ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN KREDIT PADA YAMAHA SINAR HARAPAN MOTOR

Transkripsi

1 AALISIS DA PERACAGA SISTEM IFORMASI AKUTASI PEMBELIA KREDIT PADA YAMAHA SIAR HARAPA MOTOR Linduben Lumban Gaol / Pembimbing: Dr. Imam Subaweh, SE., AK., MM

2 Latar Belakang Masalah Kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi di era globalisasi ini membuat setiap perusahaan harus dapat mengembangkan dan membuat sistem yang baik bagi perusahaannya. Sistem dapat digunakan untuk mempermudah dalam pengerjaan serta meningkatkan kinerja dari perusahaan tersebut. Saat ini masih di dapatkan perusahaan yang belum menggunakan sistem dalam pengolahan usahanya, cara manual pun masih digunakan untuk kegiatan usaha sehari hari. Tidak bisa dipungkiri kesalahan dalam pengelolaan perusahaan pasti dapat terjadi yang menyebabkan kerugian bagi perusahaan. Bukan hanya itu saja, waktu pengerjaan pun akan semakin lama, sehingga efektifitas kurang terkendali. Salah satu aktifitas yang bisa dirancangkan sistem informasi akuntansinya yaitu kegiatan pembelian. Melihat cukup kompleksnya pekerjaan yang dikerjakan pada bagian pembelian maka diperlukan suatu aplikasi dan sistem terkomputerisasi sebagai sarana untuk mempermudah dan mempercepat pekerjaan yang dilakukan oleh bagian pembelian. Sistem informasi akuntansi pembelian dalam pencatatannya terdapat beberapa tahapan seperti pembuatan order pembelian, pencairan dana, pembuatan laporan pembelian dan penerimaan barang ke perusahaan.

3 Latar Belakang Masalah Yamaha Sinar Harapan Motor adalah salah satu Dealer resmi Yamaha yang menjalankan usahanya dalam pelayanan service dan spare part segala motor Yamaha. Yamaha Sinar Harapan Motor berlokasi di Jl. Kp. Rawa Kalong-Setia Mekar, Bekasi. Kegiatan pembelian meliputi dari pembelian spare part serta peralatan motor kepada supplier secara kredit, dalam hal ini supplier adalah pusat kantor Yamaha serta vendor yang bekerjasama dengan Yamaha. Kegiatan pencatatan pembelian kredit yang dilakukan oleh Yamaha Sinar Harapan Motor masih menggunakan sistem manual. Ini jelas membuat kinerja perusahaan menjadi lamban, bukan hanya itu saja kelalaian dari pegawai pun bisa menjadi faktor utama yang bisa menyebabkan kerugian bagi perusahaan. untuk kelancaran penjualan barang, diperlukan pembelian yang baik dan pengendalian intern yang sesuai dengan standar yang diterapkan. Dalam pembelian spare part dan peralatan motor, Yamaha Sinar Harapan Motor hanya melakukan pembelian kredit dikarenakan sistem yang diterapkan oleh kantor pusat adalah menunggu pemesanan pembelian sesuai dengan waktu memesan dan ketersediaan dikantor pusat.

4 Rumusan Masalah dan Tujuan Penelitian Rumusan Masalah : 1. Bagaimana penerapan sistem akuntansi pembelian kredit pada Yamaha Sinar Harapan Motor? 2. Apakah sistem akuntansi pembelian kredit pada Yamaha Sinar Harapan Motor sudah berjalan secara efektif? 3. Bagaimana perancangan sistem informasi akuntansi pembelian kredit yang efektif untuk digunakan pada Yamaha Sinar harapan Motor? Tujuan Penelitian : 1. Untuk mengetahui sistem akuntansi pembelian kredit yang diterapkan Yamaha Sinar Harapan Motor 2. Untuk menganalisis penerapan sistem akuntansi pembelian kredit yang berjalan pada Yamaha Sinar Harapan Motor 3. Untuk merancang sistem informasi akuntansi pembelian kredit yang efektif untuk digunakan pada Yamaha Sinar Harapan Motor

