ANALISIS DAN PERANCANGAN APLIKASI BASIS DATA UNTUK MENDUKUNG SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PADA SMA MAHANAIM BEKASI

Transkripsi

1 ANALISIS DAN PERANCANGAN APLIKASI BASIS DATA UNTUK MENDUKUNG SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PADA SMA MAHANAIM BEKASI Erico Septian, Jessica Jetje Joanna BINUS University, Jl. Kebun Jeruk Raya No.27. Jakarta Barat, ABSTRAK Penerapan teknologi informasi diperlukan dalam kegiatan organisasi terutama sekolah. Permasalahan yang terjadi adalah sistem yang sedang berjalan pada SMA Mahanaim saat ini belum terkomputerisasi sehingga masih terdapat data yang berulang dan tidak akurat. Tujuan dari penulisan skripsi ini adalah untuk melakukan perancangan aplikasi basis data untuk memperoleh dan mengelola informasi yang cepat dan akurat yang mendukung sistem informasi manajemen di SMA Mahanaim Bekasi dan untuk menganalisis sistem yang sedang berjalan di SMA Mahanaim untuk mendapatkan kebutuhan informasi. Metodologi yang digunakan adalah metode analisis yang terdiri dari observasi, studi kepustakaan, wawancara, dan kuisioner; dan metode perancangan yang terdiri dari perancangan basis data dan perancangan aplikasi. Hasil yang dicapai adalah aplikasi yang mendukung sistem informasi manajemen yang mencakup kegiatan transaksi pembayaran, absensi, pengolahan nilai, dan pembuatan arsip perilaku siswa secara komputerisasi dan terhubung serta basis data yang sudah memiliki mekanisme keamanan yang baik. Simpulan yang dapat diambil adalah bahwa aplikasi basis data yang dihasilkan telah mendukung sistem informasi manajemen di SMA Mahanaim Bekasi. Selain itu transaksi yang pada awalnya dilakukan secara manual, sekarang telah terkomputerisasi. Penyimpanan data yang sebelumnya juga masih manual, sekarang telah menggunakan basis data yang fleksibel. Dengan hak akses yang terbatas untuk setiap peran, maka mekanisme keamanan pada data menjadi lebih terkontrol. Kata kunci: analisis, perancangan, basis data, sistem informasi manajemen, SMA Mahanaim. ABSTRACT The application of information technology is needed in the organization, especially school. The problem that occurs is that the system is running at SMA Mahanaim is currently not computerized so that there are repeated data and the data is inaccurate. The purpose of writing this paper is to make database application to obtain and manage information quickly and accurately to support the management of information systems in SMA Mahanaim Bekasi and to analyze the system running in SMA Mahanaim to obtain the information needs. The methodology used is the analysis method consists of observation, library research, interviews, and questionnaires, and design method consisting of database design and application design. This can result in applications that support the information management system that includes the payment transaction activities, attendance, grade processing, and archiving of student behavior in a computerized and connected with databases that have good security mechanism. The conclusions that can be drawn is that the database applications have supported management information systems at SMA Mahanaim Bekasi. Besides the transaction that was originally done manually, are now computerized. The

2 previous data storage was manual,and now using a flexible database. With limited access rights for each role, the security mechanisms in the data becomes more controlled. Key words: analysis, design, database, management information system, SMA Mahanaim. PENDAHULUAN Dewasa ini, perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi semakin pesat. Persaingan global untuk menjadi yang terdepan pun juga menjadi semakin besar. Salah satu teknologi yang semakin pesat perkembangannya adalah komputer. Saat ini, komputer telah menjadi bagian yang tidak dapat dipisahkan. Dengan komputer, setiap orang bisa menyelesaikan pekerjaan dengan lebih mudah, efektif, dan efisien. Dalam era