PERANCANGAN BASIS DATA KEPEGAWAIAN PADA KEGIATAN PEREKRUTAN, PENJADWALAN DAN PENILAIAN KINERJA PT. BINTANG SAMUDRA UTAMA

Transkripsi

1 PERANCANGAN BASIS DATA KEPEGAWAIAN PADA KEGIATAN PEREKRUTAN, PENJADWALAN DAN PENILAIAN KINERJA PT. BINTANG SAMUDRA UTAMA Anggun Dwi Fitria,Muhammad Rayhan dan Sherly Mareta Hendro Nindito Jurusan Sistem Informasi, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Bina Nusantara Jl. Kebon Jeruk Raya No. 27, Jakarta Barat, DKI Jakarta ABSTRACT The purpose of this research is to design a database system on PT.BINTANG SAMUDRA UTAMA related to recruitment, scheduling and key performance indicator as a basis for supporting the company to achieve their business objectives. The methodology used in this research is the method of data collection and design method. Methods of data collection include literature studies and field studies. Design method used is the database design based on Connolly & Begg s book, The results achieved are personnel data base system for recruitment, scheduling and key performance indicator. The conclusions of this research is to make a system of integrated personnel data base that will meet the information needs of PT. BINTANG SAMUDRA UTAMA. (AMS) Kata Kunci : Design, Database, Recruitment, Scheduling, Key Performance Indicator. Abstrak Tujuan Penelitian ini ialah untuk merancang sistem basis data pada PT.Bintang Samdra Utama terkait kegiatan perekrutan, penjadwalan dan pnilaian kinerja sebagai dasar untuk mendukung tujuan bisnis yang ingin dicapai. Metodologi yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode pengumpulan data dan metode perancangan. Metode pengumpulan data meliputi studi kepustakaan dan studi lapangan. Metode perancangan yang digunakan adalah perancangan basis data berdasarkan buku Connoly& Begg Hasil yang dicapai adalah sistem basis data kepegawaian untuk kegiatan perekrutan, penjadwalan dan penilaian kinerja karyawan. Simpulan dari penelitian ini adalah dengan adanya sistem basis data kepegawaian yang terintegrasi akan memenuhi kebutuhan informasi PT. Bintang Samudra Utama.(AMS) Kata Kunci : Perancangan, Basis data, Perekrutan, Penjadwalan, Penilaian kinerja

2 PENDAHULUAN Menghadapi era globalisasi sekarang ini, kebutuhan akan sumber daya manusia pada sebuah perusahaan memiliki peran penting untuk mendukung kegiatan bisnis terutama dalam mencapai visi dan misi. Untuk mengoptimalkan kinerja perusahaan dibutuhkan karyawan yang berpengalaman dan memiliki keahlian khusus yang sesuai pada bidangnya sehingga dapat memenuhi kepuasan pelanggan. Untuk mendukung kebutuhan perusahaan dalam pencarian tenaga kerja ahli, sebuah perusahaan membutuhkan sistem aplikasi yang terintegrasi untuk merancang, mengelolah, menyimpan dan mengontrol informasi dan pengetahuan. PT. Bintang Samudra Utama berdiri sejak 21 Juli 1997, merupakan perusahaan yang bergerak di bidang pengiriman minyak bumi. Proses perekrutan, penjadwalan dan penilaian kinerja yang di lakukan oleh PT. Bintang Samudra Utama menggunakan sistem secara manual. Data yang dimiliki masih berupa file yang belum terintegrasi sehingga perusahaan mengalami beberapa masalah seperti ketidakefisienan waktu dalam mencari data karyawan baru, kurangnya integrasi data yang menyebabkan kesalahan dalam penyusunan jadwal kerja dan sulitnya memantau hasil kinerja karyawan dikarenakan file yang rusak atau hilang. Dalam menanggulangi masalah pada PT. Bintang Samudra Utama, perlu dirancang sistem basis data perekrutan, pejadwalan dan penilaian kinerja karyawan dengan menggunakan sistem berbasis web. Menurut Connoly dan Begg (2010: 65) basis data adalah sekumpulan data yang saling terkait secara logikal, yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan informasi suatu organisasi. Sistem basis data ini melakukan proses perekrutan, penjadwalan dan penilaian kinerja karyawan sehingga lebih efektif dan efisien serta tersimpan secara historical. Sumber informasi dan data yang diperoleh berasal dari data-data yang telah di input oleh karyawan. Sistem basis data ini, memiliki fungsi utama yang sangat penting seperti ketersediaan karyawan untuk menjalankan kegiatan bisnis perusahaan dalam melakukan pengiriman minyak bumi. METODE PENELITIAN Metode penelitian yang digunakan adalah metode studi kepustakaan pengumpulan data dan metode perancangan. Metode Studi kepustakaan merupakan metode pengumpulan data untuk mendapatkan data guna menghasilkan karya ilmiah. Metode pengumpulan data yang digunakan menggunakan teknik wawancara dan dokumentasi data. Selanjutnya metode perancangan, metode perancangan yang digunakan adalah metode perancangan basis data menurut Connoly& Begg 2010 Metodologi yang digunakan untuk merancang sistem basis data dalam penulisan ini : 1. Perencanaan basis data (Database Planning). Merencanakan bagaimana tahapan life cycle atau siklus hidup dapat direalisasikan dengan cara yang efektif dan efisien.

