ANALISIS DAN PERANCANGAN APLIKASI PENDATAAN BARANG PADA TEMPAT PENYIMPANAN BERBASIS WEB

Transkripsi

1 7 ANALISIS DAN PERANCANGAN APLIKASI PENDATAAN BARANG PADA TEMPAT PENYIMPANAN BERBASIS WEB Tito Prasetyo Universitas Bina Nusantara, Jl. Kebon Jeruk Raya No.27 Telepon: , Bramasatya Putra Universitas Bina Nusantara, Jl. Kebon Jeruk Raya No.27 Telepon: , Tommy Adit Saputra Universitas Bina Nusantara, Jl. Kebon Jeruk Raya No.27 Telepon: , Dosen pembimbing : Harini Kuntjahjani, M.Eng. Abstract Purpose of this research is to generate a good and effective data collecting of goods application to support the marketing division at Binus University. The use of this application is expected to make it easier for employees of the Division of marketing Binus University. Because the system is currently running on the marketing system of Binus University still using the manual. The Research methods are observation that done directly studies with the parties concerned, to study the company's documentation and continued with the study of librarianship, and method of designing data base with three design concepts (Conceptual, Logical, and Physical), and designing the interface to make the application. Results achieved is data collecting of goods application at Binus University marketing division to help collecting the data of goods they need in no time. Summary of the design of the application is data collecting of goods at

2 8 Binus University marketing division will assist the marketing to be able to record the data of goods with an efficient time and utilization of applications easier. Keywords: Analysis, Design List, Equipment, Storage Abstrak Tujuan Penelitian ini adalah untuk menghasilkan aplikasi Pendataan barang yang baik dan efektif untuk mendukung kegiatan marketing pada Binus University. Penggunaan aplikasi ini diharapkan dapat mempermudah karyawan divisi marketing Binus University karena sistem yang sedang berjalan pada divisi marketing Binus University masih menggunakan sistem manual. Metode Penelitian yang digunakan adalah metode penelitian observasi yang dilakukan dengan studi langsung dengan pihak yang terkait, mempelajari dokumentasi perusahaan lalu dilanjutkan dengan studi kepustakaan, dan metode perancangan basis data dengan tiga konsep perancangan (Konseptual, Logikal, dan Fisikal), serta merancang tampilan untuk membuat program aplikasi. Hasil yang dicapai adalah aplikasi pendataan barang pada divisi marketing Binus University untuk membantu melakukan pendataan barang yang dibutuhkan dalam waktu singkat. Simpulan yang didapat adalah aplikasi pendataan barang pada divisi marketing Binus University akan membantu pihak marketing untuk dapat mendata barang dengan waktu yang efisien dan pemanfaatan aplikasi yang lebih mudah. Kata Kunci: Analisis, Perancangan, Pendataan, Barang, Penyimpanan

3 9 1. Pendahuluan Masih banyak perusahaan besar yang kurang memahami betapa pentingnya peran komputer untuk mendukung beberapa kegiatan yang ada di perusahaan. Seperti pada divisi marketing Universitas Bina Nusantara yang mempunyai masalah dalam sistem aplikasi pendataan barang yang belum diterapkan, terutama pada tempat penyimpanan promotion tools. Permasalahan divisi marketing ini terdapat pada keadaan stock barang yang masih dikontrol secara manual yang meliputi lembar brosur, smart pocket, paper bag, lembar formulir, 1000 T-shirt, dan barang-barang promotion tools yang lainnya dengan menggunakan kertas dan alat tulis. Hal ini mengakibatkan hanya staf gudang yang dapat mengecek kondisi barang masuk dan keluar, sedangkan staf pada jabatan lain seperti manager atau head of promotion selaku bagian penanggung jawab promotion tools, tidak mengetahui status barang tersebut dengan seksama. Oleh karena itu topik ini cocok untuk memecahkan masalah pada Divisi Marketing Universitas Bina Nusantara yang terdapat pada sistem tempat penyimpanan barang agar sistem dapat terkomputerisasi dengan baik dan untuk dijadikan bahan penulisan skripsi. Skripsi ini membahas dan membuat sistem aplikasi basis data berupa penyimpanan barang sehingga divisi marketing tidak melakukannya lagi secara manual. Selain itu, dengan adanya aplikasi ini data data diperusahaan tersebut dapat tersusun rapih, terintegrasi dengan baik, dan mudah dikontrol, sehingga proses masuk dan keluarnya barang dapat diketahui oleh bebagai pihak di divisi marketing.