modern dengan tingkat kompetisi global yang sangat tinggi, penguasaan teknologi komputer terutama aplikasi perangkat lunak menjadi sebuah kebutuhan yang mutlak. Penguasaan terhadap aplikasi perangkat lunak mencakup pada kemampuan menggunakan sistem informasi. Sistem Informasi adalah kombinasi dari penerapan teknologi informasi dan kegiatan pengguna yang menggunakan teknologi untuk mendukung kegiatan operasional atau manajemen. Istilah sistem informasi dapat meliputi interaksi antara orang, proses algoritmik, data, dan teknologi. Istilah ini digunakan untuk merujuk tidak hanya pada penggunaan organisasi teknologi informasi dan komunikasi, tetapi juga untuk cara di mana pengguna berinteraksi dengan teknologi dalam mendukung proses bisnis. Jadi proses bisnis di sini dapat diartikan dengan proses-proses yang terjadi di sekolah yaitu proses pembayaran uang sekolah, pembayaran uang seragam, hingga proses pengolahan pada nilai-nilai siswa. Sistem Informasi diharapkan dapat digunakan oleh pengguna secara bersama. Oleh karena itu, perlu diterapkan jaringan komputer untuk menghubungkan antar sistem informasi. Jaringan komputer adalah sebuah sistem yang terdiri dari beberapa komputer yang didesain untuk dapat berbagi sumber daya dan mengakses informasi. Pihak yang meminta informasi atau sumber daya disebut client. Pihak yang memberikan informasi disebut server. Desain ini disebut juga dengan sistem client-server yang akan digunakan untuk menunjang sistem informasi di SMA Mahanaim. Sistem informasi yang digunakan di SMA Mahanaim untuk menunjang kegiatan sekolah pada saat ini masih belum terkomputerisasi dan masih belum terintegrasi dengan baik serta belum mampu mendukung konsistensi data dan informasi yang diharapkan. Hal ini terjadi karena data-data yang ada masih bersifat manual. Selain itu, ada hal unik dari SMA Mahanaim yaitu bahwa tiap siswa bisa membayar uang sekolah dengan jumlah yang berbeda sesuai dengan kemampuan orang tua atau wali siswa tersebut dan berbagai pertimbangan lainnya. Apabila tidak ada sistem informasi terkomputerisasi maka akan jauh lebih sulit dalam melakukan pendataan atau membuat laporan. Permasalahan inilah yang menjadi alasan untuk pengusulan pengubahan sistem informasi yang digunakan oleh SMA Mahanaim pada saat ini dengan sistem informasi baru yang terkomputerisasi yang dapat mengintegrasikan data dan informasi dengan baik serta mampu menjaga konsistensinya, serta perancangan jaringan komputer sederhana untuk dapat mengakses informasi secara bersama. Dengan penggunaan sistem informasi yang baru ini diharapkan dapat memudahkan pengguna dalam pengaksesan data dan penyampaian informasi yang tersedia, serta kegiatan sekolah lainnya pada SMA Mahanaim. Selain itu, output yang dihasilkan diharapkan guru serta karyawan di SMA Mahanaim mampu menjadi orangorang yang ditunjang dengan tingkat penguasaan teknologi yang tinggi. Untuk mencapai tujuan tersebut dibutuhkan media dan sarana yang terintegrasi. Oleh karena itu sudah saatnya SMA Mahanaim memiliki sebuah sistem informasi yang terkomputerisasi dan terintegrasi yang bisa meningkatkan kemampuan dari guru, dan karyawannya. METODE PENELITIAN Metode yang digunakan dalam penyusunan skripsi ini terbagi menjadi dua yaitu metode analisis dan metode perancangan. Metode analisis yang digunakan adalah fact finding method yang terdiri dari observasi, studi kepustakaan, wawancara, dan kuisioner. Observasi dilakukan di SMA Mahanaim untuk mendapatkan kebutuhan informasi. Studi kepustakaan dilakukan untuk mencari informasi teori dari buku serta internet sebagai landasan teori dari penelitian. Wawancara yang dilakukan adalah wawancara informal secara langsung untuk mengetahui kebutuhan SMA Mahanaim. Kuisioner dibagi menjadi kuisioner kebutuhan dan kuisioner evaluasi. Kuisioner kebutuhan dilakukan untuk mencari kebutuhan dari SMA Mahanaim, sedangkan kuisioner evaluasi adalah evaluasi dari aplikasi basis data yang telah dirancang.

