ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN PADA PROKLAMASI CATERING

Transkripsi

1 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN PADA PROKLAMASI CATERING Di susun oleh : Nama : Haris Umarsyah NPM : Jurusan : Akuntansi Pembimbing : Prof. DR. Dharma Tintri. SE. AK. MBA.

2 Latar Belakang Persaingan dalam dunia usaha Mempertahankan perusahaan Penghambat kesejahteraan karyawan ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM AKUNTANSI PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN PADA PROKLAMASI CATERING Rumusan Masalah Bagaimana Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dan Pengupahan yang diterapkan pada Proklamasi Catering? Bagaimana Pengendalian Intern Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dan?

3 Tujuan Penelitian Untuk mengetahui Sistem InformasiAkuntansi Penggajian dan Pengupahan yang diterapkan pada Proklamasi Catering Untuk mengetahui Pengendalian Intern Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dan Pengupahan pada Prokamasi Catering.

4 Landasan Teori Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan Menetapkan, menerapkan, mengevaluasi serta pembayaran yang tepat, digunakan untuk mengambil keputusan oleh pemimpin perusahaan Data Flow Diagram (DFD) Diagram aliran yang digunakan untuk memisahkan secara jelas proses dalam analsiis sistem Entity Relationship Diagram (ERD) Pembuatan sistem dengan diagram menggunakan entitas, relasi, dan artibut. Microsoft Access 2007 Digunakan untuk membuat apikasi program yang sangat sederhana dan mudah

5 Objek Penelitian Objek Penelitian yang penulis pilih adalah salah satu perusahaan dagang yang bergerak dalam bidang penyediaan makanan yaitu Proklamasi Catering. Proklamasi Catering yang didirikan pada tahun 1977 semula terletak di jalan Proklamasi. Saat ini Proklamasi Catering berlokasi di Jalan O Kavling No. 7-8 B, Kebon Baru, Tebet, Jakarta Selatan. Pemilik Proklamasi Catering saat ini adalah Bapak Kukuh Pudjiantoro. Metode Pengumpulan Data Data Observasi Studi Pustaka Wawancara Alat Analisis Menggunakan Flow chart Metode Peneitian

6 Pemilik Bagian Alir Dokumen (Flowchart) Sistem Penggajian dan Pengupahan pada Proklamasi Catering Mulai 5 Mangangkat & Menempatkan Karyawan DG Membuat SPL & SI Otorisasi SI SPL Nama Karyawan baru untuk dicatat ke daftar absensi DG 7 2 1

7 Bagian Umum Daftar SI SPL Nama Karyawan baru untuk dicatat ke daftar absensi Mencatat dibuku tersendiri Mencatat Absensi SPL Mencatat nama karyawan baru ke daftar absensi Membuat DH 2 rangkap T Daftar Absensi DH 2 DH 1 SI 3 T 4

8 Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dan 4 Bagian Keuangan 5 7 DH 1 SPG 2 DG Menghitung Gaji Mengambil kas dari brangkas Verifikasi SPG 2 dan DG Membayar gaji dan meminta paraf Mencatat ke dalam jurnal Membuat DG dan SPG 2 SPG 2 SPG 1 DG Jurnal SPG 2 DG DH T 6 5 Karyawan T Selasai

9 Evaluasi Sistem Dalam sistem akuntansi penggajian Proklamasi Catering memiliki kelemahan yaitu: Pada Proklamasi Catering sistem pengarsipannya masih manual sehingga memungkinkan terjadinya kesalahan pencatatan. Pada pengendalian Intern Organisasi Fungsi pembuat daftar gaji dan upah serta fungsi pembayaran gaji dan upah masih dilakukan oleh orang satu staf yaitu bagian keuangan. Dengan adanya perangkapan pada kedua bagian ini akan memungkinkan terjadinya pembayaran dan pembuatan gaji yang fiktif sehingga data akuntansi yang dihasilkan tidak dapat dipercaya kebenarannya dan mengakibatkan perusahaan tidak tidak terjamin keamanannya.

10 Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan pada Proklamasi Catering dilakukan oleh bagian yang seharusnya tidak melakukan fungsi tersebut. Hal ini disebabkan karena jumlah karyawan pada Proklamasi Catering yang terbatas. Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah tidak memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan Proklamasi Catering. Tidak adanya Surat Pengangkatan Karyawan ini bisa menyebabkan terjadinya pembayaran gaji dan upah kepada orang yang tidak berhak untuk menerimanya. Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan tidak didasarkan atas surat potongan gaji dan upah. Tidak ada bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan upah, pembayaran gaji dan upah dilakukan oleh bagian keuangan setelah mendapat izin dari direktur untuk mengambil uang di brankas.

11 Praktik yang sehat Kurangnya pengawasan dari bagian umum saat pengisian jam hadir olehkaryawan sehingga akan mudahnya terjadi kesempatan terhadap kecurangan kecurangan dan praktek-praktek yang tidak sehat. Pembuatan daftar gaji dan upah diverivikasi kebenaran dan ketelitian perhitungnya oleh orang yang sama, hal ini bisa menyebabkan kecurangan dalam perusahaan.