4 10 Ruang lingkup dari penulisan skripsi ini yaitu: 1. Merancang dan membuat aplikasi pendataan barang berbasis web di divisi marketing Bina Nusantara University, meliputi : - Pendataan masuk barang barang promotion tools ke divisi marketing dari vendor. - Pengecekan keluar masuk barang dari ke gudang oleh team promotion. 2. Uji coba aplikasi yang dilakukan oleh staf marketing 1.1 Tujuan dan Manfaat Tujuan yang ingin dicapai dari pelaksanaan dan penulisan tugas akhir ini adalah : a. Menjawab dan memecahkan permasalahan yang ada di divisi marketing BINUS University khususnya proses pendataan barang pada tempat penyimpanan promotion tools b. Mempermudah masing masing tim pada divisi marketing untuk menjalankan keperluannya dengan memiliki security dalam pembagian hak akses. c. Mempermudah karyawan pada divisi marketing untuk menyusun laporan transaksi transaksi yang dibutuhkan d. Menghasilkan aplikasi web database untuk mendukung kegiatan marketing BINUS University.

5 11 Adapun beberapa manfaat yang diharapkan pada pembuatan tugas akhir ini adalah: a. Bagi penulis Penulis dapat lebih mengetahui cara menerapkan ilmu-ilmu yang telah dipelajari selama ini dalam merancang dan membuat aplikasi yang diwujudkan dalam pembuatan aplikasi web database, serta sebagai syarat dalam memperoleh gelar sarjana komputer. b. Bagi Divisi Marketing Binus University Divisi Marketing memiliki suatu aplikasi yang dapat digunakan dalam kegiatan pendataan dan pengontrolan yakni untuk mempermudah team promotion saat melakukan pendataan barang di tempat penyimpanan atau gudang, karena kelengkapan data serta kemudahan team promotion dalam mengontrol keluar masuk nya barang dari tempat penyimpanan atau gudang Database System Development Lifecycle Menurut Connolly dan Begg (2010, p313- p314), Database System Development Lifecycle adalah suatu aplikasi basis data yang dianalisis dan dirancang dalam tahapan-tahapan yang meliputi :

6 12 Gambar 2.1 Tahapan Database System Development Lifecycle A. Database Planning Menurut Connolly dan Begg ( 2010, p313-p315 ), perencanaan basis data atau database planning merupakan aktivitas manajemen yang memungkinkan tahapan-tahapan dari database system development lifecycle dapat direalisasikan seefektif dan seefisien mungkin. B. Sysem Definition

7 13 Menurut Connolly dan Begg( 2010, p316), system definition yaitu menjelaskan jangkauan dan batasan dari aplikasi basis data dan sudut padangan utama dari para pengguna. C. Requirements Collection And Analysis Menurut Connolly dan Begg (2010, p316 p320 ), requirement collection and analysis merupakan proses mengumpulkan dan menganalisis informasi tentang organisasi yang akan didukung oleh aplikasi basis data dan menggunakan informasi tersebut untuk mengidentifikasikan kebutuhan-kebutuhan terhadap sistem yang baru. Terdapat tiga pendekatan yang bisa digunakan dalam menganalisis dan pengumpulan kebutuhan yaitu : 1. Centrallized Approach Kebutuhan-kebutuhan untuk setiap pengguna dibuat dalam satu set requirement untuk sistem basis data yang baru. Setiap user view memiliki kebutuhan kebutuhan yang berbeda-beda dimana seluruh kebutuhan tersebut akan dikumpulkan dan dibuat menjadi suatu global data

