BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang

Transkripsi

1 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Proses bisnis berkembang ke arah yang lebih kompetitif dan kompleks, dengan demikian perlu dilakukan perbaikan-perbaikan terhadap proses bisnis untuk mencapai tujuan yang diinginkan oleh pengguna yakni efektifitas dan efesiensi. Perkembangan Sistem Informasi telah menjadi suatu sarana bagi organisasi untuk mendukung bisnis dalam menyediakan sumber daya pengolahan data yang kuat untuk mencapai keunggulan kompetitif perusahaan. Pengolahan data menghasilkan informasi yang berguna untuk membantu pengambilan keputusan bagi perusahaan. Menurut Heripracoyo (2009: 5), sistem informasi akuntansi digunakan untuk membantu penyelesaian permasalahan-permasalahan proses pembelian dan persediaan dalam perusahaan. Penggunaan dokumen seperti purchase requisition, surat permintaan penawaran harga, purchase order, bukti penerimaan barang, surat retur dan bukti pembayaran. Laporan yang dihasilkan adalah laporan pembelian, laporan retur barang, dan laporan utang dapat disesuaikan dengan permalahan perusahaan PD. Rukun Teknik. Sistem informasi diperlukan dalam pengadaan persediaan bahan baku untuk kelancaran proses pembelian dari pemasok serta kepada pembeli. Prosedur pembelian merupakan hal yang penting untuk diperhatikan, karena melibatkan beberapa pihak dalam pelaksanaannya. Prosedur pembelian yang tepat dapat menghindari terjadinya kerugian-kerugian yang tidak diharapkan perusahaan. Salah satu cara untuk mengatasi kerugian-kerugian yang mungkin ditimbulkan adalah dengan cara menciptakan pengendalian intern yang baik dalam mengatur dan mengawasi transaksi. PD. Rukun Teknik adalah perusahaan yang bergerak pada bidang perdagangan dan distributor barang-barang teknik (baut, bor, tan, dan lain-lain) dengan cara didapatkan dari pemasok. Perusahaan sedang melakukan proses ekspansi sehingga diperlukan sistem informasi yang handal dalam pengelolaan database. Saat ini, perusahaan masih menggunakan pencatatan manual tampa sentuhan sistem informasi. Komponen pokok yang digunakan untuk aktivitas pembelian bahan jadi dari pemasok, kemudian akan didistribusikan kepada toko-toko di sekitar kota Jambi. PD. Rukun Teknik mengalami permasalahan dalam mengetahui jumlah stock yang dimiliki perusahaan secara real-time dikarenakan expansi bisnis tampa diimbangi 1

2 2 dengan kesiapan sistem, yang berdampak terhadap pembelian perusahaan yang tidak tepat waktu dan jumlah. Tujuan dari pembuatan sistem bagi PD. Rukun Teknik adalah agar tercapai pengambilan keputusan yang tepat dalam pembelian dan menggambarkan keadaan persediaan perusahaan secara jelas, sehingga tidak terjadi persediaan barang-barang menumpuk atau kekurangan. Selain itu perusahan juga menghadapai masalah-masalah persediaan, seperti dimana jumlah stock barang digudang tidak sesuai dengan pencatatan manual yang dilakukan oleh perusahaan, sering terjadi pembelian terhadap vendor yang sama dengan harga yang tidak kompetitif. Pengendalian intern merupakan salah satu faktor yang perlu diawasi sehingga terhindar dari kesalahan dan penyelewengan, serta menjaga asset perusahaan yang berharga. Dengan adanya Sistem Informasi yang tersambung antar cabang memberikan bantuan kepada perusahaan untuk melakukan pembelian tepat waktu, mengetahui persediaan produk, pemilihan pemasok yang tepat, menentukan re-order point dari setiap produk, mengetahui jumlah utang dan ketepatan dalam pembayaran utang sehingga tidak melepaskan diskon. Perusahaan sering melakukan pembayaran utang kepada vendor yang tidak sesuai dengan tanggal jatuh tempo karena tidak ada sistem yang dapat memberikan informasi dan alert jatuh tempo pembayaran utang dagang. Pembayaran utang yang tepat waktu dapat membantu menjaga nama baik perusahaan, lepasnya diskon yang memiliki jangka waktu, dan pengelolaan cash on hand perusahaan yang tepat. Berdasarkan masalah-masalah yang terjadi pada PD. Rukun Teknik, maka akan dilakukan analisa terhadap pengembangan Sistem Informasi Akuntansi pembelian, persediaan dan utang dagang, sehingga diharapkan dapat membeikan solusi yang bermanfaat terhadap masalah-masalah perusahaan. Adapun judul skripsi yang akan dibahas: PEMBANGUNAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN, PERSEDIAAN, DAN UTANG DAGANG BERBASIS WEB PADA PD. RUKUN TEKNIK. 1.2 Ruang Lingkup Berikut ruang lingkup pembahasan dari proses pembelian, persediaan, dan utang dagang adalah sebagai berikut : 1. Pembelian