5 Sistem Analisis Alat Analisis Pada tahap ini penulis melakukan investigasi (pemeriksaan awal) dan survei sistem untuk mengumpulkan data tentang sistem akuntansi manual yang berasal dari pembuatan dokumen permintaan pembeliaan spare part dan oli. Desain Sistem Pada tahap ini penulis mulai merancang sistem dengan membuat pemodelan proses (dengan menggunakan Data Flow Diagram), pemodelan data (dengan menggunakan Entity Relationship Diagram), dan normalisasi. Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu model yang menggambarkan aliran data dan proses untuk mengolah data dalam suatu sistem. Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan suatu model untuk menjelaskan hubungan antar data dalam basis data berdasarkan objek-objek dasar data yang mempunyai hubungan antar relasi, sedangkan normalisasi adalah proses untuk mengorganisasikan file untuk menghilangkan grup elemen yang berulang-ulang, setelah itu dilanjutkan dengan desain database, input, dan output.

6 Hasil dan Pembahasan Prosedur Sistem Akuntansi Pembelian Kredit SEBELUM SESUDAH BAGIA GUDAG BAGIA GUDAG START 4 7 Start 2 X X Supplier Bersama barang PO 2 SPP 1 PO 2 SPP 1 ST 1 ST 2 Membuat SPP 2 lbr Saat minimal stock PO 5 Faktur 2 Bersama barang Membuat surat permintaan pembelian 2 lbr TTB 2 SPP 1 SPP 1 Mencocokan barang dengan dokumen Di arsip sesuai jenis SPP 2 barang Mencocokan SPP 2 Mencocokan dokumen yang di pesan dokumen dengan barang 1 1 Membuat STTB 2 lbr PO 2 PO 5 x SPP 1 PO 2 SPP 1 STTB 1 ST 1 STTB 2 ST 2 Faktur 2 TTB 2 SPP : Surat Permintaan Pembelian PO : Purchase Order LPB : Laporan Pembelian Barang TTB : Tanda terima Barang supplier SPP : Surat Permintaan Barang PO : Purchase Order STTB : Surat Tanda Terima Barang ST : Surat Tagihan X 4

7 Sebelum Sesudah BAGIA PEMBELIA BAGIA PEERIMAA BARAG SUPPLIER 1 X Bukti Pesan barang 2 6 SUPPLIER Faktur 1 Bersama barang, Faktur & Surat Jalan SPP 2 PO 1 BPB 2 Faktur 2 Faktur 3 SPH Faktur 4 Memeriksa bukti pesan SJ Membuat SPPH 1 lbr DIKIRIM KE SUPPLIER Membuat PO 6 lbr dan LPB 3 lbr BPB 1 BPB 2 Mencocokan barang dengan dokumen SPPH PO 1 6 Membuat TTB 4 lbr TTB 1 PO : Purchase Order SJ : Surat Jalan BPB : Bukti Pemesanan Barang TTB : Tanda Terima Barang Menerima penawaran harga DITERIMA DARI SUPPLIER 2 PO 2 3 LPB 1 SPH LPB 2 PO 3 PO 4 PO 5 PO 6 Faktur 1 SJ PO 1 BPB 2 Faktur 2 TTB 2 TTB 3 Faktur 3 SPH Supplier LPB 3 Bersama barang Faktur 4 TTB 4 X SPP : Surat Permintaan Pembelian SPPH : Surat Permintaan Penawaran Harga SPH : Surat Penawaran Harga PO : Purchase Order BPB : Bukti Pemesanan Barang LPB : Laporan Pembelian Barang 4 5 Manajemen 7 Supplier