8 14 model yang nantiya akan diperlukan dalam pembuatan basis data. 2. View Integration Approach Kebutuhan untuk setiap user view dibuat dalam model data yang terpisah. Model data yang menggambarkan single user view disebut model data lokal, disusun dalam bentuk diagram dan dokumentasi yang mendeskripsikan kebutuhan user view basis data. Model data lokal ini kemudian digabungkan untuk menghasilkan model data global yang menggambarkan seluruh user view untuk basis data. 3. Gabungan antara kedua pendekatan tersebut. D. Database Design Menurut Indrajani (2009, p84), database design merupakan proses pembuatan rancangan sebuah basis data yang dapat mendukung kegiatan operasional dan tujuan perusahaan. Terdapat tiga pendekatan yang digunakan untuk merancang sebuah basis data yaitu : 1. Top Down Diawali dengan membuat data model. Pendekatan top-down dapat di ilustrasikan menggunakan entity-

9 15 relationship (ER) model, kemudian mengidentifikasikan entity dan relationship antar entity organisasi. Pendekatan ini sesuai bagi basis data yang kompleks. 2. Bottom-Up Dimulai dari level dasar attribute (properti entity dan relationship), menganalisi hubungan antar-attribute, mengelompokkannya kedalam suatu relasi yang menggambarkan tipe entity dan relasi antara entity. Pendekatan bottom-up ini sesuai bagi basis data dengan jumlah attribute yang sedikit. 3. Inside-Out Mirip seperti pendekatan bottom-up. Perbedaannya adalah pada tahap awal mengidentifikasi major entity, lalu menguraikannya menjadi entity relasi-relasi dan attribute-attribute yang berhubungan dengan major entity. 4. Mixed Menggunakan pendekatan bottom-up dan top-down E. DBMS Selection

10 16 Menurut Indrajani (2009, p87), DBMS selection adalah kegiatan memilih DBMS yang akan digunakan dalam pembuatan basis data. Pemilihan DBMS yang tepat sangat mendukung aplikasi basis data. Langkah utama dalam pemilihan DBMS adalah : 1. Definisikan waktu untuk melakukan studi referensi. 2. Catat dua atau tiga produk yang akan dievaluasi untuk digunakan. 3. Evaluasi produk tersebut. 4. Rekomendasikan produk yang dipilih dan buat laporan yang mendukung. F. Application Design Menurut Connolly dan Begg (2010, p329), application design merupakan proses perancangan antar muka pengguna dan program-program aplikasi yang akan menggunakan serta memproses basis data. Basis data diciptakan untuk mendukung aplikasi, sehingga harus ada arus informasi

11 17 antara perancangan aplikasi dengan perancangan basis data. G. Prototyping Menurut Indrajani (2009, p90), fungsi dari prototype adalah membuat model kerja suatu aplikasi basis data dan bersifat opsional. Tujuan utama dari tahapan prototype ini adalah : 1. Untuk mengidentifikasi sistem fitur yang sedang berjalan. 2. Untuk memberikan penambahan atau perbaikan fitur baru. 3. Untuk klarifikasi kebutuhan user. 4. Untuk evaluasi kelayakan dan kemungkinan apa yang terjadi dari desain sistem. Terdapat 2 macam prototype yang digunakan pada saat ini yaitu : 1. Requirements Prototyping Menggunakan prototype yang menentukan kebutuhan dari aplikasi basis data yang diinginkan dan ketika kebutuhan tersebut terpenuhi maka prototype akan dibuang.

12 18 2. Evolutionary prototyping Digunakan untuk tujuan yang sama. Perbedaannya adalah prototype ini tidak di buang, tetapi dikembangkan lebih lanjut menjadi aplikasi basis data yang digunakan. H. Implementation Menurut Connolly dan Begg (2010,p333-p334), implementation adalah realisasi fisik dari proses perancangan basis data dan perancangan aplikasi. Sedangkan pengertian Implementasi menurut Indrajani (2009, p91), merupakan realisasi fisik dari basis data dan desain aplikasi. Implementasi basis data dicapai dengan menggunakan : 1. DDL untuk membuat skema basis data dan database files yang kosong. 2. DDL untuk membuat user view yang diinginkan. 3. 3GL atau 4GL untuk membuat program aplikasi. Termasuk transaksi basis data yang menggunakan DML atau ditambahkan pada bahasa pemrograman.