12 Usulan Bagian Alir Dokumen (Flowchart) Sistem Penggajian dan Pengupahan pada Proklamasi Catering Pemilik Mulai Mengankat & menempatkan Karyawan Membuat SPK, SPI,& SI Menyerahkan nama karyawan baru SI SPL SPK Nama karyawan baru untuk dicatat ke daftar absensi 2 1

13 Bagian Personalia Daftar Absen SPL SPK SI Nama Karyawan baru untuk dicatat ke daftar absensi Mencatat Absensi Membat DH 2 rangkap Mncatat nama karyawan baru ke daftar absensi Menginput file absen karyawan DH 2 DH 1 DA Daftar Absensi SPL SPK SI 3 T 4

14 4 Bagian Akuntansi 6 DH 1 DG 1 BKK Menghitung gaji Mencocokan DG dan BKK Membuat DG 2 rangkap Membuat Jurnal Membuat bukti DH 1 DG 2 DG 1 BKK Menginput Jurnal ke dalam file penggajian dan pengupahan karyawan 5 Jurnal BKK DG 1 T Lap. Keuangan T Selesai

15 Bagian Keuangan 5 BKK DG 1 Membuat SPG 2 rangkap Mengambil uang dari brankas Membayar & meminta tanda tangan karyawan DG 1 SPG 2 SP 1 BKK 6 T Karyawan

16 Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dan Usulan Data Flow Diagram (DFD) Penggajian dan Pengupahan pada Proklamasi Catering Diagram Konteks Input Data Karyawan Laporan Penggajian Karyawan SPP PEMILIK

17 Diagram Zero Karyawan Input Data Karyawan 1.0 Pembuatan Daftar Gaji Data Karyawan Data Karyawan File Karyawan 2.0 Proses Pembuatan Jurnal PEMILIK Laporan Penggajian Data Absen Data Absen Data Lembur Data Lembur Data Penggajian Data Penggajian Data Jurnal File Absen File Lembur File Penggajian File Jurnal

18 Diagram Level 1 Proses 1 Karyawan Input Data File Lembur 1.1.P Input Data Karyawan 1.2.P Input Data Absen Data Karyawan Data Karyawan Data Absen File Karyawan File Absen Data Lembur Data Lembur Data Absen 1.3.P Input Data Lembur 1.4.P Validasi 1 Data Penggajian File Penggajian 1.5.P Pencetakan Daftar Gaji Daftar Gaji 2

19 Diagram Level 1 Proses 2 1 Daftar Gaji 2.1.P Validasi P Pembuatan Jurnal Laporan Penggajian Pemilik Data Penggajian File Penggajian Data Penggajian Data Jurnal File Jurnal

20 Usulan Flowchart SIA Penggajian dan Pengupahan Proklamasi Catering START DH1 ED Error VALIDASI File Karyawan File Absen File Karyawan File Absen File Lembur File Penggajian File Lembur Cetak Daftar Gaji Daftar Gaji

21 Usulan Flowchart SIA Penggajian dan Pengupahan Proklamasi Catering START DG 1 BKK ED Error VALIDASI File Penggajian File Jurnal Cetak Jurnal Loran Keuangan

22 Usulan Entity Relationship Diagram Penggajian dan ABSEN N menentukan 1 KARYAWAN N memiliki GAJI menentukan LEMBUR

23 Perancangan Input dengan Microsoft Access

24 Perancangan Input dengan Microsoft Access

25 Perancangan Input dengan Microsoft Access

26 Perancangan Input dengan Microsoft Access

27 Perancangan Output dengan Microsoft Access

28 Perancangan Output dengan Microsoft Access

29 KESIMPULAN 1. Sistem penggajian dan pengupahan pada Proklamasi Catering belum berjalan dengan baik Di sisi lain, sistem akuntansi penggajian dan pengupahan pada Proklamasi Catering juga memiliki kebaikan, diantaranya bagian yang terkait dengan sistem akuntansi penggajian dan pengupahan pada Proklamasi Catering sudah menjalankan sesuai dengan tugasnya 2. Pengendalian intern sistem akuntansi penggajian dan pengupahan yang terdapat dalam Proklamasi Catering belum terlaksana dengan baik, hal ini dapat dilihat dari pengendalian intern yang terdapat dalam Proklamasi Catering belum sesuai dengan prosedur penggajian yang sudah diterima umum.

30 SARAN Bagian umum harus lebih memperketat pengawasan saat pengisian daftar hadir oleh karyawan sehingga akan menghindari terjadinya kesempatan terhadap kecurangan-kecurangan dan praktek-praktek yang tidak sehat. Pemilik hendaknya membuat Surat Pengangkatan Karyawan saat memperkerjakan seorang karyawan. Fungsi Pembuatan Daftar gaji dan Upah Harus Terpisah dari Fungsi Pembayaran Gaji dan Upah. Untuk sebaiknya perusahaan tidak lagi menggunakan sistem absen manual, tetapi mulai menggunakan clock card untuk mengetahui berapa jam para karyawan bekerja

31