barang TIDAK Mengcopy LPB 2 Membuat SPP sebanyak 2 lembar Copy LPB LPB 2 SPP 1 2 SPB 1 8 Barang 3 KETERAGA: SPB: Surat Permintaan Barang SPP: Surat Permintaan Pembelian LPB: Laporan Penerimaan Barang

12 SISTEM PEMBELIA YAG DIUSULKA PURCHASIG 3 5 SPP 1 IV LPB 1 Membuat SPPH Memeriksa sekaligus menginput LPB dan invoice pada sistem SPPH Dikirim ke Pemasok IV LPB Menerima SPH dari pemasok Membuat Perbandingan Harga (PH) 7 Membuat SOP sebanyak 4 lembar SPP 1 SPP 1 KETERAGA: SOP SP SPP: Surat Permintaan Pembelian SOP: Surat Order Pembelian SPPH: Surat Permintaan Penawaran Harga SPH: Surat Penawaran Harga PH: Perbandingan Harga IV: Invoice LPB: Laporan Penerimaan Barang 5 Pemasok 4

13 SISTEM PEMBELIA YAG DIUSULKA PEERIMAA 4 PEMASOK Barang SOP 2 DO IV Melakukan klarifikasi barang berdasarkan SOP 2 Membuat LPB sebanyak 2 lembar 2 LPB 1 DO IV Barang SOP KETERAGA: SOP: Surat Order Pembelian DO: Delivery Order IV: Invoice LPB: Laporan Penerimaan Barang

14 SISTEM PEMBELIA YAG DIUSULKA AKUTASI 5 7 SOP 2 LPB 1 IV Mencocokan SOP, LPB, dan invoice Mencatat Jurnal Pembelian Membuat bukti kas keluar Jurnal Pembelian LPB 1 IV Register Bukti Kas BKK SOP 2 KETERAGA: SOP: Surat Order Pembelian IV: Invoice LPB: Laporan Penerimaan Barang BKK: Bukti Kas Keluar SELESAI

15 DATA FLOW DIAGRAM KOTEKS Permintaan SPB SISTEM PEMBELIA LP, JP Manajemen SPPH, SOP SPH, DO, IV Pemasok KETERAGA: SPB : Surat Permintaan Barang SPB : Surat Permintaan Barang SPB : Surat Permintaan Barang SPB : Surat Permintaan Barang

16 DATA FLOW DIAGRAM ZERO DATA BARAG JEIS BARAG PROFIL VEDOR DATA VEDOR PERMITAA SPB 1.0 SPP SPP 2.0 MEMBUAT SOP SOP SOP IPUT JUMLAH BARAG JEIS BARAG IPUT JUMLAH BARAG BARAG, SPH, IVOICE, DO 3.0 TERIMA BARAG BARAG IVOICE 4.0 MEGECEK BARAG DEGA SPP IPUT JEIS BARAG IPUT PROFIL VEDOR 5.0 DAFTAR UTAG PECATATA UTAG 6.0 MEMBUAT LAPORA LP MAAJEME KETERAGA: SPB: Surat Permintaan Barang SPP: Surat Permintaan Pembelian LP: Laporan Pembelian

17 DATA FLOW DIAGRAM LEVEL 1 PROSES 1 DATA BARAG JEIS BARAG IPUT JEIS BARAG SPP 1.1 MASUKA DATA 1.2 SPPH & SOP SPPH & SOP PEMASOK DAFTAR PESAA JUMLAH BARAG DATA VEDOR DATA HARGA BARAG LEVEL 1 PROSES 5 DATA BARAG IPUT JUMLAH BARAG IVOICE 5.1 PEMBAHARUA DAFTAR UTAG DAFTAR UTAG 5.2 MEYIAPKA DAFTAR UTAG DAFTAR UTAG PEMBELIA IPUT PROFIL VEDOR DATA VEDOR LEVEL 1 PROSES 6 DAFTAR UTAG 6.1 MEMBUAT JURAL 6.2 MEMBUAT LAPORA PEMBELIA LP MAAJEME DATA JURAL JURAL KETERAGA: SPP: Surat Permintaan Pembelian SPPH: Surat Permintaan Penawaran Harga SOP: Surat Order PEmbelian

18 ETITY DIAGRAM RELATIOSHIP BARAG PERMITAA BARAG ORDER PEMBELIA PEERIMAA BARAG HUTAG PEMASOK PEERIMAA PELUASA Harga_satuan Satuan Stok m_barang Kd_barang Qty Satuan m_barang Kd_barang m_bagian Tgl_Permintaan Kd_permintaan Total_harga Harga_satuan Qty Satuan m_barang Kd_barang Kd_vendor o_po Tgl_PO Kd_vendor Qty Kd_transaksi m_barang Tgl_penerimaan Kd_barang o_po o_penerimaan o_fax Saldo_hutang o_telp Kota Alamat Kd_vendor m_vendor Rt/Rw Kd_pos o Jln Tgl_bayar Jml_nominal o_penerimaan Kd_supplier o_invoice Kd_transaksi o_bukti_pel Tgl_bayar Jth_tempo Saldo_hutang Dftr_transaksi o_invoice Kd_vendor Kd_transaksi M M M

19 Kesimpulan Berdasarkan hasil analisis dan perancangan sistem informasi akuntansi pembelian pada PT. Melati Technofo Indonesia, maka penulis menyimpulkan bahwa: Terjadinya kerangkapan tugas pada beberapa bagian, sehingga rentan menimbulkan kecurangan, Masih adanya praktik yang tidak sehat, dengan adanya kegiatan manual pada bagian permintaan barang sehingga sistem tidak berjalan dengan efektif. Penulis memberikan alternatif perancangan sistem informasi akuntansi pembelian pada PT. Melati Technofo Indonesia yang terdiri dari pembuatan flowchart usulan, DFD, ERD, dan perancangan database dengan menggunakan C++ yang membantu dalam memudahkan kegiatan pembelian, sehingga mempunyai backup data yang terorganisir dengan baik.

20 Saran Berdasarkan analisis hasil penelitian serta beberapa kesimpulan dan pembahasan penulis menyarankan perlu adanya pemisahan tugas dan tanggung jawab pada bagian pembelian yaitu penerimaan barang dan akuntansi. Sehingga sistem informasi akuntansi pembelian dapat berjalan dengan efektif. Selain itu juga penulis menyarankan agar adanya pengawasan pada setiap bagian, agar sistem informasi akuntansi pembelian berjalan dengan semestinya. Penulis juga memberikan alternatif rancangan sistem informasi akuntansi pembelian dengan menggambarkan perancangan sistem yang menggunakan Data Flow Diagram, Entity Relationship Diagaram, perancangan database dan dilanjutkan dengan desain input dan output.

21 TERIMA KASIH