13 19 I. Data Loading And Convertion Menurut Indrajani (2009, p91), data loading and convertion adalah sebuah tahap pemindahan data yang ada ke dalam basis data yang baru dan mengkonversikan aplikasi yang ada agar dapat menggunakan basis data yang baru. Tahapan ini dibutuhkan ketika sistem basis data baru menggantikan yang lama. Database Management System biasanya memiliki fitur untuk memanggil ulang file yang telah ada ke dalam basis data baru. Dapat juga mengkonversi dan menggunakan program aplikasi dari sistem yang lama untuk digunakan oleh sistem yang baru. J. Testing Menurut Indrajani (2009, p91), testing adalah suatu proses eksekusi program aplikasi dengan tujuan untuk menemukan kesalahan dengan skenario tes yang direncanakan dan data yang sesungguhnya. K. Operational Maintenance Menurut Indrajani (2009, p91), operational maintenance adalah suatu proses pengawasan dan pemeliharaan sistem setelah instalasi, yang mencakup :

14 20 1. Pengawasan kinerja sistem. Jika kinerja menurun, diperlukan perbaikan atau pengaturan ulang basis data. 2. Pemeliharaan dan pembaharuan aplikasi basis data. 3. Penggabungan kebutuhan baru ke dalam aplikasi basis data. Menurut Shneiderman dan Plaisant (2010, p88), Eight Golden Rules adalah delapan aturan yang dapat digunakan sebagai petunjuk dasar yang baik untuk merancang suatu user interface, yaitu: 1. Konsistensi Konsistensi dilakukan pada urutan tindakan, perintah, dan istilah yang digunakan pada prompt, menu, serta layar bantuan. 1. Memungkinkan pengguna untuk menggunakan shortcut Ada kebutuhan dari pengguna yang sudah ahli untuk meningkatkan kecepatan interaksi, sehingga diperlukan singkatan, tombol fungsi, perintah tersembunyi, dan fasilitas makro. 2. Memberikan umpan balik yang informatif Untuk setiap tindakan operator, sebaiknya disertakan suatu sistem umpan balik. Untuk tindakan yang sering dilakukan dan tidak terlalu penting, dapat diberikan umpan balik yang sederhana. Tetapi ketika tindakan merupakan hal yang penting, maka umpan balik sebaiknya lebih substansial.

15 21 Misalnya muncul suatu suara ketika salah menekan tombol pada waktu input data atau muncul pesan kesalahannya. 3. Merancang dialog untuk menghasilkan suatu penutupan Urutan tindakan sebaiknya diorganisir dalam suatu kelompok dengan bagian awal, tengah, dan akhir. Umpan balik yang informatif akan memberikan indikasi bahwa cara yang dilakukan sudah benar dan dapat mempersiapkan kelompok tindakan berikutnya. 4. Memberikan penanganan kesalahan yang sederhana Sedapat mungkin sistem dirancang sehingga pengguna tidak dapat melakukan kesalahan fatal. Jika kesalahan terjadi, sistem dapat mendeteksi kesalahan dengan cepat dan memberikan mekanisme yang sedehana dan mudah dipahami untuk penanganan kesalahan. 5. Mudah kembali ke tindakan sebelumnya Hal ini dapat mengurangi kekuatiran pengguna karena pengguna mengetahui kesalahan yang dilakukan dapat dibatalkan; sehingga pengguna tidak takut untuk mengekplorasi pilihan-pilihan lain yang belum biasa digunakan. 6. Mendukung tempat pengendali internal (internal locus of control)

16 22 Pengguna ingin menjadi pengontrol sistem dan sistem akan merespon tindakan yang dilakukan pengguna daripada pengguna merasa bahwa sistem mengontrol pengguna. Sebaiknya sistem dirancang sedemikan rupa sehingga pengguna menjadi inisiator daripada responden. 7. Mengurangi beban ingatan jangka pendek Keterbatasan ingatan manusia membutuhkan tampilan yang sederhana atau banyak tampilan halaman yang sebaiknya disatukan, serta diberikan cukup waktu pelatihan untuk kode, mnemonic, dan urutan tindakan.