3 2. Menentukan batasan sistem (System Definition). Menentukan ruang lingkup dan batasan-batasan dari sistem basis data yaitu basis data pengguna dan aplikasinya. 3. Mengumpulkan dan menganalisa kebutuhan (Requirement Collection and Analysis). Mengumpulkan dan menganalisis kebutuhan pengguna serta lingkup aplikasi yang dibutuhkan. 4. Desain conceptual, (Database Design). Proses pembangunan sebuah model data yang digunakan dalam perusahaaan, tidak termasuk dalamnya pertimbangan fisik. 5. Desain logical basis data (Database Design). Proses pembangunan model data untuk perusahaan dengan lebih spesifik mengenai data model. 6. Desain physical basis data (Database Design). Proses penciptaan penjabaran mengenai implementasi dari database. 7. Memilih DBMS yang sesuai (DBMS Selection). Memilih Database Management System yang cocok untuk diterapkan ke dalam basis data. 8. Mendesain user interface dan aplikasi program (Application Design). Merancang user interface dan program aplikasi yang akan digunakan. 9. Membuat model kerja untuk basis data (Prototyping). Membangun sebuah model kerja pada aplikasi basis data yang memungkinkan perancang atau pengguna untuk memvisualisasikan dan mengevaluasi sistem sebelum diterapkan. 10. Mengimplementasikan basis data dan aplikasi (Implementation). Tahap merealisasikan desain basis logika dan desain fisik dari sistem basis data. 11. Memindahkan data dari sistem lama ke sistem baru (Data Conversion and Loading). Tahap pemindahan semua data yang ada ke dalam basis data baru dan mengubah seluruh aplikasi yang ada guna menjalankan sistem basis data yang baru. 12. Melakukan tes untuk mencari error dan mencocokkan dengan kebutuhan (Testing). Proses implementasi sistem basis data pada periode tertentu, untuk uji coba guna menemukan kesalahan pada sistem. 13. Sistem basis data yang mulai dioperasikan, dan terus diawasi, serta dipelihara (Operational Maintenance). HASIL DAN PEMBAHASAN Hasil dari analisis dan perancangan yang dilakukan adalah berupa alur proses bisnis, hubungan antar entitas dan rancangan tampilan layar. Proses Bisnis yang Sedang Berjalan Proses perekrutan karyawan Pada tahap perektrutan pertama-tama perusahaan menyebarkan informasi lowongan pekerjaan ke situs-situs pekerjaaan dan ke universitas khusus kelautan untuk melakukan perekrutan. Bagi pelamar yang ingin bekerja di PT. BSU dapat memberikan cv kepada team crewing kemudian oleh bagian team crewing akan

4 . dilakukan verifikasi sertifikat pada apabila peserta telah memenuhi kualifikasi khusus selanjutnya peserta dijadwalkan untuk melakukan tes tertulis, wawancara dan medical check up. Setelah keterangan hasil medical check up peserta dinyatakan sehat maka team crewing akan memberikan induksi mengenai keselamatan kerja di atas kapal kepada peserta dan melakukan kontrak kerja. Activity Diagram perekrutan karyawan Proses Penjadwalan Karyawan Gambar 1 Activity Diagram Perekrutan Karyawan Pada tahap penjadwalan team crewing akan melakukan pengecekan, apakah terdapat jadwal pengiriman dalam waktu dekat, apabila terdapat jadwal pengiriman maka selanjutnya team crewing melakukan pengecekan jumlah kapal yang akan berangkat dan karyawan yang dibutuhkan untuk melakukan pengiriman. Setelah mengetahui jumlah karyawan yang dibutuhkan maka team crewing akan menghubungi karyawan yang telah dinyatakan layak untuk melakukan pelayaran. Setelah karyawan dan semua kebutuhan kapal telah tersedia maka kapal siap diberangkatkan. Activity Diagram Penjualan

5 Gambar 2 Activity Diagram Penjadwalan Karyawan Proses Penilaian Kinerja Karyawan Penilaian kinerja dilakukan oleh kepala bagian berdasarkan form penilaian sesuai dengan tugas dan jabatan karyawan perperiode 3 bulan. Apabila hasil dari penilaian kinerja karyawan menunjukkan nilai yang baik maka karyawan dapat melanjutkan pekerjaannya sampai dengan kontrak kerja selesai, jika tidak maka kepala bagian akan memberikan peringatan secara verbal kepada karyawan dengan pemberian waktu selama sebulan untuk merubah sikap dan pekerjaanya menjadi lebih baik. Apabila karyawan tidak menunjukkan perubahan sikap maka kepala bagian akan menghubungi bagian team crewing untuk mencari penggantinya. Activity Diagram Penilaian Kinerja Karyawan