3 Metode perancangan pada aplikasi menggunakan bahasa pemrograman C# serta menggunakan Microsoft SQL Server 2005 sebagai basis datanya. HASIL DAN BAHASAN Observasi serta wawancara dilakukan untuk mendapatkan hasil sistem yang sedang berjalan pada SMA Mahanaim. Sistem yang sedang berjalan pada SMA Mahanaim digambarkan pada diagram aliran data. Diagram aliran data dari sistem di SMA Mahanaim akan dijelaskan menjadi dua bagian yaitu diagram konteks dan diagram fragment. Gambar 1 Diagram Konteks Sistem Informasi Manajemen SMA Mahanaim Gambar 2 Diagram Fragment Sistem Informasi Manajemen SMA Mahanaim

4 Dari hasil analisis sistem yang berjalan pada SMA Mahanim, telah disimpulkan bahwa terdapat beberapa permasalahan yang terjadi. Permasalahan yang terjadi adalah sebagai berikut: a. Masalah yang terjadi pada sistem absensi adalah pengguna membutuhkan waktu yang lama untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan karena daftar hadir diberikan kepada wali kelas setiap 1 bulan dan diakumulasi dengan cara dilakukan pencarian pada arsip-arsip daftar hadir. b. Masalah yang terjadi pada sistem penilaian adalah pengguna membutuhkan waktu yang lama untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan karena guru-guru setiap mata pelajaran memungkinkan untuk memberikan daftar nilai pada wali kelas secara manual dengan jangka waktu yang berbeda-beda sehingga wali kelas harus menunggu data nilai tersebut sampai lengkap untuk diproses menjadi laporan rapor siswa. c. Masalah yang terjadi pada sistem pembayaran adalah adanya kemungkinan informasi yang diperoleh oleh pengguna tidak akurat karena penyimpanan data disimpan dalam bentuk kertas. Ada kemungkinan data pembayaran hilang atau rusak sebelum dilakukannya akumulasi data untuk laporan pembayaran sehingga memungkinkan konsistensi data pada pembayaran tidak akurat dan berduplikasi. d. Masalah yang terjadi pada sistem pelanggaran adalah data yang diperoleh tidak mendukung penyimpanan jangka panjang karena data masih disimpan dalam bentuk kertas. Ada kemungkinan data tersebut hilang atau rusak sebelum dilakukannya akumulasi data untuk dimasukkan dalam laporan perilaku siswa. Berikut ini adalah beberapa usulan pemecahan masalah yang dihadapi SMA Mahanaim: a. Melakukan perancangan sistem informasi manajemen yang terkomputerisasi dan menggunakan basis data sehingga pengguna bisa mendapatkan informasi yang dibutuhkan dengan cepat karena data disimpan pada basis data secara terkomputerisasi b. Melakukan perancangan sistem informasi manajemen yang terkomputerisasi dan mendukung kegiatan transaksi pembayaran, absensi, pengolahan nilai, dan penyimpanan pelanggaran siswa secara komputerisasi dan terhubung sehingga data terintegrasi dengan baik dan pada akhirnya data bersifat konsisten dan informasi yang didapat menjadi akurat. c. Melakukan perancangan basis data menggunakan SQL Server 2005 sehingga penyimpanan data di SMA Mahanaim bersifat jangka panjang dan tidak mudah hilang. Metode perancangan pada basis data yang digunakan adalah siklus hidup sistem basis data. Tahapan dari siklus hidup sistem basis data terdiri dari database planning, system definition, requirement collection and analysis, conceptual database design, logical database design, physical database design, DBMS selection, application design, prototyping, implementation, data convertion and loading, testing, dan operational maintenance. Database planning mencakup aktivitas-aktivitas pengaturan yang mengizinkan setiap tahap dari pengembangan sistem basis data untuk bisa direalisasikan seefisien dan seefektif mungkin. Hal yang dilakukan pada tahap ini adalah: 1. Identifikasi rencana dan tujuan perusahaan dengan menentukan sistem informasi yang diperlukan. 