17 23 2. Metode Penelitian Metodologi analisis menggunakan teknik fact-finding, yaitu a. Observasi ( Observation ) Dengan cara melakukan pengamatan langsung proses pendataan barang yang terdapat ditempat penyimpanan promotion tools pada divisi marketing Binus University b. Wawancara ( Interview ) Wawancara langsung dengan cara bertatap muka bersama pihak tim promotion selaku penanggung jawab proses pendataan barang promotion tools yang diwakilkan oleh Head of Promotion. c. Studi Pustaka Untuk melengkapi data yang dibutuhkan untuk pengembangan sistem ini dilakukan studi pustaka dengan mempelajari buku-buku referensi mengenai sistem program yang akan dibangun. 3. Hasil dan Bahasan Untuk mengetahui hasil dan manfaat dari aplikasi pendataan barang pada tempat penyimpanan ini maka dilakukan wawancara kepada Head of Promotion divisi marketing Binus University Berikut ini adalah evaluasi atas hasil jawaban dari pertanyaan yang diberikan oleh calon pengguna aplikasi :

18 24 Hasil Wawancara Narasumber: Fitsgerald Thio, S.Kom. Jabatan: Head Of Promotion Tanggal: 15 Maret 2013 Tempat: Marketing Department Binus University Kami: Bagaimana sistem tempat penyimpanan barang promotion tools pada divisi marketing yang sedang berjalan saat ini pak? Bapak Fits: Untuk saat ini sistem yang berjalan masih manual, dengan menggunakan alat tulis dan form barang, khususnya untuk pemasukan dan pengeluaran barang. Kami: Menurut bapak apakah sistem yang berjalan ini sudah cukup baik? Bapak Fits: Saya rasa masih kurang karena dalam proses penyimpanan dokumen pengeluaran dan pemasukannya menggunakan banyak kertas sehingga dapat terjadi kehilangan karena human error. Kami: Bagaimana solusinya menurut bapak untuk sistem yang sedang berjalan ini? Bapak Fits: Menurut saya kita perlu suatu aplikasi untuk sistem penyimpanan barang agar data bisa dikontrol dan diawasi lebih ketat dalam semua proses pendataan barang khususnya proses pemasukan dan pengeluaran barang. Kami: Baik pak, menurut bapak aplikasi apa yang cocok untuk permasalahan tersebut? Bapak Fits: Menurut saya lebih cocok aplikasi berbasis web, karena lebih simple tidak perlu install untuk masing masing komputer penggunanya lagi. Kami: Menurut bapak nantinya siapa saja yang akan menggunakan aplikasi yang akan kami buat nanti? Bapak Fits: Yang pertama tim promotion, mereka bertanggung jawab untuk pengeluaran dan pemasukan barang. Kemudian manager, dia melakukan pengecekan laporan semua data keluar masuk barang, Lalu admisi dan sales, mereka melakukan permintaan barang yang digunakan untuk keperluan masing masing. Kami: Baik pak, kami akan mencoba semampu kami, terima kasih atas waktunya pak. Bapak Fits: Ya sama sama kita tunggu aplikasinya

19 25 Hasil Wawancara Evaluasi Narasumber: Fitsgerald Thio, S.Kom. Jabatan: Head Of Promotion Tanggal: 17 Juni 2013 Tempat: Marketing Department Binus University Kami: Bagaimana pak aplikasi yang kami buat? Apakah mudah digunakan? Bapak Fits: Ya sepertinya lebih simple karena aplikasi ini memudahkan pengguna dalam bekerja dan dapat menghemat waktu Kami: Bagaimana hasil laporan laporan pendataan barang dengan aplikasi ini pak? Bapak Fits: Menurut saya laporannya sudah rapi karena tersusun dalam harian, bulanan, dan tahunan, dan data yang tersimpan konsisten karena data disimpan secara terpusat Kami : Apakah terjadi redudansi data pada aplikasi ini? Bapak Fits : Menurut saya data sama tidak terjadi penumpukan Kami: Bagaimana sistem keamanan aplikasi ini pak? Bapak Fits: Menurut saya keamanannya bisa terjaga karena pengguna dibedakan oleh hak akses masing-masing Kami: Baik terima kasih atas kerja samanya pak. Bapak Fits: Ya sama-sama semoga skripsi kalian lancar.