3 3 A. Prosedur pembelian dari proses pemesanan barang, penerimaan barang sampai permintaan retur pembelian. B. Dokumen-dokumen yang terkait dalam proses pembelian. C. Bagian-bagian yang terkait dalam proses pembelian. D. Pengendalian internal yang berkaitan dengan pemisahan tugas (segregation of duties) dari proses pembelian. E. Pemilihan pemasok yang tepat sesuai dengan data penilaian pemasok. F. Laporan akuntansi yang berkaitan dengan pembelian. G. Tidak membahas tentang perpajakan. 2. Persediaan A. Prosedur persediaan terkait persediaan masing-masing lokasi. B. Dokumen-dokumen yang terkait dengan proses persediaan C. Bagian-bagian yang terkait dengan proses persediaan D. Pengendalian internal yang berkaitan dengan pemisahan tugas (segregation of duties) dari proses persediaan E. Laporan akuntansi yang berkaitan dengan penerimaan barang, persediaan barang, dan stock opname. 3. Utang Dagang A. Prosedur utang dagang mencakup invoice, pembayaran tagihan pemasok, dan bukti pembayaran. B. Dokumen-dokumen yang terkait pada utang dagang. C. Bagian yang terkait dalam utang dagang. D. Pengendalian internal yang berkaitan dengan pemisahan tugas (segregation of duties) dari proses pembayaran utang. E. Laporan akuntansi berkaitan dengan pembayaran utang dagang. 1.3 Tujuan dan Manfaat Tujuan penulisan skripsi ini adalah untuk: 1. Mempelajari arus dokumen pembelian, persediaan dan utang dagang di PD. Rukun Teknik yang sedang berjalan saat ini sehingga dapat mengetahui masalah-masalah yang ada proses tersebut, kemudian menghasilkan Sistem Informasi Akuntansi yang efektif.

4 4 2. Identifikasi masalah yang timbul dari proses pembelian, persediaan, dan utang dagang pada PD. Rukun Teknik, sehingga dapat memberikan solusi sistem dalam pengambilan keputusan yang tepat. 3. Menganalisis dan merancang sistem informasi akuntansi pembelian, persediaan dan utang dagang yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan memberikan pelaporan yang berkaitan dengan akuntansi. 4. Menyediakan fitur-fitur yang dapat membantu untuk meningkatkan kinerja perusahaan dalam menjalankan kegiatan bisnis. 5. Memecahkan masalah-masalah yang sedang dihadapi oleh perusahaan. 6. Indentifikasi struktur organisasi dan pembagian tugas perusahaan (Job Description), sehingga mampu memberikan solusi terhadap pencapaian struktur organisasi yang tepat guna. Manfaat yang diharapkan dari penulisan skripsi ini adalah: 1. Memaksimalkan kinerja perusahaan dalam proses pembelian, baik dari jumlah, kualitas dan waktu berdasarkan kepada proses pembelian pada periode sebelumnya ataupun persediaan perusahaan pada saat itu. 2. Menghindari terjadinya kecurangan dan kerjasama antara bagian pembelian dengan pemasok, dengan cara menghasilkan suatu sistem yang dapat membantu proses pemilihan pemasok secara objektif berdasarkan kualitas barang yang dijual, pemberian diskon, waktu pengiriman, dan ketepatan jumlah barang yang dikirimkan. 3. Memaksimalkan kinerja perusahaan dalam proses pemesanan barang baru berdasarkan minimal stock dan safety stock yang ada antar cabang dan gudang sehingga mengetahui kapan re-order point yang tepat. 4. Membantu perusahaan dalam mengatasi masalah perbedaan pencatatan antar cabang, penumpukan barang, dengan cara menghasilkan sistem informasi akuntansi yang tepat. 5. Dengan Sistem Informasi Akuntansi pembayaran utang kepada pemasok yang tepat waktu dan jumlah, dapat meningkatkan kerjasama dan kepercayaan sehingga tercipta mutualisme antara kedua belah pihak. 6. Meminimalkan resiko pencurian, penggelapan dan fraud pada proses pembelian, persediaan, dan pembayaran utang dagang pada departemendepartemen yang terkait