2. Evaluasi sistem informasi yang sekarang digunakan untuk menentukan kelemahan dan kekuatannya. 3. Penilaian tetang peluang IT yang mungkin menghasilkan keuntungan yang kompetitif. Pada SMA Mahanaim terletak sebuah peluang menggunakan teknologi terkomputerisasi untuk menggantikan kegiatan yang dilakukan secara manual. Pada tahap ini, telah diidentifikasi masalah dari sistem yang sedang berjalan pada SMA Mahanaim serta merencanakan perancangan yang dibutuhkan oleh SMA Mahanaim. System definition menjelaskan ruang lingkup dan batasan dari sistem basis data termasuk tampilan pengguna, pengguna, dan area aplikasi. Pengguna aplikasi basis data didefinisikan satu atau lebih user view. Identifikasi user view membantu memastikan bahwa tidak ada pengguna utama dari suatu basis data yang terlupa ketika pembuatan aplikasi baru yang dibutuhkan. User views juga membantu dalam pengembangan aplikasi basis data yang rumit atau kompleks memungkinkan permintaan-permintaan dipecah ke dalam bagian-bagian yang lebih sederhana. Berdasarkan permasalahan yang terjadi di SMA Mahanaim, ditentukan ruang lingkup dari penelitian yakni sebagai berikut: 1. Pembuatan basis data siswa dan staff. 2. Pembuatan aplikasi menyangkut pembayaran administrasi sekolah, pengelolaan nilai akademis siswa, pencatatan absensi siswa, pencatatan perilaku siswa yang berkaitan dengan pelanggaran-pelanggaran yang dilakukan siswa. 3. Perancangan jaringan komputer client-server yang sederhana. Pengguna dari aplikasi basis data yang dirancang adalah guru, tata usaha, dan kepala sekolah.

5 Requirement collection and analysis mencakup pengumpulan dan analisis dari kebutuhankebutuhan untuk sistem basis data yang baru. Pada bagian ini dilakukan pengumpulan dan analisa informasi pada SMA Mahanaim dengan cara wawancara informal kepada pihak SMA Mahanaim dilengkapi dengan kuisioner kebutuhan untuk mewakili informasi permasalahan yang ada pada SMA Mahanaim. Perancangan konseptual merupakan proses konstruksi suatu informasi yang digunakan dalam sebuah organisasi. Fase perancangan konseptual bermula dari pembuatan data model konseptual dari organisasi, yang sepenuhnya bebas mengimplementasikan rincian-rincian seperti mengenal sasaran dari manajemen sistem basis data (DBMS), program-program aplikasi, bahasa pemograman, platform perangkat keras, persoalan kinerja, atau pertimbangan fisik lainnya. Pada tahap perancangan konseptual, terdapat langkah-langkah yang dilakukan yakni tentukan tipe entitas, tentukan tipe relasi, tentukan dan hubungkan atribut dengan entitas atau tipe relasi, tentukan domain atribut, tentukan atribut kandidat, primary, dan alternate key, pertimbangkan kegunaan dari konsep, modelling yang lebih tinggi (opsional), periksa redundansi terhadap model, validasi data model konseptual terhadap transaksi pengguna, periksa ulang data model dengan pengguna. Setelah perancangan konseptual selesai, akan terbentuk sebuah model data konseptual sebagai hasil akhir. Gambar 3 ERD Konseptual Gambar 4 ERD Konseptual Dengan Transaksi