8 SEBELUM SESUDAH BAGIA KEUAGA BAGIA KEUAGA BAGIA AKUTASI 3 4 X X Per 3 bulan PO 3 STTB 2 SU 1 SU 2 SU 1 BS 2 PO 6 Faktur 3 PO 3 TTB 4 Faktur 4 LPB 1 BS BKK 1 ST 2 Membayar utang ke supplier Membuat laporan pembelian barang SU Mencocokan Purchase Order dengan Faktur dari supplier Membandingkan faktur dari supplier dengan PO, BKK, TTB, BS & LPB Mencocokan semua dokumen dan membuat surat utang SU 1 BS 1 SU 2 BS 2 BS 2 LPB 1 LPB 2 manajemen PO : Purchase Order BKK : Bukti Kas keluar BS : Bukti Setor Membayar utang ke Supplier Per 3 bulan Membuat Jurnal pembelian PO : Purchase Order LPB : Laporan Pembelian Barang BKK : Bukti Kas Keluar TTB : Tanda Terima barang BS : Bukti Setor Melakukan penjurnalan supplier ED Membuat Bukti Kas Keluar 2 lbr X BS Arsip BKK yang belum dibayar Jurnal Pembelian PO 3 Faktur 4 Jurnal PO 3 STTB 2 ST 2 SU 1 SU 2 PO : Purchase Order STTB : Surat Tanda Terima barang ST : Surat Tagihan SU : Surat Utang LPB : Laporan Pembelian Barang BS : Bukti Setor 11 BKK 1 BKK 2 PO 6 Faktur 3 BKK 1 TTB 4 X LPB 1 BS supplier ED

9 Model Logika dari Sistem yang Diusulkan Diagram Konteks Sistem Pembelian Kredit GUDAG Surat Permintaan Pembelian SISTEM PEMBELIA KREDIT LPB, LKK MAAJEME SPPH : Surat Permintaan Penawaran Harga PO : Purchase Order TTB : Tanda Terima Barang SJ : Surat Jalan SPH: Surat Penawaran Harga BPB : Bukti Pesan Barang LPB : Laporan Pembelian Barang LKK : Laporan Kas Keluar BS : Bukti Setor SPPH, PO, TTB, BS SUPPLIER SPH, BPB, SJ, Faktur Laporan Hutang Laporan Jurnal

10 DIAGRAM ZERO

11 DIAGRAM LEVEL 1 PROSES 1 DIAGRAM LEVEL 1 PROSES 2 DIAGRAM LEVEL 1 PROSES 3 Purchase Order Kas Keluar 3 5.1p Validasi semua data 5.2p Penjurnalan 5.3p Pencetakan Laporan Akun Jurnal Laporan Pembelian Barang, Laporan Utang Laporan Kas Keluar, Laporan Jurnal MAAJEME

12 Entity Relationship Diagram Kd_permintaan * o_tanda_terima ** Kd_permintaan ** Tgl_permintaan Kd_kas keluar ** satuan Kd_PO * o_permintaan Kd_utang ** Permintaan Pembelian m_bagian_permintaan Kd_supp ** Kd_brg ** Tgl_pemesanan m_brg Jmlh_brg Total_pesan m_supp Almt_supp o.tlp_supp Kd_supp * Barang Purchase Order Supplier m_brg Jmlh_brg o_tanda_terima * Hrg_brg Tgl_pengiriman Kd_brg * Tanda Terima Barang m_brg Total_bayar alamat Utang Kas Keluar Tgl_beli Tgl_j.tempo Jmlh_utang Kd_utang * Tgl_kas.keluar Jmlh_kas.keluar Kd_kas.keluar * Jurnal Akun o_kas_keluar Total_kas_keluar Kd_jurnal * o_jurnal tgl_jurnal keterangan o_akun Jenis_akun Total_harga termin