6 Gambar 3 Activity Diagram Klaim Masalah PT. Bintang Samudra Utama memiliki masalah pada bagian perekrutan karyawan, ketika akan melakukan wawancara dengan calon karyawan team crewing membutuhkan waktu 20 sampai dengan 40 menit untuk mengdapatkan data calon karyawan sehingga memperlambat proses berjalannya kegiatan rekrutmen. PT. Bintang Samudra Utama tidak memiliki data yang terintegrasi pada managerial team crewing sehingga menyebabkan terhambatnya kegiatan penjadwalan karyawan, terjadi kesalahan dalam menyusun jadwal karyawan. PT.Bintang Samudra Utama tidak memiliki penyimpanan data cloud pada bagian kegiatan penilaian kapal sehingga menyebabkan terjadinya kerusakan dan kehilangan data. Usulan Pemecahan Masalah Untuk menanggulangi masalah yang terjadi dalam perusahaan maka diberikan usulan pemecahan masalah yaitu : Merancang sebuah sistem basis data berbasis web yang dapat menghubungkan data-data untuk melakukan proses perekrutan karyawan. Menyediakan database yang terintegrasi untuk keperluan penyusunan jadwal kapal sehingga meminimalisir kesalahan. Menyediakan fitur yang berfungsi untuk menyimpan data penilaian kinerja karyawan sehingga dapat meminimalisir kehilangan dan kerusakan data.

7 Perancangan Basis data Konseptual Perancangan konseptual merupakan proses pembangunan sebuah model dari data yang digunakan pada sebuah organisasi. Diagram ER Konseptual Gambar 4 Diagram ER Konseptual Perancangan Basis data Logical Perancangan basis data logikal adalah konstruksi informasi yang digunakan dalam PT Bintang Samudra Utama berdasarkan sebuah model spesifik, namun independen dari DBMS dan pertimbangan fisik lainnya. Diagram ER Logical

8 Gambar 5 Diagram ER Logical Rancangan Layar Gambar 5 rancangan layar

9 SIMPULAN Berdasarkan hasil perancangan basis data pada PT. Bintang Samudra Utama maka dapat disimpulkan bahwa hasil perancangan menghasilkan sistem basis data perekrutan yang membantu team crewing mempersingkat waktu dalam pencarian data karyawan. Menghasilkan data data yang terintegrasi dan terkelola dengan baik sehingga kesalahan dalam penyusunan jadwal kerja dapat diminimalisir.penambahan fitur penilaian kinerja membantu team crewing dalam memantau hasil kinerja setiap crew dalam kapal. REFERENSI Connolly, T., Begg, C.(2010). Database Systems : a Practical Approach to Design, Implementation, and Management. 5 th Edition. America : Pearson Education. Satzinger, John W., Jackson Robert B.,Burd, Stephen D.(2009). System Analysis and Design in a Changing world ( 5 th Edition). Newyork : Course Technology. Shelly, Gary B., dan Vermaat, M. E Discovering Computers 2011: Living In A Digital World, Complete. Boston: Course Technology. Thomson, Laura dan Welling, Luke. (2007). PHP and MySQL Web Development, SAMS. USA : Indiana. Williams, B. K., & Sawyer, S. C. (2007). Using Information Technology: Pengenalan Praktis Dunia Komputer dan Komunikasi (Edisi 7) (Penerjemah: Nur Wijayaning Rahayu & Th. Arie Prabawati). Yogyakarta: ANDI. Yani, H., M.(2012). Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta : Mitra Wacana Media.

10 Nama : Anggun Dwi Fitria Tempat, tanggal lahir : Prabumulih, 26 Maret 1993 Jenis Kelamin : Perempuan Alamat : Jalan Prof M. Yamin No. 255 Prabumulih No. Telepon : Riwayat pendidikan dan kursus : Pendidikan Formal : SDN 29 Prabumulih : SMPN1 Prabumulih : SMAN 6 Prabumulih 2011 Sekarang : Universitas Bina Nusantara

11 Nama : Muhammad Rayhan Tempat, tanggal lahir : Jakarta, 14 Januari 1994 Jenis Kelamin : Laki-laki Alamat : Jl.Pondok Baru VII Kel.Kalisari Kec. Pasar rebo No. Telepon : Riwayat pendidikan dan kursus : Pendidikan Formal : SDN 02 Cipinang Cempedak : SDN Islam PB Sudirman : SMPN : SMAN Sekarang : Universitas Bina Nusantara

12 Nama : Sherly Mareta Tempat, tanggal lahir : Pontianak, 15 Maret 1993 Jenis Kelamin : Perempuan Alamat : Jalan Raya grogol no 69 Depok No. Telepon : Riwayat pendidikan dan kursus : Pendidikan Formal : SD Santa Theresia : SMP Santa Theresia : SMA Mardi Yuana 2011 Sekarang : Universitas Bina Nusantara