6 Tahap-tahap perancangan logikal basis data dibagi menjadi beberapa bagian yaitu turunkan relasi konseptual untuk data model logikal, validasi relasi menggunakan normalisasi, validasi relasi terhadap transaksi pengguna, periksa integritas constraint, periksa ulang data model logikal dengan pengguna, gabung data model logikal ke model global (opsional), periksa untuk perkembangan lebih lanjut. Gambar 5 ERD Logikal Perancangan fisikal basis data memperbolehkan perancang membuat keputusan terhadap bagaimana basis data bisa diimplementasikan, sehingga perancangan fisikal basis data disesuaikan dengan DMBS tertentu. Tahap-tahap perancangan fisikal basis data dibagi menjadi beberapa bagian yakni desain relasi dasar, desain representasi dari data turunan, desain constraint umum, analisa transaksi, pilih organisasi file, pilih indeks, perkirakan kebutuhan disc space, desain view pengguna, desain mekanisme sekuriti, pertimbangkan tentang pengenalan redundansi terkontrol, pantau dan tune sistem operasional. DBMS selection merupakan pememilihan DBMS yang sesuai dengan sistem basis data yang dibutuhkan. Langkah-langkah utama dalam pemilihan DBMS antara lain menggambarkan tujuan sistem basis data berdasarkan kebutuhan, membuat perbandingan mengenai dua atau tiga produk DBMS, mengevaluasi produk-produk DBMS tersebut, merekomendasikan pemilihan DBMS dan membuat laporan hasil dari evaluasi produk DBMS tersebut. DBMS yang dipilih adalah SQL Server 2005 berdasarkan pertimbangan bahwa SMA Mahanaim menggunakan Operating System (OS) Windows Xp yang sama-sama dikembangkan oleh Microsoft sehingga diharapkan DBMS dan OS dapat saling mendukung. Selain itu SQL Server 2005 memiliki fitur lebih untuk pengembangan lebih lanjut dibandingkan MySql. Application design mencakup desain antarmuka pengguna dan program aplikasi yang digunakan dan diproses basis data. Perancangan basis data dan aplikasi merupakan aktivitas pararel yang meliputi dua aktivitas penting, yaitu transaction design dan user interface design. Pada proses ini, dirancang aplikasi yang mendukung transaksi pada perancangan basis data.

7 Prototyping dapat diartikan membangun sebuah model pekerjaan dari sistem basis data. Prototype yang digunakan pada perancangan adalah evolutionary prototyping yang digunakan prototype untuk menentukan kebutuhan suatu aplikasi basis data yang dibutuhkan dan ketika kebutuhan dirasakan sudah lengkap, prototype tidaklah dibuang tetapi dikembangkan lebih lanjut sehingga menjadi aplikasi basis data tersebut. Implementation merupakan realisasi fisikal dari basis data dan desain aplikasi. Implementasi basis data dicapai dengan membangun Data Definition Language (DDL) dari DBMS yang telah dipilih atau dengan menggunakan Graphical User Interface (GUI), masing-masing menyediakan fungsi ketika menyembunyikan pernyataan (statement) DDL yang low-level. Tahap ini telah dilakukan di SMA Mahanaim dengan melakukan install SQL Server 2005 serta aplikasi yang telah dirancang. Data convertion and loading dapat diartikan pemindahan data yang telah ada ke dalam basis data baru dan mengubah setiap aplikasi yang telah ada untuk menjalankan basis data yang baru. Pada proses ini, data yang ada pada SMA Mahanaim akan dimasukan ke aplikasi basis data yang telah dirancang. Testing merupakan proses dari menjalankan sistem basis data dengan tujuan untuk menemukan kesalahan. Testing adalah suatu proses melaksanakan program aplikasi dengan tujuan mencari kesalahan dan divalidasi untuk kebutuhan yang dispesifikasikan oleh pengguna. Jika data riil digunakan, maka penting untuk mempunyai back-up. Setelah pengujian diselesaikan, maka sistem aplikasi dan basis data ini telah siap untuk digunakan. Belum ada kesalahan yang ditemukan pada aplikasi yang dirancang. operational maintenance meliputi proses dari memantau dan memelihara sistem basis data berdasarkan instalasi. Pada tahap pemeliharaan (maintenance) melibatkan aktivitas berikut: 1. Monitoring Performance dari sistem. Jika performance jatuh dibawah suatu tingkatan yang bisa diterima, penyetelan atau reorganisasi basis data mungkin diperlukan. 