13 Kd_permintaan Tgl_permintaan Satuan o_permintaan m_bagian_permintaan o_tanda_terima Kd_permintaan Kd_kas_keluar Kd_PO Kd_utang Kd_supp Kd_brg Tgl_pemesanan m_brg Jmlh_brg Total_pesan m_supp Almt_supp o_telp_supp Kd_supp m_brg Jmlh_brg Hrga_brg Kd_brg o_tanda_terima Tgl_pengiriman m_brg Total_bayar Alamat Tgl_beli Tgl_jatuh_tempo Jmlh_utang Keterangan Debet kredit Kd_utang Kd_jurnal Tgl_jurnal Keterangan Termin Tgl_kas_keluar Jmlh_kas_keluar Kd_kas_keluar o_kas_keluar Total_kas_keluar ORMALISASI Unnormalized Form / UF Bentuk ormal Pertama ( 1F) Permintaan Pembelian Kd_permintaan Tgl_permintaan Satuan o_permintaan m_bagian_permintaan Utang Kd_utang Tgl_beli Tgl_J.Tempo Jmlh_utang Barang Kd_brg m_brg Jmlh_brg Hrg_brg Akun o_akun Jenis_akun Total_harga Purchase Order Kd_PO Tgl_pesan Kd_utang Kd_supp Kd_brg m_brg Jmlh_pesanan Total_pesan Kd_kas.keluar Kd_jurnal Kd_permintaan o_tanda_terima Tanda Terima Barang o_tanda_terima Tgl_pengiriman m_brg Total bayar Alamat_supp Alamat_jalan kota Bentuk ormal Kedua (2F) Permintaan Pembelian Kd_permintaan * Tgl_permintaan Satuan o_permintaan m_bagian_permintaan Utang Kd_utang * Tgl_beli Tgl_J.Tempo Jmlh_utang Akun o_akun * Jenis_akun Total_harga Barang Kd_brg * m_brg Jmlh_brg Hrg_brg Purchase Order Kd_PO * Tgl_pesan Kd_utang ** Kd_supp ** Kd_brg ** m_brg Jmlh_pesanan Total_pesan Kd_kas.keluar ** Kd_jurnal ** Kd_permintaan ** o_tanda_terima ** o-_akun Tanda Terima Barang o_tanda_terima * Tgl_pengiriman m_brg Total bayar Alamat_supp Alamat_jalan kota Supplier Kd_supp m_supp m_depan_supp m_tengah_supp m_belakang_supp Almt_supp o.telp_supp Kas Keluar Kd_kas.keluar Tgl_kas.keluar Jmlh_kas.keluar o_kas_keluar Total_kas_keluar Jurnal Kd_jurnal keterangan Tgl_jurnal Keterangan Termin Debet kredit Supplier Kd_supp * m_supp m_depan_supp m_tengah_supp m_belakang_supp Almt_supp o.telp_supp Kas Keluar Kd_kas.keluar * Tgl_kas.keluar Jmlh_kas.keluar o_kas_keluar Total_kas_keluar Jurnal Kd_jurnal * keterangan Tgl_jurnal Keterangan Termin Debet kredit

14 Desain Database yang Diusulkan Tabel Utang o ama Field Type Width Keterangan 1 kd_utang C 20 Kode Utang 2 tgl_beli D 10 Tanggal Beli Barang 3 tgl_jatuh_tempo D 10 Tanggal Jatuh Tempo 4 jmlh_utang C 20 Jumlah Utang Tabel Purchase Order Tabel Barang o ama Field Type Width Keterangan 1 Kd_brg C 8 Kode Barang 2 m_brg C 30 ama Barang 3 Jmlh_brg 10 Jumlah Barang 4 Hrga_brg C 7 Harga Barang Tabel Supplier o ama Field Type Width Keterangan 1 Kd_brg C 8 Kode Barang 2 m_brg C 30 ama Barang 3 Jmlh_brg 10 Jumlah Barang 4 Hrga_brg C 7 Harga Barang o ama Field Type Width Keterangan 1 kd_po C 20 kode purchase order 2 tgl_pesan D 10 tanggal pesan 3 kd_brg C 8 kode barang 4 kd_supp C 5 kode supplier 5 kd_utang C 20 kode utang 6 m_brg C 30 nama barang 7 Jmlh_brg 10 jumlah barang 8 Total_brg 20 total barang 9 kd_kas_keluar C 8 kode kas keluar 10 kd_jurnal C 5 kode jurnal 11 kd_permintaan C 10 kode permintaan nomor tanda 12 no_tanda_terima 10 terima