20 26 4. Simpulan dan saran 4.1 Simpulan Berdasarkan hasil analisis dan perancangan yang telah dilakukan, dapat disimpulkan bahwa: 1. Sistem aplikasi ini mempermudah karyawan divisi marketing Universitas Bina Nusantara dalam melakukan kegiatan pendataan barang yang sebelumnya dilakukan secara manual menjadi lebih praktis, karena data digunakan secara bersamaan pada setiap dvisi user sehingga memudahkan untuk update data. 2. Sistem aplikasi ini memiliki security dalam pembagian hak akses untuk membatasi user melakukan tugas sesuai wewenangnya dengan perbedaan jabatan saat login. 3. Sistem aplikasi ini dapat mempermudah karyawan divisi marketing Universitas Bina Nusantara dalam mencetak laporan setiap transaksi transaksi yang dibutuhkan. 4.2 Saran Berikut ini terdapat beberapa saran yang dapat dijadikan masukan untuk pengembangan dari sistem aplikasi pendataan barang pada tempat penyimpanan barang di masa mendatang : 1. Sistem aplikasi yang dibuat dapat dikembangkan dengan sistem barcode pada setiap barang 2. Sistem aplikasi ini bisa ditambahkan fitur forgot password untuk menghindari kesalahan user atau admin bila terjadi lupa password. 3. Sistem aplikasi yang dibuat daat dikembangkan dengan sistem scan akses untuk staff yang melakukan pengeluaran barang dari gudang untuk menambah keamanan

21 27 5. REFERENSI Adi, A.P. Sanjaya, Ridwan. (2012). Web Makin Dahsyat dengan jquery. Jakarta: P.T. Elex Media Komputindo. Connolly, Thomas, and Carolyn Begg.(2010). Database System : A Practical Approach to Design, Implementation, And Management. (5 th Edition). Cambridge, Massachussets: Addison-Wesley. Fathansyah. (2004). Sistem Basis Data Lanjut. Bandung: Informatika Huda, Miftakhul & Bunafit Komputer. (2010). Membuat Aplikasi Database Dengan Java, MySQL dan Netbeans. Jakarta: P.T. Elex Media Komputindo. Indrajani, S.kom., MM. (2009). Perancangan Basis Data Dalam Paket Five In One. Jakarta: P.T. Elex Media Komputindo. McLeod Jr, Raymond and George Schell. (2004). Management Information Systems. (9 th Edition). New Jersey: Prentice Hall Inc. Mercer, Dave. (2004). Programming The Web Using Visual Studio.NET. New York: McGraw-Hill. O Brien, J. A. (2005). Pengantar Sistem Informasi : Perspektif Bisnis dan Manajerial. (12 th Edition). Jakarta: Salemba Empat. Praduwiratna, Rangga. (2010). Bermain Data dengan SQL Server. Bandung: Microsoft Student Partners.

22 28 Shneiderman, Ben. Plaisant, Catherine.(2010). Designing the User Interface: Strategies for Effective Human-Computer Interaction. Cambridge, Massachussets: Addison-Wesley. Turban, Efraim. Rainer, R. K. Potter, R. E. (2005). Introduction to Information Technology. (3 rd Edition). New Jersey: John Wiley & Sons Inc. Whitten, J. L. Bentley, L. D. Dittman, Kevin C (2004). System Analysis Design Methods.( 6 th Edition). New York: McGraw-Hill. Wikipedia. 13 Februari Pergudangan. Diperoleh 15 Maret 2013 dari Zaki, Ali & SmitDev Community. (2008). 36 Menit Belajar Komputer PHP dan MySQL. Jakarta: P.T. Elex Media Komputindo. 6.RIWAYAT PENULIS Tito Prasetyo lahir di kota Jakarta pada tanggal 16 Juli Penulis telah menamatkan kuliah di Universitas BINA NUSANTARA jurusan school of computer science pada tahun Bramasatya Putra lahir di kota Jakarta pada tanggal 16 Juli Penulis telah menamatkan kuliah di Universitas BINA NUSANTARA jurusan school of computer science pada tahun Tommy Adit Saputra lahir di kota Jakarta pada tanggal 16 Juli Penulis telah menamatkan kuliah di Universitas BINA NUSANTARA jurusan school of computer science pada tahun 2013.