2. Maintaining dan meningkatkan mutu aplikasi basis data (ketika diperlukan). Kebutuhan baru disatukan dalam aplikasi basis data dengan mengikuti langkah-langkah sebelumnya yang terdapat dalam lifecycle. Tahap ini perlu dilakukan pada sistem baru di SMA Mahanaim untuk menjaga konsistensi dari fungsi aplikasi yang telah dirancang. Tahap tambahan untuk melengkapi penelitian ini adalah kuisioner evaluasi. Kuisioner evaluasi diadakan setelah dilakukan testing oleh masing-masing pengguna di SMA Mahanaim. Hasil dari kuisioner evaluasi menentukan simpulan pada aplikasi yang dirancang tersebut. Selain kuisioner evaluasi, diadakan juga evaluasi sistem untuk menilai kekuatan dari dari aplikasi yang dirancang. SIMPULAN DAN SARAN Penelitian ini telah menghasilkan kebutuhan informasi dari setiap proses dan menganalisis masalah serta mengusulkan pemecahan masalah yaitu dengan menggunakan sistem aplikasi basis data Berdasarkan hasil analisis dan pembahasan yang telah disampaikan pada bab-bab sebelumnya, maka dapat diambil kesimpulan antara lain: 1. Penulis telah melakukan analisis terhadap sistem yang sedang berjalan dan telah mendapatkan kebutuhan informasi pada SMA Mahanaim. 2. Penulis telah merancang aplikasi basis data yang mendukung sistem informasi manajemen di SMA Mahanaim. 3. Transaksi-transaksi yang pada awalnya dilakukan secara manual di SMA Mahanaim, sekarang telah terkomputerisasi. Berdasarkan evaluasi pengguna dan evaluasi sistem, informasi yang didapat oleh pengguna menjadi akurat, cepat, dan tidak berulang. 4. Penyimpanan data yang sebelumnya masih menggunakan media kertas sekarang telah menggunakan basis data yang mendukung penyimpanan data untuk jangka panjang. 5. Penumpukan jumlah pekerjaan menjadi berkurang karena beberapa proses pengolahan informasi dapat menggunakan sistem yang terkomputerisasi. 6. Dengan hak akses yang terbatas untuk setiap peran, maka mekanisme keamanan pada data lebih terkontrol. Adapun saran-saran yang diberikan untuk pengembangan lebih lanjut terhadap sistem basis data yang telah dirancang yakni pihak sekolah perlu memiliki sumber daya manusia yang memiliki kemampuan untuk memelihara sistem basis data sehingga sistem basis data ini dapat terus mengikuti perkembangan yang terjadi di SMA Mahanaim. Selain itu, pengguna perlu memasukkan data dengan teliti terutama dalam memasukkan nilai untuk menghindari kesalahan dan menghasilkan informasi yang akurat. Saran lainnya adalah perlunya dilakukan backup data secara berkala untuk mencegah resiko kehilangan data permanen.

8 Saran terakhir adalah tingkat keamanan pada basis data dan aplikasi perlu ditingkatkan lebih lanjut karena terdapat transaksi penting bagi pihak sekolah. REFERENSI Bank Indonesia. (2008). Diperoleh 2012, dari Sistem Pembayaran - Bank Sentral Republik Indonesia: Kumpulan Istilah.com. (2008). Diperoleh dari Kumpulan Istilah.com: Adriel, J. (2011, Oktober). JAF. Diperoleh dari JAF: Connolly, T., & Begg, C. (2010). Database Systems A Practical Approach to Design, Implementation, and Management Fifth Edition. United States of America: Addison Wesley. Mcleod, Jr., R., & Schell, G. P. (2008). Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: Pearson Education. Microsoft. (2012). MSDN. Diperoleh dari MSDN: Ngoen, T. S. (2009). Algoritma dan Struktur Data Bahasa C. Jakarta: Mitra Wacana Media. Satzinger, J. W., Jackson, R. B., & Burd, S. D. (2009). Systems Analysis and Design in a Changing World Fifth Edition. Canada: Nelson Education, Ltd. Siswoko, B. (2009). Media Pembelajaran Bersama. Diperoleh dari Media Pembelajaran Bersama: Whitten, J. L., & Bentley, L. D. (2007). Systems Analysis & Design Methods Seventh Edition. New York: McGraw-Hill Irwin.