15 Tabel Kas keluar o ama Field Type Width Keterangan 1 kd_kas_keluar C 8 Kode Kas Keluar 2 tgl_kas keluar D 10 Tanggal Kas keluar 3 jmlh_kas_keluar C 20 Jumlah Kas Keluar 4 no_kas_keluar 5 nomor kas keluar 5 total_kas_keluar 20 total kas keluar Tabel Jurnal o ama Field Type Width Keterangan 1 kd_jurnal C 20 kode jurnal 2 tgl_jurnal D 10 tanggal jurnal 3 no_jurnal C 5 nomor jurnal 4 Keterangan C 30 keterangan 5 termin C 10 termin Tabel Permintaan pembelian o ama Field Type Width Keterangan 1 kd_jurnal C 20 kode jurnal 2 tgl_jurnal D 10 tanggal jurnal 3 no_jurnal C 5 nomor jurnal 4 Keterangan C 30 keterangan 5 termin C 10 termin Tabel Tanda Terima Barang o ama Field Type Width Keterangan 1 no_tnda_terima 15 nomor tanda terima 2 tgl_pengiriman D 10 tanggal pengiriman 3 m_brg C 20 ama Barang 4 total_byr 20 Total Bayar 5 alamat C 30 alamat Tabel Akun o ama Field Type Width Keterangan 1 o_akun 5 no akun 2 Jenis_Akun C 15 jenis akun 3 Total_Akun 20 total akun

16 Desain Input Sistem yang Di Usulkan Form Data Barang Form Data Utang Form Data Supplier Form Purchase Order

17 Form Kas Keluar Form Tanda terima Barang Form Jurnal Form Permintaan Pembelian

18 Desain Output yang Di Usulkan Permintaan Pembelian Data Barang Laporan Pembelian Barang Laporan Kas keluar

19 Laporan Jurnal Laporan Hutang

20 Kesimpulan 1. Sistem akuntansi pembelian kredit spare part yang sedang berjalan pada Yamaha Sinar Harapan Motor diketahui memiliki 3 prosedur, yaitu : prosedur bagian gudang, prosedur bagian pembelian dan prosedur bagian keuangan 2. Dalam sistem akuntansi pembelian kredit yang diterapkan pada Yamaha Sinar Harapan Motor belum berjalan secara efektif. Terdapat beberapa kelemahan dan kekuarangan dalam akuntansi pembelian kreditnya yaitu : Belum adanya pemisahan antara fungsi gudang sebagai penyimpanan barang dengan bagian penerimaan barang, fungsi pencatatan dilakukan oleh bagian keuangan yang seharusanya menjadi fungsi tersendiri yaitu fungsi akuntansi, pendistribusian dokumen pun belum sesuai dengan bagian-bagian yang tepat, pencatatan dilakukan oleh bagian keuangan yang seharusnya dilakukan oleh bagian akuntansi yang bertugas melakukan pencatatan, pencatatan yang dilakukan pun masih secara manual yang dapat menimbulkan salah pencatatan dan pengarsipan yang dilakukan oleh bagian gudang pun belum sesuai dengan jenis barang yang dipesan, serta laporan yang dihasilkan oleh sistem pembelian kredit pada Yamaha Sinar Harapan Motor masih belum lengkap.

21 Kesimpulan 3. Alternatif perancangan sistem informasi akuntansi pembelian kredit yang diusulkan penulis dirancang untuk memenuhi kekurangan dan kelemahan seperti yang telah disebutkan diatas, serta mampu memenuhi kebutuhan dari setiap pengguna sistem. Perancangan sistem informasi akuntansi pembelian kredit yang dibuat akan menghasilkan beberapa file komputer yang nantinya akan dicetak menjadi dokumen dan laporan seperti data barang, data supplier,

22 Saran 1. Penulis mengajukan saran dalam hal pemisahan fungsi, prosedur pembelian kredit yang dilakukan, dokumen yang digunakan, pencatatan transaksi pembelian kredit dan laporan keuangan yang dihasilkan. 2. penulis mengajukan saran kepada Yamaha Sinar Harapan Motor agar dapat mempertimbangkan penerapan alternatif perancangan sistem informasi akuntansi yang diusulkan penulis dalam kegiatan operasional pembelian kreditnya. Dalam perancangan sistem yang dilakukan penulis, penggambaran perancangan sistem yang digunakan adalah Data Flow Diagram, Entity Relationship Diagram dan normalisasi. Lalu setelah itu dilanjutkan dengan desain database, input, dan output.