5 5 1.4 Metodologi Metode yang digunakan dalam penulisan skripsi ini adalah: 1. Metode Analisis A. Studi Kepustakaan Kegiatan studi kepustakaan dilaksanakan dengan cara mengumpulkan datadata dan informasi yang terkait dengan topik pembelian, persediaan dan utang dagang dari buku-buku, artikel-artikel internal, dan media informasi lainnya. B. Pengumpulan Data 1. Observasi Proses penelitian dengan terjun langsung ke lapangan untuk mencari, menemukan dan mencatat masalah-masalah yang terjadi pada PD.Rukun Teknik, yang mana penulis juga ikut serta dalam kegiatan operasional perusahaan yang ditempatkan pada bagian pengecekan, permintaan, dan penerimaan barang (gudang) sehingga dapat langsung mengetahui kekurangan yang terdapat pada proses pembelian. 2. Wawancara Dilakukan dengan cara mengajukan pertanyaan kepada pemilik dan karyawan perusahaan (bagian pembelian, kasir dan gudang) untuk mengetahui masalah, kekurangan dari proses pembelian, persediaan dan pembayaran utang dagang. 3. Dokumentasi Kegiatan dokumentasi dilakukan dengan cara menelusuri bukti-bukti yang ada dalam dokumen perusahaan yang berkaitan dengan kegiatan pembelian, persediaan dan utang dagang perusahaan terhadap produsen/ supplier. 2. Metode Perancangan Dengan menggunakan metode perancangan object oriented analysis dan design. Mengacu pada modeling dan requirement discipline yakni dengan pembuatan flow document. Metode object oriented analysis dan design ini terdiri dari diagram UML sebagai berikut : Perancangan class diagram Perancangan use case diagram Perancangan sequence diagram

6 6 Perancangan database Perancangan tampilan user interface Dan perancangan lainnya yang disesuaikan dengan kebutuhan perancangan sistem yang akan dilakukan. 1.5 Sistematika Penulisan Penulisan terdiri atas 5 bab yang masing-masing bab memiliki sub bab, yakni sebagai berikut : BAB 1 PENDAHULUAN Dalam bab ini akan dibahas mengenai latar belakang pemilihan topik skripsi, ruang lingkup penelitian, tujuan dan manfaat dari penyusunan skripsi, metode penelitian yang digunakan, dan sistematika penulisan skripsi. BAB 2 LANDASAN TEORI Pada bab ini akan membahas mengenai teori-teori mendasar yang akan digunakan dalam penyusunan skripsi dalam proses mencari, menganalisa dan menghasilkan solusi terhadap masalah yang akan dibahas. BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN Bab ini akan membahas mengenai gambaran umum perusahaan seperti riwayat singkat perusahaan, struktur organisasi, visi dan misi, gambaran permasalahan yang ditemukan, serta usulan untuk perbaikan atas kekurangan yang berhasil teridentifikasi. BAB 4 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI Bab akan membahas mengenai ususlan perancangan system pembelian, persediaan dan utang dagang yang dibuat berdasarkan Object Oriented Analysis and Design. BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Dalam bab ini akan membahas mengenai simpulan dari pengumpulan, pengindentifikasian, dan analasis dari permasalahan perusahaan sehingga dapat memberikan saran yang tepat kepada perusahaan untuk mencapai efektifitas dan efesiensi dalam proses pembelian, persediaan, dan pembayaran utang.